Recibos para o IRS: preciso de recibo para toda despesa?

Preciso de recibo para toda despesa do negócio?

Na prática, quase sempre sim, embora a lei exija recibo só em alguns casos. Toda dedução precisa poder ser provada, e o recibo é a prova habitual. As regras federais dos EUA exigem livros ou registros suficientes para comprovar as deduções de uma declaração, de qualquer pessoa sujeita ao imposto de renda ou obrigada a entregar uma declaração informativa, então empresários individuais, sociedades de pessoas e corporações estão todos incluídos. O IRS manda os negócios guardarem recibos, cheques compensados e outros documentos que sustentem uma dedução, e não exige um tipo especial de registro, exceto em poucos casos (IRS: Recordkeeping).

Quando a regra exige um recibo depende do tipo de despesa:

Fontes: Publication 583, 26 CFR 1.274-5 e Publication 463.

O caso deixa de ser simples quando a maior parte das despesas tem só uma linha de cartão, quando um ano de gastos não tem anotações de finalidade, quando há viagens, presentes ou uso de carro, ou quando o IRS, um preparador de declarações ou um banco já pediu comprovação. Para recibos já perdidos, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

Reúna:

• Recibos, faturas ou e-mails de pedido de cada despesa.
• Extratos de todas as contas e cartões que pagaram custos do negócio.
• Uma anotação de finalidade de cada despesa: para que serviu e para qual trabalho ou cliente.
• Agendas ou roteiros das viagens e um registro de quilometragem para o uso do carro.

Preciso de recibo para compras abaixo de US$75?

O limite sem recibo existe só para custos de viagem, presentes e carro. Abaixo de US$75, esses custos não precisam de recibo, mas ainda precisam de um registro de valor, data, local e finalidade; a hospedagem precisa de recibo em qualquer valor, exceto no caso da diária abaixo. Materiais, software, aluguel e publicidade não têm valor de corte: uma despesa pequena ainda precisa poder ser provada. A Publication 463 diz que a prova documental não é necessária em três casos:

• Um custo de refeição ou hospedagem em viagem que o empregador reembolsa por um valor diário fixo (uma diária, ou per diem) em um plano de prestação de contas, ou seja, você presta contas ao empregador. Um empregado relacionado ao empregador não pode usar essa exceção e precisa poder provar as despesas ao IRS. Relacionado inclui possuir, direta ou indiretamente, mais de 10% das ações, em valor, de um empregador que seja corporação, e certos vínculos familiares e de trust (Publication 463; Revenue Procedure 2019-48, seção 6.07). Uma diária só para refeições é outra regra; veja dedução de refeições de negócios.
• Uma despesa que não seja de hospedagem e seja inferior a US$75.
• Uma despesa de transporte para a qual não haja recibo à mão com facilidade.

O valor de corte de US$75 dispensa o recibo, nunca o registro. O valor, a data, o local e a finalidade comercial de cada despesa ainda precisam ser registrados, em geral por escrito (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

O valor de corte vale para cada despesa. A Publication 463 trata cada pagamento separado, em geral, como uma despesa separada, mas despesas de natureza parecida durante um mesmo evento como uma só despesa.

O valor de corte pertence às regras de viagem, presentes e carro, não aos custos comuns. Nem o 26 CFR 1.6001-1 nem a Publication 583 fixam um piso em dólares para materiais, software ou publicidade, então uma compra comum pequena ainda precisa poder ser provada. Para pagamentos pequenos em dinheiro, a Publication 583 lista os comprovantes de caixa pequeno (petty cash) entre os documentos de despesas: cada pagamento do fundo de caixa pequeno recebe um comprovante preso ao recibo como prova do pagamento.

O que um recibo deve mostrar para valer?

Um recibo costuma bastar quando mostra o valor, a data, o local e a natureza essencial da despesa, ou seja, o que foi comprado (26 CFR 1.274-5). O IRS dá dois exemplos (Publication 463):

Esses exemplos vêm das regras de viagem e de refeições. Para a prova documental em geral, o regulamento descreve os mesmos quatro itens como normalmente suficientes: valor, data, local e o que foi comprado. Um recibo raramente mostra por que a compra foi feita, então uma anotação de finalidade acompanha o recibo. Se o comprovante mostra só um total, acrescente a fatura ou o e-mail de pedido que mostra o que foi comprado.

O extrato do banco ou do cartão basta, sem o recibo?

Em geral, não sozinho. Um extrato prova que você pagou, não o que comprou nem por quê. A Publication 583 lista extratos de conta entre os documentos de despesas e aceita um extrato bem legível como prova de pagamento quando mostra o nome de quem recebeu, o valor e a data (e o número do cheque, no caso de cheque), mas acrescenta que a prova de pagamento, por si só, não comprova uma dedução: guarde as faturas ou os comprovantes de venda que mostrem que você teve o custo.

Uma linha que mostra só o nome ou o código do estabelecimento é a lacuna habitual: a mesma loja pode vender materiais para um trabalho ou algo pessoal. Para hospedagem e para custos de viagem, presentes ou carro a partir de US$75, o regulamento pede prova documental, como recibos ou contas pagas. Nem o regulamento nem a Publication 463 dizem se uma linha de extrato sozinha conta. Guardar o recibo evita a dúvida. Se só restam extratos, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

O que prova a finalidade comercial de uma despesa, e o que devo anotar?

A finalidade comercial geralmente é provada por uma declaração escrita do motivo comercial, mantida em um livro de contas, diário, registro, demonstrativo de despesas ou documento parecido; um registro feito no computador vale (Publication 463). O grau de prova varia. Quando a finalidade fica clara pelos fatos ao redor, uma explicação escrita não é exigida: um representante de vendas em uma rota estabelecida não precisa de anotação para cada viagem nela, embora a extensão da rota, as datas das viagens e o total de milhas continuem registrados (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Escreva, em uma linha, o que liga o custo ao negócio:

Você não precisa copiar para o seu registro o que o recibo já mostra, desde que os dois se complementem (Publication 463). Para custos comuns, a Publication 583 pede que os documentos mostrem o valor pago e que foi para uma despesa do negócio; uma anotação curta guardada com o recibo pode cumprir isso.

Quais despesas têm regras mais rígidas: hospedagem, viagem, presentes e uso de carro?

Viagem (inclusive refeições e hospedagem fora de casa), presentes e bens listados, como um carro de passeio, têm um teste mais rígido. Nenhuma dedução é permitida se você não comprovar o valor, a data e o local ou a descrição, a finalidade comercial e, no caso de presente, a relação comercial (26 U.S.C. 274(d); 26 U.S.C. 280F(d)(4)).

Fonte: Publication 463, Table 5-1 e 26 CFR 1.274-5T.

O recibo é a forma habitual de cumprir essas regras, não a única. Se um registro falha em um elemento, a lei também permite a prova por uma declaração detalhada sua mais provas que a confirmem, e, para valor, data e local, essa prova deve ser direta ou documental (26 U.S.C. 274(d); 26 CFR 1.274-5T(c)(3)). A Publication 463 também admite outras provas em circunstâncias excepcionais, quando a natureza da situação impediu você de obter um recibo e a sua prova é a melhor possível. Para registros perdidos, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

Valores aproximados ou estimados não são dedutíveis por essas regras (Publication 463). O valor padrão para refeições e a taxa padrão por milha substituem apenas os registros do custo real; data, local, finalidade comercial e milhas rodadas a trabalho continuam sendo exigidos (Publication 463).

Uma refeição em viagem de negócios é uma despesa de viagem por essas regras. Uma refeição de negócios local não é: a lista da lei abrange refeições de viagem, presentes e bens listados, e o Tesouro diz que despesas com comida e bebida continuam sujeitas às regras gerais para comprovar uma despesa e manter livros e registros (26 U.S.C. 274(d); Treasury Decision 9925). Assim, o valor de corte de recibo da viagem não decide o caso de uma refeição local. Guarde provas do valor, da data, do local, de quem participou e do motivo. Quanto de uma refeição é dedutível está em dedução de refeições de negócios, e o que um registro de quilometragem deve mostrar está em requisitos do registro de quilometragem.

Em quanto tempo devo anotar a finalidade?

No momento da despesa ou perto dele. Para custos de viagem, presentes e carro, um registro feito nessa hora e apoiado em documentos tem alto grau de credibilidade que uma declaração posterior não tem, porque a memória enfraquece; uma declaração posterior precisa de provas de apoio de alto valor probatório para ter o mesmo peso (26 CFR 1.274-5T).

Um registro feito na hora não é obrigatório. Um registro mantido semanalmente que cubra o uso da semana conta como feito no prazo, desde que você o escreva enquanto ainda conhece bem o valor, a data, o local e a finalidade (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T). Para os outros custos, a Publication 583 alerta que você pode esquecer despesas se não as registrar quando ocorrem.

Envio os recibos junto com a declaração?

O IRS manda os negócios guardarem recibos e documentos de apoio, e sua orientação sobre registros não diz nada sobre enviá-los com a declaração. Os registros devem ficar sempre disponíveis para inspeção, e, se o IRS examinar uma declaração, você pode ser solicitado a explicar os itens dela (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1).

A planilha semanal de exemplo da Publication 463 manda anexar a ela as contas com recibo de toda hospedagem e de outras despesas a partir de US$75; a publicação não manda enviá-la com a declaração. Por quanto tempo guardar os registros está em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma consultora viaja para ver um cliente

Uma consultora viaja para um workshop com um cliente: US$420 de passagem aérea e uma noite de hotel a US$180. O recibo do hotel é exigido em qualquer valor. A passagem está acima do limite de US$75, então o recibo da passagem é exigido, a menos que não haja como obtê-lo com facilidade. Uma anotação com as datas e “workshop com cliente, Austin” prova o local e a finalidade. Uma refeição de viagem de US$75 ou mais também precisa do recibo, a menos que se use o valor padrão para refeições, que substitui o registro do custo, mas não a data, o local e a finalidade. Quanto de uma refeição é dedutível está em dedução de refeições de negócios.

Um faz-tudo compra materiais no cartão

Um faz-tudo compra US$60 de materiais em um cartão empresarial. O valor está abaixo do limite, mas materiais são um custo comum, então o limite não se aplica e o custo ainda precisa poder ser provado. O extrato mostra só a loja. O recibo da loja ou o e-mail de pedido mostra os itens, e uma anotação, “reforma do banheiro”, liga-os a um cliente.

Um vendedor online com linhas de cartão pouco claras

Um vendedor online tem US$900 de cobranças no cartão em um mês, várias mostradas só com o nome abreviado de um marketplace. O extrato prova o pagamento. O histórico de pedidos do marketplace mostra o que foi comprado e quando. Sem ele, uma linha pode ser difícil de ligar ao negócio ou de distinguir de uma compra pessoal, e uma anotação em cada pedido diz se era estoque para revenda ou material.

E no seu caso?

• Alguém está pedindo comprovação (uma carta do IRS, um preparador de declarações ou um banco), e muitas despesas têm só uma linha de cartão, ou um ou mais anos de gastos não têm anotações de finalidade: quais despesas ainda podem ser comprovadas, o que reconstruir a partir dos extratos e o que a escrituração mensal deve capturar dependem de julgamento sobre os seus fatos. Veja ajuda com a escrituração contábil e, se chegou uma carta, auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Os recibos foram perdidos ou nunca foram guardados: veja recibos perdidos de despesas do negócio.
• Você guarda os recibos como fotos ou em um aplicativo e quer descartar o papel: veja recibos digitalizados no lugar do papel.
• Você quer uma rotina para o ano e uma lista para o seu responsável contábil: veja guarda de registros para autônomos, ou compare fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.
• Os proprietários ou a equipe da sua corporação ou sociedade de pessoas gastam em nome dela: a entidade deve manter registros que comprovem as próprias deduções (26 CFR 1.6001-1). Para custos que um proprietário paga do próprio bolso e depois recebe de volta, veja reembolso de despesas do proprietário e despesas do negócio no cartão de crédito pessoal; se gastos pessoais e do negócio usam as mesmas contas, veja escrituração contábil.
• Você está verificando quais linhas do Schedule C levantam perguntas: veja despesas do Schedule C que o IRS questiona.