Sổ sách nhà thờ: phụ cấp nhà ở của mục sư và hồ sơ đóng góp

Nhà thờ nhỏ cần ghi sổ kế toán những gì, và có nộp Form 990 không?

Nhà thờ phải giữ sổ sách và hồ sơ, nhưng không nộp Form 990, 990-EZ hay 990-N và không bắt buộc phải xin công nhận miễn thuế. IRS yêu cầu mọi tổ chức được miễn thuế, dù đã được công nhận hay chưa, giữ hồ sơ chứng minh việc miễn thuế khi bị kiểm tra và đủ để nộp mọi tờ khai bắt buộc. IRS không quy định định dạng, nên sổ ghi bằng giấy, bảng tính hay phần mềm kế toán trực tuyến đều dùng được nếu hồ sơ đầy đủ. Hồ sơ thường gồm tài liệu tổ chức và quy chế nội bộ, biên bản họp, hồ sơ tài sản, sổ cái, nhật ký thu và chi, hồ sơ tiền lương, hồ sơ ngân hàng và hóa đơn (Publication 1828).

IRS chỉ có thể bắt đầu cuộc điều tra thuế đối với nhà thờ theo những giới hạn do luật quy định (IRS). Những giới hạn này không xóa nghĩa vụ giữ hồ sơ, nộp biểu mẫu tiền lương và đóng thuế lương, và sổ sách là thứ nhà thờ dùng để trả lời một cuộc điều tra.

Trường hợp của bạn không còn đơn giản nếu biên bản họp không có phiếu biểu quyết về phụ cấp nhà ở, bảng lương chưa bao giờ được chạy, bản xác nhận đóng góp chưa từng được gửi, tổ chức là trường học, đoàn truyền giáo hay một chức vụ riêng chứ không phải nhà thờ, hoặc hồ sơ của IRS liệt kê tổ chức là loại khác phải nộp tờ khai thường niên. Hãy chuẩn bị những thứ này trước:

• Điều lệ, quy chế nội bộ và biên bản họp, kể cả mọi phiếu biểu quyết về lương và nhà ở.
• Thông báo EIN, và mọi thư của IRS hoặc giấy tờ miễn thuế nhóm của giáo hội.
• Sao kê ngân hàng, phiếu nộp tiền và biên bản đếm tiền dâng.
• Sổ cái và hồ sơ tài sản.
• Hồ sơ lương, Form W-2 và Form 941.

Thủ quỹ nhà thờ ghi gì cho mỗi khoản đóng góp, và người đóng góp cần bằng chứng gì?

Hãy ghi mọi khoản đóng góp, tiền thập phân và tiền dâng vào lúc đếm: ngày, người đóng góp (hoặc "tiền dâng không ghi tên"), số tiền đầy đủ, tiền mặt, séc, thẻ hay trực tuyến, quỹ mà khoản đó thuộc về, và mọi thứ người đóng góp nhận lại. Hãy để hai người không có quan hệ họ hàng đếm mỗi lần dâng và ký vào phiếu đếm. Khoản đóng góp bằng thẻ và trực tuyến vào ngân hàng theo từng đợt, đã trừ phí: hãy ghi đủ khoản đóng góp, ghi phí là chi phí, và kiểm tra rằng nhật ký đóng góp trừ phí bằng số tiền gửi (tiền chuyển về từ đơn vị xử lý thanh toán).

Bằng chứng của người đóng góp phụ thuộc vào quy mô và loại khoản đóng góp (Publication 1771).

Tiền dâng hằng tuần không được cộng gộp: mỗi khoản được so với mức $250 riêng. Tiền mặt bỏ vào đĩa dâng không để lại chứng từ ngân hàng cho người đóng góp, nên bản xác nhận bằng văn bản của nhà thờ là cách người đó chứng minh khoản đóng góp. Nhà thờ không thể xác nhận khoản đóng góp mà không gắn được với người đóng góp, nên phong bì đánh số hoặc đóng góp trực tuyến rất quan trọng. Nhà thờ bỏ qua việc xác nhận không bị phạt, nhưng người đóng góp không thể khấu trừ khoản từ $250 trở lên nếu không có. Với các khoản đóng góp năm 2026, người đóng góp dùng khoản khấu trừ tiêu chuẩn vẫn có thể khấu trừ tối đa $1.000 ($2.000 trên tờ khai chung) tiền mặt đóng góp, nên nhiều thành viên hơn sẽ dựa vào bản xác nhận (IRS).

Khoản đóng góp mà người đóng góp chỉ định cho một người cụ thể, như mục sư, không được khấu trừ và không thuộc về bản xác nhận đóng góp (Publication 526). Tiền nhà thờ chuyển cho mục sư là tiền lương.

Khi nào phải gửi bản xác nhận đóng góp, và nó phải ghi gì?

Bản xác nhận đóng góp (còn gọi là contribution statement) nên được gửi trước ngày 31 tháng 1 sau năm có khoản đóng góp, là thời điểm các tổ chức từ thiện thường gửi. Quy định pháp lý là người đóng góp phải có bản này trước một trong hai mốc, mốc nào đến trước: ngày họ nộp tờ khai, và hạn nộp tờ khai, tính cả gia hạn (Publication 1771).

Bản xác nhận phải có:

1. Tên nhà thờ.
2. Số tiền của từng khoản đóng góp bằng tiền mặt, hoặc mô tả (không phải giá trị) của tài sản được tặng. Hãy ghi ngày của từng khoản: chứng từ của người đóng góp cho khoản đóng góp bằng tiền mặt phải có tên tổ chức từ thiện, ngày và số tiền.
3. Một trong ba câu: không tặng hàng hóa hay dịch vụ nào để đổi lại; chỉ tặng các lợi ích tôn giáo phi vật chất; hoặc mô tả và giá trị theo thiện chí của mọi thứ khác đã tặng.

Một bản xác nhận hằng năm có thể bao gồm nhiều khoản đóng góp. Bản này có thể bằng giấy hoặc email, không cần SSN của người đóng góp, và không có biểu mẫu IRS. Khoản đóng góp tài sản lớn cần thêm: người đóng góp đính kèm Form 8283 do nhà thờ ký, và nhà thờ bán hoặc xử lý tài sản đó trong vòng 3 năm thường nộp Form 8282 trong vòng 125 ngày và đưa người đóng góp một bản (IRS). Câu mẫu: "Cảm ơn bạn đã đóng góp cho [tên nhà thờ], được liệt kê bên dưới. Chúng tôi không tặng bạn hàng hóa hay dịch vụ nào để đổi lại, ngoài các lợi ích tôn giáo phi vật chất."

Lợi ích tôn giáo phi vật chất là những lợi ích từ một tổ chức được thành lập riêng cho mục đích tôn giáo, thường không được bán bên ngoài bối cảnh đóng góp, như vào dự một buổi thờ phượng hoặc một lượng nhỏ rượu dùng trong nghi lễ. Giáo dục dẫn tới một văn bằng được công nhận, dịch vụ du lịch và hàng tiêu dùng thì không. Học phí, kể cả các khoản phí giống học phí cho trường hoặc nhà trẻ của nhà thờ (Publication 526), và tiền thuê hội trường là khoản trả cho dịch vụ, không phải đóng góp, và không ghi vào bản xác nhận.

Khi người đóng góp trả trên $75 và nhận lại thứ gì đó, như vé ăn tối, nhà thờ phải thông báo bằng văn bản cho người đó rằng phần được khấu trừ là khoản thanh toán trừ giá trị của thứ đã nhận, kèm giá trị theo thiện chí. Thông báo phải được đưa cùng lúc với lời kêu gọi hoặc biên nhận, ở nơi người đóng góp dễ thấy. Các món có giá trị không đáng kể và lợi ích tôn giáo phi vật chất là ngoại lệ. Tiền phạt là $10 cho mỗi khoản đóng góp, tối đa $5.000 cho mỗi sự kiện gây quỹ hoặc mỗi đợt gửi thư kêu gọi, trừ khi nhà thờ chứng minh được lý do chính đáng.

Phụ cấp nhà ở của mục sư hoạt động thế nào: ai ấn định, khi nào và dưới hình thức nào?

Mục sư hoặc giáo sĩ chỉ được loại trừ phụ cấp nhà ở khỏi thu nhập chịu thuế thu nhập nếu nhà thờ chính thức ấn định một số tiền cụ thể trước khi trả. Nếu không có ấn định, toàn bộ tiền lương của mục sư chịu thuế (Publication 517).

• Ai: Nhà thờ thuê mục sư. Nghị quyết của giáo phái không có giá trị ấn định cho mục sư được hội thánh địa phương trả lương; nghị quyết đó có thể áp dụng cho giáo sĩ do giáo phái trực tiếp thuê.
• Hình thức: Biên bản họp, hợp đồng lao động, ngân sách hoặc hành động chính thức khác. Nói miệng không đủ. Hồ sơ phải cho phép nhận ra khoản trả nào là nhà ở chứ không phải lương.
• Khi nào: Trước khi trả, dưới dạng một số tiền cố định. Không thể ấn định sau. Publication 517 không nói liệu một cuộc biểu quyết có áp dụng cho các năm sau hay không, nên biểu quyết mỗi năm trước khi năm bắt đầu là cách thận trọng.
• Thay đổi: Nhà thờ có thể biểu quyết số tiền mới cho các khoản trả sau này, không cho các khoản đã trả.
• Câu mẫu: "Nhà thờ ấn định [số tiền cụ thể] trong tiền lương của mục sư, kể từ [ngày], làm phụ cấp nhà ở."

Chỉ giáo sĩ mới đủ điều kiện: đã được phong chức, ủy nhiệm hoặc cấp phép. Hãy giữ hồ sơ phong chức, ủy nhiệm hoặc cấp phép của mục sư cùng biên bản họp. Giám đốc âm nhạc hoặc quản lý văn phòng không được ủy quyền thực hiện phần lớn các nhiệm vụ tôn giáo của một giáo sĩ được phong chức thì không dùng được. Nếu nhà thờ cung cấp nhà công vụ cho mục sư (parsonage), giá thuê hợp lý của căn nhà, kèm tiện ích, được loại trừ, tối đa bằng mức thù lao hợp lý.

Bao nhiêu phụ cấp được miễn thuế, và nó có làm giảm thuế tự kinh doanh không?

Đối với thuế thu nhập, phần được miễn thuế là số nhỏ nhất trong ba số, và không bao giờ vượt quá mức thù lao hợp lý cho dịch vụ của mục sư. Nó không làm giảm thuế tự kinh doanh. Đối với mục sư sở hữu nhà, ba số đó là (Publication 517):

Người thuê nhà chịu cùng các giới hạn, với tiền thuê là chi phí thực tế. Mục sư cộng phần vượt vào thu nhập và ghi nhãn "Excess allowance" trên Form 1040. Nhà thờ không kiểm tra các giới hạn này; mục sư kiểm tra, nên mục sư cần hồ sơ chi phí và ước tính giá thuê hợp lý.

Đây là quy tắc liên bang; thuế thu nhập tiểu bang đối với phụ cấp khác nhau theo từng tiểu bang.

Phụ cấp được ấn định, và giá thuê hợp lý của nhà công vụ do nhà thờ cung cấp (kèm tiện ích do nhà thờ trả), được tính đủ vào thu nhập từ chức vụ. Thuế tự kinh doanh là 15,3% (phần An sinh Xã hội dừng ở mức thu nhập tối đa hằng năm), tính trên 92,35% khoản thu nhập đó sau chi phí chức vụ. Giáo sĩ phản đối bảo hiểm công vì lý do tôn giáo, không phải lý do kinh tế, có thể xin miễn trừ bằng Form 4361. Giáo sĩ tự nộp, và phải đã thông báo sự phản đối cho cơ quan phong chức, ủy nhiệm hoặc cấp phép. Khi đã được chấp thuận, quyết định không thể hủy. Hạn chót là hạn nộp tờ khai, tính cả gia hạn, của năm thứ hai mà giáo sĩ có ít nhất $400 thu nhập ròng từ tự kinh doanh, trong đó có một phần từ chức vụ.

Tôi ghi phụ cấp và tiền lương của mục sư vào sổ sách nhà thờ thế nào?

Hãy ghi tiền lương bằng tiền mặt và phụ cấp được ấn định trên các dòng riêng, và trả phụ cấp dưới dạng số tiền nhận ra được. Cách đó khớp với ấn định, vốn phải cho phép phân biệt khoản trả với tiền lương.

Trên Form W-2, box 1 ghi tiền lương chịu thuế không gồm phụ cấp nhà ở được ấn định. Nhà thờ có thể báo cáo phụ cấp, phụ cấp tiện ích hoặc giá thuê của nhà công vụ ở box 14a (Publication 15-A). Hãy giữ biên bản họp cùng hồ sơ lương.

Mục sư là nhân viên hay tự kinh doanh, và nhà thờ nộp những gì?

Mục sư được trả lương và chịu sự chỉ đạo của nhà thờ thường là nhân viên theo thông luật (common-law employee) về thuế thu nhập, nhưng là tự kinh doanh về An sinh Xã hội và Medicare (Publication 517). Phép thử về quyền kiểm soát theo thông luật quyết định loại nào; Form SS-8 yêu cầu IRS quyết định.

Trong cả hai trường hợp, nhà thờ không khấu trừ thuế An sinh Xã hội hay Medicare và không đóng phần của người sử dụng lao động trên tiền lương chức vụ (Publication 15-A). Đối với mục sư là nhân viên, một thỏa thuận tự nguyện cũng có thể bao gồm thuế tự kinh doanh. Nếu không có, mục sư thường nộp thuế tạm tính hằng quý; xem các khoản nộp thuế tạm tính hằng quý. Phí thành viên trả trực tiếp cho mục sư cho đám cưới, lễ báp-têm hay tang lễ là thu nhập riêng của mục sư và được tính vào thuế tự kinh doanh. Tiền dâng cho nhà thờ không phải thu nhập của mục sư (Publication 517).

Coi nhân viên là nhà thầu tạo ra rủi ro về thuế lương; xem nhà thầu có thể là nhân viên.

Còn nhân viên khác thì sao: An sinh Xã hội, tờ khai hằng quý và khoản hoàn chi phí?

Nhân viên không phải giáo sĩ thường là nhân viên, trừ khi sự kiện cho thấy là nhà thầu (xem nhà thầu có thể là nhân viên): nhà thờ khấu trừ thuế thu nhập và, trong hầu hết trường hợp, thuế An sinh Xã hội và Medicare. Mỗi bên đóng 6,2% và 1,45%. Nhà thờ nộp Form W-2 và nộp Form 941 mỗi quý, đến hạn ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý (Hướng dẫn Form 941), trừ khi IRS đã yêu cầu nộp Form 944 mỗi năm một lần. Về cách thiết lập, xem thiết lập bảng lương. Thủ quỹ, người được ủy thác hoặc người khác có thẩm quyền đối với tiền của nhà thờ mà cố ý không thu hoặc không nộp thuế thu nhập đã khấu trừ và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên có thể phải tự chịu khoản chưa nộp đó (IRS); xem tiền phạt hoàn trả thuế ủy thác.

• Bầu chọn của nhà thờ: Nhà thờ phản đối các loại thuế này vì lý do tôn giáo có thể bầu chọn không tham gia bằng Form 8274, nộp trước khi tờ khai hằng quý đầu tiên đến hạn. Khi đó nhân viên thường tự đóng thuế tự kinh doanh, và việc khấu trừ thuế thu nhập vẫn tiếp tục (Publication 15-A).
• Thuế thất nghiệp liên bang: Các tổ chức theo Section 501(c)(3) thường được miễn (Hướng dẫn Form 940). Quy tắc thất nghiệp của tiểu bang là chuyện riêng.
• Hoàn chi phí: Theo kế hoạch có trách nhiệm giải trình (accountable plan), các chi phí có mục đích kinh doanh, có biên nhận hoặc hồ sơ trong thời gian hợp lý, và khoản dư được trả lại, không phải là tiền lương. Khoản phụ cấp cố định không có biên nhận là tiền lương trên Form W-2 (Publication 1828).

Khi nào nhà thờ phải nộp thuế trên tiền cho thuê hoặc thu nhập không liên quan khác?

Nhà thờ phải nộp thuế trên thu nhập ròng từ hoạt động kinh doanh được thực hiện thường xuyên và không liên quan đáng kể đến mục đích tôn giáo, kể cả khi số tiền đó dùng cho chức vụ (Publication 1828). Ví dụ gồm quảng cáo trên bản tin hoặc website, xổ số rút thăm và phí đậu xe công cộng. Các hoạt động do tình nguyện viên làm gần như hoàn toàn, vì sự thuận tiện của các thành viên, hoặc bán chủ yếu hàng hóa được tặng là ngoại lệ.

Tiền thuê bất động sản, như hội trường, thường bị loại khỏi diện chịu thuế, với một số ngoại lệ (Publication 598):

• Hội trường có khoản thế chấp, có thể khiến một phần tiền thuê là thu nhập có nợ tài trợ (thu nhập từ tài sản mua bằng tiền vay).
• Dịch vụ cá nhân được cung cấp cho người ở cùng với không gian, như khách sạn hay nhà trọ.
• Tiền thuê phụ thuộc vào thu nhập hoặc lợi nhuận từ tài sản (được phép dùng một tỷ lệ cố định của tổng doanh thu).
• Tiền thuê đồ đạc hoặc thiết bị chiếm hơn 10% tổng tiền thuê, có thể khiến một phần hoặc toàn bộ tiền thuê chịu thuế.

Nhà thờ có từ $1.000 trở lên tổng thu nhập kinh doanh không liên quan trong một năm nộp Form 990-T trước ngày 15 của tháng thứ 5 sau cuối năm, và phải nộp bằng điện tử (Hướng dẫn Form 990-T). Nếu thuế thu nhập kinh doanh không liên quan dự kiến từ $500 trở lên, các khoản nộp tạm tính thường đến hạn vào ngày 15 của tháng thứ 4, 6, 9 và 12 của năm thuế (Publication 598). Hãy ghi tiền cho thuê và thu nhập không liên quan vào các tài khoản thu nhập riêng, không ghi là đóng góp.

Nhà thờ nên giữ hồ sơ bao lâu?

Hướng dẫn của IRS cho nhà thờ khuyên giữ hồ sơ thu và chi ít nhất bốn năm sau khi nộp tờ khai liên quan. Hãy giữ hồ sơ thuế lương ít nhất bốn năm sau khi thuế đến hạn hoặc được nộp, tùy mốc nào muộn hơn (Publication 583). Hướng dẫn của IRS cho nhà thờ không quy định thời hạn cho tài liệu tổ chức và biên bản họp; vì việc ấn định nhà ở nằm trong biên bản, hãy giữ chúng chừng nào nhà thờ còn tồn tại (Publication 1828). Xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Biểu quyết về phụ cấp nhà ở

Vào tháng 12, nhà thờ biểu quyết ấn định $24.000 trong gói $60.000 của mục sư làm phụ cấp nhà ở cho năm tới. Biên bản ghi số tiền và ngày. Mục sư sở hữu nhà: chi phí thực tế trong năm là $30.000, giá thuê hợp lý là $26.000. Số nhỏ nhất là $24.000 được ấn định, nên $24.000 được miễn thuế thu nhập. Nếu chi phí thực tế chỉ là $20.000 thì $20.000 được miễn thuế và $4.000 chịu thuế. Box 1 của W-2 ghi $36.000, và nhà thờ có thể ghi $24.000 ở box 14a. Thuế tự kinh doanh vẫn tính trên toàn bộ $60.000, trừ chi phí chức vụ.

Một năm đóng góp của một thành viên

Một thành viên đóng góp mười hai khoản $100 trong phong bì đánh số và bằng séc, tổng cộng $1.200. Mỗi khoản dưới mức của một khoản đóng góp, nhưng người đóng góp vẫn cần chứng từ cho từng khoản. Bản xác nhận cuối năm của nhà thờ liệt kê từng ngày và số tiền, tổng số, và ghi rằng không tặng hàng hóa hay dịch vụ nào để đổi lại, hoặc chỉ tặng các lợi ích tôn giáo phi vật chất. Một khoản $500 trong cùng năm sẽ cần văn bản xác nhận; cùng bản xác nhận đó có thể ghi khoản này.

Cho nhà trẻ thuê hội trường

Nhà thờ cho một nhà trẻ thuê hội trường với giá $1.500 mỗi tháng, $18.000 mỗi năm. Hội trường không có thế chấp, tiền thuê cố định, và nhà thờ chỉ cung cấp không gian. Đây là tiền thuê bất động sản, thường bị loại khỏi diện chịu thuế, và sổ sách ghi là thu nhập cho thuê, không phải đóng góp. Nếu hội trường có thế chấp, một phần tiền thuê có thể là thu nhập có nợ tài trợ, và nhà thờ kiểm tra ngưỡng của Form 990-T.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Biên bản họp không có ấn định phụ cấp nhà ở: khoản loại trừ chỉ bao gồm các khoản trả sau khi có ấn định chính thức, nên tiền lương trả trước đó có thể chịu thuế trên tờ khai của mục sư. Tờ khai đó là vấn đề thuế cá nhân; hồ sơ lương và biên bản họp của nhà thờ là vấn đề ghi sổ kế toán.
• Bảng lương chưa bao giờ được chạy, khoản khấu trừ chưa nộp, hoặc bỏ sót Form W-2 hay 1099: xem biểu mẫu nhà thầu và nhân viên nộp trễ và chậm nộp thuế lương; hỗ trợ ghi sổ kế toán giúp dựng lại hồ sơ lương.
• Bản xác nhận đóng góp chưa từng được gửi: hãy gửi trước khi người đóng góp nộp tờ khai. Hỗ trợ ghi sổ kế toán thiết lập nhật ký đóng góp và theo dõi quỹ mà bản xác nhận lấy từ đó.
• Sổ sách chỉ là một hộp giấy tờ hoặc bị chậm, hoặc tiền nhà thờ đã đi qua tài khoản cá nhân: xem bắt kịp sổ sách quá hạn, sửa tiền bị trộn lẫn hoặc hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Mục sư chưa có SSN, không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ, hoặc phục vụ theo visa lao động tôn giáo: quy tắc về tiền lương trên trang này có thể không phù hợp. Tờ khai của chính mục sư là vấn đề thuế cá nhân; thiết lập bảng lương cho nhà thờ là ghi sổ kế toán.
• Tổ chức không phải nhà thờ, hoặc các khoản đóng góp có hạn chế của người đóng góp: xem quỹ có hạn chế của tổ chức phi lợi nhuận và tờ khai thông tin của IRS.
• Hội trường có thế chấp, hoặc nhà thờ tổ chức sự kiện hay bán quảng cáo: thu nhập này có thể chịu thuế và có thể cần Form 990-T. Trước hết phải ghi tách khỏi đóng góp (hỗ trợ ghi sổ kế toán).
• Một doanh nghiệp quyên góp cho nhà thờ: xem quyên góp từ thiện của doanh nghiệp.
• Cuối năm đang đến gần: hãy dùng danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối năm.