Belegpflicht des IRS: Brauche ich für jede Ausgabe einen Beleg?

Brauche ich für jede Betriebsausgabe einen Beleg?

In der Praxis meist ja, auch wenn das Gesetz nur in manchen Fällen einen Beleg verlangt. Jeder Abzug muss nachweisbar sein, und ein Beleg ist der übliche Nachweis. Die Bundesvorschriften verlangen Bücher oder Unterlagen, die ausreichen, um die Abzüge in einer Steuererklärung zu belegen, von jeder Person, die der Einkommensteuer unterliegt oder eine Informationserklärung einreichen muss; Einzelunternehmer, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften sind also alle erfasst. Der IRS weist Unternehmen an, Belege, entwertete Schecks und andere Dokumente aufzubewahren, die einen Abzug stützen, und verlangt außer in wenigen Fällen keine besondere Art von Unterlagen (IRS: Recordkeeping).

Wann eine Vorschrift einen Beleg verlangt, hängt von der Art der Ausgabe ab:

Quellen: Publication 583, 26 CFR 1.274-5 und Publication 463.

Ihr Fall ist nicht einfach, wenn die meisten Ausgaben nur eine Zeile auf der Kartenabrechnung haben, wenn für ein ganzes Jahr an Ausgaben keine Zwecknotizen vorliegen, wenn Reisen, Geschenke oder Fahrzeugnutzung betroffen sind oder wenn der IRS, ein Ersteller der Steuererklärung oder ein Kreditgeber bereits einen Nachweis verlangt hat. Zu bereits verlorenen Belegen siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Legen Sie bereit:

• Belege, Rechnungen oder Bestell-E-Mails für jede Ausgabe.
• Kontoauszüge für jedes Konto und jede Karte, mit denen Geschäftskosten bezahlt wurden.
• Eine Notiz zum Zweck jeder Ausgabe: wofür sie war und für welchen Auftrag oder Kunden.
• Kalender oder Reisepläne für Reisen und ein Fahrtenbuch für die Fahrzeugnutzung.

Brauche ich einen Beleg für Einkäufe unter $75?

Die Grenze, unter der kein Beleg nötig ist, gibt es nur für Kosten für Reisen, Geschenke und Fahrzeuge. Unter $75 brauchen diese Kosten keinen Beleg, aber weiterhin eine Aufzeichnung von Betrag, Datum, Ort und Zweck; Unterkunft braucht in jeder Höhe einen Beleg, abgesehen vom unten beschriebenen Fall des Tagegelds. Für Material, Software, Miete und Werbung gibt es keine Grenze: Auch ein kleiner Betrag muss nachweisbar sein. Publication 463 nennt drei Fälle, in denen kein Beleg nötig ist:

• Eine Verpflegungs- oder Unterkunftsausgabe auf einer Reise, die der Arbeitgeber nach einem Abrechnungsplan (Accountable Plan) mit einem festen Tagessatz (Tagegeld, Per Diem Allowance) erstattet, wobei Sie dem Arbeitgeber gegenüber abrechnen. Ein Arbeitnehmer, der mit dem Arbeitgeber nahestehend ist, kann diese Ausnahme nicht nutzen und muss die Ausgaben gegenüber dem IRS nachweisen können. Nahestehend umfasst, direkt oder indirekt mehr als 10 % der Anteile eines Arbeitgebers in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft nach Wert zu halten, sowie bestimmte familiäre Verbindungen und Verbindungen zu einem Trust (Publication 463; Revenue Procedure 2019-48, Abschnitt 6.07). Ein Tagegeld nur für Verpflegung ist eine eigene Regel; siehe Abzug für Geschäftsessen.
• Eine Ausgabe außer Unterkunft unter $75.
• Eine Beförderungsausgabe, für die ein Beleg nicht ohne Weiteres verfügbar ist.

Die Grenze von $75 erlässt den Beleg, nie die Aufzeichnung. Betrag, Datum, Ort und betrieblicher Zweck jeder Ausgabe müssen weiterhin festgehalten werden, in der Regel schriftlich (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Die Grenze gilt für jede einzelne Ausgabe. Publication 463 behandelt jede getrennte Zahlung in der Regel als eigene Ausgabe, Ausgaben gleicher Art bei einem einzelnen Anlass aber als eine Ausgabe.

Die Grenze gehört zu den Regeln für Reisen, Geschenke und Fahrzeuge, nicht zu gewöhnlichen Kosten. Weder 26 CFR 1.6001-1 noch Publication 583 setzt eine Betragsuntergrenze für Material, Software oder Werbung fest; ein kleiner gewöhnlicher Einkauf muss also nachweisbar bleiben. Für kleine Barzahlungen nennt Publication 583 Barkassenzettel (Petty Cash) unter den Dokumenten für Ausgaben: Jede Zahlung aus einer Barkasse bekommt einen Zettel, der an den Beleg geheftet wird und die Zahlung belegt.

Was muss ein Beleg zeigen, um zu zählen?

Ein Beleg genügt in der Regel, wenn er Betrag, Datum, Ort und das Wesen der Ausgabe zeigt, also was gekauft wurde (26 CFR 1.274-5). Der IRS gibt zwei Beispiele (Publication 463):

Diese Beispiele stammen aus den Regeln für Reisen und Verpflegung. Für Belege allgemein beschreibt die Vorschrift dieselben vier Angaben als in der Regel ausreichend: Betrag, Datum, Ort und was gekauft wurde. Ein Beleg zeigt selten, warum der Einkauf gemacht wurde, deshalb gehört eine Zwecknotiz dazu. Zeigt ein Zettel nur eine Summe, fügen Sie die Rechnung oder Bestell-E-Mail bei, die zeigt, was gekauft wurde.

Genügt ein Konto- oder Kartenauszug ohne Beleg?

In der Regel nicht allein. Ein Auszug belegt, dass Sie gezahlt haben, nicht was Sie gekauft haben oder warum. Publication 583 nennt Kontoauszüge unter den Dokumenten für Ausgaben und akzeptiert einen gut lesbaren als Zahlungsnachweis, wenn er den Namen des Zahlungsempfängers, den Betrag und das Datum zeigt (bei einem Scheck zusätzlich die Schecknummer), fügt aber hinzu, dass der Zahlungsnachweis allein keinen Abzug begründet: Bewahren Sie Rechnungen oder Verkaufsbelege auf, die zeigen, dass die Kosten bei Ihnen angefallen sind.

Eine Zeile, die nur einen Händlernamen oder Code zeigt, ist die übliche Lücke: Dasselbe Geschäft kann Material für einen Auftrag oder etwas Privates verkaufen. Für Unterkunft und für Kosten für Reisen, Geschenke und Fahrzeuge ab $75 verlangt die Vorschrift Belege wie Quittungen oder bezahlte Rechnungen. Weder die Vorschrift noch Publication 463 sagt, ob eine Auszugszeile allein genügt. Wer den Beleg aufbewahrt, vermeidet die Frage. Sind nur Auszüge übrig, siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Was belegt den betrieblichen Zweck einer Ausgabe, und was schreibe ich auf?

Der betriebliche Zweck wird in der Regel durch eine schriftliche Angabe des geschäftlichen Grundes belegt, geführt in einem Kontenbuch, Tagebuch, Fahrtenbuch, einer Ausgabenaufstellung oder einer ähnlichen Aufzeichnung; eine Aufzeichnung am Computer zählt (Publication 463). Der erforderliche Grad des Nachweises schwankt. Ist der Zweck aus den Umständen klar, ist keine schriftliche Erklärung nötig: Ein Handelsvertreter auf einer festen Route braucht keine Notiz für jede Fahrt auf dieser Route, wobei Länge der Route, Fahrtdaten und gefahrene Gesamtmeilen trotzdem festgehalten werden (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Schreiben Sie in einer Zeile auf, was die Kosten mit dem Unternehmen verbindet:

Sie müssen in Ihrer Aufzeichnung nicht wiederholen, was der Beleg schon zeigt, solange sich beide ergänzen (Publication 463). Bei gewöhnlichen Kosten verlangt Publication 583, dass die Unterlagen den gezahlten Betrag zeigen und dass er für eine Betriebsausgabe war; eine kurze Notiz beim Beleg kann das leisten.

Welche Ausgaben unterliegen strengeren Regeln: Unterkunft, Reisen, Geschenke und Fahrzeugnutzung?

Reisen (einschließlich Verpflegung und Unterkunft außerhalb des Wohnorts), Geschenke und Listed Property wie ein Pkw unterliegen einem strengeren Test. Ein Abzug ist nur zulässig, wenn Sie Betrag, Zeit und Ort oder Beschreibung, betrieblichen Zweck und bei einem Geschenk die geschäftliche Beziehung nachweisen (26 U.S.C. 274(d); 26 U.S.C. 280F(d)(4)).

Quelle: Publication 463, Table 5-1 und 26 CFR 1.274-5T.

Ein Beleg ist der übliche Weg, diese Regeln zu erfüllen, nicht der einzige. Fällt eine Aufzeichnung bei einer Angabe zu knapp aus, erlaubt das Gesetz auch den Nachweis durch Ihre eigene ausführliche Erklärung samt stützenden Beweisen; für Betrag, Zeit und Ort müssen diese Beweise unmittelbar oder dokumentarisch sein (26 U.S.C. 274(d); 26 CFR 1.274-5T(c)(3)). Publication 463 lässt in Ausnahmefällen auch andere Beweise zu, wenn die Lage es Ihnen unmöglich machte, einen Beleg zu bekommen, und Ihre Beweise der bestmögliche Nachweis sind. Zu verlorenen Unterlagen siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Geschätzte oder angenäherte Beträge sind nach diesen Regeln nicht abziehbar (Publication 463). Die Verpflegungspauschale (Standard Meal Allowance) und die Kilometerpauschale (Standard Mileage Rate) ersetzen nur die Aufzeichnung der tatsächlichen Kosten; Zeit, Ort, betrieblicher Zweck und geschäftlich gefahrene Meilen sind weiterhin erforderlich (Publication 463).

Eine Mahlzeit auf einer Geschäftsreise ist nach diesen Regeln eine Reisekostenausgabe. Ein Geschäftsessen am Ort ist es nicht: Die Liste im Gesetz umfasst Reiseverpflegung, Geschenke und Listed Property, und das Treasury sagt, dass Ausgaben für Speisen und Getränke den allgemeinen Regeln zum Nachweis einer Ausgabe und zur Führung von Büchern und Unterlagen unterliegen (26 U.S.C. 274(d); Treasury Decision 9925). Die Belegschwelle für Reisen entscheidet daher nicht über ein Essen am Ort. Bewahren Sie Nachweise zu Betrag, Datum, Ort, Teilnehmern und Anlass auf. Wie viel von einem Essen abziehbar ist, steht unter Abzug für Geschäftsessen, und was ein Fahrtenbuch zeigen muss, unter Anforderungen an das Fahrtenbuch.

Wie bald sollte ich den Zweck aufschreiben?

Zum Zeitpunkt der Ausgabe oder kurz danach. Bei Kosten für Reisen, Geschenke und Fahrzeuge hat eine damals angefertigte, durch Belege gestützte Aufzeichnung eine hohe Glaubwürdigkeit, die einer späteren Erklärung fehlt, weil die Erinnerung verblasst; eine spätere Erklärung braucht stützende Beweise von hohem Beweiswert, um dasselbe Gewicht zu haben (26 CFR 1.274-5T).

Ein zeitnah geführtes Fahrtenbuch ist nicht vorgeschrieben. Ein Fahrtenbuch, das wöchentlich geführt wird und die Nutzung dieser Woche erfasst, gilt als rechtzeitig, solange Sie es schreiben, wenn Sie noch volle Kenntnis von Betrag, Zeit, Ort und Zweck haben (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T). Bei anderen Kosten warnt Publication 583, dass Sie Ausgaben vergessen können, wenn Sie sie nicht festhalten, sobald sie anfallen.

Muss ich Belege mit meiner Steuererklärung einreichen?

Der IRS weist Unternehmen an, Belege und Unterlagen aufzubewahren, und seine Hinweise zur Führung von Unterlagen sagen nichts darüber, sie mit einer Steuererklärung einzureichen. Die Unterlagen müssen jederzeit zur Einsicht bereitstehen, und wenn der IRS eine Steuererklärung prüft, werden Sie womöglich gebeten, die Posten darin zu erläutern (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1).

Das Muster für ein Wochenblatt in Publication 463 weist Sie an, quittierte Rechnungen für jede Unterkunft und für andere Ausgaben ab $75 an dieses Blatt zu heften; die Publikation weist Sie nicht an, es mit Ihrer Steuererklärung einzureichen. Wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren, steht unter wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Ein Berater fliegt zu einem Kunden

Ein Berater fliegt zu einem Kunden-Workshop: US$420 Flugkosten und eine Hotelnacht zu US$180. Der Hotelbeleg ist in jeder Höhe erforderlich. Das Flugticket liegt über der Grenze von $75, daher ist der Ticketbeleg erforderlich, sofern er nicht ohne Weiteres verfügbar ist. Eine Notiz mit den Daten und „Kunden-Workshop, Austin“ belegt Ort und Zweck. Auch eine Mahlzeit auf der Reise ab $75 braucht ihren Beleg, außer Sie nutzen die Verpflegungspauschale, die den Kostennachweis ersetzt, nicht aber Zeit, Ort und Zweck. Wie viel von einer Mahlzeit abziehbar ist, steht unter Abzug für Geschäftsessen.

Ein Handwerker kauft Material mit einer Karte

Ein Handwerker kauft Material für US$60 mit einer Geschäftskarte. Der Betrag liegt unter der Grenze, aber Material ist eine gewöhnliche Ausgabe, die Grenze gilt also nicht und die Kosten müssen weiterhin nachweisbar sein. Der Auszug zeigt nur das Geschäft. Der Beleg des Geschäfts oder die Bestell-E-Mail zeigt die Artikel, und eine Notiz, „Badumbau beim Kunden“, verbindet sie mit einem Kunden.

Ein Online-Händler mit unklaren Kartenzeilen

Ein Online-Händler hat in einem Monat US$900 an Kartenbuchungen, mehrere davon nur mit einem abgekürzten Namen des Marktplatzes. Der Auszug belegt die Zahlung. Der Bestellverlauf des Marktplatzes zeigt, was wann gekauft wurde. Ohne ihn lässt sich eine Zeile womöglich schwer dem Unternehmen zuordnen oder von einem privaten Einkauf unterscheiden, und eine Notiz zu jeder Bestellung sagt, ob es Handelsware oder Material war.

Anders in Ihrem Fall?

• Jemand verlangt von Ihnen einen Nachweis (ein Schreiben des IRS, ein Ersteller der Steuererklärung oder ein Kreditgeber), und viele Ausgaben haben nur eine Kartenzeile, oder für ein oder mehrere Jahre fehlen Zwecknotizen: Welche Ausgaben sich jetzt noch belegen lassen, was Sie aus Auszügen rekonstruieren und was die laufende Buchhaltung künftig festhalten sollte, sind Ermessensfragen, die von Ihren Tatsachen abhängen. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung, und bei einem eingegangenen Schreiben Prüfung eines kleinen Unternehmens durch den IRS.
• Belege sind verloren oder wurden nie aufbewahrt: siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.
• Sie bewahren Belege als Fotos oder in einer App auf und möchten das Papier wegwerfen: siehe eingescannte Belege statt Papier.
• Sie möchten eine Routine für das Jahr und eine Liste für Ihren Buchhalter: siehe Unterlagen führen als Selbstständiger oder wägen Sie ab, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen.
• Eigentümer oder Mitarbeiter Ihrer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft geben Geld für sie aus: Die Gesellschaft muss Unterlagen führen, die ihre eigenen Abzüge belegen (26 CFR 1.6001-1). Für Kosten, die ein Eigentümer privat zahlt und erstattet bekommt, siehe Erstattung von Ausgaben der Eigentümer und Betriebsausgaben auf einer privaten Kreditkarte; wenn private und geschäftliche Ausgaben über dieselben Konten laufen, siehe Buchhaltung.
• Sie prüfen, welche Zeilen in Schedule C Rückfragen auslösen: siehe Ausgaben in Schedule C, die der IRS hinterfragt.