הנהלת חשבונות לכנסייה: תוספת דיור לכומר ורישומי תרומות

אילו ספרים צריכה כנסייה קטנה, והאם היא מגישה טופס 990?

כנסייה חייבת לנהל ספרים ורישומים, אבל היא אינה מגישה טופס 990, ⁦990-EZ⁩ או ⁦990-N⁩ ואינה חייבת לבקש הכרה בפטור ממס. IRS מחייב כל ארגון פטור, מוכר או לא, לשמור רישומים שתומכים בפטור שלו בביקורת ומאפשרים לו להגיש כל דוח נדרש. הוא אינו קובע פורמט, ולכן פנקס נייר, גיליון אלקטרוני או הנהלת חשבונות מקוונת מתאימים כולם אם הרישומים שלמים. הם כוללים בדרך כלל מסמכי התאגדות וחוקי עזר, פרוטוקולים, רישומי נכסים, ספר ראשי, יומני תקבולים ותשלומים, רישומי שכר, רישומי בנק וחשבוניות (פרסום 1828).

IRS רשאי להתחיל בירור מס בכנסייה רק במגבלות שקבע החוק (IRS). המגבלות אינן מבטלות את החובה לשמור רישומים, להגיש טפסי שכר ולשלם מסי העסקה, והספרים הם מה שהכנסייה משתמשת בו כדי להשיב לבירור.

המקרה אינו פשוט אם הפרוטוקולים לא מראים הצבעה על תוספת דיור, מעולם לא הופעלה הנהלת שכר, אישורי תרומות מעולם לא נשלחו, הקבוצה היא בית ספר, שליחות או שירות נפרד ולא כנסייה, או ש-⁠IRS רושם אותה כסוג אחר של ארגון שחייב להגיש דוח שנתי. אספו קודם:

• מסמכי התאגדות, חוקי עזר ופרוטוקולים, כולל כל הצבעה על שכר ועל דיור.
• הודעת ה-⁠EIN, וכל מכתב מ-⁠IRS או מסמכי פטור קבוצתי של הזרם הדתי.
• דפי חשבון בנק, תלושי הפקדה וספירות התרומות.
• הספר הראשי ורישומי הנכסים.
• רישומי שכר, טפסי ⁦W-2⁩ וטפסי 941.

מה גזבר הכנסייה רושם לכל תרומה, ואיזו הוכחה תורם צריך?

רושמים כל תרומה, מעשר ונדבה כשהם נספרים: תאריך, תורם (או “נדבה אנונימית בצלחת”), הסכום המלא, מזומן, שיק, כרטיס או מקוון, היעד שאליו התרומה שייכת, וכל דבר שהתורם קיבל בחזרה. מומלץ ששני אנשים שאינם קרובים זה לזה יספרו כל נדבה ויחתמו על דף הספירה. תרומות בכרטיס ומקוונות מגיעות לבנק בקבוצות, בניכוי עמלות: רשמו את התרומה במלואה, רשמו את העמלה כהוצאה, ובדקו שיומן התרומות פחות עמלות שווה להפקדה (העברות ממעבד תשלומים).

ההוכחה של התורם תלויה בגודל התרומה ובסוגה (פרסום 1771).

נדבות שבועיות אינן מצטרפות זו לזו: כל תרומה נבחנת לבדה מול הקו של ⁦$250⁩. מזומן בצלחת אינו משאיר לתורם רישום בנק, ולכן הצהרה כתובה מהכנסייה היא הדרך של התורם להוכיח את התרומה. כנסייה אינה יכולה לאשר תרומה שאינה יכולה לקשור לתורם, ולכן מעטפות ממוספרות או תרומות מקוונות חשובות. כנסייה שמדלגת על אישור אינה נקנסת, אבל התורם אינו יכול לנכות תרומה של ⁦$250⁩ ומעלה בלעדיו. לתרומות של 2026, תורם שמשתמש בניכוי הסטנדרטי עדיין יכול לנכות עד ⁦$1,000⁩ (⁦$2,000⁩ בדוח משותף) מתרומות במזומן, ולכן יותר חברים יסתמכו על האישור (IRS).

תרומה שהתורם מכוון לאדם בשמו, כמו הכומר, אינה ניתנת לניכוי ואינה שייכת לאישור תרומות (פרסום 526). כסף שהכנסייה מעבירה לכומר הוא שכר.

מתי חייב אישור תרומות לצאת, ומה צריך להופיע בו?

אישור תרומות (נקרא גם אישור תרומה) צריך לצאת עד 31 בינואר אחרי שנת התרומות, שזה המועד שבו ארגוני צדקה שולחים אותם בדרך כלל. המבחן המשפטי הוא שהתורם חייב לקבל אותו עד המוקדם מבין היום שבו הוא מגיש את הדוח ומועד ההגשה של הדוח, כולל הארכות (פרסום 1771).

האישור חייב לכלול:

1. את שם הכנסייה.
2. את סכום כל תרומה במזומן, או תיאור (לא שווי) של נכס שנתרם. כללו את תאריך כל תרומה: רישום התורם של תרומה במזומן חייב להראות את שם ארגון הצדקה, את התאריך ואת הסכום.
3. אחת משלוש הצהרות: לא ניתנו טובין או שירותים בתמורה; ניתנו רק הטבות דתיות בלתי מוחשיות; או תיאור וערך בתום לב של כל דבר אחר שניתן.

אישור שנתי אחד יכול לכסות תרומות רבות. הוא יכול להיות על נייר או במייל, אינו דורש מספר ביטוח לאומי אמריקאי של התורם ואין לו טופס של IRS. תרומות נכסים גדולות דורשות יותר: התורם מצרף טופס 8283, שהכנסייה חותמת עליו, וכנסייה שמוכרת או מסלקת נכס כזה בתוך 3 שנים מגישה בדרך כלל טופס 8282 בתוך 125 ימים ונותנת לתורם עותק (IRS). נוסח לדוגמה: “תודה על תרומותיכם ל-[שם הכנסייה], המפורטות להלן. לא נתנו לכם טובין או שירותים בתמורה, מלבד הטבות דתיות בלתי מוחשיות.”

הטבות דתיות בלתי מוחשיות הן הטבות מארגון שהוקם אך ורק למטרות דתיות ושאינן נמכרות בדרך כלל מחוץ להקשר של תרומה, כמו כניסה לתפילה או כמות קטנה של יין לטקס. השכלה שמובילה לתואר מוכר, שירותי נסיעות ומוצרי צריכה אינם כאלה. שכר לימוד, כולל דמי לימוד דומים לבית ספר או לגן של כנסייה (פרסום 526), ושכירות אולם הם תשלום עבור שירותים ולא תרומה, ונשארים מחוץ לאישור.

כשתורם משלם יותר מ-⁠⁦$75⁩ וקיבל משהו בחזרה, כמו כרטיס לארוחת ערב, הכנסייה חייבת להודיע לתורם בכתב שהחלק הניתן לניכוי הוא התשלום פחות שווי מה שהתקבל, עם ערך בתום לב. יש למסור זאת עם הבקשה או עם הקבלה, במקום שהתורם ישים לב אליו. פריטים בעלי ערך זניח והטבות דתיות בלתי מוחשיות הם חריגים. הקנס הוא ⁦$10⁩ לכל תרומה, עד ⁦$5,000⁩ לכל אירוע גיוס כספים או משלוח דואר, אלא אם הכנסייה מראה סיבה סבירה.

איך עובדת תוספת הדיור של כומר: מי קובע אותה, מתי ובאיזו צורה?

איש דת מוסמך (minister) יכול להוציא תוספת דיור מהכנסה חייבת במס הכנסה רק אם הכנסייה קבעה רשמית סכום מוגדר לפני התשלום. בלי קביעה, כל השכר של הכומר חייב במס (פרסום 517).

• מי: הכנסייה שמעסיקה את הכומר. החלטה של זרם דתי אינה קובעת לכומר שמשלמת לו קהילה מקומית; היא יכולה לקבוע לאיש דת שהזרם מעסיק ישירות.
• צורה: פרוטוקולים, חוזה העסקה, תקציב או פעולה רשמית אחרת. שיחה לא רשמית אינה מספיקה. הרישום חייב לאפשר לזהות תשלום כדיור ולא כמשכורת.
• מתי: לפני התשלום, כסכום קבוע. אי אפשר לקבוע אותו בדיעבד. פרסום 517 אינו אומר אם הצבעה חלה גם על שנים מאוחרות, ולכן הצבעה בכל שנה לפני תחילתה היא הדרך הזהירה.
• שינוי: הכנסייה יכולה להצביע על סכום חדש לתשלומים עתידיים, לא לסכומים ששולמו כבר.
• נוסח לדוגמה: “הכנסייה קובעת [סכום מוגדר] משכר הכומר, החל מ-[תאריך], כתוספת דיור.”

רק אנשי דת מוסמכים: מוסמכים, ממונים או בעלי רישיון. שמרו את רישום ההסמכה, המינוי או הרישיון של הכומר עם הפרוטוקולים. מנהל מוזיקה או מנהל משרד שאינו מורשה לבצע כמעט את כל התפקידים הדתיים של איש דת מוסמך אינו יכול להשתמש בה. אם הכנסייה מספקת במקום זאת בית כומר, שווי השכירות ההוגן שלו, כולל חשבונות שירותים, מוחרג, עד גובה שכר סביר.

כמה מתוספת הדיור פטור ממס, והאם היא מקטינה את מס העצמאים?

במס הכנסה, החלק הפטור ממס הוא הנמוך מבין שלושה סכומים, ואף פעם לא יותר משכר סביר עבור שירותי הכומר. הוא אינו מקטין את מס העצמאים. לכומר שבבעלותו בית, שלושת הסכומים הם (פרסום 517):

שוכר כפוף לאותן מגבלות, כששכר הדירה הוא העלות בפועל. הכומר מוסיף כל עודף להכנסה ומסמן אותו “Excess allowance” בטופס 1040. הכנסייה אינה בוחנת את המגבלות האלה; הכומר בוחן, ולכן הוא צריך רישומי עלויות והערכת שכירות הוגנת.

זהו הכלל הפדרלי; מס הכנסה מדינתי על התוספת משתנה ממדינה למדינה.

תוספת הדיור שנקבעה, ושווי השכירות ההוגן של בית כומר שהכנסייה מספקת (כולל חשבונות שירותים שהיא משלמת), נספרים במלואם ברווחי השירות הדתי. מס עצמאים הוא ⁦15.3%⁩ (חלק הביטוח הלאומי נעצר בתקרת הכנסה שנתית), ומחושב על ⁦92.35%⁩ מהרווחים האלה אחרי הוצאות השירות הדתי. איש דת שמתנגד מצפונית לביטוח ציבורי מסיבות דתיות, לא כלכליות, רשאי לבקש פטור בטופס 4361. איש הדת מגיש אותו, וחייב היה להודיע על ההתנגדות לגוף שהסמיך אותו, מינה אותו או נתן לו רישיון. אחרי שהאישור ניתן, הוא בלתי הפיך. המועד האחרון הוא מועד ההגשה של הדוח, כולל הארכות, לשנה השנייה שבה לאיש הדת יש לפחות ⁦$400⁩ של רווח נקי מעבודה עצמאית, חלקו מהשירות הדתי.

איך רושמים את התוספת ואת שכר הכומר בספרי הכנסייה?

רשמו את משכורת המזומן ואת התוספת שנקבעה בשורות נפרדות, ושלמו את התוספת כסכום שניתן לזיהוי. כך מתיישבים עם הקביעה, שחייבת לאפשר להבחין בין תשלום למשכורת.

בטופס ⁦W-2⁩, תיבה 1 מציגה שכר חייב במס בלי תוספת הדיור שנקבעה. הכנסייה רשאית לדווח על התוספת, על תוספת חשבונות שירותים או על שווי השכירות של בית הכומר בתיבה 14a (פרסום ⁦15-A⁩). שמרו את הפרוטוקולים עם רישומי השכר.

האם הכומר עובד או עצמאי, ומה הכנסייה מגישה?

כומר ששכרו משכורת ושהכנסייה מכווינה אותו הוא בדרך כלל עובד לפי המשפט המקובל לצורכי מס הכנסה, אך עצמאי לצורכי ביטוח לאומי ומדיקר (פרסום 517). מבחן השליטה לפי המשפט המקובל מכריע; טופס ⁦SS-8⁩ מבקש מ-⁠IRS להכריע.

בשני המקרים הכנסייה אינה מנכה מס ביטוח לאומי או מדיקר ואינה משלמת חלק מעסיק על שכר שירות דתי (פרסום ⁦15-A⁩). לכומר שהוא עובד, הסכם מרצון יכול לכלול גם מס עצמאים. בלעדיו הכומר משלם בדרך כלל מקדמות רבעוניות; ראו תשלומי מקדמות מס רבעוניים. תשלומים שחבר קהילה משלם לכומר אישית על חתונות, טבילות או הלוויות הם הכנסה של הכומר עצמו ונספרים למס עצמאים. נדבה שניתנה לכנסייה אינה הכנסה של הכומר (פרסום 517).

התייחסות לעובד כאל קבלן עצמאי יוצרת חשיפה במסי העסקה; ראו קבלנים שייתכן שהם עובדים.

ומה לגבי שאר העובדים: ביטוח לאומי, דוחות רבעוניים והחזרים?

עובדים שאינם אנשי דת הם בדרך כלל עובדים, אלא אם העובדות מראות קבלן עצמאי (ראו קבלנים שייתכן שהם עובדים): הכנסייה מנכה מס הכנסה ובמרבית המקרים מס ביטוח לאומי ומדיקר. כל צד משלם ⁦6.2%⁩ (ביטוח לאומי) ו-⁠⁦1.45%⁩ (מדיקר). הכנסייה מגישה טפסי ⁦W-2⁩ ומגישה טופס 941 בכל רבעון, שמועד הגשתו הוא היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון (הוראות טופס 941), אלא אם IRS הורה לה להגיש טופס 944 פעם בשנה. להקמה ראו הקמת שכר. גזבר, נאמן או אדם אחר בעל סמכות על כספי הכנסייה שמתעלם במזיד מגביית או מהעברת מס הכנסה שנוכה ומס ביטוח לאומי ומדיקר של עובד יכול להיות חייב את הסכום שלא שולם באופן אישי (IRS); ראו קנס שחזור כספי נאמנות.

• בחירה של כנסייה: כנסייה שמתנגדת למסים האלה מסיבות דתיות רשאית לבחור לצאת מהם בטופס 8274, שמוגש לפני שהדוח הרבעוני הראשון שלה אמור להיות מוגש. עובדיה משלמים אז בדרך כלל מס עצמאים בעצמם, וניכוי מס הכנסה במקור נמשך (פרסום ⁦15-A⁩).
• מס אבטלה פדרלי: ארגונים לפי סעיף ⁦501(c)(3)⁩ פטורים בדרך כלל (הוראות טופס 940). כללי אבטלה מדינתיים נפרדים.
• החזרי הוצאות: במסגרת תוכנית החזר הוצאות מסודרת (accountable plan), הוצאות עם מטרה עסקית, קבלות או רישומים בתוך זמן סביר והחזרת העודף אינם שכר. קצבה קבועה בלי קבלות היא שכר ב-⁠⁦W-2⁩ (פרסום 1828).

מתי כנסייה חייבת במס על שכירות או הכנסה אחרת שאינה קשורה?

כנסייה חייבת במס על ההכנסה נטו מעסק שמופעל באופן קבוע ואינו קשור במידה מהותית למטרתה הדתית, גם כשהכסף מממן את השירות הדתי (פרסום 1828). דוגמאות כוללות פרסום בעלון או באתר, הגרלות ודמי חניה לציבור. פעילויות שמנוהלות כמעט כולן בידי מתנדבים, לנוחות החברים, או שמוכרות בעיקר סחורה שנתרמה, מוחרגות.

שכירות ממקרקעין, כמו אולם, מוחרגת בדרך כלל, עם חריגים (פרסום 598):

• על האולם יש משכנתה, ולכן חלק מהשכירות עשוי להיות הכנסה ממומנת בחוב (הכנסה מנכס שנרכש בכסף שנלווה).
• ניתנים שירותים אישיים לדייר יחד עם המקום, כמו במלון או בפנסיון.
• שכר הדירה תלוי בהכנסה או ברווחים מהנכס (חלק קבוע מהתקבולים ברוטו מותר).
• שכר הדירה על ריהוט או ציוד עולה על ⁦10%⁩ מסך שכר הדירה, ולכן חלק משכר הדירה או כולו עשוי להיות חייב במס.

כנסייה שהכנסתה ברוטו מעסק לא קשור היא ⁦$1,000⁩ או יותר בשנה מגישה טופס ⁦990-T⁩ עד היום ה-⁠15 בחודש ה-⁠5 אחרי סוף השנה, וחייבת להגיש אותו באופן אלקטרוני (הוראות טופס ⁦990-T⁩). אם מס ההכנסה העסקית הלא קשורה הצפוי שלה הוא ⁦$500⁩ או יותר, מקדמות מועדן בדרך כלל ביום ה-⁠15 בחודשים ה-⁠4, ה-⁠6, ה-⁠9 וה-⁠12 של שנת המס (פרסום 598). רשמו שכירות והכנסה לא קשורה בחשבונות הכנסה משלהן, לא כתרומות.

כמה זמן כנסייה צריכה לשמור את הרישומים שלה?

מדריך הכנסיות של IRS ממליץ לשמור רישומי הכנסות והוצאות לפחות ארבע שנים אחרי הגשת הדוח שהם שייכים לו. שמרו רישומי מסי העסקה לפחות ארבע שנים אחרי שהמס נעשה חייב או שולם, המאוחר מביניהם (פרסום 583). מדריך הכנסיות של IRS אינו קובע תקופה למסמכי התאגדות ופרוטוקולים; מכיוון שקביעת הדיור נמצאת בפרוטוקולים, שמרו אותם כל עוד הכנסייה קיימת (פרסום 1828). ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד ובדולרים אמריקאיים.

הצבעה על תוספת דיור

בדצמבר הכנסייה מצביעה לקבוע ⁦$24,000⁩ מחבילת השכר של הכומר, שהיא ⁦$60,000⁩, כתוספת דיור לשנה הקרובה. הפרוטוקולים מציגים את הסכום ואת התאריך. הכומר הוא הבעלים של הבית: העלויות בפועל לשנה הן ⁦$30,000⁩, ושווי השכירות ההוגן הוא ⁦$26,000⁩. הנמוך מביניהם הוא ⁦$24,000⁩ שנקבעו, ולכן ⁦$24,000⁩ פטורים ממס הכנסה. אילו העלויות בפועל היו רק ⁦$20,000⁩, ⁦$20,000⁩ היו פטורים ו-⁠⁦$4,000⁩ חייבים במס. ב-⁠⁦W-2⁩ תיבה 1 מוצגים ⁦$36,000⁩, והכנסייה רשאית להציג את ⁦$24,000⁩ בתיבה 14a. מס עצמאים עדיין מחושב על ⁦$60,000⁩ המלאים, בניכוי הוצאות השירות הדתי.

שנת התרומות של חבר

חבר תורם שתים עשרה תרומות של ⁦$100⁩ במעטפות ממוספרות ובשיק, ⁦$1,200⁩ בסך הכול. כל תרומה נמוכה מקו התרומה הבודדת, אבל התורם עדיין צריך רישום של כל אחת. אישור סוף השנה של הכנסייה מפרט כל תאריך וסכום, את הסך הכול, ואומר שלא ניתנו טובין או שירותים בתמורה, או רק הטבות דתיות בלתי מוחשיות. תרומה של ⁦$500⁩ באותה שנה הייתה דורשת אישור; אותו אישור יכול לשאת אותה.

השכרת האולם לגן ילדים

הכנסייה משכירה את האולם שלה לגן ילדים תמורת ⁦$1,500⁩ בחודש, ⁦$18,000⁩ בשנה. אין משכנתה על האולם, שכר הדירה קבוע, והכנסייה מספקת רק את המקום. זו שכירות ממקרקעין, מוחרגת בדרך כלל, והספרים רושמים אותה כהכנסה משכירות, לא כתרומה. עם משכנתה על האולם, חלק משכר הדירה יכול להיות הכנסה ממומנת בחוב, והכנסייה בודקת את סף טופס ⁦990-T⁩.

שונה אצלכם?

• הפרוטוקולים לא מציגים קביעת דיור: הפטור חל רק על תשלומים אחרי קביעה רשמית, ולכן שכר קודם עשוי להיות חייב במס בדוח של הכומר. הדוח הזה הוא שאלה של מס ליחידים; רישומי השכר והפרוטוקולים של הכנסייה הם שאלה של הנהלת חשבונות.
• השכר מעולם לא הופעל, ניכויים לא שולמו, או שטפסי ⁦W-2⁩ או 1099 הוחמצו: ראו טפסי קבלנים ועובדים באיחור ופיגור במסי שכר; עזרה בהנהלת חשבונות משחזרת את רישומי השכר.
• אישורי תרומות מעולם לא נשלחו: שלחו אותם לפני שהתורמים מגישים. עזרה בהנהלת חשבונות מקימה את יומן התרומות ומעקב הקרנות שמהם הם נגזרים.
• הספרים בקופסת נעליים או מאחרים, או שכסף הכנסייה עבר בחשבון אישי: ראו השלמת ספרים באיחור, תיקון כספים מעורבבים או עזרה בהנהלת חשבונות.
• לכומר אין מספר ביטוח לאומי אמריקאי, הוא אינו אזרח או תושב ארה״ב, או שהוא משרת בוויזה לעובד דתי: ייתכן שכללי השכר בעמוד זה אינם מתאימים. הדוח של הכומר הוא שאלה של מס ליחידים; הקמת השכר של הכנסייה היא הנהלת חשבונות.
• הקבוצה אינה כנסייה, או שלתרומות יש הגבלות של תורמים: ראו קרנות מוגבלות של ארגון ללא כוונת רווח ודוח המידע של IRS.
• על האולם יש משכנתה, או שהכנסייה מקיימת אירועים או מוכרת מודעות: ההכנסה הזו עשויה להיות חייבת במס ועשויה לדרוש טופס ⁦990-T⁩. קודם צריך לרשום אותה בנפרד מהתרומות (עזרה בהנהלת חשבונות).
• עסק תורם לכנסייה: ראו תרומות לצדקה מחשבון העסק.
• סוף השנה מתקרב: השתמשו ברשימת הבדיקות לסגירת סוף השנה.