Contabilidade de igreja: auxílio-moradia do pastor e doações

Que escrituração contábil uma igreja pequena precisa ter, e ela entrega o Form 990?

A igreja deve manter livros e registros, mas não entrega o Form 990, o 990-EZ nem o 990-N e não precisa pedir o reconhecimento de isenção. O IRS exige que toda organização isenta, reconhecida ou não, mantenha registros que sustentem a isenção em uma auditoria e permitam entregar qualquer declaração exigida. Ele não define formato; por isso, um livro-razão em papel, uma planilha ou uma escrituração contábil on-line servem, se os registros estiverem completos. Em geral, eles incluem documentos de constituição e regimento interno, atas, registros de bens, o livro-razão, diários de recebimentos e pagamentos, registros da folha de pagamento, registros bancários e faturas (Publication 1828).

O IRS só pode abrir uma investigação fiscal de uma igreja dentro de limites fixados em lei (IRS). Esses limites não eliminam o dever de manter registros, entregar os formulários da folha de pagamento e pagar o imposto sobre a folha, e a escrituração é o que a igreja usa para responder a uma investigação.

O caso deixa de ser simples se as atas não mostram votação do auxílio-moradia, se a folha de pagamento nunca foi processada, se os comprovantes de doações nunca foram enviados, se o grupo é uma escola, uma missão ou um ministério separado e não uma igreja, ou se os registros do IRS o listam como outro tipo de organização que deve entregar uma declaração anual. Reúna primeiro:

• O estatuto, o regimento interno e as atas, inclusive todas as votações sobre salário e moradia.
• A carta do EIN e qualquer carta do IRS ou documento de isenção de grupo da denominação.
• Extratos bancários, comprovantes de depósito e contagens de ofertas.
• O livro-razão e os registros de bens.
• Os registros de pagamento, os W-2 e os Forms 941.

O que o tesoureiro da igreja registra em cada doação, e que comprovante o doador precisa?

Registre toda doação, dízimo e oferta quando for contada: data, doador (ou “oferta anônima do prato”), valor total, se foi em dinheiro, cheque, cartão ou on-line, o fundo a que pertence e qualquer coisa que o doador tenha recebido em troca. Peça que duas pessoas sem parentesco contem cada oferta e assinem a folha de contagem. As doações por cartão e on-line chegam ao banco em lotes, já descontadas as tarifas: registre a doação inteira, lance a tarifa como despesa e confira se o registro de doações menos as tarifas é igual ao depósito (repasses de processadores de pagamento).

O comprovante do doador depende do valor e do tipo da doação (Publication 1771).

As ofertas semanais não são somadas: cada doação é testada isoladamente contra o limite de $250. O dinheiro colocado no prato não deixa ao doador nenhum registro bancário; assim, um comprovante por escrito da igreja é como esse doador prova a doação. A igreja não pode confirmar uma doação que não consegue ligar a um doador; por isso, envelopes numerados ou doações on-line importam. A igreja que deixa de dar a confirmação não sofre multa, mas o doador não pode deduzir uma doação de $250 ou mais sem ela. Para as doações de 2026, o doador que usa a dedução padrão ainda pode deduzir até $1.000 ($2.000 em declaração conjunta) de doações em dinheiro; assim, mais membros vão depender do comprovante (IRS).

Uma doação que o doador destina a uma pessoa nomeada, como o pastor, não é dedutível e não deve constar de um comprovante de doações (Publication 526). O dinheiro que a igreja repassa ao pastor é remuneração.

Quando o comprovante de doações deve ser enviado e o que ele deve conter?

O comprovante de doações (também chamado de comprovante de contribuições) deve ser enviado até 31 de janeiro após o ano das doações, que é quando as instituições de caridade costumam enviá-lo. O critério legal é que o doador deve tê-lo até a data que ocorrer primeiro: o dia em que o doador entrega a declaração ou o vencimento dela, incluindo prorrogações (Publication 1771).

O comprovante deve conter:

1. O nome da igreja.
2. O valor de cada doação em dinheiro ou a descrição (não o valor) dos bens doados. Inclua a data de cada doação: o registro do doador de uma doação em dinheiro deve mostrar o nome da instituição de caridade, a data e o valor.
3. Uma de três declarações: nenhum bem ou serviço foi dado em troca; apenas benefícios religiosos intangíveis foram dados; ou a descrição e o valor de boa-fé de qualquer outra coisa dada.

Um comprovante anual pode abranger muitas doações. Pode ser em papel ou por e-mail, não precisa do SSN do doador e não tem formulário do IRS. Doações grandes de bens exigem mais: o doador anexa o Form 8283, que a igreja assina, e a igreja que vende ou se desfaz de um bem desses em até 3 anos em geral entrega o Form 8282 em até 125 dias e dá uma cópia ao doador (IRS). Exemplo de texto: “Agradecemos as suas doações a [nome da igreja], listadas abaixo. Não demos nenhum bem ou serviço em troca, além de benefícios religiosos intangíveis.”

Benefícios religiosos intangíveis são benefícios de uma organização constituída exclusivamente para fins religiosos que normalmente não são vendidos fora de um contexto de doação, como a entrada em um culto ou uma pequena quantidade de vinho usada em uma cerimônia. Educação que leva a um diploma reconhecido, serviços de viagem e bens de consumo não são. Mensalidades, inclusive taxas semelhantes a mensalidades de uma escola ou creche da igreja (Publication 526), e o aluguel de salão são pagamentos por serviços, e não doações, e ficam fora do comprovante.

Quando o doador paga mais de US$75 e recebe algo em troca, como um ingresso de jantar, a igreja deve informar o doador por escrito que a parte dedutível é o pagamento menos o valor do que foi recebido, com um valor de boa-fé. A informação deve ser dada junto com o pedido ou com o recibo, onde o doador a note. Itens de valor insignificante e benefícios religiosos intangíveis são exceções. A multa é de US$10 por contribuição, até US$5.000 por evento de arrecadação ou envio de correspondência, a menos que a igreja mostre motivo razoável.

Como funciona o auxílio-moradia (housing allowance) do pastor: quem o define, quando e de que forma?

O ministro religioso ou membro do clero só pode excluir o auxílio-moradia da renda tributável se a igreja designar oficialmente um valor determinado antes de pagá-lo. Sem a designação, todo o pagamento do pastor é tributável (Publication 517).

• Quem: A igreja que emprega o pastor. A resolução de uma denominação não faz a designação para um pastor pago por uma congregação local; pode fazê-la para um ministro que a denominação emprega diretamente.
• Forma: Ata, contrato de trabalho, orçamento ou outro ato oficial. Uma conversa informal não basta. O registro deve permitir identificar um pagamento como moradia, e não como salário.
• Quando: Antes do pagamento, como um valor fixo. Ele não pode ser fixado depois. A Publication 517 não diz se uma votação vale para os anos seguintes; por isso, uma votação a cada ano, antes de o ano começar, é o caminho mais prudente.
• Alteração: A igreja pode votar um novo valor para pagamentos futuros, não para valores já pagos.
• Exemplo de texto: “A igreja designa [valor determinado] da remuneração do pastor, a partir de [data], como auxílio-moradia.”

Somente ministros se qualificam: ordenados, consagrados ou licenciados. Guarde com as atas o registro de ordenação, consagração ou licença do pastor. Um diretor de música ou gerente de escritório que não esteja autorizado a exercer substancialmente todas as funções religiosas de um ministro ordenado não pode usar o auxílio. Se a igreja fornece uma casa pastoral, o valor justo do aluguel, com os serviços de utilidade, é excluído, até o limite de uma remuneração razoável.

Quanto do auxílio-moradia é livre de imposto, e ele reduz o imposto de autônomo?

Para o imposto de renda, a parte livre de imposto é o menor de três valores e nunca mais do que uma remuneração razoável pelos serviços do pastor. Ele não reduz o imposto de autônomo. Para o pastor que tem casa própria, os três valores são (Publication 517):

Quem aluga enfrenta os mesmos limites, com o aluguel como custo efetivo. O pastor soma qualquer excesso à renda e o identifica como “Excess allowance” no Form 1040. A igreja não testa esses limites; quem os testa é o pastor, que por isso precisa de registros de custos e de uma estimativa do valor justo do aluguel.

Esta é a regra federal; o imposto de renda estadual sobre o auxílio-moradia varia de estado para estado.

O auxílio-moradia designado e o valor justo do aluguel de uma casa pastoral fornecida pela igreja (com os serviços de utilidade que ela paga) contam integralmente para os ganhos do ministério. O imposto de autônomo é de 15,3% (a parte do Social Security para em um teto anual de ganhos), calculado sobre 92,35% desses ganhos, depois das despesas do ministério. O ministro que, por motivos religiosos e não econômicos, se opõe por consciência ao seguro público pode pedir isenção no Form 4361. O ministro o entrega e deve ter informado a oposição ao órgão que o ordenou, consagrou ou licenciou. Uma vez aprovada, a isenção é irrevogável. O prazo é o vencimento da declaração, com prorrogações, do segundo ano em que o ministro tem pelo menos $400 de ganhos líquidos de atividade autônoma, parte deles do ministério.

Como registro o auxílio-moradia e o pagamento do pastor na escrituração da igreja?

Registre o salário em dinheiro e o auxílio-moradia designado em linhas separadas e pague o auxílio como um valor identificável. Isso corresponde à designação, que deve permitir distinguir um pagamento do salário.

No Form W-2, a caixa 1 mostra a remuneração tributável sem o auxílio-moradia designado. A igreja pode informar o auxílio, um auxílio para serviços de utilidade ou o valor do aluguel da casa pastoral na caixa 14a (Publication 15-A). Guarde as atas com os registros de pagamento.

O pastor é empregado ou autônomo, e o que a igreja entrega?

O pastor que recebe salário e é dirigido pela igreja em geral é empregado pelo critério da lei comum (common-law) para o imposto de renda, mas é autônomo para Social Security e Medicare (Publication 517). O critério de controle da lei comum define qual dos dois; o Form SS-8 pede ao IRS que decida.

Nos dois casos, a igreja não retém imposto de Social Security nem de Medicare e não paga a parte do empregador sobre a remuneração do ministério (Publication 15-A). Para o pastor empregado, um acordo voluntário também pode cobrir o imposto de autônomo. Sem ele, o pastor em geral faz pagamentos trimestrais do imposto estimado; veja pagamentos trimestrais do imposto estimado. As taxas que um membro paga pessoalmente ao pastor por casamentos, batismos ou funerais são renda do próprio pastor e contam para o imposto de autônomo. Uma oferta dada à igreja não é renda do pastor (Publication 517).

Tratar um empregado como prestador de serviços gera risco de imposto sobre a folha; veja prestadores de serviços que podem ser empregados.

E os outros funcionários: Social Security, declarações trimestrais e reembolsos?

Os funcionários que não são ministros em geral são empregados, a menos que os fatos mostrem um prestador de serviços (veja prestadores de serviços que podem ser empregados): a igreja retém o imposto de renda e, na maioria dos casos, o imposto de Social Security e Medicare. Cada lado paga 6,2% e 1,45%. A igreja entrega os W-2 e o Form 941 a cada trimestre, e o prazo é o último dia do primeiro mês após cada trimestre (instruções do Form 941), a menos que o IRS tenha mandado entregar o Form 944 uma vez por ano. Para a montagem, veja como montar a folha de pagamento. O tesoureiro, administrador ou outra pessoa com autoridade sobre os recursos da igreja que deixa de cobrar ou repassar, de forma intencional, o imposto de renda retido e o imposto de Social Security e Medicare do empregado pode dever pessoalmente esse valor não pago (IRS); veja a multa de recuperação dos tributos retidos (trust fund recovery penalty).

• Opção da igreja: A igreja que, por motivos religiosos, se opõe a esses impostos pode optar por sair deles no Form 8274, entregue antes do vencimento da primeira declaração trimestral. Os funcionários dela então em geral pagam o imposto de autônomo por conta própria, e a retenção do imposto de renda continua (Publication 15-A).
• Imposto federal de seguro-desemprego: As organizações da seção 501(c)(3) em geral são isentas (instruções do Form 940). As regras estaduais de seguro-desemprego são separadas.
• Reembolsos: Em um plano com prestação de contas (accountable plan), as despesas com finalidade empresarial, com recibos ou registros em prazo razoável e com o excesso devolvido não são salário. Um auxílio fixo sem recibos é salário no W-2 (Publication 1828).

Quando a igreja deve imposto sobre aluguel ou outra renda não relacionada?

A igreja deve imposto sobre a renda líquida de uma atividade empresarial exercida regularmente e sem relação substancial com a finalidade religiosa dela, mesmo que o dinheiro financie o ministério (Publication 1828). Exemplos incluem publicidade em um boletim ou site, rifas e tarifas de estacionamento público. São exceção as atividades tocadas quase inteiramente por voluntários, para a conveniência dos membros, ou que vendem principalmente bens doados.

O aluguel de imóvel, como um salão, em geral é excluído, com exceções (Publication 598):

• O salão tem financiamento, o que pode tornar parte do aluguel uma renda financiada por dívida (renda de um bem comprado com dinheiro emprestado).
• São prestados serviços pessoais ao ocupante junto com o espaço, como em um hotel ou pensão.
• O aluguel depende da renda ou dos lucros do imóvel (uma parte fixa da receita bruta é permitida).
• O aluguel de mobília ou equipamentos passa de 10% do aluguel total, o que pode tornar parte do aluguel, ou todo ele, tributável.

A igreja com $1.000 ou mais de renda bruta de atividade não relacionada em um ano entrega o Form 990-T até o 15º dia do 5º mês após o fim do ano e deve entregá-lo por via eletrônica (instruções do Form 990-T). Se o imposto estimado sobre a renda de atividade não relacionada for de $500 ou mais, os pagamentos estimados em geral vencem no 15º dia do 4º, 6º, 9º e 12º meses do ano fiscal (Publication 598). Lance o aluguel e a renda não relacionada em contas de receita próprias, e não como doações.

Por quanto tempo a igreja deve guardar seus registros?

O guia do IRS para igrejas aconselha guardar os registros de receitas e despesas por pelo menos quatro anos após a entrega da declaração a que se referem. Guarde os registros do imposto sobre a folha por pelo menos quatro anos após o vencimento do imposto ou o pagamento dele, o que ocorrer depois (Publication 583). O guia do IRS para igrejas não fixa prazo para os documentos de constituição e as atas; como a designação do auxílio-moradia está nas atas, guarde-as enquanto a igreja existir (Publication 1828). Veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Votação do auxílio-moradia

Em dezembro, a igreja vota para designar US$24.000 do pacote de US$60.000 do pastor como auxílio-moradia do ano seguinte. As atas mostram o valor e a data. O pastor tem casa própria: os custos efetivos do ano são de US$30.000, e o valor justo do aluguel é de US$26.000. O menor valor é o designado, US$24.000; assim, US$24.000 são livres de imposto para o imposto de renda. Se os custos efetivos fossem de apenas US$20.000, US$20.000 seriam livres de imposto e US$4.000 seriam tributáveis. A caixa 1 do W-2 mostra US$36.000, e a igreja pode informar os US$24.000 na caixa 14a. O imposto de autônomo continua calculado sobre os US$60.000 inteiros, menos as despesas do ministério.

O ano de doações de um membro

Um membro faz doze doações de US$100 em envelopes numerados e por cheque, US$1.200 no total. Cada doação fica abaixo do limite de doação individual, mas o doador ainda precisa de um registro de cada uma. O comprovante de fim de ano da igreja lista cada data e valor, o total, e diz que nenhum bem ou serviço foi dado em troca, ou apenas benefícios religiosos intangíveis. Uma doação de US$500 no mesmo ano precisaria de uma confirmação; o mesmo comprovante pode conter essa confirmação.

Aluguel do salão para uma creche

A igreja aluga o salão para uma creche por US$1.500 por mês, US$18.000 por ano. O salão não tem financiamento, o aluguel é fixo e a igreja fornece apenas o espaço. Isso é aluguel de imóvel, em geral excluído, e a escrituração o registra como rendimento de aluguel, não como doação. Com um financiamento sobre o salão, parte do aluguel poderia ser renda financiada por dívida, e a igreja confere o limite do Form 990-T.

E no seu caso?

• As atas não mostram designação do auxílio-moradia: a exclusão cobre apenas pagamentos feitos depois de uma designação oficial; por isso, a remuneração anterior pode ser tributável na declaração do pastor. Essa declaração é uma questão de imposto de pessoa física; os registros de pagamento e as atas da igreja são uma questão de escrituração contábil.
• A folha de pagamento nunca foi processada, a retenção ficou sem pagamento ou W-2 ou 1099 deixaram de ser entregues: veja formulários atrasados de prestadores de serviços e empregados e atraso nos impostos da folha de pagamento; a ajuda com a escrituração contábil reconstrói os registros de pagamento.
• Os comprovantes de doações nunca foram enviados: envie-os antes de os doadores entregarem a declaração. A ajuda com a escrituração contábil monta o registro de doações e o controle de fundos de onde eles saem.
• A escrituração é uma caixa de sapatos ou está atrasada, ou o dinheiro da igreja passou por uma conta pessoal: veja como colocar a escrituração em dia, como corrigir a mistura de dinheiro ou ajuda com a escrituração contábil.
• O pastor não tem SSN, não é cidadão nem residente dos EUA ou atua com um visto de trabalhador religioso: as regras de pagamento desta página podem não se aplicar. A declaração do próprio pastor é uma questão de imposto de pessoa física; montar a folha de pagamento da igreja é escrituração contábil.
• O grupo não é uma igreja, ou as doações têm restrições do doador: veja fundos com restrição de organizações sem fins lucrativos e a declaração informativa ao IRS.
• O salão tem financiamento, ou a igreja promove eventos ou vende anúncios: essa renda pode ser tributável e pode exigir o Form 990-T. Primeiro, ela precisa ser registrada separada das doações (ajuda com a escrituração contábil).
• Uma empresa faz doações à igreja: veja doações da conta empresarial.
• O fim do ano está perto: use a lista de verificação do fechamento do ano.