Tenue de livres en construction : retenues et TPS/TVH au Canada

Qu'est-ce qu'une retenue de garantie en construction, et de combien est-elle en Ontario, en C.-B. et en Alberta?

Une retenue de garantie est une part de chaque paiement sur un chantier que le payeur garde jusqu'à l'expiration du délai pour inscrire un privilège (une réclamation légale sur l'immeuble pour des travaux impayés). Une loi provinciale sur les privilèges fixe le taux et la date de libération; la réponse dépend donc de la province où se trouve le chantier. L'Ontario, la Colombie-Britannique et l'Alberta en exigent chacune une.

Après un certificat d'achèvement substantiel, l'Ontario (art. 22(2)) et l'Alberta (art. 23) exigent aussi une retenue de garantie distincte sur les travaux terminés par la suite. Dans une autre province, les comptes, le moment de la TPS/TVH et le suivi des coûts par chantier décrits plus bas fonctionnent de la même façon; seuls le taux de la retenue de garantie et les dates de libération viennent de la loi sur les privilèges de cette province, qu'il faut lire pour chaque chantier. Le Québec est traité plus bas.

Un chantier n'est pas simple dans les cas suivants :

• vous travaillez dans plus d'une province, et chaque chantier demande donc sa propre vérification.
• un contrat ontarien a été signé sous une version antérieure de la Loi, qui peut encore s'appliquer (art. 87.3).
• un avis de privilège est arrivé ou un privilège est inscrit.
• l'Agence du revenu du Canada (ARC), un prêteur ou un propriétaire pose des questions sur les retenues de garantie ou les factures de sous-traitants, ou une déclaration sur les paiements aux sous-traitants arrive à échéance (T4A et T5018).
• vous avez facturé ou demandé de la TPS/TVH sur des versements passés sans vérifier à quel moment la taxe sur la retenue de garantie était exigible.
• vous êtes à la fois l'entrepreneur du propriétaire et le payeur de vos sous-traitants sur un même chantier, et vous avez donc un compte à recevoir et un compte à payer.
• l'argent d'un chantier a servi à payer des frais généraux ou les coûts d'un autre chantier alors que des sous-traitants du premier ne sont pas payés (voir la règle de fiducie plus bas).

Rassemblez le contrat signé et les ordres de modification, l'adresse du chantier, chaque facture de versement, tout certificat et sa date, chaque sous-contrat et chaque facture de sous-traitant, ainsi que tout avis de privilège ou lettre de l'ARC.

Comment comptabiliser les retenues de garantie : à recevoir des propriétaires, à payer aux sous-traitants?

Inscrivez la part que le propriétaire garde comme retenues de garantie à recevoir, un actif, et la part que vous gardez sur un sous-traitant comme retenues de garantie à payer, un passif. Gardez les deux à part des comptes clients et des comptes fournisseurs, et associez chacune à son chantier.

Les retenues de garantie à recevoir et à payer comprennent la taxe sur la part retenue, de sorte que chaque écriture s'équilibre et que le compte égale ce qui sera payé. Les deux comptes « non encore » sont des comptes de suivi, et non des catégories de l'Agence du revenu du Canada (ARC); ils gardent vos principaux comptes de TPS/TVH égaux à la déclaration. Les comptes standards sont décrits dans la TPS/TVH dans vos livres.

Tenez un tableau des retenues de garantie pour chaque chantier : la partie, la date du contrat, la date du certificat, la fin de la période de retenue, le montant et la taxe gardés, la date de libération prévue et si un privilège est inscrit.

L'argent que vous recevez sur un chantier, retenue de garantie comprise, est aussi détenu en fiducie pour les sous-traitants et fournisseurs à qui vous devez de l'argent sur ce chantier : Ontario, art. 8 (qui couvre aussi la retenue de garantie qui vous est encore due), Colombie-Britannique, art. 10 et Alberta, art. 22 pour les paiements faits après un certificat d'achèvement substantiel. L'utiliser pour des frais généraux ou un autre chantier avant qu'ils soient payés est un abus de confiance. L'Ontario exige un compte bancaire à votre nom et des registres écrits pour chaque fiducie (art. 8.1), et tient responsable l'administrateur ou le dirigeant qui consent à un abus de confiance dont il a connaissance, ou dont il devrait avoir connaissance (art. 13). En Colombie-Britannique, l'administrateur ou le dirigeant qui y consent sciemment commet une infraction (art. 11).

En Colombie-Britannique, pour un chantier de 100 000 $ ou plus, le propriétaire doit verser la retenue de garantie dans un compte de retenue de garantie ouvert dans une institution d'épargne et géré conjointement avec l'entrepreneur, sauf si le propriétaire est le gouvernement ou un organisme public désigné, ou si un créancier hypothécaire garde plutôt la retenue de garantie (Builders Lien Act, art. 5). Votre compte à recevoir se trouve alors dans ce compte.

Quand la retenue de garantie est-elle libérée, et qu'est-ce qui fait partir le délai?

Une retenue de garantie est libérée une fois le délai de privilège terminé sans privilège en cours. Ce qui fait partir ce délai, et sa durée, varie selon la province (les articles cités plus bas viennent de la loi de chaque province).

L'Ontario ajoute une libération annuelle, en vigueur depuis le 1er janvier 2026. À chaque anniversaire de la date du contrat, le propriétaire doit publier un avis dans les 14 jours, puis payer la retenue de garantie accumulée pour l'année précédente au moins 60 jours et au plus 74 jours plus tard, sauf si un privilège a été conservé ou parfait (Loi sur la construction, art. 26). L'entrepreneur dispose alors de 14 jours pour payer à chaque sous-traitant sa part. Pour un contrat conclu avant le 1er janvier 2026, la première libération annuelle a lieu au deuxième anniversaire suivant cette date et couvre toute la retenue de garantie accumulée jusque-là (art. 87.4(4)). L'Alberta n'exige un paiement anticipé que si le contrat lui-même prévoit un paiement annuel ou par étapes et que son prix dépasse un montant prescrit (art. 24.1).

En Colombie-Britannique, demandez par écrit au certificateur de paiement, habituellement la personne que votre contrat désigne pour certifier le paiement, un certificat d'achèvement de votre sous-contrat. Le certificateur doit décider dans les 10 jours suivant la demande (art. 7).

Chaque libération, annuelle ou finale, est un paiement de retenue de garantie; la TPS/TVH qui s'y rattache suit donc le moment décrit dans la section suivante.

Quand dois-je percevoir la TPS/TVH sur une retenue de garantie et sur les versements progressifs?

La taxe sur un versement progressif est exigible le premier des deux jours suivants : le jour où vous êtes payé ou le jour où le paiement est dû. La taxe sur une retenue de garantie gardée en vertu d'une loi sur les privilèges ou d'un contrat de construction écrit attend le premier des deux jours suivants : celui où elle est payée ou celui où elle devient payable (Loi sur la taxe d'accise, art. 168).

L'échéance d'un versement progressif découle du contrat. En Ontario et en Alberta, la loi sur les privilèges oblige aussi un propriétaire à payer une facture conforme dans les 28 jours suivant sa réception (Loi sur la construction, art. 6.4, loi de l'Alberta, art. 32.2); conservez donc la date de facture et la date de paiement de chaque versement. Un propriétaire peut retenir un montant contesté par avis donné dans les 14 jours, et un entrepreneur doit payer à chaque sous-traitant sa part dans les 7 jours suivant la réception du paiement (Ontario, art. 6.4(2) et 6.5; Alberta, art. 32.2(2) et 32.3).

La façon de rédiger la facture compte. Le mémorandum de l'Agence du revenu du Canada (ARC) sur les biens immeubles montre une facture qui retranche d'abord la retenue de garantie du prix et ajoute la taxe sur le reste, le solde de la taxe étant dû lorsque la retenue de garantie est payée. Son autre exemple ajoute la taxe au prix total, puis retranche la retenue de garantie du total : toute la taxe est versée pour la période de la facture. Il précise aussi que la taxe perçue avant d'être exigible va dans la déclaration de la période où vous l'avez perçue (Mémorandum 19.1 sur la TPS/TVH). Un second mémorandum de l'ARC décrit le report prévu pour les retenues de garantie exigées par une loi ou une entente écrite (moment de la responsabilité). Ils n'interprètent pas de la même façon le jour où une retenue de garantie devient payable : le premier le place à la fin de la période de retenue de garantie fixée par la loi ou le contrat, le second au jour où la retenue de garantie doit être versée. En Ontario, le délai de privilège se termine avant l'échéance de paiement de 14 jours, et les deux jours diffèrent donc. Gardez les deux dates dans le tableau des retenues de garantie et faites confirmer le moment avant de produire la déclaration selon l'un ou l'autre. Les deux documents sont anciens. Le second dit ne pas avoir été mis à jour pour tenir compte de modifications législatives ultérieures, et le premier comporte un avis de modification de 2002 : lorsque l'un ou l'autre diffère de la loi, c'est la loi qui prévaut.

Déclarez la taxe dans la déclaration de la période où elle devient exigible (guide sur la production). Les dépôts et les factures impayées ont leur propre guide, et la TVP sur les matériaux est traitée dans le guide sur la TVP.

Quand puis-je demander le crédit de taxe sur les intrants sur la facture d'un sous-traitant qui comporte une retenue de garantie?

Demandez le crédit dans la déclaration de la période où la taxe devient payable par vous ou celle où vous la payez, selon la première éventualité (Loi sur la taxe d'accise, art. 169). La taxe sur une retenue de garantie que vous gardez sur un sous-traitant suit aussi l'art. 168(7), parce que vous êtes l'acquéreur : elle est payable par vous le premier du jour où vous payez la retenue de garantie et du jour où elle devient payable.

Le crédit sur la part que vous payez maintenant va donc dans la déclaration en cours, et le crédit sur la part retenue attend. La taxe que vous payez d'avance peut être demandée dans la période où vous l'avez payée. Ayez en main la facture du fournisseur avant de produire la déclaration qui demande le crédit. L'échéance habituelle est la date limite de la déclaration de la dernière période de déclaration qui se termine dans un délai de quatre ans suivant la fin de la période où vous pouviez demander le crédit pour la première fois, selon l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Le crédit est aussi limité à la part de l'achat acquise pour servir dans des activités commerciales. Cela peut changer lorsque vous construisez, louez ou gardez des maisons au lieu de facturer des travaux taxables à des clients : voir la TPS/TVH sur les immeubles résidentiels.

Comment organiser la tenue de livres d'une entreprise de construction avec suivi des coûts par chantier?

Ouvrez un chantier pour chaque contrat et associez-lui chaque facture, chaque achat par carte et chaque coût de paie dès que vous les saisissez. Le profit d'un chantier est le revenu facturé à ce chantier moins les coûts qui lui sont associés. Les coûts qui servent à toute l'entreprise restent en dehors de tout chantier.

Inscrivez la TPS/TVH récupérable au compte de crédit, et non au chantier. Saisissez chaque ordre de modification sur sa propre ligne pour voir ce qu'il a ajouté, et comparez chaque mois le profit du chantier avec l'estimation. Les comptes qui correspondent aux formulaires fiscaux sont décrits dans le plan comptable pour l'IGRF.

Que me faut-il de chaque sous-traitant pour que mes crédits de taxe sur les intrants tiennent?

Il vous faut une facture qui comporte les renseignements exigés par l'Agence du revenu du Canada (ARC), d'un fournisseur dont vous avez vérifié l'inscription, ainsi que le sous-contrat qui montre les conditions de la retenue de garantie. Un petit fournisseur n'est pas tenu de s'inscrire; sa facture peut donc n'indiquer ni TPS/TVH ni numéro, et vous n'avez alors aucune taxe à demander (ARC).

Conservez-les pendant 6 ans à compter de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent (ARC). Si un sous-traitant n'a remis aucune facture, demandez-en une maintenant et gardez la preuve de paiement; le crédit exige d'avoir en main les renseignements de la facture avant de produire la déclaration qui le demande. Un renseignement manquant est traité dans les renseignements des reçus pour les crédits de taxe sur les intrants. Savoir si le travailleur est vraiment un sous-traitant est un test distinct : voir employé ou travailleur autonome.

Le Québec fonctionne-t-il différemment pour les sous-traitants?

En partie. Le moment fédéral de la TPS/TVH pour une retenue de garantie gardée en vertu d'une entente écrite de construction s'applique aussi à un chantier au Québec (Loi sur la taxe d'accise, art. 168). Les règles sur les retenues de garantie ci-dessus viennent des lois de l'Ontario, de la Colombie-Britannique et de l'Alberta et ne régissent pas un chantier au Québec; la taxe de vente du Québec est une taxe distincte qui n'est pas traitée ici.

Une Attestation de Revenu Québec (l'agence fiscale du Québec) peut être exigée pour les travaux de construction visés exécutés par un titulaire de licence, dès que les contrats avec le même sous-traitant atteignent 25 000 $ avant taxes. Les conditions, les délais et les exemptions sont décrits dans le guide sur la déclaration des paiements aux sous-traitants.

Méthode de caisse ou méthode d'exercice : comment montrer le profit par chantier quand l'argent arrive des mois plus tard?

Montrez le profit d'un chantier d'après ce que vous avez facturé et ce que le chantier a coûté, et non d'après l'encaisse. L'Agence du revenu du Canada (ARC) précise que tous les revenus de travail autonome, sauf les revenus agricoles, de pêche et de commissions, doivent être déclarés selon la méthode d'exercice (Guide T4002). Cette règle vise les revenus de travail autonome; la T2 d'une société part de ses états financiers. Des livres tenus selon la méthode de caisse feraient paraître un chantier rentable comme une perte jusqu'à ce que le propriétaire paie. Le moment des encaissements, les états financiers d'une société et le choix de la méthode sont traités dans la méthode de caisse ou la méthode d'exercice.

Utilisez deux vues : un état des résultats par chantier, fondé sur la facturation, pour la marge, et le tableau des retenues de garantie pour les entrées et sorties d'argent. Si les coûts devancent la facturation, le chantier paraît en perte jusqu'à ce que vous facturiez; comparez chaque mois la part de l'estimation dépensée et la part facturée.

Le moment où une retenue de garantie compte comme revenu dans la déclaration dépend de la méthode comptable et de la position actuelle de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Son ancien bulletin sur les entrepreneurs (IT-92R2) est archivé et n'est plus mis à jour; réglez donc le traitement avec la personne qui prépare la déclaration avant la clôture des livres.

Que faire si une retenue de garantie n'est jamais libérée ou est immobilisée par un privilège?

Une retenue de garantie reste dans les retenues de garantie à recevoir tant qu'elle est due en vertu du contrat et de la loi; la radier est une décision distincte, avec ses propres critères fiscaux. Un privilège immobilise l'argent. En Ontario, la libération annuelle ne s'applique pas tant qu'un privilège est conservé ou parfait, et le paiement est dû dans les 14 jours suivant la fin de cette situation (art. 26(7)). En Colombie-Britannique, l'argent d'un compte de retenue de garantie ne peut pas être versé sans l'accord de toutes les personnes qui l'administrent, et chacune peut demander des directives au tribunal (art. 5). En Alberta, tant qu'un privilège est inscrit, le propriétaire doit aussi garder toute autre somme impayée payable en vertu du contrat (art. 18(2)); plus que la retenue de garantie peut donc être immobilisé. Une réclamation de privilège comporte des délais stricts et des étapes judiciaires que cette page ne traite pas.

Pour la TPS/TVH, si la taxe sur la retenue de garantie n'a jamais été perçue ni déclarée, il n'y a peut-être rien à rajuster dans la déclaration; confirmez-le avec les déclarations produites. Si elle a été déclarée et que la retenue de garantie est radiée, la taxe peut être récupérable comme créance irrécouvrable dans une déclaration produite dans un délai de 4 ans suivant la date limite de la période de la radiation, et un recouvrement ultérieur est ajouté (Loi sur la taxe d'accise, art. 231). Les conditions et le volet de l'impôt sur le revenu sont décrits dans la radiation des factures de clients impayées. Dans les livres, lorsque vous radiez une retenue de garantie à recevoir dont la taxe n'est jamais devenue exigible, retirez aussi cette taxe du compte « TPS/TVH sur retenue de garantie, non encore exigible », afin que seule la somme hors taxe constitue la perte.

Du côté des comptes à payer, gardez la retenue de garantie d'un sous-traitant dans les retenues de garantie à payer jusqu'à ce que la loi et le sous-contrat la libèrent. En Ontario, si un sous-contrat est abandonné ou résilié, un payeur ne peut pas se servir de sa retenue de garantie pour payer un sous-traitant de remplacement avant l'expiration des privilèges (art. 30). La Colombie-Britannique (art. 6) et l'Alberta (art. 18(6)) interdisent le même usage. L'Ontario ne protège un payeur que pour les paiements allant jusqu'à 90 % du prix fourni (art. 24).

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars canadiens.

Agrandissement à Toronto avec versement mensuel

Un rénovateur signe un contrat d'agrandissement de 200 000 $. Le propriétaire garde 10 % de chaque versement. Un versement de 50 000 $ est facturé en retranchant d'abord la retenue de garantie de 5 000 $ et en ajoutant la TVH de 13 % aux 45 000 $ restants : 5 850 $ de TVH, de sorte que la facture à payer est de 50 850 $. La Loi exige la retenue de garantie, de sorte que la TVH qui s'y rattache, 650 $, n'est pas encore exigible. L'écriture du versement : débit des comptes clients de 50 850 $ et des retenues de garantie à recevoir de 5 650 $ (5 000 $ plus 650 $ de TVH); crédit des revenus du chantier de 50 000 $, de la TPS/TVH perçue de 5 850 $ et de la TPS/TVH sur retenue de garantie, non encore exigible, de 650 $.

À la fin, la retenue de garantie est de 20 000 $ et sa TVH de 2 600 $. Le certificat est publié, le délai de privilège de 60 jours se termine sans privilège et le propriétaire paie dans les 14 jours. La TVH est exigible le premier du paiement et du jour où elle devient payable (les deux mémorandums de l'ARC ci-dessus interprètent ce jour différemment) et va dans la déclaration de cette période. Si la facture avait ajouté la TVH à tout le versement avant de retrancher la retenue de garantie, l'autre exemple du mémorandum ferait déclarer la totalité des 6 500 $ de TVH pour la période de la facture, les 650 $ compris.

Charpentier de Vancouver qui garde une retenue de garantie sur ses sous-traitants

Les sous-traitants d'un entrepreneur en charpente facturent 80 000 $ sur un chantier et l'entrepreneur garde 10 %, soit 8 000 $, dans les retenues de garantie à payer. La TPS de 5 % sur les 8 000 $ est de 400 $ (TVP ignorée). Un certificat d'achèvement est délivré, et la période de retenue de garantie de 55 jours court à partir de celui-ci. Sans avis de privilège, l'entrepreneur paie les 8 000 $ plus 400 $ de TPS, et demande le crédit de 400 $ dans la période où la taxe est payée ou devient payable, selon la première éventualité, ce qui peut être la fin de la période de 55 jours.

Sous-traitant en cloisons sèches de Montréal

Un sous-traitant en cloisons sèches s'attend à 30 000 $ de travaux pour un entrepreneur dans l'année. C'est au-dessus du seuil de 25 000 $ à partir duquel une Attestation peut être exigée pour les travaux de construction visés exécutés par un titulaire de licence; l'entrepreneur vérifie donc les conditions et les délais dans le guide sur la déclaration des paiements aux sous-traitants. Les règles sur les retenues de garantie de l'Ontario, de la Colombie-Britannique et de l'Alberta ci-dessus ne s'appliquent pas à ce chantier.

Votre situation est différente?

• Votre premier chantier avec une retenue de garantie se termine, une déclaration sur les sous-traitants approche, ou l'ARC pose des questions sur les retenues de garantie et les factures de sous-traitants : les points à régler sont les règles sur les retenues de garantie de la province de chaque chantier, le moment de la TPS/TVH sur les versements passés et la façon dont les livres montrent le profit par chantier. Voir la tenue de livres.
• Vous avez payé des sous-traitants et il manque des feuillets : suivez la déclaration des T4A et T5018, et voyez la tenue de livres pour reconstituer les paiements par année.
• L'ARC examine votre déclaration de TPS/TVH : voir les examens et vérifications de la TPS/TVH.
• Vos livres ont des mois de retard, les retenues de garantie ne concordent pas, ou l'argent d'un chantier a payé les coûts d'un autre : commencez par le rattrapage de livres en retard et la tenue de livres.
• Des retenues de garantie sont encore ouvertes à la fin de l'exercice : la façon dont elles comptent dans la déclaration est une question distincte des livres; voir la méthode de caisse ou la méthode d'exercice et la tenue de livres.
• Vous construisez, louez ou vendez des maisons : consultez la TPS/TVH sur les immeubles résidentiels.
• Une retenue de garantie est contestée ou un privilège a été déposé : le litige relève d'un avocat en droit de la construction; les livres et tout ajustement de la TPS/TVH sont traités ci-dessus, et le volet des registres relève de la tenue de livres.
• Vos chantiers sont au Québec ou dans une autre province : les livres et le moment fédéral de la TPS/TVH décrits ci-dessus s'appliquent toujours; prenez le taux et les dates de libération dans la loi sur les privilèges de cette province, et voyez la tenue de livres pour les livres de chantier.