Société de type C : frais du propriétaire et dividende implicite

Qu'est-ce qu'un régime de remboursement des dépenses pour une société de type C, et quels sont ses trois critères?

Un régime de remboursement des dépenses (accountable plan) est un arrangement par lequel une société rembourse les frais d'entreprise d'un employé sans que le paiement compte comme de la rémunération. Le propriétaire d'une société de type C qui travaille dans l'entreprise est généralement un employé; il peut donc être remboursé dans le cadre d'un tel régime. Le règlement fédéral et la Publication 15 fixent trois critères, et l'arrangement doit tous les remplir.

Trouvez d'abord votre cas :

Si les trois critères sont remplis, le paiement n'est pas un salaire. Il ne figure pas sur le formulaire W-2, ne donne lieu à aucune retenue d'impôt sur le revenu ni à aucune charge sociale, et la société peut déduire la dépense sous-jacente comme dépense d'entreprise ordinaire, dans certaines limites (règlement; article 162). Si un critère n'est pas rempli, le paiement est traité comme versé dans le cadre d'un régime sans justificatifs (nonaccountable plan), dont il est question plus bas.

Un « remboursement » que la société aurait autrement versé sous forme de salaire, ou qui remplace une partie de la rémunération du propriétaire, est un salaire (Publication 15; Publication 463). Si un seul versement de paie couvre à la fois la rémunération et un remboursement, le remboursement doit figurer comme un montant distinct (règlement, paragraphe (d)(1)).

Ce qui compte, c'est l'arrangement, pas l'étiquette. Le règlement ne dit pas que le régime doit être écrit; il dit que l'arrangement doit exiger la preuve et le retour de tout excédent.

Le bénéficiaire du paiement doit être un employé. Un dirigeant qui travaille dans l'entreprise en est un, même si la société n'a jamais fait de paie pour lui (Publication 15; article 3401(c)). Un dirigeant qui ne rend aucun service, ou seulement des services mineurs, et qui ne reçoit aucune rémunération n'en est pas un (IRS : se verser une rémunération). La question de savoir si la rémunération totale du propriétaire est raisonnable est distincte et est traitée dans dividendes aux propriétaires d'une société de type C. L'argent versé à un actionnaire qui n'est pas un employé relève des règles sur les distributions et les prêts, plus bas.

Un cas se complique lorsque :

• les dépenses du propriétaire ont transité par la société pendant plus d'un an, sans politique ni reçus;
• des frais d'entreprise et des frais personnels se trouvent sur la même carte ou le même compte;
• le propriétaire n'est pas à la paie;
• le propriétaire vit à l'extérieur des États-Unis;
• les formulaires W-2, les déclarations de paie ou la déclaration de revenus sont déjà produits;
• une fin d'exercice, une vente de la société ou une lettre de l'IRS approche.

Rassemblez la politique et les procès-verbaux du conseil, les rapports de dépenses et les reçus, les relevés de carte et de banque, les registres de kilométrage, les registres de paie et les formulaires W-2, ainsi que le compte de prêt à l'actionnaire avec les billets, s'il y en a.

Quelles dépenses du propriétaire la société peut-elle rembourser sans que cela compte comme de la rémunération?

Une société de type C peut rembourser les dépenses d'entreprise ordinaires que le propriétaire a payées en travaillant pour elle : voyages d'affaires, milles d'affaires, et part professionnelle du téléphone, d'internet ou du bureau à domicile. Elle ne peut pas rembourser des dépenses personnelles de cette façon.

Un propriétaire qui détient plus de 10 % des actions de la société, en valeur, ne peut pas utiliser une indemnité journalière (per diem) ou une allocation d'automobile pour prouver le montant, et doit pouvoir prouver les dépenses à l'IRS même après en avoir rendu compte à la société; conservez donc les factures réelles et un registre de kilométrage daté (Publication 463).

Un trajet domicile-travail, un voyage en famille, l'épicerie et la part personnelle d'un téléphone ne remplissent pas le critère du lien avec l'entreprise. La Publication 463 indique que le remboursement par un employeur de dépenses personnelles, comme des vacances, est déclaré comme un salaire. Pour un propriétaire, l'IRS peut plutôt traiter le paiement comme une distribution, comme expliqué plus bas.

Le détail du bureau à domicile, du téléphone et du kilométrage est le même pour les propriétaires-employés d'une société de type S et d'une société de type C : voyez rembourser les dépenses du propriétaire.

Quelle preuve le propriétaire remet-il à la société, et dans quel délai?

Le propriétaire remet à la société, dans un délai raisonnable, les registres qui appuieraient une déduction. Le règlement fixe des règles refuges de 30, 60 et 120 jours. En dehors de celles-ci, un délai raisonnable dépend des faits.

La preuve, c'est chaque dépense inscrite avec son montant, sa date, son lieu et son but commercial, appuyée par des registres. Pour les voyages, les cadeaux et les frais d'automobile, la Publication 463 exige un reçu pour l'hébergement et pour toute autre dépense de 75 $ ou plus, et un registre pour l'usage de l'automobile. Une ligne générale comme « voyages » ou « divers » ne compte pas. Un montant ni prouvé ni retourné dans les délais devient un salaire au plus tard à la première période de paie suivant la fin du délai (règlement; Publication 15).

Les règles refuges ne sont pas disponibles pour toute année où la société a un plan ou une pratique de verser plus que les dépenses prouvées afin d'éviter la déclaration et la retenue.

Une politique écrite qui couvre ces points est une façon de montrer que l'arrangement les exige :

1. Elle nomme les dépenses qu'elle rembourse, comme les voyages, les milles d'affaires et la part professionnelle du téléphone et d'internet.
2. Le propriétaire soumet un rapport avec les reçus ou un registre de kilométrage dans les 60 jours.
3. Toute avance ou tout excédent est retourné dans les 120 jours.
4. Le conseil d'administration l'adopte dans ses procès-verbaux.

Que se passe-t-il si un remboursement ne remplit pas un critère : est-ce un salaire, et que doit-on?

Un paiement qui ne remplit pas un critère est un salaire. Il est versé dans le cadre d'un régime sans justificatifs, figure sur le formulaire W-2 et donne lieu à des retenues et à des charges sociales au moment du paiement. Si seul l'excédent ne remplit pas le critère, seul l'excédent est un salaire (règlement; Publication 15).

Le propriétaire n'obtient généralement aucune déduction compensatoire. La Notice 2026-10 indique que l'interdiction des déductions détaillées diverses, dont les frais de voyage non remboursés des employés, est maintenant permanente (article 67(h)). La société déduit le salaire comme rémunération si la rémunération totale est raisonnable pour le travail accompli (article 162(a)(1)).

La société doit l'impôt qu'elle aurait dû retenir (article 3403). Un propriétaire-dirigeant qui contrôle la paie et omet volontairement de percevoir l'impôt retenu ou de le verser peut devoir personnellement l'impôt retenu impayé (article 6672); la propriété seule ne suffit pas. L'IRS dispose généralement de 3 ans à partir du 15 avril suivant, ou de la date de production si elle est plus tardive, pour l'établir, et d'aucune limite si aucune déclaration n'a été produite (IRM 5.7.3). Voyez pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Les salaires qui relevaient d'une année antérieure se corrigent au moyen de corrections de paie : voyez corriger une erreur de paie. Un État peut ajouter son propre traitement de l'impôt sur le revenu et des charges sociales; le résultat fédéral ne règle pas la question.

Dépenses personnelles payées par la société : s'agit-il d'un dividende, d'un salaire ou d'un prêt?

Une facture personnelle que la société paie n'est pas une dépense d'entreprise. Selon les faits, l'IRS peut la traiter comme un dividende ou une autre distribution, comme de la rémunération ou comme un prêt. L'article 262 n'autorise aucune déduction pour les dépenses personnelles, de subsistance ou familiales. Les exemples courants sont le loyer ou l'hypothèque du propriétaire, l'impôt sur le revenu personnel, les frais de scolarité et un voyage en famille. L'usage personnel d'une voiture de société est généralement un avantage accessoire imposable inclus dans la rémunération (Publication 15-B).

Un paiement traité comme un dividende alors qu'aucun n'a été déclaré est un dividende implicite (constructive dividend). La Publication 542 parle de distributions implicites (constructive distributions). Le manuel des examinateurs de l'IRS demande aux examinateurs de vérifier si les sommes qu'une société avance à un actionnaire, y compris les dépenses personnelles qu'elle paie, sont de véritables prêts ou des distributions imposables comme dividendes. Il examine ce que les parties ont fait et voulu au moment où l'argent est sorti de la société, et aucun critère unique ne règle la question (IRM 4.10.3).

Les remboursements que le propriétaire a faits penchent en faveur d'un prêt, et l'absence de tout remboursement à ce jour penche en faveur d'un dividende (IRM 4.10.3). Ce qui fait d'une somme un prêt est expliqué dans emprunter à sa propre société.

Inscrire une facture personnelle comme un voyage, des repas ou des fournitures ne la rend pas déductible. Un examinateur qui constate qu'une société fermée déduit les dépenses personnelles de son propriétaire peut rajuster la déclaration du propriétaire pour tenir compte d'un dividende non déclaré (IRM 4.10.4).

Une distribution est un dividende jusqu'à concurrence des bénéfices et profits (earnings and profits) de l'année courante ou accumulés de la société (article 316). Les bénéfices et profits sont une mesure fiscale, et non la ligne des bénéfices non distribués; ils déterminent la part d'une distribution qui est un dividende. Le reste réduit le coût de base des actions du propriétaire, soit à peu près ce que le propriétaire a investi dans les actions, et tout excédent sur le coût de base est un gain (article 301). La façon de calculer les bénéfices et profits est expliquée dans dividendes aux propriétaires d'une société de type C.

La société obtient-elle encore une déduction, et que reçoit le propriétaire?

La société déduit une dépense d'entreprise remboursée et une rémunération raisonnable, et rien pour un dividende. Le propriétaire ne reçoit rien pour un remboursement conforme au régime, un formulaire W-2 pour un salaire et un formulaire 1099-DIV pour un dividende.

Les formulaires sont expliqués dans les instructions du formulaire 1099-DIV et dans à propos du formulaire 5452. Pour un propriétaire qui est un étranger non-résident, les formulaires 1042 et 1042-S remplacent le formulaire 1099-DIV (dernière section). Les seuils, les dates limites et les étapes de production sont expliqués dans dividendes aux propriétaires d'une société de type C.

Comment inscrire différemment un remboursement, un prêt qui m'est consenti et un dividende?

Chaque résultat a son propre compte, et une facture personnelle reste hors des comptes de dépenses tant qu'elle n'a pas été classée.

Si la société paie directement la dépense, débitez la dépense et créditez la banque une seule fois. Un solde dans le montant à recevoir de l'actionnaire n'est pas une décision. Réglez-le par un remboursement, un salaire, un dividende ou un prêt documenté : voyez prêts aux actionnaires au bilan. Les conditions et les intérêts d'un prêt sont expliqués dans emprunter à sa propre société. Verser un dividende volontairement est expliqué dans dividendes aux propriétaires d'une société de type C.

Puis-je être remboursé des dépenses d'années antérieures, ou les qualifier de prêt que je consens à la société?

Les dépenses que le propriétaire a prouvées à temps, dans le cadre d'un arrangement qui l'exigeait, peuvent encore être remboursées. Prouver ou rembourser d'anciennes dépenses seulement maintenant n'en fait pas un remboursement conforme au régime de remboursement des dépenses, et les requalifier en prêt ne fonctionne que si les faits montrent un véritable prêt. Le règlement ne fixe aucune date limite précise pour les anciennes dépenses : un délai raisonnable dépend des faits (règlement).

La voie du prêt convient mieux lorsque le propriétaire a payé les propres factures de la société, comme la facture d'un fournisseur, et moins bien lorsqu'il a payé ses propres frais de travail, comme un voyage : ce sont des dépenses d'employé, et les critères du régime de remboursement des dépenses s'appliquent. Le remboursement d'un véritable prêt n'est ni un salaire ni un dividende, mais les montants, les dates et l'intention doivent pouvoir être prouvés par des registres faits à l'époque.

Reconstituer chaque année à partir des relevés de carte et de banque, en classant chaque dépense comme personnelle, d'entreprise ou incertaine, montre quels montants pourraient même être remboursés.

Quels registres gardent le dossier propre si l'IRS pose des questions?

Conservez des registres qui montrent que chaque paiement au propriétaire était ce que les livres disent :

• la politique écrite et les procès-verbaux du conseil qui l'ont adoptée;
• les rapports de dépenses avec les reçus et les registres de kilométrage;
• les relevés de carte et de banque, avec chaque dépense identifiée comme d'entreprise ou personnelle;
• les registres de paie et les formulaires W-2 pour tout montant passé par la paie;
• pour un prêt, le billet signé et les registres des intérêts et des remboursements;
• pour un dividende, les procès-verbaux du conseil et le formulaire 1099-DIV, ainsi que le formulaire 5452 s'il s'applique;
• le compte de prêt à l'actionnaire, rapproché des livres à chaque fin d'année.

La Publication 15 indique de conserver les registres de l'impôt sur l'emploi pendant au moins 4 ans, y compris les registres des remboursements de dépenses et de leurs justificatifs.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Le propriétaire paie un voyage chez un client avec une carte personnelle

Le propriétaire d'une société de conseil, qui en est aussi le seul employé, paie 3 000 $ US de billets d'avion et d'hébergement pour un client avec une carte personnelle. La politique de la société exige un rapport de dépenses dans les 60 jours et le retour de tout excédent. Le propriétaire remet le rapport avec les reçus en 40 jours, et la société rembourse 3 000 $ US. Le remboursement n'est pas un salaire, ne figure pas sur le formulaire W-2, et la société déduit 3 000 $ US de frais de voyage.

La société paie un voyage en famille

Une société de type C paie 18 000 $ US pour un voyage en famille et l'inscrit comme frais de voyage. Il n'y a aucun but commercial, aucun billet de prêt et aucun traitement par la paie; l'IRS peut donc traiter le paiement comme une distribution, sans déduction pour la société, et les 18 000 $ US sont retirés des frais de voyage. Supposons que les bénéfices et profits de la société pour l'année, calculés en retirant le voyage des dépenses et avant cette distribution, soient de 10 000 $ US et que le coût de base des actions du propriétaire soit d'au moins 8 000 $ US. Alors 10 000 $ US sont un dividende et 8 000 $ US réduisent le coût de base du propriétaire, avec un formulaire 1099-DIV et un formulaire 5452. Si une déclaration déjà produite a déduit le voyage, cette déclaration doit être revue.

Trois ans de dépenses payées avec une carte personnelle

Un propriétaire a payé des dépenses de la société avec une carte personnelle pendant trois ans, sans politique ni reçus. La même carte portait aussi des dépenses personnelles. Les relevés montrent la ventilation ci-dessous. Les deux premières déclarations sont produites; la troisième ne l'est pas.

Les dépenses personnelles du propriétaire ne sont pas des dépenses d'entreprise; la société n'a donc pas à les rembourser. Les périodes de 60 et de 120 jours sont passées pour les 20 000 $ US de dépenses d'entreprise; les rembourser maintenant ne constituerait donc généralement pas un remboursement conforme au régime de remboursement des dépenses. Les verser comme salaire, avec les charges sociales, est un traitement possible. Un autre consiste à vérifier si une partie était une avance que des registres faits à l'époque appuient comme prêt. Lequel s'applique dépend des faits et des documents. Les livres de l'année 3 peuvent encore être corrigés avant la production de sa déclaration. Si la société a déduit ces dépenses dans les déclarations des années 1 ou 2, ces déclarations déjà produites pourraient devoir être revues; un remboursement maintenant est généralement un salaire de l'année où il est versé.

Votre situation est différente?

• Des années de dépenses du propriétaire ont transité par la société sans politique ni reçus, ou une fin d'exercice, une vente ou une lettre de l'IRS approche : les montants qui peuvent encore être remboursés, ceux qui sont des salaires, des dividendes ou un prêt documenté, et ce qu'il faut inscrire maintenant dépendent tous de la lecture conjointe des relevés, des registres de paie et des déclarations produites. Apportez-les à l'aide en tenue de livres.
• Des formulaires W-2 ou des déclarations de paie ont été produits sans ces montants : voyez corriger une erreur de paie, et apportez les livres à l'aide en tenue de livres pour les faire concorder.
• Le propriétaire est un étranger non-résident aux fins de l'impôt américain (vivre à l'étranger ne suffit pas à lui seul à le déterminer) : un dividende versé à un étranger non-résident est généralement assujetti à une retenue de 30 %, ou à un taux réduit prévu par la convention fiscale et demandé sur le formulaire W-8BEN, et déclaré sur les formulaires 1042 et 1042-S plutôt que sur le formulaire 1099-DIV (IRS : revenu des étrangers non-résidents). Voyez retenue omise sur les paiements à l'étranger et renseignez-vous sur l'aide en fiscalité transfrontalière. La société est l'agent de retenue et est responsable de l'impôt qu'elle omet de retenir (article 1461).
• Vous possédez une société de type S : le régime de remboursement des dépenses fonctionne de la même façon, mais les distributions suivent les règles du coût de base des actions. Voyez rembourser les dépenses du propriétaire et société de type S qui paie des dépenses personnelles.
• Les dépenses personnelles ont été faites avec une carte de la société : voyez frais personnels sur les cartes de la société.
• Vous avez payé des dépenses d'entreprise avec votre propre carte : voyez dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.
• Vous voulez emprunter à la société, ou les livres montrent déjà un prêt à un actionnaire : voyez emprunter à sa propre société et prêts aux actionnaires au bilan.
• Vous voulez vous verser des dividendes volontairement : voyez dividendes aux propriétaires d'une société de type C et comment les sociétés de type C sont imposées.
• Votre État traite ces paiements différemment : le résultat fédéral ne règle pas la question de l'État. Consultez les règles de l'agence fiscale de l'État, puis apportez la réponse aux livres avec l'aide en tenue de livres.