Contabilidad de una iglesia: subsidio de vivienda y donaciones

¿Qué contabilidad necesita una iglesia pequeña y presenta el Form 990?

Una iglesia debe llevar libros y registros, pero no presenta el Form 990, 990-EZ ni 990-N y no tiene que solicitar el reconocimiento de su exención de impuestos. El IRS exige a toda organización exenta, reconocida o no, llevar registros que respalden su exención en una auditoría y le permitan presentar cualquier declaración requerida. No fija ningún formato, así que sirven un libro de papel, una hoja de cálculo o un sistema contable en línea si los registros están completos. Por lo general incluyen documentos de constitución y reglamentos internos, actas, registros de propiedades, el libro mayor, diarios de ingresos y de pagos, registros de nómina, registros bancarios y facturas (Publication 1828).

El IRS solo puede iniciar una investigación tributaria de una iglesia dentro de los límites que fija la ley (IRS). Esos límites no eliminan la obligación de llevar registros, presentar los formularios de nómina y pagar los impuestos de nómina, y los libros son lo que la iglesia usa para responder a una investigación.

Un caso no es sencillo si las actas no muestran una votación sobre el subsidio de vivienda, nunca se procesó la nómina, nunca se enviaron las constancias de donaciones, el grupo es una escuela, una misión o un ministerio aparte en lugar de una iglesia, o los registros del IRS lo incluyen como otro tipo de organización que debe presentar una declaración anual. Reúna primero:

• Los documentos de constitución, los reglamentos internos y las actas, incluidas todas las votaciones sobre pagos y vivienda.
• El aviso del EIN y cualquier carta del IRS o documentación de exención de grupo de la denominación.
• Estados de cuenta bancarios, comprobantes de depósito y conteos de ofrendas.
• El libro mayor y los registros de propiedades.
• Registros de pagos, Forms W-2 y Forms 941.

¿Qué registra el tesorero de una iglesia por cada donación y qué comprobante necesita el donante?

Registre cada donación, diezmo y ofrenda al contarla: fecha, donante (o «ofrenda anónima del plato»), monto completo, si fue en efectivo, cheque, tarjeta o en línea, el fondo al que pertenece y cualquier cosa que el donante haya recibido a cambio. Pida que dos personas sin parentesco cuenten cada ofrenda y firmen la hoja de conteo. Las donaciones con tarjeta y en línea llegan al banco en lotes, netas de comisiones: registre la donación completa, registre la comisión como gasto y verifique que el registro de donaciones menos las comisiones sea igual al depósito (pagos de un procesador de pagos).

El comprobante del donante depende del monto y del tipo de donación (Publication 1771).

Las ofrendas semanales no se suman: cada donación se compara por separado con el límite de $250. El efectivo del plato no deja al donante ningún registro bancario, así que una constancia escrita de la iglesia es como ese donante comprueba la donación. Una iglesia no puede dar constancia de una donación que no puede vincular con un donante, por eso importan los sobres numerados o las donaciones en línea. Una iglesia que omite una constancia no enfrenta una multa, pero el donante no puede deducir una donación de $250 o más sin ella. En las donaciones de 2026, un donante que usa la deducción estándar aún puede deducir hasta $1,000 ($2,000 en una declaración conjunta) de donaciones en efectivo, así que más miembros dependerán de la constancia (IRS).

Una donación que el donante dirige a una persona determinada, como el pastor, no es deducible y no va en una constancia de donaciones (Publication 526). El dinero que la iglesia pasa al pastor es pago.

¿Cuándo debe enviarse una constancia de donaciones y qué debe decir?

Una constancia de donaciones (también llamada constancia de contribuciones) debe enviarse a más tardar el 31 de enero después del año de las donaciones, que es cuando las organizaciones benéficas suelen enviarlas. La prueba legal es que el donante debe tenerla en la fecha que ocurra primero: el día en que presenta su declaración o la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las prórrogas (Publication 1771).

Una constancia debe contener:

1. El nombre de la iglesia.
2. El monto de cada donación en efectivo, o una descripción (no el valor) de los bienes donados. Incluya la fecha de cada donación: el registro del donante de una donación en efectivo debe mostrar el nombre de la organización benéfica, la fecha y el monto.
3. Una de tres declaraciones: no se entregaron bienes ni servicios a cambio; solo se entregaron beneficios religiosos intangibles; o una descripción y el valor de buena fe de cualquier otra cosa entregada.

Una constancia anual puede cubrir muchas donaciones. Puede ser en papel o por correo electrónico, no requiere el número de Seguro Social del donante y no tiene formulario del IRS. Las donaciones grandes de bienes requieren más: el donante adjunta el Form 8283, que la iglesia firma, y una iglesia que vende o dispone de esos bienes dentro de 3 años por lo general presenta el Form 8282 dentro de 125 días y entrega una copia al donante (IRS). Texto de ejemplo: «Gracias por sus donaciones a [nombre de la iglesia], enumeradas abajo. No le entregamos bienes ni servicios a cambio, aparte de beneficios religiosos intangibles.»

Los beneficios religiosos intangibles son beneficios de una organización formada exclusivamente con fines religiosos que por lo general no se venden fuera del ámbito de una donación, como la entrada a un servicio de culto o una pequeña cantidad de vino usada en una ceremonia. La educación que lleva a un título reconocido, los servicios de viaje y los bienes de consumo no lo son. La matrícula, incluidas las cuotas parecidas a una matrícula de una escuela o guardería de la iglesia (Publication 526), y el alquiler de un salón son pagos por servicios, no donaciones, y quedan fuera de la constancia.

Cuando un donante paga más de $75 y recibe algo a cambio, como un boleto para una cena, la iglesia debe informar por escrito al donante que la parte deducible es el pago menos el valor de lo recibido, con un valor de buena fe. Debe entregarse junto con la solicitud o el recibo, donde el donante lo note. Los artículos de valor insignificante y los beneficios religiosos intangibles son excepciones. La multa es $10 por aporte, hasta $5,000 por evento de recaudación de fondos o envío por correo, salvo que la iglesia demuestre causa razonable.

¿Cómo funciona el subsidio de vivienda de un pastor: quién lo fija, cuándo y de qué forma?

Un ministro o miembro del clero puede excluir un subsidio de vivienda del impuesto sobre la renta solo si la iglesia designa oficialmente un monto definido antes de pagarlo. Sin designación, todo el pago del pastor es gravable (Publication 517).

• Quién: la iglesia que emplea al pastor. La resolución de una denominación no designa el subsidio de un pastor al que paga una congregación local; sí puede hacerlo para un ministro que la denominación emplea directamente.
• Forma: actas, un contrato de trabajo, un presupuesto u otra acción oficial. Una conversación informal no basta. El registro debe permitir identificar un pago como vivienda y no como sueldo.
• Cuándo: antes del pago, como un monto fijo. No se puede fijar después. La Publication 517 no dice si una votación se extiende a los años siguientes, así que votar cada año antes de que empiece es la opción prudente.
• Cómo cambiarlo: la iglesia puede votar un monto nuevo para pagos futuros, no para montos ya pagados.
• Texto de ejemplo: «La iglesia designa [monto definido] del pago del pastor, a partir del [fecha], como subsidio de vivienda.»

Solo califican los ministros: ordenados, comisionados o con licencia. Conserve con las actas el registro de ordenación, comisión o licencia del pastor. Un director de música o administrador de oficina que no esté autorizado para realizar sustancialmente todas las funciones religiosas de un ministro ordenado no puede usarlo. Si la iglesia proporciona una casa pastoral, el valor justo de alquiler, con los servicios públicos, se excluye, hasta un pago razonable.

¿Qué parte del subsidio está libre de impuestos y reduce el impuesto por trabajo independiente?

Para el impuesto sobre la renta, la parte libre de impuestos es el menor de tres montos, y nunca más que un pago razonable por los servicios del pastor. No reduce el impuesto por trabajo independiente. Para un pastor que es dueño de su vivienda, los tres son (Publication 517):

Un inquilino enfrenta los mismos límites, con el alquiler como costo real. El pastor suma cualquier exceso a sus ingresos y lo rotula «Excess allowance» en el Form 1040. La iglesia no verifica estos límites; los verifica el pastor, por lo que necesita registros de costos y una estimación justa del alquiler.

Esta es la regla federal; el impuesto estatal sobre la renta aplicable al subsidio varía según el estado.

El subsidio designado y el valor justo de alquiler de una casa pastoral que da la iglesia (con los servicios públicos que paga) cuentan por completo para los ingresos del ministerio. El impuesto por trabajo independiente es 15.3% (la parte del Seguro Social se detiene en un tope anual de ingresos), calculado sobre 92.35% de esos ingresos después de los gastos del ministerio. Un ministro que se opone por conciencia al seguro público por razones religiosas, no económicas, puede solicitar una exención con el Form 4361. El ministro lo presenta, y debe haber informado su oposición al organismo que lo ordenó, comisionó o autorizó. Una vez aprobada, es irrevocable. La fecha límite es la fecha de vencimiento de la declaración, con prórrogas, del segundo año en que el ministro tenga al menos $400 de ganancias netas por trabajo independiente, parte de ellas del ministerio.

¿Cómo registro el subsidio y el pago del pastor en los libros de la iglesia?

Registre el sueldo en efectivo y el subsidio designado en líneas separadas, y pague el subsidio como un monto identificable. Eso coincide con la designación, que debe permitir distinguir un pago del sueldo.

En el Form W-2, la casilla 1 muestra el pago gravable sin el subsidio de vivienda designado. La iglesia puede informar el subsidio, un subsidio para servicios públicos o el valor de alquiler de la casa pastoral en la casilla 14a (Publication 15-A). Conserve las actas con los registros de pagos.

¿El pastor es empleado o trabajador independiente y qué presenta la iglesia?

Un pastor al que se le paga un sueldo y a quien dirige la iglesia por lo general es un empleado según el derecho común para el impuesto sobre la renta, pero es trabajador independiente para el Seguro Social y Medicare (Publication 517). La prueba de control del derecho común decide cuál es; el Form SS-8 pide al IRS que lo decida.

En ambos casos, la iglesia no retiene el impuesto del Seguro Social ni de Medicare y no paga la parte del empleador sobre el pago del ministerio (Publication 15-A). Para un pastor empleado, un acuerdo voluntario también puede cubrir el impuesto por trabajo independiente. Sin él, el pastor por lo general hace pagos trimestrales de impuestos estimados; vea pagos trimestrales de impuestos estimados. Los honorarios que un miembro paga al pastor personalmente por bodas, bautizos o funerales son ingreso propio del pastor y cuentan para el impuesto por trabajo independiente. Una ofrenda entregada a la iglesia no es ingreso del pastor (Publication 517).

Tratar a un empleado como contratista genera riesgo en los impuestos de nómina; vea contratistas que pueden ser empleados.

¿Y el resto del personal: Seguro Social, declaraciones trimestrales y reembolsos?

El personal que no son ministros por lo general son empleados, salvo que los hechos muestren que son contratistas (vea contratistas que pueden ser empleados): la iglesia retiene el impuesto sobre la renta y, en la mayoría de los casos, el impuesto del Seguro Social y Medicare. Cada parte paga 6.2% y 1.45%. La iglesia presenta los W-2 y el Form 941 cada trimestre, con vencimiento el último día del primer mes después de cada trimestre (instrucciones del Form 941), salvo que el IRS le haya indicado presentar el Form 944 una vez al año. Para la configuración, vea cómo configurar la nómina. Un tesorero, fideicomisario u otra persona con autoridad sobre los fondos de la iglesia que, de manera deliberada, no cobre o no entregue el impuesto sobre la renta retenido ni el impuesto del Seguro Social y Medicare de los empleados puede deber personalmente ese monto no pagado (IRS); vea la multa por recuperación de impuestos fiduciarios.

• Elección de la iglesia: una iglesia que se opone a estos impuestos por razones religiosas puede optar por quedar fuera con el Form 8274, presentado antes de la fecha de vencimiento de su primera declaración trimestral. Su personal entonces por lo general paga por sí mismo el impuesto por trabajo independiente, y la retención del impuesto sobre la renta continúa (Publication 15-A).
• Impuesto federal por desempleo: las organizaciones de la sección 501(c)(3) por lo general están exentas (instrucciones del Form 940). Las reglas estatales de desempleo son aparte.
• Reembolsos: bajo un plan responsable, los gastos con propósito comercial, con recibos o registros dentro de un plazo razonable y con el exceso devuelto, no son salarios. Una asignación fija sin recibos es salario en el W-2 (Publication 1828).

¿Cuándo debe una iglesia impuestos por un alquiler u otros ingresos no relacionados?

Una iglesia debe impuestos sobre el ingreso neto de un negocio que se ejerce con regularidad y que no se relaciona sustancialmente con su propósito religioso, aunque el dinero financie el ministerio (Publication 1828). Algunos ejemplos son la publicidad en un boletín o en un sitio web, las rifas y las tarifas de estacionamiento público. Se exceptúan las actividades realizadas casi por completo por voluntarios, para comodidad de los miembros, o la venta de bienes que en su mayoría son donados.

El alquiler de bienes inmuebles, como un salón, por lo general está excluido, con excepciones (Publication 598):

• El salón tiene una hipoteca, lo que puede convertir parte del alquiler en ingreso financiado con deuda (ingreso de un bien comprado con dinero prestado).
• Se prestan servicios personales al ocupante junto con el espacio, como en un hotel o una casa de huéspedes.
• El alquiler depende de los ingresos o las ganancias de la propiedad (se permite una parte fija de los ingresos brutos).
• El alquiler de muebles o equipo es más de 10% del alquiler total, lo que puede hacer gravable parte del alquiler o todo.

Una iglesia con $1,000 o más de ingreso bruto de negocios no relacionados en un año presenta el Form 990-T a más tardar el día 15 del 5.º mes después del cierre del año, y debe presentarlo por vía electrónica (instrucciones del Form 990-T). Si su impuesto estimado sobre los ingresos de negocios no relacionados es de $500 o más, los pagos estimados por lo general vencen el día 15 del 4.º, 6.º, 9.º y 12.º mes del año fiscal (Publication 598). Registre el alquiler y los ingresos no relacionados en sus propias cuentas de ingresos, no como donaciones.

¿Cuánto tiempo debe conservar una iglesia sus registros?

La guía del IRS para iglesias aconseja conservar los registros de ingresos y gastos durante al menos cuatro años después de presentar la declaración a la que corresponden. Conserve los registros de impuestos de nómina durante al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra más tarde (Publication 583). La guía del IRS para iglesias no fija un plazo para los documentos de constitución y las actas; como la designación de vivienda está en las actas, consérvelas mientras exista la iglesia (Publication 1828). Vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Votación del subsidio de vivienda

En diciembre, la iglesia vota designar $24,000 del paquete de $60,000 del pastor como subsidio de vivienda para el año siguiente. Las actas muestran el monto y la fecha. El pastor es dueño de su casa: los costos reales del año son $30,000 y el valor justo de alquiler es $26,000. La cifra menor es la designada de $24,000, así que $24,000 están libres de impuestos para el impuesto sobre la renta. Si los costos reales fueran solo $20,000, $20,000 estarían libres de impuestos y $4,000 serían gravables. La casilla 1 del W-2 muestra $36,000, y la iglesia puede mostrar los $24,000 en la casilla 14a. El impuesto por trabajo independiente se sigue calculando sobre los $60,000 completos, menos los gastos del ministerio.

El año de donaciones de un miembro

Un miembro da doce donaciones de $100 en sobres numerados y con cheque, $1,200 en total. Cada donación está por debajo del límite de una sola donación, pero el donante aun así necesita un registro de cada una. La constancia de fin de año de la iglesia enumera cada fecha y monto, el total, y dice que no se entregaron bienes ni servicios a cambio, o solo beneficios religiosos intangibles. Una donación de $500 en el mismo año necesitaría una constancia; la misma constancia puede incluirla.

Alquiler del salón a una guardería

La iglesia alquila su salón a una guardería por $1,500 al mes, $18,000 al año. El salón no tiene hipoteca, el alquiler es fijo y la iglesia solo proporciona el espacio. Es un alquiler de bienes inmuebles, por lo general excluido, y la contabilidad lo registra como ingreso por alquiler, no como donación. Si el salón tuviera una hipoteca, parte del alquiler podría ser ingreso financiado con deuda, y la iglesia revisa el umbral del Form 990-T.

¿Su caso es distinto?

• Las actas no muestran una designación de vivienda: la exclusión cubre solo los pagos hechos después de una designación oficial, así que los pagos anteriores pueden ser gravables en la declaración del pastor. Esa declaración es un asunto de impuestos de personas físicas; los registros de pagos y las actas de la iglesia son un asunto de contabilidad.
• Nunca se procesó la nómina, no se pagó la retención o se omitieron los W-2 o 1099: vea formularios tardíos para contratistas y empleados y atrasos en los impuestos de nómina; la ayuda con la contabilidad reconstruye los registros de pagos.
• Nunca se enviaron las constancias de donaciones: envíelas antes de que los donantes presenten su declaración. La ayuda con la contabilidad prepara el registro de donaciones y el control de fondos de donde salen.
• La contabilidad está en una caja de zapatos o atrasada, o el dinero de la iglesia pasó por una cuenta personal: vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada, cómo corregir fondos mezclados o la ayuda con la contabilidad.
• El pastor no tiene número de Seguro Social, no es ciudadano ni residente de EE. UU. o sirve con una visa de trabajador religioso: las reglas de pago de esta página pueden no aplicarse. La declaración del propio pastor es un asunto de impuestos de personas físicas; preparar la nómina de la iglesia es contabilidad.
• El grupo no es una iglesia, o las donaciones tienen restricciones del donante: vea fondos restringidos de organizaciones sin fines de lucro y la declaración informativa del IRS.
• El salón tiene una hipoteca, o la iglesia organiza eventos o vende anuncios: este ingreso puede ser gravable y puede requerir un Form 990-T. Primero hay que registrarlo aparte de las donaciones (ayuda con la contabilidad).
• Una empresa da donaciones a la iglesia: vea donaciones benéficas desde el negocio.
• Se acerca el cierre del año: use la lista de verificación del cierre del año.