C Şirketi Sahip Giderleri: Hesap Verilebilir Plan ve Temettü

C şirketinde hesap verilebilir plan nedir ve üç testi nelerdir?

Hesap verilebilir plan (accountable plan), şirketin çalışanın iş giderlerini ücret sayılmadan geri ödediği düzenlemedir. İşletmede çalışan bir C şirketi sahibi genellikle çalışan sayılır; dolayısıyla bu planla geri ödeme alabilir. Federal yönetmelik ve Publication 15 üç test koyar; düzenleme hepsini karşılamalıdır.

Önce kendi durumunuzu bulun:

Üçü de sağlanırsa ödeme ücret sayılmaz. W-2'de görünmez, gelir vergisi stopajı veya bordro vergisi doğurmaz ve şirket asıl gideri, sınırlar içinde, olağan işletme gideri olarak indirebilir (yönetmelik; 162. madde). Biri sağlanmazsa ödeme, aşağıda anlatılan hesap verilebilir olmayan plan kapsamında yapılmış sayılır.

Şirketin başka türlü ücret olarak ödeyeceği veya sahibin ücretinin bir kısmının yerine geçen bir "masraf iadesi" ücrettir (Publication 15; Publication 463). Tek bir bordro ödemesi hem ücreti hem masraf iadesini kapsıyorsa masraf iadesi ayrı bir tutar olarak gösterilmelidir (yönetmelik, (d)(1) paragrafı).

Ölçü etiket değil, düzenlemenin kendisidir. Yönetmelik planın yazılı olmasını şart koşmaz; düzenlemenin belge istemesini ve fazlanın iadesini şart koşmasını ister.

Ödemeyi alan kişi çalışan olmalıdır. İşletmede çalışan bir yönetici, şirket onun için hiç bordro çalıştırmamış olsa bile çalışandır (Publication 15; 3401(c) maddesi). Hiç veya yalnızca küçük hizmet veren ve ücret almayan yönetici çalışan sayılmaz (IRS: Kendinize ödeme yapmak). Sahibin toplam ücretinin makul olup olmadığı ayrı bir sorudur; bkz. C şirketi sahip temettüleri. Çalışan olmayan bir hissedara yapılan ödemeler aşağıdaki dağıtım ve kredi kurallarına girer.

Bir durum şu hâllerde basit değildir:

• sahip harcamaları bir yıldan uzun süre, politika ve makbuz olmadan şirket üzerinden geçtiyse;
• işletme ve kişisel harcamalar aynı kartta veya hesaptaysa;
• sahip bordroda değilse;
• sahip ABD dışında yaşıyorsa;
• W-2'ler, bordro beyannameleri veya gelir vergisi beyannamesi zaten verilmişse;
• yıl sonu, şirketin satışı veya bir IRS yazısı yakınsa.

Şunları toplayın: politika ve yönetim kurulu kararları, gider raporları ve makbuzlar, kart ve banka hesap özetleri, kilometre kayıtları, bordro kayıtları ve W-2'ler, ayrıca varsa senetleriyle birlikte hissedar kredisi hesabı.

Şirket hangi sahip giderlerini ücret saymadan geri ödeyebilir?

C şirketi, sahibin şirket için çalışırken ödediği olağan işletme giderlerini geri ödeyebilir: iş seyahati, iş kilometresi, telefon, internet ve ev ofisinin işletmeye düşen payı. Kişisel giderler bu yolla geri ödenemez.

Şirket hisselerinde değer olarak payı %10'dan fazla olan bir sahip, tutarın kanıtı olarak günlük harcırah (per diem) veya araç ödeneğini kullanamaz; şirkete hesap verdikten sonra bile giderleri IRS'ye kanıtlayabilmelidir. Bu yüzden gerçek faturaları ve tarihli bir kilometre kaydını saklayın (Publication 463).

İşe gidiş geliş, aile gezisi, market alışverişi ve telefonun kişisel kısmı işle bağlantı testini karşılamaz. Publication 463, işverenin tatil gibi kişisel giderleri geri ödemesinin ücret olarak bildirildiğini söyler. Sahip için IRS ödemeyi, aşağıda anlatıldığı gibi, dağıtım da sayabilir.

Ev ofisi, telefon ve kilometre ayrıntıları S şirketi ve C şirketi sahibi çalışanlar için aynıdır: bkz. sahip giderlerinin geri ödenmesi.

Sahip şirkete hangi belgeyi, ne kadar sürede verir?

Sahip, indirimi destekleyecek kayıtları makul bir süre içinde şirkete verir. Yönetmelik 30, 60 ve 120 günlük güvenli limanlar koyar. Bunların dışında makul süre olguya bağlıdır.

Belge, her giderin tutarı, tarihi, yeri ve işle ilgili amacıyla birlikte listelenmesi ve arkasında kayıtların bulunması demektir. Seyahat, hediye ve araç giderlerinde Publication 463, konaklama ve $75 veya üzerindeki her gider için makbuz, araç kullanımı için kayıt ister. "Seyahat" veya "çeşitli" gibi geniş bir satır kabul edilmez. Zamanında belgelenmeyen veya iade edilmeyen tutar, dönemin bitiminden sonraki ilk bordro döneminin sonuna kadar ücret hâline gelir (yönetmelik; Publication 15).

Şirketin, bildirim ve stopajdan kaçınmak için kanıtlanan giderlerden fazlasını ödeme planı veya uygulaması bulunduğu yıl için güvenli limanlar kullanılamaz.

Bu noktaları kapsayan yazılı bir politika, düzenlemenin bunları şart koştuğunu göstermenin bir yoludur:

1. Geri ödediği giderleri adıyla sayar: seyahat, iş kilometresi, telefon ve internetin işletme payı.
2. Sahip, makbuzlar veya kilometre kaydıyla birlikte bir rapor sunar; süre 60 gündür.
3. Her avans veya fazla 120 gün içinde iade edilir.
4. Yönetim kurulu bunu karar defterine geçirerek kabul eder.

Bir masraf iadesi testlerden birini sağlamazsa ücret mi olur ve ne borçlanılır?

Bir testi sağlamayan ödeme ücrettir. Hesap verilebilir olmayan plan kapsamında ödenmiş sayılır, W-2'ye yazılır ve ödendiğinde stopaj ile bordro vergisine tabi olur. Yalnızca fazla kısım testi sağlamıyorsa yalnızca fazla kısım ücrettir (yönetmelik; Publication 15).

Sahip genellikle karşılığında bir indirim alamaz. Notice 2026-10, karşılanmayan çalışan seyahati dahil çeşitli kalemli indirimlerin kaldırılmasının artık kalıcı olduğunu söyler (67(h) maddesi). Şirket, toplam ücret iş karşılığında makulse ücreti tazminat gideri olarak indirir (162(a)(1) maddesi).

Şirket, kesmesi gereken vergiyi borçlanır (3403. madde). Bordroyu denetleyen ve vergiyi toplamayı veya yatırmayı bilerek ihmal eden bir sahip-yönetici, kesilmesi gereken ödenmemiş vergiden kişisel olarak sorumlu olabilir (6672. madde); tek başına sahip olmak yetmez. IRS genellikle bunu tarh etmek için izleyen 15 Nisan'dan veya daha geç olan beyan tarihinden itibaren 3 yıl süreye sahiptir; beyanname verilmemişse süre sınırı yoktur (IRM 5.7.3). Bkz. güven fonu kurtarma cezası.

Daha önceki bir yıla ait olması gereken ücretler bordro düzeltmeleriyle giderilir: bkz. bordro hatasını düzeltmek. Eyalet kendi bordro ve gelir vergisi uygulamasını ekleyebilir; federal sonuç bunu belirlemez.

Şirketin ödediği kişisel giderler: temettü mü, ücret mi, kredi mi?

Şirketin ödediği kişisel fatura işletme gideri değildir. Olgulara göre IRS bunu temettü veya başka bir dağıtım, ücret ya da kredi sayabilir. Section 262 kişisel, geçim veya aile giderleri için indirim tanımaz. Yaygın örnekler sahibin kirası veya mortgage'ı, kişisel gelir vergisi, okul ücreti ve aile gezisidir. Şirket aracının kişisel kullanımı genellikle ücrete eklenen vergilendirilebilir bir yan haktır (Publication 15-B).

İlan edilmemiş olmasına rağmen temettü sayılan ödemeye örtülü temettü (constructive dividend) denir. Publication 542 bunlara örtülü dağıtım der. IRS denetçi el kitabı, denetçilerin şirketin hissedar adına verdiği tutarların, ödediği kişisel giderler dahil, gerçek kredi mi yoksa temettü olarak vergilendirilen dağıtım mı olduğunu kontrol etmesini söyler. Para şirketten çıkarken tarafların ne yaptığına ve neyi amaçladığına bakılır; tek bir test belirleyici değildir (IRM 4.10.3).

Sahibin yaptığı geri ödemeler krediyi, bugüne kadar hiç geri ödeme olmaması ise temettüyü gösterir (IRM 4.10.3). Paranın neyle kredi sayıldığı kendi şirketinizden borç almak yazısındadır.

Kişisel bir faturayı seyahat, yemek veya sarf malzemesi olarak kaydetmek onu indirilebilir yapmaz. Yakın kontrollü bir şirketin sahibinin kişisel giderlerini indirdiğini tespit eden denetçi, sahibin beyannamesini bildirilmemiş temettü için düzeltebilir (IRM 4.10.4).

Dağıtım, şirketin cari yıl veya birikmiş kazanç ve kârı (earnings and profits) tutarına kadar temettüdür (316. madde). Kazanç ve kâr bir vergi ölçüsüdür, geçmiş yıl kârları satırı değildir; dağıtımın ne kadarının temettü olduğunu belirler. Gerisi sahibin hisse maliyet esasını (kabaca sahibin hisselere koyduğu tutar) azaltır; esası aşan kısım kazançtır (301. madde). Kazanç ve kârın nasıl hesaplandığı C şirketi sahip temettüleri yazısındadır.

Şirket yine de indirim alır mı ve sahip ne alır?

Şirket, geri ödenen işletme giderini ve makul ücreti indirir; temettü için hiçbir şey indiremez. Sahip hesap verilebilir plan kapsamındaki masraf iadesi için hiçbir şey, ücret için W-2, temettü için Form 1099-DIV alır.

Formlar Form 1099-DIV talimatları ve Form 5452 hakkında sayfalarında açıklanır. Mukim olmayan yabancı sahip için Form 1099-DIV yerine Form 1042 ve Form 1042-S kullanılır (son bölüm). Eşikler, son tarihler ve beyan adımları C şirketi sahip temettüleri yazısındadır.

Masraf iadesini, bana verilen krediyi ve temettüyü defterlerde nasıl ayrı kaydederim?

Her sonucun kendi hesabı vardır; kişisel fatura ayrılana kadar gider hesaplarına girmez.

Şirket gideri doğrudan öderse gideri borçlandırıp bankayı bir kez alacaklandırın. Hissedardan alacak bakiyesi bir karar değildir. Bunu geri ödeme, ücret, temettü veya belgelenmiş bir kredi ile kapatın: bkz. bilançoda hissedara krediler. Kredi koşulları ve faiz kendi şirketinizden borç almak yazısındadır. Bilerek temettü ödemek C şirketi sahip temettüleri yazısındadır.

Önceki yılların giderleri için geri ödeme alabilir miyim veya bunlara şirkete verdiğim kredi diyebilir miyim?

Sahibin bunu şart koşan bir düzenleme kapsamında zamanında belgelediği giderler yine geri ödenebilir. Eski giderleri ancak şimdi belgelemek veya geri ödemek onları hesap verilebilir plan kapsamında bir masraf iadesi yapmaz; kredi olarak yeniden adlandırmak ise yalnızca olgular gerçek bir kredi gösteriyorsa işe yarar. Yönetmelik eski giderler için kesin bir son tarih koymaz: makul süre olgulara bağlıdır (yönetmelik).

Kredi yolu, sahip şirketin kendi faturalarını (örneğin bir tedarikçi faturası) ödediğinde daha uygundur; sahip kendi iş giderlerini (örneğin seyahat) ödediğinde daha az uygundur: bunlar çalışan giderleridir ve hesap verilebilir plan testleri geçerlidir. Gerçek bir krediyi geri ödemek ücret ya da temettü değildir; ancak tutarların, tarihlerin ve niyetin o günlerde tutulmuş kayıtlarla kanıtlanabilmesi gerekir.

Her yılı kart ve banka hesap özetlerinden, her harcamayı işletme, kişisel veya belirsiz diye etiketleyerek yeniden oluşturmak, hangi tutarların geri ödenebileceğini gösterir.

IRS sorarsa bunu temiz tutan kayıtlar nelerdir?

Her sahip ödemesinin defterlerin söylediği şey olduğunu gösteren kayıtları saklayın:

• yazılı politika ve onu kabul eden yönetim kurulu kararları;
• makbuzlu gider raporları ve kilometre kayıtları;
• her harcamanın işletme veya kişisel diye etiketlendiği kart ve banka hesap özetleri;
• bordro üzerinden geçen her tutar için bordro kayıtları ve W-2'ler;
• kredi için imzalı senet, faiz ve geri ödeme kayıtları;
• temettü için yönetim kurulu kararları ve Form 1099-DIV, geçerliyse Form 5452;
• her yıl sonunda defterlerle mutabık hissedar kredisi hesabı.

Publication 15, masraf iadeleri ve bunların belgelendirilmesine ilişkin kayıtlar dahil istihdam vergisi kayıtlarının en az 4 yıl saklanmasını söyler.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıyla verilmiştir.

Sahip müşteri seyahatini kişisel kartla öder

Bir danışmanlık şirketinin tek çalışanı olan sahibi, müşteri uçak bileti ve konaklaması için kişisel kartıyla US$3.000 öder. Şirketin politikası 60 gün içinde gider raporu ve fazlanın iadesini şart koşar. Sahip raporu makbuzlarla 40 günde verir ve şirket US$3.000 geri öder. Geri ödeme ücret değildir, W-2'de görünmez ve şirket US$3.000 seyahat gideri indirir.

Şirket aile gezisini öder

Bir C şirketi bir aile gezisi için US$18.000 öder ve bunu seyahat olarak kaydeder. İş amacı, kredi senedi veya bordro işlemi yoktur; bu yüzden IRS ödemeyi dağıtım sayabilir, şirket indirim alamaz ve US$18.000 seyahat giderinden çıkarılır. Şirketin o yıla ait kazanç ve kârının, gezi gider kaleminden çıkarılmış ve bu dağıtımdan önce hesaplandığında, US$10.000 olduğunu ve sahibin hisse maliyet esasının en az US$8.000 olduğunu varsayalım. O hâlde US$10.000 temettü olur ve US$8.000 sahibin esasını azaltır; Form 1099-DIV ve Form 5452 verilir. Verilmiş bir beyanname geziyi zaten indirdiyse o beyannamenin gözden geçirilmesi gerekir.

Üç yıllık giderler kişisel kartta

Bir sahip, politika ve makbuz olmadan üç yıl boyunca şirket giderlerini kişisel kartıyla ödedi. Aynı kartta bir kısım kişisel harcama da vardı. Hesap özetleri aşağıdaki dağılımı gösteriyor. İlk iki yılın beyannamesi verilmiş, üçüncüsü verilmemiştir.

Sahibin kendi harcamaları işletme gideri değildir; dolayısıyla şirketin geri ödeyeceği bir şey de değildir. US$20.000 tutarındaki işletme giderleri için 60 ve 120 günlük süreler geçmiştir; bu yüzden şimdi geri ödemek genellikle hesap verilebilir plan kapsamında masraf iadesi sayılmaz. Bunları bordro vergisiyle ücret olarak ödemek bir çözümdür. Diğeri, bir kısmının o günlerde tutulmuş kayıtların kredi olarak desteklediği bir avans olup olmadığını sınamaktır. Hangisinin geçerli olduğu olgulara ve belgelere bağlıdır. 3. yılın defterleri beyannamesi verilmeden önce yine düzeltilebilir. Şirket bu giderleri 1. veya 2. yıl beyannamelerinde indirdiyse verilmiş bu beyannamelerin gözden geçirilmesi gerekebilir; şimdi yapılan geri ödeme genellikle ödendiği yılın ücretidir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yıllarca süren sahip harcamaları politika ve makbuz olmadan şirket üzerinden geçti veya yıl sonu, bir satış ya da IRS yazısı yakın: hangi tutarların hâlâ geri ödenebileceği, hangilerinin ücret, temettü veya belgelenmiş kredi olduğu ve şimdi neyin kaydedileceği; hesap özetlerinin, bordro kayıtlarının ve verilmiş beyannamelerin birlikte okunmasına bağlıdır. Bunları muhasebe kayıtları desteğine getirin.
• W-2'ler veya bordro beyannameleri bu tutarlar olmadan verildi: bkz. bordro hatasını düzeltmek ve defterleri eşleştirmek için muhasebe kayıtları desteğine getirin.
• Sahip, ABD vergisi bakımından mukim olmayan bir yabancıdır (yalnızca yurt dışında yaşamak bunu belirlemez): mukim olmayan yabancıya ödenen temettü genellikle %30 stopaja veya Form W-8BEN ile talep edilen daha düşük bir anlaşma oranına tabidir ve Form 1099-DIV yerine Form 1042 ve Form 1042-S ile bildirilir (IRS: mukim olmayan yabancı geliri). Bkz. yurt dışına yapılan ödemelerde atlanan stopaj ve sınır ötesi vergi desteğini sorun. Şirket stopaj yapan taraftır ve kesmediği vergiden sorumludur (1461. madde).
• S şirketiniz var: hesap verilebilir plan aynı şekilde çalışır, ancak dağıtımlar hisse maliyet esası kurallarına bağlıdır. Bkz. sahip giderlerinin geri ödenmesi ve S şirketinin kişisel giderleri ödemesi.
• Kişisel harcamalar şirket kartıyla yapıldı: bkz. şirket kartlarındaki kişisel harcamalar.
• İşletme giderlerini kendi kartınızdan ödediniz: bkz. kişisel kredi kartıyla ödenen işletme giderleri.
• Şirketten borç almak istiyorsunuz veya defterlerde hissedara kredi zaten görünüyor: bkz. kendi şirketinizden borç almak ve bilançoda hissedara krediler.
• Kendinize bilerek temettü ödemek istiyorsunuz: bkz. C şirketi sahip temettüleri ve C şirketleri nasıl vergilendirilir.
• Eyaletiniz bu ödemeleri farklı ele alıyor: federal sonuç eyalet sonucunu belirlemez. Eyalet vergi idaresinin kurallarına bakın, sonra yanıtı muhasebe kayıtları desteğiyle defterlere taşıyın.