Recibos para el IRS: ¿necesito uno por cada gasto del negocio?

¿Necesito un recibo por cada gasto del negocio?

En la práctica casi siempre sí, aunque la ley exige un recibo solo en algunos casos. Toda deducción debe poder probarse, y el recibo es la prueba habitual. Las reglas federales de EE. UU. exigen libros o registros suficientes para establecer las deducciones de una declaración a toda persona sujeta al impuesto sobre la renta o que deba presentar una declaración informativa, de modo que cubren por igual a propietarios únicos, sociedades de personas y corporaciones. El IRS indica a los negocios que conserven recibos, cheques cancelados y otros documentos que respalden una deducción, y no exige ningún tipo especial de registro salvo en pocos casos (IRS: Recordkeeping).

Cuándo la regla exige un recibo depende del tipo de gasto:

Fuentes: Publication 583, 26 CFR 1.274-5 y Publication 463.

Un caso no es sencillo cuando la mayoría de los gastos solo tienen una línea de tarjeta, cuando un año de gastos no tiene notas de propósito, cuando hay viajes, regalos o uso de vehículo, o cuando el IRS, un preparador de impuestos o un prestamista ya pidieron pruebas. Para los recibos ya perdidos, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

Reúna:

• Recibos, facturas o correos de pedido de cada gasto.
• Estados de cuenta de todas las cuentas y tarjetas con las que se pagaron costos del negocio.
• Una nota del propósito de cada gasto: para qué fue y de qué trabajo o cliente.
• Calendarios o itinerarios de los viajes, y un registro de millaje del uso del vehículo.

¿Necesito un recibo para compras de menos de $75?

El límite sin recibo existe solo para los costos de viaje, regalos y vehículo. Por debajo de $75, esos costos no necesitan recibo, pero sí un registro del monto, la fecha, el lugar y el propósito; el alojamiento necesita recibo por cualquier monto, salvo en el caso del viático (per diem) que se explica abajo. Los suministros, el software, el alquiler y la publicidad no tienen límite: aun uno pequeño debe poder probarse. La Publication 463 dice que no se necesita prueba documental en tres casos:

• Un gasto de comida o alojamiento en un viaje que el empleador reembolsa con una tarifa diaria fija (un viático, o per diem) bajo un plan de rendición de cuentas (accountable plan), es decir, usted rinde cuentas de él al empleador. Un empleado relacionado con el empleador no puede usar esta excepción y debe poder probar los gastos ante el IRS. Estar relacionado incluye poseer, directa o indirectamente, más de 10% de las acciones, por valor, de un empleador que es una corporación, y ciertos vínculos familiares y de fideicomiso (Publication 463; Revenue Procedure 2019-48, sección 6.07). Un viático solo de comidas es una regla aparte; vea deducción de comidas de negocios.
• Un gasto que no es de alojamiento y es de menos de $75.
• Un gasto de transporte del que no se dispone fácilmente de un recibo.

El límite de $75 dispensa el recibo, nunca el registro. Aun así hay que anotar el monto, la fecha, el lugar y el propósito comercial de cada gasto, en general por escrito (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

El límite se aplica a cada desembolso. La Publication 463 trata cada pago separado, en general, como un gasto distinto, pero los gastos de naturaleza similar durante un solo evento como un solo gasto.

El límite pertenece a las reglas de viaje, regalos y vehículo, no a los costos ordinarios. Ni el 26 CFR 1.6001-1 ni la Publication 583 fijan un piso en dólares para suministros, software o publicidad, así que una compra ordinaria pequeña igual debe poder probarse. Para los pagos pequeños en efectivo, la Publication 583 incluye los comprobantes de caja chica entre los documentos de los gastos: cada pago de un fondo de caja chica lleva un comprobante unido a su recibo como prueba del pago.

¿Qué debe mostrar un recibo para que cuente?

Un recibo suele ser suficiente cuando muestra el monto, la fecha, el lugar y la naturaleza esencial del gasto, es decir, qué se compró (26 CFR 1.274-5). El IRS da dos ejemplos (Publication 463):

Estos ejemplos vienen de las reglas de viaje y de comidas. Para la prueba documental en general, el reglamento describe como suficientes los mismos cuatro datos: monto, fecha, lugar y qué se compró. Un recibo rara vez muestra por qué se hizo la compra, así que se acompaña de una nota de propósito. Si un comprobante solo muestra un total, agregue la factura o el correo de pedido que muestre qué se compró.

¿Basta un estado de cuenta bancario o de tarjeta sin recibo?

Por lo general no por sí solo. Un estado de cuenta prueba que usted pagó, no qué compró ni por qué. La Publication 583 incluye los estados de cuenta entre los documentos de los gastos y acepta uno muy legible como prueba de pago cuando muestra el nombre del beneficiario, el monto y la fecha (más el número de cheque, si fue un cheque), pero agrega que la prueba de pago por sí sola no establece una deducción: conserve las facturas o los comprobantes de venta que muestren que usted incurrió en el costo.

Una línea que solo muestra el nombre o el código de un comercio es el vacío habitual: la misma tienda puede vender suministros para un trabajo o algo personal. Para el alojamiento y para los costos de viaje, regalos o vehículo de $75 o más, el reglamento pide prueba documental, como recibos o facturas pagadas. Ni el reglamento ni la Publication 463 dicen si una línea de estado de cuenta basta por sí sola. Conservar el recibo evita la duda. Si solo quedan estados de cuenta, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Qué prueba el propósito comercial de un gasto y qué debo anotar?

El propósito comercial en general se prueba con una declaración escrita del motivo comercial, conservada en un libro de cuentas, diario, bitácora, informe de gastos u otro registro similar; un registro hecho en computadora cuenta (Publication 463). El grado de prueba varía. Cuando el propósito es evidente por los hechos del caso, no se exige una explicación escrita: un representante de ventas con una ruta establecida no necesita una nota por cada viaje en ella, aunque sí se anotan la longitud de la ruta, las fechas de los viajes y el total de millas (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Escriba en una línea lo que vincula el costo con el negocio:

No necesita copiar en su registro lo que el recibo ya muestra, siempre que ambos se complementen (Publication 463). Para los costos ordinarios, la Publication 583 pide que los documentos de respaldo muestren el monto pagado y que fue para un gasto del negocio; una nota breve guardada con el recibo puede lograrlo.

¿Qué gastos tienen reglas más estrictas: alojamiento, viajes, regalos y uso de vehículo?

Los viajes (incluidas las comidas y el alojamiento fuera de su localidad), los regalos y la propiedad listada, como un automóvil de pasajeros, tienen una prueba más estricta. No se permite ninguna deducción a menos que compruebe el monto, la fecha y el lugar o la descripción, el propósito comercial y, en el caso de un regalo, la relación comercial (26 U.S.C. 274(d); 26 U.S.C. 280F(d)(4)).

Fuente: Publication 463, Table 5-1 y 26 CFR 1.274-5T.

Un recibo es la forma habitual de cumplir estas reglas, no la única. Si un registro se queda corto en un elemento, la ley también permite probarlo con su propia declaración detallada más pruebas que la corroboren, y para el monto, la fecha y el lugar esa prueba debe ser directa o documental (26 U.S.C. 274(d); 26 CFR 1.274-5T(c)(3)). La Publication 463 también admite otras pruebas en circunstancias excepcionales, cuando la naturaleza de la situación le impidió obtener un recibo y su prueba es la mejor posible. Para los registros perdidos, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

Los montos que usted aproxima o estima no son deducibles según estas reglas (Publication 463). La asignación estándar para comidas y la tarifa estándar de millaje reemplazan solo los registros del costo real; igual se exigen la fecha, el lugar, el propósito comercial y las millas de negocio (Publication 463).

Una comida durante un viaje de negocios es un gasto de viaje según estas reglas. Una comida de negocios local no lo es: la lista de la ley abarca las comidas de viaje, los regalos y la propiedad listada, y el Departamento del Tesoro dice que los gastos de alimentos y bebidas siguen sujetos a las reglas generales para establecer un gasto y llevar libros y registros (26 U.S.C. 274(d); Treasury Decision 9925). Por eso, el límite de recibo de los viajes no decide el caso de una comida local. Conserve pruebas del monto, la fecha, el lugar, quiénes asistieron y por qué. Cuánto de una comida es deducible se explica en deducción de comidas de negocios, y qué debe mostrar un registro de millaje, en requisitos del registro de millaje.

¿Qué tan pronto debo anotar el propósito?

En el momento del gasto o cerca de él. En los costos de viaje, regalos y vehículo, un registro hecho entonces y respaldado con documentos tiene un alto grado de credibilidad que no tiene una declaración posterior, porque el recuerdo se desvanece; una declaración posterior necesita pruebas corroborantes de alto valor probatorio para tener el mismo peso (26 CFR 1.274-5T).

No se exige un registro simultáneo. Un registro semanal que cuenta el uso de esa semana se considera oportuno, siempre que lo escriba mientras todavía conoce bien el monto, la fecha, el lugar y el propósito (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T). Para los demás costos, la Publication 583 advierte que usted puede olvidar gastos si no los registra cuando ocurren.

¿Envío los recibos junto con mi declaración?

El IRS indica a los negocios que conserven los recibos y los documentos de respaldo, y su guía de conservación de registros no dice nada sobre enviarlos con la declaración. Los registros deben estar disponibles en todo momento para inspección, y si el IRS examina una declaración se le puede pedir que explique las partidas (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1).

La hoja de cálculo semanal de ejemplo de la Publication 463 indica adjuntar a esa hoja las facturas con recibo de todo el alojamiento y de los demás gastos de $75 o más; la publicación no indica enviarla con la declaración. Cuánto tiempo conservar los registros se explica en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Un consultor viaja a ver a un cliente

Un consultor viaja a un taller con un cliente: US$420 de pasaje aéreo y una noche de hotel de US$180. El recibo del hotel se exige por cualquier monto. El pasaje supera el límite de $75, así que se exige el recibo del boleto, salvo que no se disponga fácilmente de él. Una nota con las fechas y «taller con un cliente, Austin» prueba el lugar y el propósito. Una comida del viaje de $75 o más también necesita su recibo, salvo que use la asignación estándar para comidas, que reemplaza el registro del costo pero no la fecha, el lugar ni el propósito. Cuánto de una comida es deducible se explica en deducción de comidas de negocios.

Un técnico de reparaciones compra suministros con tarjeta

Un técnico de reparaciones compra US$60 de suministros con una tarjeta del negocio. El monto está por debajo del límite, pero los suministros son un costo ordinario, así que el límite no se aplica y el costo igual debe poder probarse. El estado de cuenta solo muestra la tienda. El recibo de la tienda o el correo de pedido muestra los artículos, y una nota, «trabajo de remodelación del baño», los vincula con un cliente.

Un vendedor en línea con líneas de tarjeta poco claras

Un vendedor en línea tiene US$900 de cargos con tarjeta en un mes, varios de los cuales aparecen solo con el nombre abreviado de un marketplace. El estado de cuenta prueba el pago. El historial de pedidos del marketplace muestra qué se compró y cuándo. Sin él, puede ser difícil vincular una línea con el negocio o distinguirla de una compra personal, y una nota en cada pedido aclara si era mercancía para reventa o suministros.

¿Es distinto en su caso?

• Alguien le pide pruebas (una carta del IRS, un preparador de impuestos o un prestamista), y muchos gastos solo tienen una línea de tarjeta, o uno o más años de gastos no tienen notas de propósito: qué gastos se pueden respaldar ahora, qué reconstruir a partir de los estados de cuenta y qué debe captar la contabilidad mensual son decisiones de criterio según sus hechos. Vea ayuda con la contabilidad y auditoría del IRS a un negocio pequeño si ya llegó una carta.
• Los recibos se perdieron o nunca se guardaron: vea recibos perdidos de gastos del negocio.
• Guarda los recibos como fotos o en una aplicación y quiere desechar el papel: vea recibos escaneados en lugar de papel.
• Quiere una rutina para el año y una lista para su responsable contable: vea cómo llevar registros siendo trabajador independiente, o compare llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.
• Los propietarios o el personal de su corporación o sociedad de personas gastan en nombre de ella: la entidad debe llevar registros que establezcan sus propias deducciones (26 CFR 1.6001-1). Para los costos que un propietario paga personalmente y luego se le reembolsan, vea reembolso de gastos del propietario y gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal; si los gastos personales y del negocio comparten las mismas cuentas, vea contabilidad.
• Está revisando qué líneas del Schedule C generan preguntas: vea gastos del Schedule C que cuestiona el IRS.