Ghi sổ số dư đa tiền tệ trên Wise và Stripe

Tài khoản đa tiền tệ là một tài khoản hay mỗi loại tiền một tài khoản trong sổ sách của tôi?

Mỗi loại tiền một tài khoản. Tài khoản đa tiền tệ là một tài khoản duy nhất của nhà cung cấp, giữ số dư riêng cho từng loại tiền, nên sổ sách giữ một tài khoản cho mỗi số dư, bằng loại tiền của số dư đó, và đối chiếu với sao kê riêng của nó. Hãy thêm một tài khoản trung gian (clearing) cho các payout đã rời nền tảng nhưng chưa vào ngân hàng, và giữ doanh thu, phí và chênh lệch tỷ giá trong các tài khoản riêng. Dưới đây, "tiền tệ gốc" là loại tiền dùng cho sổ sách và tờ khai: thường là đô la Canada với doanh nghiệp tại Canada, đô la Hoa Kỳ với doanh nghiệp tại Hoa Kỳ (công ty tại Canada báo cáo bằng đô la Hoa Kỳ: xem cuối trang này).

Nếu phần mềm của bạn gắn mỗi tài khoản với một loại tiền, hãy giữ một tài khoản trung gian cho mỗi loại tiền.

Có hai mô hình dùng chung các tài khoản này. Đơn vị xử lý thanh toán trả payout vào một tài khoản tiền đa tiền tệ, tức là một tài khoản ngân hàng trong sổ sách của bạn; chuyển tiền từ đó sang ngân hàng của chính bạn là chuyển khoản, không phải thu nhập. Hoặc khách hàng trả thẳng vào tài khoản tiền: khi đó không có payout, và khoản thanh toán chính là doanh thu.

Một trường hợp không còn đơn giản khi có số dư bằng ba loại tiền trở lên, số dư không khớp hoặc nhiều tháng chưa từng đối chiếu, mỗi tháng mất hàng giờ nhập tay, nhà cung cấp ở nước khác với nơi chủ sở hữu cư trú, tiền kinh doanh nhận vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản ở quê nhà, hoặc chủ sở hữu là người Hoa Kỳ (US person) hay cư dân Canada có tài khoản ở nước ngoài (báo cáo tài khoản nước ngoài, xem bên dưới). Mỗi trường hợp cần nhiều hơn việc ghi sổ thông thường.

Hãy chuẩn bị trước: sao kê hằng tháng của từng số dư theo loại tiền, báo cáo payout của nhà cung cấp, xác nhận cho mỗi lần đổi tiền (số tiền gửi đi, số tiền nhận, phí), sao kê ngân hàng cho mỗi khoản tiền gửi, và nguồn tỷ giá bạn sẽ dùng.

Làm sao để payout đang chuyển không bị tính là thu nhập hai lần?

Mỗi giao dịch bán chỉ tính một lần. Nếu bạn ghi doanh thu khi lập hóa đơn, khoản thanh toán qua nền tảng sẽ tất toán hóa đơn; nếu bạn ghi doanh thu khi nhận tiền, việc tiền vào số dư nền tảng chính là doanh thu. Tờ khai của bạn quyết định cách nào: CRA yêu cầu phương pháp dồn tích, tức là cách theo hóa đơn, đối với phần lớn thu nhập tự kinh doanh (Canada; lựa chọn tại Hoa Kỳ). Dù cách nào, payout và khoản tiền gửi ngân hàng chỉ là chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn. Chênh lệch tỷ giá giữa lúc lập hóa đơn và lúc nhận tiền là lãi hoặc lỗ tỷ giá, không phải doanh thu thêm. Các bước dưới đây theo cách ghi khi nhận tiền; với giao dịch bán đã lập hóa đơn, bước 1 tất toán khoản phải thu.

1. Giao dịch bán: ghi nợ số dư với toàn bộ số tiền khách hàng đã trả; ghi có doanh thu.
2. Phí: ghi nợ phí; ghi có số dư.
3. Payout rời nền tảng: ghi nợ payout đang chuyển; ghi có số dư.
4. Tiền vào ngân hàng: ghi nợ tài khoản ngân hàng; ghi có payout đang chuyển.

Tài khoản trung gian bằng 0 mỗi khi mọi payout đã về; số dư còn lại cuối tháng là payout vẫn đang chuyển hoặc khoản tiền gửi chưa bao giờ đến, nên hãy truy tìm trước khi khóa sổ. Nếu khoản tiền gửi bằng loại tiền khác, bước 4 đồng thời là một lần đổi tiền (xem bên dưới).

Ba lỗi gây ra phần lớn trường hợp tính trùng: ghi khoản tiền gửi ròng là doanh thu, làm mất số liệu doanh thu gộp và phí; ghi payout là doanh thu cộng thêm vào chính giao dịch bán; và chấp nhận khoản tiền gửi payout từ nguồn dữ liệu ngân hàng như một giao dịch bán mới thay vì khớp nó với payout đang chuyển. Việc khớp tiền gửi với báo cáo doanh thu được trình bày trong đối chiếu doanh thu và payout.

Tôi ghi thế nào một payout vào số dư ngoại tệ?

Hãy ghi ba số tiền bằng chính loại tiền của payout: doanh thu gộp (số tiền khách hàng đã trả) vào doanh thu, phí của nền tảng vào phí, và số ròng, tức doanh thu gộp trừ phí, là mức tăng của số dư đó. Quy đổi dòng doanh thu và phí sang tiền tệ gốc theo tỷ giá của ngày đó (mục tiếp theo).

Doanh thu là số gộp, không phải số ròng. Tại Hoa Kỳ, Form 1099-K báo cáo số tiền gộp không trừ phí hay hoàn tiền, nên số liệu gộp có thể khớp với form còn tiền gửi ròng thì không. Form quy đổi khoản thanh toán bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao ngay vào ngày giao dịch hoặc theo một quy ước nhất quán, nên sẽ có chênh lệch tỷ giá nhỏ. Phí, hoàn tiền, tranh chấp, số dư âm và việc khớp với 1099-K nằm trong payout, phí và số dư âm.

Tôi dùng tỷ giá nào tại Canada và tại Hoa Kỳ?

Tại Canada, dùng tỷ giá của Bank of Canada vào ngày khoản tiền phát sinh. Tại Hoa Kỳ, dùng tỷ giá hiện hành khi bạn nhận, trả hoặc ghi nhận khoản đó; IRS không có tỷ giá chính thức và nói chung chấp nhận mọi tỷ giá đã công bố được dùng nhất quán. Ở cả hai nước, hãy giữ số tiền ngoại tệ gốc bên cạnh số tiền quy đổi sang tiền tệ gốc.

Hãy ghi lại nguồn bạn dùng cho từng cặp tiền tệ và tiếp tục dùng nguồn đó qua các năm. Xác nhận của nhà cung cấp cho biết lần đổi tiền thu về bao nhiêu, nên hãy ghi số tiền đã nhận; đó là việc khác với tỷ giá bạn dùng để quy đổi một khoản doanh thu hoặc chi phí.

Tôi ghi thế nào khi đổi từ số dư này sang số dư khác, và phí đổi tiền?

Đổi tiền giữa các số dư của chính bạn là chuyển tiền, không tạo ra thu nhập. Mỗi số dư có một giá trị ghi sổ: số tiền bằng tiền tệ gốc mà nó được ghi khi tiền đến.

1. Đọc xác nhận: số tiền gửi đi, số tiền nhận, phí.
2. Ghi có số dư gửi đi theo số tiền gửi, ở giá trị ghi sổ của nó.
3. Ghi nợ số dư nhận theo số tiền thực vào số dư đó (số tiền nhận trừ phí bị trừ từ đó), quy đổi sang tiền tệ gốc theo tỷ giá của ngày đó, và ghi nợ phí cho khoản phí đó.
4. Chênh lệch giữa tổng bên nợ và tổng bên có là lãi tỷ giá (ghi có) hoặc lỗ tỷ giá (ghi nợ).

Nếu phí đã nằm trong tỷ giá, số tiền nhận đơn giản là thấp hơn: hãy ghi số tiền thực đến. Sổ sách tại Hoa Kỳ để phần chênh lệch trong lãi hoặc lỗ tỷ giá. Sổ sách tại Canada đưa phần chênh lệch giữa số tiền gửi đi và số tiền đến, cả hai theo tỷ giá Bank of Canada của ngày đó, vào tài khoản chi phí đổi tiền, và phần còn lại vào lãi hoặc lỗ tỷ giá (chuyển khoản giữa tài khoản CAD và USD). Nếu số dư gửi đi chứa các khoản đến ở những tỷ giá khác nhau, khoản lãi phụ thuộc vào khoản nào được tính là đã đi ra; hãy thống nhất một phương pháp với người chuẩn bị thuế của bạn và dùng nó mọi lần.

Bút toán tương tự áp dụng khi nhà cung cấp hoặc ngân hàng đổi tiền thay bạn (một payout gửi bằng loại tiền này vào tài khoản ngân hàng bằng loại tiền khác) và khi bạn trả hóa đơn từ số dư ngoại tệ: ghi số tiền đến, hoặc chi phí theo tỷ giá của ngày đó, giảm số dư hoặc payout đang chuyển theo giá trị ghi sổ, và đưa phần chênh lệch vào dòng tỷ giá.

Tôi đối chiếu từng số dư theo loại tiền với sao kê hằng tháng thế nào?

Hãy đối chiếu từng số dư bằng chính loại tiền của nó trước, rồi mới xem giá trị theo tiền tệ gốc. Số dư khớp sao kê bằng bảng Anh là đúng, dù giá trị bằng đô la của nó đã thay đổi. IRS khuyên đối chiếu tài khoản kinh doanh mỗi tháng để sổ sách phản ánh mọi khoản thu chi và lỗi được phát hiện.

1. Với mỗi số dư, số dư đầu kỳ cộng tiền vào, trừ tiền ra, bằng số dư cuối kỳ trên sao kê bằng loại tiền đó.
2. Khớp mọi payout trên báo cáo của nền tảng với một khoản tiền gửi ngân hàng. Payout chưa có tiền gửi vẫn nằm trong tài khoản trung gian.
3. Khớp mọi lần đổi tiền với hai phía của nó: một phía ra khỏi một số dư, một phía vào số dư khác.
4. Chỉ sau đó mới kiểm tra giá trị theo tiền tệ gốc. Chênh lệch chỉ do tỷ giá thay đổi là đánh giá lại, không phải thiếu bút toán.

Nếu một số dư không khớp, khoảng chênh lệch cho biết nguyên nhân:

Việc đánh giá lại cuối năm được trình bày trong lãi hoặc lỗ tỷ giá trên tài khoản USD (Canada) và tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ (Hoa Kỳ).

Lãi và lỗ tỷ giá xuất hiện ở đâu, và khi nào đó là vấn đề thuế?

Trong sổ sách, trên một dòng lãi hoặc lỗ tỷ giá, tách khỏi doanh thu và phí. Chênh lệch nhỏ vẫn đưa vào dòng đó, và con số ròng nhỏ là bình thường; con số lớn hoặc tăng dần thường cho thấy lỗi nguồn tỷ giá hoặc lỗi bút toán, nên hãy kiểm tra điều đó trước khi nghĩ đến vấn đề thuế. Về thuế, tên gọi không quyết định cách xử lý: mỗi nước có quy tắc riêng cho khoản lãi hoặc lỗ phát sinh khi tiền được đổi hoặc chi tiêu.

• Hoa Kỳ: Section 988 quy định lãi hoặc lỗ ngoại tệ trên một giao dịch theo section 988 được tính riêng và, trừ khi section có quy định khác, được coi là thu nhập hoặc lỗ thông thường. Việc chuyển nhượng một loại tiền không phải tiền tệ chức năng của bạn (nói chung là đô la, theo IRS) là một giao dịch như vậy, và loại tiền đó bao gồm tiền gửi không kỳ hạn hoặc có kỳ hạn bằng loại tiền đó tại ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác. Vì vậy, việc đổi hoặc chi tiêu số dư ngoại tệ có thể tạo ra lãi hoặc lỗ; một số dư trên nền tảng nào đó có được coi là khoản tiền gửi như vậy hay không là câu hỏi dành cho người chuẩn bị thuế của bạn.
• Canada: Section 39(2) coi lãi hoặc lỗ tiền tệ là lãi vốn hoặc lỗ vốn chỉ trong phạm vi khoản đó không được tính vào hoặc khấu trừ khỏi thu nhập, nên khoản lãi thuộc bên nào phụ thuộc vào sự kiện thực tế. Khoản miễn thuế cho cá nhân đối với lãi nhỏ và vấn đề của công ty nằm trong chuyển khoản giữa tài khoản CAD và USD.

Số dư giữ ở ngoài nước của tôi có làm phát sinh FBAR hoặc T1135 không?

Có thể. Điều quyết định là nơi tài khoản được giữ, không phải loại tiền của số dư. Với T1135, còn quan trọng là công ty nợ bạn số dư đó có phải là người không cư trú hay không, vì khoản nợ do người không cư trú trả có thể được tính dù tiền nằm ở đâu. Số dư bằng đô la Hoa Kỳ giữ tại Canada không tự động là nước ngoài theo mục đích của Canada, và số dư bằng euro giữ tại Hoa Kỳ không tự động là nước ngoài theo mục đích của Hoa Kỳ.

Hướng dẫn của FinCEN không nêu ngoại lệ FBAR nào cho tài khoản chỉ dùng cho kinh doanh, trong khi T1135 loại trừ tài sản được dùng hoặc giữ riêng cho hoạt động kinh doanh tích cực. Một số dư cũng chứa tiền cá nhân hoặc tiền mặt đầu tư có thể không phải "chỉ" cho kinh doanh.

Một cá nhân Hoa Kỳ, kể cả chủ doanh nghiệp một chủ, cũng có thể phải nộp Form 8938 cùng tờ khai thuế thu nhập khi tài sản tài chính nước ngoài vượt các ngưỡng riêng, cao hơn, của form này (so sánh của IRS; báo cáo tài khoản nước ngoài).

Không trang chính thức nào cho biết nhà cung cấp nào giữ số dư ở nước nào, hay số dư trên nền tảng có phải là tài khoản tài chính không: hãy kiểm tra trên sao kê tài khoản xem tổ chức hoặc công ty nào giữ số dư, và ở nước nào. Tài khoản nào được tính, quy tắc về công ty sở hữu hơn 50%, cách đo số tiền và tiền phạt nằm trong FBAR cho tài khoản công ty ở nước ngoài và báo cáo tài sản nước ngoài và công ty liên kết.

Hồ sơ nào nối payout, lần đổi tiền và khoản tiền gửi ngân hàng với nhau?

Hãy giữ một chuỗi cho mỗi payout: dòng payout của nền tảng, xác nhận đổi tiền nếu có, và dòng ngân hàng, được nối bằng một mã tham chiếu ghi trong phần ghi chú của từng bút toán. Ngoài các sao kê và xác nhận đã liệt kê ở đầu trang, hãy giữ:

• Các tỷ giá bạn đã dùng, kèm nguồn và ngày.
• Nếu có thể phải nộp FBAR hoặc T1135: số dư cao nhất của từng loại tiền trong năm (FBAR) và giá gốc bằng đô la Canada của số tiền đang giữ, ở mức cao nhất trong năm (T1135). Hồ sơ FBAR nói chung được giữ 5 năm (IRS).

Hãy giữ mọi thứ cùng với các bút toán mà nó hỗ trợ; IRS nêu biên lai bán hàng, hóa đơn, biên lai và phiếu gửi tiền là chứng từ hỗ trợ. Hãy tự lưu bản sao thay vì dựa vào trang web của nhà cung cấp: CRA nói hồ sơ giữ ngoài Canada và truy cập điện tử từ Canada không được coi là hồ sơ giữ tại Canada. Thời gian giữ khác nhau theo từng nước: xem thời gian giữ hồ sơ kinh doanh (Hoa Kỳ) và hướng dẫn của Canada.

Ví dụ

Tỷ giá và số tiền chỉ mang tính minh họa; mỗi tình huống nêu rõ các loại tiền. Giả sử không có GST/HST, thuế bán hàng hay VAT, và mỗi khách hàng trả vào ngày giao dịch được ghi.

Freelancer ở Toronto: một giao dịch bán, một khoản phí và một lần đổi tiền

Một freelancer ghi sổ bằng đô la Canada. Một khách hàng trả US$5.000 vào ngày US$1 bằng C$1,34. Nền tảng giữ US$150. Sau đó cô đổi US$4.000 khi US$1 bằng C$1,35, nhận C$5.400 trừ phí C$20. Khoản US$4.000 đó đã đến ở mức C$1,34, nên có giá trị ghi sổ C$5.360.

Doanh thu là US$5.000 theo tỷ giá của ngày đó, tức C$6.700, không phải C$5.380 đã vào số dư CAD. Số dư USD còn lại US$850.

LLC ở Austin bán cho người mua ở Anh: số dư bằng bảng Anh

Một LLC ở Austin ghi sổ bằng đô la Hoa Kỳ. Khách hàng ở Anh trả £2.000 vào số dư GBP khi £1 bằng US$1,25, nên doanh thu là US$2.500 (bỏ qua phí ở đây). Sao kê GBP cuối tháng cho thấy £1.200 vì £800 đã được đổi sang đô la ở mức £1 = US$1,28, thành US$1.024. Số dư GBP trong sổ sách là £1.200, cùng con số với sao kê, trước khi áp dụng bất kỳ giá trị bằng đô la nào. £800 đó có giá trị ghi sổ US$1.000, nên lần đổi tiền để lại US$24 lãi tỷ giá, và £1.200 còn lại có giá trị ghi sổ US$1.500.

Công ty ở Vancouver: US$30.000 vào cuối năm

Một công ty ở Vancouver ghi sổ bằng đô la Canada. Vào ngày 31 tháng 12, công ty có US$18.000 trong số dư USD của một nền tảng và US$12.000 trong số dư của nền tảng khác. Công ty đối chiếu từng số dư với sao kê riêng bằng đô la Hoa Kỳ, xử lý hết các payout đang chuyển, rồi mới quy đổi US$30.000 theo tỷ giá cuối năm. Với tỷ giá minh họa US$1 = C$1,36, con số đó là C$40.800; nếu các số dư đang ghi sổ ở C$40.200, khoản chênh C$600 là khoản đánh giá lại trên dòng tỷ giá, không phải thiếu bút toán. Đó là khoản chưa thực hiện; việc có bị đánh thuế hay không tùy khoản mục (lãi tỷ giá trong tờ khai của công ty). Việc có phải nộp báo cáo tài sản nước ngoài hay không phụ thuộc vào nơi mỗi nhà cung cấp giữ tài khoản, các số dư có được giữ riêng cho hoạt động kinh doanh tích cực của công ty hay không, và tổng giá gốc của toàn bộ specified foreign property của công ty, không chỉ các số dư này.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Mỗi tháng mất hàng giờ nhập tay, hoặc số dư bằng ba loại tiền trở lên không khớp sao kê: các tài khoản và bút toán trung gian cần được thiết lập một lần và kiểm tra hằng tháng. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhiều tháng hoạt động ngoại tệ chưa bao giờ được đối chiếu: hãy dựng lại từ sao kê trước. Xem hướng dẫn của Canada và Hoa Kỳ, rồi tìm hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn là người Hoa Kỳ (US person), cư dân Canada có tài khoản giữ ở nước ngoài, hoặc đang chuyển giữa hai nước: có thể phải nộp FBAR, Form 8938 hoặc T1135 ngoài sổ sách, và sổ sách nên giữ các số liệu mà những báo cáo này cần (số dư cao nhất, giá gốc). Việc chuyển nơi ở thay đổi báo cáo nào áp dụng: cá nhân lần đầu trở thành cư dân Canada không nộp T1135 cho năm đó (CRA). Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán, các hướng dẫn về FBAR của công ty và T1135, và với chính FBAR, xem hỗ trợ FBAR.
• Thu nhập kinh doanh vào tài khoản cá nhân, hoặc tài khoản ở quê nhà, hoặc tiền cá nhân và tiền kinh doanh chung một số dư: phần của doanh nghiệp cần được tách ra trước, và có thể phải nộp báo cáo tài khoản nước ngoài. Xem thu nhập kinh doanh trong tài khoản cá nhân (Hoa Kỳ), thu nhập của công ty trong tài khoản cá nhân (Canada) và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Công ty tại Canada của bạn giữ sổ sách bằng đô la Hoa Kỳ hoặc có thể bầu chọn làm vậy, hoặc bạn chưa chắc tờ khai của mình theo quy tắc tỷ giá nào (Canada, Hoa Kỳ hay cả hai): công ty cư trú tại Canada có thể bầu chọn tính thuế bằng một loại tiền đủ điều kiện như đô la Hoa Kỳ trên Form T1296, nộp chậm nhất là 60 ngày sau ngày đầu tiên của năm thuế (ITA s. 261). Xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền từ sàn thương mại chuyển về và tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ, rồi hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đang chọn loại tiền cho sổ sách, hoặc đang bật đa tiền tệ: xem phần mềm và tiền tệ gốc cho doanh nghiệp hai nước và đa tiền tệ trước khi bạn bật.