IRS 영수증 요건: 모든 지출에 영수증이 필요할까요?

모든 사업 지출에 영수증이 필요한가요?

실무에서는 대부분 필요합니다. 다만 법이 영수증을 요구하는 경우는 일부뿐입니다. 공제받는 지출은 모두 입증할 수 있어야 하고, 영수증이 가장 흔한 증빙입니다. 미국 연방 규정은 소득세 납세자나 정보 신고서(information return)를 제출해야 하는 사람에게 신고서의 공제 항목을 입증할 수 있는 장부나 기록을 갖추도록 요구합니다. 따라서 개인사업자, 파트너십, 법인 모두 해당합니다. IRS(미국 국세청)는 사업자에게 공제를 뒷받침하는 영수증, 지급 완료된 수표, 그 밖의 서류를 보관하라고 안내합니다. 몇몇 경우를 제외하면 특별한 형식의 기록을 요구하지는 않습니다(IRS: Recordkeeping).

규정상 영수증이 필요한지는 지출 종류에 따라 달라집니다.

출처: Publication 583, 26 CFR 1.274-5, Publication 463.

다음과 같은 경우에는 간단한 사안이 아닙니다. 대부분의 지출에 카드 사용 내역만 남아 있는 경우, 한 해 동안의 지출에 목적 메모가 없는 경우, 출장·선물·차량 사용이 얽힌 경우, IRS나 세금 신고 대행인, 대출 기관이 이미 증빙을 요청한 경우입니다. 이미 분실한 영수증은 사업 지출 영수증을 분실했을 때를 참고하세요.

준비할 자료:

• 지출마다 영수증, 청구서, 주문 확인 이메일
• 사업 비용을 결제한 모든 계좌와 카드의 명세서
• 지출마다 목적을 적은 메모: 무엇을 위한 지출이었는지, 어떤 작업이나 고객 건인지
• 출장 일정표나 여행 일정, 차량 사용 시 주행 기록

$75 미만 구매에도 영수증이 필요한가요?

영수증이 필요 없는 기준은 출장비·선물·차량 비용에만 있습니다. 이런 비용은 $75 미만이면 영수증이 필요 없지만, 금액·날짜·장소·목적은 여전히 기록해야 합니다. 숙박비는 금액에 관계없이 영수증이 필요합니다. 아래의 일일 정액 수당(per diem) 경우만 예외입니다. 소모품, 소프트웨어, 임대료, 광고비에는 금액 기준이 없습니다. 소액이라도 입증할 수 있어야 합니다. Publication 463은 다음 세 가지 경우에 증빙 서류가 필요 없다고 설명합니다.

• 출장 중 식비나 숙박비를 고용주가 정산 규정(accountable plan)에 따라 하루 단위의 정해진 금액(일일 정액 수당, per diem)으로 보전해 주는 경우입니다. 정산 규정은 직원이 고용주에게 지출 내역을 보고하는 방식을 말합니다. 고용주와 특수관계인 직원은 이 예외를 쓸 수 없고, IRS에 지출을 직접 입증할 수 있어야 합니다. 특수관계에는 법인 고용주 주식의 가치 기준 10% 초과를 직간접적으로 소유하는 경우와 일부 가족·신탁 관계가 포함됩니다(Publication 463, Revenue Procedure 2019-48, section 6.07). 식비만 대상으로 하는 일일 정액 수당은 별도 규정입니다. 사업 식비 공제를 참고하세요.
• 숙박비가 아닌 지출 중 $75 미만인 경우입니다.
• 영수증을 쉽게 구할 수 없는 교통비입니다.

$75 기준은 영수증을 면제할 뿐, 기록까지 면제하지는 않습니다. 지출마다 금액, 날짜, 장소, 사업 목적을 기록해야 하며, 대개 서면으로 남겨야 합니다(26 CFR 1.274-5T, Publication 463).

이 기준은 지출 건마다 적용합니다. Publication 463은 따로 결제한 각 지급을 원칙적으로 별개의 지출로 봅니다. 다만 하나의 행사에서 생긴 성격이 비슷한 지출은 하나의 지출로 봅니다.

이 기준은 출장비·선물·차량 규정에 속하며, 일반 비용에는 적용되지 않습니다. 26 CFR 1.6001-1도 Publication 583도 소모품, 소프트웨어, 광고비에 최소 금액을 두지 않습니다. 소액의 일반 구매도 입증할 수 있어야 합니다. 소액 현금 지출에 대해서는 Publication 583이 지출 증빙 서류의 하나로 소액 현금 전표(petty cash slip)를 듭니다. 소액 현금 자금에서 지급할 때마다 전표를 만들어 영수증에 붙여 두면 지급 증빙이 됩니다.

영수증으로 인정받으려면 무엇이 적혀 있어야 하나요?

영수증에 금액, 날짜, 장소, 지출의 기본 성격(무엇을 샀는지)이 나와 있으면 대체로 충분한 증빙으로 봅니다(26 CFR 1.274-5). IRS는 두 가지 예를 듭니다(Publication 463).

이 예는 출장 및 식비 규정에서 가져온 것입니다. 증빙 서류 전반에 대해서도 규정은 금액, 날짜, 장소, 구매 내용이라는 같은 네 가지가 있으면 대체로 충분하다고 설명합니다. 영수증에는 구매 이유가 거의 나와 있지 않으므로 목적 메모를 함께 남기세요. 전표에 합계만 있다면 구매 내용이 나온 청구서나 주문 확인 이메일을 추가하세요.

영수증 없이 은행 명세서나 카드 명세서만으로 충분한가요?

대개 명세서만으로는 부족합니다. 명세서는 돈을 냈다는 사실을 보여 줄 뿐, 무엇을 샀는지나 왜 샀는지는 보여 주지 못합니다. Publication 583은 계좌 명세서를 지출 증빙 서류의 하나로 열거합니다. 수취인 이름, 금액, 날짜(수표라면 수표 번호도)가 또렷이 보이는 명세서는 지급 증빙으로 인정합니다. 하지만 지급 증빙만으로는 공제가 입증되지 않으므로, 비용이 발생했음을 보여 주는 청구서나 판매 전표도 보관하라고 덧붙입니다.

상호나 코드만 찍힌 줄이 흔한 허점입니다. 같은 가게에서 작업용 소모품을 살 수도 있고 개인 물건을 살 수도 있기 때문입니다. 숙박비, 그리고 $75 이상의 출장비·선물·차량 비용에 대해서는 규정이 영수증이나 지급 완료된 청구서 같은 증빙 서류를 요구합니다. 명세서의 한 줄만으로 증빙이 되는지는 규정에도 Publication 463에도 나와 있지 않습니다. 영수증을 보관하면 이 문제를 피할 수 있습니다. 명세서만 남아 있다면 사업 지출 영수증을 분실했을 때를 참고하세요.

지출의 사업 목적은 무엇으로 입증하고, 무엇을 적어야 하나요?

사업 목적은 대체로 사업상 이유를 적은 서면 설명으로 입증합니다. 장부, 다이어리, 기록부, 지출 명세서 같은 기록에 남기면 되고, 컴퓨터로 만든 기록도 인정됩니다(Publication 463). 입증 정도는 상황에 따라 다릅니다. 주변 사실로 목적이 분명하다면 서면 설명은 필요 없습니다. 정해진 영업 경로를 다니는 영업 사원은 그 경로를 오갈 때마다 메모를 쓸 필요가 없습니다. 다만 경로 길이, 운행 날짜, 총 주행 거리는 기록해야 합니다(Publication 463, 26 CFR 1.274-5T).

비용과 사업의 연결 고리를 한 줄로 적으세요.

영수증에 이미 나와 있는 내용을 기록에 다시 옮겨 적을 필요는 없습니다. 두 자료가 서로 보완하기만 하면 됩니다(Publication 463). 일반 비용에 대해 Publication 583은 뒷받침 서류에 지급 금액과 사업 비용이라는 사실이 드러나야 한다고 설명합니다. 영수증에 붙여 둔 짧은 메모로 충분히 이를 충족할 수 있습니다.

어떤 지출에 더 엄격한 규정이 적용되나요? 숙박, 출장, 선물, 차량 사용

출장(집을 떠나 있는 동안의 식비와 숙박비 포함), 선물, 승용차 같은 지정 자산(listed property)에는 더 엄격한 기준이 적용됩니다. 금액, 시간과 장소 또는 내용, 사업 목적을 입증하지 못하면 공제가 허용되지 않습니다. 선물은 사업상 관계까지 입증해야 합니다(26 U.S.C. 274(d), 26 U.S.C. 280F(d)(4)).

출처: Publication 463, Table 5-1, 26 CFR 1.274-5T.

이 규정을 충족하는 가장 흔한 방법이 영수증이지만, 유일한 방법은 아닙니다. 기록에서 한 항목이 부족하면, 법은 본인이 작성한 상세한 진술서에 뒷받침하는 증거를 더해 입증하는 것도 허용합니다. 금액, 시간, 장소에 대한 증거는 직접 증거이거나 서류 증거여야 합니다(26 U.S.C. 274(d), 26 CFR 1.274-5T(c)(3)). 또 Publication 463은 예외적인 상황에서 다른 증거를 인정합니다. 상황의 성격상 영수증을 받을 수 없었고 제출한 증거가 가능한 최선의 증빙인 경우입니다. 기록을 분실했다면 사업 지출 영수증을 분실했을 때를 참고하세요.

어림잡거나 추정한 금액은 이 규정에서 공제되지 않습니다(Publication 463). 표준 식비 공제액과 표준 마일리지 요율은 실제 비용 기록만 대신합니다. 시간, 장소, 사업 목적, 사업용 주행 거리는 여전히 기록해야 합니다(Publication 463).

출장 중 식사는 이 규정상 출장 비용입니다. 근무지 근처에서 하는 사업 식사는 출장 비용이 아닙니다. 법에 열거된 대상은 출장 식비, 선물, 지정 자산(listed property)이고, 재무부는 음식과 음료 비용에는 지출을 입증하고 장부와 기록을 보관하라는 일반 규정이 그대로 적용된다고 밝혔습니다(26 U.S.C. 274(d), Treasury Decision 9925). 그래서 출장 영수증 기준으로는 근무지 근처의 식사를 판단할 수 없습니다. 금액, 날짜, 장소, 참석자, 목적을 입증하는 자료를 보관하세요. 식비를 얼마나 공제받을 수 있는지는 사업 식비 공제에, 주행 기록에 무엇을 적어야 하는지는 주행 기록 요건에 나와 있습니다.

목적은 언제까지 적어야 하나요?

지출 시점이나 그에 가까운 때에 적어야 합니다. 출장비·선물·차량 비용은 그때 작성하고 서류로 뒷받침한 기록이 높은 신뢰도를 갖습니다. 시간이 지나면 기억이 흐려지기 때문에 나중에 쓴 진술서는 그만한 신뢰를 얻지 못합니다. 나중에 쓴 진술서가 같은 비중을 가지려면 증명력이 높은 보강 증거가 필요합니다(26 CFR 1.274-5T).

지출 당일에 쓰는 기록부가 꼭 필요한 것은 아닙니다. 금액, 시간, 장소, 목적을 아직 정확히 기억하는 동안 작성한다면, 일주일 단위로 그 주의 사용 내역을 정리한 기록도 제때 작성한 것으로 인정됩니다(Publication 463, 26 CFR 1.274-5T). 그 밖의 비용에 대해서는 Publication 583이 지출이 생길 때 기록하지 않으면 잊어버릴 수 있다고 경고합니다.

세금 신고서와 함께 영수증을 제출해야 하나요?

IRS는 사업자에게 영수증과 뒷받침 서류를 보관하라고 안내하며, 기록 보관 안내 어디에도 신고서와 함께 제출하라는 말은 없습니다. 기록은 언제든 점검받을 수 있도록 보관해야 하고, IRS가 신고서를 조사하면 신고서의 항목에 대한 설명을 요청받을 수 있습니다(Publication 583, 26 CFR 1.6001-1).

Publication 463의 주간 작성 양식 예시는 모든 숙박비와 $75 이상인 그 밖의 지출에 대해 대금을 지급한 영수증을 이 양식에 첨부하라고 안내합니다. 이 양식을 신고서와 함께 보내라는 안내는 없습니다. 기록 보관 기간은 사업 기록 보관 기간에 나와 있습니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러 금액을 사용합니다.

고객을 만나러 비행기로 이동하는 컨설턴트

컨설턴트가 고객 워크숍에 가기 위해 항공료 US$420를 내고 호텔에서 하룻밤을 US$180에 묵었습니다. 호텔 영수증은 금액에 관계없이 필요합니다. 항공료는 $75 기준을 넘으므로, 쉽게 구할 수 없는 경우가 아니라면 항공권 영수증이 필요합니다. 날짜와 "고객 워크숍, 오스틴"이라고 적은 메모가 장소와 목적을 입증합니다. 출장 중 $75 이상의 식비도 영수증이 필요합니다. 표준 식비 공제액을 쓰면 비용 기록은 필요 없지만 시간, 장소, 목적 기록은 여전히 필요합니다. 식비를 얼마나 공제받을 수 있는지는 사업 식비 공제에 나와 있습니다.

카드로 소모품을 사는 수리 기사

수리 기사가 사업용 카드로 US$60어치 소모품을 샀습니다. 금액은 기준 미만이지만 소모품은 일반 비용이므로 그 기준이 적용되지 않고, 지출을 입증할 수 있어야 합니다. 명세서에는 가게 이름만 나옵니다. 가게 영수증이나 주문 확인 이메일에 구매 품목이 나오고, "욕실 리모델링 작업"이라는 메모가 고객 건과 연결해 줍니다.

카드 내역이 불분명한 온라인 판매자

온라인 판매자가 한 달에 US$900를 카드로 결제했는데, 그중 여러 건은 줄임말로 된 마켓플레이스 이름만 찍혀 있습니다. 명세서는 결제 사실을 입증합니다. 마켓플레이스의 주문 내역에는 무엇을 언제 샀는지 나옵니다. 주문 내역이 없으면 해당 줄을 사업과 연결하기도, 개인 구매와 구별하기도 어려울 수 있습니다. 주문마다 재판매용 재고인지 소모품인지 메모해 두세요.

상황이 다르다면?

• IRS 서신, 세금 신고 대행인, 대출 기관이 증빙을 요청했는데, 많은 지출에 카드 사용 내역만 있거나 한 해 이상의 지출에 목적 메모가 없는 경우: 지금 어떤 지출을 입증할 수 있는지, 명세서에서 무엇을 복원해야 하는지, 앞으로 월별 장부에 무엇을 담아야 하는지는 개별 사실에 따른 판단이 필요합니다. 장부 관리 도움을 확인하세요. 서신이 도착했다면 소규모 사업자에 대한 IRS 세무조사도 참고하세요.
• 영수증을 분실했거나 처음부터 보관하지 않은 경우: 사업 지출 영수증을 분실했을 때를 참고하세요.
• 영수증을 사진이나 앱에 보관하고 종이 영수증을 버리려는 경우: 종이 대신 스캔한 영수증을 참고하세요.
• 한 해 동안 쓸 관리 방법과 장부 담당자에게 줄 목록이 필요한 경우: 자영업자의 기록 관리를 참고하거나, 직접 장부 관리와 장부 담당자 고용 비교를 살펴보세요.
• 소유주나 직원이 법인 또는 파트너십을 위해 지출하는 경우: 법인이나 파트너십은 자체 공제를 입증하는 기록을 보관해야 합니다(26 CFR 1.6001-1). 소유주가 개인 돈으로 지출하고 보전받는 비용은 소유주 지출 보전과 개인 신용카드로 결제한 사업 비용을 참고하세요. 개인 지출과 사업 지출이 같은 계좌에 섞여 있다면 장부 관리를 확인하세요.
• Schedule C에서 IRS가 자주 문의하는 항목이 궁금한 경우: IRS가 문의하는 Schedule C 비용을 참고하세요.