דרישות IRS לקבלות: האם צריך קבלה על כל הוצאה עסקית?

האם צריך קבלה על כל הוצאה עסקית?

ברוב המקרים כן בפועל, אף שהחוק דורש קבלה רק בחלק מהמקרים. כל ניכוי חייב להיות ניתן להוכחה, וקבלה היא ההוכחה הרגילה. הכללים הפדרליים דורשים ספרים או רישומים מספיקים כדי לבסס את הניכויים בדוח, מכל מי שחייב במס הכנסה או נדרש להגיש דוח מידע, ולכן בעלי עסק יחידני, שותפויות וחברות כולם מכוסים. IRS מורה לעסקים לשמור קבלות, המחאות מבוטלות ומסמכים אחרים שתומכים בניכוי, ואינו דורש סוג מיוחד של רישום אלא במקרים מעטים (IRS: שמירת רישומים).

מתי קבלה נדרשת לפי הכללים תלוי בסוג ההוצאה:

מקורות: פרסום 583, ⁦26 CFR 1.274-5⁩ ופרסום 463.

המקרה אינו פשוט כשלרוב ההוצאות יש רק שורה בדף חשבון כרטיס, כשלשנה של הוצאות אין הערות מטרה, כשמעורבות נסיעות, מתנות או שימוש ברכב, או כש-⁠IRS, מכין דוחות או מלווה כבר ביקשו הוכחה. לקבלות שאבדו, ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

מה לאסוף:

• קבלות, חשבוניות או הודעות הזמנה בדוא״ל לכל הוצאה.
• דפי חשבון של כל חשבון וכרטיס ששילמו עלויות עסקיות.
• הערת מטרה לכל הוצאה: למה היא נועדה ולאיזו עבודה או לקוח.
• יומנים או מסלולי נסיעה לטיולים, ויומן קילומטראז' לשימוש ברכב.

האם צריך קבלה על רכישות מתחת ל-⁠⁦$75⁩?

קו ההפטר מקבלה קיים רק להוצאות נסיעה, מתנות ורכב. מתחת ל-⁠⁦$75⁩, הוצאות כאלה אינן דורשות קבלה אבל עדיין דורשות רישום של סכום, תאריך, מקום ומטרה; לינה דורשת קבלה בכל סכום, מלבד מקרה דמי הנסיעות היומיים שלהלן. לציוד, תוכנה, שכירות ופרסום אין סף: גם הוצאה קטנה חייבת להיות ניתנת להוכחה. פרסום 463 קובע שראיות מסמכיות אינן נחוצות בשלושה מקרים:

• עלות ארוחה או לינה בנסיעה שהמעסיק מחזיר בשיעור יומי קבוע (דמי נסיעות יומיים, per diem) במסגרת תוכנית דיווח מחויבת, כלומר אתם מדווחים למעסיק עליה. עובד שקשור למעסיק אינו יכול להשתמש בחריג הזה וחייב להיות מסוגל להוכיח את ההוצאות ל-⁠IRS. קשור כולל החזקה, במישרין או בעקיפין, של יותר מ-⁠⁦10%⁩ משווי מניות של מעסיק שהוא חברה, וכן קשרי משפחה ונאמנות מסוימים (פרסום 463; Revenue Procedure 2019-48, סעיף 6.07). דמי נסיעות יומיים לארוחות בלבד הם כלל נפרד; ראו ניכוי ארוחות עסקיות.
• הוצאה שאינה לינה ושהיא מתחת ל-⁠⁦$75⁩.
• הוצאת תחבורה שאין קבלה זמינה בקלות עבורה.

הסף של ⁦$75⁩ פוטר מהקבלה, אף פעם לא מהרישום. הסכום, התאריך, המקום והמטרה העסקית של כל הוצאה עדיין חייבים להירשם, בדרך כלל בכתב (⁦26 CFR 1.274-5T⁩; פרסום 463).

הסף חל על כל הוצאה בנפרד. פרסום 463 רואה בכל תשלום נפרד, בדרך כלל, הוצאה נפרדת, אבל הוצאות מאותו סוג במהלך אירוע אחד כהוצאה אחת.

הסף שייך לכללי הנסיעה, המתנות והרכב, לא לעלויות רגילות. לא ⁦26 CFR 1.6001-1⁩ ולא פרסום 583 קובעים רצפה דולרית לציוד, תוכנה או פרסום, ולכן רכישה רגילה קטנה עדיין חייבת להיות ניתנת להוכחה. לתשלומים קטנים במזומן, פרסום 583 מונה שוברי קופה קטנה (petty cash) בין המסמכים להוצאות: לכל תשלום מקופה קטנה מצרפים שובר לקבלה כהוכחת תשלום.

מה קבלה צריכה להראות כדי להיחשב?

קבלה מספיקה בדרך כלל כשהיא מראה את הסכום, התאריך, המקום והאופי המהותי של ההוצאה, כלומר מה נקנה (⁦26 CFR 1.274-5⁩). IRS נותן שתי דוגמאות (פרסום 463):

הדוגמאות האלה מגיעות מכללי הנסיעה והארוחות. לראיות מסמכיות בכלל, התקנה מתארת אותם ארבעה פריטים כמספיקים בדרך כלל: סכום, תאריך, מקום ומה נקנה. קבלה כמעט אף פעם לא מראה למה הרכישה נעשתה, ולכן מצרפים אליה הערת מטרה. אם בשובר מופיע רק סכום כולל, הוסיפו את החשבונית או את הודעת ההזמנה שמראות מה נקנה.

האם דף חשבון בנק או כרטיס מספיק בלי קבלה?

בדרך כלל לא לבדו. דף חשבון מוכיח ששילמתם, לא מה קניתם או למה. פרסום 583 מונה דפי חשבון בין המסמכים להוצאות ומקבל דף קריא מאוד כהוכחת תשלום כשהוא מראה את שם הנמען, הסכום והתאריך (וכן את מספר ההמחאה בהמחאה), אך מוסיף שהוכחת תשלום בלבד אינה מבססת ניכוי: שמרו חשבוניות או שוברי מכירה שמראים שהעלות נוצרה.

שורה שמראה רק שם סוחר או קוד היא הפער הרגיל: אותה חנות יכולה למכור ציוד לעבודה או משהו אישי. ללינה ולהוצאות נסיעה, מתנות ורכב של ⁦$75⁩ ומעלה, התקנה מבקשת ראיות מסמכיות כמו קבלות או חשבונות ששולמו. לא התקנה ולא פרסום 463 אומרים אם שורת דף חשבון לבדה נחשבת. שמירת הקבלה חוסכת את השאלה. אם נשארו רק דפי חשבון, ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

מה מוכיח את המטרה העסקית של הוצאה, ומה לרשום?

מטרה עסקית מוכחת בדרך כלל בהצהרה כתובה של הסיבה העסקית, שנשמרת בפנקס חשבונות, ביומן, בדוח הוצאות או ברישום דומה; גם רישום במחשב נחשב (פרסום 463). רמת ההוכחה משתנה. כשהמטרה ברורה מהעובדות סביב, הסבר כתוב אינו נדרש: נציג מכירות על מסלול קבוע אינו צריך הערה לכל נסיעה בו, אף שאורך המסלול, תאריכי הנסיעות וסך הקילומטרים עדיין נרשמים (פרסום 463; ⁦26 CFR 1.274-5T⁩).

כתבו בשורה אחת מה קושר את העלות לעסק:

אין צורך להעתיק לרישום מה שהקבלה כבר מראה, כל עוד השניים משלימים זה את זה (פרסום 463). לעלויות רגילות, פרסום 583 מבקש שהמסמכים התומכים יראו את הסכום ששולם ושהיה זה להוצאה עסקית; הערה קצרה שנשמרת עם הקבלה יכולה לעשות זאת.

אילו הוצאות כפופות לכללים מחמירים יותר: לינה, נסיעות, מתנות ושימוש ברכב?

נסיעות (כולל ארוחות ולינה הרחק מהבית), מתנות ונכס רשום (listed property) כמו מכונית פרטית כפופים למבחן מחמיר יותר. אין ניכוי מותר אלא אם אתם מבססים את הסכום, את הזמן והמקום או התיאור, את המטרה העסקית ובמתנה גם את הקשר העסקי (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩; ⁦26 U.S.C. 280F(d)(4)⁩).

מקור: פרסום 463, טבלה ⁦5-1⁩ ו⁦26 CFR 1.274-5T⁩.

קבלה היא הדרך הרגילה לעמוד בכללים האלה, לא הדרך היחידה. אם רישום חסר ברכיב אחד, החוק מתיר גם הוכחה בהצהרה מפורטת שלכם יחד עם ראיות מחזקות, ולגבי סכום, זמן ומקום הראיות חייבות להיות ישירות או מסמכיות (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩; ⁦26 CFR 1.274-5T(c)(3)⁩). פרסום 463 מתיר גם ראיות אחרות בנסיבות חריגות, כשטבע המצב מנע מכם להשיג קבלה והראיות שלכם הן ההוכחה הטובה ביותר האפשרית. לרישומים שאבדו, ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

סכומים שאתם מעריכים או מעגלים אינם ניתנים לניכוי לפי הכללים האלה (פרסום 463). שיעור הארוחות הסטנדרטי ושיעור הקילומטראז' הסטנדרטי מחליפים רק את רישומי העלות בפועל; זמן, מקום, מטרה עסקית וקילומטרים עסקיים עדיין נדרשים (פרסום 463).

ארוחה בנסיעה עסקית היא הוצאת נסיעה לפי הכללים האלה. ארוחה עסקית מקומית אינה: רשימת החוק מכסה ארוחות בנסיעה, מתנות ונכס רשום, ומשרד האוצר האמריקאי קובע שהוצאות מזון ומשקאות נשארות כפופות לכללים הכלליים לביסוס הוצאה ולשמירת ספרים ורישומים (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩; Treasury Decision 9925). לכן סף הקבלה של נסיעות אינו מכריע לגבי ארוחה מקומית. שמרו ראיות לסכום, לתאריך, למקום, למי שהשתתף ולמה. כמה מארוחה ניתן לנכות מוסבר בניכוי ארוחות עסקיות, ומה יומן קילומטראז' חייב להראות בדרישות יומן קילומטראז'.

תוך כמה זמן כדאי לרשום את המטרה?

בזמן ההוצאה או סמוך אליו. להוצאות נסיעה, מתנות ורכב, לרישום שנעשה אז ומגובה במסמכים יש מהימנות גבוהה שלהצהרה מאוחרת אין, כי הזיכרון דוהה; הצהרה מאוחרת צריכה ראיות מחזקות בעלות ערך הוכחתי גבוה כדי לשאת אותו משקל (⁦26 CFR 1.274-5T⁩).

יומן שנרשם בזמן אמת אינו נדרש. יומן שנוהל שבועית וחושב את השימוש של אותו שבוע נחשב בזמן, כל עוד כתבתם אותו בזמן שהידע שלכם על הסכום, הזמן, המקום והמטרה היה מלא (פרסום 463; ⁦26 CFR 1.274-5T⁩). לעלויות אחרות, פרסום 583 מזהיר שאפשר לשכוח הוצאות אם לא רושמים אותן כשהן קורות.

האם שולחים קבלות יחד עם הדוח?

IRS מורה לעסקים לשמור קבלות ומסמכים תומכים, והנחיות השמירה שלו אינן אומרות דבר על שליחתם עם הדוח. הרישומים חייבים להישאר זמינים בכל עת לבדיקה, ואם IRS בודק דוח ייתכן שתתבקשו להסביר את הפריטים בו (פרסום 583; ⁦26 CFR 1.6001-1⁩).

דף העבודה השבועי לדוגמה בפרסום 463 מורה לצרף לדף העבודה חשבונות מאושרים בקבלה לכל לינה ולהוצאות אחרות של ⁦$75⁩ ומעלה; הפרסום אינו מורה לשלוח אותו עם הדוח. כמה זמן לשמור את הרישומים מוסבר בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה ומשתמשות בדולרים אמריקאיים.

יועץ טס ללקוח

יועץ טס לסדנה אצל לקוח: ⁦US$420⁩ של כרטיס טיסה ולילה אחד במלון ב-⁦US$180⁩. קבלת המלון נדרשת בכל סכום. כרטיס הטיסה מעל הקו של ⁦$75⁩, ולכן קבלת הכרטיס נדרשת אלא אם אינה זמינה בקלות. הערה עם התאריכים ו“סדנה ללקוח, אוסטין” מוכיחה מקום ומטרה. ארוחה בנסיעה של ⁦$75⁩ ומעלה דורשת גם היא קבלה, אלא אם משתמשים בשיעור הארוחות הסטנדרטי, שמחליף את רישום העלות אך לא את הזמן, המקום והמטרה. כמה מארוחה ניתן לנכות מוסבר בניכוי ארוחות עסקיות.

שיפוצניק קונה ציוד בכרטיס

שיפוצניק קונה ציוד ב-⁦US$60⁩ בכרטיס עסקי. הסכום מתחת לקו, אבל ציוד הוא עלות רגילה, ולכן הקו אינו חל ועדיין צריך להוכיח את העלות. דף החשבון מראה רק את החנות. קבלת החנות או הודעת ההזמנה מראות את הפריטים, והערה, “עבודת שיפוץ אמבטיה”, קושרת אותם ללקוח.

מוכר מקוון עם שורות כרטיס לא ברורות

מוכר מקוון מחויב ב-⁦US$900⁩ בכרטיס בחודש, כמה מהם מופיעים רק בשם מקוצר של שוק מקוון. הדף מוכיח תשלום. היסטוריית ההזמנות בשוק מראה מה נקנה ומתי. בלעדיה, שורה עלולה להיות קשה לקשירה לעסק או להבחנה מרכישה אישית, והערה על כל הזמנה אומרת אם היה זה מלאי למכירה או ציוד.

המצב שלכם שונה?

• מישהו מבקש מכם הוכחה (מכתב מ-⁠IRS, מכין דוחות או מלווה), ולהוצאות רבות יש רק שורה בדף כרטיס, או ששנה אחת או יותר של הוצאות בלי הערות מטרה: אילו הוצאות אפשר לבסס עכשיו, מה לשחזר מדפי חשבון ומה הספרים החודשיים צריכים לתעד הם שיקול דעת לפי העובדות שלכם. ראו עזרה בהנהלת חשבונות, וביקורת IRS בעסק קטן אם הגיע מכתב.
• קבלות אבדו או לא נשמרו מעולם: ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.
• אתם שומרים קבלות כתמונות או באפליקציה, ורוצים לזרוק את הנייר: ראו קבלות סרוקות במקום נייר.
• אתם רוצים שגרה לשנה ורשימה לאיש הנהלת החשבונות שלכם: ראו שמירת רישומים לעצמאים, או שקלו לנהל את הספרים בעצמכם או לשכור איש הנהלת חשבונות.
• לחברה או לשותפות שלכם יש בעלים או עובדים שמוציאים כסף בשמה: הישות חייבת לשמור רישומים שמבססים את הניכויים שלה (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). לעלויות שבעלים משלם מכיסו ומקבל עליהן החזר, ראו החזר הוצאות בעלים והוצאות עסקיות בכרטיס אשראי אישי; אם הוצאות אישיות ועסקיות משתמשות באותם חשבונות, ראו הנהלת חשבונות.
• אתם בודקים אילו שורות ב-⁠Schedule C מעוררות שאלות: ראו הוצאות ב-⁠Schedule C ש-⁠IRS שואל עליהן.