Şirket Gelirinin Kişisel Hesaba Yatması: Nasıl Düzeltilir

Müşterilerin kişisel hesabıma yatırdığı para benim gelirim mi, şirketimin mi?

Müşterinin şirketin yaptığı iş için ödediği para, hangi hesaba yatarsa yatsın genellikle şirketin gelirdir. Şirket gerçek kişinin ehliyetine sahiptir (Canada Business Corporations Act, s. 15) ve Income Tax Act onu, kendi vergilendirilebilir geliri üzerinden vergi ödeyen ayrı bir “kişi” sayar (s. 2; s. 248(1)). Gelirin kime ait olduğu olgulara, esas olarak satışı kimin yaptığına bağlıdır. Sözleşme ve fatura ilk delildir; müşterinin ödeme yaptığı hesap bunu belirlemez. Zamanlama da önemlidir: federal bir şirket, kuruluş belgesinde (certificate of incorporation) yazan tarihte var olur (CBCA s. 9). O tarihten önce satılan iş ayrıca kontrol edilmelidir, çünkü şirket, kendisi var olmadan önce adına veya hesabına yapılmış yazılı bir sözleşmeyi benimseyebilir (CBCA s. 14(2)).

Faturalar şirketin adına kesilmişse ve para şirkete kısa sürede ulaşıyorsa durum basittir. Şu hallerde basit değildir:

• para, şirketin yıl sonunu aşarak hesabınızda duruyorsa;
• GST/HST tahsil edilmiş ama bildirilmemişse;
• birden fazla yıl söz konusuysa veya
• sözleşme kendi adınıza yapılmışsa.

Neden önemli: şirkete borçlu olunan ve aşağıdaki bir yıllık süreyi aşan bir tutar kişisel gelirinize eklenebilir; mevduatlardaki GST/HST ise hiçbir beyannamede yer almayabilir. Müşteri sözleşmelerini ve faturalarını, o döneme ait kişisel hesap ve şirket hesabı özetlerini, GST/HST numarasını, şirketin yıl sonunu ve varsa belgeleri toplayın.

Kanada şirketim için kişisel banka hesabımı kullanabilir miyim?

Canada Business Corporations Act “yeterli muhasebe kayıtları” ister ve banka hesabından söz etmez (s. 20(2)). CRA, güvenilir, eksiksiz ve belgelerle desteklenen kayıtlar ister (CRA: sorumluluklarınız). İkisi de banka hesabını kendi başına şart koşmaz; ancak kayıtlar, şirketin parasını şirketin parası olarak göstermelidir.

Kendi paranızı şirketin parasıyla karıştıran kişisel bir hesap bunu göstermeyi zorlaştırır. Her mevduat bir faturayla, çekilen her kişisel kalem de ayrıca eşleştirilmelidir; bu sayfanın konusu, şirket adına kesilmiş bir faturayla eşleşen mevduatlardır. Yeni faturalarda bilgileri yer alan ayrı bir şirket hesabı, yeni ödemelerin bu sorunun dışında kalmasını sağlar. Eyalet kanunuyla kurulmuş bir şirket, o kanunun kayıtlara ilişkin bölümünü okumalıdır; bu sayfa federal kanunu esas alır.

Kişisel hesabıma gelen geliri şirketin defterlerine nasıl kaydederim?

Faturalar şirketin faturalarıysa olağan kayıtlar, şirkette gelir ve elinizdeki paranın şirkete borcunuz olarak gösterilmesidir. Ödemeleri adım adım izleyin:

Tablo, kazanılmış ve henüz deftere işlenmemiş ücretler için kesilmiş bir fatura varsayar; fatura zaten alacaklardaysa yalnızca son iki satırı kaydedin. Gelir, yalnızca fatura tarihine değil, hizmetin verildiği döneme aittir (Income Tax Act, s. 12(1)(b)); işten önce faturalamak için müşteri ön ödemeleri ve kazanılmamış gelir, GST/HST zamanlaması için depozito ve ödenmemiş faturalarda GST/HST rehberine bakın. Son iki kaydı paranın hareket ettiği güne göre tarihleyin ve her birinin yanında kişisel hesap özetinizin ilgili satırını saklayın. Aynı hesaptan ödediğiniz işletme masrafları ayrı kayıtlardır; bkz. kişisel olarak ödenen işletme giderleri. Bakiyenin hangi yönde olması gerektiği hissedar kredisi hesabı rehberinde anlatılır.

Bir kayıt borcu kaydeder; borcu kapatmaz. CRA, bir kredi veya borcun var olup olmadığının muhasebe kayıtlarına değil, işlemin özüne bağlı olduğunu söyler (Folio S3-F1-C1, para 1.14).

Para kişisel hesabımda kalırsa CRA ne yapar?

Defterler parayı şirkete borçlu olduğunuzu gösteriyorsa, hissedar kredisi kuralı olan 15(2) alt maddesi bunu aldığınız yılın gelirine ekleyebilir; ancak kredinin verildiği şirket vergi yılının bitiminden bir yıl sonra içinde geri öderseniz ve geri ödeme bir dizi kredinin veya diğer işlemlerin ve geri ödemelerin (örneğin geri ödeyip şirketten yeniden borç almak) parçası değilse eklenmez (Income Tax Act, ss. 15(2) ve 15(2.6)). Aynı süre, o yıl doğan bir borca da uygulanır. Süre, para yattığı tarihten veya takvim yılınızdan değil, şirketin yıl sonundan başlar.

Bir kredi veya borca dair yazılı sözleşme ya da ikna edici başka bir kanıt yoksa ve borçlu-alacaklı ilişkisi bulunmuyorsa 15(2) alt maddesi uygulanmaz, ancak 15(1) alt maddesi uygulanabilir (Folio S3-F1-C1, para 1.13). Şirketin bir hissedara sağladığı menfaat hissedarın gelirine dahil edilir ve şirket bunu genellikle işletme gideri olarak indiremez (s. 15(1); CRA: hissedar menfaatleri).

15(2) alt maddesi uygulanmasa bile, şirkete CRA'nın belirlediği faiz oranından faizsiz borçlu olduğunuz bakiye, yıl sonundan önce geri ödenmiş olsa bile, borcun açık kaldığı süre için gelirinize bir faiz menfaati ekleyebilir (Income Tax Act, s. 80.4(2); Folio S3-F1-C2, para 2.33 ve 2.36). Bu kural, 15(2) alt maddesi uyarınca zaten eklenmiş bir bakiyeye uygulanmaz (para 2.15). Bkz. hissedar kredisi faizi. Alınan paranın ne zaman vergiye tabi kredi olduğu için hissedar kredileri rehberine bakın.

Nasıl kapatırım: parayı şirkete mi taşırım, yoksa maaş, prim veya temettü olarak mı öderim?

Bakiye, yukarıdaki bir yıllık süre dolmadan, parayı şirkete yatırarak veya şirketin size borçlu olduğu maaş, prim ya da temettüyü mahsup ederek kapatılabilir. Mahsup etmek, bunu bakiyeye karşı saymaktır: şirketin size borcu, sizin şirkete borcunuzu azaltır. CRA, geri ödemelerin temettü, maaş veya prim ödemelerinin krediye mahsup edilmesiyle yapılabileceğini ve bunun bir dizinin parçası olmadığını söyler (Folio S3-F1-C1, para 1.82 ve 1.86).

Hangisinin en temiz olduğu diğer gelirinize, şirketin kârına ve nakdine ve tarihlere bağlıdır. Bkz. maaş mı temettü mü.

Şirket bu satışlardaki GST/HST'yi bildirir mi?

Bir şirketin satışlarındaki GST/HST, ödeme hangi hesaba ulaşırsa ulaşsın, tahsil etmek ve bildirmek şirkete aittir. Vergiye tabi bir satış yapan her kişi vergiyi tahsil etmek zorundadır (Excise Tax Act, s. 221(1)) ve beyannameyi veren kişi net vergiyi aktarır (s. 228). Tahsil edilen verginin şirkete ulaşması gerekir, çünkü CRA'ya ödemeyi şirket yapar. Yönetim kurulu üyeleri, şirketin aktarmadığı net vergiden faiz ve cezalarla birlikte kişisel olarak sorumlu olabilir; koşullar ve bir özen savunması geçerlidir ve kişi yönetim kurulu üyeliğinden en son ayrıldıktan iki yıl sonra tarhiyat yapılamaz (s. 323).

Şirket kayıtlıysa faturalarındaki vergi kendi GST/HST beyannamesine, giderlerindeki girdi vergisi kredileriyle birlikte yazılır. Kayıtlı değilse, tahsil ettiği vergi yine de Devlet adına emanette tutulur (s. 222(1); bkz. kayıttan önce tahsil edilen GST/HST); vergiye tabi satışları, sıfır oranlı satışlar ve ilişkili kişilerin satışlarıyla birlikte, ancak mali hizmetler, sermaye malları veya şerefiye hariç, $30.000 tutarındaki küçük tedarikçi (small supplier) sınırına dahil edilir. Sınırın tek bir takvim çeyreğinde aşılması, şirketin kayıt yaptırması ve sınırı aşan satıştan itibaren vergi tahsil etmesi gerektiği anlamına gelir; sınırın son dört ardışık takvim çeyreğinde aşılması, küçük tedarikçi statüsünü o çeyreği izleyen ayın sonunda sona erdirir (CRA: ne zaman kayıt yaptırılır). Kişisel hesabınızdaki mevduatlar bu sayımı azaltmaz. Bkz. ne zaman kayıt yaptırılır, beyanname verme ve GST/HST'yi defterlerinize kaydetme.

Geliri kişisel beyannamemde de bildirir miyim ve adıma düzenlenen bir belge ne olur?

Kişisel beyannameniz, şirketin size ödediği veya size verdiği sayılan tutarları içerir: maaş, temettü, 15(2) alt maddesi uyarınca eklenen tutar veya 15(1) alt maddesi uyarınca bir menfaat. Şirketin geliri şirketin beyannamesine yazılır ve bu beyanname için son tarih: vergi yılı bittikten altı ay sonra (Income Tax Act, s. 150(1)). Şirketin belge yükümlülükleri de vardır: CRA, hissedar menfaatinin ve farazi faiz menfaatinin T4A belgesinde bildirildiğini söyler (CRA: hissedar menfaatleri; Folio S3-F1-C2, para 2.40).

Sözleşme kendi adınızaysa veya iş şirket var olmadan önce satıldıysa ve şirket sözleşmeyi benimsemediyse, gelir şirketin değil sizin olabilir. Bu, sözleşmeye ve olgulara bağlıdır ve herhangi bir şey deftere işlenmeden önce bir uzmanın okumasına değer. Bir müşterinin şirketin işi için adınıza düzenlediği belgenin kendi çözümü vardır: bkz. şirketinize değil size düzenlenen ücret belgesi.

Hangi kayıtları, ne kadar süre saklamalıyım?

Güvenilir, eksiksiz ve belgelerle desteklenen kayıtları, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklayın (CRA: kayıtlar nerede ve ne kadar süre saklanır). Şirketin karar defterleri, hisse kayıtları, genel defteri ve kayıtlarını anlamak için gereken sözleşmeler, şirketin kapatılmasından iki yıl sonrasına kadar saklanır (Income Tax Regulations, s. 5800(1)(a)). Geç verilen beyannameler ve diğer değişiklikler iş kayıtları ne kadar süre saklanmalı rehberinde anlatılır.

Bu sorun için en üstte sayılan belgeleri; kişisel hesap özetlerinizde şirketin mevduatlarını işaretleyerek, şirkete yapılan her transferin banka kaydını, bakiyeyi kapatmak için kullanılan bordro veya temettü kayıtlarını ve GST/HST beyannamelerini saklayın.

Bu durum yıllardır sürüyorsa veya beyannameler verilmemişse ne olur?

Her şirket yıl sonu, o yılda doğan tutarlar için kendi süresini başlatır; bu yüzden eski tutarların süresi çoktan geçmiş olabilir. Süresi geçmiş bir tutar, aldığınız yılın gelirine dahil edilir; bu da o eski kişisel beyannameyi düzeltmek anlamına gelebilir (Folio S3-F1-C1, para 1.16 ve 1.73). Gelire eklenen bir tutarın sonradan geri ödenmesi indirilebilir olabilir; bkz. hissedar kredileri.

Şirket tarafı da eksik olabilir: defterlerine hiç ulaşmayan gelir T2'de yoktur ve üzerindeki GST/HST bildirilmemiş olabilir. Önce geliri yeniden oluşturun; bkz. hesap özetlerinden defterleri yeniden kurma ve verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama. Bir GST/HST beyannamesi bu gelir olmadan zaten verildiyse bkz. verilmiş GST/HST beyannamesini düzeltme. CRA zaten yazı gönderdiyse bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır ve yalnızca federal kurallar geçerlidir.

Yıl sonundan önce şirkete taşındı

Alberta'da Mart ayında şirket kuran bir danışman, Eylül'e kadar şirket hesabı açmadı. Müşteriler kişisel vadesiz hesabına C$18.000 yatırdı; faturaların tamamı şirket adınaydı. Şirketin yıl sonu 31 Aralık'tır. Şirket C$18.000 gelir ve danışmanın kendisine borçlu olduğu C$18.000 tutarını deftere işler. Danışman Kasım'da şirket hesabına C$18.000 aktarır; böylece yıl sonunda borç kalmaz. Borcun açık kaldığı aylar için yine de bir faiz menfaati söz konusu olabilir.

İpotek ödemesine harcandı

Aynı olgular, ancak danışman C$18.000 tutarını ipoteğine harcar. Bakiye, takip eden yılın 31 Aralık'ından sonra hâlâ borç duruyorsa, 15(2) alt maddesi bunu parayı aldığı yılın gelirine ekleyebilir. O tarihten önce şirket, kârı, nakdi ve şirketler hukuku testleri izin veriyorsa danışmana C$18.000 temettü ilan edip bunu bakiyeye karşı mahsup ederek bakiyeyi kapatabilir; CRA'nın folyosu bunu bir dizi saymaz. Borcun açık kaldığı süre için bir faiz menfaati yine de söz konusu olabilir ve temettü, kendi kurallarına göre danışmana vergilendirilir.

GST'li satışlar

Şirketin kayıtlı olduğunu ve danışmanlığın Alberta'da yapılan vergiye tabi bir satış olduğunu varsayın. Danışman, şirket adına kesilmiş bir faturada C$10.000 artı %5 GST (C$500) faturalar ve müşteri kişisel hesabına C$10.500 öder. Bu C$10.500 tutarının tamamı şirkete aittir: beyannamesinde bildirilecek C$10.000 gelir ve C$500 GST. Şirkete yalnızca C$10.000 ulaşsa bile şirket CRA'ya yine C$500 borçludur ve danışman da şirkete C$500 borçludur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Para, şirketin yıl sonunu aşarak hesabınızda durdu veya birden fazla yıl söz konusu: her tutarın kendi süresi vardır; geri ödeme, maaş ve temettü arasındaki seçim tarihlere ve rakamlara bağlıdır. Muhasebe kayıtları desteği alın.
• GST/HST tahsil edildi ama bildirilmedi veya yıllarca mevduat var ama defter yok: eksik beyannameler ve defterler birlikte düzeltilmelidir. Bkz. verilmemiş beyannameleri tamamlama; ayrıca muhasebe kayıtları desteği alın.
• Hesabınız kişisel ve işletme mevduatlarını karıştırıyor ve bunları faturalarla eşleştiremiyorsunuz: bkz. hesap özetlerinden defterleri yeniden kurma ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Şirket var olmadan önce size ödeme yapıldı veya şahıs işletmesinden şirkete geçtiniz: bkz. şahıs işletmesi şirketleştikten sonra defterler.
• Bir müşteri size ABD doları ile veya Kanada dışındaki bir hesaba ödeme yaptı: kur tarafının kendi adımları vardır; bkz. ABD doları ile ödenen serbest çalışan: defterler ve bankacılık.
• CRA yazı gönderdi: bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim.
• Bir müşterinin belgesi sizin adınıza düzenlenmiş: bkz. şirketinize değil size düzenlenen ücret belgesi.
• Şirket kişisel giderlerinizi ödedi (tersi): bkz. şirketin ödediği kişisel masraflar.
• Şirket yeni: bkz. yeni bir CCPC için defterler.
• Şirketiniz Québec'te: Québec'in kendi kuralları burada kapsanmaz ve farklı olabilir. Bunları federal kurallarla birlikte kontrol etmek için muhasebe kayıtları desteği alın.