יתרות רב-מטבעיות של Wise ו-⁠Stripe בהנהלת החשבונות

האם חשבון רב-מטבעי הוא חשבון אחד או חשבון לכל מטבע בספרים שלי?

חשבון לכל מטבע. חשבון רב-מטבעי הוא חשבון אחד אצל ספק, שמחזיק יתרה נפרדת בכל מטבע, ולכן בספרים מנהלים חשבון אחד לכל יתרה, במטבע של אותה יתרה, וכל אחד מקושר לדף החשבון שלו. הוסיפו חשבון מעבר אחד להעברות שיצאו מהפלטפורמה ועוד לא הגיעו לבנק, ושמרו מכירות, עמלות והפרשי שער בחשבונות נפרדים. “מטבע הבסיס” בהמשך הוא המטבע שבו מנוהלים הספרים והדוח: בדרך כלל דולרים קנדיים לעסק קנדי ודולרים אמריקאיים לעסק אמריקאי (חברה קנדית שמדווחת בדולרים אמריקאיים: ראו בסוף העמוד).

אם התוכנה שלכם מקשרת כל חשבון למטבע אחד, נהלו חשבון מעבר אחד לכל מטבע.

שני מקרים משתמשים באותם חשבונות. מעבד תשלומים מעביר כסף לחשבון כסף רב-מטבעי, שהוא חשבון בנק בספרים שלכם; העברה ממנו לבנק שלכם היא העברה פנימית ולא הכנסה. או שלקוחות משלמים ישירות לחשבון הכסף: אין העברה בדרך, ולכן התשלום הוא המכירה.

מקרה כבר לא פשוט כשיש יתרות בשלושה מטבעות או יותר, יתרות שלא מתאימות או חודשים שמעולם לא הותאמו, שעות של הזנה ידנית בכל חודש, ספק במדינה שונה ממדינת הבעלים, כסף עסקי שהתקבל בחשבון אישי או בחשבון במדינת המוצא, או בעלים שהוא אדם אמריקאי (US person) או תושב קנדה עם חשבונות בחו״ל (דוחות על חשבונות זרים, בהמשך). כל אחד מאלה דורש יותר מהנהלת חשבונות שגרתית.

אספו קודם: את הדף החודשי של כל יתרת מטבע, את דוח ההעברות של הספק, אישור לכל המרה (הסכום שנשלח, הסכום שהתקבל, העמלה), את דף חשבון הבנק לכל הפקדה, ואת מקור שערי החליפין שתשתמשו בו.

איך מונעים מהעברה בדרך להיספר פעמיים כהכנסה?

ספרו כל מכירה פעם אחת. אם רושמים מכירות לפי חשבונית, תשלום הפלטפורמה סוגר את החשבונית; אם רושמים אותן כשמשלמים, התשלום שמגיע ליתרת הפלטפורמה הוא המכירה. הדוח שלכם קובע איזו שיטה: CRA מחייבת את שיטת הצבירה, הדרך לפי חשבוניות, ברוב ההכנסות של עצמאים (קנדה; הבחירה בארה״ב). בכל מקרה ההעברה וההפקדה בבנק מזיזות כסף בין החשבונות שלכם. שינוי שער בין החשבונית לתשלום הוא רווח או הפסד שער, לא מכירות נוספות. השלבים מציגים את דרך התשלום; במכירה לפי חשבונית, שלב 1 סוגר את יתרת החייבים.

1. מכירה: חובה ביתרה בסכום המלא ששילמו הלקוחות; זכות במכירות.
2. עמלה: חובה בעמלות; זכות ביתרה.
3. ההעברה יוצאת מהפלטפורמה: חובה בהעברות בדרך; זכות ביתרה.
4. ההפקדה מגיעה לבנק: חובה בחשבון הבנק; זכות בהעברות בדרך.

חשבון המעבר מתאפס בכל פעם שכל ההעברות הגיעו ליעדן; יתרה שנשארת בסוף החודש היא העברה שעדיין בדרך או הפקדה שלא הגיעה, ולכן בררו אותה לפני הסגירה. אם ההפקדה במטבע אחר, שלב 4 הוא גם המרה (בהמשך).

שלוש מלכודות גורמות לרוב הספירה הכפולה: רישום ההפקדה נטו כמכירות, מה שמסתיר מכירות ברוטו ועמלות; רישום ההעברה כמכירה בנוסף למכירה עצמה; וקבלת הפקדת ההעברה מהזנת הבנק כמכירה חדשה במקום להתאים אותה להעברה בדרך. התאמת הפקדות לדוחות מכירות מוסברת בהתאמת מכירות והעברות.

איך רושמים העברה שמגיעה ליתרה במטבע חוץ?

רשמו שלושה סכומים במטבע של ההעברה עצמה: מכירות ברוטו (מה ששילמו הלקוחות) במכירות, עמלות הפלטפורמה בעמלות, והסכום נטו, ברוטו פחות עמלות, כגידול ביתרה. העריכו את שורות המכירות והעמלות במטבע הבסיס לפי שער היום (בסעיף הבא).

המכירות הן הסכום ברוטו, לא נטו. בארה״ב טופס ⁦1099-K⁩ מדווח את הסכום ברוטו בלי להתחשב בעמלות או בהחזרים, ולכן נתונים ברוטו יכולים להתאים אליו, ואילו הפקדות נטו לא. הטופס ממיר תשלומים במטבע חוץ לפי שער הספוט של יום העסקה או לפי כלל עקבי, ולכן צפו להפרש שער קטן. עמלות, החזרים, מחלוקות על חיובים, יתרות שליליות והתאמה ל-⁠⁦1099-K⁩ מוסברים בהעברות, עמלות ויתרות שליליות.

באיזה שער חליפין משתמשים בקנדה ובארצות הברית?

בקנדה משתמשים בשער Bank of Canada של היום שבו הסכום נוצר. בארה״ב משתמשים בשער שנהג בעת קבלת הפריט, תשלומו או צבירתו; ל-⁠IRS אין שער רשמי, והוא מקבל בדרך כלל כל שער שפורסם ושמשתמשים בו באופן עקבי. בשתי המדינות שמרו את הסכום המקורי במטבע החוץ לצד הסכום במטבע הבסיס.

רשמו באיזה מקור אתם משתמשים לכל זוג מטבעות והמשיכו להשתמש בו משנה לשנה. אישור של ספק מראה מה החזירה המרה, ולכן רשמו את הסכום שהגיע; זה נפרד מהשער שבו אתם מעריכים מכירה או הוצאה.

איך רושמים המרה מיתרה אחת לאחרת, ואת עמלת ההמרה?

המרה בין היתרות שלכם מעבירה כסף; היא לא מרוויחה כסף. לכל יתרה יש ערך בספרים: הסכום במטבע הבסיס שבו היא נרשמה כשהגיעה.

1. קראו את האישור: הסכום שנשלח, הסכום שהתקבל, העמלה.
2. זכו את היתרה השולחת בסכום שנשלח, לפי ערכו בספרים.
3. חייבו את היתרה המקבלת במה שנחת בה (הסכום שהתקבל פחות עמלה שנלקחה ממנה), מוערך במטבע הבסיס לפי שער היום, וחייבו עמלות בעמלה.
4. ההפרש בין סך החיובים לסך הזיכויים הוא רווח שער (זכות) או הפסד שער (חובה).

אם העמלה כלולה בשער, הסכום שהתקבל פשוט נמוך יותר: רשמו את מה שהגיע. בספרים אמריקאיים משאירים את הפער ברווח או בהפסד השער. בספרים קנדיים רושמים את הפער בין מה ששלחתם למה שהגיע, שניהם לפי שער Bank of Canada של היום, בחשבון עלות המרה, ואת כל יתרה ברווח או בהפסד שער (העברות בין חשבונות בדולרים קנדיים לאמריקאיים). אם היתרה השולחת מחזיקה סכומים שהגיעו בשערים שונים, הרווח תלוי באיזה מהם נחשב כיוצא; סגרו שיטה אחת עם מכין הדוחות והשתמשו בה בכל פעם.

אותו רישום חל כשהספק או הבנק ממירים בשבילכם (העברה שנשלחה במטבע אחד לחשבון בנק במטבע אחר) וכשאתם משלמים חשבון מיתרה במטבע חוץ: רשמו מה שנחת, או את ההוצאה לפי שער היום, הקטינו את היתרה או את ההעברות בדרך לפי ערכן בספרים, ורשמו את ההפרש בשורת השער.

איך מתאימים כל יתרת מטבע לדף החשבון החודשי שלה?

התאימו כל יתרה קודם במטבע שלה, ורק אחר כך עיינו בערכים במטבע הבסיס. יתרה שמתאימה לדף החשבון שלה בלירות שטרלינג נכונה גם אם ערכה בדולרים השתנה. IRS ממליץ להתאים חשבון עסקי מדי חודש כדי שהספרים ישקפו כל חיוב וטעויות יתגלו.

1. בכל יתרה: יתרת פתיחה ועוד כסף נכנס, פחות כסף יוצא, שווה ליתרת הסגירה בדף החשבון באותו מטבע.
2. התאימו כל העברה בדוח הפלטפורמה להפקדה בבנק. העברה שעדיין אין לה הפקדה נשארת בחשבון המעבר.
3. התאימו כל המרה לשני צדדיה: אחד יוצא מיתרה אחת, אחד נכנס ליתרה אחרת.
4. רק אז בדקו ערכים במטבע הבסיס. הפרש שקיים רק בגלל שהשער זז הוא הערכה מחדש, לא רישום חסר.

אם יתרה לא מתאימה, הפער מצביע על הסיבה:

הערכה מחדש בסוף השנה מוסברת ברווח או הפסד שער בחשבון דולרים אמריקאיים (קנדה) ובחשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים (ארה״ב).

איפה רווחי והפסדי שער מופיעים, ומתי זו שאלת מס?

בספרים, בשורה אחת של רווח או הפסד שער, נפרדת ממכירות ועמלות. הפרשים קטנים עדיין נרשמים בשורה, והסכום נטו הקטן הוא תקין; סכום גדול או גדל מצביע בדרך כלל על טעות במקור השער או ברישום, ולכן חפשו שם לפני שאתם עוברים לשאלת המס. לצורכי מס, השם לא קובע את הטיפול: לכל מדינה כלל משלה לרווח או הפסד שמומשו בהמרת מטבע או בהוצאתו.

• ארה״ב: סעיף 988 קובע שרווח או הפסד ממטבע חוץ בעסקה לפי סעיף 988 מחושבים בנפרד, ואם הסעיף לא קובע אחרת, מטופלים כהכנסה או כהפסד רגילים. מימוש של מטבע שאינו המטבע הפונקציונלי שלכם (בדרך כלל הדולר, לפי IRS) הוא עסקה כזו, והמטבע כולל פיקדון לפי דרישה או לזמן קצוב הנקוב בו בבנק או במוסד פיננסי אחר. לכן המרה או הוצאה של יתרה במטבע חוץ יכולה ליצור רווח או הפסד; האם יתרת פלטפורמה מסוימת נחשבת פיקדון כזה היא שאלה למכין הדוחות שלכם.
• קנדה: סעיף ⁦39(2)⁩ מתייחס לרווח או להפסד מטבע כהון רק במידה שלא היו נכללים אחרת בהכנסה או מנוכים ממנה, ולכן באיזה צד נופל רווח תלוי בעובדות. הפטור לאדם פרטי על רווחים קטנים והשאלה לגבי חברות מוסברים בהעברות בין חשבונות בדולרים קנדיים לאמריקאיים.

האם יתרה שמוחזקת מחוץ למדינה שלי מחייבת FBAR או ⁦T1135⁩?

יכול להיות. מה שקובע הוא היכן החשבון מוחזק, לא מטבע היתרה. ב-⁠⁦T1135⁩ חשוב גם אם החברה שחייבת לכם את היתרה היא תושבת חוץ, כי חוב של תושב חוץ יכול להיחשב בכל מקום שבו הכסף נמצא. יתרה בדולרים אמריקאיים שמוחזקת בקנדה אינה זרה אוטומטית לצורכי קנדה, ויתרה באירו שמוחזקת בארה״ב אינה זרה אוטומטית לצורכי ארה״ב.

בהוראות של FinCEN אין חריג ל-⁠FBAR עבור חשבון המשמש רק לעסק, ואילו ⁦T1135⁩ מוציא מכלל זה נכס שמשמש או מוחזק אך ורק בעסק פעיל. יתרה שמחזיקה גם כסף אישי או מזומן להשקעה אולי אינה עסקית “אך ורק”.

יחיד אמריקאי, כולל בעל עסק יחידני, עשוי להידרש להגיש גם טופס 8938 עם דוח מס ההכנסה כשהנכסים הפיננסיים הזרים עוברים את הספים הגבוהים יותר שלו (השוואה של IRS; דיווח על חשבונות זרים).

אין דף רשמי שמציין אילו ספקים מחזיקים יתרות באילו מדינות, או אם יתרת פלטפורמה היא חשבון פיננסי: בדקו בדף החשבון שלכם איזה מוסד או איזו חברה מחזיקים את היתרה ובאיזו מדינה. אילו חשבונות נחשבים, הכלל לחברה שבבעלות של יותר מ-⁠⁦50%⁩, איך נמדדים הסכומים והקנסות מוסברים בFBAR לחשבונות של חברות בחו״ל ובדיווח על נכסים זרים וחברות קשורות.

אילו רישומים קושרים יחד העברה, המרה והפקדה בבנק?

שמרו שרשרת אחת לכל העברה: שורת ההעברה של הפלטפורמה, אישור ההמרה אם הייתה, ושורת הבנק, מקושרות בהפניה אחת שנכתבת בהערה של כל רישום. מעבר לדפי החשבון ולאישורים שברשימה שבתחילת העמוד, שמרו:

• שערי החליפין שהשתמשתם בהם, עם המקור והתאריך שלהם.
• אם FBAR או ⁦T1135⁩ עשויים לחול: היתרה הגבוהה ביותר בכל מטבע במהלך השנה (FBAR) והעלות בדולרים קנדיים של הכספים המוחזקים, בשיאם במהלך השנה (⁦T1135⁩). את רישומי FBAR שומרים בדרך כלל 5 שנים (IRS).

שמרו הכול עם הרישומים שהוא תומך בהם; IRS מציין חשבוניות מכירה, חשבוניות, קבלות ושוברי הפקדה כמסמכים תומכים. שמרו עותקים בעצמכם ואל תסמכו על אתר הספק: CRA קובעת שרישומים שנשמרים מחוץ לקנדה ונגישים אלקטרונית מקנדה לא נחשבים רישומים שנשמרים בקנדה. משך השמירה שונה בין המדינות: ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים (ארה״ב) ואת המדריך הקנדי.

דוגמה

שערים וסכומים להמחשה; כל תרחיש מציין את המטבעות שלו. הניחו שאין ⁦GST/HST⁩, מס מכירה או מע״מ, ושכל לקוח משלם ביום שבו המכירה נרשמת.

פרילנסר מטורונטו: מכירה, עמלה והמרה

פרילנסר מנהל ספרים בדולרים קנדיים. לקוח משלם ⁦US$5,000⁩ ביום ש-⁠US$1 שווה ⁦C$1.34⁩. הפלטפורמה שומרת ⁦US$150⁩. בהמשך מומרים ⁦US$4,000⁩ כש-⁠US$1 שווה ⁦C$1.35⁩, ומתקבלים ⁦C$5,400⁩ פחות עמלה של ⁦C$20⁩. אותם ⁦US$4,000⁩ הגיעו ב-⁠⁦C$1.34⁩, ולכן נשאו ערך של ⁦C$5,360⁩.

המכירות הן ⁦US$5,000⁩ לפי שער היום, ⁦C$6,700⁩, ולא ⁦C$5,380⁩ שהגיעו ליתרת ה-⁠CAD. יתרת ה-⁠USD שומרת ⁦US$850⁩.

LLC באוסטין שמוכר ללקוחות בבריטניה: יתרה בלירות שטרלינג

LLC באוסטין מנהל ספרים בדולרים אמריקאיים. לקוחות בבריטניה משלמים ⁦£2,000⁩ ליתרת GBP כש-£1 שווה ⁦US$1.25⁩, ולכן המכירות הן ⁦US$2,500⁩ (העמלות לא נלקחות כאן בחשבון). דף החשבון של GBP בסוף החודש מציג ⁦£1,200⁩ כי ⁦£800⁩ הומרו לדולרים לפי ⁦£1 = US$1.28⁩, כלומר ⁦US$1,024⁩. יתרת GBP בספרים מציגה ⁦£1,200⁩, אותו נתון כמו בדף החשבון, לפני שמוחל כל ערך בדולרים. ⁦£800⁩ נשאו ⁦US$1,000⁩, ולכן ההמרה משאירה רווח שער של ⁦US$24⁩, ו-£1,200 הנותרות נושאות ⁦US$1,500⁩.

חברה בוונקובר: ⁦US$30,000⁩ בסוף השנה

חברה בוונקובר מנהלת ספרים בדולרים קנדיים. ב-⁠31 בדצמבר יש לה ⁦US$18,000⁩ ביתרת USD של פלטפורמה אחת ו-⁠⁦US$12,000⁩ ביתרת USD של פלטפורמה אחרת. היא מתאימה כל יתרה לדף החשבון שלה בדולרים אמריקאיים, מנקה העברות בדרך, ורק אז מעריכה את ⁦US$30,000⁩ לפי שער סוף השנה. בשער להמחשה של ⁦US$1 = C$1.36⁩ זה ⁦C$40,800⁩; אם היתרות עומדות בספרים על ⁦C$40,200⁩, ההפרש של ⁦C$600⁩ הוא הערכה מחדש בשורת השער, לא רישום חסר. הוא טרם מומש; האם ימוסה תלוי בסוג הפריט (רווחי שער חליפין בדוח של חברה). האם נדרש דוח נכסים זרים תלוי היכן כל ספק מחזיק את החשבון, האם היתרות מוחזקות אך ורק לעסק הפעיל שלה, ובעלות הכוללת של כל הנכסים הזרים המוגדרים של החברה, לא של היתרות האלה בלבד.

המצב שלכם שונה?

• הזנה ידנית לוקחת שעות בחודש, או שיתרות בשלושה מטבעות או יותר לא מתאימות לדפי החשבון שלהן: את החשבונות ורישומי המעבר צריך להגדיר פעם אחת ולבדוק מדי חודש. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• חודשים של פעילות במטבע חוץ לא הותאמו מעולם: בנו מחדש קודם מדפי החשבון. ראו את המדריכים הקנדי והאמריקאי, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם נחשבים אדם אמריקאי (US person), תושבי קנדה עם חשבונות בחו״ל או עוברים בין שתי המדינות: יכול להידרש FBAR, טופס 8938 או ⁦T1135⁩ בנוסף לספרים, והספרים צריכים לשמור את הנתונים שהדוחות האלה דורשים (היתרה הגבוהה ביותר, עלות). מעבר משנה אילו חלים: יחיד שהופך לראשונה לתושב קנדה לא מגיש ⁦T1135⁩ לאותה שנה (CRA). ראו עזרה בהנהלת חשבונות, את המדריכים על FBAR לחברות ועל ⁦T1135⁩, ועבור FBAR עצמו, עזרה ב-⁠FBAR.
• תשלומים עסקיים מגיעים לחשבון אישי או לחשבון במדינת המוצא, או שכסף אישי ועסקי חולקים יתרה אחת: צריך להפריד קודם את החלק העסקי, וייתכן שחל דוח על חשבון זר. ראו הכנסה עסקית בחשבון אישי (ארה״ב), הכנסת חברה בחשבון אישי (קנדה) ועזרה בהנהלת חשבונות.
• החברה הקנדית שלכם מנהלת ספרים בדולרים אמריקאיים או עשויה לבחור בכך, או שאינכם בטוחים איזה כלל שער חל על הדוח שלכם (קנדי, אמריקאי או שניהם): חברה תושבת קנדה יכולה לבחור לחשב את המס שלה במטבע מזכה כמו דולרים אמריקאיים בטופס ⁦T1296⁩, שמוגש עד 60 ימים מהיום הראשון של שנת המס (Income Tax Act, סעיף 261). ראו מכירות בדולרים אמריקאיים ותשלומים מפלטפורמות מכירה וחשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם בוחרים באיזה מטבע לנהל את הספרים, או מפעילים ריבוי מטבעות: ראו תוכנה ומטבע בסיס לעסק בשתי מדינות וריבוי מטבעות: להחליט לפני שמפעילים.