Kanada'da İnşaat Muhasebesi: Holdback, Taşeron ve GST/HST

İnşaat holdback'i nedir ve Ontario, BC ve Alberta'da oranı kaç?

Holdback, bir işteki her ödemeden, lien (ödenmemiş iş için mülk üzerinde yasal rehin hakkı) tescil süresi geçene kadar ödeyenin elinde tuttuğu paydır. Oranı ve serbest bırakma tarihini eyalet lien kanunu belirler; yani cevap işin yapıldığı eyalete bağlıdır. Ontario, British Columbia ve Alberta'nın her biri holdback şartı koyar.

Ontario (madde 22(2)) ve Alberta (madde 23), esaslı tamamlama sertifikasından sonra bitirilen iş için ayrıca ayrı bir holdback şartı koyar. Başka bir eyalette aşağıdaki hesaplar, GST/HST zamanlaması ve iş bazlı maliyet takibi aynı şekilde işler; yalnızca holdback oranı ve serbest bırakma tarihleri o eyaletin lien kanunundan gelir, bu yüzden her iş için o kanunu okuyun. Québec aşağıda ele alınmıştır.

Bir iş şu hallerde basit değildir:

• birden fazla eyalette çalışıyorsunuz, bu yüzden her işin ayrı kontrol edilmesi gerekir.
• Ontario'da sözleşme kanunun eski bir sürümü döneminde imzalanmış; bu sürüm hâlâ uygulanabilir (madde 87.3).
• bir lien bildirimi geldi veya bir lien tescil edildi.
• CRA, bir borç veren veya bir mal sahibi holdback'leri ya da taşeron faturalarını soruyor veya taşeron ödemeleri için bir bildirimin son tarihi yaklaşıyor (T4A ve T5018).
• geçmiş hakedişlerde holdback üzerindeki verginin ne zaman ödenmesi gerektiğini kontrol etmeden GST/HST faturaladınız veya talep ettiniz.
• aynı işte hem mal sahibinin müteahhidisiniz hem de taşeronlarınızın ödeyicisisiniz; bu yüzden hem alacak hem borç taşıyorsunuz.
• bir işten gelen para, ilk işteki taşeronlar ödenmemişken genel giderleri veya başka bir işin maliyetlerini ödedi (aşağıdaki güven kuralına bakın).

İmzalı sözleşmeyi ve değişiklik emirlerini, iş adresini, her hakediş faturasını, varsa sertifikayı ve tarihini, her alt sözleşmeyi ve taşeron faturasını, ayrıca her lien bildirimini veya CRA yazısını toplayın.

Holdback kaydı nasıl tutulur: mal sahiplerinden alacak, taşeronlara borç?

Mal sahibinin tuttuğu kısmı varlık olan holdback alacağı olarak, taşerondan sizin tuttuğunuz kısmı ise yükümlülük olan holdback borcu olarak kaydedin. İkisini de normal alacak ve borç hesaplarından ayrı tutun ve her birini ilgili işe etiketleyin.

Holdback alacağı ve holdback borcu, tutulan kısmın vergisini de içerir; böylece her kayıt dengelenir ve hesap, ödenecek tutara eşit olur. “Henüz” diyen iki hesap CRA kategorisi değil, takip hesabıdır; ana GST/HST hesaplarınızın beyannameyle eşit kalmasını sağlar. Standart hesaplar defterlerinizde GST/HST rehberindedir.

Her iş için bir holdback çizelgesi tutun: taraf, sözleşme tarihi, sertifika tarihi, holdback süresinin sonu, tutulan tutar ve vergi, beklenen serbest bırakma tarihi ve lien tescil edilip edilmediği.

Bir işte aldığınız para, holdback dahil, o işte borçlu olduğunuz taşeronlar ve tedarikçiler için de güven (trust) altında tutulur: Ontario madde 8 (size hâlâ borçlu olunan holdback'i de kapsar), British Columbia madde 10 ve esaslı tamamlama sertifikasından sonraki ödemeler için Alberta madde 22. Onlar ödenmeden bu parayı genel giderlere veya başka bir işe harcamak güven ihlalidir. Ontario, her güven için adınıza bir banka hesabı ve yazılı kayıt ister (madde 8.1); bildiği veya bilmesi gereken bir ihlale göz yuman yönetim kurulu üyesini ya da yöneticiyi de sorumlu tutar (madde 13). British Columbia'da bir ihlale bile bile göz yuman yönetim kurulu üyesi veya yönetici suç işlemiş olur (madde 11).

British Columbia'da $100.000 veya üzeri bir işte mal sahibi, holdback'i bir tasarruf kuruluşundaki holdback hesabına müteahhitle birlikte yönetilmek üzere yatırmak zorundadır; mal sahibi hükümet veya belirlenmiş bir kamu kuruluşuysa ya da holdback'i bir ipotek alacaklısı tutuyorsa bu şart aranmaz (Builders Lien Act, madde 5). Alacağınız o zaman bu hesapta durur.

Holdback ne zaman serbest bırakılır ve süre neyle başlar?

Holdback, lien süresi bitip ortada lien kalmayınca serbest bırakılır. Sürenin neyle başladığı ve ne kadar sürdüğü eyalete göre değişir (aşağıda belirtilen maddeler her eyaletin kendi kanunundandır).

Ontario, 1 Ocak 2026'dan beri yürürlükte olan yıllık bir serbest bırakma ekler. Sözleşme tarihinin her yıldönümünden sonra mal sahibi 14 gün içinde bir bildirim yayımlamak, ardından bir lien muhafaza edilmediği veya tamamlanmadığı sürece önceki yıl biriken holdback'i en az 60, en fazla 74 gün sonra ödemek zorundadır (Construction Act, madde 26). Müteahhidin sonra her taşerona payını ödemek için 14 günü vardır. 1 Ocak 2026'dan önce yapılmış bir sözleşmede ilk yıllık serbest bırakma, o tarihten sonraki ikinci yıldönümünde gelir ve o ana kadar biriken tüm holdback'i kapsar (madde 87.4(4)). Alberta erken ödemeyi yalnızca sözleşmenin kendisi yıllık veya aşamalı ödeme öngörüyorsa ve fiyatı belirli bir tutarın üzerindeyse ister (madde 24.1).

British Columbia'da, alt sözleşmeniz için tamamlama sertifikasını ödeme onaylayıcısından, yani genellikle sözleşmenizin ödemeyi onaylamak üzere adını verdiği kişiden, yazılı olarak isteyin. Onaylayıcı, talepten itibaren 10 gün içinde karar vermek zorundadır (madde 7).

Her serbest bırakma, yıllık veya nihai, bir holdback ödemesidir; bu yüzden üzerindeki GST/HST bir sonraki bölümdeki zamanlamayı izler.

Holdback ve hakedişler için GST/HST'yi ne zaman tahsil ederim?

Bir hakedişin vergisi, ödeme aldığınız gün ile ödemenin vadesinin geldiği günden hangisi önceyse o zaman ödenir. Bir lien kanunu veya yazılı inşaat sözleşmesi gereği tutulan holdback'in vergisi ise, ödendiği gün ile ödenmesi gerektiği günden hangisi önceyse o güne kadar bekler (Excise Tax Act, madde 168).

Hakedişin vadesi sözleşmeden gelir. Ontario ve Alberta'da lien kanunu ayrıca mal sahibinin usulüne uygun bir faturayı aldıktan sonra 28 gün içinde ödemesini ister (Construction Act, madde 6.4, Alberta Act, madde 32.2); bu yüzden her hakedişin fatura tarihini ve ödeme tarihini saklayın. Mal sahibi, 14 gün içinde bildirimle itiraz edilen bir tutarı ödemeyebilir; müteahhit ise ödemeyi aldıktan sonra 7 gün içinde her taşerona payını ödemelidir (Ontario madde 6.4(2) ve 6.5, Alberta madde 32.2(2) ve 32.3).

Faturanın nasıl yazıldığı önemlidir. CRA'nın gayrimenkul memorandumu, önce fiyattan holdback'i düşen ve kalana vergi ekleyen bir fatura gösterir; verginin geri kalanı holdback ödendiğinde ödenir. Diğer örneği ise verginin tam fiyata eklenip sonra toplamdan holdback düşüldüğü faturadır: verginin tamamı faturanın dönemi için aktarılır. Memorandum ayrıca, ödenmesi gerekmeden önce tahsil edilen verginin, tahsil edildiği dönemin beyannamesine yazıldığını söyler (GST/HST Memorandum 19.1). İkinci bir CRA memorandumu, kanun veya yazılı sözleşmenin gerektirdiği holdback'ler için ertelemeyi anlatır (vergi yükümlülüğü zamanı). İkisi, holdback'in ödenmesi gereken günü farklı okur: ilki bunu kanunun veya sözleşmenin belirlediği holdback süresinin sonu olarak, ikincisi holdback'in ödenmesi zorunlu olduğu gün olarak alır. Ontario'da lien süresi 14 günlük ödeme son tarihinden önce bittiği için iki gün farklıdır. İki tarihi de holdback çizelgesinde tutun ve herhangi birine göre beyanname vermeden önce zamanlamayı doğrulatın. İkisi de eskidir. İkincisi sonraki mevzuat değişiklikleri için güncellenmediğini söyler, ilki ise 2002'den bir değişiklik bildirimi taşır: biri kanundan farklıysa kanun geçerlidir.

Vergiyi, ödenmesi gerekir hale geldiği dönemin beyannamesinde bildirin (beyan rehberi). Avanslar ve ödenmemiş faturaların kendi rehberi vardır; malzemeler üzerindeki PST ise PST rehberindedir.

Holdback tutulan bir taşeron faturasındaki girdi vergisi kredisini ne zaman talep ederim?

Krediyi, verginin sizin tarafınızdan ödenmesi gerekir hale geldiği veya sizin ödediğiniz dönemin beyannamesinde, hangisi önce gelirse o dönemde talep edin (Excise Tax Act, madde 169). Taşerondan tuttuğunuz holdback'in vergisi de, alıcı siz olduğunuz için madde 168(7)'yi izler: holdback'i ödediğiniz gün ile ödenmesi gerektiği günden hangisi önceyse o gün ödenir.

Yani şimdi ödediğiniz kısmın kredisi güncel beyannameye girer, tutulan kısmın kredisi ise bekler. Erken ödediğiniz vergi, ödediğiniz dönemde talep edilebilir. Krediyi talep eden beyannameyi vermeden önce tedarikçinin faturasını elinizde bulundurun. Olağan son tarih, krediyi ilk talep edebileceğiniz dönemin bitiminden sonraki dört yıl içinde sona eren son raporlama döneminin beyanname son tarihidir (CRA).

Kredi ayrıca, alımın ticari faaliyetlerde kullanılmak üzere edinilen payıyla sınırlıdır. Müşterilere vergili iş faturalamak yerine ev inşa ettiğinizde, kiraya verdiğinizde veya elinizde tuttuğunuzda bu değişebilir: bkz. konut gayrimenkulünde GST/HST.

İş bazlı maliyet takibiyle inşaat şirketi muhasebesini nasıl kurarım?

Her sözleşme için bir iş açın ve her faturayı, kart harcamasını ve bordro maliyetini girerken o işe etiketleyin. İş karı, işe faturalanan gelir eksi işe etiketlenen maliyetlerdir. Tüm işletmeye hizmet eden maliyetler hiçbir işin dışında kalır.

Geri alınabilir GST/HST'yi işe değil, kredi hesabına kaydedin. Her değişiklik emrini ayrı bir satır olarak girin; böylece neyi artırdığını görürsünüz ve her ay iş karını tahminle karşılaştırın. Vergi formlarına eşlenen hesaplar GIFI için hesap planı rehberindedir.

Girdi vergisi kredilerim sağlam kalsın diye her taşerondan neler almalıyım?

CRA'nın istediği ayrıntıları taşıyan bir faturaya, kaydını kontrol ettiğiniz bir tedarikçiden ve holdback şartlarını gösteren alt sözleşmeye ihtiyacınız var. Küçük bir tedarikçinin kayıt yaptırması gerekmez; bu yüzden faturasında GST/HST ve numara görünmeyebilir, bu durumda talep edebileceğiniz bir vergi de yoktur (CRA).

Bunları ilgili oldukları yılın sonundan itibaren 6 yıl saklayın (CRA). Bir taşeron fatura vermediyse şimdi isteyin ve ödeme kaydını saklayın; kredi, onu talep eden beyannameyi vermeden önce fatura ayrıntılarının elinizde olmasını ister. Eksik bir ayrıntı girdi vergisi kredileri için makbuz ayrıntıları rehberinde ele alınır. İşi yapanın gerçekten taşeron olup olmadığı ayrı bir testtir: bkz. Kanada'da çalışan mı yüklenici mi.

Québec'te taşeronlar için durum farklı mı?

Kısmen. Yazılı inşaat sözleşmesi gereği tutulan holdback için federal GST/HST zamanlaması Québec'teki işlere de uygulanır (Excise Tax Act, madde 168). Yukarıdaki holdback kuralları Ontario, British Columbia ve Alberta kanunlarından gelir ve Québec'teki işi yönetmez; Québec satış vergisi ise ayrı bir vergidir ve burada ele alınmaz.

Aynı taşeronla yapılan sözleşmeler vergi öncesi $25.000 tutarına ulaştığında, kapsamdaki lisanslı inşaat işleri için bir Attestation de Revenu Québec gerekebilir. Koşullar, süreler ve muafiyetler taşeron bildirimi rehberindedir.

Nakit mi tahakkuk mu: para aylar sonra gelirken iş bazlı karı nasıl gösteririm?

İş karını nakde göre değil, faturaladığınıza ve işin maliyetine göre gösterin. CRA, çiftçilik, balıkçılık ve komisyon geliri dışındaki tüm serbest meslek gelirinin tahakkuk esasına göre beyan edilmesi gerektiğini söyler (Guide T4002). Bu kural serbest meslek geliri içindir; şirketin T2'si ise mali tablolarından başlar. Nakit esasıyla tutulan defterler, kârlı bir işi mal sahibi ödeyene kadar zarar gibi gösterir. Nakit zamanlaması, şirket tabloları ve yöntem seçimi nakit mi tahakkuk muhasebesi mi rehberindedir.

İki görünüm kullanın: marj için faturalamaya dayalı, iş bazlı bir gelir tablosu ve paranın ne zaman gelip gittiği için holdback çizelgesi. Maliyetler faturalamadan öndeyse iş, faturalayana kadar zarar gibi görünür; her ay tahminin ne kadarının harcandığını ve ne kadarının faturalandığını karşılaştırın.

Bir holdback'in beyannamede ne zaman gelir sayıldığı, muhasebe yöntemine ve CRA'nın güncel görüşüne bağlıdır. Eski müteahhit bülteni (IT-92R2) arşivlenmiştir ve artık güncellenmez; bu yüzden defterler kapanmadan önce uygulamayı beyannameyi hazırlayanla netleştirin.

Bir holdback hiç serbest bırakılmazsa veya bir lien'e takılırsa ne olur?

Sözleşme ve kanun gereği hâlâ borçlu olunduğu sürece holdback, holdback alacağında kalır; silmek, kendi vergi testleri olan ayrı bir karardır. Bir lien parayı tutar. Ontario'da bir lien muhafaza edildiği veya tamamlandığı sürece yıllık serbest bırakma uygulanmaz ve ödeme, bu durum bittikten sonra 14 gün içinde yapılır (madde 26(7)). British Columbia'da holdback hesabındaki para, onu yöneten herkesin onayı olmadan ödenemez ve herhangi biri mahkemeden talimat isteyebilir (madde 5). Alberta'da lien tescilliyken mal sahibi, sözleşme kapsamında ödenecek diğer ödenmemiş tutarları da tutmak zorundadır (madde 18(2)); yani holdback'ten fazlası bağlanabilir. Bir lien talebinin katı süreleri ve mahkeme adımları vardır; bu sayfa onları kapsamaz.

GST/HST açısından, holdback üzerindeki vergi hiç tahsil edilmediyse veya bildirilmediyse beyannamede düzeltilecek bir şey olmayabilir; verdiğiniz beyannamelerle doğrulayın. Bildirildiyse ve holdback silindiyse vergi, silme döneminin son tarihinden sonraki 4 yıl içinde verilen bir beyannamede şüpheli alacak olarak geri alınabilir ve sonradan yapılan tahsilat geri eklenir (Excise Tax Act, madde 231). Koşullar ve gelir vergisi tarafı ödenmemiş müşteri faturalarını silme rehberindedir. Defterlerde, vergisi hiç ödenecek hale gelmemiş bir holdback alacağını sildiğinizde o vergiyi “holdback üzerindeki GST/HST, henüz vadesi gelmemiş” hesabından da temizleyin; böylece zarar yalnızca vergisiz tutar olur.

Borç tarafında, taşeronun holdback'ini kanun ve alt sözleşme serbest bırakana kadar holdback borcunda tutun. Ontario'da bir alt sözleşme terk edilir veya feshedilirse ödeyen, lien'ler sona ermeden önce holdback'ini yerine gelen ustaya ödemek için kullanamaz (madde 30). British Columbia (madde 6) ve Alberta (madde 18(6)) aynı kullanımı yasaklar. Ontario, ödeyeni yalnızca sağlanan bedelin %90 kadarına kadar yapılan ödemeler için korur (madde 24).

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm rakamlar Kanada dolarıdır.

Aylık hakedişli Toronto eki

Bir tadilatçı $200.000'lık bir ek bina işi imzalıyor. Mal sahibi her hakedişten %10 tutuyor. $50.000'lık bir hakediş, önce $5.000'lık holdback düşülüp kalan $45.000'a %13 HST eklenerek faturalanıyor: $5.850 HST, yani ödenecek fatura $50.850. Kanun holdback'i zorunlu kıldığı için üzerindeki HST, $650, henüz ödenecek değil. Hakediş kaydı: alacak hesapları $50.850 ve holdback alacağı $5.650 ($5.000 artı $650 HST) borç; iş geliri $50.000, tahsil edilen GST/HST $5.850 ve holdback üzerindeki GST/HST, henüz vadesi gelmemiş $650 alacak.

İşin sonunda holdback $20.000 ve HST'si $2.600. Sertifika yayımlanıyor, 60 günlük lien süresi lien olmadan bitiyor ve mal sahibi 14 gün içinde ödüyor. HST, bu ödeme ile ödenmesi gerekir hale geldiği günden hangisi önceyse o günde ödenir (yukarıdaki iki CRA memorandumu bu günü farklı okur) ve o dönemin beyannamesine girer. Fatura HST'yi holdback düşülmeden önce tüm hakedişe ekleseydi, memorandumun diğer örneğinde $650 dahil $6.500 HST'nin tamamı faturanın dönemi için bildirilirdi.

Taşeronlardan holdback tutan Vancouver çerçeveci

Bir çerçeve müteahhidinin taşeronları bir işte $80.000 fatura kesiyor ve çerçeveci %10'unu, yani $8.000'ı, holdback borcunda tutuyor. $8.000 üzerindeki %5 GST $400 (PST hesaba katılmıyor). Bir tamamlama sertifikası veriliyor ve 55 günlük holdback süresi bundan başlıyor. Lien talebi yoksa çerçeveci $8.000 artı $400 GST öder ve $400 krediyi, verginin ödendiği veya ödenmesi gerekir hale geldiği dönemde, hangisi önceyse o dönemde talep eder; bu, 55 günlük sürenin sonu olabilir.

Montreal alçıpan taşeronu

Bir alçıpan taşeronu yıl içinde tek bir müteahhit için $30.000'lık iş bekliyor. Bu tutar, kapsamdaki lisanslı inşaat işleri için Attestation'ın gerekebileceği $25.000 sınırının üzerindedir; bu yüzden müteahhit koşulları ve süreleri taşeron bildirimi rehberinde kontrol eder. Ontario, British Columbia ve Alberta holdback kuralları bu işe uygulanmaz.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Holdback'li ilk işiniz bitiyor, bir taşeron bildirimi yaklaşıyor veya CRA holdback'leri ve taşeron faturalarını soruyor: her işe hangi eyaletin holdback kurallarının uygulandığı, geçmiş hakedişlerde GST/HST zamanlaması ve defterlerin iş karını nasıl gösterdiği netleştirilecek noktalardır. Bkz. muhasebe.
• Taşeronlara ödeme yaptınız ve belgeler eksik: T4A ve T5018 bildirimini izleyin ve ödemeleri yıllara göre yeniden kurmak için muhasebe sayfasına bakın.
• CRA, GST/HST beyannamenizi inceliyor: bkz. GST/HST incelemeleri ve denetimleri.
• Defterleriniz aylarca geride, holdback'ler tutmuyor veya bir işin parası başka bir işin maliyetini ödedi: gecikmiş defterlerin tamamlanması ve muhasebe ile başlayın.
• Yıl sonunda açık holdback'ler var: beyannamede nasıl sayıldıkları defterlerden ayrı bir sorudur; bkz. nakit mi tahakkuk muhasebesi mi ve muhasebe.
• Ev inşa ediyor, kiralıyor veya satıyorsunuz: konut gayrimenkulünde GST/HST rehberini kullanın.
• Bir holdback tartışmalı veya bir lien tescil edildi: uyuşmazlık, bir inşaat avukatının ilgilendiği hukuki bir konudur; defterler ve GST/HST düzeltmesi yukarıda ele alındı, kayıt tarafı ise muhasebe sayfasındadır.
• İşleriniz Québec'te veya başka bir eyalette: defterler ve yukarıdaki federal GST/HST zamanlaması yine geçerlidir; oranı ve serbest bırakma tarihlerini o eyaletin lien kanunundan alın ve iş defterleri için muhasebe sayfasına bakın.