C corporation 소유주 비용: 실비 정산 제도와 간주 배당

C corporation의 실비 정산 제도(accountable plan)란 무엇이고, 세 가지 요건은 무엇인가요?

실비 정산 제도(accountable plan)는 법인이 직원의 사업 비용을 돌려줄 때 그 지급액을 급여로 보지 않는 방식입니다. 사업에서 일하는 C corporation 소유주는 일반적으로 직원이므로, 이 제도로 비용을 돌려받을 수 있습니다. 연방 규정과 Publication 15는 세 가지 요건을 정하고 있으며, 이 제도는 세 가지를 모두 충족해야 합니다.

먼저 본인의 경우를 찾아보세요.

세 가지가 모두 충족되면 그 지급액은 급여가 아닙니다. W-2에 나타나지 않고, 소득세 원천징수나 급여세도 붙지 않으며, 회사는 그 바탕이 된 비용을 일반 사업 비용으로 공제받을 수 있습니다(한도 있음). (규정, 제162조). 하나라도 충족하지 못하면 그 지급액은 비정산 제도(nonaccountable plan)에 따라 지급된 것으로 보며, 아래에서 설명합니다.

회사가 원래 급여로 지급했을 "비용 환급"이나 소유주 보수 일부를 대체하는 "비용 환급"은 급여입니다(Publication 15, Publication 463). 한 번의 급여 지급에 보수와 비용 환급이 함께 들어 있다면, 비용 환급은 별도 금액으로 표시해야 합니다(규정, paragraph (d)(1)).

기준은 명칭이 아니라 실제 운영 방식입니다. 규정은 제도를 서면으로 작성해야 한다고 정하지 않았고, 증빙과 초과분 반환을 요구하는 방식이어야 한다고 정하고 있습니다.

돈을 받는 사람은 직원이어야 합니다. 사업에서 일하는 임원은 회사가 급여 지급을 한 번도 하지 않았더라도 직원입니다(Publication 15, section 3401(c)). 용역을 전혀 제공하지 않거나 아주 적게 제공하면서 보수도 받지 않는 임원은 직원이 아닙니다(IRS: 본인에게 보수 지급하기). 소유주의 총 보수가 적정한지는 별개의 문제이며 C corporation 소유주 배당에서 설명합니다. 직원이 아닌 주주에게 지급한 돈은 아래의 분배금과 대여금 규정이 적용됩니다.

다음과 같은 경우는 간단하지 않습니다.

• 소유주의 지출이 정책이나 영수증 없이 여러 해 동안 회사를 거쳐 처리된 경우
• 사업 지출과 개인 지출이 한 카드나 계좌에 섞여 있는 경우
• 소유주가 급여 지급 대상이 아닌 경우
• 소유주가 미국 밖에 거주하는 경우
• W-2, 급여 신고서 또는 소득세 신고서를 이미 제출한 경우
• 결산, 회사 매각 또는 IRS 서신이 가까운 경우

규정(정책)과 이사회 의사록, 비용 보고서와 영수증, 카드·은행 명세서, 주행거리 기록, 급여 기록과 W-2, 주주 대여금 계정과 관련 약정서를 준비하세요.

회사가 급여로 보지 않고 소유주에게 돌려줄 수 있는 소유주 비용은 어떤 것인가요?

C corporation은 소유주가 회사를 위해 일하면서 낸 일반적인 사업 비용을 돌려줄 수 있습니다. 출장비, 사업용 주행거리, 전화·인터넷·홈오피스 중 사업용 몫이 해당합니다. 개인 비용은 이 방식으로 돌려줄 수 없습니다.

회사 주식의 10% 초과를 가치 기준으로 보유한 소유주는 일비나 차량 수당을 금액 증빙으로 쓸 수 없고, 회사에 정산한 뒤에도 IRS에 비용을 입증할 수 있어야 합니다. 따라서 실제 청구서와 날짜가 적힌 주행거리 기록을 보관하세요(Publication 463).

출퇴근, 가족 여행, 식료품, 전화의 개인 사용분은 사업 관련성 요건을 충족하지 못합니다. Publication 463은 고용주가 휴가 같은 개인 비용을 돌려주면 급여로 신고한다고 설명합니다. 소유주의 경우에는 IRS가 그 지급액을 분배금으로 볼 수도 있으며, 아래에서 설명합니다.

홈오피스, 전화, 주행거리에 관한 세부 내용은 S corporation과 C corporation 소유주 겸 직원에게 같습니다. 소유주 비용 환급을 참고하세요.

소유주는 회사에 어떤 증빙을 얼마나 빨리 제출해야 하나요?

소유주는 공제를 뒷받침할 기록을 상당한 기간 안에 회사에 제출해야 합니다. 규정은 30일, 60일, 120일의 세이프하버를 정하고 있습니다. 이를 벗어나는 경우 상당한 기간인지는 사실관계에 따라 달라집니다.

증빙이란 비용별로 금액, 날짜, 장소, 사업 목적을 적고 그 뒷받침 기록을 갖추는 것입니다. 출장, 선물, 차량 비용의 경우 Publication 463은 숙박비와 $75 이상인 다른 비용에는 영수증을, 차량 사용에는 기록부를 요구합니다. "출장"이나 "기타" 같은 포괄적인 항목은 인정되지 않습니다. 제때 증빙하거나 반환하지 않은 금액은 해당 기간이 끝난 뒤 첫 급여 지급 기간까지는 급여가 됩니다(규정, Publication 15).

회사가 신고와 원천징수를 피하려고 증빙된 비용보다 많이 지급하는 계획이나 관행이 있는 연도에는 이 세이프하버를 쓸 수 없습니다.

다음 내용을 담은 서면 정책은 이 제도가 해당 요건을 요구한다는 것을 보여 주는 한 가지 방법입니다.

1. 출장비, 사업용 주행거리, 전화·인터넷의 사업용 몫처럼 돌려주는 비용을 명시합니다.
2. 소유주는 60일 안에 영수증이나 주행거리 기록을 첨부한 보고서를 제출합니다.
3. 선지급금이나 초과분은 120일 안에 반환합니다.
4. 이사회가 의사록에서 이를 채택합니다.

비용 환급이 요건을 충족하지 못하면 급여가 되나요? 그리고 무엇을 내야 하나요?

요건을 충족하지 못한 지급액은 급여입니다. 비정산 제도(nonaccountable plan)에 따라 지급된 것으로 보아 W-2에 올라가고, 지급할 때 원천징수와 급여세가 붙습니다. 초과분만 요건을 충족하지 못하면 초과분만 급여가 됩니다(규정, Publication 15).

소유주가 상쇄할 공제를 받는 경우는 일반적으로 없습니다. Notice 2026-10은 환급받지 못한 직원 출장비를 포함한 기타 항목별 공제의 부인이 이제 영구적이라고 밝힙니다(section 67(h)). 회사는 총 보수가 업무에 비추어 적정하다면 이 급여를 보수로 공제합니다(section 162(a)(1)).

회사는 원천징수했어야 할 세금을 납부해야 합니다(section 3403). 급여 지급을 통제하는 소유주 겸 임원이 고의로 이 세금을 거두거나 납부하지 않았다면 원천징수했어야 할 미납 세금을 개인적으로 부담할 수 있습니다(제6672조). 소유권만으로는 책임이 생기지 않습니다. IRS는 일반적으로 다음 해 4월 15일 또는 그 이후의 실제 제출일부터 3년 안에 부과할 수 있고, 신고서를 제출하지 않았다면 기한 제한이 없습니다(IRM 5.7.3). 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요.

이전 연도에 속했어야 할 급여는 급여 정정으로 바로잡습니다. 급여 오류 정정을 참고하세요. 주는 자체적인 급여세와 소득세 처리를 적용할 수 있으며, 연방 차원의 결과가 주의 결과를 정하지는 않습니다.

회사가 대신 낸 개인 지출은 배당인가요, 급여인가요, 대여금인가요?

회사가 대신 낸 개인 청구서는 사업 비용이 아닙니다. 사실관계에 따라 IRS는 이를 배당 또는 기타 분배금, 보수, 대여금 중 하나로 볼 수 있습니다. Section 262는 개인 생활비와 가족 비용의 공제를 허용하지 않습니다. 흔한 예는 소유주의 집세나 주택담보대출, 개인 소득세, 학비, 가족 여행입니다. 회사 차량을 개인 용도로 쓰는 것은 일반적으로 보수에 포함되는 과세 대상 부가 혜택입니다(Publication 15-B).

배당을 결의하지 않았는데 배당으로 취급되는 지급액을 간주 배당(constructive dividend)이라고 합니다. Publication 542는 이를 간주 분배금(constructive distributions)이라고 부릅니다. IRS 조사관 지침은 법인이 주주를 위해 선지급한 금액, 즉 법인이 대신 낸 개인 지출 등이 진정한 대여금인지 배당으로 과세되는 분배금인지 확인하도록 합니다. 돈이 회사를 떠날 때 당사자들이 한 행동과 의도를 보며, 하나의 기준으로 결정되지는 않습니다(IRM 4.10.3).

소유주가 상환한 내역이 있다면 대여금 쪽이고, 지금까지 상환이 없다면 배당 쪽입니다(IRM 4.10.3). 어떤 돈이 대여금이 되는지는 본인 법인에서 돈 빌리기에서 설명합니다.

개인 청구서를 출장비, 식비, 소모품으로 기록한다고 공제되는 것은 아닙니다. 소수 주주가 지배하는 법인이 소유주의 개인 지출을 공제한 사실을 조사관이 발견하면, 신고되지 않은 배당으로 소유주의 신고서를 조정할 수 있습니다(IRM 4.10.4).

분배금은 회사의 당해 연도 또는 누적 이익 잔액(earnings and profits) 범위에서 배당입니다(section 316). 이익 잔액은 이익잉여금 항목이 아니라 세금 계산용 지표이며, 분배금 중 얼마가 배당인지를 정합니다. 나머지는 소유주의 주식 취득가액, 즉 대략 소유주가 주식에 넣은 금액을 줄이고, 취득가액을 넘는 부분은 양도소득이 됩니다(section 301). 이익 잔액을 계산하는 방법은 C corporation 소유주 배당에서 설명합니다.

회사는 여전히 공제를 받을 수 있나요? 소유주는 무엇을 받나요?

회사는 환급한 사업 비용과 적정한 급여는 공제받고, 배당은 공제받지 못합니다. 소유주는 실비 정산 제도에 따른 환급에 대해서는 아무것도 받지 않고, 급여는 W-2를, 배당은 Form 1099-DIV(배당 지급 명세서)를 받습니다.

각 양식은 Instructions for Form 1099-DIV와 About Form 5452에서 설명합니다. 비거주 외국인 소유주는 Form 1099-DIV 대신 Form 1042와 Form 1042-S를 씁니다(마지막 섹션). 기준액, 기한, 제출 단계는 C corporation 소유주 배당에서 설명합니다.

비용 환급, 저에 대한 대여금, 배당은 장부에 어떻게 다르게 기록하나요?

결과마다 계정이 따로 있고, 분류가 끝나지 않은 개인 청구서는 비용 계정에 넣지 않습니다.

회사가 비용을 직접 낸 경우에는 비용을 차변에 기록하고 은행을 대변에 한 번만 기록합니다. 주주 미수금 잔액은 결정이 아닙니다. 상환, 급여, 배당 또는 문서화된 대여금으로 정리해야 합니다. 재무상태표의 주주 대여금을 참고하세요. 대여금 조건과 이자는 본인 법인에서 돈 빌리기에서 설명합니다. 의도적으로 배당을 지급하는 방법은 C corporation 소유주 배당에서 설명합니다.

지난 연도 비용을 돌려받거나, 제가 회사에 빌려준 돈으로 처리할 수 있나요?

그 증빙을 요구하는 제도에 따라 소유주가 제때 증빙한 비용은 지금도 돌려받을 수 있습니다. 오래된 비용을 지금에서야 증빙하거나 돌려받는다고 해서 실비 정산 제도에 따른 환급이 되지는 않으며, 대여금으로 이름을 바꾸는 것은 실제로 대여금이라는 사실관계가 있을 때만 인정됩니다. 규정은 오래된 비용에 대한 명확한 기한을 정하지 않았고, 상당한 기간인지는 사실관계에 따라 달라집니다(규정).

대여금 방식은 소유주가 공급업체 청구서처럼 회사 자체의 청구서를 대신 냈을 때 더 잘 맞고, 출장비처럼 소유주 본인의 업무 비용을 냈을 때는 잘 맞지 않습니다. 후자는 직원 비용이므로 실비 정산 제도 요건이 적용됩니다. 진정한 대여금을 갚는 것은 급여도 배당도 아니지만, 금액, 날짜, 의도를 당시에 작성한 기록으로 입증할 수 있어야 합니다.

카드·은행 명세서로 연도별로 다시 정리하고 모든 결제 건을 사업, 개인, 불분명으로 표시하면, 돌려줄 수 있는 금액이 애초에 얼마인지 알 수 있습니다.

IRS가 요청하면 어떤 기록이 있어야 깔끔하게 정리되나요?

소유주에게 지급한 각 금액이 장부에 적힌 그대로였음을 보여 주는 기록을 보관하세요.

• 서면 정책과 이를 채택한 이사회 의사록
• 영수증과 주행거리 기록이 첨부된 비용 보고서
• 결제 건마다 사업용 또는 개인용으로 표시한 카드·은행 명세서
• 급여로 처리한 금액에 대한 급여 기록과 W-2
• 대여금이라면 서명한 약정서와 이자·상환 기록
• 배당이라면 이사회 의사록과 Form 1099-DIV, 해당하는 경우 Form 5452
• 매 연도 말에 장부와 대사한 주주 대여금 계정

Publication 15는 비용 환급 기록과 그 증빙을 포함해 고용세 기록을 최소 4년 보관하라고 안내합니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 미국 달러입니다.

소유주가 고객 출장비를 개인 카드로 낸 경우

한 컨설팅 회사의 소유주는 유일한 직원이기도 한데, 고객 출장 항공료와 숙박비 US$3,000를 개인 카드로 냈습니다. 회사 정책은 60일 안에 비용 보고서를 제출하고 초과분을 반환하도록 요구합니다. 소유주는 40일 만에 영수증과 함께 보고서를 제출했고, 회사는 US$3,000를 돌려주었습니다. 이 환급액은 급여가 아니고 W-2에 나타나지 않으며, 회사는 출장비 US$3,000를 공제합니다.

회사가 가족 여행 비용을 낸 경우

한 C corporation이 가족 여행 비용 US$18,000를 내고 출장비로 기록했습니다. 사업 목적도, 대여금 약정서도, 급여 처리도 없으므로 IRS는 이 지급액을 분배금으로 볼 수 있고, 회사는 공제를 받지 못하며 US$18,000는 출장비에서 빠집니다. 이 여행을 비용에서 빼고 이번 분배금을 반영하기 전을 기준으로 한 회사의 그해 이익 잔액이 US$10,000이고 소유주의 주식 취득가액이 최소 US$8,000라고 해 보겠습니다. 그러면 US$10,000는 배당이고 US$8,000는 소유주의 취득가액을 줄이며, Form 1099-DIV와 Form 5452가 필요합니다. 이미 제출한 신고서에서 이 여행을 공제했다면 그 신고서를 검토해야 합니다.

3년 동안 개인 카드로 낸 비용

한 소유주가 3년 동안 정책도 영수증도 없이 개인 카드로 회사 비용을 냈습니다. 같은 카드에는 개인 지출도 일부 있었습니다. 명세서에 따른 구분은 아래와 같습니다. 처음 두 해의 신고서는 제출했고, 세 번째 해는 제출하지 않았습니다.

소유주 본인의 지출은 사업 비용이 아니므로 회사가 돌려줄 대상이 아닙니다. 사업 비용 US$20,000에 대해서는 60일과 120일의 기간이 지났으므로, 지금 돌려주는 것은 일반적으로 실비 정산 제도에 따른 환급으로 인정되지 않습니다. 급여세를 내고 급여로 지급하는 것이 한 가지 처리 방법입니다. 다른 방법은 일부가 선지급금이었는지, 그리고 당시에 작성한 기록이 이를 대여금으로 뒷받침하는지 검토하는 것입니다. 어느 쪽이 맞는지는 사실관계와 서류에 따라 달라집니다. 3년 차 장부는 신고서를 제출하기 전이라면 아직 바로잡을 수 있습니다. 회사가 1년 차나 2년 차 신고서에서 이 비용을 공제했다면 이미 제출한 신고서를 검토해야 할 수 있습니다. 지금 돌려주는 금액은 일반적으로 지급한 연도의 급여가 됩니다.

상황이 다르다면?

• 정책이나 영수증 없이 여러 해 동안 소유주 지출이 회사를 거쳤거나, 결산, 매각 또는 IRS 서신이 가까운 경우: 아직 돌려줄 수 있는 금액, 급여·배당·문서화된 대여금으로 나뉘는 금액, 지금 장부에 기록할 내용은 모두 명세서, 급여 기록, 제출한 신고서를 함께 살펴보아야 알 수 있습니다. 장부 관리 서비스에 가져오세요.
• 이 금액이 빠진 채 W-2나 급여 신고서를 제출한 경우: 급여 오류 정정을 참고하고, 장부를 맞추려면 장부 관리 서비스에 가져오세요.
• 소유주가 미국 세법상 비거주 외국인인 경우(해외에 산다는 사실만으로는 결정되지 않음): 비거주 외국인에게 지급하는 배당은 일반적으로 30% 원천징수 대상이며, Form W-8BEN으로 낮은 조세조약 세율을 청구할 수 있습니다. 이 경우 Form 1099-DIV가 아니라 Form 1042와 Form 1042-S로 보고합니다(IRS: nonresident alien income). 해외 지급액에 대한 원천징수 누락을 참고하고 국경 간 세무 지원에 문의하세요. 회사는 원천징수 의무자이며 원천징수하지 않은 세금에 책임이 있습니다(제1461조).
• S corporation을 소유한 경우: 실비 정산 제도는 똑같이 작동하지만 분배금에는 주식 취득가액 규정이 적용됩니다. 소유주 비용 환급과 S corporation이 개인 지출을 대신 낸 경우를 참고하세요.
• 개인 지출을 회사 카드로 한 경우: 회사 카드의 개인 지출을 참고하세요.
• 사업 비용을 본인 카드로 낸 경우: 개인 신용카드로 낸 사업 비용을 참고하세요.
• 회사에서 돈을 빌리려 하거나 장부에 이미 주주 대여금이 있는 경우: 본인 법인에서 돈 빌리기와 재무상태표의 주주 대여금을 참고하세요.
• 의도적으로 본인에게 배당을 지급하려는 경우: C corporation 소유주 배당과 C corporation 과세 방식을 참고하세요.
• 주가 이런 지급액을 다르게 취급하는 경우: 연방 차원의 결과가 주 차원의 결과를 정하지는 않습니다. 주 세무 당국의 규정을 확인한 뒤, 그 결과를 장부 관리 서비스와 함께 장부에 반영하세요.