Quy định biên lai của IRS: có cần biên lai cho mọi chi phí?

Tôi có cần biên lai cho mọi chi phí kinh doanh không?

Trên thực tế phần lớn là có, dù luật chỉ bắt buộc biên lai trong một số trường hợp. Mọi khoản khấu trừ đều phải chứng minh được, và biên lai là bằng chứng thông thường. Quy định liên bang yêu cầu sổ sách hoặc hồ sơ đủ để chứng minh các khoản khấu trừ trên tờ khai, từ bất kỳ ai phải chịu thuế thu nhập hoặc phải nộp tờ khai thông tin, nên chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty (corporation) đều thuộc diện này. IRS khuyên doanh nghiệp giữ biên lai, séc đã thanh toán và các tài liệu khác chứng minh khoản khấu trừ, và không yêu cầu loại hồ sơ đặc biệt nào ngoại trừ một vài trường hợp (IRS: Lưu giữ hồ sơ).

Việc quy định có bắt buộc biên lai hay không tùy vào loại chi phí:

Nguồn: Publication 583, 26 CFR 1.274-5 và Publication 463.

Trường hợp không đơn giản khi phần lớn chi phí chỉ có một dòng trên thẻ, khi chi tiêu cả năm không có ghi chú mục đích, khi liên quan đến đi lại, quà tặng hoặc dùng xe, hoặc khi IRS, người chuẩn bị thuế hay bên cho vay đã yêu cầu chứng minh. Với biên lai đã mất, xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.

Hãy chuẩn bị:

• Biên lai, hóa đơn hoặc email xác nhận đơn hàng cho từng chi phí.
• Sao kê của mọi tài khoản và thẻ đã trả chi phí kinh doanh.
• Ghi chú mục đích cho từng chi phí: khoản đó để làm gì và cho công việc hay khách hàng nào.
• Lịch hoặc lịch trình cho các chuyến đi, và nhật ký số dặm cho việc dùng xe.

Tôi có cần biên lai cho các khoản mua dưới $75 không?

Ngưỡng không cần biên lai chỉ có ở chi phí đi lại, quà tặng và xe. Dưới $75, những chi phí này không cần biên lai nhưng vẫn cần ghi lại số tiền, ngày, địa điểm và mục đích; tiền lưu trú cần biên lai ở mọi mức, trừ trường hợp phụ cấp theo ngày nêu dưới đây. Vật tư, phần mềm, tiền thuê và quảng cáo không có ngưỡng nào: một khoản nhỏ vẫn phải chứng minh được. Publication 463 nói rằng không cần chứng từ (documentary evidence) trong ba trường hợp:

• Chi phí ăn uống hoặc lưu trú trong chuyến đi mà người sử dụng lao động hoàn lại theo mức cố định mỗi ngày (phụ cấp theo ngày, per diem allowance) theo chương trình hoàn chi có kê khai, nghĩa là bạn báo cáo khoản chi đó cho người sử dụng lao động. Nhân viên có quan hệ liên quan với người sử dụng lao động không được dùng ngoại lệ này và phải chứng minh được các chi phí với IRS. Quan hệ liên quan gồm việc sở hữu, trực tiếp hoặc gián tiếp, hơn 10% cổ phiếu của người sử dụng lao động là công ty tính theo giá trị, cùng một số mối quan hệ gia đình và quỹ tín thác (Publication 463; Revenue Procedure 2019-48, section 6.07). Phụ cấp theo ngày chỉ cho chi phí ăn uống là một quy tắc riêng; xem khấu trừ chi phí ăn uống kinh doanh.
• Một chi phí không phải tiền lưu trú và dưới $75.
• Một chi phí vận chuyển mà không có sẵn biên lai.

Ngưỡng $75 chỉ miễn biên lai, không bao giờ miễn hồ sơ. Số tiền, ngày, địa điểm và mục đích kinh doanh của từng chi phí vẫn phải được ghi lại, nhìn chung bằng văn bản (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Ngưỡng áp dụng cho từng khoản chi. Publication 463 coi mỗi lần thanh toán riêng nhìn chung là một chi phí riêng, nhưng các chi phí cùng tính chất trong một sự kiện duy nhất được coi là một chi phí.

Ngưỡng này thuộc về quy tắc đi lại, quà tặng và xe, không thuộc về chi phí thông thường. Cả 26 CFR 1.6001-1 lẫn Publication 583 đều không đặt mức sàn bằng tiền cho vật tư, phần mềm hay quảng cáo, nên một khoản mua thông thường nhỏ vẫn phải chứng minh được. Với các khoản trả tiền mặt nhỏ, Publication 583 liệt kê phiếu chi quỹ tiền mặt nhỏ (petty cash) trong số các tài liệu cho chi phí: mỗi khoản chi từ quỹ tiền mặt nhỏ có một phiếu đính kèm biên lai làm bằng chứng đã trả.

Biên lai phải cho thấy gì thì mới được tính?

Biên lai thường được coi là đủ khi cho thấy số tiền, ngày, địa điểm và tính chất cơ bản của chi phí, nghĩa là đã mua gì (26 CFR 1.274-5). IRS đưa ra hai ví dụ (Publication 463):

Các ví dụ này đến từ quy tắc đi lại và ăn uống. Với chứng từ nói chung, quy định mô tả cùng bốn mục là thường đủ: số tiền, ngày, địa điểm và đã mua gì. Biên lai hiếm khi cho thấy lý do mua, nên hãy kèm một ghi chú mục đích. Nếu phiếu chỉ ghi tổng tiền, hãy bổ sung hóa đơn hoặc email xác nhận đơn hàng cho thấy đã mua gì.

Sao kê ngân hàng hoặc thẻ có đủ không khi không có biên lai?

Thường là không, nếu đứng riêng. Sao kê chứng minh bạn đã trả tiền, không chứng minh bạn đã mua gì hay vì sao. Publication 583 liệt kê sao kê tài khoản trong số các tài liệu cho chi phí và chấp nhận một bản sao kê rất rõ nét làm bằng chứng đã thanh toán khi nó cho thấy tên người nhận tiền, số tiền và ngày (cộng thêm số séc nếu là séc), nhưng nói thêm rằng bằng chứng thanh toán tự nó không xác lập khoản khấu trừ: hãy giữ hóa đơn hoặc phiếu bán hàng cho thấy bạn đã phát sinh chi phí.

Một dòng chỉ ghi tên hoặc mã của cửa hàng là khoảng trống thường gặp: cùng một cửa hàng có thể bán vật tư cho công việc hoặc đồ dùng cá nhân. Với tiền lưu trú, và chi phí đi lại, quà tặng hoặc xe từ $75 trở lên, quy định yêu cầu chứng từ như biên lai hoặc hóa đơn đã thanh toán. Cả quy định lẫn Publication 463 đều không nói một dòng sao kê riêng lẻ có được tính hay không. Giữ biên lai thì tránh được câu hỏi này. Nếu chỉ còn sao kê, xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.

Điều gì chứng minh mục đích kinh doanh của một chi phí, và tôi nên ghi gì?

Mục đích kinh doanh nhìn chung được chứng minh bằng một lời nêu lý do kinh doanh bằng văn bản, giữ trong sổ kế toán, nhật ký, bản kê chi phí hoặc hồ sơ tương tự; hồ sơ lập trên máy tính cũng được tính (Publication 463). Mức độ chứng minh thay đổi. Khi mục đích đã rõ từ các dữ kiện xung quanh, không cần giải thích bằng văn bản: nhân viên bán hàng đi một tuyến cố định không cần ghi chú cho từng chuyến trên tuyến đó, dù độ dài tuyến, ngày đi và tổng số dặm vẫn được ghi lại (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).

Hãy viết một dòng nối khoản chi với doanh nghiệp:

Bạn không cần chép vào hồ sơ những gì biên lai đã cho thấy, miễn là hai thứ bổ sung cho nhau (Publication 463). Với chi phí thông thường, Publication 583 yêu cầu tài liệu hỗ trợ cho thấy số tiền đã trả và khoản đó là chi phí kinh doanh; một ghi chú ngắn giữ cùng biên lai có thể làm được điều đó.

Chi phí nào có quy tắc nghiêm hơn: tiền lưu trú, đi lại, quà tặng và dùng xe?

Đi lại (gồm ăn uống và lưu trú khi ở xa nơi cư trú), quà tặng và tài sản thuộc diện liệt kê (listed property) như xe chở khách phải qua một phép thử nghiêm hơn. Không được khấu trừ trừ khi bạn chứng minh được số tiền, thời gian và địa điểm hoặc mô tả, mục đích kinh doanh và, với quà tặng, mối quan hệ kinh doanh (26 U.S.C. 274(d); 26 U.S.C. 280F(d)(4)).

Nguồn: Publication 463, Table 5-1 và 26 CFR 1.274-5T.

Biên lai là cách thông thường để đáp ứng các quy tắc này, nhưng không phải cách duy nhất. Nếu hồ sơ thiếu một yếu tố, luật còn cho phép chứng minh bằng lời khai chi tiết của chính bạn cộng với bằng chứng chứng thực, và với số tiền, thời gian và địa điểm thì bằng chứng đó phải là bằng chứng trực tiếp hoặc chứng từ (26 U.S.C. 274(d); 26 CFR 1.274-5T(c)(3)). Publication 463 cũng cho phép bằng chứng khác trong hoàn cảnh đặc biệt, khi bản chất của tình huống khiến bạn không thể lấy biên lai và bằng chứng của bạn là bằng chứng tốt nhất có thể có. Với hồ sơ đã mất, xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.

Số tiền bạn ước lượng hoặc ước tính không được khấu trừ theo các quy tắc này (Publication 463). Mức phụ cấp ăn uống tiêu chuẩn và mức tính số dặm tiêu chuẩn chỉ thay cho hồ sơ chi phí thực tế; thời gian, địa điểm, mục đích kinh doanh và số dặm kinh doanh vẫn bắt buộc (Publication 463).

Bữa ăn trong chuyến công tác là chi phí đi lại theo các quy tắc này. Bữa ăn kinh doanh tại địa phương thì không: danh sách trong luật gồm ăn uống khi đi công tác, quà tặng và tài sản thuộc diện liệt kê, và Bộ Tài chính Hoa Kỳ nói rằng chi phí ăn uống vẫn theo các quy tắc chung để xác lập chi phí và lưu giữ sổ sách, hồ sơ (26 U.S.C. 274(d); Treasury Decision 9925). Vì vậy ngưỡng biên lai của chi phí đi lại không quyết định một bữa ăn tại địa phương. Hãy giữ bằng chứng về số tiền, ngày, địa điểm, ai tham dự và vì sao. Mức khấu trừ cho một bữa ăn nằm trong khấu trừ chi phí ăn uống kinh doanh, còn những gì nhật ký số dặm phải cho thấy nằm trong yêu cầu về nhật ký số dặm.

Tôi nên ghi mục đích sớm đến mức nào?

Vào lúc phát sinh chi phí hoặc gần đó. Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, hồ sơ lập vào lúc đó và có chứng từ hỗ trợ có độ tin cậy cao mà lời khai làm sau không có, vì trí nhớ phai dần; lời khai làm sau cần bằng chứng chứng thực có giá trị chứng minh cao mới có sức nặng tương đương (26 CFR 1.274-5T).

Không bắt buộc phải có nhật ký lập đúng lúc. Nhật ký ghi mỗi tuần, tổng hợp việc sử dụng của tuần đó, được coi là kịp thời, miễn là bạn ghi khi còn nhớ đầy đủ số tiền, thời gian, địa điểm và mục đích (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T). Với các chi phí khác, Publication 583 cảnh báo rằng bạn có thể quên chi phí nếu không ghi lại khi chúng phát sinh.

Tôi có gửi biên lai kèm tờ khai không?

IRS khuyên doanh nghiệp giữ biên lai và tài liệu hỗ trợ, và hướng dẫn về lưu giữ hồ sơ của IRS không nói gì về việc gửi kèm tờ khai. Hồ sơ phải luôn sẵn sàng để kiểm tra, và nếu IRS kiểm tra một tờ khai, bạn có thể được yêu cầu giải thích các khoản trên đó (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1).

Bảng kê hằng tuần mẫu trong Publication 463 hướng dẫn bạn đính kèm các hóa đơn đã thanh toán cho mọi khoản lưu trú và các chi phí khác từ $75 trở lên vào bảng kê đó; ấn phẩm không hướng dẫn gửi kèm tờ khai. Thời gian lưu giữ hồ sơ nằm trong thời gian lưu giữ hồ sơ kinh doanh.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Một chuyên gia tư vấn bay đến gặp khách hàng

Một chuyên gia tư vấn bay đến hội thảo với khách hàng: US$420 tiền vé máy bay và một đêm khách sạn US$180. Biên lai khách sạn là bắt buộc ở mọi mức tiền. Vé máy bay vượt ngưỡng $75, nên biên lai vé là bắt buộc trừ khi không có sẵn. Một ghi chú kèm ngày tháng và "hội thảo với khách hàng, Austin" chứng minh địa điểm và mục đích. Một bữa ăn trong chuyến đi từ $75 trở lên cũng cần biên lai, trừ khi bạn dùng mức phụ cấp ăn uống tiêu chuẩn, thay cho hồ sơ chi phí nhưng không thay cho thời gian, địa điểm và mục đích. Mức khấu trừ cho một bữa ăn nằm trong khấu trừ chi phí ăn uống kinh doanh.

Một thợ sửa chữa mua vật tư bằng thẻ

Một thợ sửa chữa mua US$60 vật tư bằng thẻ doanh nghiệp. Số tiền dưới ngưỡng, nhưng vật tư là chi phí thông thường, nên ngưỡng không áp dụng và khoản chi vẫn phải chứng minh được. Sao kê chỉ cho thấy tên cửa hàng. Biên lai cửa hàng hoặc email xác nhận đơn hàng cho thấy các mặt hàng, và ghi chú "công việc cải tạo phòng tắm" nối chúng với một khách hàng.

Một người bán hàng trực tuyến có các dòng thẻ không rõ

Một người bán hàng trực tuyến có US$900 các khoản trả bằng thẻ trong một tháng, một số chỉ hiện tên sàn thương mại viết tắt. Sao kê chứng minh việc đã trả tiền. Lịch sử đơn hàng của sàn cho thấy đã mua gì và khi nào. Nếu không có, một dòng có thể khó nối với doanh nghiệp hoặc khó phân biệt với khoản mua cá nhân, và một ghi chú trên mỗi đơn cho biết đó là hàng để bán lại hay vật tư.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Có người đang yêu cầu bạn chứng minh (thư của IRS, người chuẩn bị thuế hoặc bên cho vay), và nhiều chi phí chỉ có một dòng trên thẻ, hoặc chi tiêu của một hay nhiều năm không có ghi chú mục đích: khoản chi nào có thể chứng minh bây giờ, cần dựng lại gì từ sao kê và sổ sách hằng tháng nên ghi nhận gì đều là những quyết định cần đánh giá theo dữ kiện của bạn. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán, và IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ nếu đã nhận được thư.
• Biên lai bị mất hoặc chưa từng giữ: xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.
• Bạn giữ biên lai dưới dạng ảnh hoặc trong ứng dụng và muốn bỏ bản giấy: xem biên lai quét thay cho bản giấy.
• Bạn muốn có quy trình cho cả năm và danh sách cho nhân viên ghi sổ: xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh, hoặc cân nhắc tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.
• Công ty hoặc hợp danh của bạn có chủ sở hữu hay nhân viên chi tiêu thay cho đơn vị: pháp nhân phải giữ hồ sơ chứng minh các khoản khấu trừ của chính mình (26 CFR 1.6001-1). Với chi phí chủ sở hữu tự trả và được hoàn lại, xem hoàn chi phí cho chủ sở hữu và chi phí kinh doanh trên thẻ tín dụng cá nhân; nếu chi tiêu cá nhân và kinh doanh dùng chung tài khoản, xem ghi sổ kế toán.
• Bạn đang kiểm tra những dòng nào trên Schedule C hay bị hỏi: xem chi phí trên Schedule C mà IRS thường đặt câu hỏi.