Muhasebe Kayıtlarında GST/HST: Ödenecek, ITC ve Net Hesaplar

Kayıtlı bir işletmenin hangi GST/HST hesaplarına ihtiyacı vardır?

Tahsil edilen vergi, alışlarda ödenen vergi (girdi vergisi kredileri, ITC'ler) ve ödenecek net vergi için hesap açın. Bu hesaplar, beyannamenin istediği üç rakamı verir: tahsil edilen veya tahsil edilecek vergi (103 satırı), ITC'ler (106 satırı) ve net vergi (109 satırı). Olağan yöntemde (Quick Method değil) net vergi, satışlardaki vergiden ITC'lerin düşülmesi ve düzeltmelerin eklenmesi veya çıkarılmasıyla bulunur (CRA: net GST/HST hesaplama; Excise Tax Act, madde 225).

CRA, kayıtlının tahsil ettiği vergiyi CRA'ya gönderene kadar emanet olarak elinde tuttuğunu söyler (RC4022); bu yüzden muhasebe kayıtlarında vergi normalde satış veya gider hesabında değil, bir yükümlülük hesabında tutulur. Bir şirket net vergiyi aktarmazsa, o sırada görevde olan yönetim kurulu üyeleri şirketle birlikte şahsen sorumlu olabilir ve CRA bir yönetim kurulu üyesini, yönetim kurulundan ayrıldıktan sonra şu süre içinde tarh edebilir: iki yıl (Excise Tax Act, madde 323). Verginin gelir vergisi beyannamesinde gelir sayılıp sayılmadığı ayrı bir sorudur: bkz. tahsil edilen GST/HST gelir midir.

Çoğu program, her satırdaki bir vergi koduna göre bu hesaplara kayıt yapar. Elle yapılan yevmiye kaydında vergiyi kendi satırına yazın; hiçbir zaman satış veya gider satırının içine koymayın.

İşletme kayıtlıysa, olağan yöntemi kullanıyorsa ve belgelerini saklıyorsa kurulum basittir. İlk beyanname hâlâ ileride olduğunda, vergi zaten satışlara veya giderlere karışmışsa, birkaç dönem tahminlerle verilmişse, ödenecek tutar CRA'nın bakiyesiyle uyuşmuyorsa ya da işletme beyannamelerin genellikle Revenu Québec'e verildiği Québec'te bulunuyorsa basit değildir (RC4022).

Kayıttan önce toplayın: kayıt onayı ve yürürlük tarihi, CRA hesabınızda görünen raporlama dönemi (CRA: beyanname talimatları), satış faturaları, tedarikçi makbuzları, banka ve kart hesap özetleri, verilmiş beyannameler ve CRA hesap bakiyesi.

Bilançoda neden ödenecek GST/HST, geçici ve net satırları görünür?

Bilançodaki her GST/HST satırı, CRA'ya borçlu olduğunuz net tutarın bir aşamasıdır. Adları CRA'dan değil muhasebe programından gelir; bu yüzden etiketine değil, her satırın neyin toplamı olduğuna bakın.

Açık satırların toplamı, henüz verilmemiş dönemler için tahsil edilen vergiden ITC'ler düşülmüş tutara eşit olmalıdır. Ödenecek satır, verilmiş beyannamelerin net vergisinden ödemeler ve taksitler düşülmüş tutara eşit olmalıdır; iade edilecek tutar ayrı bir iade satırında durur. Beyannamesi verilmiş bir dönemden kalan geçici hesap bakiyesi genellikle beyannamenin hiç kaydedilmediği anlamına gelir. CRA'nın bakiyesinden farklı bir ödenecek tutar mutabakat işidir: bkz. ödenecek GST/HST'yi CRA ile mutabık hâle getirme.

Satıştaki GST/HST'yi fatura kestiğimde mi, müşteri ödediğinde mi kaydederim?

Genellikle satıştaki GST/HST, fatura tarihinde veya ödeme tarihinde (hangisi önceyse) kaydedilir. Vergi, bedelin (karşılığın) ödendiği gün ile ödenmesi gereken gün arasında hangisi önceyse o gün ödenmesi gereken hale gelir (Excise Tax Act, madde 168). Bedel genellikle şunların en erken olanında ödenmesi gereken hale gelir: faturanın ilk düzenlendiği gün, faturada basılı tarih, gereksiz gecikme olmasaydı düzenleneceği gün ve yazılı bir sözleşmenin ödeme istediği gün (madde 152). Kural Kanun tarafından belirlendiği için, gelir vergisi beyannamesinde hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın nakdin gelmesini beklemez.

Bu yüzden Mart'ta fatura edilip Mayıs'ta ödenen bir satış, Mart muhasebe kayıtlarına ve Mart'ı kapsayan beyannameye aittir. Siz fatura kesmeden ödeme yapan bir müşteride vergi ödeme tarihine yazılır. Yazılı sözleşmeye dayanan kira ve lisans ücretleri, sözleşmenin belirlediği ödeme tarihinde ödenmesi gereken hale gelir (madde 152(2)); diğer zamanlama durumları depozitolarda ve ödenmemiş faturalarda GST/HST rehberindedir.

Sıfır oranlı veya muaf bir satışta vergi kaydı yoktur, ancak yine beyannamenin 101 satırındaki satışlara dahildir (beyanname talimatları). Hangi satışların bu kapsamda olduğu için bkz. muaf, sıfır oranlı ve kapsam dışı.

Makbuz toplamı yalnızca GST/HST içeriyorsa, bedeli bulmak için toplamı bir artı GST/HST oranına bölün; geri kalanı vergidir. Makbuzda PST veya QST de varsa önce o vergiyi ayırın; bkz. vergi dahil fiyatlar ve GST/HST. Oran, satışın yapıldığı yere bağlıdır: bkz. eyaletlere göre GST/HST, PST ve QST tahsili.

Yalnızca geri alınabilir kısım ITC olsun diye bir gideri nasıl kaydederim?

Bedeli gider hesabına, geri alınabilir GST/HST'yi ITC hesabına yazın; toplam banka, kart veya borçlar hesabına gider. Kredi, verginin ödenmesi gereken hale geldiği veya ödendiği döneme aittir (Excise Tax Act, madde 169).

Dönem içinde fatura edilip dönem sonunda ödenmemiş bir fatura, genellikle yine de o dönemde kredisini kazanır; çünkü vergi, ödeme ile bedelin ödenmesi gereken hale geldiği gün arasında hangisi önceyse o gün ödenmesi gereken hale gelir. Kredi için ayrıca tedarikçinin belgelerinin beyanname verilmeden önce elinizde olması gerekir (madde 169(4); CRA: girdi vergisi kredileri). Zamanında talep edilmeyen kredi kaybolur; çoğu kayıtlı için süre: dört yıl. Bkz. makbuzda neler görünmeli. Kayıt tarihinizden önce ödenen vergi kendi kurallarına tabidir: bkz. kayıttan önce ödenen GST/HST'yi talep etme.

Makbuzun tamamını gider hesabına yazıp bir de ITC talep etmek vergiyi iki kez indirir. Quick Method kullanan kayıtlı, işletme giderlerinde ITC talep edemez (CRA); bu yüzden vergi giderin içinde kalır: bkz. muhasebe kayıtlarında Quick Method.

Verginin yalnızca bir kısmı geri alınabiliyorsa ne değişir?

ITC hesabına yalnızca verginin geri alınabilir payını yazın, geri kalanı gider hesabında veya sahibin hesabında bırakın. Kredi, alışın ticari faaliyetlerde, yani işletmenizin vergiye tabi satışları için ne ölçüde kullanıldığına bağlıdır (Excise Tax Act, madde 169).

Kullanım düzeyleri: CRA: ITC uygunluk yüzdesi. Yemek payı, CRA'nın olağan kuralıdır (RC4022). CRA ayrıca kayıtlının yıl boyunca yemeklerdeki verginin tamamını talep etmesine ve sınırlandırılmış payı yılda bir kez 104 satırına geri eklemesine izin verir: aylık ve üç aylık beyan verenler sonraki mali yılın ilk raporlama döneminde, yıllık beyan verenler o mali yılın beyannamesinde ekler (beyanname talimatları; RC4022). Hangi yolu seçerseniz seçin, muhasebe kayıtları beyannameyle aynı ayrımı göstermelidir.

Geri ekleme zamanlaması, araçlar, ev ofisleri ve kredisi olmayan ya da kısmi olan diğer maliyetler için bkz. ITC'si olmayan veya kısmi olan giderler; şirket yemekleri için şirket kayıtlarında yemek ve ağırlama. Bir şirketin hissedarın şahsi maliyetini nasıl ele alacağı ayrı bir vergi sorusudur: bkz. şahsen ödenen işletme giderleri.

Depozitoyu, müşteri ödemesini, alacak notunu veya silinen faturayı nasıl kaydederim?

Depozito, kaydedilmiş bir faturaya yapılan ödeme, alacak notu ve silinen fatura için ayrı kayıtlar vardır; alacak notları ve şüpheli alacaklar beyannameyi de düzeltir.

Kısmen ödenmiş bir fatura için indirim yalnızca ödenmemiş payı kapsar. Zamanlama kuralları, şüpheli alacak koşulları ve süre sınırı için bkz. depozitolarda ve ödenmemiş faturalarda GST/HST ve ödenmemiş müşteri faturalarını silme.

GST/HST beyannamesini nasıl kaydederim: ödeme, iade veya taksit?

Beyannameyi verildiğinde, parayı ise hareket ettiğinde kaydedin. Beyannamenin net vergisi 109 satırıdır; taksitler 110 satırında düşülür ve negatif sonuç 114 satırında iadedir (beyanname talimatları).

Bir önceki mali yıldaki net vergisi $3.000 veya daha fazla olan yıllık beyan veren, üç ayda bir taksit ödemek zorunda kalabilir (CRA: taksitler). Yıllık beyanname taksitleri 110 satırında bildirir; bunları yeniden kaydetmeyin. Net vergiyi (109 satırı) ödenecek hesaba yazmak borç bakiyesini kapatır. Taksitler pozitif bir net vergiyi aşarsa bir borç kalır: bunu iade edilecek hesaba aktarın (iade edilecek hesabı borçlandırın, ödenecek hesabı alacak yazın). Alacak notlarından ve şüpheli alacaklardan gelen düzeltmeler, bildirildikleri dönemde aynı hesaplara yazılır.

Bir depozito, taksit veya iade CRA'nın gösterdiğinden farklıysa bkz. ödenecek GST/HST'yi CRA ile mutabık hâle getirme. Nasıl beyanname verileceği ve son tarihi için bkz. GST/HST beyanı ve ITC talebi.

PST ve QST de ödüyorsam nereye yazılır?

PST ve QST, GST/HST hesaplarına değil kendi hesaplarına yazılır. Net vergi yalnızca Excise Tax Act'in GST/HST bölümü kapsamındaki vergiyi sayar (madde 225) ve beyannamenin 101 satırı eyalet satış vergisini hariç tutar (beyanname talimatları).

• Satışlarda PST: PST uygulayan her eyalet, bunu nasıl tahsil edip aktaracağınıza dair kendi kurallarını koyar. GST'yi PST hariç bedel üzerinden hesaplayın (RC4022).
• Alışlarda PST: ITC, GST/HST'yi geri kazandırır (CRA: girdi vergisi kredileri); bu yüzden ödenen PST, o eyaletin kuralları alışı muaf tutmadıkça veya PST'yi geri almanıza izin vermedikçe genellikle maliyetin parçasıdır. Aktarım için GST/HST'yi izleyip PST'yi izlememek istiyorsanız, faturayı yalnızca GST/HST kısmı ITC hesabına gidecek şekilde kodlayın; PST giderde kalır.
• HST uygulanan eyaletler: ayrı bir PST yoktur; HST, eyalet payı dahil, yukarıdaki hesaplardan geçer.
• QST: Québec'te bulunan bir işletme, GST/HST beyannamelerini genellikle Revenu Québec'e, onun formlarıyla verir (RC4022). QST'nin kendi oranı (%9,975) ve kendi kuralları vardır. Tahsil edilen, ödenen ve ödenecek QST'yi ayrı hesaplarda tutun.

Eyaletlere göre kurallar eyaletlere göre PST ve QST rehberindedir.

Beyanname vermeden önce GST/HST hesaplarının beyannameyle uyuştuğunu nasıl kontrol ederim?

Beyanname vermeden önce, dönemin üç muhasebe toplamını 103, 106 ve 109 satırlarıyla karşılaştırın.

106 satırı, süre sınırı dolmamışsa önceki bir dönemde talep edilmemiş ITC'leri içerir (beyanname talimatları); bu yüzden geç yapılan bir talep, 106 satırının dönemin kayıtlarından neden yüksek çıktığını açıklar. Vergi raporunu yalnızca ödeme tarihlerine göre değil, verginin ödenmesi gereken hale geldiği tarihlere göre, fatura öncesinde alınan kısmi ödemeler dahil çalıştırın.

101 satırındaki satışlar kâr ve zarar tablosuna nadiren tam eşit olur: bkz. beyanname muhasebe kayıtlarıyla uyuşmadığında. Beyanname ve ödeme kaydedildikten sonra ödenecek tutar CRA'nın bakiyesiyle uyuşmalıdır.

Hangi kayıtlar her yevmiye kaydını destekler ve ne kadar süre saklarım?

Her kaydın arkasındaki belgeyi, genellikle ilgili olduğu yılın sonundan itibaren 6 yıl boyunca saklayın; CRA daha uzun süre isteyebilir (CRA: saklanması gereken GST/HST kayıtları).

Elektronik beyan verirken makbuz veya destekleyici belge göndermezsiniz, ancak CRA isterse diye saklamanız gerekir (CRA: saklanması gereken GST/HST kayıtları). Bir ITC için destekleyici kanıt, beyanname verilmeden önce elinizde olmalıdır (CRA: girdi vergisi kredileri).

Örnek

Tüm rakamlar Kanada dolarıdır ve açıklayıcıdır.

Ontario şahıs işletmesi: bir satış ve bir alış

Ontario'daki bir şahıs işletmesi sahibi C$2.000 artı C$260 HST (%13) fatura eder ve toplamı C$565 olan, içinde C$65 HST bulunan bir makbuzla malzeme alır (C$565'in 1,13'e bölümü C$500'dür). Kayıtlarda C$2.000 satış, C$260 tahsil edilen HST, C$500 malzeme gideri ve C$65 ödenen HST görünür. Ödenecek net vergi C$260 eksi C$65, yani C$195'tir.

Alberta şirketi: Mart'ta fatura, Mayıs'ta ödeme

Takvim çeyreklerine göre üç ayda bir beyanname veren bir Alberta şirketi, 20 Mart'ta C$10.000 artı C$500 GST fatura eder. Müşteri C$10.500'ü 3 Mayıs'ta öder. Fatura tarihi ödeme tarihinden önce geldiği için C$500, Mart muhasebe kayıtlarına ve Mart çeyreği beyannamesine aittir. Mayıs tahsilatı bankayı C$10.500 borçlandırır ve alacakları aynı tutarda alacak yazar; vergi kaydı yoktur.

Beyannameyi ve ödemeyi kaydetme

Şahıs işletmesi sahibinin üç ayda bir beyanname verdiğini varsayın. Fatura ve malzeme faturasından sonra tahsil edilen HST C$260 alacak, ödenen HST C$65 borç ve ödenecek HST sıfırdır. Beyannameyi kaydetmek tahsil edilen HST'yi C$260 borçlandırır, ödenen HST'yi C$65 alacak yazar ve ödenecek HST'yi C$195 alacak yazar; böylece tahsil edilen ve ödenen sıfıra iner. Ödeme, ödenecek HST'yi borçlandırır ve bankayı C$195 alacak yazar. Beyanname ve ödeme birlikte kaydediliyorsa, ödenecek yerine bankayı C$195 alacak yazın.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Hesaplar verilmiş bir beyannameyle uyuşmuyor ya da beyannameler tahminlerle verildi: CRA, beyanname son tarihi ile verildiği tarihten geç olanın ardından genellikle 4 yıl içinde beyannameyi yeniden tarh edebilir; hile veya ihmal, dikkatsizlik ya da kasıtlı kusurdan kaynaklanan yanlış beyan varsa süre sınırı yoktur (Excise Tax Act, madde 298). Düzeltme beyannamesi vermek, sonraki beyannamede düzeltmek veya kayıtları yeniden oluşturmak, döneme ve tutarlara bağlıdır. Verilmiş GST/HST beyannamesini düzeltme rehberiyle başlayın ve muhasebe desteği alın.
• Vergi zaten satışlarınızın veya giderlerinizin içinde: önce belgeleri ve mevcut vergi kayıtlarını kontrol edin. Satışlarda fiilen tahsil edilen vergiyi tahsil edilen hesabına taşıyın. Alışlarda yalnızca geri alınabilir vergiyi ITC hesabına taşıyın; sınırlandırılmış vergi maliyette kalır, şahsi tutarlar şahsi hesaba gider. Karma makbuzları vergi satırlarına göre ayırın ve bir krediyi hiçbir zaman iki kez kaydetmeyin. Dönem verilmişse düzeltme beyannameyi değiştirebilir: bkz. verilmiş GST/HST beyannamesini düzeltme. Çok sayıda dönem veya tamamen eksik vergi, yeniden oluşturma işidir: muhasebe desteği alın.
• Birkaç dönem geride veya hiç verilmedi: bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama ve verilmemiş beyannameler ve tahmini tarhiyatlar; ardından dönemleri sırayla yeniden oluşturmak için muhasebe desteği alın.
• Ödenecek tutar CRA'nın bakiyesiyle uyuşmuyor: ödenecek GST/HST'yi CRA ile mutabık hâle getirme rehberini izleyin; fark birkaç dönemi kapsıyorsa muhasebe desteği alın.
• Quick Method kullanıyorsunuz: bkz. muhasebe kayıtlarında Quick Method.
• İşletmeniz Québec'te: beyannameler genellikle Revenu Québec'e verilir; bkz. GST/HST beyanı ve ITC talebi ve eyaletlere göre PST ve QST.
• ABD doları cinsinden fatura kesiyorsunuz: bkz. ABD doları cinsinden satışlar ve pazaryeri ödemeleri.
• Muhasebe kayıtlarını baştan kuruyorsunuz: bkz. yeni bir işletme için muhasebe kayıtlarını kurma.