Reçus exigés par l'IRS : faut-il un reçu pour chaque dépense?

Ai-je besoin d'un reçu pour chaque dépense d'entreprise?

En pratique, presque toujours, même si la loi n'exige un reçu que dans certains cas. Chaque déduction doit pouvoir être prouvée, et un reçu est la preuve habituelle. Les règles fédérales exigent des livres ou des registres suffisants pour établir les déductions d'une déclaration, de toute personne assujettie à l'impôt sur le revenu ou tenue de produire une déclaration de renseignements; les entrepreneurs individuels, les sociétés de personnes et les sociétés sont donc tous visés. L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, dit aux entreprises de conserver les reçus, les chèques payés et les autres documents qui appuient une déduction, et n'exige aucun type particulier de registre, sauf dans quelques cas (IRS : tenue des registres).

Le cas où une règle exige un reçu dépend du type de dépense :

Sources : Publication 583, 26 CFR 1.274-5 et Publication 463.

Votre situation n'est pas simple lorsque la plupart des dépenses n'ont qu'une ligne de carte, lorsqu'une année de dépenses n'a aucune note de but, lorsque des voyages, des cadeaux ou l'usage d'un véhicule sont en cause, ou lorsque l'IRS, un préparateur ou un prêteur a déjà demandé des preuves. Pour les reçus déjà perdus, voyez les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

À rassembler :

• Les reçus, les factures ou les courriels de commande de chaque dépense.
• Les relevés de chaque compte et de chaque carte qui ont payé des dépenses d'entreprise.
• Une note du but de chaque dépense : à quoi elle a servi et pour quel travail ou quel client.
• Les calendriers ou les itinéraires des voyages, et un registre de kilométrage pour l'usage du véhicule.

Ai-je besoin d'un reçu pour les achats de moins de 75 $?

Le seuil sans reçu n'existe que pour les frais de voyage, de cadeaux et de véhicule. Sous 75 $, ces frais n'exigent pas de reçu, mais exigent tout de même un registre du montant, de la date, du lieu et du but; l'hébergement exige un reçu quel que soit le montant, sauf dans le cas de l'indemnité quotidienne décrit plus bas. Les fournitures, les logiciels, le loyer et la publicité n'ont aucun seuil : même une petite dépense doit pouvoir être prouvée. La Publication 463 précise que les pièces justificatives ne sont pas nécessaires dans trois cas :

• Un repas ou un hébergement pendant un voyage que l'employeur rembourse selon un taux quotidien fixe (une indemnité quotidienne, ou per diem) dans le cadre d'un régime de justification des dépenses, c'est-à-dire que vous lui en rendez compte. Un employé lié à l'employeur ne peut pas se prévaloir de cette exception et doit pouvoir prouver les dépenses à l'IRS. Être lié comprend le fait de détenir, directement ou indirectement, plus de 10 % de la valeur des actions d'un employeur constitué en société, ainsi que certains liens familiaux et de fiducie (Publication 463; Revenue Procedure 2019-48, section 6.07). Une indemnité quotidienne limitée aux repas est une règle distincte; voyez la déduction des repas d'affaires.
• Une dépense autre que l'hébergement de moins de 75 $.
• Des frais de transport pour lesquels aucun reçu n'est facilement disponible.

Le seuil de 75 $ dispense du reçu, jamais du registre. Le montant, la date, le lieu et le but commercial de chaque dépense doivent tout de même être consignés, généralement par écrit (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Le seuil s'applique à chaque dépense. La Publication 463 traite généralement chaque paiement distinct comme une dépense distincte, mais les dépenses de nature semblable faites pendant un même événement comme une seule dépense.

Le seuil appartient aux règles sur les voyages, les cadeaux et les véhicules, pas aux coûts courants. Ni le 26 CFR 1.6001-1 ni la Publication 583 ne fixent de seuil en dollars pour les fournitures, les logiciels ou la publicité; un petit achat courant doit donc tout de même pouvoir être prouvé. Pour les petits paiements en espèces, la Publication 583 range les bordereaux de petite caisse parmi les documents des dépenses : chaque paiement tiré d'une petite caisse reçoit un bordereau joint à son reçu comme preuve de paiement.

Que doit montrer un reçu pour être admis?

Un reçu est habituellement suffisant lorsqu'il montre le montant, la date, le lieu et la nature essentielle de la dépense, c'est-à-dire ce qui a été acheté (26 CFR 1.274-5). L'IRS donne deux exemples (Publication 463) :

Ces exemples viennent des règles sur les voyages et les repas. Pour les pièces justificatives en général, le règlement décrit les mêmes quatre éléments comme habituellement suffisants : le montant, la date, le lieu et ce qui a été acheté. Un reçu montre rarement pourquoi l'achat a été fait; une note de but l'accompagne donc. Si un bordereau n'indique qu'un total, ajoutez la facture ou le courriel de commande qui montre ce qui a été acheté.

Un relevé bancaire ou de carte suffit-il sans reçu?

Habituellement pas à lui seul. Un relevé prouve que vous avez payé, pas ce que vous avez acheté ni pourquoi. La Publication 583 range les relevés de compte parmi les documents des dépenses et accepte un relevé très lisible comme preuve de paiement lorsqu'il montre le nom du bénéficiaire, le montant et la date (plus le numéro du chèque, dans le cas d'un chèque), mais ajoute que la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction : conservez les factures ou les bordereaux de vente qui montrent que vous avez engagé le coût.

Une ligne qui n'indique qu'un nom ou un code de commerçant est la lacune habituelle : un même magasin peut vendre des fournitures pour un travail ou un article personnel. Pour l'hébergement et pour les frais de voyage, de cadeaux ou de véhicule de 75 $ ou plus, le règlement demande des pièces justificatives comme des reçus ou des factures acquittées. Ni le règlement ni la Publication 463 ne dit si une ligne de relevé suffit à elle seule. Conserver le reçu évite la question. S'il ne reste que des relevés, voyez les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Qu'est-ce qui prouve le but commercial d'une dépense, et que dois-je noter?

Le but commercial se prouve généralement par une déclaration écrite de la raison d'affaires, conservée dans un livre de comptes, un journal, un registre, un état de dépenses ou un document semblable; un registre tenu sur ordinateur est admis (Publication 463). Le degré de preuve varie. Lorsque le but ressort clairement des faits, une explication écrite n'est pas exigée : un représentant des ventes qui suit un parcours établi n'a pas besoin d'une note pour chaque trajet sur ce parcours, mais la longueur du parcours, les dates des trajets et le total des milles sont tout de même consignés (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Écrivez en une ligne ce qui relie le coût à l'entreprise :

Vous n'avez pas à recopier dans votre registre ce que le reçu montre déjà, pourvu que les deux se complètent (Publication 463). Pour les coûts courants, la Publication 583 demande que les documents à l'appui montrent le montant payé et le fait qu'il s'agit d'une dépense d'entreprise; une courte note conservée avec le reçu peut le faire.

Quelles dépenses suivent des règles plus strictes : hébergement, voyages, cadeaux et véhicule?

Les voyages (y compris les repas et l'hébergement hors du lieu de résidence), les cadeaux et les biens désignés (listed property), comme une voiture de tourisme, sont soumis à un critère plus strict. Aucune déduction n'est permise à moins que vous ne justifiiez le montant, le moment et le lieu ou la description, le but commercial et, pour un cadeau, la relation d'affaires (26 U.S.C. 274(d); 26 U.S.C. 280F(d)(4)).

Source : Publication 463, Table 5-1 et 26 CFR 1.274-5T.

Un reçu est la façon habituelle de satisfaire à ces règles, pas la seule. Si un registre est insuffisant sur un élément, la loi permet aussi de prouver par votre propre déclaration détaillée accompagnée d'éléments de preuve à l'appui, et pour le montant, le moment et le lieu, cette preuve doit être directe ou documentaire (26 U.S.C. 274(d); 26 CFR 1.274-5T(c)(3)). La Publication 463 admet aussi d'autres preuves dans des circonstances exceptionnelles, lorsque la nature de la situation vous empêchait d'obtenir un reçu et que votre preuve est la meilleure possible. Pour les registres perdus, voyez les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Les montants que vous approximez ou estimez ne sont pas déductibles selon ces règles (Publication 463). L'allocation forfaitaire pour les repas et le taux de kilométrage standard ne remplacent que les registres du coût réel; le moment, le lieu, le but commercial et les milles d'affaires restent exigés (Publication 463).

Un repas pendant un voyage d'affaires est une dépense de voyage selon ces règles. Un repas d'affaires local n'en est pas une : la liste de la loi vise les repas de voyage, les cadeaux et les biens désignés, et le Trésor américain précise que les dépenses de nourriture et de boissons restent soumises aux règles générales pour établir une dépense et tenir des livres et des registres (26 U.S.C. 274(d); Treasury Decision 9925). Le seuil de reçu des voyages ne tranche donc pas le cas d'un repas local. Conservez la preuve du montant, de la date, du lieu, des participants et de la raison. La part déductible d'un repas est expliquée dans la déduction des repas d'affaires, et ce qu'un registre de kilométrage doit montrer, dans les exigences du registre de kilométrage.

Dans quel délai dois-je noter le but?

Au moment de la dépense ou peu après. Pour les frais de voyage, de cadeaux et de véhicule, un registre fait à ce moment et appuyé par des documents a une grande crédibilité qu'une déclaration tardive n'a pas, parce que la mémoire s'estompe; une déclaration tardive exige des éléments de preuve à l'appui d'une grande valeur probante pour avoir le même poids (26 CFR 1.274-5T).

Un registre tenu au jour le jour n'est pas exigé. Un registre tenu chaque semaine qui rend compte de l'usage de cette semaine est considéré comme fait à temps, pourvu que vous l'écriviez pendant que vous connaissez encore tous les détails du montant, du moment, du lieu et du but (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T). Pour les autres coûts, la Publication 583 avertit que vous risquez d'oublier des dépenses si vous ne les consignez pas au moment où elles surviennent.

Dois-je joindre mes reçus à ma déclaration?

L'IRS dit aux entreprises de conserver les reçus et les documents à l'appui, et ses indications sur la tenue des registres ne disent rien sur l'envoi de ces documents avec une déclaration. Les registres doivent rester disponibles en tout temps pour inspection, et si l'IRS examine une déclaration, on peut vous demander d'expliquer les éléments qui s'y trouvent (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1).

La feuille de travail hebdomadaire type de la Publication 463 vous dit de joindre à cette feuille les factures acquittées pour tout l'hébergement et pour les autres dépenses de 75 $ ou plus; la publication ne vous demande pas de l'envoyer avec votre déclaration. La durée de conservation des registres est expliquée dans la durée de conservation des registres d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Un consultant se rend chez un client

Un consultant prend l'avion pour un atelier chez un client : 420 $ US de billet d'avion et une nuit d'hôtel à 180 $ US. Le reçu d'hôtel est exigé quel que soit le montant. Le billet d'avion dépasse le seuil de 75 $; le reçu du billet est donc exigé, à moins qu'il ne soit pas facilement disponible. Une note avec les dates et la mention « atelier client, Austin » prouve le lieu et le but. Un repas de voyage de 75 $ ou plus exige aussi son reçu, sauf si vous utilisez l'allocation forfaitaire pour les repas, qui remplace le registre du coût mais pas le moment, le lieu ni le but. La part déductible d'un repas est expliquée dans la déduction des repas d'affaires.

Un homme à tout faire achète des fournitures avec une carte

Un homme à tout faire achète pour 60 $ US de fournitures avec une carte d'entreprise. Le montant est sous le seuil, mais les fournitures sont un coût courant; le seuil ne s'applique donc pas et le coût doit tout de même pouvoir être prouvé. Le relevé n'indique que le magasin. Le reçu du magasin ou le courriel de commande montre les articles, et une note, « rénovation de salle de bains », les relie à un client.

Un vendeur en ligne aux lignes de carte peu claires

Un vendeur en ligne a pour 900 $ US de frais de carte dans un mois, dont plusieurs n'apparaissent que sous un nom abrégé de place de marché. Le relevé prouve le paiement. L'historique des commandes de la place de marché montre ce qui a été acheté et quand. Sans lui, une ligne peut être difficile à relier à l'entreprise ou à distinguer d'un achat personnel, et une note sur chaque commande indique s'il s'agissait de marchandises à revendre ou de fournitures.

Votre situation est différente?

• On vous demande des preuves (une lettre de l'IRS, un préparateur ou un prêteur), et de nombreuses dépenses n'ont qu'une ligne de carte, ou une ou plusieurs années de dépenses n'ont aucune note de but : les dépenses qui peuvent être appuyées maintenant, ce qu'il faut reconstituer à partir des relevés et ce que les livres mensuels devraient consigner sont des questions de jugement qui dépendent de vos faits. Voyez l'aide en tenue de livres, et la vérification de l'IRS d'une petite entreprise si une lettre est arrivée.
• Des reçus sont perdus ou n'ont jamais été conservés : voyez les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.
• Vous gardez vos reçus en photo ou dans une application et voulez jeter le papier : voyez les reçus numérisés à la place du papier.
• Vous voulez une routine pour l'année et une liste pour votre spécialiste de la tenue de livres : voyez la tenue des registres des travailleurs autonomes, ou comparez tenir vos livres vous-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres.
• Des propriétaires ou des employés de votre société ou de votre société de personnes dépensent pour elle : l'entité doit tenir des registres qui établissent ses propres déductions (26 CFR 1.6001-1). Pour les coûts qu'un propriétaire paie personnellement et se fait rembourser, voyez le remboursement des dépenses du propriétaire et les dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle; si les dépenses personnelles et d'entreprise passent par les mêmes comptes, voyez la tenue de livres.
• Vous cherchez les lignes de l'annexe C qui suscitent des questions : voyez les dépenses de l'annexe C que l'IRS remet en question.