Contabilidad de construcción: retenciones en garantía y GST/HST

¿Qué es una retención en garantía en la construcción y de cuánto es en Ontario, BC y Alberta?

Una retención en garantía (holdback) es una parte de cada pago de una obra que quien paga se queda hasta que pase el plazo para registrar un gravamen (un reclamo legal sobre la propiedad por trabajo sin pagar). Una ley provincial de gravámenes fija el porcentaje y la fecha de liberación, así que la respuesta depende de la provincia donde está la obra. Ontario, Columbia Británica y Alberta exigen una cada una.

Después de un certificado de cumplimiento sustancial (certificate of substantial performance), Ontario (sec. 22(2)) y Alberta (sec. 23) también exigen una retención separada sobre el trabajo que se termina después. En otra provincia, las cuentas, el momento del GST/HST y el costeo por obra que siguen funcionan igual; solo el porcentaje de la retención y las fechas de liberación vienen de la ley de gravámenes de esa provincia, así que léala para cada obra. Quebec se explica más abajo.

Una obra no es sencilla cuando:

• trabaja en más de una provincia, así que cada obra necesita su propia revisión.
• un contrato de Ontario se firmó bajo una versión anterior de la ley, que todavía puede aplicar (sec. 87.3).
• llegó un aviso de gravamen o hay un gravamen registrado.
• la CRA, un prestamista o un propietario pregunta por retenciones en garantía o por facturas de subcontratistas, o se acerca una presentación por pagos a subcontratistas (T4A y T5018).
• facturó o reclamó GST/HST en pagos de avance anteriores sin verificar cuándo se debía el impuesto de la retención en garantía.
• usted es a la vez contratista del propietario y pagador de sus subcontratistas en una misma obra, así que tiene una cuenta por cobrar y una por pagar.
• el dinero de una obra pagó gastos generales o costos de otra obra mientras los subcontratistas de la primera siguen sin cobrar (vea la regla del fideicomiso más abajo).

Reúna el contrato firmado y las órdenes de cambio, la dirección de la obra, cada factura de avance, cualquier certificado y su fecha, cada subcontrato y factura de subcontratista, y cualquier aviso de gravamen o carta de la CRA.

¿Cómo llevo la contabilidad de las retenciones: por cobrar a los propietarios y por pagar a los subcontratistas?

Registre la parte que el propietario retiene como retención en garantía por cobrar, un activo, y la parte que usted retiene a un subcontratista como retención en garantía por pagar, un pasivo. Manténgalas separadas de las cuentas por cobrar y por pagar, y asigne cada una a su obra.

La retención en garantía por cobrar y por pagar incluye el impuesto de la parte retenida, así que cada asiento cuadra y el saldo de la cuenta es igual a lo que se pagará. Las dos cuentas «aún no» son cuentas de seguimiento, no categorías de la CRA; mantienen sus cuentas principales de GST/HST iguales a la declaración. Las cuentas estándar están en el GST/HST en su contabilidad.

Lleve un calendario de retenciones para cada obra: la parte, la fecha del contrato, la fecha del certificado, el fin del período de retención, el monto y el impuesto retenidos, la fecha prevista de liberación y si hay un gravamen registrado.

El dinero que recibe por una obra, retención incluida, también se mantiene en fideicomiso para los subcontratistas y proveedores a quienes les debe en esa obra: Ontario sec. 8 (que cubre también la retención que aún le deben a usted), Columbia Británica sec. 10 y Alberta sec. 22 para los pagos posteriores a un certificado de cumplimiento sustancial. Gastarlo en gastos generales o en otra obra antes de pagarles es un incumplimiento del fideicomiso. Ontario exige una cuenta bancaria a su nombre y registros escritos para cada fideicomiso (sec. 8.1), y hace responsable a un director o ejecutivo que consiente un incumplimiento que conoce, o debería conocer (sec. 13). En Columbia Británica, un director o ejecutivo que consiente a sabiendas un incumplimiento comete una infracción (sec. 11).

En Columbia Británica, para una obra de $100,000 o más, el propietario debe depositar la retención en una cuenta de retención en una institución de ahorro, administrada junto con el contratista, salvo que el propietario sea el gobierno o un organismo público designado, o que un acreedor hipotecario retenga la retención en su lugar (Builders Lien Act, sec. 5). Su cuenta por cobrar queda entonces en esa cuenta.

¿Cuándo se libera la retención en garantía y qué hace correr el plazo?

Una retención en garantía se libera cuando termina el período de gravamen sin ningún gravamen pendiente. Lo que inicia ese período y cuánto dura cambia según la provincia (las secciones citadas abajo son de la ley de cada provincia).

Ontario agrega una liberación anual, vigente desde el 1 de enero de 2026. Después de cada aniversario de la fecha del contrato, el propietario debe publicar un aviso dentro de 14 días y luego pagar la retención acumulada del año anterior al menos 60 y no más de 74 días después, salvo que se haya conservado o perfeccionado un gravamen (Construction Act, sec. 26). El contratista tiene entonces 14 días para pagar a cada subcontratista su parte. Para un contrato hecho antes del 1 de enero de 2026, la primera liberación anual llega en su segundo aniversario después de esa fecha y cubre toda la retención acumulada hasta entonces (sec. 87.4(4)). Alberta exige el pago anticipado solo cuando el propio contrato prevé pagos anuales o por fases y su precio supera un monto prescrito (sec. 24.1).

En Columbia Británica, pida por escrito al certificador de pagos (payment certifier), normalmente la persona que su contrato nombra para certificar pagos, un certificado de terminación de su subcontrato. El certificador debe decidir dentro de los 10 días siguientes a la solicitud (sec. 7).

Cada liberación, anual o final, es un pago de la retención, así que el GST/HST sobre ella sigue el momento que se explica en la siguiente sección.

¿Cuándo cobro GST/HST sobre una retención en garantía y sobre los pagos de avance?

El impuesto de un pago de avance se debe en lo que ocurra primero: el día en que le pagan o el día en que vence el pago. El impuesto de una retención en garantía hecha bajo una ley de gravámenes o un contrato de construcción escrito espera hasta lo que ocurra primero: el día en que se paga o el día en que vence (Excise Tax Act, sec. 168).

La fecha de vencimiento de un pago de avance viene del contrato. En Ontario y Alberta, la ley de gravámenes también exige que el propietario pague una factura correcta dentro de los 28 días siguientes a recibirla (Construction Act, sec. 6.4, ley de Alberta, sec. 32.2), así que conserve la fecha de la factura y la fecha de pago de cada pago de avance. Un propietario puede retener un monto en disputa mediante un aviso dentro de 14 días, y un contratista debe pagar a cada subcontratista su parte dentro de los 7 días siguientes a recibir el pago (Ontario secs. 6.4(2) y 6.5, Alberta secs. 32.2(2) y 32.3).

Importa cómo se redacta la factura. El memorando de la CRA sobre bienes inmuebles muestra una factura que primero descuenta la retención del precio y suma el impuesto a lo que queda, con el resto del impuesto pagadero cuando se paga la retención. Su otro ejemplo suma el impuesto al precio completo y luego descuenta la retención del total: todo el impuesto se remite por el período de la factura. También dice que el impuesto cobrado antes de que sea pagadero va en la declaración del período en que lo cobró (GST/HST Memorandum 19.1). Un segundo memorando de la CRA describe el diferimiento para las retenciones exigidas por una ley o un acuerdo escrito (momento en que nace la obligación). Entienden de forma distinta el día en que una retención se vuelve pagadera: el primero lo fija al final del período de retención que establece la ley o el contrato, el segundo el día en que la retención debe pagarse. En Ontario, el período de gravamen termina antes del plazo de pago de 14 días, así que los dos días son distintos. Anote ambas fechas en el calendario de retenciones y confirme el momento correcto antes de presentar con cualquiera de las dos. Ambos son antiguos. El segundo dice que no se actualizó por cambios legislativos posteriores, y el primero lleva un aviso de cambio de 2002: donde alguno difiera de la ley, rige la ley.

Declare el impuesto en la declaración del período en que se vuelve pagadero (guía de presentación). Los depósitos y las facturas sin pagar tienen su propia guía, y el PST sobre materiales está en la guía del PST.

¿Cuándo reclamo el crédito fiscal por insumos de una factura de subcontratista con retención en garantía?

Reclame el crédito en la declaración del período en que el impuesto se vuelve pagadero por usted o en que usted lo paga, lo que ocurra primero (Excise Tax Act, sec. 169). El impuesto de una retención que usted hace a un subcontratista también sigue la sec. 168(7), porque usted es el adquirente: usted lo debe en lo que ocurra primero entre el día en que paga la retención y el día en que vence.

Así, el crédito de la parte que paga ahora va en la declaración actual, y el crédito de la parte retenida espera. El impuesto que paga por adelantado se puede reclamar en el período en que lo pagó. Tenga la factura del proveedor en mano antes de presentar la declaración que reclama el crédito. El plazo habitual es la fecha de vencimiento de la declaración del último período de declaración que termina dentro de cuatro años después del final del período en que pudo reclamar el crédito por primera vez (CRA).

El crédito también se limita a la parte de la compra adquirida para usarse en actividades comerciales. Eso puede cambiar cuando usted construye, alquila o conserva viviendas en vez de facturar trabajo gravable a clientes: vea GST/HST sobre propiedad residencial.

¿Cómo organizo la contabilidad de una empresa de construcción con costeo por obra?

Abra una obra por cada contrato y asigne a ella cada factura, cargo de tarjeta y costo de nómina cuando lo registre. La utilidad de la obra son los ingresos facturados a esa obra menos los costos asignados a ella. Los costos que sirven a todo el negocio quedan fuera de las obras.

Registre el GST/HST recuperable en la cuenta de créditos, no en la obra. Ingrese cada orden de cambio como una línea aparte para ver lo que agregó, y compare cada mes la utilidad de la obra con el presupuesto. Las cuentas que corresponden a los formularios fiscales están en plan de cuentas para el GIFI.

¿Qué necesito de cada subcontratista para que mis créditos fiscales por insumos se sostengan?

Necesita una factura con los datos que exige la CRA, de un proveedor cuya inscripción usted verificó, además del subcontrato que muestra las condiciones de la retención. Un pequeño proveedor no tiene que inscribirse, así que su factura puede no mostrar GST/HST ni número, y entonces no hay impuesto que usted pueda reclamar (CRA).

Consérvelos durante 6 años desde el final del año al que corresponden (CRA). Si un subcontratista no dio factura, pídala ahora y conserve el registro del pago; el crédito exige tener los datos de la factura en mano antes de presentar la declaración que lo reclama. Si falta algún dato, vea datos del recibo para los créditos fiscales por insumos. Si el trabajador es realmente un subcontratista es una prueba aparte: vea empleado o contratista independiente.

¿Funciona distinto Quebec para los subcontratistas?

En parte. El momento federal del GST/HST para una retención en garantía hecha bajo un acuerdo de construcción escrito también aplica a una obra de Quebec (Excise Tax Act, sec. 168). Las reglas de retención en garantía de arriba vienen de las leyes de Ontario, Columbia Británica y Alberta y no rigen una obra de Quebec, y el impuesto sobre las ventas de Quebec es un impuesto aparte que no se cubre aquí.

Puede exigirse una Attestation de Revenu Québec para trabajos de construcción con licencia cubiertos, cuando los contratos con el mismo subcontratista llegan a $25,000 antes de impuestos. Las condiciones, los plazos y las exenciones están en la guía de declaración de subcontratistas.

Método de efectivo o de acumulación: ¿cómo muestro la utilidad por obra cuando el dinero llega meses después?

Muestre la utilidad de la obra con lo que facturó y lo que costó la obra, no con el efectivo. La CRA dice que todo ingreso por trabajo independiente, excepto el de la agricultura, la pesca y las comisiones, debe declararse con el método de acumulación (Guide T4002). Esa regla es para el ingreso por trabajo independiente; la T2 de una corporación parte de sus estados financieros. Una contabilidad llevada en efectivo mostraría una obra rentable como una pérdida hasta que el propietario pague. El momento del efectivo, los estados de una corporación y la elección del método están en contabilidad de efectivo o de acumulación.

Use dos vistas: un estado de resultados por obra, sobre lo facturado, para ver el margen, y el calendario de retenciones para saber cuándo entra y sale el efectivo. Si los costos van por delante de lo facturado, la obra parece una pérdida hasta que factura; compare cada mes la parte del presupuesto gastada con la parte facturada.

Cuándo cuenta una retención en garantía como ingreso en la declaración depende del método contable y de la posición actual de la CRA. Su antiguo boletín para contratistas (IT-92R2) está archivado y ya no se actualiza, así que acuerde el tratamiento con quien prepare la declaración antes de cerrar los libros.

¿Qué pasa si una retención en garantía nunca se libera o queda atrapada en un gravamen?

Una retención en garantía permanece en retención en garantía por cobrar mientras se siga debiendo según el contrato y la ley; darla de baja es una decisión aparte, con sus propias pruebas fiscales. Un gravamen retiene el dinero. En Ontario, la liberación anual no aplica mientras un gravamen esté conservado o perfeccionado, y el pago vence dentro de los 14 días posteriores a que termine (sec. 26(7)). En Columbia Británica, el dinero de una cuenta de retención no se puede pagar sin el acuerdo de todos los que la administran, y cualquiera de ellos puede pedir instrucciones al tribunal (sec. 5). En Alberta, mientras haya un gravamen registrado, el propietario también debe retener cualquier otro monto impago pagadero según el contrato (sec. 18(2)), así que puede quedar retenido más que la retención en garantía. Un reclamo de gravamen tiene plazos estrictos y pasos judiciales que esta página no cubre.

Respecto al GST/HST, si el impuesto de la retención nunca se cobró ni se declaró, puede que no haya nada que ajustar en la declaración; confírmelo con las declaraciones que presentó. Si se declaró y la retención se da de baja, el impuesto puede recuperarse como deuda incobrable en una declaración presentada dentro de 4 años después de la fecha de vencimiento del período de la baja, y una recuperación posterior se suma de nuevo (Excise Tax Act, sec. 231). Las condiciones y el lado del impuesto sobre la renta están en dar de baja facturas de clientes sin pagar. En la contabilidad, cuando da de baja una retención por cobrar cuyo impuesto nunca se volvió pagadero, limpie también ese impuesto de «GST/HST sobre la retención, aún no vencido», para que la pérdida sea solo el monto sin impuesto.

Del lado de las cuentas por pagar, mantenga la retención de un subcontratista en retención en garantía por pagar hasta que la ley y el subcontrato la liberen. En Ontario, si se abandona o se rescinde un subcontrato, el pagador no puede usar su retención para pagar a un oficio de reemplazo hasta que los gravámenes hayan vencido (sec. 30). Columbia Británica (sec. 6) y Alberta (sec. 18(6)) prohíben el mismo uso. Ontario protege al pagador solo por los pagos hasta 90% del precio suministrado (sec. 24).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares canadienses.

Ampliación en Toronto con un pago de avance mensual

Un remodelador firma una ampliación de $200,000. El propietario retiene el 10% de cada pago de avance. Un pago de avance de $50,000 se factura descontando primero la retención de $5,000 y sumando el HST de 13% a los $45,000 restantes: $5,850 de HST, así que la factura por pagar es de $50,850. La ley exige la retención, así que el HST sobre ella, $650, aún no es pagadero. El asiento del pago de avance: débito a cuentas por cobrar $50,850 y a retención en garantía por cobrar $5,650 ($5,000 más $650 de HST); crédito a ingresos de la obra $50,000, a GST/HST cobrado $5,850 y a GST/HST sobre la retención, aún no vencido $650.

Al final, la retención es de $20,000 y su HST de $2,600. Se publica el certificado, el período de gravamen de 60 días termina sin gravamen y el propietario paga dentro de los 14 días. El HST se debe en lo que ocurra primero entre ese pago y el día en que se vuelve pagadero (los dos memorandos de la CRA citados arriba entienden ese día de forma distinta) y va en la declaración de ese período. Si la factura hubiera sumado el HST a todo el pago de avance antes de descontar la retención, según el otro ejemplo del memorando, los $6,500 de HST se declaran por el período de la factura, incluidos los $650.

Carpintero de estructuras en Vancouver que retiene a sus subcontratistas

Los subcontratistas de un contratista de estructuras facturan $80,000 en una obra y el contratista retiene el 10%, $8,000, en retención en garantía por pagar. El GST de 5% sobre los $8,000 es de $400 (sin considerar el PST). Se emite un certificado de terminación y el período de retención de 55 días corre desde él. Sin reclamo de gravamen, el contratista paga los $8,000 más los $400 de GST, y reclama el crédito de $400 en el período en que el impuesto se paga o se vuelve pagadero, lo que ocurra primero, que puede ser el final del período de 55 días.

Subcontratista de paneles de yeso en Montreal

Un subcontratista de paneles de yeso espera $30,000 de trabajo para un contratista en el año. Eso supera la línea de $25,000 a partir de la cual puede exigirse una Attestation para trabajos de construcción con licencia cubiertos, así que el contratista revisa las condiciones y los plazos en la guía de declaración de subcontratistas. Las reglas de retención en garantía de Ontario, Columbia Británica y Alberta de arriba no aplican a esta obra.

¿Su caso es distinto?

• Su primera obra con retención en garantía está por terminar, se acerca una presentación por subcontratistas o la CRA pregunta por retenciones y facturas de subcontratistas: hay que definir qué reglas de retención de qué provincia aplican a cada obra, el momento del GST/HST en pagos de avance anteriores y cómo muestra la contabilidad la utilidad por obra. Vea registro contable.
• Pagó a subcontratistas y faltan comprobantes: siga la declaración de T4A y T5018, y vea registro contable para reconstruir los pagos por año.
• La CRA está revisando su declaración de GST/HST: vea revisiones y auditorías del GST/HST.
• Sus libros llevan meses de atraso, las retenciones no concilian o el dinero de una obra pagó los costos de otra: empiece con cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y el registro contable.
• Hay retenciones aún abiertas al cierre del año: cómo cuentan en la declaración es una pregunta aparte de la contabilidad; vea contabilidad de efectivo o de acumulación y registro contable.
• Usted construye, alquila o vende viviendas: use GST/HST sobre propiedad residencial.
• Una retención está en disputa o se presentó un gravamen: la disputa es un asunto legal para un abogado de construcción; la contabilidad y cualquier ajuste del GST/HST se cubren arriba, y la parte de registros es el registro contable.
• Sus obras están en Quebec u otra provincia: la contabilidad y el momento federal del GST/HST de arriba siguen aplicando; tome el porcentaje y las fechas de liberación de la ley de gravámenes de esa provincia, y vea el registro contable para los libros de las obras.