Buchhaltung der Kirche: Wohnkostenzuschuss, Spendenbescheinigung

Welche Buchhaltung braucht eine kleine Kirche, und reicht sie Form 990 ein?

Eine Kirche muss Bücher und Unterlagen führen, reicht aber weder Form 990, Form 990-EZ noch Form 990-N ein und muss die Anerkennung der Steuerbefreiung nicht beantragen. Der IRS verlangt von jeder steuerbefreiten Organisation, ob anerkannt oder nicht, Unterlagen zu führen, die ihre Befreiung in einer Prüfung stützen und ihr erlauben, jede verlangte Erklärung einzureichen. Er schreibt kein Format vor; ein Papierbuch, eine Tabelle oder Online-Buchhaltung sind alle geeignet, wenn die Unterlagen vollständig sind. Dazu gehören in der Regel Gründungsdokumente und Satzung, Protokolle, Unterlagen zum Grundbesitz, das Hauptbuch, Einnahmen- und Ausgabenjournale, Lohnunterlagen, Bankunterlagen und Rechnungen (Publication 1828).

Der IRS darf eine Steuerprüfung bei einer Kirche nur innerhalb gesetzlicher Grenzen einleiten (IRS). Sie heben die Pflicht nicht auf, Unterlagen zu führen, Lohnformulare einzureichen und Lohnsteuern zu zahlen, und mit den Büchern beantwortet die Kirche eine Anfrage.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn die Protokolle keinen Beschluss zum Wohnkostenzuschuss zeigen, nie eine Lohnabrechnung lief, nie Spendenbescheinigungen verschickt wurden, die Gruppe eine Schule, Mission oder eigene Einrichtung statt einer Kirche ist oder die Unterlagen des IRS sie als andere Art von Organisation führen, die eine Jahreserklärung einreichen muss. Halten Sie zuerst bereit:

• Gründungsurkunde, Satzung und Protokolle, einschließlich jedes Beschlusses zu Vergütung und Wohnkosten.
• Das EIN-Bestätigungsschreiben und jedes Schreiben des IRS oder Unterlagen zur Gruppenbefreiung der Konfession.
• Kontoauszüge, Einzahlungsbelege und Kollektenzählungen.
• Das Hauptbuch und die Unterlagen zum Grundbesitz.
• Gehaltsunterlagen, W-2 und Form 941.

Was erfasst der Kassenwart einer Kirche für jede Spende, und welchen Nachweis braucht ein Spender?

Erfassen Sie jede Spende, jeden Zehnten und jede Kollekte, wenn sie gezählt wird: Datum, Spender (oder „anonyme Kollekte“), voller Betrag, bar, Scheck, Karte oder online, den Fonds, dem sie gehört, und alles, was der Spender zurückerhalten hat. Lassen Sie jede Kollekte von zwei nicht verwandten Personen zählen und das Zählblatt unterschreiben. Spenden per Karte und online erreichen die Bank gebündelt und nach Abzug von Gebühren: Erfassen Sie die volle Spende, buchen Sie die Gebühr als Aufwand und prüfen Sie, dass das Spendenprotokoll abzüglich der Gebühren der Einzahlung entspricht (Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern).

Der Nachweis eines Spenders hängt von Höhe und Art der Spende ab (Publication 1771).

Wöchentliche Kollekten werden nicht zusammengerechnet: Jede Spende wird für sich an der Grenze von $250 gemessen. Bargeld in der Kollekte hinterlässt dem Spender keinen Bankbeleg; mit einer schriftlichen Bescheinigung der Kirche weist dieser Spender die Spende nach. Eine Kirche kann eine Spende nicht bestätigen, die sie keinem Spender zuordnen kann; nummerierte Umschläge oder Online-Spenden sind deshalb wichtig. Eine Kirche, die eine Bestätigung auslässt, muss keine Strafe fürchten, aber der Spender kann eine Spende von $250 oder mehr ohne sie nicht abziehen. Für Spenden des Jahres 2026 kann ein Spender, der den Standardabzug nutzt, trotzdem bis zu $1.000 ($2.000 bei gemeinsamer Veranlagung) an Barspenden abziehen, sodass sich mehr Mitglieder auf die Bescheinigung stützen werden (IRS).

Eine Spende, die der Spender an eine namentlich genannte Person lenkt, etwa den Pastor, ist nicht abzugsfähig und gehört nicht in eine Spendenbescheinigung (Publication 526). Geld, das die Kirche an den Pastor weiterreicht, ist Vergütung.

Wann muss eine Spendenbescheinigung hinausgehen, und was muss darin stehen?

Eine Spendenbescheinigung (auch Contribution Statement genannt) sollte bis zum 31. Januar nach dem Jahr der Spenden hinausgehen; dann verschicken Organisationen sie üblicherweise. Rechtlich muss der Spender sie bis zum früheren der beiden Zeitpunkte haben: dem Tag, an dem er die Erklärung einreicht, oder dem Fälligkeitstermin der Erklärung, einschließlich Fristverlängerungen (Publication 1771).

Eine Bescheinigung muss enthalten:

1. Den Namen der Kirche.
2. Den Betrag jeder Barspende oder eine Beschreibung (nicht den Wert) gespendeten Vermögens. Nennen Sie das Datum jeder Spende: Der Beleg eines Spenders über eine Barspende muss Name der Organisation, Datum und Betrag zeigen.
3. Eine von drei Aussagen: Es wurden keine Waren oder Leistungen als Gegenleistung gegeben; es wurden nur immaterielle religiöse Leistungen gegeben; oder eine Beschreibung und der Wert nach bestem Wissen von allem anderen, was gegeben wurde.

Eine jährliche Bescheinigung kann viele Spenden umfassen. Sie kann auf Papier oder per E-Mail erfolgen, braucht keine SSN des Spenders und hat kein IRS-Formular. Große Sachspenden verlangen mehr: Der Spender fügt Form 8283 bei, die die Kirche unterschreibt, und eine Kirche, die solches Vermögen innerhalb von 3 Jahren verkauft oder anderweitig abgibt, reicht in der Regel innerhalb von 125 Tagen Form 8282 ein und gibt dem Spender eine Kopie (IRS). Beispielformulierung: „Vielen Dank für Ihre Spenden an [Name der Kirche], die unten aufgeführt sind. Wir haben Ihnen keine Waren oder Leistungen als Gegenleistung gegeben, außer immateriellen religiösen Leistungen.“

Immaterielle religiöse Leistungen sind Leistungen einer Organisation, die ausschließlich für religiöse Zwecke gegründet wurde und die außerhalb des Spendenzusammenhangs üblicherweise nicht verkauft werden, etwa der Zutritt zu einem Gottesdienst oder eine kleine Menge Wein für eine Zeremonie. Eine Ausbildung bis zu einem anerkannten Abschluss, Reiseleistungen und Konsumgüter gehören nicht dazu. Schulgeld, auch schulgeldähnliche Gebühren für eine Kirchenschule oder Kita (Publication 526), und Saalmiete sind Zahlungen für Leistungen, keine Spenden, und stehen nicht in der Bescheinigung.

Zahlt ein Spender mehr als $75 und erhält etwas zurück, etwa eine Eintrittskarte zu einem Essen, muss die Kirche dem Spender schriftlich mitteilen, dass der abzugsfähige Teil die Zahlung abzüglich des Werts des Erhaltenen ist, mit einem Wert nach bestem Wissen. Die Mitteilung muss mit der Bitte oder der Quittung erfolgen, dort, wo der Spender sie bemerkt. Ausnahmen sind Gegenstände von unerheblichem Wert und immaterielle religiöse Leistungen. Der Strafzuschlag beträgt $10 pro Spende, höchstens $5.000 pro Spendenveranstaltung oder Spendenaufruf per Post, es sei denn, die Kirche weist einen triftigen Grund (Reasonable Cause) nach.

Wie funktioniert der Wohnkostenzuschuss eines Pastors: Wer legt ihn fest, wann und in welcher Form?

Ein Geistlicher (Minister) kann einen Wohnkostenzuschuss (Housing Allowance) nur dann von der Einkommensteuer ausnehmen, wenn die Kirche vor der Zahlung offiziell einen festen Betrag festlegt. Ohne Festlegung ist die gesamte Vergütung des Pastors steuerpflichtig (Publication 517).

• Wer: Die Kirche, die den Pastor beschäftigt. Ein Beschluss einer Konfession legt für einen Pastor, den eine örtliche Gemeinde bezahlt, nichts fest; für einen Geistlichen, den die Konfession direkt beschäftigt, kann er das.
• Form: Protokolle, ein Arbeitsvertrag, ein Haushaltsplan oder eine andere offizielle Maßnahme. Mündliche Absprachen genügen nicht. Aus den Unterlagen muss sich eine Zahlung als Wohnkostenzuschuss statt Gehalt erkennen lassen.
• Wann: Vor der Zahlung, als fester Betrag. Er kann nicht nachträglich festgelegt werden. Publication 517 sagt nicht, ob ein Beschluss in spätere Jahre fortwirkt; ein Beschluss jedes Jahr vor Jahresbeginn ist deshalb der vorsichtige Weg.
• Änderung: Die Kirche kann für spätere Zahlungen einen neuen Betrag beschließen, nicht für bereits gezahlte Beträge.
• Beispielformulierung: „Die Kirche legt [fester Betrag] der Vergütung des Pastors ab [Datum] als Wohnkostenzuschuss fest.“

Nur Geistliche kommen infrage: ordiniert, beauftragt oder zugelassen. Bewahren Sie die Ordination, Beauftragung oder Zulassung des Pastors zusammen mit den Protokollen auf. Ein Musikdirektor oder Büroleiter, der nicht befugt ist, im Wesentlichen alle religiösen Aufgaben eines ordinierten Geistlichen auszuüben, kann ihn nicht nutzen. Stellt die Kirche stattdessen ein Pfarrhaus (Parsonage), ist der angemessene Mietwert samt Nebenkosten ausgenommen, bis zur Höhe einer angemessenen Vergütung.

Welcher Teil des Zuschusses ist steuerfrei, und mindert er die Selbstständigensteuer?

Bei der Einkommensteuer ist der steuerfreie Teil der kleinste von drei Beträgen und nie mehr als eine angemessene Vergütung für die Leistungen des Pastors. Er mindert die Selbstständigensteuer nicht. Für einen Pastor mit eigenem Haus sind die drei (Publication 517):

Ein Mieter unterliegt denselben Grenzen, mit der Miete als tatsächlichen Kosten. Der Pastor rechnet einen Überschuss zu den Einkünften und kennzeichnet ihn in Form 1040 als „Excess allowance“. Die Kirche prüft diese Grenzen nicht, der Pastor tut es; er braucht also Kostenbelege und eine Schätzung des angemessenen Mietwerts.

Das ist die Bundesregel; die Einkommensteuer des Bundesstaates auf den Zuschuss ist von Bundesstaat zu Bundesstaat verschieden.

Der festgelegte Zuschuss und der angemessene Mietwert eines von der Kirche gestellten Pfarrhauses (mit den Nebenkosten, die sie zahlt) zählen voll zum Verdienst aus dem Amt. Die Selbstständigensteuer beträgt 15,3 % (der Teil für Social Security endet an einer jährlichen Verdienstgrenze) und wird auf 92,35 % dieses Verdienstes nach Abzug der Amtskosten berechnet. Ein Geistlicher, der aus religiösen statt wirtschaftlichen Gründen aus Gewissensgründen gegen die staatliche Sozialversicherung ist, kann auf Form 4361 (Antrag auf Befreiung von der Selbstständigensteuer für Geistliche) eine Befreiung beantragen. Der Geistliche reicht sie ein und muss der ordinierenden, beauftragenden oder zulassenden Stelle seine Ablehnung mitgeteilt haben. Nach der Genehmigung ist sie unwiderruflich. Die Frist ist der Fälligkeitstermin der Erklärung, mit Fristverlängerungen, für das zweite Jahr, in dem der Geistliche mindestens $400 Nettoverdienst aus selbstständiger Tätigkeit hat, teils aus dem Amt.

Wie buche ich den Zuschuss und die Vergütung des Pastors in den Büchern der Kirche?

Erfassen Sie das Bargehalt und den festgelegten Zuschuss in getrennten Zeilen und zahlen Sie den Zuschuss als erkennbaren Betrag. Das entspricht der Festlegung, aus der sich eine Zahlung vom Gehalt unterscheiden lassen muss.

Auf Form W-2 zeigt Feld 1 die steuerpflichtige Vergütung ohne den festgelegten Wohnkostenzuschuss. Die Kirche darf den Zuschuss, einen Nebenkostenzuschuss oder den Mietwert des Pfarrhauses in Feld 14a angeben (Publication 15-A). Bewahren Sie die Protokolle bei den Gehaltsunterlagen auf.

Ist der Pastor Arbeitnehmer oder selbstständig, und was reicht die Kirche ein?

Ein Pastor, der ein Gehalt erhält und von der Kirche angeleitet wird, ist bei der Einkommensteuer in der Regel Arbeitnehmer nach allgemeinem Recht (Common-Law Employee), bei Social Security und Medicare aber selbstständig (Publication 517). Der Kontrolltest des allgemeinen Rechts entscheidet darüber; mit Form SS-8 bittet man den IRS um die Entscheidung.

In beiden Fällen behält die Kirche keine Social-Security- oder Medicare-Steuer ein und zahlt keinen Arbeitgeberanteil auf die Vergütung aus dem Amt (Publication 15-A). Bei einem angestellten Pastor kann eine freiwillige Vereinbarung auch die Selbstständigensteuer abdecken. Ohne eine solche leistet der Pastor in der Regel vierteljährliche Vorauszahlungen; siehe vierteljährliche Vorauszahlungen. Honorare, die ein Mitglied dem Pastor persönlich für Hochzeiten, Taufen oder Beerdigungen zahlt, sind eigene Einkünfte des Pastors und zählen für die Selbstständigensteuer. Eine Kollekte für die Kirche ist kein Einkommen des Pastors (Publication 517).

Wird ein Arbeitnehmer als Auftragnehmer behandelt, entsteht ein Risiko bei den Lohnsteuern; siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.

Was gilt für anderes Personal: Social Security, vierteljährliche Erklärungen und Auslagenersatz?

Mitarbeiter, die keine Geistlichen sind, sind in der Regel Arbeitnehmer, es sei denn, die Fakten sprechen für einen Auftragnehmer (siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten): Die Kirche behält Einkommensteuer und meist auch Social-Security- und Medicare-Steuer ein. Jede Seite zahlt 6,2 % für Social Security und 1,45 % für Medicare. Die Kirche reicht W-2 ein und jedes Quartal Form 941; Fälligkeit: der letzte Tag des ersten Monats nach jedem Quartal (Anleitung zu Form 941), es sei denn, der IRS hat ihr mitgeteilt, einmal im Jahr Form 944 einzureichen. Zur Einrichtung siehe Lohnabrechnung einrichten. Ein Kassenwart, Treuhänder oder eine andere Person mit Verfügungsgewalt über das Geld der Kirche, die vorsätzlich einbehaltene Einkommensteuer und Arbeitnehmeranteile an Social Security und Medicare nicht einzieht oder nicht abführt, kann persönlich für den unbezahlten Betrag haften (IRS); siehe die Trust Fund Recovery Penalty.

• Wahl der Kirche: Eine Kirche, die diese Steuern aus religiösen Gründen ablehnt, kann sich mit Form 8274 befreien lassen, eingereicht vor Fälligkeit ihrer ersten vierteljährlichen Erklärung. Ihr Personal zahlt dann in der Regel die Selbstständigensteuer selbst, und der Einbehalt der Einkommensteuer geht weiter (Publication 15-A).
• Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung: Organisationen nach Abschnitt 501(c)(3) sind in der Regel befreit (Anleitung zu Form 940). Die Regeln der Bundesstaaten zur Arbeitslosenversicherung sind davon getrennt.
• Auslagenersatz: Bei einem Accountable Plan (Abrechnungsverfahren mit Nachweis) sind Ausgaben mit betrieblichem Zweck, Belege oder Aufzeichnungen innerhalb angemessener Zeit und zurückgegebene Überschüsse kein Lohn. Eine Pauschale ohne Belege ist Lohn auf der W-2 (Publication 1828).

Wann schuldet eine Kirche Steuer auf Miete oder andere nicht zweckgebundene Einkünfte?

Eine Kirche schuldet Steuer auf die Nettoeinkünfte aus einem Gewerbe, das regelmäßig betrieben wird und mit ihrem religiösen Zweck nicht wesentlich zusammenhängt, auch wenn das Geld die Gemeindearbeit finanziert (Publication 1828). Beispiele sind Werbung in einem Gemeindebrief oder auf einer Website, Tombolas und öffentliche Parkgebühren. Ausgenommen sind Tätigkeiten, die fast vollständig von Ehrenamtlichen, zum Nutzen der Mitglieder oder mit überwiegend gespendeten Waren betrieben werden.

Miete aus Grundbesitz, etwa für einen Saal, ist in der Regel ausgenommen, mit Ausnahmen (Publication 598):

• Auf dem Saal liegt eine Hypothek, die einen Teil der Miete zu fremdfinanzierten Einkünften machen kann (Einkünfte aus Vermögen, das mit geliehenem Geld erworben wurde).
• Neben der Fläche werden dem Nutzer persönliche Dienstleistungen erbracht, wie in einem Hotel oder einer Pension.
• Die Miete hängt von Einkünften oder Gewinnen aus dem Grundstück ab (ein fester Anteil der Bruttoeinnahmen ist zulässig).
• Die Miete für Einrichtung oder Ausstattung beträgt mehr als 10 % der Gesamtmiete, wodurch ein Teil der Miete oder die gesamte Miete steuerpflichtig werden kann.

Eine Kirche mit $1.000 oder mehr an Bruttoeinkünften aus nicht zweckgebundener Geschäftstätigkeit im Jahr reicht Form 990-T bis zum 15. Tag des 5. Monats nach dem Jahresende ein und muss sie elektronisch einreichen (Anleitung zu Form 990-T). Beträgt ihre erwartete Steuer auf nicht zweckgebundene Geschäftseinkünfte $500 oder mehr, sind Vorauszahlungen in der Regel am 15. Tag des 4., 6., 9. und 12. Monats des Steuerjahres fällig (Publication 598). Buchen Sie Miete und nicht zweckgebundene Einkünfte auf eigene Ertragskonten, nicht als Spenden.

Wie lange sollte eine Kirche ihre Unterlagen aufbewahren?

Der Ratgeber des IRS für Kirchen empfiehlt, Einnahmen- und Ausgabenunterlagen mindestens vier Jahre nach Einreichung der zugehörigen Erklärung aufzubewahren. Bewahren Sie Unterlagen zu den Lohnsteuern mindestens vier Jahre auf, nachdem die Steuer fällig wurde oder gezahlt ist, je nachdem, was später eintritt (Publication 583). Der Ratgeber des IRS für Kirchen nennt keinen Zeitraum für Gründungsdokumente und Protokolle; da die Festlegung der Wohnkosten in den Protokollen steht, bewahren Sie sie auf, solange die Kirche besteht (Publication 1828). Siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Beschluss zum Wohnkostenzuschuss

Im Dezember beschließt die Kirche, $24.000 des Gesamtpakets von $60.000 des Pastors als Wohnkostenzuschuss für das kommende Jahr festzulegen. Die Protokolle zeigen Betrag und Datum. Der Pastor besitzt das Haus: Die tatsächlichen Kosten des Jahres betragen $30.000, der angemessene Mietwert $26.000. Der kleinste Betrag sind die festgelegten $24.000; also sind $24.000 bei der Einkommensteuer steuerfrei. Lägen die tatsächlichen Kosten nur bei $20.000, wären $20.000 steuerfrei und $4.000 steuerpflichtig. Feld 1 der W-2 zeigt $36.000, und die Kirche darf die $24.000 in Feld 14a angeben. Die Selbstständigensteuer wird weiterhin auf die vollen $60.000 berechnet, abzüglich der Amtskosten.

Das Spendenjahr eines Mitglieds

Ein Mitglied gibt zwölf Spenden zu je $100 in nummerierten Umschlägen und per Scheck, insgesamt $1.200. Jede Spende liegt unter der Grenze für Einzelspenden, doch der Spender braucht trotzdem einen Nachweis für jede. Die Jahresbescheinigung der Kirche nennt jedes Datum und jeden Betrag, die Summe und besagt, dass keine Waren oder Leistungen oder nur immaterielle religiöse Leistungen als Gegenleistung gegeben wurden. Eine Spende von $500 im selben Jahr würde eine Bestätigung brauchen; dieselbe Bescheinigung kann sie enthalten.

Den Saal an eine Kita vermieten

Die Kirche vermietet ihren Saal für $1.500 im Monat, $18.000 im Jahr, an eine Kita. Auf dem Saal liegt keine Hypothek, die Miete ist fest, und die Kirche stellt nur die Räume. Das ist Miete aus Grundbesitz, in der Regel ausgenommen, und die Bücher erfassen sie als Mieteinkünfte, nicht als Spenden. Läge eine Hypothek auf dem Saal, könnte ein Teil der Miete fremdfinanzierte Einkünfte sein, und die Kirche prüft den Schwellenwert für Form 990-T.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Protokolle zeigen keine Festlegung der Wohnkosten: Die Befreiung gilt nur für Zahlungen nach einer offiziellen Festlegung; frühere Vergütung kann in der Erklärung des Pastors steuerpflichtig sein. Diese Erklärung ist eine Frage der Einkommensteuer für Privatpersonen; die Gehaltsunterlagen und Protokolle der Kirche sind eine Frage der Buchhaltung.
• Die Lohnabrechnung lief nie, Einbehalte wurden nicht abgeführt, oder W-2 oder 1099 fehlen: siehe verspätete Steuerformulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer und Rückstand bei Lohnsteuern; Hilfe bei der Buchhaltung baut die Gehaltsunterlagen neu auf.
• Spendenbescheinigungen wurden nie verschickt: Schicken Sie sie, bevor Spender ihre Erklärungen einreichen. Hilfe bei der Buchhaltung richtet das Spendenprotokoll und die Fondsverfolgung ein, aus denen sie entstehen.
• Die Bücher sind ein Schuhkarton oder im Rückstand, oder Geld der Kirche lief über ein Privatkonto: siehe überfällige Buchhaltung aufholen, vermischte Gelder bereinigen oder Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der Pastor hat keine SSN, ist kein US-Staatsbürger oder Ansässiger oder arbeitet mit einem Visum für religiöse Mitarbeiter: Die Vergütungsregeln dieser Seite passen möglicherweise nicht. Die eigene Erklärung des Pastors ist eine Frage der Einkommensteuer für Privatpersonen; die Einrichtung der Lohnabrechnung der Kirche gehört zur Buchhaltung.
• Die Gruppe ist keine Kirche, oder Spenden sind an Auflagen der Spender gebunden: siehe zweckgebundene Mittel gemeinnütziger Organisationen und die Informationserklärung beim IRS.
• Der Saal hat eine Hypothek, oder die Kirche veranstaltet Events oder verkauft Werbung: Diese Einkünfte können steuerpflichtig sein und eine Form 990-T erfordern. Sie müssen zuerst getrennt von Spenden gebucht werden (Hilfe bei der Buchhaltung).
• Ein Unternehmen spendet an die Kirche: siehe Spenden vom Geschäftskonto.
• Das Jahresende naht: nutzen Sie die Checkliste für den Jahresabschluss.