Despesas de uso misto: percentual comercial de celular e carro

Como calculo o percentual comercial do meu celular, da internet ou do carro?

Deduza apenas a parte comercial de um custo que também é pessoal. A Publication 334 diz para separar a parte pessoal da parte comercial, e que a parte pessoal geralmente não é dedutível. O percentual é a parcela de uso comercial, calculada para cada custo. Com ele em mãos, a escrituração mostra como despesa só essa parcela; a parte pessoal vai para a retirada do proprietário ou nem chega à escrituração (terceira seção).

As publicações e instruções do IRS citadas nesta página não definem método para o percentual de celular ou internet. A parcela é uma estimativa sua, e você precisa conseguir explicá-la e sustentá-la com um registro de como a linha é realmente usada. O IRS não prevê regra de mês de amostra para celular ou internet, então o registro deve valer para o ano todo, não para um mês fora do comum. Escolha uma base, anote-a e aplique-a do mesmo jeito todo mês, para poder explicá-la depois.

Seu caso não é simples se:

• Um carro não tem registro de milhas do ano. A parcela comercial de um carro não pode se basear em estimativa (Publication 463).
• A parcela comercial de um carro fica perto do limite de 50%, que define como ele é depreciado.
• Um mesmo plano cobre várias pessoas, como funcionários ou linhas da família.
• Contas de uso misto passam por um cartão ou conta da empresa e a escrituração mostra a parte pessoal como despesa.
• Anos anteriores foram lançados sem nenhuma divisão.

Reúna cada conta, as leituras do odômetro no início e no fim do ano junto com o registro dos trajetos, o extrato do financiamento, a conta do seguro e qual conta pagou cada um.

Preciso fazer algo na escrituração depois de saber o percentual?

Sim. O percentual não muda nada até que a escrituração o aplique. Se a conta inteira continua em despesas, a escrituração mostra um custo pessoal como despesa comercial, e uma declaração preparada a partir dela pode deduzi-lo. Se nada for lançado, a parcela comercial deixa de ser deduzida. A Publication 583 diz que a escrituração deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos.

1. Registre o percentual, a base usada e a data de início, junto do custo.
2. Lance cada conta já com a divisão, no momento do registro (próxima seção). Uma declaração no regime de caixa geralmente deduz a parcela comercial no ano em que a conta é paga; por isso, se sua escrituração usa o regime de competência, alinhe o momento do lançamento antes de a declaração ser preparada (instruções do Schedule C).
3. No fim do ano, troque qualquer estimativa pelo número real do ano. No caso do carro, são as milhas totais do ano. Um lançamento de ajuste corrige a diferença.

Devo lançar a conta inteira e depois transferir a parte pessoal, ou registrar só a parte comercial?

Os dois caminhos dão a mesma dedução. Escolha conforme a conta que paga e mantenha o mesmo método para cada conta durante o ano; trocar no meio do ano deixa a escrituração mais difícil de acompanhar. A retirada do proprietário é dinheiro que você tira para si; não é despesa. O aporte do proprietário é dinheiro que você coloca; não é renda.

A Publication 583 diz para usar a conta da empresa apenas para o negócio e emitir cheques para si mesmo só para retiradas pessoais. Uma conta de uso misto paga por essa conta é, em parte, uma retirada pessoal; por isso faça o lançamento da retirada no mesmo mês. Para saber onde a retirada fica na escrituração, veja como registrar as retiradas do proprietário.

Em uma LLC com vários membros tributada como sociedade de pessoas, a parte pessoal normalmente é lançada como distribuição ao membro que se beneficiou. Um empréstimo de verdade ao membro é outra situação. Um pagamento só quita um guaranteed payment (pagamento garantido ao sócio) se for por serviços ou pelo uso de capital e definido sem relação com o lucro da sociedade, e o sócio o informa como renda (26 U.S.C. 707(c)); um rótulo no contrato não muda a natureza do pagamento. Quando um mesmo plano atende a vários membros, primeiro separe o uso comercial do uso pessoal de cada um. Uma sociedade de pessoas informa apenas deduções de negócio nas linhas 9 a 21 do Form 1065 (instruções). Veja despesas pessoais pagas pela conta da empresa.

Muda alguma coisa se a parcela comercial for pequena ou grande?

Seja qual for a parcela, só a parte comercial é dedutível e o resto é pessoal. Duas coisas mudam.

• Depreciação do carro. Acima de 50% de uso comercial, há depreciação mais rápida. Nesse limite ou abaixo dele, o carro é depreciado pelo método linear, e uma queda posterior pode trazer de volta à renda a depreciação extra anterior (Publication 946). Um carro que está nesse limite ou abaixo dele no ano em que é colocado em uso continua no método linear, mesmo que o uso suba depois. Um carro que usou a taxa por milha no primeiro ano e depois passa para os custos reais também fica limitado ao método linear (Publication 463; veja taxa por milha ou custos reais do carro). As regras estão em comprar um veículo pela empresa. A taxa padrão por milha não tem limite: ela multiplica apenas as milhas comerciais.
• Como lançar. Pague uma conta majoritariamente pessoal com uma conta pessoal e uma conta majoritariamente comercial com a conta da empresa. Assim, a parte que você precisa transferir é a menor.

Um plano de celular ou de internet não tem limite nessas publicações.

O que vai na escrituração de um carro, pela taxa por milha e pelos custos reais?

Pela taxa padrão por milha, a escrituração tem uma única despesa de carro: milhas comerciais vezes a taxa, mais estacionamento e pedágios comerciais e a parcela comercial do imposto sobre bens pessoais do veículo. Pelos custos reais, ela traz cada custo de uso na sua parcela comercial, mais a depreciação.

Fontes: Publication 463, Publication 334 e Topic 510.

Em um carro que é seu pessoalmente, o valor da taxa por milha não tem nenhuma transação bancária por trás; por isso é um lançamento contábil manual, com um aporte do proprietário do outro lado. Se a empresa é dona do carro ou paga os custos dele, lance o que ela de fato paga e concilie com a dedução por milha na hora do imposto; o valor por milha não é aporte do proprietário. Uma conta que a taxa já cobre não deve ficar também em despesas, ou o carro será deduzido duas vezes. Como escolher o método e se é possível trocar está em taxa por milha ou custos reais do carro. O que o registro deve mostrar está em exigências do registro de milhas.

O principal do financiamento do meu carro pessoal é despesa se eu o pago com a conta da empresa?

Não. Lance-o na retirada do proprietário se o carro e o financiamento forem seus pessoalmente, ou contra o saldo do empréstimo se o empréstimo estiver na escrituração da empresa. O principal devolve dinheiro emprestado; não é um custo de usar o carro. A Publication 463 conta o valor que você pegou emprestado como parte do custo-base do carro, e a taxa padrão por milha já inclui a depreciação. O custo do carro volta pela depreciação ou pela taxa; por isso, deduzir o principal à medida que é pago seria deduzir o carro duas vezes.

Os juros são diferentes. Um autônomo pode deduzir no Schedule C a parte comercial dos juros do financiamento do carro, mesmo usando a taxa padrão por milha (Publication 463). A parte pessoal não é custo do negócio e fica fora da escrituração da empresa. Ela pode se qualificar como juros de financiamento de veículo de passeio qualificado no Schedule 1-A (Form 1040); os mesmos juros não podem ser deduzidos duas vezes (Publication 463).

Um carro que você já tinha antes do negócio é tratado em colocar bens pessoais na sua LLC.

A primeira linha de telefone fixo ou a internet de casa contam, e o home office?

Um plano de celular ou a internet residencial é um custo de uso misto: deduza uma parcela comercial que você consiga comprovar. As publicações e instruções do IRS citadas nesta página não dizem nada sobre nenhum dos dois, porque as regras de telefone nelas foram escritas para linha fixa.

A tarifa básica da primeira linha fixa da sua casa é despesa pessoal. As cobranças de ligações de longa distância comerciais nessa linha, e o custo de uma segunda linha usada só para o negócio, são dedutíveis (Publication 587). Se a segunda linha também tem uso pessoal, deduza o percentual comercial dela, como descrevem as instruções do Schedule C, na linha 25, Utilities (serviços públicos).

A dedução de home office é separada. Ela usa a parcela da área da casa, e certas despesas de telefone são deduzidas em linhas próprias, fora do limite do home office (Publication 587). Conte cada custo uma só vez, dentro da dedução de home office ou em linha própria, nunca nos dois. Para saber se você tem direito e como funciona o percentual, veja a dedução de home office.

E se meu percentual mudar durante o ano?

No caso de celular ou internet, use o novo percentual a partir da data em que o uso mudou e deixe os meses anteriores como foram lançados. Anote a data e o motivo junto do custo, por exemplo quando um plano passou a ser só comercial ou deixou de ser usado no trabalho.

O carro é diferente. O percentual dele é milhas comerciais sobre o total de milhas do ano inteiro (Publication 946); por isso, um número mensal é só uma estimativa. Lance com uma estimativa declarada, como o percentual do ano anterior, e depois ajuste com um lançamento no fim do ano, quando as milhas reais forem conhecidas.

Se o carro passou do uso pessoal para o comercial durante o ano e você não tem registro de milhas dos meses anteriores, a Publication 463 traz um cálculo próprio: a parcela de milhas comerciais do período após a mudança, vezes os meses de uso comercial divididos por 12. Guarde a data da mudança. Veja colocar bens pessoais na sua LLC.

Em quais linhas do Schedule C esses custos entram?

As instruções do Schedule C colocam os custos do carro na linha 9 e a depreciação na linha 13. Elas não citam linha para plano de celular ou internet.

Usar a mesma linha todo ano mantém os anos comparáveis. Uma sociedade de pessoas não tem linha de carro ou telefone no Form 1065: os juros do financiamento do carro vão na linha 15, a depreciação na linha 16a e os demais custos do negócio na linha 21, Other Deductions (outras deduções), com um demonstrativo listando cada um por tipo e valor (instruções).

Que registros sustentam o percentual?

Registros feitos na hora do uso valem mais do que um demonstrativo preparado depois (Publication 463). Só o extrato bancário não basta: a Publication 583 diz que a prova do pagamento, por si só, não comprova uma dedução.

No caso de um carro, a Publication 463 diz que valores aproximados ou estimados não podem ser deduzidos. Guarde os registros de uso comercial de cada ano do período de depreciação.

Guarde os registros que sustentam uma dedução por pelo menos 3 anos após a entrega da declaração ou da data de vencimento dela, o que for mais tarde. Alguns casos exigem mais tempo, e os registros do próprio carro são guardados até o prazo expirar para o ano em que você se desfaz dele (Publication 583). Se falta um registro, veja reconstruir um registro de milhas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

O celular de uma freelancer

Uma freelancer paga uma conta de celular de US$120 por mês com a conta da empresa. O uso dela no trabalho é de 60%. Ela lança os US$120 inteiros em despesa de celular e depois transfere US$48 para a retirada do proprietário. A despesa é de US$72 por mês, US$864 no ano. Se tivesse pago com o cartão pessoal, lançaria US$72 em despesa de celular, com US$72 creditados no aporte do proprietário. A dedução é a mesma.

O carro e o financiamento de um entregador

Um entregador roda 15.000 milhas no ano, 9.000 delas em entregas; portanto, 60% é uso comercial. Ele usa os custos reais. A conta de seguro de US$1.800 dá uma parcela comercial de US$1.080. Um pagamento de US$500 do financiamento do carro pessoal dele sai da conta da empresa: US$380 são principal e US$120 são juros. O principal vai para a retirada do proprietário, não para despesa. Dos juros, US$72 são despesa de juros e US$48 vão para a retirada. O custo do carro volta pela depreciação na parcela comercial, informada no Form 4562 e não mostrada aqui. Pela taxa padrão por milha, o seguro não seria dedutível, porque a taxa já o cobre.

A internet residencial de uma designer

Uma designer paga US$900 por ano de internet residencial. Um registro de uso em vários meses típicos sustenta 25% de uso no trabalho. A parcela comercial é de US$225, e os outros US$675 continuam pessoais. Ela paga com uma conta pessoal e, por isso, lança só os US$225 na despesa, com um aporte do proprietário correspondente. A dedução depende desse registro.

E no seu caso?

• Sua parcela comercial é grande e você não tem registro nem comprovação, ou um mesmo plano atende a várias pessoas: o percentual que você consegue comprovar e os lançamentos mensais são trabalho de escrituração contábil. Comece por reconstruir um registro de milhas e depois veja a ajuda com a escrituração.
• Anos anteriores deduziram a conta inteira, sem divisão: a escrituração e as declarações já entregues podem estar superestimando a dedução. Retificar essas declarações depende dos anos, dos valores e do seu histórico de entregas. Descobrir quais anos e contas foram afetados é trabalho da ajuda com a escrituração.
• A parcela comercial de um carro fica perto de 50%: a forma de depreciar o carro pode mudar nesse limite; por isso, confirme as milhas do ano antes de lançar. Veja comprar um veículo pela empresa e depois a ajuda com a escrituração.
• Contas de uso misto passam por um cartão ou conta da empresa e a escrituração mostra custos pessoais como despesas: meses assim se desfazem em corrigir a mistura de dinheiro pessoal e empresarial, e reconstruir uma escrituração que não concilia é tratado pela ajuda com a escrituração.
• Uma corporação S reembolsa você por celular, home office ou carro: as regras do reembolso estão em reembolsar despesas do proprietário.
• O carro ou o equipamento era seu antes do negócio: veja colocar bens pessoais na sua LLC.
• Um sócio pagou pessoalmente um custo compartilhado: veja despesas da LLC pagas pessoalmente pelo sócio.
• Você está decidindo se o aparelho de celular é despesa ou ativo: veja lançar como despesa ou ativar pequenas compras.