نفقات مالك شركة C: خطة محاسبة أم توزيع أرباح حكمي

ما خطة المحاسبة (accountable plan) في شركة C، وما اختباراتها الثلاثة؟

خطة المحاسبة ترتيب تسدّد بموجبه الشركة تكاليف الموظف التجارية دون أن يُعدّ المبلغ أجرًا. ومالك شركة C الذي يعمل في النشاط يُعدّ موظفًا عمومًا، فيمكن أن تُسدَّد له نفقاته بموجب هذه الخطة. وتضع اللائحة الفيدرالية والمنشور 15 ثلاثة اختبارات، ويجب أن يستوفيها الترتيب كلها.

حدّد حالتك أولًا:

إذا تحققت الثلاثة، فالمدفوع ليس أجرًا. فلا يظهر في النموذج ⁦W-2⁩، ولا يخضع لاقتطاع ضريبة الدخل أو ضريبة الرواتب، وتستطيع الشركة خصم التكلفة الأصلية بوصفها مصروفًا تجاريًا عاديًا، ضمن حدود (اللائحة؛ المادة 162). وإذا تخلف شرط واحد، عُوملت الدفعة على أنها مدفوعة بموجب خطة غير مستوفية للشروط (nonaccountable plan)، كما نبيّن لاحقًا.

«السداد» الذي كانت الشركة ستدفعه أجرًا بخلاف ذلك، أو الذي يحل محل جزء من أجر المالك، يُعدّ أجرًا (المنشور 15؛ المنشور 463). وإذا غطت دفعة رواتب واحدة الأجر والسداد معًا، وجب إظهار السداد مبلغًا منفصلًا (اللائحة، الفقرة ⁦(d)(1)⁩).

المعيار هو الترتيب لا التسمية. ولا تنص اللائحة على أن الخطة يجب أن تكون مكتوبة؛ بل تنص على أن الترتيب يجب أن يشترط الإثبات وإعادة أي زيادة.

يجب أن يكون المستفيد موظفًا. والمسؤول التنفيذي الذي يعمل في النشاط موظف، حتى لو لم تشغّل الشركة كشوف رواتب له قط (المنشور 15؛ المادة ⁦3401(c)⁩). أما المسؤول الذي لا يؤدي خدمات أو يؤدي خدمات ثانوية فقط ولا يتقاضى أجرًا فلا يُعدّ موظفًا (IRS: دفع أجرك لنفسك). وهل إجمالي أجر المالك معقول مسألة منفصلة، تجدها في توزيعات أرباح مالك شركة C. والمال المدفوع لمساهم ليس موظفًا يخضع لقواعد التوزيعات والقروض أدناه.

تكون الحالة غير بسيطة إذا:

• جرى إنفاق المالك عبر الشركة أكثر من سنة دون سياسة أو إيصالات؛
• تتشارك الرسوم التجارية والشخصية بطاقة أو حسابًا واحدًا؛
• المالك ليس على كشوف الرواتب؛
• المالك يقيم خارج الولايات المتحدة؛
• قُدّمت بالفعل النماذج ⁦W-2⁩ أو إقرارات الرواتب أو إقرار ضريبة الدخل؛
• اقتربت نهاية السنة أو بيع الشركة أو وصل خطاب من IRS.

اجمع السياسة ومحاضر المجلس، وتقارير النفقات والإيصالات، وكشوف البطاقات والحسابات المصرفية، وسجلات الأميال، وسجلات الرواتب والنماذج ⁦W-2⁩، وحساب قرض المساهم مع أي سندات.

أي تكاليف المالك تستطيع الشركة سدادها دون أن تُعدّ أجرًا؟

تستطيع شركة C سداد التكاليف التجارية العادية التي دفعها المالك أثناء عمله لديها: السفر للعمل، وأميال العمل، والحصة التجارية من الهاتف أو الإنترنت أو المكتب المنزلي. ولا يجوز سداد التكاليف الشخصية بهذه الطريقة.

المالك الذي يملك أكثر من ⁦10%⁩ من أسهم الشركة بالقيمة لا يستطيع استخدام بدل يومي أو بدل سيارة دليلًا على المبلغ، وعليه أن يكون قادرًا على إثبات التكاليف أمام IRS حتى بعد تقديم حسابه للشركة، فاحتفظ بالفواتير الفعلية وسجل أميال مؤرخ (المنشور 463).

التنقل إلى العمل، والرحلة العائلية، والبقالة، والجانب الشخصي من الهاتف لا تستوفي اختبار الصلة بالنشاط. ويقول المنشور 463 إن سداد صاحب العمل لتكاليف شخصية، كإجازة، يُبلَّغ عنه بوصفه أجرًا. أما بالنسبة إلى المالك فيستطيع IRS أن يعامل المدفوع بوصفه توزيعًا، كما نبيّن لاحقًا.

تفاصيل المكتب المنزلي والهاتف والأميال هي نفسها لمالك شركة S ومالك شركة C الذي يعمل موظفًا: راجع سداد نفقات المالك.

ما الإثبات الذي يقدّمه المالك للشركة، وبأي سرعة؟

يقدّم المالك للشركة، خلال مدة معقولة، السجلات التي تدعم الخصم. وتضع اللائحة مهلًا آمنة مدتها 30 و60 و120 يومًا. وخارجها تتوقف المدة المعقولة على الوقائع.

الإثبات يعني قائمة بكل تكلفة مع مبلغها وتاريخها ومكانها وغرضها التجاري، وخلفها سجلات. وفي السفر والهدايا وتكاليف السيارة يتطلب المنشور 463 إيصالًا للإقامة ولأي تكلفة أخرى قدرها 75 دولارًا أو أكثر، وسجلًا لاستخدام السيارة. ولا يكفي بند عام مثل «سفر» أو «متفرقات». وأي مبلغ لم يُثبت أو يُعَد في الوقت المناسب يصبح أجرًا في موعد أقصاه فترة الرواتب الأولى بعد انتهاء المدة (اللائحة؛ المنشور 15).

المهل الآمنة غير متاحة في أي سنة تتبع فيها الشركة خطة أو ممارسة بدفع أكثر من التكاليف المثبتة لتجنب الإبلاغ والاقتطاع.

السياسة المكتوبة التي تغطي هذه النقاط إحدى طرق إظهار أن الترتيب يشترطها:

1. تحدد التكاليف التي تسدّدها، مثل السفر وأميال العمل والحصة التجارية من الهاتف والإنترنت.
2. يقدّم المالك تقريرًا مع الإيصالات أو سجل الأميال خلال 60 يومًا.
3. يُعاد أي مبلغ مقدَّم أو زائد خلال 120 يومًا.
4. يعتمدها المجلس في محاضره.

ماذا لو لم يستوفِ السداد أحد الاختبارات: هل هو أجر، وما المستحق؟

المدفوع الذي لا يستوفي اختبارًا يُعدّ أجرًا. فهو يُدفع بموجب خطة غير مستوفية للشروط، ويُدرج في النموذج ⁦W-2⁩، وتُقتطع عليه ضريبة الدخل وضرائب الرواتب عند دفعه. وإذا أخفقت الزيادة وحدها كانت الزيادة وحدها أجرًا (اللائحة؛ المنشور 15).

لا يحصل المالك عمومًا على خصم يقابل ذلك. ويقول الإشعار ⁦2026-10⁩ إن إلغاء الخصومات المبوّبة المتنوعة، ومنها سفر الموظف غير المسدَّد، صار دائمًا (المادة ⁦67(h)⁩). وتخصم الشركة الأجور بوصفها تعويضًا إذا كان إجمالي الأجر معقولًا مقابل العمل (المادة ⁦162(a)(1)⁩).

على الشركة الضريبة التي كان ينبغي أن تقتطعها (المادة 3403). والمالك المسؤول الذي يتحكم في الرواتب ويتخلف عمدًا عن تحصيل الضريبة أو سدادها قد يدين شخصيًا بالضريبة المقتطعة غير المسددة (المادة 6672)؛ والملكية وحدها لا تكفي. ولدى IRS عمومًا 3 سنوات من 15 أبريل التالي، أو من تاريخ التقديم إن كان لاحقًا، لتقدير الغرامة، ولا حد زمنيًا إذا لم يُقدَّم إقرار (IRM 5.7.3). راجع غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

الأجور التي كان مكانها سنة سابقة تُصحَّح عبر تصحيحات الرواتب: راجع تصحيح خطأ في الرواتب. وقد تضيف الولاية معاملتها الخاصة لضريبة الرواتب وضريبة الدخل؛ والنتيجة الفيدرالية لا تحسم ذلك.

النفقات الشخصية التي تدفعها الشركة: هل هي توزيع أرباح أم أجر أم قرض؟

الفاتورة الشخصية التي تدفعها الشركة ليست مصروفًا تجاريًا. وبحسب الوقائع، يستطيع IRS أن يعاملها توزيع أرباح أو توزيعًا آخر، أو أجرًا، أو قرضًا. ولا تسمح المادة 262 بخصم النفقات الشخصية أو المعيشية أو العائلية. ومن الأمثلة الشائعة إيجار المالك أو رهنه العقاري، وضريبة الدخل الشخصية، والرسوم الدراسية، ورحلة عائلية. واستخدام سيارة الشركة استخدامًا شخصيًا ميزة إضافية خاضعة للضريبة تدخل في الأجر عمومًا (المنشور ⁦15-B⁩).

المدفوع الذي يُعامل توزيع أرباح مع أن أحدًا لم يعلن عنه هو توزيع أرباح حكمي (constructive dividend). ويسمي المنشور 542 هذه المدفوعات توزيعات حكمية. ويطلب دليل فاحصي IRS من الفاحصين أن يتحققوا مما إذا كانت المبالغ التي تقدّمها الشركة للمساهم، ومنها النفقات الشخصية التي تدفعها، قروضًا حقيقية أم توزيعات خاضعة للضريبة بوصفها توزيعات أرباح. وينظر الدليل في ما فعله الطرفان وما قصداه حين خرج المال من الشركة، ولا يحسم الأمر اختبار واحد (IRM 4.10.3).

ما سدّده المالك من مبالغ يدل على القرض، وانعدام السداد حتى الآن يدل على توزيع أرباح (IRM 4.10.3). وما يجعل المال قرضًا في الاقتراض من شركتك.

قيد الفاتورة الشخصية على أنها سفر أو وجبات أو لوازم لا يجعلها قابلة للخصم. والفاحص الذي يجد شركة مغلقة الملكية تخصم نفقات مالكها الشخصية يستطيع تعديل إقرار المالك بسبب توزيع أرباح غير مصرّح به (IRM 4.10.4).

التوزيع يُعدّ توزيع أرباح بقدر أرباح الشركة ومكاسبها (earnings and profits) في السنة الحالية أو المتراكمة (المادة 316). والأرباح والمكاسب مقياس ضريبي لا بند الأرباح المحتجزة؛ وهي تحدد مقدار التوزيع الذي يُعدّ توزيع أرباح. أما الباقي فيخفض الأساس الضريبي لأسهم المالك، أي ما وضعه المالك في الأسهم تقريبًا، وأي زيادة على الأساس الضريبي تُعدّ ربحًا (المادة 301). وطريقة حساب الأرباح والمكاسب في توزيعات أرباح مالك شركة C.

هل تحصل الشركة على خصم، وماذا يحصل المالك؟

تخصم الشركة التكلفة التجارية المسدَّدة والأجور المعقولة، ولا تخصم شيئًا لقاء توزيع الأرباح. ولا يحصل المالك على شيء لقاء سداد بموجب خطة محاسبة، ويحصل على النموذج ⁦W-2⁩ لقاء الأجر، وعلى النموذج ⁦1099-DIV⁩ لقاء توزيع الأرباح.

تُشرح النماذج في تعليمات النموذج ⁦1099-DIV⁩ وحول النموذج 5452. وبالنسبة إلى مالك أجنبي غير مقيم، يحل النموذجان 1042 و⁦1042-S⁩ محل النموذج ⁦1099-DIV⁩ (القسم الأخير). والحدود والمواعيد وخطوات التقديم في توزيعات أرباح مالك شركة C.

كيف أقيّد سداد النفقات، والقرض المقدَّم لي، وتوزيع الأرباح قيدًا مختلفًا لكل منها؟

لكل نتيجة حسابها الخاص، وتبقى الفاتورة الشخصية خارج حسابات المصروفات حتى تُصنَّف.

إذا دفعت الشركة التكلفة مباشرة، فسجّل المصروف مدينًا والبنك دائنًا مرة واحدة. والرصيد في «مستحق على المساهم» ليس قرارًا. فصفِّه بالسداد أو الأجر أو توزيع الأرباح أو قرض موثّق: راجع القروض إلى المساهمين في الميزانية العمومية. وشروط القرض وفوائده في الاقتراض من شركتك. ودفع توزيع أرباح عن قصد في توزيعات أرباح مالك شركة C.

هل يمكن أن تُسدَّد لي تكاليف سنوات سابقة، أو أن أعدّها قرضًا مني إلى الشركة؟

التكاليف التي أثبتها المالك في الوقت المناسب بموجب ترتيب يشترط ذلك يمكن أن تُسدَّد. أما إثبات التكاليف القديمة أو سدادها الآن فقط فلا يجعلها سدادًا بموجب خطة محاسبة، وإعادة تسميتها قرضًا تنجح فقط إذا أظهرت الوقائع قرضًا حقيقيًا. ولا تضع اللائحة حدًّا فاصلًا قاطعًا للتكاليف القديمة: المدة المعقولة تتوقف على الوقائع (اللائحة).

يناسب مسار القرض أكثر حين دفع المالك فواتير الشركة نفسها، كفاتورة مورّد، ويناسب أقل حين دفع تكاليف عمله هو، كالسفر: فهذه تكاليف موظف تنطبق عليها اختبارات خطة المحاسبة. وسداد قرض حقيقي ليس أجرًا ولا توزيع أرباح، لكن المبالغ والتواريخ والقصد يجب أن تكون قابلة للإثبات من سجلات أُعدّت وقتها.

وإعادة بناء كل سنة من كشوف البطاقات والحسابات المصرفية، مع وسم كل رسم بأنه تجاري أو شخصي أو غير واضح، تبيّن أي المبالغ يمكن سدادها أصلًا.

ما السجلات التي تُبقي الأمر سليمًا إذا سأل IRS؟

احتفظ بسجلات تُظهر أن كل دفعة للمالك كانت ما تقوله الدفاتر:

• السياسة المكتوبة ومحاضر المجلس التي اعتمدتها؛
• تقارير النفقات مع الإيصالات وسجلات الأميال؛
• كشوف البطاقات والحسابات المصرفية مع وسم كل رسم بأنه تجاري أو شخصي؛
• سجلات الرواتب والنماذج ⁦W-2⁩ لأي مبلغ مرّ عبر الرواتب؛
• وفي القرض، السند الموقّع وسجلات الفائدة والسداد؛
• وفي توزيع الأرباح، محاضر المجلس والنموذج ⁦1099-DIV⁩، والنموذج 5452 عند انطباقه؛
• حساب قرض المساهم، مسوّى مع الدفاتر في نهاية كل سنة.

يقول المنشور 15 أن تحتفظ بسجلات ضرائب التوظيف 4 سنوات على الأقل، بما فيها سجلات سداد النفقات وإثباتها.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

يدفع المالك سفر عميل ببطاقة شخصية

يدفع مالك شركة استشارات، وهو موظفها الوحيد، 3,000 دولار تذاكر طيران وإقامة لعميل ببطاقته الشخصية. وتشترط سياسة الشركة تقرير نفقات خلال 60 يومًا وإعادة أي زيادة. فيقدّم المالك التقرير مع الإيصالات في 40 يومًا، وتسدّد الشركة 3,000 دولار. السداد ليس أجرًا، ولا يظهر في النموذج ⁦W-2⁩، وتخصم الشركة 3,000 دولار سفرًا.

تدفع الشركة تكاليف رحلة عائلية

تدفع شركة C مبلغ 18,000 دولار لرحلة عائلية وتقيّدها سفرًا. لا غرض تجاريًا، ولا سند قرض، ولا معاملة عبر الرواتب، فيستطيع IRS أن يعامل المدفوع توزيعًا، دون خصم للشركة، ويُرفع مبلغ 18,000 دولار من مصروف السفر. لنفترض أن أرباح الشركة ومكاسبها للسنة، محسوبة بعد رفع الرحلة من المصروف وقبل هذا التوزيع، 10,000 دولار، وأن الأساس الضريبي لأسهم المالك 8,000 دولار على الأقل. فيكون 10,000 دولار توزيع أرباح، ويخفض 8,000 دولار الأساس الضريبي للمالك، مع النموذج ⁦1099-DIV⁩ والنموذج 5452. وإذا كان إقرار مقدَّم قد خصم الرحلة بالفعل، فيحتاج ذلك الإقرار إلى مراجعة.

ثلاث سنوات من التكاليف ببطاقة شخصية

دفع مالك تكاليف الشركة ببطاقة شخصية ثلاث سنوات، دون سياسة ودون إيصالات. وحملت البطاقة نفسها بعض الإنفاق الشخصي. وتُظهر الكشوف التوزيع أدناه. الإقراران الأولان قُدّما؛ أما الثالث فلم يُقدَّم.

إنفاق المالك الخاص ليس تكلفة تجارية، فليس مما تسدّده الشركة. وقد انقضت مهلتا 60 و120 يومًا بالنسبة إلى 20,000 دولار من التكاليف التجارية، فلا يُعدّ سدادها الآن عمومًا سدادًا بموجب خطة محاسبة. ودفعها أجرًا مع ضريبة الرواتب معاملة ممكنة. والأخرى فحص ما إذا كان جزء منها مبلغًا مقدَّمًا تدعمه سجلات أُعدّت وقتها بوصفه قرضًا. والمعاملة التي تصح تتوقف على الوقائع والمستندات. ويمكن تصحيح دفاتر السنة 3 قبل تقديم إقرارها. وإذا خصمت الشركة هذه التكاليف في إقراري السنة 1 أو 2، فقد يحتاج الإقراران المقدَّمان إلى مراجعة؛ والسداد الآن أجر عمومًا في السنة التي يُدفع فيها.

هل وضعك مختلف؟

• جرى إنفاق المالك عبر الشركة سنوات دون سياسة أو إيصالات، أو اقتربت نهاية السنة أو بيع الشركة أو وصل خطاب من IRS: أي المبالغ ما زال يمكن سداده، وأيها أجور أو توزيعات أرباح أو قرض موثّق، وما الذي يُقيَّد الآن، كل ذلك يتوقف على قراءة الكشوف وسجلات الرواتب والإقرارات المقدَّمة معًا. أحضرها إلى مساعدة مسك الدفاتر.
• قُدّمت النماذج ⁦W-2⁩ أو إقرارات الرواتب دون هذه المبالغ: راجع تصحيح خطأ في الرواتب، وأحضر الدفاتر إلى مساعدة مسك الدفاتر لمطابقتها.
• المالك أجنبي غير مقيم لأغراض الضريبة الأمريكية (والإقامة في الخارج وحدها لا تحسم ذلك): يخضع توزيع الأرباح المدفوع لأجنبي غير مقيم عمومًا لاقتطاع بنسبة ⁦30%⁩ أو لمعدل أقل بموجب اتفاقية ضريبية يُطالب به في النموذج ⁦W-8BEN⁩، ويُبلَّغ عنه في النموذجين 1042 و⁦1042-S⁩ لا في النموذج ⁦1099-DIV⁩ (IRS: دخل الأجنبي غير المقيم). راجع الاقتطاع الفائت على المدفوعات إلى الخارج واسأل عن المساعدة الضريبية عبر الحدود. والشركة هي وكيل الاقتطاع وهي مسؤولة عن الضريبة التي لم تقتطعها (المادة 1461).
• تملك شركة S: تعمل خطة المحاسبة بالطريقة نفسها، لكن التوزيعات تتبع قواعد الأساس الضريبي للأسهم. راجع سداد نفقات المالك وشركة S تدفع نفقات شخصية.
• كان الإنفاق الشخصي ببطاقة الشركة: راجع الرسوم الشخصية على بطاقات الشركة.
• دفعت تكاليف تجارية ببطاقتك الخاصة: راجع مصروفات النشاط على بطاقة ائتمان شخصية.
• تريد الاقتراض من الشركة، أو تُظهر الدفاتر بالفعل قرضًا إلى المساهم: راجع الاقتراض من شركتك والقروض إلى المساهمين في الميزانية العمومية.
• تريد دفع توزيعات أرباح لنفسك عن قصد: راجع توزيعات أرباح مالك شركة C وكيف تُفرض الضريبة على شركات C.
• ولايتك تعامل هذه المدفوعات معاملة مختلفة: النتيجة الفيدرالية لا تحسم نتيجة الولاية. راجع قواعد الجهة الضريبية في الولاية، ثم أحضر الجواب إلى الدفاتر مع مساعدة مسك الدفاتر.