مسك دفاتر الكنيسة: بدل سكن القس وسجلات التبرعات

ما مسك الدفاتر الذي تحتاج إليه كنيسة صغيرة، وهل تقدّم النموذج 990؟

على الكنيسة أن تمسك الدفاتر والسجلات، لكنها لا تقدّم النموذج 990 ولا ⁦990-EZ⁩ ولا ⁦990-N⁩، ولا يلزمها طلب الاعتراف بإعفائها من الضريبة. تُلزم IRS كل منظمة معفاة، سواء اعتُرف بها أم لا، بالاحتفاظ بسجلات تدعم إعفاءها عند التدقيق وتتيح لها تقديم أي إقرار مطلوب. ولا تحدد IRS شكلًا معينًا، فيصلح دفتر ورقي أو جدول بيانات أو مسك دفاتر إلكتروني ما دامت السجلات كاملة. وتشمل عادةً مستندات التأسيس واللوائح الداخلية والمحاضر وسجلات الممتلكات ودفتر الأستاذ العام ودفاتر المقبوضات والمدفوعات وسجلات الرواتب والسجلات المصرفية والفواتير (المنشور 1828).

لا يجوز لـ IRS أن تبدأ استفسارًا ضريبيًا عن كنيسة إلا ضمن حدود يضعها القانون (IRS). وهذه الحدود لا تلغي واجب الاحتفاظ بالسجلات وتقديم نماذج الرواتب وسداد ضريبة التوظيف، والدفاتر هي ما تستخدمه الكنيسة للرد على أي استفسار.

تصبح الحالة غير بسيطة إذا لم تُظهر المحاضر تصويتًا على بدل السكن، أو لم تُشغَّل الرواتب قط، أو لم تُرسل كشوف التبرعات، أو كانت الجهة مدرسة أو بعثة أو خدمة منفصلة لا كنيسة، أو تصنّفها سجلات IRS نوعًا آخر من المنظمات يجب أن تقدّم إقرارًا سنويًا. اجمع هذه المستندات أولًا:

• عقد التأسيس واللوائح الداخلية والمحاضر، ومنها كل تصويت على الأجور والسكن.
• إشعار EIN، وأي خطاب من IRS أو أوراق إعفاء جماعي من الطائفة.
• كشوف الحساب المصرفي وإيصالات الإيداع وسجلات عدّ التقدمات.
• دفتر الأستاذ العام وسجلات الممتلكات.
• سجلات الأجور ونماذج ⁦W-2⁩ ونماذج 941.

ما الذي يسجّله أمين صندوق الكنيسة لكل تبرع، وما الإثبات الذي يحتاج إليه المتبرع؟

سجّل كل تبرع وعُشر وتقدمة عند عدّها: التاريخ، والمتبرع (أو «تقدمة الصينية دون اسم»)، والمبلغ كاملًا، ونقدًا أو شيكًا أو بطاقة أو إلكترونيًا، والصندوق الذي يتبعه، وأي شيء حصل عليه المتبرع مقابله. اجعل شخصين لا تربطهما قرابة يعدّان كل تقدمة ويوقّعان ورقة العد. وتصل التبرعات بالبطاقة والإلكترونية إلى البنك على دفعات، بعد خصم الرسوم: سجّل التبرع كاملًا، وسجّل الرسوم مصروفًا، وتحقق من أن سجل التبرعات ناقصًا الرسوم يساوي الإيداع (دفعات معالج المدفوعات).

يتوقف إثبات المتبرع على حجم التبرع ونوعه (المنشور 1771).

لا تُجمع التقدمات الأسبوعية معًا: يُختبر كل تبرع على حدة مقابل حد 250 دولارًا. والنقد في الصينية لا يترك للمتبرع سجلًا مصرفيًا، فكشف مكتوب من الكنيسة هو ما يثبت به المتبرع تبرعه. ولا تستطيع الكنيسة أن تقرّ بتبرع لا تربطه بمتبرع، لذا تهم الأظرف المرقمة أو التبرع الإلكتروني. والكنيسة التي لا تصدر إفادة لا تتعرض لغرامة، لكن المتبرع لا يستطيع خصم تبرع قدره 250 دولارًا أو أكثر دونها. وفي تبرعات 2026، يستطيع المتبرع الذي يأخذ الخصم القياسي أن يخصم مع ذلك حتى 1,000 دولار (2,000 دولار في الإقرار المشترك) من التبرعات النقدية، فسيعتمد عدد أكبر من الأعضاء على الكشف (IRS).

التبرع الذي يوجّهه المتبرع إلى شخص باسمه، مثل القس، غير قابل للخصم ولا مكان له في كشف التبرعات (المنشور 526). والمال الذي تمرّره الكنيسة إلى القس هو أجر.

متى يجب إرسال كشف التبرعات، وماذا يجب أن يتضمن؟

ينبغي أن يُرسل كشف التبرعات (ويسمى أيضًا كشف المساهمات) بحلول 31 يناير بعد سنة التبرعات، وهو الموعد الذي ترسله فيه الجهات الخيرية عادةً. والاختبار القانوني أن يتسلمه المتبرع قبل أسبق التاريخين: يوم تقديمه الإقرار، أو الموعد النهائي للإقرار شاملًا التمديدات (المنشور 1771).

يجب أن يتضمن الكشف:

1. اسم الكنيسة.
2. مبلغ كل تبرع نقدي، أو وصفًا (لا قيمة) للممتلكات المتبرع بها. وأدرج تاريخ كل تبرع: فسجل المتبرع للتبرع النقدي يجب أن يبيّن اسم الجهة الخيرية والتاريخ والمبلغ.
3. إحدى ثلاث عبارات: لم تُقدَّم أي سلع أو خدمات مقابله؛ أو قُدّمت منافع دينية غير ملموسة فقط؛ أو وصف وقيمة بحسن نية لأي شيء آخر قُدّم.

يمكن لكشف سنوي واحد أن يغطي تبرعات كثيرة. ويجوز أن يكون ورقيًا أو بالبريد الإلكتروني، ولا يحتاج إلى رقم الضمان الاجتماعي للمتبرع، وليس له نموذج من IRS. أما التبرعات الكبيرة بالممتلكات فتحتاج إلى أكثر من ذلك: يرفق المتبرع النموذج 8283 وتوقّعه الكنيسة، والكنيسة التي تبيع هذه الممتلكات أو تتصرف فيها خلال 3 سنوات تقدّم عادةً النموذج 8282 خلال 125 يومًا وتعطي المتبرع نسخة (IRS). صياغة نموذجية: «شكرًا لتبرعاتكم لـ[اسم الكنيسة]، المدرجة أدناه. لم نقدّم لكم أي سلع أو خدمات مقابلها، سوى منافع دينية غير ملموسة.»

المنافع الدينية غير الملموسة هي منافع تقدمها منظمة أُنشئت لأغراض دينية حصرًا ولا تُباع عادةً خارج إطار التبرع، مثل حضور قداس العبادة أو كمية صغيرة من الخمر تُستخدم في شعيرة. أما التعليم المؤدي إلى شهادة معترف بها وخدمات السفر والسلع الاستهلاكية فليست منها. والرسوم الدراسية، ومنها الرسوم المشابهة لها في مدرسة الكنيسة أو حضانتها (المنشور 526)، وإيجار القاعة هي مدفوعات مقابل خدمات لا تبرعات، وتبقى خارج الكشف.

عندما يدفع المتبرع أكثر من 75 دولارًا ويحصل على شيء مقابل، مثل تذكرة عشاء، يجب على الكنيسة أن تبلغه كتابةً بأن الجزء القابل للخصم هو المبلغ المدفوع ناقصًا قيمة ما تلقاه، مع ذكر قيمة بحسن نية. ويجب تسليم ذلك مع الطلب أو مع الإيصال، في موضع يلفت نظر المتبرع. وتُستثنى الأشياء ذات القيمة غير الجوهرية والمنافع الدينية غير الملموسة. والغرامة 10 دولارات عن كل مساهمة، حتى 5,000 دولار عن كل فعالية لجمع التبرعات أو حملة بريدية، ما لم تثبت الكنيسة سببًا معقولًا.

كيف يعمل بدل سكن القس: من يحدده، ومتى، وبأي شكل؟

يستطيع الخادم الديني أو أحد رجال الدين أن يستثني بدل السكن من ضريبة الدخل فقط إذا خصصت الكنيسة رسميًا مبلغًا محددًا قبل دفعه. ومن دون تخصيص، يكون أجر القس كله خاضعًا للضريبة (المنشور 517).

• من: الكنيسة التي توظف القس. قرار الطائفة لا يُعدّ تخصيصًا لقس تدفع له كنيسة محلية؛ لكنه يكفي لخادم ديني توظفه الطائفة مباشرة.
• الشكل: محاضر أو عقد عمل أو ميزانية أو إجراء رسمي آخر. الكلام غير الرسمي لا يكفي. ويجب أن يتيح السجل تمييز الدفعة بأنها سكن لا راتب.
• التوقيت: قبل الدفع، بمبلغ ثابت. ولا يجوز تحديده لاحقًا. ولا يذكر المنشور 517 هل يمتد التصويت إلى السنوات التالية، لذا فالأحوط التصويت كل سنة قبل بدايتها.
• التغيير: تستطيع الكنيسة التصويت على مبلغ جديد للدفعات اللاحقة، لا للمبالغ المدفوعة فعلًا.
• صياغة نموذجية: «تخصص الكنيسة [المبلغ المحدد] من أجر القس، اعتبارًا من [التاريخ]، بدل سكن.»

لا يستفيد إلا الخدام الدينيون: المُرسَّمون أو المكلَّفون أو المرخَّص لهم. احتفظ بسجل ترسيم القس أو تكليفه أو ترخيصه مع المحاضر. ولا يستطيع مدير الموسيقى أو مدير المكتب الاستفادة منه إذا لم يكن مخوّلًا بأداء معظم الواجبات الدينية لخادم ديني مُرسَّم. وإذا وفّرت الكنيسة بدلًا من ذلك بيتًا للقس، فتُستثنى القيمة الإيجارية العادلة، مع المرافق، بحدود الأجر المعقول.

ما الجزء المعفى من الضريبة من البدل، وهل يخفض ضريبة العمل الحر؟

في ضريبة الدخل، الجزء المعفى هو الأصغر بين ثلاثة مبالغ، ولا يزيد أبدًا على الأجر المعقول مقابل خدمات القس. وهو لا يخفض ضريبة العمل الحر. والمبالغ الثلاثة للقس الذي يملك منزلًا هي (المنشور 517):

يواجه المستأجر الحدود نفسها، مع اعتبار الإيجار هو التكلفة الفعلية. ويضيف القس أي زيادة إلى دخله ويكتب عليها «Excess allowance» في النموذج 1040. ولا تختبر الكنيسة هذه الحدود؛ بل يختبرها القس، لذا يحتاج إلى سجلات التكاليف وتقدير للقيمة الإيجارية العادلة.

هذه هي القاعدة الفيدرالية؛ أما ضريبة دخل الولاية على البدل فتختلف من ولاية إلى أخرى.

يُحتسب البدل المخصص، والقيمة الإيجارية العادلة لبيت القس الذي توفره الكنيسة (مع المرافق التي تدفعها)، كاملًا ضمن أرباح الخدمة الدينية. وضريبة العمل الحر ⁦15.3%⁩ (ويتوقف جزء الضمان الاجتماعي عند سقف سنوي للأرباح)، وتُحسب على ⁦92.35%⁩ من تلك الأرباح بعد مصروفات الخدمة. ويجوز للخادم الديني المعترض بدافع ديني لا اقتصادي على التأمين العام أن يطلب الإعفاء بالنموذج 4361. يقدّمه الخادم الديني، ويجب أن يكون قد أبلغ الجهة التي رسّمته أو كلّفته أو رخّصت له باعتراضه. وبعد الموافقة لا يمكن الرجوع عنه. والموعد النهائي هو الموعد النهائي للإقرار، مع التمديدات، عن السنة الثانية التي يبلغ فيها صافي أرباحه من العمل الحر 400 دولار على الأقل، ويكون بعضها من الخدمة الدينية.

كيف أسجّل البدل وأجر القس في دفاتر الكنيسة؟

سجّل الراتب النقدي وبدل السكن المخصص في سطرين منفصلين، وادفع البدل مبلغًا يمكن تمييزه. وهذا يطابق التخصيص الذي يجب أن يتيح تمييز الدفعة عن الراتب.

في النموذج ⁦W-2⁩، تُظهر الخانة 1 الأجر الخاضع للضريبة من دون بدل السكن المخصص. ويجوز للكنيسة أن تذكر البدل أو بدل المرافق أو القيمة الإيجارية لبيت القس في الخانة 14a (المنشور ⁦15-A⁩). احتفظ بالمحاضر مع سجلات الأجور.

هل القس موظف أم يعمل لحسابه الخاص، وماذا تقدّم الكنيسة؟

القس الذي يتقاضى راتبًا وتوجّهه الكنيسة هو عادةً موظف بحكم القانون العام في ضريبة الدخل، لكنه يعمل لحسابه الخاص في الضمان الاجتماعي وMedicare (المنشور 517). ويحسم اختبار السيطرة في القانون العام أيهما ينطبق؛ ويطلب النموذج ⁦SS-8⁩ من IRS أن تقرر.

في الحالتين لا تستقطع الكنيسة ضريبة الضمان الاجتماعي أو Medicare، ولا تدفع حصة صاحب العمل على أجر الخدمة الدينية (المنشور ⁦15-A⁩). وللقس الموظف يمكن أن يشمل اتفاق اختياري ضريبة العمل الحر أيضًا. ومن دونه يدفع القس عادةً دفعات تقديرية ربع سنوية؛ انظر دفعات الضريبة التقديرية ربع السنوية. والرسوم التي يدفعها عضو للقس شخصيًا مقابل حفلات الزواج أو المعمودية أو الجنازات هي دخل القس نفسه وتدخل في ضريبة العمل الحر. أما التقدمة المقدمة للكنيسة فليست دخلًا للقس (المنشور 517).

معاملة الموظف كمقاول تعرّض لمخاطر ضريبة التوظيف؛ انظر مقاولون قد يكونون موظفين.

وماذا عن بقية العاملين: الضمان الاجتماعي والإقرارات ربع السنوية والتعويضات؟

العاملون الذين ليسوا خدامًا دينيين هم عادةً موظفون، ما لم تدل الوقائع على أنهم مقاولون (انظر مقاولون قد يكونون موظفين): تستقطع الكنيسة ضريبة الدخل، وفي معظم الحالات ضريبتي الضمان الاجتماعي وMedicare. ويدفع كل طرف ⁦6.2%⁩ و⁦1.45%⁩. وتقدّم الكنيسة نماذج ⁦W-2⁩ وتقدّم النموذج 941 كل ربع سنة، في موعد آخر يوم من الشهر الأول بعد كل ربع سنة (تعليمات النموذج 941)، ما لم تكن IRS قد طلبت منها تقديم النموذج 944 مرة في السنة. وللإعداد، انظر إعداد الرواتب. وأمين الصندوق أو الوصي أو أي شخص آخر له سلطة على أموال الكنيسة ويتخلف عمدًا عن جمع ضريبة الدخل المستقطعة وضريبتي الضمان الاجتماعي وMedicare للموظف أو عن سدادها قد يلتزم شخصيًا بالمبلغ غير المسدد (IRS)؛ انظر غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

• اختيار الكنيسة: يجوز للكنيسة المعترضة على هذه الضرائب لأسباب دينية أن تختار الخروج منها بالنموذج 8274، يُقدَّم قبل موعد إقرارها ربع السنوي الأول. ثم يدفع العاملون لديها عادةً ضريبة العمل الحر بأنفسهم، ويستمر استقطاع ضريبة الدخل (المنشور ⁦15-A⁩).
• ضريبة البطالة الفيدرالية: المنظمات المنصوص عليها في المادة ⁦501(c)(3)⁩ معفاة عادةً (تعليمات النموذج 940). وقواعد البطالة في الولاية منفصلة.
• التعويضات: في الخطة المحاسبية (accountable plan)، لا تُعدّ أجورًا المصروفات ذات الغرض التجاري التي تُقدَّم عنها إيصالات أو سجلات خلال وقت معقول ويُردّ الفائض منها. أما البدل الثابت دون إيصالات فهو أجر يظهر في النموذج ⁦W-2⁩ (المنشور 1828).

متى تدفع الكنيسة ضريبة على الإيجار أو دخل آخر غير مرتبط؟

تدفع الكنيسة ضريبة على صافي الدخل من نشاط تجاري يُمارس بانتظام ولا يرتبط ارتباطًا جوهريًا بغرضها الديني، حتى لو موّل المال الخدمة (المنشور 1828). ومن الأمثلة الإعلان في نشرة الكنيسة أو موقعها الإلكتروني، والسحوبات على جوائز، ورسوم مواقف السيارات للجمهور. وتُستثنى الأنشطة التي يديرها متطوعون بالكامل تقريبًا، أو التي تتم لراحة الأعضاء، أو التي تبيع في الأغلب سلعًا متبرعًا بها.

إيجار العقار، مثل القاعة، مستثنى عادةً، مع استثناءات (المنشور 598):

• أن يكون على القاعة رهن، مما قد يجعل جزءًا من الإيجار دخلًا ممولًا بدين (دخل من ممتلكات اشتُريت بأموال مقترضة).
• أن تُقدَّم للمستأجر خدمات شخصية مع المساحة، كما في الفندق أو بيت الإيواء.
• أن يعتمد الإيجار على دخل العقار أو أرباحه (يُسمح بحصة ثابتة من إجمالي الإيرادات).
• أن يزيد إيجار الأثاث أو المعدات على ⁦10%⁩ من إجمالي الإيجار، مما قد يجعل جزءًا من الإيجار أو كله خاضعًا للضريبة.

الكنيسة التي يبلغ إجمالي دخلها التجاري غير المرتبط 1,000 دولار أو أكثر في سنة تقدّم النموذج ⁦990-T⁩ بحلول اليوم الـ15 من الشهر الـ5 بعد نهاية السنة، ويجب أن تقدّمه إلكترونيًا (تعليمات النموذج ⁦990-T⁩). وإذا بلغت ضريبة الدخل التجاري غير المرتبط المتوقعة 500 دولار أو أكثر، فالدفعات التقديرية مستحقة عادةً في اليوم الـ15 من الأشهر الـ4 والـ6 والـ9 والـ12 من السنة الضريبية (المنشور 598). سجّل الإيجار والدخل غير المرتبط في حسابات دخل خاصة بهما، لا ضمن التبرعات.

كم من الوقت تحتفظ الكنيسة بسجلاتها؟

يوصي دليل IRS للكنائس بالاحتفاظ بسجلات الإيرادات والمصروفات أربع سنوات على الأقل بعد تقديم الإقرار الذي ترتبط به. واحتفظ بسجلات ضريبة التوظيف أربع سنوات على الأقل بعد استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أبعد (المنشور 583). ولا يحدد دليل IRS للكنائس مدة لمستندات التأسيس والمحاضر؛ ولأن تخصيص بدل السكن موجود في المحاضر، فاحتفظ بها ما دامت الكنيسة قائمة (المنشور 1828). انظر مدة حفظ سجلات النشاط التجاري.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

التصويت على بدل السكن

في ديسمبر تصوّت الكنيسة على تخصيص 24,000 دولار من حزمة القس البالغة 60,000 دولار بدل سكن للسنة القادمة. وتُظهر المحاضر المبلغ والتاريخ. القس يملك المنزل: التكاليف الفعلية للسنة 30,000 دولار، والقيمة الإيجارية العادلة 26,000 دولار. وأصغر رقم هو المبلغ المخصص 24,000 دولار، فيكون مبلغ 24,000 دولار معفى في ضريبة الدخل. ولو كانت التكاليف الفعلية 20,000 دولار فقط، لكان 20,000 دولار معفى و4,000 دولار خاضعًا للضريبة. وتُظهر الخانة 1 في النموذج ⁦W-2⁩ مبلغ 36,000 دولار، ويجوز للكنيسة أن تذكر 24,000 دولار في الخانة 14a. وتبقى ضريبة العمل الحر محسوبة على كامل 60,000 دولار، ناقصًا مصروفات الخدمة.

سنة تبرعات عضو

يقدّم عضو اثني عشر تبرعًا قيمة كل منها 100 دولار في أظرف مرقمة وبشيكات، أي 1,200 دولار في المجموع. كل تبرع أقل من حد التبرع الواحد، لكن المتبرع ما زال يحتاج إلى سجل لكل منها. ويسرد كشف الكنيسة في نهاية السنة تاريخ كل تبرع ومبلغه والإجمالي، ويذكر أنه لم تُقدَّم سلع أو خدمات مقابله، أو منافع دينية غير ملموسة فقط. وتبرع قدره 500 دولار في السنة نفسها كان سيحتاج إلى إفادة؛ ويمكن للكشف نفسه أن يتضمنها.

تأجير القاعة لحضانة

تؤجّر الكنيسة قاعتها لحضانة بمبلغ 1,500 دولار شهريًا، أي 18,000 دولار في السنة. لا رهن على القاعة، والإيجار ثابت، ولا توفر الكنيسة سوى المساحة. هذا إيجار عقار، وهو مستثنى عادةً، وتسجّله الدفاتر دخل إيجار لا تبرعات. ولو كان على القاعة رهن، فقد يصبح جزء من الإيجار دخلًا ممولًا بدين، وعلى الكنيسة أن تتحقق من حد النموذج ⁦990-T⁩.

الوضع مختلف عندك؟

• المحاضر لا تُظهر تخصيصًا لبدل السكن: الاستثناء يشمل فقط المدفوعات بعد تخصيص رسمي، فقد يكون الأجر السابق خاضعًا للضريبة في إقرار القس. وهذا الإقرار مسألة ضريبة الأفراد؛ أما سجلات الأجور والمحاضر في الكنيسة فمسألة مسك الدفاتر.
• لم تُشغَّل الرواتب قط، أو لم تُسدَّد الاستقطاعات، أو فاتت نماذج ⁦W-2⁩ أو 1099: انظر نماذج المقاولين والموظفين المتأخرة والتأخر في ضرائب الرواتب؛ ومساعدة مسك الدفاتر تعيد بناء سجلات الأجور.
• لم تُرسل كشوف التبرعات: أرسلها قبل أن يقدّم المتبرعون إقراراتهم. ومساعدة مسك الدفاتر تُعدّ سجل التبرعات وتتبع الصناديق الذي تصدر منه.
• الدفاتر في صندوق أوراق أو متأخرة، أو مرّت أموال الكنيسة عبر حساب شخصي: انظر استكمال الدفاتر المتأخرة أو إصلاح الأموال المختلطة أو مساعدة مسك الدفاتر.
• ليس لدى القس رقم ضمان اجتماعي، أو ليس مواطنًا أو مقيمًا أمريكيًا، أو يخدم بتأشيرة عامل ديني: قد لا تناسب قواعد الأجور في هذه الصفحة حالته. وإقرار القس نفسه مسألة ضريبة الأفراد؛ وإعداد رواتب الكنيسة مسألة مسك الدفاتر.
• الجهة ليست كنيسة، أو التبرعات مقيّدة بشروط من المتبرعين: انظر الأموال المقيّدة في المنظمات غير الربحية والإقرار المعلوماتي لدى IRS.
• على القاعة رهن، أو تقيم الكنيسة فعاليات أو تبيع إعلانات: قد يكون هذا الدخل خاضعًا للضريبة وقد يتطلب النموذج ⁦990-T⁩. ويجب أولًا تسجيله بعيدًا عن التبرعات (مساعدة مسك الدفاتر).
• نشاط تجاري يتبرع للكنيسة: انظر التبرعات الخيرية من النشاط التجاري.
• نهاية السنة قريبة: استخدم قائمة إقفال نهاية السنة.