متطلبات الإيصالات لدى IRS: هل أحتاج إيصالًا لكل مصروف؟

هل أحتاج إيصالًا لكل مصروف تجاري؟

عمليًا نعم في الغالب، مع أن القانون يشترط الإيصال في بعض الحالات فقط. فكل خصم يجب أن يكون قابلًا للإثبات، والإيصال هو الإثبات المعتاد. وتشترط القواعد الفيدرالية دفاتر أو سجلات كافية لإثبات الخصومات الواردة في الإقرار من كل شخص يخضع لضريبة الدخل أو يلزمه تقديم إقرار معلوماتي، فتشمل المنشآت الفردية والشراكات والشركات جميعًا. وتطلب IRS من الأنشطة التجارية الاحتفاظ بـالإيصالات والشيكات الملغاة والمستندات الأخرى التي تدعم الخصم، ولا تشترط نوعًا خاصًا من السجلات إلا في حالات قليلة (IRS: الاحتفاظ بالسجلات).

يتوقف اشتراط الإيصال بحسب القاعدة على نوع المصروف:

المصادر: المنشور 583، و⁦26 CFR 1.274-5⁩، والمنشور 463.

الحالة ليست بسيطة حين لا يوجد لمعظم المصروفات سوى سطر في كشف البطاقة، أو حين تمر سنة من الإنفاق بلا ملاحظات عن الغرض، أو حين تتعلق المصروفات بالسفر أو الهدايا أو السيارة، أو حين تكون IRS أو معدّ إقرارات أو مُقرض قد طلب إثباتًا بالفعل. وللإيصالات المفقودة أصلًا، انظر الإيصالات المفقودة للمصروفات التجارية.

ما الذي تجمعه:

• إيصالات أو فواتير أو رسائل تأكيد الطلب لكل مصروف.
• كشوف كل حساب وبطاقة دُفعت منها تكاليف النشاط.
• ملاحظة بالغرض لكل مصروف: ما كان الغرض منه، وأي عمل أو عميل.
• تقويمات أو برامج رحلات للرحلات، وسجل أميال لاستخدام السيارة.

هل أحتاج إيصالًا للمشتريات دون 75 دولارًا؟

حد عدم اشتراط الإيصال موجود لتكاليف السفر والهدايا والسيارة فقط. فدون 75 دولارًا، لا تحتاج هذه التكاليف إيصالًا لكنها تحتاج سجلًا بالمبلغ والتاريخ والمكان والغرض؛ أما الإقامة فتحتاج إيصالًا مهما كان المبلغ، باستثناء حالة بدل الإقامة اليومي المذكورة أدناه. وأما المستلزمات والبرامج والإيجار والإعلان فلا حد لها: يجب أن يكون المصروف الصغير منها قابلًا للإثبات أيضًا. ويذكر المنشور 463 أن المستند الإثباتي غير لازم في ثلاث حالات:

• تكلفة وجبة أو إقامة في رحلة يسددها صاحب العمل بمعدل يومي ثابت (بدل إقامة يومي) بموجب خطة محاسبة معتمدة، أي أنك تحاسب صاحب العمل عليها. ولا يستفيد الموظف المرتبط بصاحب العمل من هذا الاستثناء، ويجب أن يكون قادرًا على إثبات المصروفات لدى IRS. ويشمل الارتباط ملكية أكثر من ⁦10%⁩ من أسهم صاحب العمل إذا كان شركة، بالقيمة، مباشرة أو غير مباشرة، وبعض صلات القرابة والصناديق الاستئمانية (المنشور 463؛ Revenue Procedure 2019-48، القسم 6.07). وبدل الإقامة اليومي للوجبات فقط قاعدة منفصلة؛ انظر خصم وجبات العمل.
• مصروف غير الإقامة دون 75 دولارًا.
• مصروف نقل لا يتوفر له إيصال بسهولة.

حد 75 دولارًا يعفي من الإيصال لا من السجل. فيجب أن يُسجَّل مبلغ كل مصروف وتاريخه ومكانه وغرضه التجاري، كتابةً في العادة (⁦26 CFR 1.274-5T⁩؛ المنشور 463).

ويسري الحد على كل نفقة على حدة. ويعامل المنشور 463 كل دفعة منفصلة عادةً على أنها مصروف مستقل، لكنه يعامل المصروفات المتشابهة في طبيعتها خلال مناسبة واحدة على أنها مصروف واحد.

والحد ينتمي إلى قواعد السفر والهدايا والسيارة، لا إلى التكاليف العادية. فلا ⁦26 CFR 1.6001-1⁩ ولا المنشور 583 يضع حدًا أدنى بالدولار للمستلزمات أو البرامج أو الإعلان، فيبقى على المشتريات العادية الصغيرة أن تكون قابلة للإثبات. وبالنسبة إلى المدفوعات النقدية الصغيرة، يدرج المنشور 583 قسائم الصندوق النقدي الصغير ضمن مستندات المصروفات: كل دفعة من هذا الصندوق تُرفق بقسيمة مع إيصالها دليلًا على الدفع.

ما الذي يجب أن يُظهره الإيصال ليُقبل؟

يكون الإيصال كافيًا عادةً إذا أظهر المبلغ والتاريخ والمكان والطبيعة الأساسية للمصروف، أي ما اشتُري (⁦26 CFR 1.274-5⁩). وتضرب IRS مثالين (المنشور 463):

هذان المثالان من قواعد السفر والوجبات. وبالنسبة إلى المستند الإثباتي عمومًا، تصف اللائحة العناصر الأربعة نفسها بأنها كافية عادةً: المبلغ والتاريخ والمكان وما اشتُري. ونادرًا ما يُظهر الإيصال سبب الشراء، لذا تُرفق به ملاحظة بالغرض. وإذا أظهرت القسيمة المجموع فقط، فأضف الفاتورة أو رسالة تأكيد الطلب التي تبيّن ما اشتُري.

هل يكفي كشف البنك أو البطاقة دون إيصال؟

لا يكفي وحده في الغالب. فالكشف يثبت أنك دفعت، لا ما اشتريته ولا سبب الشراء. ويدرج المنشور 583 كشوف الحسابات ضمن مستندات المصروفات ويقبل الكشف الواضح جدًا دليلًا على الدفع إذا أظهر اسم المدفوع له والمبلغ والتاريخ (مع رقم الشيك في حالة الشيك)، لكنه يضيف أن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم: احتفظ بالفواتير أو قسائم البيع التي تثبت أنك تكبدت التكلفة.

السطر الذي لا يُظهر إلا اسم تاجر أو رمزه هو الثغرة المعتادة: فالمتجر نفسه قد يبيع مستلزمات لعمل أو شيئًا شخصيًا. وللإقامة ولتكاليف السفر والهدايا والسيارة بمبلغ 75 دولارًا أو أكثر، تطلب اللائحة مستندات إثباتية مثل الإيصالات أو الفواتير المدفوعة. ولا تقول اللائحة ولا المنشور 463 هل يكفي سطر الكشف وحده. والاحتفاظ بالإيصال يتجنب السؤال. وإذا لم يبق سوى الكشوف، فانظر الإيصالات المفقودة للمصروفات التجارية.

ما الذي يثبت الغرض التجاري للمصروف، وماذا أكتب؟

يثبت الغرض التجاري عادةً ببيان مكتوب بالسبب التجاري، يُحفظ في دفتر حسابات أو مفكرة أو سجل أو بيان مصروفات أو سجل مشابه؛ ويُقبل السجل المعد على الحاسوب (المنشور 463). وتختلف درجة الإثبات. فحين يكون الغرض واضحًا من الوقائع المحيطة، لا يلزم شرح مكتوب: فمندوب المبيعات على مسار ثابت لا يحتاج ملاحظة لكل رحلة عليه، وإن كان طول المسار وتواريخ الرحلات ومجموع الأميال تُسجَّل (المنشور 463؛ ⁦26 CFR 1.274-5T⁩).

اكتب في سطر ما يربط التكلفة بالنشاط التجاري:

لا يلزمك أن تنسخ إلى سجلك ما يظهره الإيصال أصلًا، ما دام الاثنان يكمل أحدهما الآخر (المنشور 463). وللتكاليف العادية، يطلب المنشور 583 أن تُظهر المستندات الداعمة المبلغ المدفوع وأنه كان لمصروف تجاري؛ وملاحظة قصيرة محفوظة مع الإيصال تفي بذلك.

أي المصروفات لها قواعد أشد: الإقامة والسفر والهدايا واستخدام السيارة؟

يخضع السفر (ومنه الوجبات والإقامة أثناء الابتعاد عن المنزل) والهدايا والممتلكات المدرجة مثل سيارة الركاب لاختبار أشد. فلا يُسمح بأي خصم ما لم تُثبت المبلغ، والوقت والمكان أو الوصف، والغرض التجاري، وفي الهدية العلاقة التجارية أيضًا (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩؛ ⁦26 U.S.C. 280F(d)(4)⁩).

المصدر: المنشور 463، الجدول ⁦5-1⁩ و⁦26 CFR 1.274-5T⁩.

الإيصال هو الطريقة المعتادة لتلبية هذه القواعد، لا الوحيدة. فإذا قصّر السجل في عنصر واحد، يسمح النظام أيضًا بالإثبات ببيان تفصيلي منك مع أدلة داعمة، ويجب أن تكون هذه الأدلة مباشرة أو مستندية بالنسبة إلى المبلغ والوقت والمكان (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩؛ ⁦26 CFR 1.274-5T(c)(3)⁩). ويسمح المنشور 463 أيضًا بأدلة أخرى في ظروف استثنائية، حين تمنع طبيعة الموقف الحصول على إيصال وتكون أدلتك أفضل إثبات ممكن. وللسجلات المفقودة، انظر الإيصالات المفقودة للمصروفات التجارية.

المبالغ التي تقدّرها أو تقرّبها لا تُخصم بموجب هذه القواعد (المنشور 463). ويحل بدل الوجبات القياسي وسعر الميل القياسي محل سجلات التكلفة الفعلية فقط؛ ويبقى مطلوبًا تسجيل الوقت والمكان والغرض التجاري والأميال التجارية (المنشور 463).

الوجبة في رحلة عمل مصروف سفر بموجب هذه القواعد. أما وجبة العمل المحلية فلا: فقائمة النظام تشمل وجبات السفر والهدايا والممتلكات المدرجة، وتقول وزارة الخزانة إن نفقات الطعام والشراب تبقى خاضعة للقواعد العامة لإثبات المصروف وحفظ الدفاتر والسجلات (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩؛ Treasury Decision 9925). فلا يحسم حد إيصال السفر أمر الوجبة المحلية. احتفظ بدليل على المبلغ والتاريخ والمكان ومن حضر ولماذا. وتجد مقدار الوجبة القابل للخصم في خصم وجبات العمل، وما يجب أن يُظهره سجل الأميال في متطلبات سجل الأميال.

متى أكتب الغرض؟

عند وقوع المصروف أو قريبًا منه. فبالنسبة إلى تكاليف السفر والهدايا والسيارة، يتمتع السجل المعد حينها والمدعوم بمستندات بدرجة عالية من المصداقية لا يملكها بيان لاحق، لأن الذاكرة تضعف؛ ويحتاج البيان اللاحق إلى أدلة داعمة ذات قيمة إثباتية عالية ليحمل الوزن نفسه (⁦26 CFR 1.274-5T⁩).

لا يشترط أن يكون السجل آنيًّا. فالسجل الأسبوعي الذي يحاسب على استخدام ذلك الأسبوع يُعدّ في وقته، ما دمت تكتبه وأنت ما زلت تعرف المبلغ والوقت والمكان والغرض معرفة كاملة (المنشور 463؛ ⁦26 CFR 1.274-5T⁩). وللتكاليف الأخرى، يحذّر المنشور 583 من أنك قد تنسى المصروفات ما لم تسجلها حين تقع.

هل أرسل الإيصالات مع إقراري؟

تطلب IRS من الأنشطة التجارية الاحتفاظ بالإيصالات والمستندات الداعمة، ولا يقول إرشادها عن الاحتفاظ بالسجلات شيئًا عن إرسالها مع الإقرار. ويجب أن تبقى السجلات متاحة في كل وقت للفحص، وإذا فحصت IRS إقرارًا فقد يُطلب منك شرح بنوده (المنشور 583؛ ⁦26 CFR 1.6001-1⁩).

وتطلب ورقة العمل الأسبوعية النموذجية في المنشور 463 أن ترفق بها الفواتير المسددة لكل الإقامة ولسائر المصروفات بمبلغ 75 دولارًا أو أكثر؛ ولا يوجّهك المنشور إلى إرسالها مع إقرارك. وتجد مدة الاحتفاظ بالسجلات في مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

مستشار يسافر إلى عميل

يسافر مستشار بالطائرة إلى ورشة عمل لعميل: تذكرة طيران بمبلغ 420 دولارًا أمريكيًا وليلة فندق واحدة بمبلغ 180 دولارًا أمريكيًا. إيصال الفندق مطلوب مهما كان المبلغ. وتذكرة الطيران فوق حد 75 دولارًا، فإيصال التذكرة مطلوب ما لم يتعذر الحصول عليه بسهولة. وملاحظة بالتواريخ وعبارة «ورشة عمل للعميل، أوستن» تثبت المكان والغرض. ووجبة في الرحلة بمبلغ 75 دولارًا أو أكثر تحتاج إيصالها أيضًا، إلا إذا استخدمت بدل الوجبات القياسي، فهو يحل محل سجل التكلفة لا الوقت والمكان والغرض. وتجد مقدار الوجبة القابل للخصم في خصم وجبات العمل.

عامل صيانة يشتري مستلزمات ببطاقة

يشتري عامل صيانة مستلزمات بمبلغ 60 دولارًا أمريكيًا ببطاقة عمل. المبلغ دون الحد، لكن المستلزمات تكلفة عادية، فالحد لا ينطبق ويجب أن تبقى التكلفة قابلة للإثبات. ولا يُظهر الكشف سوى اسم المتجر. أما إيصال المتجر أو رسالة تأكيد الطلب فتبيّن الأصناف، وتربطها ملاحظة «أعمال تجديد حمام» بعميل.

بائع عبر الإنترنت وسطور بطاقة غير واضحة

لدى بائع عبر الإنترنت مشتريات ببطاقة بمبلغ 900 دولار أمريكي في شهر، وبعضها يظهر باسم مختصر لمنصة سوق إلكترونية فقط. الكشف يثبت الدفع. وسجل طلبات المنصة يبيّن ما اشتُري ومتى. وبدونه، قد يصعب ربط السطر بالنشاط التجاري أو تمييزه عن مشتريات شخصية، وتبيّن ملاحظة على كل طلب هل كان بضاعة للبيع أم مستلزمات.

هل يختلف وضعك؟

• يطلب منك أحد إثباتًا (خطاب من IRS أو معدّ إقرارات أو مُقرض)، ولمعظم المصروفات سطر في كشف البطاقة فقط، أو لسنة أو أكثر من الإنفاق لا توجد ملاحظات عن الغرض: ما المصروفات التي يمكن دعمها الآن، وما الذي يُعاد بناؤه من الكشوف، وما الذي يجب أن تلتقطه الدفاتر الشهرية أمور تقدير تخص وقائعك. انظر مساعدة مسك الدفاتر، وتدقيق IRS لنشاط تجاري صغير إذا وصل خطاب.
• الإيصالات مفقودة أو لم يُحتفظ بها: انظر الإيصالات المفقودة للمصروفات التجارية.
• تحتفظ بالإيصالات صورًا أو في تطبيق، وتريد التخلص من الورق: انظر الإيصالات الممسوحة ضوئيًا بدل الورق.
• تريد روتينًا للسنة وقائمة لمسؤول مسك الدفاتر: انظر حفظ السجلات للعاملين لحسابهم الخاص، أو قارن بين مسك دفاترك بنفسك أو توظيف مسؤول مسك دفاتر.
• لدى شركتك أو شراكتك ملاك أو موظفون ينفقون باسمها: يجب على الكيان الاحتفاظ بسجلات تثبت خصوماته هو (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). وللتكاليف التي يدفعها المالك شخصيًا ثم يُسدَّد له، انظر تعويض المالك عن مصروفاته ومصروفات النشاط على بطاقة ائتمان شخصية؛ وإذا كان الإنفاق الشخصي والتجاري يمر عبر الحسابات نفسها، فانظر مسك الدفاتر.
• تتحقق من بنود Schedule C التي تثير الأسئلة: انظر مصروفات Schedule C التي تتساءل عنها IRS.