Despesas do proprietário em corporação C: reembolso ou dividendo

O que é um accountable plan de uma corporação C e quais são os três testes?

Um accountable plan (plano de reembolso com comprovação) é um acordo pelo qual uma corporação reembolsa os custos de negócio de um empregado sem que o pagamento conte como remuneração. O proprietário de uma corporação C que trabalha na empresa em geral é empregado, então pode ser reembolsado por esse tipo de plano. A regulamentação federal e a Publication 15 fixam três testes, e o acordo precisa cumprir todos.

Encontre primeiro o seu caso:

Se os três testes forem cumpridos, o pagamento não é salário. Ele fica fora do W-2, não tem retenção de imposto de renda nem imposto sobre a folha, e a empresa pode deduzir o custo correspondente como despesa comum do negócio, dentro de limites (regulamentação; seção 162). Se um teste falhar, o pagamento é tratado como feito por um plano sem comprovação (nonaccountable plan), explicado adiante.

Um “reembolso” que a empresa pagaria de outra forma como salário, ou que substitui parte da remuneração do proprietário, é salário (Publication 15; Publication 463). Se um mesmo pagamento da folha cobre remuneração e reembolso, o reembolso deve aparecer como um valor separado (regulamentação, parágrafo (d)(1)).

O que vale é o acordo, não o nome. A regulamentação não diz que o plano precisa ser escrito; diz que o acordo precisa exigir comprovação e a devolução de qualquer excesso.

Quem recebe o pagamento precisa ser empregado. Um diretor que trabalha na empresa é empregado, mesmo que a empresa nunca tenha feito folha de pagamento para ele (Publication 15; seção 3401(c)). Um diretor que não presta serviços, ou presta apenas serviços mínimos, e não recebe remuneração não é empregado (IRS: como pagar a si mesmo). Saber se a remuneração total do proprietário é razoável é outra questão, tratada em dividendos ao proprietário de uma corporação C. Dinheiro pago a um acionista que não é empregado cai nas regras de distribuição e de empréstimo abaixo.

O caso deixa de ser simples quando:

• os gastos do proprietário passaram pela empresa por mais de um ano, sem política nem recibos;
• despesas da empresa e pessoais dividem o mesmo cartão ou a mesma conta;
• o proprietário não está na folha de pagamento;
• o proprietário mora fora dos EUA;
• os W-2, as declarações da folha ou a declaração de imposto de renda já foram entregues;
• o fim do ano, a venda da empresa ou uma carta do IRS está próximo.

Reúna a política e as atas do conselho, relatórios de despesas e recibos, extratos de cartão e do banco, registros de quilometragem, registros da folha e W-2, e a conta de empréstimo de acionista com as notas promissórias, se houver.

Quais custos do proprietário a empresa pode reembolsar sem que contem como remuneração?

Uma corporação C pode reembolsar custos comuns do negócio que o proprietário pagou enquanto trabalhava para ela: viagens a trabalho, quilômetros rodados a trabalho e a parte comercial de telefone, internet ou escritório em casa. Custos pessoais não podem ser reembolsados desse modo.

Um proprietário que tem mais de 10% das ações da empresa em valor não pode usar diária (per diem) nem ajuda de custo de carro como prova do valor, e precisa conseguir provar os custos ao IRS mesmo depois de prestar contas à empresa; por isso, guarde as contas reais e um registro datado de quilometragem (Publication 463).

O trajeto de casa ao trabalho, uma viagem em família, compras de mercado e a parte pessoal de um telefone não passam no teste do vínculo com o negócio. A Publication 463 diz que o reembolso de custos pessoais pelo empregador, como férias, é informado como salário. No caso de um proprietário, o IRS pode tratar o pagamento como distribuição, como explicado abaixo.

Os detalhes de escritório em casa, telefone e quilometragem são os mesmos para proprietários-empregados de corporações S e C: veja reembolso de despesas do proprietário.

Que comprovação o proprietário entrega à empresa, e em quanto tempo?

O proprietário entrega à empresa, dentro de um prazo razoável, os registros que sustentariam uma dedução. A regulamentação fixa prazos seguros de 30, 60 e 120 dias. Fora deles, o prazo razoável depende dos fatos.

Comprovar significa listar cada custo com valor, data, local e finalidade comercial, com registros por trás. Para viagens, presentes e custos de carro, a Publication 463 exige recibo para hospedagem e para qualquer outro custo de US$75 ou mais, e um registro para o uso do carro. Uma linha genérica, como “viagem” ou “diversos”, não vale. Um valor não comprovado nem devolvido a tempo vira salário o mais tardar no primeiro período da folha após o fim do prazo (regulamentação; Publication 15).

Os prazos seguros não valem em nenhum ano em que a empresa tenha um plano ou uma prática de pagar mais do que os custos comprovados para evitar declaração e retenção.

Uma política escrita que cubra estes pontos é uma forma de mostrar que o acordo os exige:

1. Ela nomeia os custos que reembolsa, como viagens, quilômetros rodados a trabalho e a parte comercial de telefone e internet.
2. O proprietário entrega um relatório com recibos ou um registro de quilometragem em até 60 dias.
3. Qualquer adiantamento ou excesso volta em até 120 dias.
4. O conselho a adota em ata.

E se um reembolso falhar em um teste: vira salário, e o que se deve?

Um pagamento que falha em um teste é salário. Ele é pago por um plano sem comprovação (nonaccountable plan), entra no W-2 e tem retenção e imposto sobre a folha quando é pago. Se só o excesso falha, só o excesso é salário (regulamentação; Publication 15).

O proprietário em geral não recebe nenhuma dedução que compense. A Notice 2026-10 diz que a proibição das deduções detalhadas diversas, inclusive viagens de empregado não reembolsadas, agora é permanente (seção 67(h)). A empresa deduz o salário como remuneração se a remuneração total for razoável para o trabalho (seção 162(a)(1)).

A empresa deve o imposto que deveria ter retido (seção 3403). Um diretor-proprietário que controla a folha e deixa de propósito de reter ou de repassar o imposto pode dever pessoalmente o imposto retido e não pago (seção 6672); a propriedade, sozinha, não basta. O IRS em geral tem 3 anos a partir de 15 de abril seguinte, ou da data posterior de entrega, para lançar esse imposto, e não há limite se nenhuma declaração foi entregue (IRM 5.7.3). Veja penalidade de recuperação de impostos retidos.

Salários que pertenciam a um ano anterior se corrigem por retificações da folha: veja como corrigir um erro na folha de pagamento. Um estado pode ter o próprio tratamento de folha e de imposto de renda; o resultado federal não o define.

Despesas pessoais pagas pela empresa: isso é dividendo, salário ou empréstimo?

Uma conta pessoal paga pela empresa não é despesa do negócio. Conforme os fatos, o IRS pode tratá-la como dividendo ou outra distribuição, como remuneração ou como empréstimo. A seção 262 não permite dedução de despesas pessoais, de subsistência ou da família. Exemplos comuns são o aluguel ou a hipoteca do proprietário, o imposto de renda pessoal, mensalidades escolares e uma viagem em família. O uso pessoal de um carro da empresa em geral é um benefício adicional tributável incluído na remuneração (Publication 15-B).

Um pagamento tratado como dividendo sem que nenhum tenha sido declarado é um dividendo implícito (constructive dividend). A Publication 542 chama esses pagamentos de distribuições implícitas. O manual dos fiscais do IRS manda verificar se os valores que uma corporação adianta a um acionista, inclusive despesas pessoais que ela paga, são empréstimos legítimos ou distribuições tributáveis como dividendos. O manual olha o que as partes fizeram e pretendiam quando o dinheiro saiu da empresa, e nenhum teste isolado resolve (IRM 4.10.3).

Pagamentos que o proprietário já fez apontam para um empréstimo, e nenhum pagamento até hoje aponta para um dividendo (IRM 4.10.3). O que faz um dinheiro ser empréstimo está em empréstimo da sua própria corporação.

Lançar uma conta pessoal como viagem, refeição ou material de escritório não a torna dedutível. Um fiscal que encontra uma corporação de capital fechado deduzindo despesas pessoais do proprietário pode ajustar a declaração do proprietário por um dividendo não declarado (IRM 4.10.4).

Uma distribuição é dividendo até o limite dos lucros e reservas fiscais (earnings and profits) do ano corrente ou acumulados da empresa (seção 316). Os lucros e reservas fiscais são uma medida fiscal, e não a linha de lucros acumulados; eles decidem quanto de uma distribuição é dividendo. O restante reduz o custo-base (basis) das ações do proprietário, que é, em linhas gerais, o que o proprietário investiu nas ações, e o que passar do custo-base é ganho (seção 301). Como se calculam os lucros e reservas fiscais está em dividendos ao proprietário de uma corporação C.

A empresa ainda tem dedução, e o que o proprietário recebe?

A empresa deduz o custo de negócio reembolsado e o salário razoável, e nada por um dividendo. O proprietário não recebe nada de informe por um reembolso de accountable plan, recebe um W-2 pelo salário e um Form 1099-DIV por um dividendo.

Os formulários são explicados nas instruções do Form 1099-DIV e em sobre o Form 5452. Para um proprietário estrangeiro não residente, os Forms 1042 e 1042-S substituem o Form 1099-DIV (última seção). Limites, prazos e etapas de entrega estão em dividendos ao proprietário de uma corporação C.

Como lanço de modo diferente um reembolso, um empréstimo a mim e um dividendo?

Cada resultado tem a própria conta, e uma conta pessoal fica fora das contas de despesa até ser classificada.

Se a empresa paga o custo diretamente, debite a despesa e credite o banco uma só vez. Um saldo em “a receber de acionista” não é uma decisão. Limpe-o com devolução, salário, dividendo ou empréstimo documentado: veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial. Prazos e juros do empréstimo estão em empréstimo da sua própria corporação. Pagar um dividendo de propósito está em dividendos ao proprietário de uma corporação C.

Posso ser reembolsado por custos de anos anteriores, ou chamá-los de empréstimo meu à empresa?

Custos que o proprietário comprovou a tempo, sob um acordo que exigia isso, ainda podem ser reembolsados. Comprovar ou devolver custos antigos só agora não os torna um reembolso de accountable plan, e rotulá-los de empréstimo só funciona se os fatos mostrarem um empréstimo real. A regulamentação não fixa um corte exato para custos antigos: o prazo razoável depende dos fatos (regulamentação).

O caminho do empréstimo serve melhor quando o proprietário pagou contas da própria empresa, como a fatura de um fornecedor, e serve pior quando o proprietário pagou os próprios custos de trabalho, como viagens: esses são custos de empregado, e os testes do accountable plan se aplicam. Pagar de volta um empréstimo genuíno não é salário nem dividendo, mas os valores, as datas e a intenção precisam poder ser provados por registros feitos na época.

Refazer cada ano a partir dos extratos de cartão e do banco, rotulando cada cobrança como da empresa, pessoal ou duvidosa, mostra quais valores poderiam ser reembolsados.

Quais registros mantêm tudo em ordem se o IRS perguntar?

Guarde registros que mostrem que cada pagamento ao proprietário foi o que a escrituração diz que foi:

• a política escrita e as atas do conselho que a adotaram;
• relatórios de despesas com recibos e registros de quilometragem;
• extratos de cartão e do banco com cada cobrança rotulada como da empresa ou pessoal;
• registros da folha e W-2 de qualquer valor que passou pela folha;
• no caso de empréstimo, a nota promissória assinada e os registros de juros e de pagamentos;
• no caso de dividendo, a ata do conselho e o Form 1099-DIV, e o Form 5452 quando se aplicar;
• a conta de empréstimo de acionista, conciliada com a escrituração no fim de cada ano.

A Publication 15 diz para guardar os registros de impostos sobre a folha por no mínimo 4 anos, inclusive os registros de reembolsos de despesas e sua comprovação.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

O proprietário paga uma viagem de cliente com o cartão pessoal

O proprietário de uma empresa de consultoria, que também é seu único empregado, paga US$3.000 de passagens aéreas e hospedagem de clientes com o cartão pessoal. A política da empresa exige um relatório de despesas em até 60 dias e a devolução de qualquer excesso. O proprietário entrega o relatório com recibos em 40 dias, e a empresa reembolsa US$3.000. O reembolso não é salário, não aparece no W-2, e a empresa deduz US$3.000 de viagem.

A empresa paga uma viagem em família

Uma corporação C paga US$18.000 por uma viagem em família e a lança como viagem. Não há finalidade comercial, nota de empréstimo nem tratamento de folha; por isso, o IRS pode tratar o pagamento como distribuição, sem dedução para a empresa, e os US$18.000 saem da despesa de viagem. Suponha que os lucros e reservas fiscais da empresa no ano, calculados com a viagem retirada da despesa e antes desta distribuição, sejam US$10.000 e que o custo-base das ações do proprietário seja de pelo menos US$8.000. Então US$10.000 são dividendo e US$8.000 reduzem o custo-base do proprietário, com um Form 1099-DIV e um Form 5452. Se uma declaração já entregue deduziu a viagem, essa declaração precisa ser revista.

Três anos de custos no cartão pessoal

Um proprietário pagou custos da empresa com o cartão pessoal por três anos, sem política e sem recibos. O mesmo cartão tinha alguns gastos pessoais. Os extratos mostram a divisão abaixo. As declarações dos dois primeiros anos foram entregues; a do terceiro, não.

Os gastos do próprio proprietário não são custo da empresa, então a empresa não os reembolsa. Os prazos de 60 e de 120 dias já passaram para os US$20.000 de custos da empresa; por isso, reembolsá-los agora em geral não se qualificaria como reembolso de accountable plan. Pagá-los como salário, com imposto sobre a folha, é um tratamento. Outro é verificar se parte deles foi um adiantamento que registros feitos na época sustentam como empréstimo. Qual deles vale depende dos fatos e dos documentos. A escrituração do ano 3 ainda pode ser corrigida antes de entregar a declaração. Se a empresa deduziu esses custos nas declarações dos anos 1 ou 2, essas declarações já entregues podem precisar de revisão; um reembolso feito agora em geral é salário no ano em que é pago.

E no seu caso?

• Anos de gastos do proprietário passaram pela empresa sem política nem recibos, ou o fim do ano, uma venda ou uma carta do IRS está próximo: quais valores ainda podem ser reembolsados, quais são salário, dividendo ou empréstimo documentado, e o que lançar agora, tudo isso depende de ler em conjunto os extratos, os registros da folha e as declarações entregues. Leve esses documentos para a ajuda com escrituração contábil.
• Os W-2 ou as declarações da folha foram entregues sem esses valores: veja como corrigir um erro na folha de pagamento e leve a escrituração à ajuda com escrituração contábil para acertar os dois.
• O proprietário é estrangeiro não residente para fins fiscais dos EUA (morar no exterior, sozinho, não decide): um dividendo pago a um estrangeiro não residente em geral está sujeito à retenção de 30%, ou a uma alíquota menor do tratado pedida no Form W-8BEN, e é informado nos Forms 1042 e 1042-S, e não no Form 1099-DIV (IRS: renda de estrangeiro não residente). Veja retenção não feita em pagamentos ao exterior e consulte a ajuda com impostos entre países. A empresa é o agente de retenção e responde pelo imposto que deixar de reter (seção 1461).
• Você é proprietário de uma corporação S: o accountable plan funciona do mesmo modo, mas as distribuições seguem regras de custo-base das ações. Veja reembolso de despesas do proprietário e corporação S que paga despesas pessoais.
• Os gastos pessoais foram feitos em um cartão da empresa: veja gastos pessoais em cartões da empresa.
• Você pagou custos da empresa com o seu próprio cartão: veja despesas da empresa em um cartão de crédito pessoal.
• Você quer tomar dinheiro emprestado da empresa, ou a escrituração já mostra um empréstimo a acionista: veja empréstimo da sua própria corporação e empréstimos a acionistas no balanço patrimonial.
• Você quer se pagar dividendos de propósito: veja dividendos ao proprietário de uma corporação C e como as corporações C são tributadas.
• O seu estado trata esses pagamentos de outra forma: o resultado federal não define o estadual. Confira as regras do órgão de impostos do estado e leve a resposta para a escrituração com a ajuda com escrituração contábil.