IRS رسید کی شرائط: کیا ہر خرچ کے لیے رسید ضروری ہے؟

کیا ہر کاروباری خرچ کی رسید ضروری ہے؟

عملی طور پر زیادہ تر ہاں، حالانکہ قانون صرف بعض صورتوں میں رسید لازمی کرتا ہے۔ ہر کٹوتی کا ثبوت ہونا چاہیے، اور رسید عام ثبوت ہے۔ وفاقی قواعد کے مطابق انکم ٹیکس کے تابع ہر شخص، یا معلوماتی گوشوارہ جمع کرانے کے پابند ہر شخص کو ایسی کتابیں یا ریکارڈ رکھنے ہیں جو کٹوتیوں کو ثابت کرنے کے لیے کافی ہوں؛ اس لیے انفرادی کاروبار کے مالک، شراکت داریاں اور کارپوریشنز سب اس میں آتے ہیں۔ IRS کاروباروں کو ہدایت دیتا ہے کہ کٹوتی کی تائید کرنے والی رسیدیں، منسوخ شدہ چیک اور دوسری دستاویزات رکھیں، اور چند صورتوں کے سوا کسی خاص قسم کا ریکارڈ لازمی نہیں کرتا (IRS: ریکارڈ رکھنا)۔

قاعدے کے تحت رسید کب لازمی ہے، یہ خرچ کی قسم پر منحصر ہے:

ماخذ: Publication 583، ⁦26 CFR 1.274-5⁩ اور Publication 463۔

معاملہ سادہ نہیں ہوتا جب زیادہ تر اخراجات کی صرف کارڈ کی لائن ہو، جب پورے سال کے اخراجات پر مقصد کے نوٹس نہ ہوں، جب سفر، تحفے یا گاڑی کا استعمال شامل ہو، یا جب IRS، ٹیکس تیار کرنے والے یا قرض دینے والے ادارے نے پہلے ہی ثبوت مانگ لیا ہو۔ جو رسیدیں پہلے ہی گم ہو چکی ہیں ان کے لیے کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں دیکھیں۔

یہ جمع کریں:

• ہر خرچ کی رسیدیں، انوائسز یا آرڈر کی ای میلز۔
• ہر اس اکاؤنٹ اور کارڈ کی اسٹیٹمنٹس جس سے کاروباری اخراجات ادا ہوئے۔
• ہر خرچ کے مقصد کا نوٹ: وہ کس چیز کے لیے تھا اور کس کام یا گاہک کے لیے۔
• سفر کے لیے کیلنڈر یا سفری پروگرام، اور گاڑی کے استعمال کے لیے میل کا لاگ۔

کیا ⁦$75⁩ سے کم کی خریداریوں کی رسید بھی ضروری ہے؟

رسید کے بغیر چلنے کی حد صرف سفر، تحفے اور گاڑی کے اخراجات کے لیے ہے۔ ⁦$75⁩ سے کم ہونے پر ان اخراجات کی رسید ضروری نہیں، لیکن رقم، تاریخ، جگہ اور مقصد کا ریکارڈ پھر بھی ضروری ہے؛ قیام کی رسید کسی بھی رقم پر ضروری ہے، سوائے نیچے بیان کردہ یومیہ الاؤنس کی صورت کے۔ سپلائز، سافٹ ویئر، کرایے اور اشتہار کی کوئی حد نہیں: چھوٹے خرچ کا بھی ثبوت ہونا چاہیے۔ Publication 463 کے مطابق تین صورتوں میں دستاویزی ثبوت ضروری نہیں:

• سفر کے دوران کھانے یا قیام کا ایسا خرچ جسے آجر اکاؤنٹیبل پلان کے تحت روزانہ کی مقررہ شرح (یومیہ الاؤنس، per diem allowance) پر واپس کرتا ہے، یعنی آپ اس کا حساب آجر کو دیتے ہیں۔ آجر کا متعلقہ ملازم یہ استثنا استعمال نہیں کر سکتا اور اسے IRS کے سامنے اخراجات ثابت کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ متعلقہ ہونے میں یہ شامل ہے کہ آپ بالواسطہ یا بلاواسطہ کارپوریٹ آجر کے حصص کی قدر کا ⁦10%⁩ سے زیادہ رکھتے ہوں، نیز بعض خاندانی اور ٹرسٹ کے تعلقات (Publication 463؛ Revenue Procedure 2019-48، سیکشن 6.07)۔ صرف کھانے کا یومیہ الاؤنس الگ قاعدہ ہے؛ دیکھیں کاروباری کھانوں کی کٹوتی۔
• قیام کے علاوہ کوئی خرچ جو ⁦$75⁩ سے کم ہو۔
• ٹرانسپورٹ کا ایسا خرچ جس کی رسید آسانی سے دستیاب نہ ہو۔

⁦$75⁩ کی حد رسید سے چھوٹ دیتی ہے، ریکارڈ سے کبھی نہیں۔ ہر خرچ کی رقم، تاریخ، جگہ اور کاروباری مقصد پھر بھی درج کرنا ہوتا ہے، عموماً تحریری شکل میں (⁦26 CFR 1.274-5T⁩؛ Publication 463)۔

یہ حد ہر الگ خرچ پر لاگو ہوتی ہے۔ Publication 463 عموماً ہر الگ ادائیگی کو الگ خرچ مانتی ہے، لیکن ایک ہی تقریب کے دوران ایک جیسی نوعیت کے اخراجات کو ایک خرچ مانتی ہے۔

یہ حد سفر، تحفے اور گاڑی کے قواعد کا حصہ ہے، عام اخراجات کا نہیں۔ نہ ⁦26 CFR 1.6001-1⁩ اور نہ Publication 583 سپلائز، سافٹ ویئر یا اشتہار کے لیے ڈالر کی کم از کم حد مقرر کرتی ہے، اس لیے چھوٹی عام خریداری کا بھی ثبوت ہونا چاہیے۔ چھوٹی نقد ادائیگیوں کے لیے Publication 583 اخراجات کی دستاویزات میں چھوٹی نقد رقم (petty cash) کی پرچیاں شمار کرتی ہے: petty cash فنڈ سے ہر ادائیگی کی پرچی رسید کے ساتھ لگائی جاتی ہے تاکہ ادائیگی کا ثبوت رہے۔

رسید میں کیا ہونا چاہیے تاکہ وہ قبول ہو؟

رسید عموماً اس وقت کافی ہوتی ہے جب اس میں رقم، تاریخ، جگہ اور خرچ کی بنیادی نوعیت، یعنی کیا خریدا گیا، درج ہو (⁦26 CFR 1.274-5⁩)۔ IRS دو مثالیں دیتا ہے (Publication 463):

یہ مثالیں سفر اور کھانے کے قواعد سے ہیں۔ عمومی دستاویزی ثبوت کے لیے ضابطہ انہی چار باتوں کو عموماً کافی بتاتا ہے: رقم، تاریخ، جگہ اور کیا خریدا گیا۔ رسید میں شاذ و نادر ہی لکھا ہوتا ہے کہ خریداری کیوں کی گئی، اس لیے ساتھ مقصد کا نوٹ رکھیں۔ اگر پرچی پر صرف کل رقم ہو تو انوائس یا آرڈر کی ای میل شامل کریں جس میں خریدی گئی چیز نظر آئے۔

کیا رسید کے بغیر بینک یا کارڈ اسٹیٹمنٹ کافی ہے؟

عموماً اکیلی کافی نہیں۔ اسٹیٹمنٹ ثابت کرتی ہے کہ آپ نے ادائیگی کی، یہ نہیں کہ کیا خریدا یا کیوں۔ Publication 583 اخراجات کی دستاویزات میں اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹس شمار کرتی ہے اور بہت واضح پڑھی جانے والی اسٹیٹمنٹ کو ادائیگی کا ثبوت مان لیتی ہے، بشرطیکہ اس میں وصول کنندہ کا نام، رقم اور تاریخ ہو (چیک کی صورت میں چیک نمبر بھی)؛ لیکن ساتھ کہتی ہے کہ صرف ادائیگی کا ثبوت کٹوتی ثابت نہیں کرتا: وہ انوائسز یا فروخت کی پرچیاں رکھیں جن سے دکھے کہ خرچ آپ نے کیا۔

جس لائن میں صرف دکان کا نام یا کوڈ ہو، وہ عام کمی ہے: ایک ہی دکان کام کے لیے سپلائز بھی بیچ سکتی ہے اور ذاتی چیز بھی۔ قیام کے لیے، اور ⁦$75⁩ یا اس سے زیادہ کے سفر، تحفے یا گاڑی کے اخراجات کے لیے، ضابطہ رسیدوں یا ادا شدہ بلوں جیسا دستاویزی ثبوت مانگتا ہے۔ نہ ضابطہ اور نہ Publication 463 یہ بتاتی ہے کہ صرف اسٹیٹمنٹ کی لائن کافی ہے یا نہیں۔ رسید رکھنے سے یہ سوال ہی ختم ہو جاتا ہے۔ اگر صرف اسٹیٹمنٹس باقی ہیں تو کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں دیکھیں۔

خرچ کا کاروباری مقصد کیا ثابت کرتا ہے، اور میں کیا لکھوں؟

کاروباری مقصد عموماً کاروباری وجہ کے تحریری بیان سے ثابت ہوتا ہے، جو اکاؤنٹ بک، ڈائری، لاگ، اخراجات کے گوشوارے یا ایسے ہی ریکارڈ میں رکھا جائے؛ کمپیوٹر پر بنایا گیا ریکارڈ بھی شمار ہوتا ہے (Publication 463)۔ ثبوت کا درجہ مختلف ہوتا ہے۔ جب مقصد آس پاس کے حقائق سے واضح ہو تو تحریری وضاحت ضروری نہیں: طے شدہ روٹ پر کام کرنے والے سیلز نمائندے کو اس روٹ کے ہر سفر کا نوٹ نہیں چاہیے، البتہ روٹ کا فاصلہ، سفر کی تاریخیں اور کل میل پھر بھی درج ہوتے ہیں (Publication 463؛ ⁦26 CFR 1.274-5T⁩)۔

ایک لائن میں وہ بات لکھیں جو خرچ کو کاروبار سے جوڑتی ہے:

جو بات رسید میں پہلے سے درج ہے اسے اپنے ریکارڈ میں دوبارہ نقل کرنا ضروری نہیں، بشرطیکہ دونوں ایک دوسرے کی تکمیل کریں (Publication 463)۔ عام اخراجات کے لیے Publication 583 چاہتی ہے کہ تائیدی دستاویزات میں ادا کی گئی رقم اور یہ بات ظاہر ہو کہ یہ کاروباری خرچ تھا؛ رسید کے ساتھ رکھا ہوا مختصر نوٹ یہ کام کر سکتا ہے۔

کن اخراجات کے قواعد زیادہ سخت ہیں: قیام، سفر، تحفے اور گاڑی کا استعمال؟

سفر (بشمول گھر سے دور کھانا اور قیام)، تحفے اور درج شدہ جائیداد جیسے مسافر گاڑی پر زیادہ سخت ٹیسٹ لاگو ہوتا ہے۔ کٹوتی تب تک نہیں ملتی جب تک آپ رقم، وقت اور جگہ یا تفصیل، کاروباری مقصد، اور تحفے کی صورت میں کاروباری تعلق کا ثبوت نہ دیں (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩؛ ⁦26 U.S.C. 280F(d)(4)⁩)۔

ماخذ: Publication 463، Table 5-1 اور ⁦26 CFR 1.274-5T⁩۔

ان قواعد کو پورا کرنے کا عام طریقہ رسید ہے، واحد طریقہ نہیں۔ اگر ریکارڈ کسی ایک عنصر میں کم پڑے تو قانون آپ کے اپنے تفصیلی بیان اور تائیدی ثبوت سے بھی ثبوت کی اجازت دیتا ہے، اور رقم، وقت اور جگہ کے لیے وہ ثبوت براہ راست یا دستاویزی ہونا چاہیے (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩؛ ⁦26 CFR 1.274-5T(c)(3)⁩)۔ Publication 463 غیر معمولی حالات میں دوسرا ثبوت بھی مانتی ہے، جب حالات کی نوعیت کی وجہ سے رسید ملنا ممکن نہ تھا اور آپ کا ثبوت بہترین ممکن ثبوت ہو۔ گم شدہ ریکارڈ کے لیے کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں دیکھیں۔

ان قواعد کے تحت اندازے یا تخمینے سے لکھی گئی رقوم قابل کٹوتی نہیں ہیں (Publication 463)۔ کھانے کا معیاری الاؤنس اور معیاری میل کی شرح صرف اصل لاگت کے ریکارڈ کی جگہ لیتے ہیں؛ وقت، جگہ، کاروباری مقصد اور کاروباری میل پھر بھی ضروری ہیں (Publication 463)۔

کاروباری سفر میں کھانا ان قواعد کے تحت سفری خرچ ہے۔ مقامی کاروباری کھانا سفری خرچ نہیں: قانون کی فہرست سفری کھانے، تحفے اور درج شدہ جائیداد کو شامل کرتی ہے، اور Treasury کہتی ہے کہ کھانے پینے کے اخراجات خرچ ثابت کرنے اور کتابیں و ریکارڈ رکھنے کے عمومی قواعد کے تابع رہتے ہیں (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩؛ Treasury Decision 9925)۔ اس لیے سفر کی رسید کی حد مقامی کھانے کا فیصلہ نہیں کرتی۔ رقم، تاریخ، جگہ، کون شریک تھا اور کیوں، اس کا ثبوت رکھیں۔ کھانے کا کتنا حصہ قابل کٹوتی ہے، یہ کاروباری کھانوں کی کٹوتی میں ہے، اور میل کے لاگ میں کیا ہونا چاہیے، یہ میل کے لاگ کی شرائط میں ہے۔

مقصد کتنی جلدی لکھ لینا چاہیے؟

خرچ کے وقت یا اس کے قریب۔ سفر، تحفے اور گاڑی کے اخراجات میں اس وقت بنایا گیا ریکارڈ، جسے دستاویزات کی تائید حاصل ہو، بہت زیادہ معتبر ہوتا ہے جبکہ بعد کا بیان اتنا معتبر نہیں ہوتا، کیونکہ یادداشت کمزور پڑ جاتی ہے؛ بعد کے بیان کو اتنا ہی وزن دینے کے لیے اعلیٰ ثبوتی قدر والا تائیدی ثبوت چاہیے (⁦26 CFR 1.274-5T⁩)۔

ساتھ ساتھ لاگ بنانا لازمی نہیں۔ ہفتہ وار لاگ جو اس ہفتے کے استعمال کا حساب دے، بروقت مانا جاتا ہے، بشرطیکہ آپ اسے اس وقت لکھیں جب رقم، وقت، جگہ اور مقصد آپ کو پوری طرح یاد ہوں (Publication 463؛ ⁦26 CFR 1.274-5T⁩)۔ دوسرے اخراجات کے لیے Publication 583 خبردار کرتی ہے کہ اگر آپ انہیں اسی وقت درج نہ کریں تو آپ بھول سکتے ہیں۔

کیا میں رسیدیں اپنے گوشوارے کے ساتھ بھیجتا ہوں؟

IRS کاروباروں کو رسیدیں اور تائیدی دستاویزات رکھنے کی ہدایت دیتا ہے، اور اس کی ریکارڈ رکھنے کی رہنمائی گوشوارے کے ساتھ انہیں بھیجنے کے بارے میں کچھ نہیں کہتی۔ ریکارڈ ہر وقت معائنے کے لیے دستیاب رہنا چاہیے، اور اگر IRS کسی گوشوارے کی جانچ کرے تو آپ سے اس کی مدوں کی وضاحت مانگی جا سکتی ہے (Publication 583؛ ⁦26 CFR 1.6001-1⁩)۔

Publication 463 کی نمونہ ہفتہ وار ورک شیٹ کہتی ہے کہ تمام قیام کے اخراجات کے، اور ⁦$75⁩ یا اس سے زیادہ کے دوسرے اخراجات کے رسید شدہ بل اس ورک شیٹ کے ساتھ لگائیں؛ اشاعت یہ ہدایت نہیں دیتی کہ اسے گوشوارے کے ساتھ بھیجیں۔ ریکارڈ کتنی مدت رکھنا ہے، یہ کاروباری ریکارڈ کتنی مدت رکھیں میں ہے۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں اور امریکی ڈالر میں ہیں۔

ایک کنسلٹنٹ گاہک کے پاس پرواز کرتا ہے

ایک کنسلٹنٹ گاہک کی ورکشاپ کے لیے پرواز کرتا ہے: ⁦US$420⁩ ہوائی کرایہ اور ⁦US$180⁩ کی ایک رات کا ہوٹل۔ ہوٹل کی رسید کسی بھی رقم پر ضروری ہے۔ ہوائی کرایہ ⁦$75⁩ کی حد سے اوپر ہے، اس لیے ٹکٹ کی رسید ضروری ہے، سوائے اس کے کہ وہ آسانی سے دستیاب نہ ہو۔ تاریخوں اور "گاہک کی ورکشاپ، آسٹن" کے نوٹ سے جگہ اور مقصد ثابت ہوتا ہے۔ سفر کے دوران ⁦$75⁩ یا اس سے زیادہ کے کھانے کی رسید بھی ضروری ہے، سوائے اس کے کہ آپ کھانے کا معیاری الاؤنس استعمال کریں، جو لاگت کے ریکارڈ کی جگہ لیتا ہے مگر وقت، جگہ اور مقصد کی نہیں۔ کھانے کا کتنا حصہ قابل کٹوتی ہے، یہ کاروباری کھانوں کی کٹوتی میں ہے۔

ایک ہینڈی مین کارڈ سے سپلائز خریدتا ہے

ایک ہینڈی مین کاروباری کارڈ سے ⁦US$60⁩ کی سپلائز خریدتا ہے۔ رقم حد سے کم ہے، لیکن سپلائز عام خرچ ہیں، اس لیے حد لاگو نہیں ہوتی اور خرچ کا ثبوت پھر بھی ہونا چاہیے۔ اسٹیٹمنٹ میں صرف دکان کا نام ہے۔ دکان کی رسید یا آرڈر کی ای میل سے چیزیں معلوم ہوتی ہیں، اور نوٹ "باتھ روم کی تزئین نو کا کام" انہیں ایک گاہک سے جوڑ دیتا ہے۔

ایک آن لائن بیچنے والا جس کی کارڈ لائنیں غیر واضح ہیں

ایک آن لائن بیچنے والے کے ایک مہینے میں ⁦US$900⁩ کے کارڈ چارجز ہیں، جن میں کئی صرف مارکیٹ پلیس کے مختصر نام سے نظر آتے ہیں۔ اسٹیٹمنٹ ادائیگی ثابت کرتی ہے۔ مارکیٹ پلیس کی آرڈر ہسٹری بتاتی ہے کہ کیا خریدا گیا اور کب۔ اس کے بغیر کسی لائن کو کاروبار سے جوڑنا یا ذاتی خریداری سے الگ کرنا مشکل ہو سکتا ہے، اور ہر آرڈر پر نوٹ بتاتا ہے کہ وہ دوبارہ فروخت کا اسٹاک تھا یا سپلائز۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• کوئی آپ سے ثبوت مانگ رہا ہے (IRS کا خط، ٹیکس تیار کرنے والا یا قرض دینے والا ادارہ)، اور بہت سے اخراجات کی صرف کارڈ کی لائن ہے، یا ایک یا زیادہ سالوں کے اخراجات پر مقصد کے نوٹس نہیں: کون سے اخراجات اب بھی ثابت ہو سکتے ہیں، اسٹیٹمنٹس سے کیا دوبارہ بنانا ہے، اور ماہانہ کھاتوں میں کیا درج ہونا چاہیے، یہ آپ کے حقائق پر مبنی فیصلے ہیں۔ دیکھیں حساب کتاب میں مدد، اور اگر خط آ چکا ہے تو چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ۔
• رسیدیں گم ہو گئی ہیں یا کبھی رکھی ہی نہیں گئیں: دیکھیں کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں۔
• آپ رسیدیں تصویروں یا ایپ میں رکھتے ہیں اور کاغذ پھینکنا چاہتے ہیں: دیکھیں کاغذ کی جگہ اسکین شدہ رسیدیں۔
• آپ سال بھر کا معمول اور اپنے بک کیپر کے لیے فہرست چاہتے ہیں: دیکھیں خود روزگار افراد کے لیے ریکارڈ رکھنا، یا خود حساب کتاب رکھنا یا بک کیپر رکھنا کا موازنہ کریں۔
• آپ کی کارپوریشن یا شراکت داری کے لیے مالکان یا عملہ خرچ کرتا ہے: ادارے کو ایسا ریکارڈ رکھنا ہوتا ہے جو اس کی اپنی کٹوتیاں ثابت کرے (⁦26 CFR 1.6001-1⁩)۔ جو اخراجات مالک ذاتی طور پر ادا کرتا ہے اور جنہیں واپس ملتا ہے، ان کے لیے مالک کے اخراجات کی واپسی اور ذاتی کریڈٹ کارڈ پر کاروباری اخراجات دیکھیں؛ اگر ذاتی اور کاروباری خرچ ایک ہی اکاؤنٹس میں ہیں تو حساب کتاب دیکھیں۔
• آپ دیکھ رہے ہیں کہ Schedule C کی کن لائنوں پر سوال اٹھتے ہیں: دیکھیں IRS جن Schedule C اخراجات پر سوال کرتا ہے۔