Escrituração de obras no Canadá: holdback e GST/HST

O que é um holdback de construção e de quanto ele é em Ontário, na Colúmbia Britânica e em Alberta?

O holdback (retenção contratual) é uma parte de cada pagamento de uma obra que quem paga retém até passar o prazo para registrar um lien (garantia legal sobre o imóvel por trabalho não pago). A lei provincial de liens define o percentual e a data de liberação, então a resposta depende da província onde fica a obra. Ontário, Colúmbia Britânica e Alberta exigem um holdback cada uma.

Depois de um certificado de conclusão substancial, Ontário (seção 22(2)) e Alberta (seção 23) também exigem um holdback separado sobre o trabalho concluído depois. Em outra província, as contas, o momento do GST/HST e a apuração de custos por obra abaixo funcionam do mesmo jeito; só o percentual e as datas de liberação vêm da lei de liens daquela província, então leia-a para cada obra. Quebec é tratado mais adiante.

Uma obra deixa de ser simples quando:

• você trabalha em mais de uma província, então cada obra precisa de uma conferência própria.
• um contrato de Ontário foi assinado sob uma versão anterior da lei, que ainda pode valer (seção 87.3).
• chegou um aviso de lien ou há um lien registrado.
• a CRA, um credor ou um proprietário pergunta sobre holdbacks ou faturas de subempreiteiros, ou uma declaração de pagamentos a subempreiteiros está perto de vencer (T4A e T5018).
• você faturou ou pediu crédito de GST/HST em parcelas passadas sem conferir quando o imposto sobre o holdback vencia.
• você é, na mesma obra, o empreiteiro do proprietário e o pagador dos seus subempreiteiros, então tem um valor a receber e outro a pagar.
• o dinheiro de uma obra pagou despesas gerais ou custos de outra obra, enquanto os subempreiteiros da primeira estão sem receber (veja a regra de trust abaixo).

Reúna o contrato assinado e as ordens de alteração, o endereço da obra, a fatura de cada parcela, qualquer certificado e sua data, cada subcontrato e fatura de subempreiteiro, e qualquer aviso de lien ou carta da CRA.

Como faço a contabilidade do holdback: a receber dos proprietários e a pagar aos subempreiteiros?

Registre a parte que o proprietário retém como holdback a receber, um ativo, e a parte que você retém de um subempreiteiro como holdback a pagar, um passivo. Mantenha os dois separados de contas a receber e contas a pagar e identifique cada um com a sua obra.

O holdback a receber e o holdback a pagar incluem o imposto sobre a parte retida, de modo que cada lançamento fecha e a conta é igual ao que será pago. As duas contas “ainda não” são contas de controle, não categorias da CRA; elas mantêm suas contas principais de GST/HST iguais à declaração. As contas padrão estão em GST/HST na sua escrituração.

Mantenha um demonstrativo de holdback para cada obra: a parte envolvida, a data do contrato, a data do certificado, o fim do período do holdback, o valor e o imposto retidos, a data prevista de liberação e se há lien registrado.

O dinheiro que você recebe em uma obra, holdback incluído, também é mantido em trust para os subempreiteiros e fornecedores a quem você deve nessa obra: Ontário, seção 8 (que cobre também o holdback que ainda lhe devem), Colúmbia Britânica, seção 10 e Alberta, seção 22 para pagamentos feitos depois de um certificado de conclusão substancial. Gastar esse dinheiro em despesas gerais ou em outra obra antes de pagá-los é quebra do trust. Ontário exige uma conta bancária em seu nome e registros escritos para cada trust (seção 8.1) e responsabiliza o administrador ou diretor que concorda com uma quebra que conhece, ou deveria conhecer (seção 13). Na Colúmbia Britânica, o administrador ou diretor que concorda com uma quebra sabendo dela comete uma infração (seção 11).

Na Colúmbia Britânica, em uma obra de $100.000 ou mais, o proprietário deve depositar o holdback em uma conta de holdback em uma instituição de poupança, administrada em conjunto com o empreiteiro, a menos que o proprietário seja o governo ou um órgão público designado ou que um credor hipotecário retenha o holdback no lugar (Builders Lien Act, seção 5). Nesse caso, o seu valor a receber fica nessa conta.

Quando o holdback é liberado e o que inicia a contagem do prazo?

O holdback é liberado quando o prazo do lien termina sem nenhum lien pendente. O que inicia esse prazo e quanto ele dura varia por província (as seções citadas abaixo são da lei de cada província).

Ontário acrescenta uma liberação anual, em vigor desde 1º de janeiro de 2026. A cada aniversário da data do contrato, o proprietário deve publicar um aviso em até 14 dias e depois pagar o holdback acumulado do ano anterior, no mínimo 60 e no máximo 74 dias depois, salvo se um lien tiver sido preservado ou aperfeiçoado (Construction Act, seção 26). O empreiteiro tem então 14 dias para pagar a cada subempreiteiro a sua parte. Para um contrato feito antes de 1º de janeiro de 2026, a primeira liberação anual ocorre no segundo aniversário depois dessa data e cobre todo o holdback acumulado até então (seção 87.4(4)). Alberta exige pagamento antecipado apenas quando o próprio contrato prevê pagamento anual ou em fases e seu preço é superior a um valor prescrito (seção 24.1).

Na Colúmbia Britânica, peça por escrito ao responsável pela certificação de pagamento, em geral a pessoa que seu contrato indica para certificar pagamentos, um certificado de conclusão do seu subcontrato. O certificador deve decidir em até 10 dias do pedido (seção 7).

Cada liberação, anual ou final, é um pagamento de holdback, então o GST/HST sobre ela segue o momento descrito na próxima seção.

Quando cobro GST/HST sobre um holdback e sobre as parcelas de andamento?

O imposto sobre uma parcela de andamento vence no que ocorrer primeiro entre o dia do pagamento e o dia do vencimento. O imposto sobre um holdback retido por uma lei de liens ou por um contrato de construção escrito espera até o que ocorrer primeiro entre o dia em que ele é pago e o dia em que se torna exigível (Excise Tax Act, seção 168).

O vencimento de uma parcela vem do contrato. Em Ontário e Alberta, a lei de liens também exige que o proprietário pague uma fatura correta em até 28 dias depois de recebê-la (Construction Act, seção 6.4, lei de Alberta, seção 32.2), então guarde a data da fatura e a data do pagamento de cada parcela. O proprietário pode reter um valor contestado mediante aviso em até 14 dias, e o empreiteiro deve pagar a cada subempreiteiro a sua parte em até 7 dias depois de receber o pagamento (Ontário, seções 6.4(2) e 6.5; Alberta, seções 32.2(2) e 32.3).

O texto da fatura importa. O memorando da CRA sobre imóveis mostra uma fatura que primeiro tira o holdback do preço e soma o imposto ao que sobra, com o restante do imposto vencendo quando o holdback é pago. O outro exemplo soma o imposto ao preço total e depois tira o holdback do total: todo o imposto é recolhido no período da fatura. O memorando também diz que o imposto cobrado antes de ser exigível vai na declaração do período em que foi cobrado (GST/HST Memorandum 19.1). Um segundo memorando da CRA descreve o diferimento para holdbacks exigidos por lei ou por contrato escrito (momento em que o imposto é devido). Os dois entendem de forma diferente o dia em que o holdback se torna exigível: o primeiro o põe no fim do período do holdback definido pela lei ou pelo contrato, o segundo no dia em que o holdback deve ser pago. Em Ontário, o prazo do lien termina antes do prazo de pagamento de 14 dias, então os dois dias são diferentes. Registre as duas datas no demonstrativo de holdback e confirme o momento antes de entregar a declaração com qualquer um deles. Ambos os memorandos são antigos. O segundo diz que não foi atualizado para mudanças legislativas posteriores, e o primeiro traz um aviso de mudança de 2002: onde qualquer um deles diferir da lei, vale a lei.

Informe o imposto na declaração do período em que ele se torna exigível (guia de entrega). Depósitos e faturas não pagas têm guia próprio, e o PST sobre materiais está no guia do PST.

Quando peço o crédito de imposto sobre insumos de uma fatura de subempreiteiro com holdback?

Peça o crédito na declaração do período em que o imposto se torna exigível de você ou em que você o paga, o que ocorrer primeiro (Excise Tax Act, seção 169). O imposto sobre um holdback que você retém de um subempreiteiro também segue a seção 168(7), porque você é o adquirente: ele é exigível de você no que ocorrer primeiro entre o dia em que você paga o holdback e o dia em que ele se torna exigível.

Assim, o crédito sobre a parte que você paga agora vai na declaração atual, e o crédito sobre a parte retida espera. O imposto que você paga antes pode ser pedido no período em que foi pago. Tenha em mãos a fatura do fornecedor antes de entregar a declaração que pede o crédito. O prazo usual é a data de vencimento da declaração do último período de apuração que termina dentro de quatro anos depois do fim do período em que você pôde pedir o crédito pela primeira vez (CRA).

O crédito também se limita à parte da compra adquirida para uso em atividades comerciais. Isso pode mudar quando você constrói, aluga ou mantém casas em vez de faturar clientes por trabalho tributável: veja GST/HST sobre imóveis residenciais.

Como organizo a escrituração contábil de uma construtora com apuração de custos por obra?

Abra uma obra para cada contrato e identifique com ela cada fatura, cada compra no cartão e cada custo de folha de pagamento ao lançá-los. O lucro da obra é a receita faturada nela menos os custos identificados com ela. Os custos que servem à empresa inteira ficam fora de qualquer obra.

Lance o GST/HST recuperável na conta de crédito, não na obra. Registre cada ordem de alteração em uma linha própria para ver o que ela acrescentou, e compare todo mês o lucro da obra com o orçamento. As contas que correspondem aos formulários fiscais estão em plano de contas para o GIFI.

O que preciso de cada subempreiteiro para que meus créditos de imposto sobre insumos se sustentem?

Você precisa de uma fatura com os dados que a CRA exige, de um fornecedor cujo registro você conferiu, além do subcontrato que mostra as condições do holdback. Um pequeno fornecedor não é obrigado a se registrar, então a fatura dele pode não mostrar GST/HST nem número, e nesse caso não há imposto para você pedir de volta (CRA).

Guarde-os por 6 anos a partir do fim do ano a que se referem (CRA). Se um subempreiteiro não deu fatura, peça uma agora e guarde o comprovante do pagamento; o crédito exige os dados da fatura em mãos antes de você entregar a declaração que o pede. A falta de um dado é tratada em dados do recibo para créditos de imposto sobre insumos. Saber se o trabalhador é mesmo um subempreiteiro é outro teste: veja empregado ou prestador de serviços.

Quebec funciona de outro jeito para subempreiteiros?

Em parte. O momento do GST/HST federal para um holdback retido por um contrato escrito de construção vale também para uma obra em Quebec (Excise Tax Act, seção 168). As regras de holdback acima vêm das leis de Ontário, da Colúmbia Britânica e de Alberta e não regem uma obra em Quebec, e o imposto sobre vendas de Quebec é outro imposto, que não é tratado aqui.

Pode ser exigido um Attestation de Revenu Québec para obras de construção licenciadas abrangidas, quando os contratos com o mesmo subempreiteiro chegam a $25.000 antes do imposto. As condições, os prazos e as isenções estão no guia de declaração de subempreiteiros.

Regime de caixa ou de competência: como mostro o lucro por obra quando o dinheiro chega meses depois?

Mostre o lucro da obra pelo que você faturou e pelo que a obra custou, não pelo caixa. A CRA diz que toda renda de autônomo, exceto a de agricultura, pesca e comissões, deve ser informada pelo regime de competência (Guide T4002). Essa regra vale para a renda de autônomo; a T2 de uma corporação parte das demonstrações financeiras. Livros mantidos pelo regime de caixa mostrariam uma obra lucrativa como prejuízo até o proprietário pagar. O momento do caixa, as demonstrações da corporação e a escolha do método estão em regime de caixa ou de competência.

Use duas visões: uma demonstração do resultado por obra, sobre o faturamento, para ver a margem, e o demonstrativo de holdback para saber quando o dinheiro entra e sai. Se os custos andam à frente do faturamento, a obra parece dar prejuízo até você faturar; compare todo mês a parte do orçamento gasta com a parte faturada.

Quando um holdback conta como renda na declaração depende do regime contábil e da posição atual da CRA. O boletim antigo para empreiteiros (IT-92R2) está arquivado e não é mais atualizado, então defina o tratamento com quem prepara a declaração antes de fechar os livros.

E se um holdback nunca for liberado ou ficar preso a um lien?

Um holdback fica em holdback a receber enquanto ainda for devido pelo contrato e pela lei; baixá-lo é outra decisão, com testes fiscais próprios. Um lien prende o dinheiro. Em Ontário, a liberação anual não vale enquanto um lien estiver preservado ou aperfeiçoado, e o pagamento vence em até 14 dias depois do fim dele (seção 26(7)). Na Colúmbia Britânica, o dinheiro de uma conta de holdback não pode ser pago sem a concordância de todos os que a administram, e qualquer um deles pode pedir orientação ao tribunal (seção 5). Em Alberta, enquanto houver lien registrado, o proprietário também deve reter qualquer outro valor não pago devido pelo contrato (seção 18(2)), então pode ficar preso mais do que o holdback. Um pedido de lien tem prazos rígidos e etapas judiciais que esta página não aborda.

Quanto ao GST/HST, se o imposto sobre o holdback nunca foi cobrado nem informado, pode não haver nada a ajustar na declaração; confirme nas declarações que você entregou. Se foi informado e o holdback é baixado, o imposto pode ser recuperado como crédito incobrável em uma declaração entregue em até 4 anos depois da data de vencimento do período da baixa, e uma recuperação posterior é somada de volta (Excise Tax Act, seção 231). As condições e o lado do imposto de renda estão em como baixar faturas de clientes não pagas. Na escrituração, quando você baixa um holdback a receber cujo imposto nunca se tornou exigível, retire também esse imposto de “GST/HST sobre o holdback, ainda não vencido”, de modo que só o valor sem imposto seja o prejuízo.

Do lado do que se paga, mantenha o holdback de um subempreiteiro em holdback a pagar até que a lei e o subcontrato o liberem. Em Ontário, se um subcontrato for abandonado ou rescindido, quem paga não pode usar o holdback para pagar um profissional substituto até que os liens expirem (seção 30). A Colúmbia Britânica (seção 6) e Alberta (seção 18(6)) proíbem o mesmo uso. Ontário protege quem paga apenas por pagamentos de até 90% do preço fornecido (seção 24).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Ampliação em Toronto com parcela mensal

Um reformador assina uma ampliação de C$200.000. O proprietário retém 10% de cada parcela. Uma parcela de C$50.000 é faturada tirando primeiro o holdback de C$5.000 e somando 13% de HST aos C$45.000 que sobram: C$5.850 de HST, então a fatura a pagar é de C$50.850. A lei exige o holdback, então o HST sobre ele, C$650, ainda não é exigível. O lançamento da parcela: débito em contas a receber de C$50.850 e em holdback a receber de C$5.650 (C$5.000 mais C$650 de HST); crédito em receita da obra de C$50.000, em GST/HST cobrado de C$5.850 e em GST/HST sobre o holdback, ainda não vencido, de C$650.

No final, o holdback é de C$20.000 e o HST sobre ele é de C$2.600. O certificado é publicado, o prazo de lien de 60 dias termina sem lien e o proprietário paga em até 14 dias. O HST é exigível no que ocorrer primeiro entre esse pagamento e o dia em que ele se torna exigível (os dois memorandos da CRA acima entendem esse dia de forma diferente) e vai na declaração desse período. Se a fatura tivesse somado o HST à parcela inteira antes de tirar o holdback, no outro exemplo do memorando todos os C$6.500 de HST seriam informados no período da fatura, inclusive os C$650.

Empresa de estruturas de madeira em Vancouver retendo holdback dos subempreiteiros

Os subempreiteiros de uma empresa de estruturas de madeira faturam C$80.000 em uma obra, e a empresa retém 10%, C$8.000, em holdback a pagar. O GST de 5% sobre os C$8.000 é de C$400 (PST ignorado). Um certificado de conclusão é emitido, e o período de holdback de 55 dias corre a partir dele. Sem declaração de lien, a empresa paga os C$8.000 mais os C$400 de GST e pede o crédito de C$400 no período em que o imposto é pago ou se torna exigível, o que ocorrer primeiro, o que pode ser o fim do período de 55 dias.

Subempreiteiro de drywall em Montreal

Um subempreiteiro de drywall espera C$30.000 em serviços para um empreiteiro no ano. Isso está acima do limite de $25.000 em que um Attestation pode ser exigido para obras de construção licenciadas abrangidas, então o empreiteiro confere as condições e os prazos no guia de declaração de subempreiteiros. As regras de holdback de Ontário, da Colúmbia Britânica e de Alberta acima não se aplicam a essa obra.

E no seu caso?

• Sua primeira obra com holdback está terminando, uma declaração de subempreiteiros está perto ou a CRA pergunta sobre holdbacks e faturas de subempreiteiros: definir quais regras de holdback valem para cada obra, o momento do GST/HST nas parcelas passadas e como a escrituração mostra o lucro da obra são os pontos a resolver. Veja escrituração contábil.
• Você pagou subempreiteiros e faltam informes: siga a declaração de T4A e T5018 e veja escrituração contábil para reconstruir os pagamentos por ano.
• A CRA está revisando sua declaração de GST/HST: veja revisões e auditorias de GST/HST.
• Seus livros estão meses atrasados, os holdbacks não conciliam ou o dinheiro de uma obra pagou custos de outra: comece por como atualizar livros atrasados e escrituração contábil.
• Há holdbacks em aberto no fim do ano: como eles contam na declaração é uma questão separada da escrituração; veja regime de caixa ou de competência e escrituração contábil.
• Você constrói, aluga ou vende casas: use GST/HST sobre imóveis residenciais.
• Um holdback está em disputa ou foi registrado um lien: a disputa é um assunto jurídico para um advogado de construção; a escrituração e qualquer ajuste de GST/HST estão tratados acima, e a parte dos registros está em escrituração contábil.
• Suas obras ficam em Quebec ou em outra província: a escrituração e o momento do GST/HST federal acima continuam valendo; tome o percentual e as datas de liberação da lei de liens daquela província e veja escrituração contábil para os livros das obras.