Wise ve Stripe Çoklu Para Birimli Bakiyeler: Muhasebe Kayıtları

Çoklu para birimli hesap, muhasebe kayıtlarımda tek hesap mı, yoksa her para birimi için ayrı hesap mı?

Her para birimi için ayrı hesap. Çoklu para birimli hesap, sağlayıcıda her para biriminde ayrı bakiye tutan tek bir hesaptır. Bu yüzden muhasebe kayıtlarında her bakiye için, o bakiyenin para biriminde ve kendi hesap özetine bağlı ayrı bir hesap tutulur. Platformdan çıkmış ama henüz bankaya ulaşmamış ödeme aktarımları (payout) için bir ara hesap ekleyin; satışları, ücretleri ve kur farklarını kendi hesaplarında tutun. Aşağıdaki “ana para birimi”, muhasebe kayıtlarının ve beyannamenin tutulduğu para birimidir: Kanadalı işletme için genellikle Kanada doları, ABD'li işletme için ABD doları (ABD doları ile raporlama yapan Kanada şirketi için bu sayfanın sonuna bakın).

Yazılımınız her hesabı tek bir para birimine bağlıyorsa, her para birimi için ayrı bir ara hesap tutun.

İki yapıda da aynı hesaplar kullanılır. Ödeme işlemcisi parayı çoklu para birimli bir para hesabına aktarır; bu hesap muhasebe kayıtlarınızda bir banka hesabıdır ve oradan kendi bankanıza para göndermek gelir değil, transferdir. Ya da müşteriler doğrudan para hesabına öder: bu durumda ödeme aktarımı olmaz, ödemenin kendisi satıştır.

Üç veya daha fazla para biriminde bakiye, birbirini tutmayan bakiyeler veya hiç mutabakat yapılmamış aylar, her ay saatler süren elle giriş, sahibinden farklı bir ülkedeki sağlayıcı, kişisel veya ana ülkedeki bir hesaba gelen işletme parası ya da yurt dışında hesabı olan bir ABD kişisi veya Kanada mukimi sahip (yabancı hesap bildirimleri, aşağıda) varsa durum basit değildir. Bunların her biri olağan muhasebe kayıtlarından fazlasını gerektirir.

Önce şunları toplayın: her para birimi bakiyesinin aylık hesap özeti, sağlayıcının ödeme aktarımı raporu, her çevirme için bir onay (gönderilen tutar, alınan tutar, ücret), her yatış için banka hesap özeti ve kullanacağınız döviz kurlarının kaynağı.

Yoldaki bir ödeme aktarımının gelir olarak iki kez sayılmasını nasıl önlerim?

Her satışı bir kez sayın. Satışları fatura kesildiğinde kaydediyorsanız platform ödemesi faturayı kapatır; ödeme alındığında kaydediyorsanız ödemenin platform bakiyesine ulaşması satıştır. Hangisinin geçerli olduğunu beyannameniz belirler: CRA, çoğu serbest meslek geliri için fatura esasına dayanan tahakkuk yöntemini zorunlu tutar (Kanada; ABD'de seçim). Hangisi olursa olsun, ödeme aktarımı ve banka yatışı kendi hesaplarınız arasında para taşır. Fatura ile ödeme arasındaki kur değişikliği ek satış değil, döviz kazancı veya zararıdır. Adımlar ödeme esasını gösterir; faturalanmış bir satışta 1. adım alacak hesabını kapatır.

1. Satış: bakiyeyi müşterilerin ödediği tam tutar kadar borçlandırın; satışları alacaklandırın.
2. Ücret: ücretleri borçlandırın; bakiyeyi alacaklandırın.
3. Ödeme aktarımı platformdan çıkar: yoldaki ödeme aktarımlarını borçlandırın; bakiyeyi alacaklandırın.
4. Yatış bankaya ulaşır: banka hesabını borçlandırın; yoldaki ödeme aktarımlarını alacaklandırın.

Tüm ödeme aktarımları ulaştığında ara hesap sıfırdır. Ay sonunda kalan bakiye, hâlâ yolda olan bir ödeme aktarımı ya da hiç gelmemiş bir yatış demektir; hesapları kapatmadan önce nedenini araştırın. Yatış başka bir para biriminde ise 4. adım aynı zamanda bir çevirmedir (aşağıda).

Çift saymanın çoğu üç hatadan çıkar: net yatışı satış olarak kaydetmek (brüt satışları ve ücretleri gizler); ödeme aktarımını satışın üstüne bir de satış olarak kaydetmek; ve banka akışındaki ödeme aktarımı yatışını yoldaki ödeme aktarımıyla eşleştirmek yerine yeni satış olarak kabul etmek. Yatışları satış raporlarıyla eşleştirme konusu satış ve ödeme aktarımlarının mutabakatı rehberinde anlatılıyor.

Yabancı para birimli bakiyeye ulaşan bir ödeme aktarımını nasıl kaydederim?

Üç tutarı ödeme aktarımının kendi para biriminde kaydedin: brüt satışları (müşterilerin ödediği tutar) satışlara, platformun ücretlerini ücretlere ve net tutarı, yani brüt eksi ücretleri, o bakiyedeki artış olarak. Satış ve ücret satırlarını ana para biriminde günün kuruyla değerleyin (sonraki bölüm).

Satış, net değil brüt tutardır. ABD'de Form 1099-K brüt tutarı ücretler veya iadeler dikkate alınmadan bildirir; bu yüzden brüt rakamlar forma uyabilir, net yatışlar uymaz. Form, yabancı para birimli ödemeleri işlem tarihindeki spot kurla veya tutarlı bir uygulamayla çevirir; küçük bir kur farkı bekleyin. Ücretler, iadeler, itirazlı ödemeler, negatif bakiyeler ve 1099-K uyumu ödeme aktarımları, ücretler ve negatif bakiyeler rehberinde.

Kanada'da ve ABD'de hangi döviz kurunu kullanırım?

Kanada'da tutarın doğduğu günün Bank of Canada kurunu kullanın. ABD'de kalemi aldığınız, ödediğiniz veya tahakkuk ettirdiğiniz sırada geçerli olan kuru kullanın; IRS'nin resmî bir kuru yoktur ve genellikle tutarlı kullanılan herhangi bir yayımlanmış kuru kabul eder. Her iki ülkede de özgün yabancı tutarı ana para birimi tutarının yanında saklayın.

Her para birimi çifti için kullandığınız kaynağı yazın ve yıldan yıla aynı kaynağı kullanın. Sağlayıcının onayı çevirmenin ne getirdiğini gösterir; bu yüzden ulaşan tutarı kaydedin. Bu, bir satışı veya gideri değerlemek için kullandığınız kurdan ayrıdır.

Bir bakiyeyi başka bir bakiyeye çevirmeyi ve çevirme ücretini nasıl kaydederim?

Kendi bakiyeleriniz arasındaki çevirme parayı taşır, para kazandırmaz. Her bakiyenin bir defter değeri vardır: bakiyeye ulaştığında kaydedildiği ana para birimi tutarı.

1. Onayı okuyun: gönderilen tutar, alınan tutar, ücret.
2. Gönderen bakiyeyi, gönderilen tutar kadar, defter değeriyle alacaklandırın.
3. Alan bakiyeyi, içine giren tutar kadar (alınan tutar eksi ondan kesilen ücret) borçlandırın; bu tutarı ana para biriminde günün kuruyla değerleyin ve ücret için ücretler hesabını borçlandırın.
4. Toplam borç ile toplam alacak arasındaki fark döviz kazancı (alacak) veya zararıdır (borç).

Ücret kurun içine gömülmüşse alınan tutar sadece daha düşüktür: ulaşan tutarı kaydedin. ABD kayıtlarında bu fark döviz kazancı veya zararında kalır. Kanada kayıtlarında ise gönderdiğiniz ile ulaşan tutar arasındaki fark, ikisi de günün Bank of Canada kuruyla, bir çevirme maliyeti hesabına, kalan kısım ise döviz kazancı veya zararına yazılır (CAD ve USD hesapları arasındaki transferler). Gönderen bakiye farklı kurlarla gelmiş tutarlar içeriyorsa kazanç, hangisinin çıkmış sayıldığına bağlıdır; bir yöntemi hazırlayıcınızla belirleyin ve her seferinde onu kullanın.

Aynı kayıt, sağlayıcı veya banka sizin yerinize çevirdiğinde (bir para biriminde gönderilen ödeme aktarımının başka bir para birimindeki banka hesabına gelmesi) ve yabancı bakiyeden fatura ödediğinizde de geçerlidir: ulaşan tutarı ya da günün kuruyla gideri kaydedin, bakiyeyi veya yoldaki ödeme aktarımlarını defter değeriyle azaltın ve farkı döviz satırına yazın.

Her para birimi bakiyesini aylık hesap özetiyle nasıl mutabık hale getiririm?

Her bakiyeyi önce kendi para biriminde mutabık hale getirin, sonra ana para birimi değerlerine bakın. Hesap özetiyle sterlin olarak tutan bir bakiye, dolar değeri değişmiş olsa bile doğrudur. IRS, her harcamanın muhasebe kayıtlarına yansıması ve hataların ortaya çıkması için işletme hesabının her ay mutabık hale getirilmesini önerir.

1. Her bakiye için: açılış bakiyesi artı giren para eksi çıkan para, o para biriminde hesap özetindeki kapanış bakiyesine eşit olmalıdır.
2. Platform raporundaki her ödeme aktarımını bir banka yatışıyla eşleştirin. Henüz yatışı olmayan ödeme aktarımı ara hesapta kalır.
3. Her çevirmeyi iki tarafıyla eşleştirin: biri bir bakiyeden çıkan, biri diğerine giren.
4. Ana para birimi değerlerini ancak ondan sonra kontrol edin. Yalnızca kur değiştiği için ortaya çıkan fark, eksik kayıt değil, yeniden değerlemedir.

Bir bakiye hesap özetiyle tutmuyorsa, farkın şekli nedeni gösterir:

Yıl sonu yeniden değerleme, USD hesabındaki döviz kazancı veya zararı (Kanada) ve ABD kayıtlarında yabancı para birimli hesaplar (ABD) rehberlerinde anlatılıyor.

Döviz kazanç ve zararları nerede görünür ve ne zaman vergi sorusu olur?

Muhasebe kayıtlarında, satışlardan ve ücretlerden ayrı, tek bir döviz kazancı veya zararı satırında görünür. Küçük farklar da bu satıra yazılır ve küçük bir net rakam normaldir; büyük veya büyüyen bir rakam genellikle kur kaynağı ya da kayıt hatasına işaret eder, vergi sorusundan önce buraya bakın. Vergi açısından etiket, uygulamayı belirlemez: para birimi çevrildiğinde veya harcandığında doğan kazanç ya da zarar için her ülkenin kendi kuralı vardır.

• ABD: Section 988, section 988 kapsamındaki bir işlemde yabancı para birimi kazanç veya zararının ayrı hesaplanacağını ve bölümde aksi belirtilmedikçe olağan gelir veya zarar sayılacağını söyler. İşlevsel para biriminiz dışındaki bir para biriminin elden çıkarılması (genellikle dolar, IRS'ye göre) böyle bir işlemdir; bu para birimi, bir bankada veya başka bir mali kuruluşta o para biriminden açılmış vadesiz ya da vadeli mevduatı da kapsar. Yani yabancı para birimli bir bakiyeyi çevirmek veya harcamak kazanç ya da zarar doğurabilir; belirli bir platform bakiyesinin böyle bir mevduat sayılıp sayılmadığı hazırlayıcınıza sorulacak bir sorudur.
• Kanada: Section 39(2), para birimi kazanç veya zararını yalnızca gelire dahil edilmeyecek veya gelirden indirilmeyecek ölçüde sermaye sayar; bu nedenle bir kazancın hangi tarafa düştüğü olgulara bağlıdır. Bireyler için küçük kazançlara tanınan istisna ve şirket sorusu CAD ve USD hesapları arasındaki transferler rehberinde.

Ülkem dışında tutulan bir bakiye FBAR veya T1135 doğurur mu?

Doğurabilir. Belirleyen şey bakiyenin para birimi değil, hesabın nerede tutulduğudur. T1135 için, bakiyeyi size borçlu olan şirketin mukim olmayan biri olması da önemlidir; çünkü mukim olmayan birinin borcu, para nerede dururse dursun sayılabilir. Kanada'da tutulan bir ABD doları bakiyesi Kanada açısından kendiliğinden yabancı sayılmaz; ABD'de tutulan bir avro bakiyesi de ABD açısından kendiliğinden yabancı sayılmaz.

FinCEN talimatları, yalnızca işletme için kullanılan hesaplar için bir FBAR istisnası sıralamaz; T1135 ise aktif bir işletmede yalnızca bu amaçla kullanılan veya tutulan mülkü kapsam dışı bırakır. Kişisel para veya yatırım nakdi de tutan bir bakiye “yalnızca” işletme için sayılmayabilir.

Bir ABD'li birey (şahıs işletmesi sahibi dahil), yabancı mali varlıkları kendi, daha yüksek eşiklerini aştığında gelir vergisi beyannamesiyle birlikte Form 8938 vermek zorunda da olabilir (IRS karşılaştırması; yabancı hesap bildirimi).

Hangi sağlayıcının bakiyeleri hangi ülkede tuttuğunu ya da bir platform bakiyesinin mali hesap sayılıp sayılmadığını söyleyen resmî bir sayfa yoktur: bakiyeyi hangi kurumun veya şirketin hangi ülkede tuttuğunu hesap özetinizden kontrol edin. Hangi hesapların sayıldığı, %50 üzerinde sahiplik içeren şirket kuralı, tutarların nasıl ölçüldüğü ve cezalar yurt dışındaki şirket hesapları için FBAR ve yabancı mülk ve iştirak bildirimi rehberlerinde.

Ödeme aktarımını, çevirmeyi ve banka yatışını hangi kayıtlar birbirine bağlar?

Her ödeme aktarımı için tek bir zincir tutun: platformun ödeme aktarımı satırı, varsa çevirme onayı ve banka satırı; hepsi her kaydın not alanına yazılan tek bir referansla bağlanır. En üstte sayılan hesap özetleri ve onaylara ek olarak şunları saklayın:

• Kullandığınız döviz kurları, kaynağı ve tarihiyle birlikte.
• FBAR veya T1135 söz konusu olabilirse: yıl içinde her para birimindeki en yüksek bakiye (FBAR) ve tutulan fonların yıl içindeki en yüksek anındaki Kanada doları maliyeti (T1135). FBAR kayıtları genellikle 5 yıl saklanır (IRS).

Her şeyi dayandığı kayıtlarla birlikte saklayın; IRS satış fişlerini, faturaları, makbuzları ve yatırma fişlerini destekleyici belge olarak sayar. Kopyaları sağlayıcının web sitesine güvenmek yerine kendiniz kaydedin: CRA, Kanada dışında tutulan ve Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtların Kanada'da tutulmuş sayılmadığını söyler. Saklama süresi ülkeye göre değişir: işletme kayıtları ne kadar süre saklanır (ABD) ve Kanada rehberi sayfalarına bakın.

Örnek

Kurlar ve tutarlar örnektir; her senaryo kendi para birimlerini belirtir. GST/HST, satış vergisi veya KDV olmadığını ve her müşterinin satışın kaydedildiği gün ödeme yaptığını varsayın.

Toronto'daki serbest çalışan: bir satış, bir ücret ve bir çevirme

Bir serbest çalışan muhasebe kayıtlarını Kanada dolarıyla tutuyor. Bir müşteri, US$1 = C$1,34 olduğu bir günde US$5.000 öder. Platform US$150 keser. Daha sonra US$1 = C$1,35 iken US$4.000'ı çevirir; C$5.400 alır, bundan C$20 ücret düşülür. Bu US$4.000, C$1,34 kuruyla geldiği için C$5.360 değerindeydi.

Satışlar, CAD bakiyesine ulaşan C$5.380 değil, günün kuruyla US$5.000, yani C$6.700'dür. USD bakiyesinde US$850 kalır.

Austin'deki LLC, İngiltere'deki alıcılara satıyor: sterlin bakiyesi

Austin'deki bir LLC muhasebe kayıtlarını ABD dolarıyla tutuyor. İngiltere'deki müşteriler, £1 = US$1,25 olduğu bir günde GBP bakiyesine £2.000 öder; satışlar bu yüzden US$2.500'tür (ücretler burada yok sayıldı). Ay sonu GBP hesap özeti £1.200 gösterir, çünkü £800, £1 = US$1,28 kuruyla dolara çevrilmiş ve US$1.024 etmiştir. Muhasebe kayıtlarındaki GBP bakiyesi, henüz dolar değeri uygulanmadan, hesap özetiyle aynı olan £1.200'dür. £800'ün defter değeri US$1.000 olduğundan çevirme US$24 döviz kazancı bırakır ve kalan £1.200'ün defter değeri US$1.500'dür.

Vancouver'daki şirket: yıl sonunda US$30.000

Vancouver'daki bir şirket muhasebe kayıtlarını Kanada dolarıyla tutuyor. 31 Aralık'ta bir platformun USD bakiyesinde US$18.000, bir diğerinde US$12.000 var. Şirket her bakiyeyi kendi hesap özetine ABD doları olarak bağlıyor, yoldaki ödeme aktarımlarını kapatıyor ve ancak ondan sonra US$30.000'ı yıl sonu kuruyla değerliyor. Örnek olarak alınan US$1 = C$1,36 kuruyla bu C$40.800 eder; bakiyeler muhasebe kayıtlarında C$40.200 ise C$600'lık fark eksik kayıt değil, döviz satırındaki bir yeniden değerlemedir. Bu fark gerçekleşmemiştir; vergilendirilip vergilendirilmeyeceği kaleme bağlıdır (şirket beyannamesinde döviz kazançları). Yabancı mülk bildiriminin gerekip gerekmediği, her sağlayıcının hesabı nerede tuttuğuna, bakiyelerin yalnızca aktif işletme için tutulup tutulmadığına ve şirketin tüm belirlenmiş yabancı mülkünün toplam maliyetine bağlıdır; yalnızca bu bakiyelere bağlı değildir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Elle giriş ayda saatler sürüyor ya da üç veya daha fazla para birimindeki bakiyeler hesap özetleriyle tutmuyor: hesapların ve ara hesap kayıtlarının bir kez kurulması ve her ay kontrol edilmesi gerekir. Muhasebe kayıtları desteği sayfasına bakın.
• Aylarca süren yabancı para birimli hareketler hiç mutabık hale getirilmedi: önce hesap özetlerinden yeniden kurun. Kanada ve ABD rehberlerine bakın, sonra muhasebe kayıtları desteği alın.
• ABD kişisiyseniz, yurt dışında hesabı olan bir Kanada mukimiyseniz ya da iki ülke arasında taşınıyorsanız: muhasebe kayıtlarına ek olarak FBAR, Form 8938 veya T1135 gerekebilir; kayıtlar bu bildirimlerin istediği rakamları (en yüksek bakiye, maliyet) tutmalıdır. Taşınma hangilerinin geçerli olduğunu değiştirir: Kanada'da ilk kez mukim olan bir birey o yıl için T1135 vermez (CRA). Muhasebe kayıtları desteği, şirket FBAR'ları ve T1135 rehberlerine bakın; FBAR'ın kendisi için FBAR desteği sayfasına göz atın.
• İşletme ödemeleri kişisel bir hesaba ya da ana ülkenizdeki bir hesaba geliyorsa ya da kişisel ve işletme parası aynı bakiyede duruyorsa: önce işletmeye ait kısmın ayrılması gerekir ve yabancı hesap bildirimi geçerli olabilir. Kişisel hesaptaki işletme geliri (ABD), kişisel hesaptaki şirket geliri (Kanada) ve muhasebe kayıtları desteği sayfalarına bakın.
• Kanada şirketiniz ABD doları ile kayıt tutuyorsa ya da tutmayı seçebilirse ya da beyannamenizin hangi kur kuralını izlediğinden emin değilseniz (Kanada, ABD veya ikisi): Kanada'da mukim bir şirket, vergisini ABD doları gibi nitelikli bir para biriminde hesaplamayı Form T1296 ile seçebilir; son tarih: vergi yılının ilk gününden 60 gün sonra (ITA s. 261). ABD doları satışları ve pazaryeri ödeme aktarımları ve ABD kayıtlarında yabancı para birimli hesaplar rehberlerine bakın, sonra muhasebe kayıtları desteği alın.
• Muhasebe kayıtlarının hangi para birimini kullanacağını seçiyorsanız ya da çoklu para birimini açıyorsanız: iki ülkeli işletme için yazılım ve ana para birimi ve QuickBooks çoklu para birimini açmadan önce rehberlerine bakın.