Tenue de livres d'une église : allocation de logement et dons

De quelle tenue de livres une petite église a-t-elle besoin, et produit-elle le formulaire 990?

Aux États-Unis, une église doit tenir des livres et des registres, mais elle ne produit ni le formulaire 990, ni le 990-EZ, ni le 990-N, et elle n'a pas à demander la reconnaissance de son exonération fiscale. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) exige de tout organisme exonéré, reconnu ou non, qu'il tienne des registres qui appuient son exonération en cas de vérification et qui lui permettent de produire toute déclaration exigée. Elle n'impose aucun format : un grand livre papier, un chiffrier ou une tenue de livres en ligne conviennent tous si les registres sont complets. Ils comprennent habituellement les documents constitutifs et les règlements administratifs, les procès-verbaux, les registres des biens, le grand livre général, les journaux des recettes et des déboursés, les registres de paie, les relevés bancaires et les factures (Publication 1828).

L'IRS ne peut ouvrir une enquête fiscale sur une église que dans les limites fixées par la loi (IRS). Ces limites n'éliminent pas l'obligation de tenir des registres, de produire les formulaires de paie et de verser l'impôt sur l'emploi, et les livres servent à l'église pour répondre à une enquête.

Un cas n'est pas simple si les procès-verbaux ne montrent aucun vote sur l'allocation de logement, si la paie n'a jamais été traitée, si les relevés de dons n'ont jamais été envoyés, si le groupe est une école, une mission ou un ministère distinct plutôt qu'une église, ou si les dossiers de l'IRS le classent dans un autre type d'organisme tenu de produire une déclaration annuelle. Rassemblez d'abord :

• Les statuts, les règlements administratifs et les procès-verbaux, y compris chaque vote sur la rémunération et le logement.
• L'avis d'EIN, et toute lettre de l'IRS ou tout document d'exemption de groupe de la confession religieuse.
• Les relevés bancaires, les bordereaux de dépôt et les décomptes des offrandes.
• Le grand livre général et les registres des biens.
• Les registres de paie, les formulaires W-2 et les formulaires 941.

Que doit inscrire le trésorier d'une église pour chaque don, et quelle preuve un donateur doit-il avoir?

Inscrivez chaque don, dîme et offrande au moment du décompte : la date, le donateur (ou « offrande anonyme de la quête »), le montant complet, la forme (argent comptant, chèque, carte ou en ligne), le fonds visé, et tout ce que le donateur a reçu en retour. Faites compter chaque offrande par deux personnes sans lien de parenté et faites-leur signer la feuille de décompte. Les dons par carte et en ligne arrivent à la banque par lots, déduction faite des frais : inscrivez le don en entier, inscrivez les frais comme une dépense, et vérifiez que le registre des dons moins les frais égale le dépôt (versements d'un processeur de paiement).

La preuve du donateur dépend de la taille et de la nature du don (Publication 1771).

Les offrandes hebdomadaires ne sont pas additionnées : chaque don est comparé seul à la limite de 250 $. L'argent comptant déposé dans la quête ne laisse aucune pièce bancaire au donateur; un relevé écrit de l'église est donc la façon dont ce donateur prouve le don. Une église ne peut pas attester un don qu'elle ne peut pas rattacher à un donateur; des enveloppes numérotées ou des dons en ligne sont donc importants. Une église qui omet l'attestation ne s'expose à aucune pénalité, mais le donateur ne peut pas déduire un don de 250 $ ou plus sans elle. Pour les dons de 2026, un donateur qui prend la déduction standard peut quand même déduire jusqu'à 1 000 $ (2 000 $ sur une déclaration conjointe) de dons en argent; plus de membres s'appuieront donc sur le relevé (IRS).

Un don que le donateur destine à une personne désignée, comme le pasteur, n'est pas déductible et n'a pas sa place sur un relevé de dons (Publication 526). L'argent que l'église remet au pasteur est une rémunération.

Quand un relevé de dons doit-il être envoyé, et que doit-il indiquer?

Un relevé de dons (aussi appelé relevé de contributions) devrait être envoyé au plus tard le 31 janvier suivant l'année des dons, moment où les organismes de bienfaisance l'envoient habituellement. Le critère légal est que le donateur doit l'avoir au plus tôt de la date où il produit sa déclaration et de la date d'échéance de la déclaration, prolongations comprises (Publication 1771).

Un relevé doit contenir :

1. Le nom de l'église.
2. Le montant de chaque don en argent, ou une description (et non la valeur) du bien donné. Indiquez la date de chaque don : la preuve d'un don en argent chez le donateur doit montrer le nom de l'organisme, la date et le montant.
3. L'une de trois mentions : aucun bien ni service n'a été remis en contrepartie; seuls des avantages religieux immatériels ont été remis; ou une description et la valeur de bonne foi de tout autre élément remis.

Un seul relevé annuel peut couvrir de nombreux dons. Il peut être sur papier ou par courriel, n'exige pas le numéro de sécurité sociale du donateur et n'a aucun formulaire de l'IRS. Les dons importants de biens exigent plus : le donateur joint le formulaire 8283, que l'église signe, et une église qui vend ou aliène un tel bien dans les 3 ans produit en général le formulaire 8282 dans les 125 jours et en remet une copie au donateur (IRS). Exemple de formulation : « Merci de vos dons à [nom de l'église], énumérés ci-dessous. Nous ne vous avons remis aucun bien ni service en contrepartie, hormis des avantages religieux immatériels. »

Les avantages religieux immatériels sont des avantages d'un organisme formé exclusivement à des fins religieuses qui ne sont habituellement pas vendus en dehors d'un contexte de don, comme l'admission à un service de culte ou une petite quantité de vin utilisée dans une cérémonie. L'enseignement menant à un diplôme reconnu, les services de voyage et les biens de consommation n'en sont pas. Les frais de scolarité, y compris les frais semblables pour une école ou une garderie d'église (Publication 526), et la location d'une salle sont des paiements pour des services, et non des dons, et restent hors du relevé.

Lorsqu'un donateur paie plus de 75 $ et reçoit quelque chose en retour, comme un billet de souper, l'église doit l'informer par écrit que la partie déductible est le paiement moins la valeur de ce qu'il a reçu, avec une valeur de bonne foi. Cette déclaration doit être remise avec la demande ou le reçu, là où le donateur la remarquera. Les articles de valeur négligeable et les avantages religieux immatériels sont des exceptions. La pénalité est de 10 $ par contribution, jusqu'à concurrence de 5 000 $ par activité de collecte de fonds ou par envoi postal, sauf si l'église démontre un motif raisonnable.

Comment fonctionne l'allocation de logement d'un pasteur : qui la fixe, quand et sous quelle forme?

Un ministre du culte ou un membre du clergé ne peut exclure une allocation de logement de l'impôt sur le revenu que si l'église désigne officiellement un montant déterminé avant de la verser. Sans désignation, toute la rémunération du pasteur est imposable (Publication 517).

• Qui : l'église qui emploie le pasteur. La résolution d'une confession religieuse ne désigne pas l'allocation d'un pasteur payé par une paroisse locale; elle le peut pour un ministre que la confession emploie directement.
• Forme : des procès-verbaux, un contrat d'emploi, un budget ou une autre mesure officielle. Une discussion informelle ne suffit pas. Le document doit permettre de reconnaître un paiement comme un logement plutôt que comme un salaire.
• Quand : avant le paiement, sous forme de montant fixe. Elle ne peut pas être fixée après coup. La Publication 517 ne dit pas si un vote vaut pour les années suivantes; un vote chaque année avant le début de l'année est donc la voie prudente.
• La modifier : l'église peut voter un nouveau montant pour les paiements futurs, mais pas pour les montants déjà versés.
• Exemple de formulation : « L'église désigne [montant déterminé] de la rémunération du pasteur, à compter du [date], comme allocation de logement. »

Seuls les ministres du culte y sont admissibles : ordonnés, mandatés ou autorisés. Conservez avec les procès-verbaux le document d'ordination, de mandat ou d'autorisation du pasteur. Un directeur de la musique ou un gestionnaire de bureau qui n'est pas autorisé à remplir la quasi-totalité des fonctions religieuses d'un ministre ordonné ne peut pas s'en prévaloir. Si l'église fournit plutôt un presbytère, la juste valeur locative, services publics compris, est exclue, jusqu'à concurrence d'une rémunération raisonnable.

Quelle partie de l'allocation est libre d'impôt, et réduit-elle l'impôt sur le travail autonome?

Pour l'impôt sur le revenu, la partie libre d'impôt est le plus petit de trois montants, et jamais plus qu'une rémunération raisonnable pour les services du pasteur. Elle ne réduit pas l'impôt sur le travail autonome. Pour un pasteur propriétaire de son logement, les trois montants sont (Publication 517) :

Un locataire fait face aux mêmes limites, avec le loyer comme coût réel. Le pasteur ajoute tout excédent à son revenu et l'indique sous la mention « Excess allowance » dans le formulaire 1040. L'église ne vérifie pas ces limites; c'est le pasteur qui le fait, et il a donc besoin de registres des coûts et d'une estimation de la juste valeur locative.

Il s'agit de la règle fédérale; l'impôt de l'État sur l'allocation varie d'un État à l'autre.

L'allocation désignée et la juste valeur locative d'un presbytère fourni par l'église (avec les services publics qu'elle paie) comptent en entier dans les gains tirés du ministère. L'impôt sur le travail autonome est de 15,3 % (la part de la sécurité sociale américaine s'arrête à un plafond annuel de gains), calculé sur 92,35 % de ces gains après les dépenses du ministère. Un ministre qui s'oppose par conscience à l'assurance publique pour des raisons religieuses, et non économiques, peut demander une exemption au moyen du formulaire 4361. Le ministre le produit et doit avoir informé de son opposition l'organisme qui l'a ordonné, mandaté ou autorisé. Une fois approuvée, l'exemption est irrévocable. L'échéance est la date d'échéance de la déclaration, prolongations comprises, pour la deuxième année où le ministre a au moins 400 $ de gains nets de travail autonome, dont une partie provient du ministère.

Comment inscrire l'allocation et la rémunération du pasteur dans les livres de l'église?

Inscrivez le salaire en argent et l'allocation désignée sur des lignes distinctes, et versez l'allocation comme un montant identifiable. Cela correspond à la désignation, qui doit permettre de distinguer un paiement du salaire.

Dans le formulaire W-2, la case 1 indique la rémunération imposable sans l'allocation de logement désignée. L'église peut déclarer l'allocation, une allocation pour services publics ou la valeur locative du presbytère à la case 14a (Publication 15-A). Conservez les procès-verbaux avec les registres de paie.

Le pasteur est-il un employé ou un travailleur autonome, et que produit l'église?

Un pasteur payé à salaire et dirigé par l'église est en général un employé au sens du droit commun pour l'impôt sur le revenu, mais un travailleur autonome pour la sécurité sociale et Medicare (Publication 517). Le critère du contrôle en droit commun tranche; le formulaire SS-8 demande à l'IRS de trancher.

Dans les deux cas, l'église ne retient ni cotisation de sécurité sociale ni cotisation Medicare et ne paie aucune part d'employeur sur la rémunération du ministère (Publication 15-A). Pour un pasteur employé, une entente volontaire peut aussi couvrir l'impôt sur le travail autonome. Sans elle, le pasteur fait en général des paiements estimatifs trimestriels; voir paiements trimestriels d'impôt estimatif. Les honoraires qu'un membre paie personnellement au pasteur pour des mariages, des baptêmes ou des funérailles sont le revenu propre du pasteur et comptent dans l'impôt sur le travail autonome. Une offrande donnée à l'église n'est pas un revenu du pasteur (Publication 517).

Traiter un employé comme un entrepreneur crée une exposition à l'impôt sur l'emploi; voir entrepreneurs qui peuvent être des employés.

Qu'en est-il des autres employés : sécurité sociale, déclarations trimestrielles et remboursements?

Le personnel qui n'est pas composé de ministres du culte est en général formé d'employés, sauf si les faits indiquent un entrepreneur (voir entrepreneurs qui peuvent être des employés) : l'église retient l'impôt sur le revenu et, dans la plupart des cas, la cotisation de sécurité sociale et la cotisation Medicare. Chaque partie paie 6,2 % et 1,45 %. L'église produit des formulaires W-2 et le formulaire 941 chaque trimestre, à remettre au plus tard le dernier jour du premier mois suivant chaque trimestre (instructions du formulaire 941), sauf si l'IRS lui a dit de produire le formulaire 944 une fois par année. Pour la mise en place, voir mettre en place la paie. Un trésorier, un fiduciaire ou une autre personne ayant autorité sur les fonds de l'église qui omet volontairement de percevoir ou de verser l'impôt sur le revenu retenu et la cotisation de sécurité sociale et la cotisation Medicare de l'employé peut devoir personnellement ce montant impayé (IRS); voir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

• Choix de l'église : une église opposée à ces impôts pour des raisons religieuses peut s'en exclure au moyen du formulaire 8274, produit avant la date d'échéance de sa première déclaration trimestrielle. Son personnel paie alors en général lui-même l'impôt sur le travail autonome, et la retenue d'impôt sur le revenu se poursuit (Publication 15-A).
• Impôt fédéral de chômage : les organismes visés à l'article 501(c)(3) en sont en général exemptés (instructions du formulaire 940). Les règles d'assurance chômage de l'État sont distinctes.
• Remboursements : selon un régime de remboursement des dépenses (accountable plan), les dépenses ayant un but d'affaires, avec reçus ou registres fournis dans un délai raisonnable et l'excédent retourné, ne sont pas des salaires. Une allocation forfaitaire sans reçus est un salaire déclaré sur le W-2 (Publication 1828).

Quand une église doit-elle de l'impôt sur un loyer ou un autre revenu sans lien avec sa mission?

Une église doit de l'impôt sur le revenu net d'une activité commerciale exercée de façon régulière et sans lien important avec sa mission religieuse, même lorsque l'argent finance le ministère (Publication 1828). Parmi les exemples : la publicité dans un bulletin ou sur un site Web, les tirages et les frais de stationnement public. Les activités menées presque entièrement par des bénévoles, pour la commodité des membres, ou qui vendent surtout des biens donnés, font exception.

Le loyer d'un bien immeuble, comme une salle, est habituellement exclu, avec des exceptions (Publication 598) :

• La salle est grevée d'une hypothèque, ce qui peut faire d'une partie du loyer un revenu financé par emprunt (un revenu tiré d'un bien acheté avec de l'argent emprunté).
• Des services personnels sont fournis à l'occupant avec l'espace, comme dans un hôtel ou une pension.
• Le loyer dépend du revenu ou des bénéfices tirés du bien (une part fixe des recettes brutes est permise).
• Le loyer de l'ameublement ou du matériel dépasse 10 % du loyer total, ce qui peut rendre imposable une partie ou la totalité du loyer.

Une église dont le revenu brut d'une entreprise sans lien avec sa mission atteint 1 000 $ ou plus dans l'année produit le formulaire 990-T au plus tard le 15e jour du 5e mois suivant la fin de l'année, et doit le produire par voie électronique (instructions du formulaire 990-T). Si son impôt prévu sur le revenu d'entreprise sans lien est de 500 $ ou plus, des paiements estimatifs sont en général exigibles le 15e jour des 4e, 6e, 9e et 12e mois de l'année d'imposition (Publication 598). Inscrivez le loyer et le revenu sans lien dans leurs propres comptes de revenus, et non comme des dons.

Combien de temps une église doit-elle conserver ses registres?

Le guide de l'IRS pour les églises conseille de conserver les registres de recettes et de dépenses pendant au moins quatre ans après la production de la déclaration à laquelle ils se rapportent. Conservez les registres d'impôt sur l'emploi pendant au moins quatre ans après la date où l'impôt devient exigible ou est payé, selon la plus tardive (Publication 583). Le guide de l'IRS pour les églises ne fixe aucune durée pour les documents constitutifs et les procès-verbaux; comme la désignation du logement se trouve dans les procès-verbaux, conservez-les aussi longtemps que l'église existe (Publication 1828). Voir combien de temps conserver les registres de l'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Vote sur l'allocation de logement

En décembre, l'église vote pour désigner 24 000 $ de la rémunération globale de 60 000 $ du pasteur comme allocation de logement pour l'année à venir. Les procès-verbaux indiquent le montant et la date. Le pasteur est propriétaire de son logement : les coûts réels de l'année sont de 30 000 $, la juste valeur locative est de 26 000 $. Le plus petit chiffre est le montant désigné de 24 000 $; 24 000 $ sont donc libres d'impôt pour l'impôt sur le revenu. Si les coûts réels n'étaient que de 20 000 $, 20 000 $ seraient libres d'impôt et 4 000 $ imposables. La case 1 du formulaire W-2 indique 36 000 $, et l'église peut indiquer les 24 000 $ à la case 14a. L'impôt sur le travail autonome est quand même calculé sur les 60 000 $ complets, moins les dépenses du ministère.

Une année de dons d'un membre

Un membre fait douze dons de 100 $ dans des enveloppes numérotées et par chèque, soit 1 200 $ en tout. Chaque don est inférieur à la limite du don unique, mais le donateur a quand même besoin d'une preuve de chacun. Le relevé de fin d'année de l'église énumère chaque date et chaque montant, le total, et indique qu'aucun bien ni service n'a été remis en contrepartie, ou seulement des avantages religieux immatériels. Un don de 500 $ la même année exigerait une attestation; le même relevé peut la porter.

Location de la salle à une garderie

L'église loue sa salle à une garderie pour 1 500 $ par mois, soit 18 000 $ par année. La salle n'est pas hypothéquée, le loyer est fixe et l'église ne fournit que l'espace. Il s'agit du loyer d'un bien immeuble, en général exclu, et les livres l'inscrivent comme un revenu de location, et non comme un don. Avec une hypothèque sur la salle, une partie du loyer pourrait être un revenu financé par emprunt, et l'église vérifie le seuil du formulaire 990-T.

Votre situation est différente?

• Les procès-verbaux ne montrent aucune désignation du logement : l'exclusion ne couvre que les paiements faits après une désignation officielle; la rémunération antérieure peut donc être imposable dans la déclaration du pasteur. Cette déclaration relève de l'impôt des particuliers; les registres de paie et les procès-verbaux de l'église relèvent de la tenue de livres.
• La paie n'a jamais été traitée, les retenues n'ont pas été versées, ou des formulaires W-2 ou 1099 ont été omis : voir formulaires tardifs pour entrepreneurs et employés et en retard sur les charges sociales; l'aide en tenue de livres reconstitue les registres de paie.
• Les relevés de dons n'ont jamais été envoyés : envoyez-les avant que les donateurs produisent leur déclaration. L'aide en tenue de livres met en place le registre des dons et le suivi des fonds dont ils proviennent.
• Les livres tiennent dans une boîte à chaussures ou sont en retard, ou l'argent de l'église est passé par un compte personnel : voir rattraper des livres en retard, corriger le mélange des fonds ou l'aide en tenue de livres.
• Le pasteur n'a pas de numéro de sécurité sociale, n'est ni citoyen ni résident des États-Unis, ou sert avec un visa de travailleur religieux : les règles de rémunération de cette page peuvent ne pas convenir. La déclaration du pasteur relève de l'impôt des particuliers; la mise en place de la paie de l'église relève de la tenue de livres.
• Le groupe n'est pas une église, ou les dons comportent des restrictions de donateur : voir fonds affectés d'un organisme sans but lucratif et déclaration de renseignements de l'IRS.
• La salle est hypothéquée, ou l'église organise des événements ou vend de la publicité : ce revenu peut être imposable et peut exiger un formulaire 990-T. Il doit d'abord être inscrit à part des dons (aide en tenue de livres).
• Une entreprise fait un don à l'église : voir dons de bienfaisance de l'entreprise.
• La fin de l'année approche : utilisez la liste de contrôle de fin d'année.