למי זה מתאים
- בעלי חברות C בארה״ב שעובדים בעסק ומשלמים הוצאות מכיסם, או שהחברה משלמת הוצאות שלהם
- בעלים ואנשי מקצוע בהנהלת חשבונות שממיינים שנים של הוצאות בעלים להחזר, שכר, דיבידנד או הלוואה
לא מכוסה כאן
- חברות S, שבהן חלוקות כפופות לכללי בסיס העלות של המניות
- קביעת דיבידנד או הלוואה בכוונה, עם תנאים וריבית
- כללי מס הכנסה ומסי שכר של מדינות
- תיקון מפורט של דוחות שכר שכבר הוגשו
מהי תוכנית החזר הוצאות מוכרת (accountable plan) בחברת C, ומהם שלושת המבחנים שלה?
תוכנית החזר הוצאות מוכרת (accountable plan) היא הסדר שבו חברה מחזירה לעובד הוצאות עסקיות בלי שההחזר ייחשב לשכר. בעלים של חברת C שעובד בעסק הוא בדרך כלל עובד של החברה, ולכן אפשר להחזיר לו הוצאות לפי תוכנית כזאת. התקנה הפדרלית ופרסום 15 קובעות שלושה מבחנים, וההסדר חייב לעמוד בכולם.
קודם מצאו את המקרה שלכם:
| מה קרה | התוצאה הרגילה | איפה |
|---|---|---|
| שילמתם הוצאה עסקית מכרטיס או מחשבון פרטי | אין שכר, אם החברה דרשה הוכחה והחזרת כל סכום עודף בזמן | שלושת המבחנים, בהמשך |
| החברה שילמה חשבון אישי שלכם | דיבידנד או חלוקה אחרת, שכר או הלוואה, לפי הרישומים | הוצאות אישיות שהחברה שילמה |
| לפני שנים שילמתם הוצאות של החברה ולא קיבלתם החזר | הוצאות שהוכחו בזמן עדיין אפשר להחזיר. אם ההוכחה מגיעה רק עכשיו, ההחזר עשוי להיות שכר, או הלוואה אם רישומים מאותה תקופה מראים הלוואה | האם אפשר לקבל החזר על הוצאות משנים קודמות |
| מבחן | מה ההסדר חייב לדרוש | כשל אופייני |
|---|---|---|
| קשר עסקי | הבעלים שילם הוצאה שהחברה יכולה לנכות, בזמן שעבד בשבילה. התשלום מחזיר הוצאה זו ואינו שכר שהבעלים היה מקבל בכל מקרה. | טיול משפחתי, נסיעה לעבודה, “קצבה” חודשית קבועה שמשולמת בין שיש הוצאות ובין שאין, או הפחתת שכר שמקוזזת ב“החזרים” |
| הוכחה בזמן | הבעלים מוסר לחברה רישומים של כל הוצאה בתוך זמן סביר. | דף חשבון של כרטיס אשראי בלי מטרה, או קבלות שנאספו שנה אחר כך |
| החזרת סכום עודף | כל מקדמה או תשלום שעולים על ההוצאה שהוכחה מוחזרים בתוך זמן סביר. המקדמה חייבת להיות מחושבת באופן סביר כך שלא תעלה על ההוצאות הצפויות, ולהשתלם סמוך למועד שבו ההוצאות נוצרות. | קצבה קבועה שהבעלים שומר, או סכום חד-פעמי שהועבר לבעלים בלי הוצאות צפויות מאחוריו |
אם שלושת התנאים מתקיימים, התשלום אינו שכר. הוא לא מופיע בטופס W-2, אין עליו ניכוי מס הכנסה במקור או מסי שכר, והחברה יכולה לנכות את ההוצאה עצמה כהוצאה עסקית רגילה, בכפוף למגבלות (התקנה; סעיף 162). אם אחד התנאים לא מתקיים, התשלום נחשב כמשולם לפי תוכנית לא מוכרת (nonaccountable plan), כמפורט בהמשך.
“החזר” שהחברה הייתה משלמת אחרת כשכר, או שמחליף חלק משכר הבעלים, הוא שכר (פרסום 15; פרסום 463). אם תשלום אחד בשכר מכסה גם שכר וגם החזר, ההחזר חייב להופיע כסכום נפרד (התקנה, פסקה (d)(1)).
הקובע הוא ההסדר, לא השם שנתנו לו. התקנה לא קובעת שהתוכנית חייבת להיות בכתב. היא קובעת שההסדר חייב לדרוש הוכחה והחזרת כל סכום עודף.
מקבל התשלום חייב להיות עובד. נושא משרה שעובד בעסק הוא עובד, גם אם החברה מעולם לא הפעילה עבורו שכר (פרסום 15; סעיף 3401(c)). נושא משרה שנותן שירותים מעטים בלבד או לא נותן בכלל, ולא מקבל שכר, אינו עובד (IRS: תשלום לעצמכם). השאלה אם סך השכר של הבעלים סביר היא שאלה נפרדת, ומוסברת בדיבידנדים לבעלים של חברת C. כסף שמשולם לבעל מניות שאינו עובד כפוף לכללי החלוקה וההלוואה שבהמשך.
המקרה אינו פשוט כאשר:
- הוצאות הבעלים עברו דרך החברה יותר משנה אחת בלי מדיניות או קבלות;
- חיובים עסקיים ואישיים חולקים כרטיס או חשבון אחד;
- הבעלים לא ברשימת השכר;
- הבעלים גר מחוץ לארה״ב;
- טפסי W-2, דוחות שכר או דוח מס ההכנסה כבר הוגשו;
- סוף שנה, מכירת החברה או מכתב מ-IRS קרובים.
אספו את המדיניות ופרוטוקולי הדירקטוריון, דוחות הוצאות וקבלות, דפי חשבון של כרטיסי אשראי ובנק, יומני קילומטראז׳, רישומי שכר וטפסי W-2, וחשבון הלוואת בעל המניות עם כל שטר הלוואה.
אילו הוצאות של הבעלים החברה יכולה להחזיר בלי שזה ייחשב לשכר?
חברת C יכולה להחזיר הוצאות עסקיות רגילות ששילם הבעלים בזמן שעבד בשבילה: נסיעות עסקיות, קילומטרים עסקיים, והחלק העסקי של טלפון, אינטרנט או משרד ביתי. אי אפשר להחזיר הוצאות אישיות בדרך הזאת.
| הוצאה | מה החברה יכולה להחזיר | מה הבעלים מציג |
|---|---|---|
| נסיעה הרחק מהבית | כרטיסי נסיעה, לינה וארוחות בנסיעה לצורכי החברה (סעיף 162(a)(2)). הניכוי של החברה על הארוחות מוגבל בדרך כלל (סעיף 274(n); פרסום 463). מגבלת הארוחות לבדה לא הופכת את ההחזר לשכר (התקנה, פסקה (h)(1)). | הסכום, התאריך, המקום והמטרה העסקית של כל הוצאה, עם קבלות במקום שנדרש (התקנה; פרסום 463) |
| קילומטרים ברכב של הבעלים | קילומטרים עסקיים לפי השיעור האופציונלי של IRS, 72.5 סנט למייל לפני 1 ביולי ו-76 סנט למייל מ-1 ביולי (Announcement 2026-11), או לפי העלות בפועל. נסיעה לעבודה היא הוצאה אישית (פרסום 463). | יומן עם תאריכים: יעד, מטרה, קילומטרים |
| טלפון ואינטרנט | טלפון: ההנחיות של IRS לבוחנים קובעות שהחזר על התוכנית הפרטית של הבעלים אינו בהכרח שכר, כאשר החברה דורשת את הטלפון מסיבות עסקיות מהותיות, הכיסוי מתאים לצורכי העסק, ההחזר אינו עולה על העלות בפועל והוא לא מחליף שכר (IRM 4.23.5.15.3.2). אינטרנט: החלק העסקי בחשבון בפועל. טלפון שהחברה מספקת מסיבות עסקיות הוא הטבה פטורה ממס בגלל תנאי העבודה (פרסום 15-B). | החשבון, ובאינטרנט איך חושב החלק העסקי |
| משרד ביתי | החלק העסקי בהוצאות הבית, אם החלל עומד בכללי המשרד הביתי. עובד לא מקבל ניכוי משרד ביתי בדוח האישי (פרסום 587), ולכן החזר מהחברה הוא הדרך הרגילה. | החשבונות, חלק השטח, ולמה החברה צריכה את החלל |
בעלים שמחזיק יותר מ-10% ממניות החברה לפי שווין לא יכול להשתמש בדמי יום או בקצבת רכב כהוכחה לסכום, וחייב להיות מסוגל להוכיח את ההוצאות ל-IRS גם אחרי שמסר דיווח לחברה, ולכן שמרו את החשבונות בפועל ויומן קילומטראז׳ עם תאריכים (פרסום 463).
נסיעה לעבודה, טיול משפחתי, מצרכי מכולת והצד האישי של טלפון לא עומדים במבחן הקשר העסקי. פרסום 463 קובע שהחזר של מעסיק על הוצאות אישיות, כמו חופשה, מדווח כשכר. אצל בעלים, IRS יכול במקום זאת להתייחס לתשלום כחלוקה, כמפורט בהמשך.
פרטי המשרד הביתי, הטלפון והקילומטראז׳ זהים אצל בעלים עובדים בחברת S ובחברת C. ראו החזר הוצאות לבעלים.
איזו הוכחה הבעלים מוסר לחברה, ובתוך כמה זמן?
הבעלים מוסר לחברה, בתוך זמן סביר, את הרישומים שהיו תומכים בניכוי. התקנה קובעת טווחים בטוחים של 30, 60 ו-120 יום. מחוץ להם, זמן סביר תלוי בעובדות.
| שלב | נחשב כבזמן |
|---|---|
| החברה נותנת מקדמה | בתוך 30 ימים ממועד תשלום ההוצאה או היווצרותה, בסכום שסביר לצפות שלא יעלה על ההוצאה |
| הבעלים מוכיח את ההוצאה | 60 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה |
| הבעלים מחזיר כל סכום עודף | 120 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה |
הוכחה פירושה שכל הוצאה רשומה עם הסכום, התאריך, המקום והמטרה העסקית שלה, ועם רישומים שתומכים בה. להוצאות נסיעה, מתנות ורכב, פרסום 463 דורש קבלה ללינה ולכל הוצאה אחרת של $75 או יותר, ויומן לשימוש ברכב. שורה כללית כמו “נסיעות” או “שונות” לא נחשבת. סכום שלא הוכח או לא הוחזר בזמן הופך לשכר לא יאוחר מתקופת השכר הראשונה אחרי תום התקופה (התקנה; פרסום 15).
הטווחים הבטוחים אינם זמינים בשום שנה שבה לחברה יש תוכנית או נוהג לשלם יותר מההוצאות שהוכחו כדי להימנע מדיווח ומניכוי במקור.
מדיניות בכתב שמכסה את הנקודות האלה היא דרך אחת להראות שההסדר דורש אותן:
- היא מפרטת את ההוצאות שהיא מחזירה, כמו נסיעות, קילומטרים עסקיים והחלק העסקי של טלפון ואינטרנט.
- הבעלים מגיש דוח עם קבלות או יומן קילומטראז׳ בתוך 60 יום.
- כל מקדמה או סכום עודף מוחזרים בתוך 120 יום.
- הדירקטוריון מאמץ אותה בפרוטוקול.
מה קורה אם החזר נכשל באחד המבחנים: האם הוא שכר, ומה חייבים?
תשלום שנכשל באחד המבחנים הוא שכר. הוא משולם לפי תוכנית לא מוכרת (nonaccountable plan), מופיע בטופס W-2, וכשהוא משולם חל עליו ניכוי במקור ומסי שכר. אם רק הסכום העודף נכשל, רק העודף הוא שכר (התקנה; פרסום 15).
| מס | על התשלום שנכשל |
|---|---|
| מס הכנסה פדרלי | מנוכה במקור כמו שכר אחר |
| ביטוח לאומי (Social Security) | 6.2% מהחברה ו-6.2% מהבעלים, עד תקרת השכר של $184,500 |
| מדיקר (Medicare) | 1.45% מכל צד, בלי תקרת שכר. החברה גם מנכה במקור מס מדיקר נוסף (Additional Medicare Tax) בשיעור 0.9%, שחל על הבעלים בלבד, על שכר שעולה על $200,000 בשנה קלנדרית |
| מס אבטלה פדרלי | משולם על ידי החברה |
לבעלים בדרך כלל אין ניכוי מקביל. Notice 2026-10 קובעת שהשלילה של ניכויים מפורטים שונים, כולל הוצאות נסיעה של עובד שלא הוחזרו, היא עכשיו קבועה (סעיף 67(h)). החברה מנכה את השכר כתשלום עבור עבודה אם סך השכר סביר לעבודה (סעיף 162(a)(1)).
החברה חבה במס שהייתה צריכה לנכות (סעיף 3403). בעלים שהוא נושא משרה, שולט בשכר ובמזיד נמנע מלגבות את המס או להעביר אותו, עלול לחוב אישית במס המנוכה שלא הועבר (סעיף 6672). בעלות בלבד אינה מספיקה. ל-IRS יש בדרך כלל 3 שנים מה-15 באפריל שאחרי, או ממועד ההגשה המאוחר יותר, כדי לקבוע את המס, ואין הגבלה אם לא הוגש דוח (IRM 5.7.3). ראו קנס אחריות אישית על מס שלא הועבר.
שכר ששייך לשנה קודמת מתוקן באמצעות תיקוני שכר. ראו תיקון טעות בשכר. מדינה יכולה להוסיף יחס משלה למס שכר ולמס הכנסה, והתוצאה הפדרלית לא מכריעה בכך.
הוצאות אישיות שהחברה שילמה: האם זה דיבידנד, שכר או הלוואה?
חשבון אישי שהחברה משלמת אינו הוצאה עסקית. לפי העובדות, IRS יכול להתייחס אליו כדיבידנד או כחלוקה אחרת, כשכר או כהלוואה. סעיף 262 אינו מתיר ניכוי להוצאות אישיות, מחיה או משפחה. דוגמאות נפוצות הן שכר הדירה או המשכנתה של הבעלים, מס הכנסה אישי, שכר לימוד וטיול משפחתי. שימוש אישי ברכב של החברה הוא בדרך כלל הטבה נלווית חייבת במס שנכללת בשכר (פרסום 15-B).
תשלום שמטופל כדיבידנד אף שלא הוכרז דיבידנד הוא דיבידנד מכללא (constructive dividend). פרסום 542 מכנה אותם חלוקות מכללא. מדריך הבוחנים של IRS מורה לבוחנים לבדוק אם סכומים שחברה מקדימה לבעל מניות, כולל הוצאות אישיות שהיא משלמת, הם הלוואות אמיתיות או חלוקות החייבות במס כדיבידנד. הוא בוחן מה הצדדים עשו ומה התכוונו כשהכסף יצא מהחברה, ואף מבחן יחיד לא מכריע (IRM 4.10.3).
| יחס | מתאים כאשר |
|---|---|
| שכר | תשלום עבור שירותים: עובר דרך השכר וטופס W-2, או מטופל כשכר בכל זאת, כפי שפרסום 463 מטפל בהחזר מעסיק על הוצאות אישיות של עובד. מותר בניכוי רק אם הוא סביר בסך הכול לעבודה |
| דיבידנד או חלוקה אחרת | התשלום מועיל לבעלים כבעל מניות ואינו מטופל לא כשכר ולא כהלוואה |
| הלוואה | קיים חוב אמיתי. סימנים כוללים שטר חתום, ריבית מוצהרת, מועד פירעון, החזרים בפועל ובעלים שמסוגל להחזיר. סימן אחד לבדו אינו מכריע |
החזרים שהבעלים כבר ביצע מצביעים על הלוואה, ואי-החזר עד היום מצביע על דיבידנד (IRM 4.10.3). מה הופך כסף להלוואה מוסבר בהלוואה מהחברה שלכם.
רישום חשבון אישי כנסיעות, ארוחות או ציוד לא הופך אותו למותר בניכוי. בוחן שמגלה שחברה בבעלות מצומצמת מנכה הוצאות אישיות של הבעלים יכול לתקן את הדוח של הבעלים בגין דיבידנד שלא דווח (IRM 4.10.4).
חלוקה היא דיבידנד עד גובה הרווחים של החברה לצורכי מס (earnings and profits) מהשנה השוטפת או מהמצטברים (סעיף 316). רווחים לצורכי מס הם מדד מס ולא שורת העודפים בספרים. הם קובעים כמה מהחלוקה היא דיבידנד. השאר מקטין את בסיס העלות של מניות הבעלים, בקירוב מה שהבעלים השקיע במניות, וכל סכום מעל הבסיס הוא רווח (סעיף 301). איך מחשבים רווחים לצורכי מס מוסבר בדיבידנדים לבעלים של חברת C.
האם החברה עדיין מקבלת ניכוי, ומה הבעלים מקבל?
החברה מנכה הוצאה עסקית שהוחזרה ושכר סביר, ולא מנכה דבר על דיבידנד. הבעלים לא מקבל דבר על החזר לפי תוכנית מוכרת, מקבל טופס W-2 על שכר, ומקבל טופס 1099-DIV על דיבידנד.
| תוצאה | ניכוי לחברה | מה הבעלים מקבל | דיווח |
|---|---|---|---|
| החזר לפי תוכנית מוכרת | ההוצאה העסקית עצמה, במסגרת המגבלות הרגילות, כמו זו על ארוחות (סעיף 162) | כלום, זו אינה הכנסה | אין סכום בטופס W-2 |
| שכר | תשלום עבור עבודה, אם סביר לעבודה (סעיף 162(a)(1)) | שכר עם ניכוי מס הכנסה במקור ומסי שכר | טופס W-2 ודוחות שכר |
| דיבידנד | אין (IRS: הקמת חברה) | הכנסה מדיבידנד | טופס 1099-DIV |
| חלוקה מעל הרווחים לצורכי מס | אין | מקטינה את בסיס העלות של המניות. כל סכום מעל הבסיס הוא רווח | טופס 1099-DIV תיבה 3, וטופס 5452 עם דוח החברה |
| הלוואה אמיתית | אין | כלום על הקרן כל עוד זו הלוואה אמיתית. הלוואה בלי ריבית או בריבית נמוכה יכולה ליצור ריבית מיוחסת (סעיף 7872) | השטר והספרים |
הטפסים מוסברים בהוראות לטופס 1099-DIV ובמידע על טופס 5452. לבעלים שהוא זר שאינו תושב (nonresident alien), טפסים 1042 ו-1042-S מחליפים את טופס 1099-DIV (בפרק האחרון). סכומי סף, מועדים ושלבי הגשה מופיעים בדיבידנדים לבעלים של חברת C.
איך רושמים בנפרד החזר, הלוואה לי ודיבידנד?
לכל תוצאה יש חשבון משלה, וחשבון אישי נשאר מחוץ לחשבונות ההוצאות עד שממיינים אותו.
| תוצאה | חיוב | זיכוי |
|---|---|---|
| רישום הוצאה עסקית מוכחת שהבעלים שילם | חשבון ההוצאה (נסיעות, קילומטראז׳, טלפון) | סכום שמגיע לבעלים |
| תשלום לבעלים של מה שמגיע לו | סכום שמגיע לבעלים | בנק |
| חשבון אישי שמטופל כהלוואה | הלוואה לבעל מניות (נכס) | בנק או כרטיס אשראי לתשלום |
| דיבידנד | דיבידנדים, או עודפים | בנק |
| תשלום עבור שירותים | שכר נושאי משרה | בנק, ובנוסף מסי שכר לתשלום |
| חשבון אישי שעדיין לא מוין | חייבים מבעל מניות | בנק או כרטיס אשראי לתשלום |
אם החברה משלמת את ההוצאה ישירות, רשמו חיוב להוצאה וזיכוי לבנק פעם אחת. יתרה בחשבון חייבים מבעל מניות איננה החלטה. סגרו אותה בהחזר, בשכר, בדיבידנד או בהלוואה מתועדת. ראו הלוואות לבעלי מניות במאזן. תנאי הלוואה וריבית מופיעים בהלוואה מהחברה שלכם. תשלום דיבידנד בכוונה מוסבר בדיבידנדים לבעלים של חברת C.
אפשר לקבל החזר על הוצאות משנים קודמות, או לקרוא להן הלוואה ממני לחברה?
הוצאות שהבעלים הוכיח בזמן, לפי הסדר שדרש זאת, עדיין אפשר להחזיר. הוכחה או החזר של הוצאות ישנות רק עכשיו לא הופכים אותן להחזר לפי תוכנית מוכרת, ושינוי השם להלוואה עובד רק אם העובדות מראות הלוואה אמיתית. התקנה לא קובעת מועד סיום חד-משמעי להוצאות ישנות: זמן סביר תלוי בעובדות (התקנה).
| דרך | מה נדרש | המלכוד |
|---|---|---|
| לשלם הוצאות שהבעלים כבר הוכיח בזמן | הסדר שדרש הוכחה והחזרת סכום עודף, ודוח שהוגש בזמן | הטווח הבטוח של 60 יום מכסה הוכחה, לא את המועד שבו החברה משלמת. התקנה לא קובעת מועד אחרון לתשלום. בלי הוכחה כזאת, ראו את השורה הבאה. |
| להחזיר עכשיו כהחזר הוצאות | הסדר שדרש הוכחה והחזרת סכום עודף כשההוצאות נוצרו | תקופות 60 ו-120 הימים הסתיימו מזמן, ולכן הוכחה עכשיו לא סביר שתיחשב הוכחה בזמן. עובד גם לא יכול להפוך הסדר לא מוכר למוכר על ידי דיווח בדיעבד, ולכן ההחזר עשוי להיות שכר כשהוא משולם (התקנה; פרסום 463). |
| לראות בהוצאות הלוואה מהבעלים | הבעלים מימן את החשבונות של החברה עצמה והעובדות מראות חוב. הבטחה בכתב להחזיר, ריבית, מועד פירעון וספרים שרשמו את זה כהלוואה עוזרים. אף פריט לא מכריע לבדו | חוב מול הון הוא שאלה של עובדות לפי סעיף 385. שטר שנכתב שנים אחר כך מראה את התנאים של היום, לא את מה שהוסכם כשהכסף עבר. |
| להשאיר את ההוצאות בלי החזר | כלום | הבעלים בדרך כלל לא יכול לנכות בדוח האישי הוצאות עובד שלא הוחזרו (Notice 2026-10) |
דרך ההלוואה מתאימה יותר כשהבעלים שילם חשבונות של החברה עצמה, כמו חשבונית ספק, ופחות כשהבעלים שילם הוצאות עבודה שלו, כמו נסיעות: אלה הוצאות עובד, ומבחני התוכנית המוכרת חלים עליהן. החזר של הלוואה אמיתית אינו שכר ואינו דיבידנד, אבל הסכומים, התאריכים והכוונה צריכים להיות ניתנים להוכחה מרישומים שנעשו בזמן.
בנייה מחדש של כל שנה מדפי חשבון של כרטיס אשראי ובנק, כשכל חיוב מסומן עסקי, אישי או לא ברור, מראה אילו סכומים בכלל אפשר להחזיר.
אילו רישומים שומרים על הסדר אם IRS שואל?
שמרו רישומים שמראים שכל תשלום לבעלים היה מה שהספרים אומרים:
- המדיניות בכתב ופרוטוקול הדירקטוריון שאימץ אותה;
- דוחות הוצאות עם קבלות ויומני קילומטראז׳;
- דפי חשבון של כרטיס אשראי ובנק, עם סימון של כל חיוב כעסקי או אישי;
- רישומי שכר וטפסי W-2 לכל סכום שעבר דרך השכר;
- להלוואה: השטר החתום ורישומי הריבית וההחזרים;
- לדיבידנד: פרוטוקול הדירקטוריון וטופס 1099-DIV, וטופס 5452 כשהוא חל;
- חשבון הלוואת בעל המניות, מותאם לספרים בסוף כל שנה.
פרסום 15 אומר לשמור רישומי מס תעסוקה לפחות 4 שנים, כולל רישומים של החזרי הוצאות והוכחתן.
דוגמה
הדוגמאות האלה להמחשה בלבד, והסכומים בדולרים אמריקאיים.
הבעלים משלם נסיעות ללקוח בכרטיס פרטי
הבעלים של חברת ייעוץ, שהוא גם העובד היחיד שלה, משלם US$3,000 על טיסה ולינה ללקוח בכרטיס פרטי. מדיניות החברה דורשת דוח הוצאות בתוך 60 יום והחזרת כל סכום עודף. הבעלים מגיש את הדוח עם קבלות תוך 40 יום, והחברה מחזירה לו US$3,000. ההחזר אינו שכר, אינו מופיע בטופס W-2, והחברה מנכה US$3,000 של הוצאות נסיעה.
החברה משלמת על טיול משפחתי
חברת C משלמת US$18,000 על טיול משפחתי ורושמת אותו כנסיעות. אין מטרה עסקית, אין שטר הלוואה ואין טיפול בשכר, ולכן IRS יכול להתייחס לתשלום כחלוקה, בלי ניכוי לחברה, ו-US$18,000 יוצאים מהוצאות הנסיעה. נניח שהרווחים של החברה לצורכי מס לשנה, מחושבים כשהטיול מוצא מההוצאות ולפני החלוקה הזאת, הם US$10,000, ובסיס העלות של מניות הבעלים הוא לפחות US$8,000. אז US$10,000 הם דיבידנד ו-US$8,000 מקטינים את הבסיס של הבעלים, עם טופס 1099-DIV וטופס 5452. אם דוח שכבר הוגש ניכה את הטיול, צריך לבדוק את הדוח הזה.
שלוש שנים של הוצאות בכרטיס פרטי
בעלים שילם הוצאות של החברה בכרטיס פרטי במשך שלוש שנים, בלי מדיניות ובלי קבלות. באותו כרטיס היו גם הוצאות אישיות. דפי החשבון מראים את החלוקה שלהלן. הדוחות של השנתיים הראשונות הוגשו, והשלישי לא.
| שנה | הוצאות עסקיות | ההוצאות של הבעלים עצמו | דוח |
|---|---|---|---|
| 1 | US$7,000 | US$1,000 | הוגש |
| 2 | US$7,000 | US$1,000 | הוגש |
| 3 | US$6,000 | US$2,000 | לא הוגש |
ההוצאות של הבעלים עצמו אינן הוצאה עסקית, ולכן החברה אינה מחזירה אותן. תקופות 60 ו-120 הימים עברו על US$20,000 של ההוצאות העסקיות, ולכן החזר שלהן עכשיו בדרך כלל לא יעמוד בדרישות של החזר לפי תוכנית מוכרת. תשלום שלהן כשכר עם מסי שכר הוא יחס אחד. יחס אחר הוא לבדוק אם חלק מהן היה מקדמה שרישומים מאותה תקופה תומכים בה כהלוואה. מה תקף תלוי בעובדות ובמסמכים. את הספרים של שנה 3 עדיין אפשר לתקן לפני הגשת הדוח שלה. אם החברה ניכתה את ההוצאות האלה בדוחות של שנה 1 או 2, ייתכן שצריך לבדוק את הדוחות שהוגשו. החזר עכשיו הוא בדרך כלל שכר בשנה שבה הוא משולם.
המצב שלכם שונה?
- שנים של הוצאות בעלים עברו דרך החברה בלי מדיניות או קבלות, או שסוף שנה, מכירה או מכתב מ-IRS קרובים: אילו סכומים עדיין אפשר להחזיר, אילו הם שכר, דיבידנד או הלוואה מתועדת, ומה לרשום עכשיו, הכול תלוי בקריאה משותפת של דפי החשבון, רישומי השכר והדוחות שהוגשו. הביאו אותם לעזרה בהנהלת חשבונות.
- טפסי W-2 או דוחות שכר הוגשו בלי הסכומים האלה: ראו תיקון טעות בשכר, והביאו את הספרים לעזרה בהנהלת חשבונות כדי להתאים אותם.
- הבעלים הוא זר שאינו תושב (nonresident alien) לצורכי מס בארה״ב (מגורים בחו״ל לבדם לא מכריעים): על דיבידנד שמשולם לזר שאינו תושב חל בדרך כלל ניכוי במקור של 30%, או שיעור אמנה נמוך יותר שנתבע בטופס W-8BEN, והוא מדווח בטפסים 1042 ו-1042-S ולא בטופס 1099-DIV (IRS: הכנסה של זר שאינו תושב). ראו ניכוי במקור שהוחמץ בתשלומים לחו״ל ושאלו על עזרה במיסוי חוצה גבולות. החברה היא סוכן ניכוי מס במקור (withholding agent) וחבה במס שלא ניכתה (סעיף 1461).
- יש לכם חברת S: תוכנית החזר הוצאות מוכרת פועלת באותה דרך, אבל חלוקות כפופות לכללי בסיס העלות של המניות. ראו החזר הוצאות לבעלים וחברת S ששילמה הוצאות אישיות.
- ההוצאות האישיות היו בכרטיס של החברה: ראו חיובים אישיים בכרטיסי חברה.
- שילמתם הוצאות עסקיות בכרטיס שלכם: ראו הוצאות עסקיות בכרטיס אשראי פרטי.
- אתם רוצים ללוות מהחברה, או שהספרים כבר מראים הלוואה לבעל מניות: ראו הלוואה מהחברה שלכם והלוואות לבעלי מניות במאזן.
- אתם רוצים לשלם לעצמכם דיבידנדים בכוונה: ראו דיבידנדים לבעלים של חברת C ואיך חברות C מחויבות במס.
- המדינה שלכם מטפלת בתשלומים האלה אחרת: התוצאה הפדרלית לא מכריעה את התוצאה במדינה. בדקו את הכללים של רשות המסים של המדינה, ואז הביאו את התשובה לספרים עם עזרה בהנהלת חשבונות.
נתונים בדף זה
| נתון | ערך | מקור |
|---|---|---|
| תוכנית החזר הוצאות מאושרת (accountable plan): הזמן להוכחת הוצאה שנחשב סביר (שיטת התאריך הקבוע) כלל הגנה (safe harbor) בלבד. מחוץ לו, התקופה הסבירה תלויה בעובדות ובנסיבות. פרסום 463 מציג את אותו זמן של 60 יום | 60 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה | תקנות משרד האוצר: 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) סומן |
| תוכנית החזר הוצאות מאושרת (accountable plan): הזמן להחזרת תשלום עודף שנחשב סביר (שיטת התאריך הקבוע) כלל הגנה (safe harbor) בלבד. מחוץ לו, התקופה הסבירה תלויה בעובדות ובנסיבות. פרסום 463 מציג את אותו זמן של 120 יום | 120 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה | תקנות משרד האוצר: 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) סומן |
| שיעור קילומטראז׳ עסקי סטנדרטי לפני 1 ביולי קילומטראז׳ עסקי שנצבר לפני 1 ביולי. Notice 2026-10 ממשיכה לחול על קילומטרים אלה לפי Announcement 2026-11. | 72.5 סנט למייל שנת מס 2026 | IRS: הודעה Notice 2026-10 סומן |
| שיעור קילומטראז׳ עסקי סטנדרטי, יולי עד דצמבר קילומטראז׳ עסקי שנצבר ב-1 ביולי של שנת המס או לאחר מכן | 76 סנט למייל שנת מס 2026 | IRS: הודעה Announcement 2026-11 סומן |
| בעלות שהופכת עובד לקשור למעסיק תאגידי לצורך הוכחת קצבת רכב בעלות ישירה או עקיפה, נמדדת לפי שווי המניות הקיימות של החברה; עובד קשור חייב להיות מסוגל להוכיח ל-IRS הוצאות רכב גם אחרי שדיווח למעסיק. | יותר מ-10% | IRS: פרסום 463, הוצאות נסיעה, מתנות ורכב סומן |
| תוכנית החזר הוצאות מאושרת (accountable plan): הזמן שבו תשלום מראש נחשב כמי שניתן בתוך תקופה סבירה (שיטת התאריך הקבוע) כלל הגנה (safe harbor) בלבד. מחוץ לו, התקופה הסבירה תלויה בעובדות ובנסיבות. פרסום 463 מציג את אותו זמן של 30 יום | בתוך 30 ימים ממועד תשלום ההוצאה או היווצרותה | תקנות משרד האוצר: 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) סומן |
| סף קבלות, הוצאות נסיעה, מתנות ורכב (לינה תמיד) נדרש תיעוד כתוב לכל לינה בנסיעה הרחק מהבית ולכל הוצאה אחרת בסכום זה או יותר; בהוצאות תחבורה אין צורך בו כשהוא אינו זמין בקלות. הרף נמצא בכללי סעיף 274(d) (נסיעות, מתנות, רכוש רשום), ולא בכלל הכללי להוצאות רגילות | $75 | IRS: פרסום 463, הוצאות נסיעה, מתנות ורכב סומן |
| שיעור מס Social Security לכל אחד מהעובד והמעסיק כל צד משלם שיעור זה על שכר מבוטח עד בסיס השכר השנתי | 6.2% שנת מס 2026 | IRS: פרסום 15, מדריך מס למעסיקים סומן |
| תקרת השכר החייב ב-Social Security שכר ורווח נקי מעצמאות מרביים משולבים החייבים בחלק הביטוח הלאומי של המס | $184,500 שנת מס 2026 | IRS: טופס 1040-ES (2026) סומן |
| שיעור מס מדיקר לעובד ולמעסיק, כל אחד כל צד משלם שיעור זה על שכר מבוטח; אין תקרת בסיס שכר | 1.45% שנת מס 2026 | IRS: פרסום 15, מדריך מס למעסיקים סומן |
| שיעור הניכוי הנוסף של Medicare מס החל על העובד בלבד על שכר שמעל סף הניכוי במקור השנתי של המעסיק | 0.9% שנת מס 2026 | IRS: פרסום 15, מדריך מס למעסיקים סומן |
| הסף שמפעיל ניכוי נוסף של Medicare מהמעסיק השכר שמעסיק זה משלם לעובד בשנת לוח | $200,000 שנת מס 2026 | IRS: פרסום 15, מדריך מס למעסיקים סומן |
| תקופת שומה כללית של קנס אחריות לכספי נאמנות (trust fund recovery penalty) מ-15 באפריל שאחרי, לדוחות מס תעסוקה שהוגשו בזמן, או מההגשה בפועל המאוחרת יותר; חלים חריגים | 3 שנים | IRS: תקופת השומה של קנס אחריות לכספי נאמנות (Trust Fund Recovery Penalty) סומן |
| שיעור הניכוי במקור על הכנסה מסוג FDAP ממקור אמריקאי ששולמה לגורמים זרים חל על הסכום ברוטו של הכנסת FDAP ממקור אמריקאי שאינה קשורה ביעילות לעסק בארצות הברית. אמנה עשויה להפחית אותו. זהו גם השיעור על תשלום לקבלנים עצמאיים שאינם תושבים עבור שירותים שבוצעו בארצות הברית. | 30% | IRS: הכנסה קבועה, ניתנת לקביעה, שנתית או תקופתית (FDAP) סומן |
מקורות ראשוניים
- 26 CFR 1.62-2, החזרים והסדרים להקצבת הוצאות אחרות (GovInfo)
- IRS: פרסום 15, מדריך מס למעסיקים
- IRS: פרסום 15-B, מדריך מס למעסיקים להטבות נלוות
- IRS: פרסום 463, הוצאות נסיעה, מתנות ורכב
- IRS: פרסום 542, חברות
- IRS: פרסום 587, שימוש עסקי בביתכם
- IRS: Notice 2026-10, שיעורי הקילומטראז׳ הסטנדרטיים ל-2026
- IRS: Announcement 2026-11, שיעורי קילומטראז׳ סטנדרטיים מעודכנים
- IRS: הוראות לטופס 1099-DIV
- IRS: על טופס 5452, דוח חברה על חלוקות שאינן דיבידנד
- IRS: תשלום לעצמכם
- IRS: הקמת חברה
- IRS: Internal Revenue Manual 4.10.3, שיטות בדיקה
- IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4, בדיקת הכנסה
- IRS: Internal Revenue Manual 4.23.5, הנחיות טכניות לנושאי מס תעסוקה
- IRS: ניכוי מס הכנסה במקור ודיווח על סוגי הכנסה אחרים ממקור אמריקאי המשולמים לזרים שאינם תושבים
- סעיף 67 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 162 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 262 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 274 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 301 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 316 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 385 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 3401 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 3403 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 6672 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 7872 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- סעיף 1461 בקוד המסים הפדרלי (uscode.house.gov)
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, קנס אחריות אישית על מס שלא הועבר
על המדריך
תורגם מהמדריך באנגלית · קראו את המקור באנגלית
הדף מסביר כללים כלליים לשנת המס המוצגת. הוא אינו ייעוץ למצבכם.
שינויים במקור האנגלי
- : פורסם לראשונה.