Dành cho ai
- Chủ thầu cải tạo, thợ xây và các nghề thợ có khách hàng giữ lại một phần tiền trong các đợt thanh toán theo tiến độ
- Tổng thầu giữ lại tiền của nhà thầu phụ và khai tín thuế đầu vào (ITC) GST/HST trên hóa đơn của họ
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty đang thiết lập việc tính giá thành theo công trình tại Ontario, British Columbia hoặc Alberta
Không đề cập ở đây
- Quy định về tiền giữ lại và quyền cầm giữ ngoài Ontario, British Columbia và Alberta, kể cả Quebec
- Đăng ký quyền cầm giữ, bảo vệ trước quyền cầm giữ, hoặc kiện đòi tiền giữ lại
- Chứng từ T4A và T5018, PST trên vật liệu, và GST/HST khi xây hoặc bán nhà
Tiền giữ lại trong xây dựng (holdback) là gì, và mức giữ lại ở Ontario, BC và Alberta là bao nhiêu?
Tiền giữ lại (holdback) là một phần của mỗi khoản thanh toán trên công trình mà bên trả tiền giữ lại cho đến khi hết thời hạn đăng ký quyền cầm giữ công trình (lien, tức yêu sách pháp lý đối với bất động sản vì công việc chưa được trả tiền). Đạo luật quyền cầm giữ của từng tỉnh bang quy định mức giữ và ngày giải tỏa, nên câu trả lời phụ thuộc vào tỉnh bang có công trình. Ontario, British Columbia và Alberta đều yêu cầu giữ lại.
| Ontario | British Columbia | Alberta | |
|---|---|---|---|
| Luật | Construction Act, s. 22 | Builders Lien Act, s. 4 | Prompt Payment and Construction Lien Act, s. 18 |
| Mức giữ lại cơ bản | 10% trên giá dịch vụ hoặc vật liệu đã cung cấp | 10% trên giá trị lớn hơn giữa công việc hoặc vật liệu đã cung cấp và các khoản đã thanh toán | 10% trên giá trị công việc đã làm và vật liệu đã cung cấp |
| Ai phải giữ lại | Mỗi bên trả tiền trong một hợp đồng hoặc hợp đồng thầu phụ. Thư tín dụng hoặc trái phiếu bảo lãnh theo quy định có thể thay cho tiền mặt (s. 22(4)) | Người chịu trách nhiệm chính trong từng hợp đồng và từng hợp đồng thầu phụ. Không được giữ lại tiền của người lao động, nhà cung cấp vật liệu, kiến trúc sư hay kỹ sư | Chủ sở hữu: đạo luật đặt nghĩa vụ lên chủ sở hữu. Khoản mà nhà thầu giữ lại của các nghề thợ chỉ có căn cứ từ hợp đồng thầu phụ, nên hãy ghi điều khoản giữ lại bằng văn bản: thời điểm tính GST/HST bên dưới cần có đạo luật hoặc thỏa thuận bằng văn bản |
Sau chứng nhận hoàn thành cơ bản (certificate of substantial performance), Ontario (s. 22(2)) và Alberta (s. 23) còn yêu cầu giữ lại riêng một khoản trên phần công việc hoàn thành sau đó. Ở tỉnh bang khác, các tài khoản, thời điểm tính GST/HST và việc tính giá thành theo công trình bên dưới vẫn vận hành như nhau; chỉ có mức giữ lại và ngày giải tỏa là lấy từ đạo luật quyền cầm giữ của tỉnh bang đó, nên hãy đọc luật ấy cho từng công trình. Quebec được nói đến ở phần dưới.
Một công trình không còn đơn giản khi:
- bạn làm ở nhiều tỉnh bang, nên mỗi công trình cần được kiểm tra riêng.
- một hợp đồng ở Ontario được ký theo phiên bản cũ của đạo luật, phiên bản này vẫn có thể áp dụng (s. 87.3).
- đã có thông báo quyền cầm giữ gửi đến hoặc một quyền cầm giữ đã được đăng ký.
- CRA, bên cho vay hoặc chủ nhà hỏi về tiền giữ lại hoặc hóa đơn nhà thầu phụ, hoặc sắp đến hạn nộp hồ sơ khai các khoản trả cho nhà thầu phụ (T4A và T5018).
- bạn đã lập hóa đơn hoặc khai GST/HST trên các đợt thanh toán trước đây mà không kiểm tra khi nào thuế trên tiền giữ lại phải nộp.
- bạn vừa là nhà thầu của chủ nhà, vừa là bên trả tiền cho các nhà thầu phụ trên cùng một công trình, nên có cả khoản phải thu lẫn khoản phải trả.
- tiền từ công trình này đã được dùng để trả chi phí chung hoặc chi phí của công trình khác trong khi nhà thầu phụ ở công trình đầu chưa được trả (xem quy tắc tiền ủy thác bên dưới).
Hãy gom hợp đồng đã ký và các lệnh thay đổi (change order), địa chỉ công trình, từng hóa đơn đợt thanh toán, mọi chứng nhận cùng ngày cấp, từng hợp đồng thầu phụ và hóa đơn nhà thầu phụ, cùng mọi thông báo quyền cầm giữ hoặc thư của CRA.
Kế toán tiền giữ lại được làm thế nào: khoản phải thu từ chủ nhà, khoản phải trả cho nhà thầu phụ?
Hãy ghi phần mà chủ nhà giữ lại là tiền giữ lại phải thu (holdback receivable), một tài sản, và phần bạn giữ lại của nhà thầu phụ là tiền giữ lại phải trả (holdback payable), một khoản nợ. Hãy tách cả hai khỏi khoản phải thu và khoản phải trả thông thường, và gắn mỗi khoản vào công trình của nó.
| Sự kiện | Ghi nợ | Ghi có |
|---|---|---|
| Bạn lập hóa đơn một đợt thanh toán và chủ nhà giữ lại một phần | Khoản phải thu (đến hạn ngay); tiền giữ lại phải thu (phần bị giữ lại) | Doanh thu công trình; GST/HST đã thu (thuế phải nộp ngay); GST/HST trên tiền giữ lại, chưa đến hạn (thuế trên phần bị giữ lại) |
| Tiền giữ lại được trả hoặc đến hạn trả | Tiền gửi ngân hàng (khi được trả); GST/HST trên tiền giữ lại, chưa đến hạn | Tiền giữ lại phải thu; GST/HST đã thu |
| Nhà thầu phụ lập hóa đơn cho bạn và bạn giữ lại một phần | Giá thành công trình, nhà thầu phụ (trước thuế được hoàn); tín thuế đầu vào (ITC) cho phần thuế phải nộp ngay; ITC trên tiền giữ lại, chưa được khai | Khoản phải trả (đến hạn ngay); tiền giữ lại phải trả (phần bị giữ lại) |
| Bạn trả tiền giữ lại cho nhà thầu phụ | Tiền giữ lại phải trả; ITC | Tiền gửi ngân hàng; ITC trên tiền giữ lại, chưa được khai |
Tiền giữ lại phải thu và tiền giữ lại phải trả bao gồm cả thuế trên phần bị giữ lại, nên mỗi bút toán cân bằng và số dư tài khoản bằng đúng số sẽ được trả. Hai tài khoản "chưa" là tài khoản theo dõi, không phải hạng mục của CRA; chúng giúp các tài khoản GST/HST chính của bạn luôn khớp với tờ khai. Các tài khoản chuẩn nằm trong GST/HST trong sổ sách của bạn.
Hãy lập một bảng theo dõi tiền giữ lại cho mỗi công trình: bên liên quan, ngày hợp đồng, ngày chứng nhận, ngày kết thúc thời hạn giữ lại, số tiền và thuế bị giữ, ngày dự kiến giải tỏa, và quyền cầm giữ đã được đăng ký hay chưa.
Tiền bạn nhận trên một công trình, kể cả tiền giữ lại, cũng được giữ ủy thác cho các nhà thầu phụ và nhà cung cấp mà bạn còn nợ trên chính công trình đó: Ontario s. 8 (bao gồm cả tiền giữ lại mà người khác còn nợ bạn), British Columbia s. 10, và Alberta s. 22 đối với các khoản thanh toán sau chứng nhận hoàn thành cơ bản. Dùng số tiền đó cho chi phí chung hoặc công trình khác trước khi họ được trả là vi phạm nghĩa vụ ủy thác. Ontario yêu cầu một tài khoản ngân hàng đứng tên bạn và hồ sơ bằng văn bản cho mỗi khoản ủy thác (s. 8.1), và buộc giám đốc hoặc cán bộ điều hành đồng tình với một vi phạm mà họ biết, hoặc lẽ ra phải biết, phải chịu trách nhiệm về vi phạm đó (s. 13). Ở British Columbia, giám đốc hoặc cán bộ điều hành cố ý đồng tình với vi phạm là phạm một tội (s. 11).
Ở British Columbia, với công trình từ $100.000 trở lên, chủ nhà phải nộp tiền giữ lại vào một tài khoản giữ lại tại một tổ chức tiết kiệm, do chủ nhà và nhà thầu cùng quản lý, trừ khi chủ nhà là chính phủ hoặc một cơ quan công được chỉ định, hoặc một bên nhận thế chấp giữ khoản này thay (Builders Lien Act, s. 5). Khi đó khoản phải thu của bạn nằm trong tài khoản này.
Khi nào tiền giữ lại được giải tỏa, và điều gì bắt đầu tính thời hạn?
Tiền giữ lại được giải tỏa khi thời hạn quyền cầm giữ kết thúc mà không còn quyền cầm giữ nào tồn tại. Điều gì bắt đầu thời hạn đó, và kéo dài bao lâu, khác nhau theo từng tỉnh bang (các section dưới đây thuộc đạo luật của từng tỉnh bang).
| Ontario | British Columbia | Alberta | |
|---|---|---|---|
| Thời hạn bắt đầu | Với quyền cầm giữ của nhà thầu, ngày nào đến trước giữa việc công bố chứng nhận hoặc tuyên bố hoàn thành cơ bản, và việc hoàn thành, bỏ dở hoặc chấm dứt hợp đồng (s. 31(2)) | Việc cấp chứng nhận hoàn thành cho hợp đồng hoặc hợp đồng thầu phụ. Nếu không có chứng nhận, tính từ khi hoàn thành, bỏ dở hoặc chấm dứt hợp đồng chính (head contract), hoặc hoàn thành hạng mục cải tạo (s. 8) | Việc cấp chứng nhận hoàn thành cơ bản. Nếu không có chứng nhận, tính từ khi hoàn thành hợp đồng (s. 18(1)) |
| Độ dài | Thời hạn quyền cầm giữ 60 ngày | Thời hạn giữ lại 55 ngày | 60 ngày. 90 ngày đối với việc cải tạo giếng dầu hoặc khí đốt hay khu vực giếng, và đối với công việc bê tông |
| Sau đó | Chủ nhà trả tiền cho nhà thầu trong vòng 14 ngày sau khi các quyền cầm giữ hết hiệu lực. Mỗi bên trả tiền trong chuỗi phải trả cho nhà thầu phụ của mình trong vòng 14 ngày sau khi nhận tiền giữ lại (s. 26(8)) | Có thể trả tiền khi hết thời hạn, và các quyền cầm giữ của bên nhận được giải tỏa trừ khi đã nộp yêu sách quyền cầm giữ (s. 8(4)) | Nếu có chứng nhận, sau khi qua 60 ngày mà không có quyền cầm giữ nào được đăng ký, số tiền chủ nhà phải giữ giảm đi bằng phần giữ lại trên công việc đã làm tính đến ngày chứng nhận, nên chủ nhà có thể giải tỏa phần đó (s. 21). Nếu không có chứng nhận, tiền giữ lại được giữ 60 ngày kể từ khi hoàn thành (s. 18(1)) |
Ontario có thêm đợt giải tỏa hằng năm, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2026. Sau mỗi ngày kỷ niệm của ngày hợp đồng, chủ nhà phải công bố một thông báo trong vòng 14 ngày, rồi trả tiền giữ lại đã tích lũy của năm trước sau ít nhất 60 ngày và không quá 74 ngày, trừ khi có quyền cầm giữ đã được bảo toàn hoặc hoàn tất thủ tục (Construction Act, s. 26). Sau đó nhà thầu có 14 ngày để trả cho mỗi nhà thầu phụ phần của họ. Với hợp đồng lập trước ngày 1 tháng 1 năm 2026, đợt giải tỏa hằng năm đầu tiên đến vào ngày kỷ niệm thứ hai sau ngày đó và bao gồm toàn bộ tiền giữ lại đã tích lũy đến lúc ấy (s. 87.4(4)). Alberta chỉ yêu cầu trả sớm khi chính hợp đồng quy định thanh toán hằng năm hoặc theo giai đoạn và giá hợp đồng cao hơn một mức quy định (s. 24.1).
Ở British Columbia, hãy yêu cầu bằng văn bản người xác nhận thanh toán (payment certifier, thường là người mà hợp đồng của bạn chỉ định để xác nhận việc thanh toán) cấp chứng nhận hoàn thành cho hợp đồng thầu phụ của bạn. Người xác nhận phải quyết định trong vòng 10 ngày kể từ khi có yêu cầu (s. 7).
Mỗi lần giải tỏa, hằng năm hay cuối cùng, là một lần trả tiền giữ lại, nên GST/HST trên khoản đó theo thời điểm nêu ở phần tiếp theo.
Khi nào tôi tính GST/HST trên tiền giữ lại và trên các đợt thanh toán theo tiến độ?
Thuế trên một đợt thanh toán theo tiến độ phải nộp vào ngày nào đến trước giữa ngày bạn được trả và ngày đến hạn thanh toán. Thuế trên tiền giữ lại theo đạo luật về quyền cầm giữ hoặc hợp đồng xây dựng bằng văn bản phải chờ đến ngày nào đến trước giữa ngày khoản đó được trả và ngày nó đến hạn trả (Excise Tax Act, s. 168).
| Khoản | Khi nào thuế phải nộp |
|---|---|
| Một đợt thanh toán, hoặc một phần của nó, đã được trả hoặc đến hạn | Ngày nào đến trước giữa ngày được trả và ngày đến hạn, tính cho từng phần (s. 168(1) và (2)) |
| Tiền giữ lại theo một đạo luật của Quốc hội hoặc của cơ quan lập pháp tỉnh bang, hoặc theo thỏa thuận bằng văn bản về xây dựng, cải tạo, sửa đổi hoặc sửa chữa bất động sản, cho đến khi công việc được hoàn thành đầy đủ và đạt yêu cầu | Ngày nào đến trước giữa ngày nó được trả và ngày nó đến hạn trả (s. 168(7)) |
| Khoản giữ lại không có đạo luật hay thỏa thuận bằng văn bản nào làm căn cứ | Không được hoãn: áp dụng quy tắc chung |
| Theo thỏa thuận xây dựng hoặc cải tạo bằng văn bản, phần giá chưa được trả cũng chưa đến hạn vào cuối tháng sau tháng công việc cơ bản hoàn thành, mà CRA hiểu là đã hoàn thành 90% (không phải tiền giữ lại) | Ngày cuối cùng của tháng sau đó (s. 168(3)(c)) |
Ngày đến hạn của một đợt thanh toán lấy từ hợp đồng. Ở Ontario và Alberta, đạo luật quyền cầm giữ còn yêu cầu chủ nhà trả một hóa đơn hợp lệ trong vòng 28 ngày kể từ khi nhận (Construction Act, s. 6.4, Alberta Act, s. 32.2), nên hãy giữ ngày hóa đơn và ngày thanh toán của mọi đợt. Chủ nhà có thể giữ lại khoản đang tranh chấp bằng thông báo trong vòng 14 ngày, và nhà thầu phải trả cho mỗi nhà thầu phụ phần của họ trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận tiền (Ontario ss. 6.4(2) và 6.5, Alberta ss. 32.2(2) và 32.3).
Cách ghi hóa đơn rất quan trọng. Văn bản về bất động sản của CRA nêu một hóa đơn trừ tiền giữ lại khỏi giá trước, rồi cộng thuế vào phần còn lại, với phần thuế còn lại đến hạn khi tiền giữ lại được trả. Ví dụ khác của văn bản đó cộng thuế vào toàn bộ giá rồi mới trừ tiền giữ lại khỏi tổng: toàn bộ thuế được nộp cho kỳ của hóa đơn. Văn bản cũng nói thuế thu trước khi đến hạn nộp thì được khai trong tờ khai của kỳ bạn thu (GST/HST Memorandum 19.1). Một văn bản khác của CRA mô tả việc hoãn thuế đối với tiền giữ lại mà luật hoặc thỏa thuận bằng văn bản yêu cầu (thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế). Hai văn bản hiểu ngày tiền giữ lại đến hạn trả theo cách khác nhau: văn bản thứ nhất đặt vào cuối thời hạn giữ lại do đạo luật hoặc hợp đồng quy định, văn bản thứ hai đặt vào ngày tiền giữ lại bắt buộc phải được chi trả. Ở Ontario, thời hạn quyền cầm giữ kết thúc trước hạn thanh toán 14 ngày, nên hai ngày này khác nhau. Hãy ghi cả hai ngày trong bảng theo dõi tiền giữ lại và nhờ xác nhận thời điểm trước khi nộp tờ khai theo một trong hai cách. Cả hai văn bản đều cũ. Văn bản thứ hai nói rằng nó chưa được cập nhật theo các thay đổi luật sau này, và văn bản thứ nhất có thông báo thay đổi từ năm 2002: nếu một trong hai khác với đạo luật, thì đạo luật là căn cứ.
Hãy khai thuế trong tờ khai của kỳ mà thuế phải nộp (hướng dẫn nộp tờ khai). Tiền đặt cọc và hóa đơn chưa trả có hướng dẫn riêng, còn PST trên vật liệu nằm trong hướng dẫn về PST.
Khi nào tôi khai tín thuế đầu vào trên hóa đơn nhà thầu phụ có tiền giữ lại?
Hãy khai tín thuế trong tờ khai của kỳ mà thuế phải nộp bởi bạn hoặc bạn đã nộp, tùy ngày nào đến trước (Excise Tax Act, s. 169). Thuế trên tiền giữ lại bạn giữ của nhà thầu phụ cũng theo s. 168(7), vì bạn là bên nhận: bạn phải nộp thuế vào ngày nào đến trước giữa ngày bạn trả tiền giữ lại và ngày nó đến hạn trả.
Vì vậy tín thuế trên phần bạn trả ngay được khai trong tờ khai hiện tại, còn tín thuế trên phần bị giữ lại phải chờ. Thuế bạn trả sớm có thể được khai trong kỳ bạn đã trả. Hãy có hóa đơn của nhà cung cấp trong tay trước khi nộp tờ khai khai tín thuế đó. Hạn thông thường là hạn nộp tờ khai của kỳ báo cáo cuối cùng kết thúc trong vòng bốn năm sau khi kết thúc kỳ mà bạn lần đầu có thể khai tín thuế (CRA).
Tín thuế cũng bị giới hạn ở phần mua hàng được dùng cho hoạt động thương mại. Điều này có thể thay đổi khi bạn xây, cho thuê hoặc giữ nhà thay vì lập hóa đơn cho khách hàng cho công việc chịu thuế: xem GST/HST trên bất động sản nhà ở.
Làm sao thiết lập sổ sách cho công ty xây dựng với việc tính giá thành theo công trình?
Hãy mở một công trình (job) cho mỗi hợp đồng và gắn mọi hóa đơn mua, khoản chi thẻ và chi phí tiền lương vào công trình đó ngay khi nhập. Lợi nhuận công trình là doanh thu đã lập hóa đơn cho công trình trừ đi các chi phí gắn với nó. Chi phí phục vụ cả doanh nghiệp thì để ngoài mọi công trình.
| Chi phí | Ví dụ | Cách ghi sổ |
|---|---|---|
| Vật liệu | Gỗ xẻ, tấm thạch cao, thiết bị lắp đặt mua cho công trình | Giá thành công trình, gắn vào công trình |
| Nhân công của bạn | Tiền lương của đội thợ và chi phí của người sử dụng lao động cho số giờ làm tại công trình | Giá thành công trình, chia theo số giờ làm ở từng công trình |
| Nhà thầu phụ | Hóa đơn của các nghề thợ trước GST/HST được hoàn lại | Giá thành công trình; phần tiền giữ lại đi vào tiền giữ lại phải trả |
| Chi phí trực tiếp khác | Thuê thiết bị, giấy phép, phí thùng rác và bãi đổ, nhiên liệu tại công trường | Giá thành công trình |
| Chi phí chung | Tiền thuê văn phòng, bảo hiểm chung, nhân viên văn phòng, xe không gắn với một công trình | Chi phí chung, nằm ngoài các công trình |
Hãy ghi GST/HST được hoàn lại vào tài khoản tín thuế, không ghi vào công trình. Hãy nhập mỗi lệnh thay đổi thành một dòng riêng để thấy nó thêm bao nhiêu, và mỗi tháng so lợi nhuận công trình với dự toán. Các tài khoản khớp với biểu mẫu thuế nằm trong hệ thống tài khoản kế toán theo GIFI.
Tôi cần gì từ mỗi nhà thầu phụ để tín thuế đầu vào của mình không bị bác?
Bạn cần một hóa đơn có đủ các chi tiết CRA yêu cầu, từ một nhà cung cấp mà bạn đã kiểm tra việc đăng ký, cùng hợp đồng thầu phụ cho thấy các điều khoản giữ lại. Nhà cung cấp nhỏ không bắt buộc phải đăng ký, nên hóa đơn của họ có thể không ghi GST/HST và không có số đăng ký, và khi đó bạn không có thuế để khai (CRA).
| Cần có | Vì sao |
|---|---|
| Tên pháp lý và tên giao dịch | Khớp với hóa đơn, khoản thanh toán và tờ khai thông tin sau này |
| Số đăng ký GST/HST, đã kiểm tra trên danh bạ của CRA | Xác định nhà cung cấp để được khai tín thuế; các mức số tiền nằm trong chi tiết biên lai để khai tín thuế đầu vào |
| Ngày, mã công trình, mô tả và thuế ghi trên từng hóa đơn | Gắn hóa đơn với công trình và làm căn cứ cho tín thuế |
| Hợp đồng thầu phụ đã ký và các lệnh thay đổi | Cho thấy giá, tiền giữ lại và khi nào đến hạn |
| Chứng từ hoàn thành hoặc giải tỏa | Xác định ngày tiền giữ lại đến hạn trả |
| Số bảo hiểm xã hội hoặc mã số doanh nghiệp và địa chỉ | Cần cho các chứng từ khai báo: xem T4A và T5018 |
Hãy lưu chúng trong 6 năm kể từ cuối năm mà chúng liên quan (CRA). Nếu nhà thầu phụ chưa đưa hóa đơn, hãy yêu cầu ngay bây giờ và giữ chứng từ thanh toán; tín thuế cần có đủ chi tiết hóa đơn trong tay trước khi nộp tờ khai khai tín thuế đó. Cách xử lý khi thiếu một chi tiết nằm trong chi tiết biên lai để khai tín thuế đầu vào. Người lao động đó có thật sự là nhà thầu phụ hay không là một phép thử riêng: xem nhân viên hay nhà thầu.
Quebec có khác với nhà thầu phụ không?
Một phần. Thời điểm tính GST/HST của liên bang đối với tiền giữ lại theo thỏa thuận xây dựng bằng văn bản cũng áp dụng cho công trình ở Quebec (Excise Tax Act, s. 168). Các quy định về tiền giữ lại ở trên đến từ đạo luật của Ontario, British Columbia và Alberta và không điều chỉnh công trình ở Quebec; thuế bán hàng Quebec là một loại thuế riêng và không được đề cập ở đây.
Có thể cần một Attestation de Revenu Québec cho công việc xây dựng có giấy phép thuộc diện áp dụng, khi các hợp đồng với cùng một nhà thầu phụ đạt $25.000 trước thuế. Các điều kiện, thời hạn và trường hợp miễn nằm trong hướng dẫn khai báo nhà thầu phụ.
Phương pháp tiền mặt hay dồn tích: làm sao thể hiện lợi nhuận theo công trình khi tiền về sau nhiều tháng?
Hãy thể hiện lợi nhuận công trình theo những gì bạn đã lập hóa đơn và chi phí của công trình, không theo tiền mặt. CRA nói mọi thu nhập tự kinh doanh, trừ nông nghiệp, ngư nghiệp và thu nhập hoa hồng, phải được khai theo phương pháp dồn tích (Guide T4002). Quy tắc đó dành cho thu nhập tự kinh doanh; tờ khai T2 của công ty bắt đầu từ báo cáo tài chính của công ty. Sổ ghi theo tiền mặt sẽ cho thấy một công trình có lãi thành lỗ cho đến khi chủ nhà trả tiền. Thời điểm của tiền mặt, báo cáo tài chính công ty và việc chọn phương pháp nằm trong kế toán tiền mặt hay dồn tích.
Hãy dùng hai cách nhìn: báo cáo kết quả kinh doanh theo từng công trình, tính theo hóa đơn đã lập, để xem biên lợi nhuận; và bảng theo dõi tiền giữ lại để biết khi nào tiền vào và ra. Nếu chi phí chạy trước hóa đơn, công trình trông như lỗ cho đến khi bạn lập hóa đơn; mỗi tháng hãy so tỷ lệ dự toán đã chi với tỷ lệ đã lập hóa đơn.
Khi nào tiền giữ lại được tính là thu nhập trên tờ khai phụ thuộc vào phương pháp kế toán và lập trường hiện nay của CRA. Bản tin cũ của CRA dành cho nhà thầu (IT-92R2) đã được lưu trữ và không còn cập nhật, nên hãy thống nhất cách xử lý với người lập tờ khai trước khi khóa sổ.
Nếu tiền giữ lại không bao giờ được giải tỏa hoặc bị kẹt vì một quyền cầm giữ thì sao?
Tiền giữ lại vẫn nằm trong tiền giữ lại phải thu chừng nào theo hợp đồng và đạo luật nó còn được nợ; xóa sổ nó là một quyết định riêng với các phép thử thuế riêng. Một quyền cầm giữ giữ chặt khoản tiền. Ở Ontario, đợt giải tỏa hằng năm không áp dụng khi quyền cầm giữ đang được bảo toàn hoặc hoàn tất thủ tục, và phải trả trong vòng 14 ngày sau khi tình trạng đó chấm dứt (s. 26(7)). Ở British Columbia, tiền trong tài khoản giữ lại không thể được chi ra nếu thiếu sự đồng ý của tất cả những người quản lý nó, và bất kỳ ai trong số họ cũng có thể nhờ tòa án chỉ dẫn (s. 5). Ở Alberta, khi có quyền cầm giữ đã đăng ký, chủ nhà còn phải giữ mọi khoản chưa trả khác phải trả theo hợp đồng (s. 18(2)), nên số tiền bị kẹt có thể nhiều hơn tiền giữ lại. Yêu sách quyền cầm giữ có thời hạn nghiêm ngặt và các bước tại tòa mà trang này không đề cập.
Về GST/HST, nếu thuế trên tiền giữ lại chưa bao giờ được thu hay khai, có thể không có gì phải điều chỉnh trên tờ khai; hãy đối chiếu với các tờ khai bạn đã nộp. Nếu thuế đã được khai và tiền giữ lại bị xóa sổ, thuế có thể được thu hồi như một khoản nợ xấu trong tờ khai nộp trong vòng 4 năm sau hạn nộp của kỳ xóa sổ, và khoản thu hồi sau đó được cộng lại (Excise Tax Act, s. 231). Các điều kiện và phần thuế thu nhập nằm trong xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa trả. Trong sổ sách, khi bạn xóa sổ một khoản tiền giữ lại phải thu mà thuế của nó chưa bao giờ đến hạn nộp, hãy xóa luôn khoản thuế đó khỏi "GST/HST trên tiền giữ lại, chưa đến hạn", để chỉ số tiền chưa gồm thuế là khoản lỗ.
Về phía khoản phải trả, hãy giữ tiền giữ lại của nhà thầu phụ trong tiền giữ lại phải trả cho đến khi đạo luật và hợp đồng thầu phụ cho giải tỏa. Ở Ontario, nếu hợp đồng thầu phụ bị bỏ dở hoặc chấm dứt, bên trả tiền không được dùng tiền giữ lại của nó để trả cho nghề thợ thay thế cho đến khi các quyền cầm giữ hết hiệu lực (s. 30). British Columbia (s. 6) và Alberta (s. 18(6)) cũng cấm cách dùng này. Ontario chỉ bảo vệ bên trả tiền đối với các khoản thanh toán đến 90% của giá đã cung cấp (s. 24).
Ví dụ
Các ví dụ này mang tính minh họa; mọi số liệu đều bằng đô la Canada.
Công trình mở rộng nhà ở Toronto với đợt thanh toán hằng tháng
Một chủ thầu cải tạo ký hợp đồng mở rộng nhà $200.000. Chủ nhà giữ lại 10% mỗi đợt thanh toán. Một đợt $50.000 được lập hóa đơn bằng cách trừ $5.000 tiền giữ lại trước, rồi cộng HST 13% vào $45.000 còn lại: HST là $5.850, nên hóa đơn đến hạn là $50.850. Đạo luật yêu cầu giữ lại, nên HST trên khoản đó, $650, chưa phải nộp. Bút toán của đợt thanh toán: ghi nợ khoản phải thu $50.850 và tiền giữ lại phải thu $5.650 ($5.000 cộng $650 HST); ghi có doanh thu công trình $50.000, GST/HST đã thu $5.850 và GST/HST trên tiền giữ lại, chưa đến hạn $650.
Cuối công trình, tiền giữ lại là $20.000 và HST của nó là $2.600. Chứng nhận được công bố, thời hạn quyền cầm giữ 60 ngày kết thúc mà không có quyền cầm giữ nào, và chủ nhà trả trong vòng 14 ngày. HST phải nộp vào ngày nào đến trước giữa ngày trả đó và ngày nó đến hạn trả (hai văn bản của CRA ở trên hiểu ngày đó khác nhau) và được khai trong tờ khai của kỳ đó. Nếu hóa đơn cộng HST vào toàn bộ đợt thanh toán trước khi trừ tiền giữ lại, thì theo ví dụ khác của văn bản, toàn bộ $6.500 HST, gồm cả $650, được khai cho kỳ của hóa đơn.
Thợ dựng khung ở Vancouver giữ tiền giữ lại của các nhà thầu phụ
Các nhà thầu phụ của một nhà thầu dựng khung lập hóa đơn $80.000 trên một công trình và nhà thầu dựng khung giữ lại 10%, tức $8.000, trong tiền giữ lại phải trả. GST 5% trên $8.000 là $400 (bỏ qua PST). Chứng nhận hoàn thành được cấp, và thời hạn giữ lại 55 ngày chạy từ đó. Khi không có yêu sách quyền cầm giữ, nhà thầu dựng khung trả $8.000 cộng $400 GST, và khai $400 tín thuế trong kỳ thuế được trả hoặc đến hạn, tùy ngày nào đến trước, có thể là cuối thời hạn 55 ngày.
Nhà thầu phụ thạch cao ở Montreal
Một nhà thầu phụ thạch cao dự kiến có $30.000 công việc cho một tổng thầu trong năm. Con số đó vượt mức $25.000 mà từ đó có thể cần một Attestation cho công việc xây dựng có giấy phép thuộc diện áp dụng, nên tổng thầu kiểm tra các điều kiện và thời hạn trong hướng dẫn khai báo nhà thầu phụ. Các quy định về tiền giữ lại của Ontario, British Columbia và Alberta ở trên không áp dụng cho công trình này.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Công trình đầu tiên có tiền giữ lại của bạn sắp kết thúc, sắp đến hạn nộp hồ sơ khai nhà thầu phụ, hoặc CRA đang hỏi về tiền giữ lại và hóa đơn nhà thầu phụ: các điểm cần chốt là quy định giữ lại của tỉnh bang nào áp dụng cho từng công trình, thời điểm tính GST/HST trên các đợt thanh toán trước đây, và sổ sách thể hiện lợi nhuận công trình ra sao. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Bạn đã trả tiền nhà thầu phụ nhưng thiếu chứng từ khai báo: hãy làm theo khai báo T4A và T5018, và xem dịch vụ ghi sổ kế toán để dựng lại các khoản thanh toán theo từng năm.
- CRA đang xem xét tờ khai GST/HST của bạn: xem rà soát và kiểm tra GST/HST.
- Sổ sách của bạn trễ nhiều tháng, tiền giữ lại không đối chiếu được, hoặc tiền từ công trình này đã dùng trả chi phí của công trình khác: hãy bắt đầu với bắt kịp sổ sách quá hạn và dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Cuối năm vẫn còn tiền giữ lại chưa giải tỏa: cách chúng được tính trên tờ khai là một câu hỏi riêng so với sổ sách; xem kế toán tiền mặt hay dồn tích và dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Bạn xây, cho thuê hoặc bán nhà: hãy dùng GST/HST trên bất động sản nhà ở.
- Tiền giữ lại đang bị tranh chấp hoặc quyền cầm giữ đã được đăng ký: tranh chấp là vấn đề pháp lý dành cho luật sư xây dựng; sổ sách và mọi điều chỉnh GST/HST được nêu ở trên, còn phần hồ sơ nằm ở dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Công trình của bạn ở Quebec hoặc một tỉnh bang khác: sổ sách và thời điểm tính GST/HST của liên bang ở trên vẫn áp dụng; hãy lấy mức giữ lại và ngày giải tỏa từ luật quyền cầm giữ của tỉnh bang đó, và xem dịch vụ ghi sổ kế toán cho sổ sách công trình.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Tỷ lệ giữ lại (holdback) cơ bản theo luật quyền cầm giữ xây dựng của Ontario Tỷ lệ giá dịch vụ hoặc vật liệu thực tế đã cung cấp mà mỗi bên thanh toán trên hợp đồng hoặc hợp đồng thầu phụ giữ lại cho đến khi các quyền cầm giữ (lien) hết hạn hoặc được giải quyết (Construction Act, s. 22(1)) | 10% | Ontario: Construction Act, section 22 Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ giữ lại (holdback) theo Builders Lien Act của British Columbia Tỷ lệ của giá trị lớn hơn giữa giá trị công việc hoặc vật liệu đã cung cấp và các khoản đã thanh toán mà người chịu trách nhiệm chính trên từng hợp đồng và hợp đồng thầu phụ phải giữ lại (Builders Lien Act, s. 4(1)) | 10% | British Columbia: Builders Lien Act, section 4 Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ giữ lại (holdback) theo luật quyền cầm giữ xây dựng của Alberta Tỷ lệ giá trị công việc thực tế đã làm và vật liệu thực tế đã cung cấp mà chủ công trình phải giữ lại trong thời hạn holdback (Prompt Payment and Construction Lien Act, s. 18(1)) | 10% | Alberta: Prompt Payment and Construction Lien Act, section 18 Đã kiểm tra |
| Tài khoản holdback tại British Columbia: giá trị công việc mà từ đó nghĩa vụ lập tài khoản của chủ công trình bắt đầu áp dụng Tổng giá trị công việc và vật liệu đã cung cấp; nghĩa vụ giữ khoản giữ lại (holdback) trong tài khoản holdback của chủ công trình không áp dụng khi giá trị thấp hơn mức này, hoặc đối với chính phủ và các cơ quan công được chỉ định (Builders Lien Act, s. 5(8)) | $100.000 | British Columbia: Builders Lien Act, section 5 Đã kiểm tra |
| Cách CRA hiểu "về cơ bản đã hoàn thành" (substantially completed) để áp dụng quy tắc tháng sau đối với hợp đồng xây dựng bằng văn bản CRA coi giao dịch cung cấp theo hợp đồng xây dựng, cải tạo hoặc sửa đổi bằng văn bản là về cơ bản đã hoàn thành ở tỷ lệ này (GST/HST Memorandum 300-6, para 28, một bản ghi nhớ cũ chưa được cập nhật theo các thay đổi luật sau này); bản thân Act không nêu tỷ lệ phần trăm (Excise Tax Act, s. 168(3)(c)) | 90% | CRA: Thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế (GST/HST Memorandum 300-6) Đã kiểm tra |
| Thời hạn thông thường để yêu cầu tín thuế đầu vào (ITC) GST/HST Đối với người không phải là người được chỉ định (specified person), tính từ cuối kỳ báo cáo ban đầu; nộp yêu cầu chậm nhất vào hạn nộp của kỳ báo cáo cuối cùng kết thúc trong khoảng thời gian đó, tùy thuộc các ngoại lệ theo luật | Bốn năm | Justice Laws: Excise Tax Act, section 225(4)(b) Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ GST/HST thông thường Thông thường tính từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan đến; hồ sơ tài sản dài hạn và các ngoại lệ khác có thể đòi hỏi lưu giữ lâu hơn | 6 năm | CRA: Hồ sơ GST/HST cần lưu giữ Đã kiểm tra |
| Ngưỡng hợp đồng xây dựng tại Québec cần Attestation de Revenu Québec Tổng giá trị trước thuế của các hợp đồng xây dựng thuộc diện áp dụng với cùng một nhà thầu phụ trong năm dương lịch hiện tại hoặc một năm trước đó | $25.000 | Revenu Québec: Hợp đồng xây dựng Đã kiểm tra |
| Thời hạn nộp yêu cầu khấu trừ nợ xấu GST/HST Tờ khai yêu cầu khấu trừ phải được nộp trong khoảng thời gian này sau hạn nộp tờ khai của kỳ báo cáo mà nhà cung cấp xóa nợ theo Excise Tax Act subsection 231(4). | 4 năm | Justice Laws: Excise Tax Act, section 231 Đã kiểm tra |
| Ontario Construction Act: tỷ lệ giá cung cấp mà bên thanh toán có thể trả mà không gây rủi ro Bên thanh toán có thể trả, không gây rủi ro, tối đa tỷ lệ này của giá dịch vụ hoặc vật liệu đã cung cấp theo hợp đồng hoặc hợp đồng thầu phụ, trừ khi đã nhận thông báo bằng văn bản về quyền cầm giữ xây dựng (lien); sau khi có thông báo, được trả tối đa tỷ lệ này trừ đi khoản giữ lại để thanh toán quyền cầm giữ (Construction Act, s. 24(1) và (2)) | 90% | Ontario: Construction Act, section 24 Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- Justice Laws: Excise Tax Act, section 168
- Justice Laws: Excise Tax Act, section 169
- Justice Laws: Excise Tax Act, section 231
- CRA: Tín thuế đầu vào
- CRA: Hồ sơ GST/HST cần lưu giữ
- CRA: Khi nào phải đăng ký và bắt đầu thu GST/HST
- CRA: Thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế (GST/HST Memorandum 300-6)
- CRA: Bất động sản và GST/HST (GST/HST Memorandum 19.1)
- CRA: Hướng dẫn T4002, chương 1, Thông tin chung
- CRA: Thu nhập của nhà thầu (IT-92R2, đã lưu trữ)
- Ontario: Đạo luật Xây dựng (Construction Act, R.S.O. 1990, c. C.30)
- British Columbia: Đạo luật Quyền cầm giữ của Nhà thầu (Builders Lien Act, SBC 1997, c. 45)
- Alberta: Đạo luật Thanh toán Kịp thời và Quyền cầm giữ Xây dựng (Prompt Payment and Construction Lien Act, RSA 2000, c. P-26.4)
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.