यह किसके लिए है
- अमेरिका की C corporation के वे स्वामी जो व्यवसाय में काम करते हैं और खर्च अपनी जेब से देते हैं, या जिनके खर्च कंपनी चुकाती है
- स्वामी और बहीखाता विशेषज्ञ, जो कई सालों के स्वामी के खर्च को प्रतिपूर्ति, वेतन, लाभांश या ऋण में छाँट रहे हैं
यहाँ शामिल नहीं
- S corporations, जिनके वितरण शेयर के आधार (stock basis) के नियमों से चलते हैं
- जान-बूझकर लाभांश या ऋण तय करना, शर्तों और ब्याज के साथ
- राज्य का आयकर और पेरोल कर के नियम
- पहले से फ़ाइल हो चुके पेरोल रिटर्न को चरण-दर-चरण सुधारना
C corporation के लिए अकाउंटेबल प्लान क्या है, और उसकी तीन शर्तें क्या हैं?
अकाउंटेबल प्लान (accountable plan) वह व्यवस्था है जिसमें कंपनी कर्मचारी के व्यावसायिक खर्च लौटाती है और वह भुगतान वेतन नहीं गिना जाता। C corporation का वह स्वामी जो व्यवसाय में काम करता है, आम तौर पर कर्मचारी होता है, इसलिए उसे ऐसी व्यवस्था में खर्च लौटाया जा सकता है। संघीय नियम और Publication 15 तीन शर्तें तय करते हैं, और व्यवस्था को तीनों पूरी करनी होती हैं।
पहले अपना मामला पहचानें:
| क्या हुआ | आम नतीजा | कहाँ देखें |
|---|---|---|
| आपने व्यावसायिक खर्च अपने कार्ड या खाते से चुकाया | वेतन नहीं, अगर कंपनी ने समय पर प्रमाण और बची रकम की वापसी ज़रूरी रखी | नीचे दी गई तीन शर्तें |
| कंपनी ने आपका निजी बिल चुकाया | रिकॉर्ड के अनुसार लाभांश या अन्य वितरण, वेतन या ऋण | कंपनी के चुकाए निजी खर्च |
| सालों पहले आपने कंपनी के खर्च चुकाए और आपको कभी वापस नहीं मिले | जिन खर्चों का प्रमाण आपने समय पर दिया, वे अब भी लौटाए जा सकते हैं; प्रमाण अब आए तो लौटाई गई रकम वेतन हो सकती है, या ऋण, अगर उस समय बने रिकॉर्ड ऋण दिखाते हों | क्या पिछले सालों के खर्च लौटाए जा सकते हैं |
| शर्त | व्यवस्था में क्या ज़रूरी होना चाहिए | आम चूक |
|---|---|---|
| व्यावसायिक संबंध | स्वामी ने ऐसा खर्च चुकाया जिसकी कटौती कंपनी ले सकती है, और यह खर्च उसने कंपनी के लिए काम करते हुए किया। भुगतान उसी खर्च की प्रतिपूर्ति है; यह वह पैसा नहीं जो स्वामी को वैसे भी मिलता। | परिवार की यात्रा, दफ़्तर आने-जाने का खर्च, हर महीने का तयशुदा "भत्ता" जो खर्च हो या न हो, मिलता रहे, या वेतन में कटौती के बदले "प्रतिपूर्ति" |
| समय पर प्रमाण | स्वामी उचित समय के भीतर कंपनी को हर खर्च का रिकॉर्ड देता है। | बिना उद्देश्य वाला कार्ड विवरण, या एक साल बाद इकट्ठी की गई रसीदें |
| बची रकम की वापसी | प्रमाणित खर्च से ज़्यादा जो भी अग्रिम या भुगतान हुआ हो, वह उचित समय के भीतर लौटाया जाए। अग्रिम इस तरह तय हो कि वह अनुमानित खर्च से ज़्यादा न हो, और खर्च होने के समय के पास दिया जाए। | तयशुदा भत्ता जो स्वामी अपने पास रख लेता है, या बिना किसी अनुमानित खर्च के स्वामी को भेजी गई एकमुश्त रकम |
अगर तीनों बातें पूरी होती हैं, तो भुगतान वेतन नहीं है। वह W-2 पर नहीं आता, उस पर आयकर विथहोल्डिंग या पेरोल कर नहीं लगता, और कंपनी असली खर्च की कटौती सामान्य व्यावसायिक खर्च के रूप में सीमाओं के भीतर ले सकती है (नियम; धारा 162)। अगर एक भी शर्त टूटती है, तो भुगतान नॉन-अकाउंटेबल प्लान (nonaccountable plan) के तहत हुआ माना जाता है, जिसकी चर्चा आगे है।
ऐसी "प्रतिपूर्ति" जो कंपनी वरना वेतन के रूप में देती, या जो स्वामी के वेतन का कोई हिस्सा बदल दे, वह वेतन है (Publication 15; Publication 463)। अगर एक ही पेरोल भुगतान में वेतन और प्रतिपूर्ति दोनों हों, तो प्रतिपूर्ति को अलग राशि के रूप में दिखाना होगा (नियम, पैराग्राफ़ (d)(1))।
कसौटी व्यवस्था है, नाम नहीं। नियम यह नहीं कहता कि योजना लिखित हो; वह कहता है कि व्यवस्था में प्रमाण देना और बची रकम लौटाना ज़रूरी हो।
पाने वाला कर्मचारी होना चाहिए। जो अधिकारी व्यवसाय में काम करता है वह कर्मचारी है, भले ही कंपनी ने उसके लिए कभी पेरोल न चलाया हो (Publication 15; धारा 3401(c))। जो अधिकारी कोई सेवा नहीं देता या बहुत मामूली सेवा देता है और वेतन नहीं पाता, वह कर्मचारी नहीं है (IRS: खुद को भुगतान करना)। स्वामी का कुल वेतन उचित है या नहीं, यह अलग सवाल है, जिसकी चर्चा C corporation स्वामी के लाभांश में है। जिस शेयरधारक को पैसा मिलता है पर वह कर्मचारी नहीं है, उस पर नीचे दिए वितरण और ऋण के नियम लागू होते हैं।
मामला सरल नहीं है जब:
- एक से ज़्यादा साल तक स्वामी का खर्च कंपनी से गुज़रा, और न कोई नीति थी न रसीदें;
- व्यावसायिक और निजी खर्च एक ही कार्ड या खाते में हैं;
- स्वामी पेरोल पर नहीं है;
- स्वामी अमेरिका से बाहर रहता है;
- W-2, पेरोल रिटर्न या आयकर रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो चुके हैं;
- साल का अंत, कंपनी की बिक्री या IRS का पत्र पास है।
ये जुटाएँ: नीति और बोर्ड की बैठकों के कार्यवृत्त, खर्च रिपोर्ट और रसीदें, कार्ड और बैंक विवरण, माइलेज लॉग, पेरोल रिकॉर्ड और W-2, और शेयरधारक ऋण खाता, किसी भी नोट के साथ।
स्वामी के कौन-से खर्च कंपनी बिना वेतन गिने लौटा सकती है?
C corporation स्वामी के वे सामान्य व्यावसायिक खर्च लौटा सकती है जो उसने कंपनी के लिए काम करते हुए चुकाए: व्यावसायिक यात्रा, व्यावसायिक मील, और फ़ोन, इंटरनेट या होम ऑफ़िस का व्यावसायिक हिस्सा। निजी खर्च इस तरह नहीं लौटाए जा सकते।
| खर्च | कंपनी क्या लौटा सकती है | स्वामी क्या दिखाए |
|---|---|---|
| घर से बाहर यात्रा | कंपनी के काम की यात्रा में किराया, ठहरना और भोजन (धारा 162(a)(2))। भोजन पर कंपनी की कटौती आम तौर पर सीमित होती है (धारा 274(n); Publication 463)। सिर्फ़ भोजन की सीमा से प्रतिपूर्ति वेतन नहीं बन जाती (नियम, पैराग्राफ़ (h)(1))। | हर खर्च की राशि, तारीख, जगह और व्यावसायिक उद्देश्य, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ रसीदों के साथ (नियम; Publication 463) |
| स्वामी की कार के मील | व्यावसायिक मील, IRS की वैकल्पिक दर से: 1 जुलाई से पहले 72.5 सेंट प्रति मील और 1 जुलाई से 76 सेंट प्रति मील (Announcement 2026-11), या असली खर्च। दफ़्तर आना-जाना निजी खर्च है (Publication 463)। | तारीख वाला लॉग: गंतव्य, उद्देश्य, मील |
| फ़ोन और इंटरनेट | फ़ोन: IRS के जाँच अधिकारियों के लिए मार्गदर्शन के अनुसार, स्वामी की अपनी योजना की प्रतिपूर्ति ज़रूरी नहीं कि वेतन हो, अगर कंपनी को फ़ोन ठोस व्यावसायिक कारणों से चाहिए, कवरेज व्यवसाय की ज़रूरत के अनुरूप है, प्रतिपूर्ति असली खर्च से ज़्यादा नहीं है, और वह वेतन की जगह नहीं लेती (IRM 4.23.5.15.3.2)। इंटरनेट: असली बिल का व्यावसायिक हिस्सा। जो फ़ोन कंपनी व्यावसायिक कारणों से देती है, वह कर-मुक्त कार्य-स्थिति लाभ (working condition benefit) है (Publication 15-B)। | बिल, और इंटरनेट के लिए व्यावसायिक हिस्सा कैसे निकाला गया |
| होम ऑफ़िस | घर के खर्च का व्यावसायिक हिस्सा, अगर जगह होम ऑफ़िस के नियमों पर खरी उतरती हो। कर्मचारी को व्यक्तिगत रिटर्न पर होम ऑफ़िस की कटौती नहीं मिलती (Publication 587), इसलिए कंपनी से प्रतिपूर्ति आम रास्ता है। | बिल, फ़र्श क्षेत्र का हिस्सा, और कंपनी को वह जगह क्यों चाहिए |
जो स्वामी कंपनी के शेयरों के मूल्य का 10% से अधिक हिस्सा रखता है, वह राशि के प्रमाण के रूप में per diem या कार भत्ता इस्तेमाल नहीं कर सकता, और कंपनी को हिसाब देने के बाद भी उसे IRS को खर्च साबित करने में सक्षम होना चाहिए, इसलिए असली बिल और तारीख वाला माइलेज लॉग रखें (Publication 463)।
दफ़्तर आना-जाना, परिवार की यात्रा, किराने का सामान और फ़ोन का निजी हिस्सा व्यावसायिक संबंध की शर्त पर खरे नहीं उतरते। Publication 463 कहता है कि नियोक्ता का निजी खर्च, जैसे छुट्टी, लौटाना वेतन के रूप में रिपोर्ट होता है। स्वामी के लिए IRS इसकी जगह भुगतान को वितरण भी मान सकता है, जैसा आगे बताया गया है।
होम ऑफ़िस, फ़ोन और माइलेज का ब्योरा S और C corporation के स्वामी-कर्मचारियों के लिए एक जैसा है: देखें स्वामी के खर्च लौटाना।
स्वामी कंपनी को क्या प्रमाण दे, और कितनी जल्दी?
स्वामी उचित समय के भीतर कंपनी को वे रिकॉर्ड देता है जो कटौती का समर्थन कर सकें। नियम 30, 60 और 120 दिन के सुरक्षित दायरे (safe harbor) तय करता है। इनसे बाहर, उचित समय तथ्यों पर निर्भर करता है।
| चरण | समय पर माना जाता है |
|---|---|
| कंपनी पैसा अग्रिम देती है | खर्च चुकाने या होने के 30 दिन के भीतर, ऐसी राशि में जो खर्च से ज़्यादा न होने की उचित उम्मीद हो |
| स्वामी खर्च साबित करता है | खर्च चुकाने या होने के 60 दिन बाद |
| स्वामी बची रकम लौटाता है | खर्च चुकाने या होने के 120 दिन बाद |
प्रमाण का मतलब है हर खर्च की सूची, उसकी राशि, तारीख, जगह और व्यावसायिक उद्देश्य के साथ, और पीछे रिकॉर्ड। यात्रा, उपहार और कार के खर्चों के लिए Publication 463 ठहरने के लिए और $75 या उससे ज़्यादा के हर दूसरे खर्च के लिए रसीद माँगता है, और कार के उपयोग के लिए लॉग। "यात्रा" या "विविध" जैसी मोटी मद गिनी नहीं जाती। जो राशि समय पर साबित या लौटाई नहीं गई, वह उस अवधि के खत्म होने के बाद की पहली पेरोल अवधि तक वेतन बन जाती है (नियम; Publication 15)।
जिस साल कंपनी की योजना या चलन साबित खर्च से ज़्यादा देने का हो, ताकि रिपोर्टिंग और विथहोल्डिंग से बचा जा सके, उस साल सुरक्षित दायरे लागू नहीं होते।
इन बातों को शामिल करने वाली लिखित नीति यह दिखाने का एक तरीका है कि व्यवस्था में ये शर्तें ज़रूरी हैं:
- वह बताती है कि कंपनी कौन-से खर्च लौटाती है, जैसे यात्रा, व्यावसायिक मील, और फ़ोन व इंटरनेट का व्यावसायिक हिस्सा।
- स्वामी 60 दिन के भीतर रसीदों या माइलेज लॉग के साथ रिपोर्ट देता है।
- कोई भी अग्रिम या बची रकम 120 दिन के भीतर लौटती है।
- बोर्ड उसे कार्यवृत्त में अपनाता है।
अगर कोई प्रतिपूर्ति किसी शर्त पर खरी न उतरे तो क्या वह वेतन है, और क्या देना होगा?
जो भुगतान किसी शर्त पर खरा नहीं उतरता, वह वेतन है। वह नॉन-अकाउंटेबल प्लान के तहत हुआ माना जाता है, W-2 पर जाता है, और भुगतान के समय उस पर विथहोल्डिंग और पेरोल कर लगता है। अगर सिर्फ़ बची रकम शर्त पर खरी नहीं उतरती, तो सिर्फ़ वही वेतन है (नियम; Publication 15)।
| कर | असफल भुगतान पर |
|---|---|
| संघीय आयकर | अन्य वेतन की तरह काटा जाता है |
| सामाजिक सुरक्षा | कंपनी से 6.2% और स्वामी से 6.2%, वेतन की सीमा $184,500 तक |
| Medicare | दोनों से 1.45%, वेतन की कोई सीमा नहीं। कैलेंडर वर्ष में $200,000 से ऊपर के वेतन पर कंपनी 0.9% Additional Medicare Tax भी काटती है, जो सिर्फ़ स्वामी पर देय है |
| संघीय बेरोज़गारी कर | कंपनी चुकाती है |
स्वामी को आम तौर पर इसके बदले कोई कटौती नहीं मिलती। Notice 2026-10 के अनुसार विविध मदवार कटौतियों (miscellaneous itemized deductions) की मनाही, जिनमें बिना प्रतिपूर्ति वाली कर्मचारी की यात्रा शामिल है, अब स्थायी है (धारा 67(h))। अगर काम के हिसाब से कुल वेतन उचित है, तो कंपनी वेतन की कटौती पारिश्रमिक के रूप में लेती है (धारा 162(a)(1))।
कंपनी पर वह कर बनता है जो उसे काटना चाहिए था (धारा 3403)। जो स्वामी-अधिकारी पेरोल पर नियंत्रण रखता है और जान-बूझकर उसे वसूलने या जमा करने में चूकता है, उस पर बिना चुकाया काटा गया कर निजी तौर पर बन सकता है (धारा 6672); सिर्फ़ स्वामित्व काफ़ी नहीं है। IRS के पास आम तौर पर इसे निर्धारित करने के लिए अगले 15 अप्रैल से, या रिटर्न फ़ाइल करने की बाद की तारीख से, 3 वर्ष होते हैं, और अगर रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ तो कोई सीमा नहीं (IRM 5.7.3)। देखें ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माना।
जो वेतन पिछले साल का था, वह पेरोल सुधारों से ठीक होता है: देखें पेरोल की गलती सुधारना। राज्य अपना पेरोल और आयकर व्यवहार जोड़ सकता है; संघीय नतीजे से वह तय नहीं होता।
कंपनी के चुकाए निजी खर्च: क्या यह लाभांश, वेतन या ऋण है?
कंपनी का चुकाया निजी बिल व्यावसायिक खर्च नहीं है। तथ्यों के हिसाब से IRS उसे लाभांश या अन्य वितरण, वेतन, या ऋण मान सकता है। धारा 262 निजी, रहने-सहने या पारिवारिक खर्चों पर कटौती नहीं देती। आम उदाहरण हैं स्वामी का किराया या मॉर्गेज, निजी आयकर, ट्यूशन फ़ीस और परिवार की यात्रा। कंपनी की कार का निजी इस्तेमाल आम तौर पर कर योग्य लाभ है जो वेतन में जुड़ता है (Publication 15-B)।
जो भुगतान लाभांश माना जाए जबकि कोई लाभांश घोषित नहीं हुआ, वह अप्रत्यक्ष लाभांश (constructive dividend) है। Publication 542 इन्हें constructive distributions कहता है। IRS की जाँच पुस्तिका अधिकारियों से कहती है कि देखें कि कंपनी शेयरधारक के लिए जो रकम अग्रिम में देती है, निजी खर्च चुकाना भी, वे असली ऋण हैं या ऐसे वितरण जिन पर लाभांश की तरह कर लगता है। वह देखती है कि पैसा कंपनी से निकलते समय पक्षों ने क्या किया और क्या चाहा, और कोई एक कसौटी इसे तय नहीं करती (IRM 4.10.3)।
| व्यवहार | कब बैठता है |
|---|---|
| वेतन | सेवाओं का भुगतान: पेरोल और W-2 से चलाया गया, या वैसे भी वेतन माना गया, जैसे Publication 463 नियोक्ता द्वारा कर्मचारी के निजी खर्च लौटाने पर करता है। कटौती तभी, जब काम के हिसाब से कुल रकम उचित हो |
| लाभांश या अन्य वितरण | भुगतान स्वामी को शेयरधारक के रूप में लाभ देता है और न वेतन माना जाता है न ऋण |
| ऋण | असली कर्ज़ मौजूद है। संकेत: हस्ताक्षर किया हुआ नोट, तय ब्याज, चुकाने की तारीख, असल में हुई वापसियाँ, और चुकाने में सक्षम स्वामी; कोई एक संकेत इसे तय नहीं करता |
स्वामी की अब तक की वापसियाँ ऋण की ओर इशारा करती हैं, और अब तक कोई वापसी न होना लाभांश की ओर (IRM 4.10.3)। पैसे को ऋण क्या बनाता है, यह अपनी ही कंपनी से उधार लेना में है।
निजी बिल को यात्रा, भोजन या सप्लाई की तरह दर्ज करने से वह कटौती योग्य नहीं बन जाता। जो जाँच अधिकारी पाता है कि कोई निजी तौर पर चलने वाली कंपनी अपने स्वामी के निजी खर्च की कटौती ले रही है, वह स्वामी के रिटर्न में बिना रिपोर्ट किए लाभांश के लिए बदलाव कर सकता है (IRM 4.10.4)।
वितरण उस सीमा तक लाभांश है जहाँ तक कंपनी की चालू साल की या संचित आय और मुनाफ़ा (earnings and profits) है (धारा 316)। आय और मुनाफ़ा कर का एक माप है, retained earnings की पंक्ति नहीं; वही तय करता है कि वितरण का कितना हिस्सा लाभांश है। बाकी हिस्सा स्वामी के शेयर के आधार (stock basis) को घटाता है, जो मोटे तौर पर वह है जो स्वामी ने शेयरों में लगाया है, और आधार से ऊपर की रकम लाभ है (धारा 301)। आय और मुनाफ़ा कैसे निकलता है, यह C corporation स्वामी के लाभांश में है।
क्या कंपनी को फिर भी कटौती मिलती है, और स्वामी को क्या मिलता है?
कंपनी प्रतिपूर्ति किए गए व्यावसायिक खर्च और उचित वेतन की कटौती लेती है, और लाभांश पर कुछ नहीं। स्वामी को अकाउंटेबल प्लान की प्रतिपूर्ति पर कुछ नहीं मिलता, वेतन पर W-2 मिलता है, और लाभांश पर Form 1099-DIV।
| नतीजा | कंपनी की कटौती | स्वामी को क्या मिलता है | रिपोर्टिंग |
|---|---|---|---|
| अकाउंटेबल प्लान की प्रतिपूर्ति | असली व्यावसायिक खर्च, सामान्य सीमाओं के भीतर, जैसे भोजन की सीमा (धारा 162) | कुछ नहीं; यह आय नहीं है | W-2 पर कोई राशि नहीं |
| वेतन | पारिश्रमिक, अगर काम के हिसाब से उचित हो (धारा 162(a)(1)) | वेतन, आयकर विथहोल्डिंग और पेरोल कर के साथ | W-2 और पेरोल रिटर्न |
| लाभांश | कोई नहीं (IRS: कंपनी बनाना) | लाभांश आय | Form 1099-DIV |
| आय और मुनाफ़े से ऊपर का वितरण | कोई नहीं | शेयर का आधार घटता है; आधार से ऊपर की रकम लाभ है | Form 1099-DIV का box 3, और कंपनी के रिटर्न के साथ Form 5452 |
| असली ऋण | कोई नहीं | असली ऋण रहने तक मूलधन पर कुछ नहीं; बिना या कम ब्याज वाला ऋण काल्पनिक ब्याज (imputed interest) पैदा कर सकता है (धारा 7872) | नोट और बहीखाता |
फ़ॉर्मों की व्याख्या Form 1099-DIV के निर्देश और Form 5452 के बारे में में है। अनिवासी विदेशी स्वामी के लिए Form 1099-DIV की जगह Forms 1042 और 1042-S आते हैं (आखिरी भाग)। सीमाएँ, समय-सीमाएँ और फ़ाइल करने के चरण C corporation स्वामी के लाभांश में हैं।
प्रतिपूर्ति, मुझे दिया ऋण और लाभांश, तीनों को अलग-अलग कैसे दर्ज करूँ?
हर नतीजे का अपना खाता होता है, और निजी बिल तब तक खर्च के खातों से बाहर रहता है जब तक वह छाँटा न जाए।
| नतीजा | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| स्वामी का चुकाया प्रमाणित व्यावसायिक खर्च दर्ज करना | खर्च का खाता (यात्रा, माइलेज, फ़ोन) | स्वामी को देय राशि |
| स्वामी को उसकी देय रकम चुकाना | स्वामी को देय राशि | बैंक |
| निजी बिल, जिसे ऋण माना गया | शेयरधारक को ऋण (संपत्ति) | बैंक या कार्ड देय |
| लाभांश | लाभांश, या retained earnings | बैंक |
| सेवाओं का भुगतान | अधिकारी का वेतन | बैंक, और साथ में देय पेरोल कर |
| निजी बिल, जो अभी छाँटा नहीं गया | शेयरधारक से लेना बाकी | बैंक या कार्ड देय |
अगर कंपनी खर्च सीधे चुकाती है, तो खर्च को डेबिट करें और बैंक को एक ही बार क्रेडिट करें। "शेयरधारक से लेना बाकी" में पड़ी राशि कोई फ़ैसला नहीं है। उसे वापसी, वेतन, लाभांश या दस्तावेज़ वाले ऋण से साफ़ करें: देखें तुलन पत्र पर शेयरधारकों को ऋण। ऋण की शर्तें और ब्याज अपनी ही कंपनी से उधार लेना में हैं। जान-बूझकर लाभांश देना C corporation स्वामी के लाभांश में है।
क्या पिछले सालों के खर्च लौटाए जा सकते हैं, या उन्हें मेरी ओर से कंपनी को ऋण कहा जा सकता है?
जो खर्च स्वामी ने ऐसी व्यवस्था के तहत समय पर साबित किए जिसमें यह ज़रूरी था, वे अब भी लौटाए जा सकते हैं। पुराने खर्च अब साबित करने या लौटाने से वे अकाउंटेबल प्लान की प्रतिपूर्ति नहीं बन जाते, और उन्हें ऋण का नाम देना तभी चलता है जब तथ्य असली ऋण दिखाएँ। नियम पुराने खर्चों के लिए कोई साफ़ अंतिम तारीख तय नहीं करता: उचित समय तथ्यों पर निर्भर करता है (नियम)।
| रास्ता | इसके लिए क्या चाहिए | अड़चन |
|---|---|---|
| वे खर्च चुकाना जो स्वामी पहले ही समय पर साबित कर चुका है | ऐसी व्यवस्था जिसमें प्रमाण और बची रकम की वापसी ज़रूरी थी, और समय पर दी गई रिपोर्ट | 60 दिन का सुरक्षित दायरा प्रमाण को कवर करता है, कंपनी के भुगतान के समय को नहीं; नियम भुगतान की कोई अंतिम तारीख तय नहीं करता। उस प्रमाण के बिना, अगली पंक्ति देखें। |
| अब प्रतिपूर्ति के रूप में चुकाना | ऐसी व्यवस्था जिसमें खर्च होते समय प्रमाण और बची रकम की वापसी ज़रूरी थी | 60 और 120 दिन की अवधियाँ बहुत पहले खत्म हो चुकीं, इसलिए अब दिया प्रमाण समय पर प्रमाण गिना जाना कठिन है। कर्मचारी बाद में हिसाब देकर नॉन-अकाउंटेबल व्यवस्था को अकाउंटेबल भी नहीं बना सकता, इसलिए अब की गई वापसी चुकाते समय वेतन हो सकती है (नियम; Publication 463)। |
| खर्चों को स्वामी की ओर से ऋण मानना | स्वामी ने कंपनी के अपने बिलों के लिए पैसा दिया और तथ्य कर्ज़ दिखाते हैं। चुकाने का लिखित वादा, ब्याज, चुकाने की तारीख और ऐसा बहीखाता जिसमें उसे ऋण की तरह दर्ज किया गया था, मददगार हैं; कोई एक चीज़ इसे तय नहीं करती | कर्ज़ और शेयर का फ़र्क तथ्यों का सवाल है, धारा 385 के तहत। सालों बाद लिखा नोट आज की शर्तें दिखाता है, उन शर्तों को नहीं जो पैसा जाते समय तय हुई थीं। |
| खर्चों को बिना प्रतिपूर्ति के छोड़ देना | कुछ नहीं | स्वामी आम तौर पर बिना प्रतिपूर्ति वाले कर्मचारी खर्चों की कटौती व्यक्तिगत रिटर्न पर नहीं ले सकता (Notice 2026-10) |
ऋण का रास्ता तब बेहतर बैठता है जब स्वामी ने कंपनी के अपने बिल चुकाए हों, जैसे आपूर्तिकर्ता का चालान, और तब कम बैठता है जब स्वामी ने अपने काम के खर्च चुकाए हों, जैसे यात्रा: वे कर्मचारी के खर्च हैं, और अकाउंटेबल प्लान की शर्तें लागू होती हैं। असली ऋण चुकाना वेतन या लाभांश नहीं है, लेकिन राशियाँ, तारीखें और इरादा उस समय बने रिकॉर्ड से साबित होने चाहिए।
हर साल को कार्ड और बैंक विवरणों से दोबारा बनाना, और हर चार्ज को व्यावसायिक, निजी या अस्पष्ट के रूप में चिह्नित करना, दिखाता है कि कौन-सी राशियाँ लौटाई भी जा सकती थीं।
अगर IRS पूछे, तो किन रिकॉर्ड से सब साफ़ रहेगा?
ऐसे रिकॉर्ड रखें जो दिखाएँ कि स्वामी को दिया हर भुगतान वही था जो बहीखाता कहता है:
- लिखित नीति और वे कार्यवृत्त जिनमें बोर्ड ने उसे अपनाया;
- रसीदों और माइलेज लॉग के साथ खर्च रिपोर्टें;
- कार्ड और बैंक विवरण, जिनमें हर चार्ज व्यावसायिक या निजी चिह्नित हो;
- पेरोल से गुज़री किसी भी राशि के पेरोल रिकॉर्ड और W-2;
- ऋण के लिए, हस्ताक्षर किया नोट और ब्याज व वापसी के रिकॉर्ड;
- लाभांश के लिए, बोर्ड के कार्यवृत्त और Form 1099-DIV, और जहाँ लागू हो वहाँ Form 5452;
- शेयरधारक ऋण खाता, जिसका हर साल के अंत में बहीखाते से मिलान हो।
Publication 15 कहता है कि रोज़गार कर के रिकॉर्ड कम से कम 4 साल रखें, जिनमें खर्च की प्रतिपूर्ति और उसके प्रमाण के रिकॉर्ड भी शामिल हैं।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।
स्वामी ग्राहक की यात्रा निजी कार्ड से चुकाता है
एक परामर्श कंपनी का स्वामी, जो उसका अकेला कर्मचारी भी है, ग्राहक की हवाई यात्रा और ठहरने के US$3,000 निजी कार्ड से चुकाता है। कंपनी की नीति 60 दिन के भीतर खर्च रिपोर्ट और बची रकम की वापसी माँगती है। स्वामी 40 दिन में रसीदों के साथ रिपोर्ट देता है, और कंपनी US$3,000 लौटाती है। यह वापसी वेतन नहीं है, W-2 पर नहीं आती, और कंपनी यात्रा की US$3,000 की कटौती लेती है।
कंपनी परिवार की यात्रा का खर्च चुकाती है
एक C corporation परिवार की यात्रा के लिए US$18,000 चुकाती है और उसे यात्रा के खर्च में दर्ज करती है। न कोई व्यावसायिक उद्देश्य है, न ऋण का नोट, न पेरोल में गिनती, इसलिए IRS भुगतान को वितरण मान सकता है, कंपनी की कोई कटौती नहीं, और US$18,000 यात्रा खर्च से बाहर निकल जाते हैं। मान लें साल के लिए कंपनी की आय और मुनाफ़ा, यात्रा को खर्च से निकालकर और इस वितरण से पहले गिनने पर, US$10,000 हैं और स्वामी के शेयर का आधार कम से कम US$8,000 है। तब US$10,000 लाभांश हैं और US$8,000 स्वामी का आधार घटाते हैं, Form 1099-DIV और Form 5452 के साथ। अगर फ़ाइल हो चुके रिटर्न में यात्रा की कटौती पहले ही ली जा चुकी है, तो उस रिटर्न की समीक्षा चाहिए।
तीन साल के खर्च निजी कार्ड पर
एक स्वामी ने तीन साल तक कंपनी के खर्च निजी कार्ड से चुकाए, बिना नीति और बिना रसीदों के। उसी कार्ड पर कुछ निजी खर्च भी हुआ। विवरण नीचे दिए बँटवारे को दिखाते हैं। पहले दो साल के रिटर्न फ़ाइल हो चुके हैं; तीसरे का नहीं।
| साल | व्यावसायिक खर्च | स्वामी का अपना खर्च | रिटर्न |
|---|---|---|---|
| 1 | US$7,000 | US$1,000 | फ़ाइल हुआ |
| 2 | US$7,000 | US$1,000 | फ़ाइल हुआ |
| 3 | US$6,000 | US$2,000 | फ़ाइल नहीं हुआ |
स्वामी का अपना खर्च व्यावसायिक खर्च नहीं है, इसलिए कंपनी उसे नहीं लौटाती। US$20,000 के व्यावसायिक खर्चों के लिए 60 और 120 दिन की अवधियाँ बीत चुकी हैं, इसलिए अब लौटाना आम तौर पर अकाउंटेबल प्लान की प्रतिपूर्ति के रूप में मान्य नहीं होगा। उन्हें पेरोल कर के साथ वेतन के रूप में चुकाना एक व्यवहार है। दूसरा व्यवहार यह परखना है कि क्या उसका कोई हिस्सा ऐसा अग्रिम था जिसे उस समय बने रिकॉर्ड ऋण के रूप में समर्थन देते हैं। इनमें से कौन-सा टिकेगा, यह तथ्यों और कागज़ात पर निर्भर करता है। Year 3 का बहीखाता रिटर्न फ़ाइल होने से पहले अब भी ठीक किया जा सकता है। अगर कंपनी ने ये खर्च year 1 या 2 के रिटर्न पर कटौती में लिए, तो फ़ाइल हो चुके उन रिटर्न की समीक्षा चाहिए हो सकती है; अब की गई वापसी आम तौर पर उसी साल का वेतन है जिसमें वह चुकाई जाए।
आपके मामले में फ़र्क है?
- सालों तक स्वामी का खर्च बिना नीति या रसीदों के कंपनी से गुज़रा, या साल का अंत, कंपनी की बिक्री या IRS का पत्र पास है: कौन-सी राशियाँ अब भी लौटाई जा सकती हैं, कौन-सी वेतन, लाभांश या दस्तावेज़ वाला ऋण हैं, और अब क्या दर्ज करना है, यह सब विवरण, पेरोल रिकॉर्ड और फ़ाइल हो चुके रिटर्न को साथ पढ़ने पर निर्भर करता है। इन्हें बहीखाता सहायता के पास लाएँ।
- W-2 या पेरोल रिटर्न इन राशियों के बिना फ़ाइल हुए थे: देखें पेरोल की गलती सुधारना, और मिलान के लिए बहीखाता बहीखाता सहायता के पास लाएँ।
- स्वामी अमेरिकी कर के लिहाज़ से अनिवासी विदेशी व्यक्ति है (सिर्फ़ विदेश में रहने से यह तय नहीं होता): अनिवासी विदेशी व्यक्ति को दिए लाभांश पर आम तौर पर 30% विथहोल्डिंग लगती है, या Form W-8BEN पर माँगी गई कम कर संधि दर; इसकी रिपोर्ट Form 1099-DIV की जगह Forms 1042 और 1042-S पर होती है (IRS: अनिवासी विदेशी की आय)। देखें विदेश भेजे भुगतानों पर छूटी विथहोल्डिंग और सीमा-पार कर सहायता के बारे में पूछें। कंपनी कर काटने के लिए ज़िम्मेदार पक्ष (withholding agent) है और जो कर उसने नहीं काटा, उसके लिए देनदार है (धारा 1461)।
- आपके पास S corporation है: अकाउंटेबल प्लान उसी तरह काम करता है, पर वितरण शेयर के आधार (stock basis) के नियमों से चलते हैं। देखें स्वामी के खर्च लौटाना और निजी खर्च चुकाने वाली S corporation।
- निजी खर्च कंपनी के कार्ड पर हुआ: देखें कंपनी के कार्ड पर निजी चार्ज।
- आपने व्यावसायिक खर्च अपने कार्ड से चुकाए: देखें निजी क्रेडिट कार्ड पर व्यावसायिक खर्च।
- आप कंपनी से उधार लेना चाहते हैं, या बहीखाते में शेयरधारक को ऋण पहले से दिख रहा है: देखें अपनी ही कंपनी से उधार लेना और तुलन पत्र पर शेयरधारकों को ऋण।
- आप खुद को जान-बूझकर लाभांश देना चाहते हैं: देखें C corporation स्वामी के लाभांश और C corporations पर कर कैसे लगता है।
- आपका राज्य इन भुगतानों को अलग तरह से देखता है: संघीय नतीजे से राज्य का नतीजा तय नहीं होता। राज्य की कर एजेंसी के नियम देखें, फिर उत्तर को बहीखाता सहायता के साथ बहीखाते में लाएँ।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
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| Accountable plan: खर्च का प्रमाण देने की वह समय-सीमा जिसे उचित माना जाता है (fixed date method) सिर्फ़ सुरक्षित दायरा (safe harbor); इसके बाहर उचित अवधि तथ्यों और परिस्थितियों पर निर्भर करती है। Publication 463 में भी यही 60 दिन का समय दिया है | खर्च चुकाने या होने के 60 दिन बाद | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) जाँचा गया |
| Accountable plan: अधिक भुगतान लौटाने की वह समय-सीमा जिसे उचित माना जाता है (fixed date method) सिर्फ़ सुरक्षित दायरा (safe harbor); इसके बाहर उचित अवधि तथ्यों और परिस्थितियों पर निर्भर करती है। Publication 463 में भी यही 120 दिन का समय दिया है | खर्च चुकाने या होने के 120 दिन बाद | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) जाँचा गया |
| 1 जुलाई से पहले की व्यावसायिक मानक मील दर 1 जुलाई से पहले चलाए गए व्यावसायिक मील; Announcement 2026-11 के तहत इन मीलों पर Notice 2026-10 अब भी लागू है। | 72.5 सेंट प्रति मील कर वर्ष 2026 | IRS: Notice 2026-10 जाँचा गया |
| व्यावसायिक मानक मील दर, जुलाई से दिसंबर कर वर्ष में 1 जुलाई या उसके बाद चलाए गए व्यावसायिक मील | 76 सेंट प्रति मील कर वर्ष 2026 | IRS: Announcement 2026-11 जाँचा गया |
| वह स्वामित्व, जिससे कार भत्ते के प्रमाण के लिए कर्मचारी कंपनी-नियोक्ता से संबंधित माना जाता है कंपनी के बकाया शेयरों के मूल्य के आधार पर प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष स्वामित्व; संबंधित कर्मचारी को नियोक्ता को हिसाब देने के बाद भी IRS को कार खर्च साबित करने में सक्षम होना चाहिए। | 10% से अधिक | IRS: Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses जाँचा गया |
| Accountable plan: अग्रिम राशि को उचित अवधि के भीतर दी गई माने जाने की समय-सीमा (fixed date method) सिर्फ़ सुरक्षित दायरा (safe harbor); इसके बाहर उचित अवधि तथ्यों और परिस्थितियों पर निर्भर करती है। Publication 463 में भी यही 30 दिन का समय दिया है | खर्च चुकाने या होने के 30 दिन के भीतर | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) जाँचा गया |
| रसीद की सीमा, यात्रा, उपहार और वाहन के खर्च (ठहरने के लिए हमेशा) घर से दूर यात्रा के दौरान किसी भी ठहरने के खर्च और इस राशि या उससे ज़्यादा के किसी भी अन्य खर्च के लिए दस्तावेज़ी सबूत ज़रूरी है; परिवहन शुल्क के लिए यह तब माफ़ है जब सबूत आसानी से उपलब्ध न हो। यह सीमा section 274(d) के नियमों (यात्रा, उपहार, listed property) में है, सामान्य खर्चों के सामान्य नियम में नहीं | $75 | IRS: Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses जाँचा गया |
| कर्मचारी और नियोक्ता में से हर एक के लिए सामाजिक सुरक्षा कर की दर हर पक्ष वार्षिक वेतन आधार तक के कवर किए गए वेतन पर यह दर चुकाता है | 6.2% कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide जाँचा गया |
| सामाजिक सुरक्षा वेतन आधार Social Security वाले हिस्से के कर के अधीन वेतन और स्वरोज़गार की शुद्ध कमाई की अधिकतम संयुक्त राशि | $184,500 कर वर्ष 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) जाँचा गया |
| कर्मचारी और नियोक्ता, दोनों में से हर एक के लिए Medicare कर की दर हर पक्ष कवर किए गए वेतन पर यह दर चुकाता है; वेतन आधार की कोई सीमा नहीं | 1.45% कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide जाँचा गया |
| अतिरिक्त Medicare नियोक्ता विथहोल्डिंग की शुरुआत की सीमा कैलेंडर वर्ष में यह नियोक्ता किसी कर्मचारी को जितना वेतन देता है | $200,000 कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide जाँचा गया |
| अतिरिक्त Medicare विथहोल्डिंग की दर नियोक्ता की वार्षिक विथहोल्डिंग सीमा से ऊपर के वेतन पर केवल कर्मचारी पर लगने वाला कर | 0.9% कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide जाँचा गया |
| ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माने के निर्धारण की सामान्य अवधि समय पर दाख़िल रोज़गार कर रिटर्न के लिए अगली 15 अप्रैल से, या वास्तविक बाद की फ़ाइलिंग से; अपवाद लागू होते हैं | 3 वर्ष | IRS: ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माने के निर्धारण की अवधि जाँचा गया |
| विदेशी व्यक्तियों को चुकाई अमेरिकी-स्रोत FDAP आय पर विथहोल्डिंग दर अमेरिकी व्यापार या व्यवसाय से प्रभावी रूप से जुड़ी न होने वाली अमेरिकी-स्रोत FDAP आय की सकल राशि पर लागू; संधि इसे घटा सकती है। यह अमेरिका में की गई सेवाओं के लिए अनिवासी स्वतंत्र ठेकेदारों को भुगतान की दर भी है। | 30% | IRS: निश्चित, निर्धारण योग्य, वार्षिक या आवधिक (FDAP) आय जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- 26 CFR 1.62-2, प्रतिपूर्ति और खर्च भत्ते की व्यवस्थाएँ (GovInfo)
- IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide
- IRS: Publication 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits
- IRS: Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
- IRS: Publication 542, Corporations
- IRS: Publication 587, Business Use of Your Home
- IRS: Notice 2026-10, 2026 की मानक माइलेज दरें
- IRS: Announcement 2026-11, संशोधित मानक माइलेज दरें
- IRS: Form 1099-DIV के निर्देश
- IRS: Form 5452 के बारे में, कंपनी की गैर-लाभांश वितरण रिपोर्ट
- IRS: खुद को भुगतान करना
- IRS: कंपनी बनाना
- IRS: Internal Revenue Manual 4.10.3, जाँच की तकनीकें
- IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4, आय की जाँच
- IRS: Internal Revenue Manual 4.23.5, रोज़गार कर मामलों के तकनीकी दिशानिर्देश
- IRS: अनिवासी विदेशी व्यक्तियों को दी गई अमेरिकी स्रोत की अन्य आय पर संघीय आयकर विथहोल्डिंग और रिपोर्टिंग
- Internal Revenue Code की धारा 67 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 162 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 262 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 274 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 301 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 316 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 385 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 3401 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 3403 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 6672 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 7872 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code की धारा 1461 (uscode.house.gov)
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, Trust Fund Recovery Penalty
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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- : पहली बार प्रकाशित।