نفقات الاستخدام المزدوج: نسبة الاستخدام التجاري للهاتف والسيارة

كيف أحسب نسبة الاستخدام التجاري لهاتفي أو إنترنتي أو سيارتي؟

اخصم الجزء التجاري فقط من أي تكلفة شخصية جزئيًا. يقول المنشور 334 افصل الجزء الشخصي عن الجزء التجاري، وإن الجزء الشخصي غير قابل للخصم عمومًا. والنسبة هي حصة الاستخدام التجاري، وتُحسب لكل تكلفة على حدة. وبعد حسابها تُظهر الدفاتر هذه الحصة وحدها مصروفًا؛ أما الحصة الشخصية فتذهب إلى سحب المالك أو لا تدخل الدفاتر أصلًا (القسم الثالث).

لا تحدد منشورات IRS وتعليماتها التي تستند إليها هذه الصفحة طريقة لحساب نسبة الهاتف أو الإنترنت. فالحصة تقدير تجريه أنت، ويجب أن تستطيع شرحه ودعمه بسجل يبيّن كيف يُستخدم الخط فعلًا. ولا تضع IRS قاعدة «شهر عيّنة» للهاتف أو الإنترنت، لذا يجب أن يناسب السجل السنة كلها لا شهرًا واحدًا غير معتاد. اختر أساسًا واحدًا، واكتبه، وطبّقه بالطريقة نفسها كل شهر حتى تستطيع شرحه لاحقًا.

حالتك ليست بسيطة إذا:

• لا يوجد سجل أميال للسيارة عن السنة. لا يجوز أن تقوم الحصة التجارية للسيارة على تقدير (المنشور 463).
• الحصة التجارية للسيارة قريبة من حد ⁦50%⁩ الذي يحدد طريقة إهلاكها.
• باقة واحدة تخدم عدة أشخاص، مثل خطوط الموظفين أو أفراد العائلة.
• فواتير مختلطة تمر عبر بطاقة أو حساب تجاري، والدفاتر تُظهر الجزء الشخصي مصروفات.
• سُجّلت سنوات سابقة دون أي تقسيم.

اجمع كل فاتورة، وقراءات عداد المسافة في بداية السنة ونهايتها مع سجل الرحلات، وكشف القرض، وفاتورة التأمين، والحساب الذي دفع كل واحدة منها.

هل يجب أن أفعل شيئًا في الدفاتر بعد أن أعرف النسبة؟

نعم. النسبة لا تغيّر شيئًا حتى تطبقها الدفاتر. إذا بقيت الفاتورة كاملة في المصروفات، فإن الدفاتر تُظهر تكلفة شخصية مصروفًا تجاريًا، وقد يخصمها إقرار يُعدّ منها. وإذا لم يُسجَّل شيء، تضيع الحصة التجارية دون مطالبة بها. يقول المنشور 583 إن الدفاتر يجب أن تُظهر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات.

1. سجّل النسبة وأساسها وتاريخ بدئها بجانب التكلفة.
2. سجّل كل فاتورة مع تقسيمها وقت تسجيلها (القسم التالي). الإقرار الذي يعتمد الأساس النقدي يخصم الحصة التجارية عمومًا في السنة التي تُدفع فيها، فإذا كانت دفاترك تسجّل الفواتير عند استحقاقها فوفّق التوقيت قبل إعداد الإقرار (تعليمات Schedule C).
3. في نهاية السنة، استبدل أي تقدير بالرقم الفعلي للسنة. وللسيارة، هذا هو إجمالي أميال السنة. قيد تسوية واحد يصحّح الفرق.

هل أسجّل الفاتورة كاملة وأنقل الجزء الشخصي، أم أسجّل الحصة التجارية فقط؟

الطريقتان تعطيان الخصم نفسه. اختر حسب الحساب الذي يدفع الفاتورة، والتزم بالطريقة نفسها لكل فاتورة طوال السنة؛ فتغييرها في المنتصف يجعل الدفاتر أصعب في المتابعة. سحب المالك مال تأخذه لنفسك، وليس مصروفًا. ومساهمة المالك مال تضعه في النشاط، وليست دخلًا.

يقول المنشور 583 استخدم الحساب التجاري للأعمال فقط، واكتب الشيكات لنفسك للسحوبات الشخصية فقط. والفاتورة المختلطة المدفوعة من ذلك الحساب هي في جزء منها سحب شخصي، فسجّل قيد السحب في الشهر نفسه. ولمعرفة موضع السحب في الدفاتر، راجع تسجيل سحوبات المالك.

في LLC متعددة الأعضاء تُعامل كشراكة ضريبيًا، يُسجَّل الجزء الشخصي عادةً توزيعًا للعضو الذي استفاد منه. أما القرض الحقيقي لعضو فأمر مختلف. ولا تسدّد الدفعة دفعة مضمونة إلا إذا كانت مقابل خدمات أو استخدام رأس المال وتُحدَّد دون النظر إلى دخل الشراكة، ويُبلّغ الشريك عنها دخلًا (⁦26 U.S.C. 707(c)⁩)؛ وتسمية الاتفاقية لا تغيّر حقيقة الدفعة. وإذا كانت باقة واحدة تخدم عدة أعضاء، ففرّق أولًا بين الاستخدام التجاري والاستخدام الشخصي لكل عضو. وتُبلّغ الشراكة في السطور 9 إلى 21 من النموذج 1065 عن خصومات النشاط التجاري فقط (التعليمات). راجع المصروفات الشخصية المدفوعة من الحساب التجاري.

هل يتغير شيء إذا كانت الحصة التجارية صغيرة أو كبيرة؟

مهما كانت الحصة، فالجزء التجاري وحده قابل للخصم، والباقي شخصي. لكن أمرين يتغيران.

• إهلاك السيارة. عندما يتجاوز الاستخدام التجاري ⁦50%⁩، يتاح إهلاك أسرع. وعند هذا الحد أو دونه، تُهلَك السيارة بطريقة القسط الثابت، وقد يؤدي انخفاض لاحق إلى إعادة الإهلاك الإضافي السابق إلى الدخل (المنشور 946). والسيارة التي كان استخدامها التجاري عند هذا الحد أو دونه في سنة بدء استخدامها تبقى على القسط الثابت حتى لو ارتفع الاستخدام لاحقًا. والسيارة التي استخدمت معدل الأميال في سنتها الأولى ثم انتقلت إلى التكاليف الفعلية تقتصر أيضًا على القسط الثابت (المنشور 463؛ راجع معدل الأميال القياسي أم تكاليف السيارة الفعلية). وقواعد ذلك في شراء مركبة عبر نشاطك. أما معدل الأميال القياسي فلا حد له: يُضرب في أميال العمل فقط.
• طريقة التسجيل. ادفع الفاتورة الشخصية في معظمها من حساب شخصي، والفاتورة التجارية في معظمها من الحساب التجاري. عندها يكون الجزء الذي عليك نقله هو الجزء الأصغر.

باقة الهاتف أو الإنترنت لا حد لها في هذه المنشورات.

ما الذي يُسجَّل في الدفاتر للسيارة بمعدل الأميال وبالتكاليف الفعلية؟

بمعدل الأميال القياسي تحمل الدفاتر مصروفًا واحدًا للسيارة: أميال العمل مضروبة في المعدل، مع مواقف السيارات التجارية والرسوم والحصة التجارية من ضريبة الممتلكات الشخصية على المركبة. وبالتكاليف الفعلية تحمل كل تكلفة تشغيل بحصتها التجارية، مع الإهلاك.

المصادر: المنشور 463، والمنشور 334، والموضوع 510.

للسيارة التي تملكها شخصيًا، لا توجد معاملة بنكية وراء مبلغ الأميال، فهو قيد يومية يقابله جانب مساهمة المالك. وإذا كان النشاط يملك السيارة أو يدفع تكاليفها، فسجّل ما يدفعه فعلًا وطابقه مع خصم الأميال وقت الضريبة؛ ولا يُعد مبلغ الأميال مساهمة مالك. والفاتورة التي يغطيها المعدل لا يجوز أن تبقى أيضًا في المصروفات، وإلا خُصمت السيارة مرتين. وطريقة اختيار الطريقة، وهل يمكنك التبديل بينهما، في معدل الأميال القياسي أم تكاليف السيارة الفعلية. وما يجب أن يتضمنه السجل في متطلبات سجل الأميال.

هل أصل قرض سيارتي الشخصية مصروف إذا دفعته من الحساب التجاري؟

لا. سجّله في سحب المالك إذا كانت السيارة والقرض باسمك الشخصي، أو مقابل رصيد القرض إذا كان القرض في دفاتر النشاط. فالأصل سداد لمال مقترض وليس تكلفة استخدام السيارة. ويحتسب المنشور 463 المبلغ الذي اقترضته جزءًا من الأساس الضريبي للسيارة، ومعدل الأميال القياسي يتضمن الإهلاك أصلًا. وتكلفة السيارة تعود عبر الإهلاك أو المعدل، فخصم الأصل عند دفعه يخصم السيارة مرتين.

الفائدة أمر مختلف. يستطيع العامل لحسابه الخاص خصم الجزء التجاري من فائدة قرض السيارة في Schedule C، حتى عند استخدام معدل الأميال القياسي (المنشور 463). أما الجزء الشخصي فليس تكلفة تجارية ويبقى خارج دفاتر النشاط. وقد يؤهل كفائدة قرض مركبة ركاب مؤهلة في Schedule 1-A (النموذج 1040)؛ ولا يجوز خصم الفائدة نفسها مرتين (المنشور 463).

السيارة التي كنت تملكها قبل النشاط مشمولة في إدخال الأصول الشخصية إلى LLC.

هل يُحتسب خط الهاتف المنزلي الأول أو إنترنت المنزل؟ وماذا عن المكتب المنزلي؟

باقة الجوال أو إنترنت المنزل تكلفة مختلطة الاستخدام: اخصم حصة تجارية تستطيع إثباتها. ولا تقول منشورات IRS وتعليماتها التي تستند إليها هذه الصفحة شيئًا عن أيٍّ منهما، لأن قواعد الهاتف فيها مكتوبة للخط الأرضي.

الرسوم الأساسية لأول خط أرضي في منزلك مصروف شخصي. أما رسوم مكالمات العمل بعيدة المدى على ذلك الخط، وتكلفة خط ثانٍ يُستخدم للعمل فقط، فقابلة للخصم (المنشور 587). وإذا كان للخط الثاني استخدام شخصي أيضًا، فاخصم نسبته التجارية كما تصف تعليمات Schedule C، في السطر 25، المرافق.

خصم المكتب المنزلي أمر منفصل. فهو يعتمد على حصة مساحة المنزل، وبعض نفقات الهاتف تُخصم في سطورها الخاصة خارج حد المكتب المنزلي (المنشور 587). احسب كل تكلفة مرة واحدة، إما داخل خصم المكتب المنزلي وإما في سطرها الخاص، ولا تحسبها في الاثنين. وللتأكد من أهليتك وكيفية حساب النسبة، راجع خصم المكتب المنزلي.

ماذا لو تغيرت نسبتي خلال السنة؟

للهاتف أو الإنترنت، استخدم النسبة الجديدة من تاريخ تغيّر الاستخدام واترك الأشهر السابقة كما سُجّلت. دوّن التاريخ والسبب بجانب التكلفة، مثل تحوّل باقة إلى استخدام تجاري فقط أو توقف استخدامها في العمل.

السيارة تختلف. نسبتها هي أميال العمل إلى إجمالي الأميال في السنة كلها (المنشور 946)، فأي رقم شهري مجرد تقدير. سجّل بتقدير معلَن، مثل نسبة السنة الماضية، ثم عدّل بقيد واحد في نهاية السنة عندما تعرف الأميال الحقيقية.

إذا انتقلت السيارة من الاستخدام الشخصي إلى التجاري خلال السنة ولا تملك سجلات أميال للأشهر السابقة، فلدى المنشور 463 حساب خاص: حصة أميال العمل في الفترة التي تلي الانتقال، مضروبة في أشهر الاستخدام التجاري مقسومة على 12. احتفظ بتاريخ الانتقال. راجع إدخال الأصول الشخصية إلى LLC.

في أي سطور Schedule C تقع هذه التكاليف؟

تضع تعليمات Schedule C تكاليف السيارة في السطر 9 والإهلاك في السطر 13. ولا تسمّي سطرًا لباقة الجوال أو الإنترنت.

استخدام السطر نفسه كل سنة يبقي السنوات قابلة للمقارنة. وليس في النموذج 1065 للشراكة سطر للسيارة أو الهاتف: فائدة قرض السيارة تُدرج في السطر 15، والإهلاك في السطر 16a، وبقية تكاليف النشاط في السطر 21، خصومات أخرى، مع بيان يسرد كل بند بنوعه ومبلغه (التعليمات).

ما السجلات التي تدعم النسبة؟

السجلات المعدّة وقت الاستخدام أقوى من بيان يُعدّ لاحقًا (المنشور 463). وكشف الحساب البنكي وحده لا يكفي: يقول المنشور 583 إن إثبات الدفع لا يثبت الخصم بذاته.

للسيارة، يقول المنشور 463 إن المبالغ التي تقرّبها أو تقدّرها لا يجوز خصمها. احتفظ بسجلات الاستخدام التجاري لكل سنة من فترة الإهلاك.

احتفظ بالسجلات التي تدعم الخصم مدة 3 سنوات على الأقل بعد تقديم الإقرار أو موعد استحقاقه، أيهما أبعد. وبعض الحالات أطول، والسجلات الخاصة بالسيارة نفسها تُحفظ حتى تنتهي مهلة السنة التي تتصرف فيها بها (المنشور 583). وإذا فُقد السجل، راجع إعادة بناء سجل الأميال.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وجميع المبالغ بالدولار الأمريكي.

هاتف مستقل

يدفع مستقل فاتورة هاتف شهرية قدرها 120 دولار من الحساب التجاري، ونسبة استخدامه في العمل ⁦60%⁩. يسجّل 120 دولار كاملة في مصروف الهاتف، ثم ينقل 48 دولارًا إلى سحب المالك. فيكون المصروف 72 دولارًا في الشهر، و864 دولار في السنة. ولو دفع ببطاقة شخصية لسجّل 72 دولارًا في مصروف الهاتف مقابل 72 دولارًا دائنة في مساهمة المالك. والخصم واحد في الحالتين.

سيارة سائق توصيل وقرضه

يقطع سائق 15,000 ميل في السنة، منها 9,000 للتوصيل، فتكون نسبة العمل ⁦60%⁩. ويستخدم التكاليف الفعلية. فاتورة تأمينه 1,800 دولار تعطي حصة تجارية 1,080 دولار. وتخرج من الحساب التجاري دفعة واحدة قدرها 500 دولار على قرض سيارته الشخصية: 380 دولار أصل و120 دولار فائدة. يذهب الأصل إلى سحب المالك لا إلى المصروف. ومن الفائدة، 72 دولارًا مصروف فائدة و48 دولارًا تذهب إلى السحب. وتعود تكلفة السيارة عبر الإهلاك بالحصة التجارية، ويُبلَّغ عنه في النموذج 4562 ولا يظهر هنا. وبمعدل الأميال القياسي لن يكون التأمين قابلًا للخصم أصلًا، لأن المعدل يغطيه.

إنترنت منزل مصمم

يدفع مصمم 900 دولار في السنة لإنترنت المنزل. ويدعم سجل استخدام عبر عدة أشهر معتادة نسبة عمل ⁦25%⁩. فتكون الحصة التجارية 225 دولار، ويبقى 675 دولار الباقية شخصية. ويدفع من حساب شخصي، فيسجّل 225 دولار فقط في المصروف، مع مساهمة مالك مقابلة. والخصم يعتمد على ذلك السجل.

حالتك مختلفة؟

• حصتك التجارية كبيرة وليس لديك سجل أو دعم، أو باقة واحدة تخدم عدة أشخاص: حساب النسبة التي تستطيع إثباتها والقيود الشهرية عمل مسك دفاتر. ابدأ بـإعادة بناء سجل الأميال، ثم راجع مساعدة في مسك الدفاتر.
• خصمت السنوات السابقة الفاتورة كاملة دون تقسيم: قد تبالغ الدفاتر والإقرارات المقدّمة في الخصم. وتعديل تلك الإقرارات من عدمه يعتمد على السنوات والمبالغ وسجل تقديمك. وتحديد السنوات والفواتير المتأثرة عمل مساعدة في مسك الدفاتر.
• حصة السيارة التجارية قريبة من ⁦50%⁩: قد تتغير طريقة إهلاك السيارة عند هذا الحد، فتأكد من أميال السنة قبل التسجيل. راجع شراء مركبة عبر نشاطك، ثم مساعدة في مسك الدفاتر.
• فواتير مختلطة تمر عبر بطاقة أو حساب تجاري والدفاتر تُظهر تكاليف شخصية مصروفات: فصل أشهر من ذلك موضح في إصلاح اختلاط الأموال التجارية والشخصية، وإعادة بناء دفاتر لا تتطابق في التسوية تغطيها مساعدة في مسك الدفاتر.
• شركة S تسدد لك تكلفة هاتف أو مكتب منزلي أو سيارة: قواعد السداد في سداد نفقات المالك.
• كانت السيارة أو المعدات ملكك قبل النشاط: راجع إدخال الأصول الشخصية إلى LLC.
• دفع شريك تكلفة مشتركة من ماله الشخصي: راجع نفقات LLC التي يدفعها الشريك شخصيًا.
• تقرر هل جهاز الهاتف مصروف أم أصل: راجع تسجيل المشتريات الصغيرة مصروفًا أم رسملتها.