הוצאות מעורבות: אחוז שימוש עסקי בטלפון וברכב

איך מחשבים את האחוז העסקי של הטלפון, האינטרנט או הרכב?

מנכים רק את החלק העסקי של הוצאה שחלקה פרטי. פרסום 334 של IRS קובע שיש להפריד בין החלק הפרטי לחלק העסקי, ושהחלק הפרטי אינו מותר בניכוי, ככלל. האחוז הוא חלק השימוש העסקי, ומחשבים אותו לכל הוצאה בנפרד. אחרי שמחשבים אותו, הספרים מציגים כהוצאה רק את החלק הזה. החלק הפרטי עובר למשיכת בעלים, או שאינו נכנס לספרים כלל (בסעיף השלישי).

הפרסומים וההוראות של IRS שהעמוד הזה מצטט לא קובעים שיטה לאחוז של טלפון או אינטרנט. החלק הוא שיקול דעת, וצריך להיות חלק שאפשר להסביר ולבסס ברישום של שימוש אמיתי בקו. IRS לא קבע כלל של חודש לדוגמה בטלפון או באינטרנט, ולכן הרישום צריך להתאים לכל השנה ולא לחודש חריג אחד. בחרו בסיס אחד, כתבו אותו והחילו אותו באותה צורה בכל חודש, כדי שתוכלו להסביר אותו בהמשך.

המצב שלכם לא פשוט אם:

• אין רישום קילומטראז׳ של השנה לרכב. אי אפשר לבסס את החלק העסקי של רכב על הערכה (פרסום 463).
• החלק העסקי של רכב קרוב לסף ⁦50%⁩ שקובע איך מפחיתים אותו.
• תוכנית אחת משמשת כמה אנשים, למשל עובדים או קווים של בני משפחה.
• חשבונות מעורבים עוברים בכרטיס או בחשבון של העסק, והספרים מציגים את החלק הפרטי כהוצאות.
• שנים קודמות נרשמו בלי חלוקה.

אספו כל חשבון, את קריאות מד הקילומטרים בתחילת השנה ובסופה יחד עם יומן הנסיעות, את דף ההלוואה, את חשבון הביטוח, ופרטים על החשבון ששילם כל אחד מהם.

האם צריך לעשות משהו בספרים אחרי שאני יודע מה האחוז?

כן. אחוז לא משנה דבר עד שהספרים מיישמים אותו. אם כל החשבון נשאר בהוצאות, הספרים מציגים עלות פרטית כהוצאה עסקית, ודוח שמוכן מהם עלול לנכות אותה. אם לא רושמים כלום, החלק העסקי לא נתבע. פרסום 583 קובע שהספרים חייבים להציג הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים.

1. רשמו ליד ההוצאה את האחוז, את הבסיס שלו ואת התאריך שבו הוא מתחיל.
2. רשמו כל חשבון עם החלוקה בזמן הרישום (בסעיף הבא). דוח בשיטת מזומן מנכה בדרך כלל את החלק העסקי בשנה שבה שילמו את החשבון, ולכן אם הספרים שלכם רושמים חשבונות לפי צבירה, התאימו את התזמון לפני הכנת הדוח (הוראות Schedule C).
3. בסוף השנה החליפו כל הערכה בנתון האמיתי של השנה. ברכב זה סך הקילומטרים של השנה. פקודת התאמה אחת מתקנת את ההפרש.

האם לרשום את כל החשבון ולהעביר את החלק הפרטי, או לרשום רק את החלק העסקי?

שתי הדרכים מביאות לאותו ניכוי. בחרו לפי החשבון ששילם את החשבון, ושמרו על אותה שיטה לכל חשבון במשך השנה, כי מעבר באמצע השנה מקשה לעקוב אחרי הספרים. משיכת בעלים היא כסף שאתם לוקחים לעצמכם, והיא אינה הוצאה. הזרמת הון מהבעלים היא כסף שאתם מכניסים לעסק, והיא אינה הכנסה.

פרסום 583 קובע שמשתמשים בחשבון העסק לעסק בלבד, וכותבים לעצמכם צ׳קים רק למשיכות פרטיות. חשבון מעורב ששולם מהחשבון הזה הוא בחלקו משיכה פרטית, ולכן רשמו את פקודת המשיכה באותו חודש. על מקומה של משיכה בספרים קראו רישום משיכות בעלים.

ב-⁠LLC עם כמה חברים שממוסה כשותפות, את החלק הפרטי רושמים בדרך כלל כחלוקה לחבר שנהנה ממנו. הלוואה אמיתית לחבר היא עניין אחר. תשלום מסדיר תשלום מובטח רק אם הוא עבור שירותים או שימוש בהון ונקבע בלי קשר להכנסת השותפות, והשותף מדווח עליו כהכנסה (⁦26 U.S.C. 707(c)⁩); תווית בהסכם לא משנה מה התשלום באמת. כשתוכנית אחת משרתת כמה חברים, קודם מפרידים בין השימוש העסקי לבין השימוש הפרטי של כל חבר. שותפות מדווחת בטופס 1065 רק על ניכויי עסק, בשורות 9 עד 21 (הוראות). ראו הוצאות פרטיות ששולמו מחשבון העסק.

האם משהו משתנה אם החלק העסקי קטן או גדול?

בכל חלק, רק החלק העסקי מותר בניכוי, והשאר פרטי. שני דברים משתנים.

• פחת הרכב. מעל ⁦50%⁩ שימוש עסקי אפשר לקחת פחת מואץ. בסף או מתחתיו מפחיתים את הרכב בשיטת הקו הישר, וירידה מאוחרת יותר יכולה להחזיר להכנסה פחת מואץ נוסף שנוכה קודם (פרסום 946). רכב שבשנת הכניסה לשימוש היה בסף או מתחתיו נשאר בקו ישר גם אם השימוש עולה אחר כך. רכב ששימש בשנה הראשונה לפי תעריף הקילומטראז׳ ובהמשך עובר לעלויות בפועל מוגבל גם הוא לקו ישר (פרסום 463; ראו תעריף קילומטראז׳ או הוצאות רכב בפועל). הכללים מפורטים ברכישת רכב דרך העסק. לתעריף הקילומטראז׳ אין סף: הוא מוכפל רק בקילומטרים עסקיים.
• באיזו דרך לרשום. חשבון פרטי ברובו שלמו מחשבון פרטי, וחשבון עסקי ברובו שלמו מחשבון העסק. כך החלק שצריך להעביר הוא החלק הקטן.

לתוכנית טלפון או אינטרנט אין סף בפרסומים האלה.

מה נרשם בספרים לרכב בתעריף הקילומטראז׳ ובעלויות בפועל?

בתעריף הקילומטראז׳ הספרים כוללים הוצאת רכב אחת: קילומטרים עסקיים כפול התעריף, ועוד חניה עסקית, אגרות כבישים והחלק העסקי של מס רכוש אישי על הרכב. בעלויות בפועל הספרים כוללים כל עלות שוטפת לפי החלק העסקי שלה, ועוד פחת.

מקורות: פרסום 463, פרסום 334 ו-נושא 510.

ברכב שבבעלותכם האישית, לסכום הקילומטראז׳ אין תנועת בנק מאחוריו, ולכן הוא פקודת יומן עם הזרמת הון מהבעלים בצד השני. אם העסק הוא הבעלים של הרכב או משלם את עלויותיו, רשמו את מה שהוא משלם בפועל והתאימו לניכוי הקילומטראז׳ בזמן הכנת הדוח; סכום הקילומטראז׳ אינו הזרמת הון מהבעלים. חשבון שהתעריף כבר כולל לא צריך להופיע גם בהוצאות, אחרת הרכב מנוכה פעמיים. איך בוחרים שיטה, והאם אפשר לעבור ביניהן, מוסבר בתעריף קילומטראז׳ או הוצאות רכב בפועל. מה יומן חייב להציג מוסבר בדרישות ליומן נסיעות.

האם קרן ההלוואה על הרכב הפרטי שלי היא הוצאה אם אני משלם אותה מחשבון העסק?

לא. רשמו אותה כמשיכת בעלים אם הרכב וההלוואה שלכם באופן אישי, או כנגד יתרת ההלוואה אם ההלוואה בספרי העסק. הקרן מחזירה כסף שהושאל, והיא אינה עלות של השימוש ברכב. פרסום 463 מחשיב את הסכום שלווית כחלק מבסיס העלות של הרכב, ותעריף הקילומטראז׳ כבר כולל פחת. עלות הרכב חוזרת דרך הפחת או דרך התעריף, ולכן ניכוי הקרן עם כל תשלום היה מנכה את הרכב פעמיים.

הריבית שונה. עצמאי יכול לנכות ב-⁠Schedule C את החלק העסקי של ריבית הלוואת הרכב, גם כשהוא משתמש בתעריף הקילומטראז׳ (פרסום 463). החלק הפרטי אינו עלות עסקית ונשאר מחוץ לספרי העסק. ייתכן שהוא יענה על ההגדרה של ריבית הלוואה לרכב נוסעים מזכה ב-⁠Schedule ⁦1-A⁩ (טופס 1040); אי אפשר לנכות את אותה ריבית פעמיים (פרסום 463).

רכב שהיה שלכם לפני העסק מוסבר בהכנסת נכסים פרטיים ל-⁠LLC.

האם קו הטלפון הראשון בבית או האינטרנט הביתי נחשבים, ומה לגבי משרד ביתי?

תוכנית סלולרית או אינטרנט ביתי הם הוצאה מעורבת: מנכים חלק עסקי שאפשר לבסס. הפרסומים וההוראות של IRS שהעמוד הזה מצטט לא אומרים דבר על אף אחד מהם, כי כללי הטלפון שלהם נכתבו לקו נייח.

החיוב הבסיסי על קו הטלפון הנייח הראשון לבית הוא הוצאה פרטית. חיובים על שיחות בין-עירוניות עסקיות בקו הזה, ועלות קו שני שמשמש רק לעסק, מותרים בניכוי (פרסום 587). אם גם לקו השני יש שימוש פרטי, מנכים את האחוז העסקי שלו, כפי שהוראות Schedule C מתארות, בשורה 25, Utilities (שירותים).

ניכוי משרד ביתי הוא עניין נפרד. הוא מחושב לפי חלק השטח של הבית, והוצאות טלפון מסוימות מנוכות בשורות נפרדות משלהן, מחוץ למגבלת המשרד הביתי (פרסום 587). ספרו כל הוצאה פעם אחת, או בתוך ניכוי המשרד הביתי או בשורה משלה, ולא בשניהם. האם אתם זכאים ואיך האחוז עובד מוסבר בניכוי משרד ביתי.

מה אם האחוז שלי משתנה במהלך השנה?

בטלפון או באינטרנט, השתמשו באחוז החדש מהתאריך ששימוש השתנה בו, והשאירו את החודשים הקודמים כפי שנרשמו. רשמו ליד ההוצאה את התאריך והסיבה, למשל מתי תוכנית הפכה לעסקית בלבד או הפסיקה לשמש לעבודה.

רכב שונה. האחוז שלו הוא קילומטרים עסקיים חלקי כלל הקילומטרים של כל השנה (פרסום 946), ולכן נתון חודשי הוא רק הערכה. רשמו עם הערכה מוצהרת, כמו האחוז של השנה שעברה, ואז תקנו בפקודה אחת בסוף השנה, כשהקילומטרים האמיתיים ידועים.

אם הרכב עבר באמצע השנה משימוש פרטי לשימוש עסקי ואין לכם רישום קילומטרים לחודשים הקודמים, לפרסום 463 יש חישוב משלו: חלק הקילומטרים העסקיים בתקופה שאחרי המעבר, כפול מספר חודשי השימוש העסקי חלקי 12. שמרו את תאריך המעבר. ראו הכנסת נכסים פרטיים ל-⁠LLC.

באילו שורות ב-⁠Schedule C ההוצאות האלה נרשמות?

הוראות Schedule C מציבות עלויות רכב בשורה 9 ופחת בשורה 13. הן לא קובעות שורה לתוכנית סלולרית או לאינטרנט.

שימוש באותה שורה בכל שנה שומר על השוואה בין השנים. לשותפות אין בטופס 1065 שורה לרכב או לטלפון: ריבית הלוואת רכב נרשמת בשורה 15, פחת בשורה 16a, ועלויות עסקיות אחרות בשורה 21, Other Deductions (ניכויים אחרים), עם נספח שמפרט כל אחד לפי סוג וסכום (הוראות).

אילו רישומים מבססים את האחוז?

רישומים שנעשו בזמן השימוש שווים יותר מהצהרה שהוכנה אחר כך (פרסום 463). דף חשבון בנק לבדו לא מספיק: פרסום 583 קובע שהוכחת תשלום אינה מבססת ניכוי בפני עצמה.

ברכב, פרסום 463 קובע שסכומים שמעריכים או מקרבים אינם מותרים בניכוי. שמרו את רישומי השימוש העסקי לכל שנה בתקופת הפחת.

שמרו רישומים שמבססים ניכוי לפחות 3 שנים אחרי הגשת הדוח או מועד ההגשה שלו, לפי המאוחר. יש מקרים שבהם התקופה ארוכה יותר, ורישומים על הרכב עצמו נשמרים עד שתקופת ההתיישנות של השנה שבה נפטרתם ממנו מסתיימת (פרסום 583). אם חסר יומן, ראו שחזור יומן נסיעות.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

הטלפון של פרילנסרית

פרילנסרית משלמת חשבון טלפון של ⁦$120⁩ בכל חודש מחשבון העסק. השימוש שלה לעבודה הוא ⁦60%⁩. היא רושמת את כל ⁦$120⁩ להוצאות טלפון, ואז מעבירה ⁦$48⁩ למשיכת בעלים. ההוצאה היא ⁦$72⁩ בחודש, ⁦$864⁩ לשנה. אילו שילמה בכרטיס פרטי, הייתה רושמת ⁦$72⁩ להוצאות טלפון ו-⁦$72⁩ בזכות להזרמת הון מהבעלים. הניכוי זהה.

הרכב וההלוואה של שליח

שליח נוסע 15,000 מייל בשנה, 9,000 מהם למשלוחים, ולכן ⁦60%⁩ עסקי. הוא משתמש בעלויות בפועל. חשבון הביטוח שלו הוא ⁦$1,800⁩, והחלק העסקי הוא ⁦$1,080⁩. תשלום אחד של ⁦$500⁩ על הלוואת הרכב הפרטי שלו יוצא מחשבון העסק: ⁦$380⁩ קרן ו-⁦$120⁩ ריבית. הקרן עוברת למשיכת בעלים ולא להוצאה. מהריבית, ⁦$72⁩ הם הוצאות ריבית ו-⁦$48⁩ עוברים למשיכה. עלות הרכב חוזרת דרך פחת בחלק העסקי, שמדווח בטופס 4562 ולא מוצג כאן. בתעריף הקילומטראז׳ הביטוח לא היה מותר בניכוי כלל, כי התעריף כולל אותו.

האינטרנט הביתי של מעצבת

מעצבת משלמת ⁦$900⁩ בשנה על אינטרנט ביתי. רישום של שימוש בכמה חודשים אופייניים מבסס ⁦25%⁩ שימוש לעבודה. החלק העסקי הוא ⁦$225⁩, וה-⁦$675⁩ האחרים נשארים פרטיים. היא משלמת מחשבון פרטי, ולכן רושמת להוצאה רק את ⁦$225⁩, עם הזרמת הון מתאימה מהבעלים. הניכוי תלוי ברישום הזה.

המצב שלכם שונה?

• החלק העסקי שלכם גדול ואין לכם יומן או ביסוס, או שתוכנית אחת משרתת כמה אנשים: האחוז שאפשר לבסס והרישומים החודשיים הם עבודת הנהלת חשבונות. התחילו בשחזור יומן נסיעות, ואז ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• שנים קודמות ניכו את כל החשבון בלי חלוקה: ייתכן שהספרים והדוחות שהוגשו מציגים ניכוי גבוה מדי. אם לתקן את הדוחות האלה תלוי בשנים, בסכומים ובהיסטוריית ההגשה שלכם. לברר אילו שנים וחשבונות מושפעים זו עבודה של עזרה בהנהלת חשבונות.
• החלק העסקי של רכב קרוב ל-⁠⁦50%⁩: דרך הפחת של הרכב יכולה להשתנות בקו הזה, ולכן אשרו את קילומטרי השנה לפני הרישום. ראו רכישת רכב דרך העסק, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• חשבונות מעורבים עוברים בכרטיס או בחשבון עסקי והספרים מציגים עלויות פרטיות כהוצאות: חודשים של בלבול כזה מפרידים בתיקון כספים מעורבים של עסק ובית, ובניית ספרים שאינם מתאזנים נכללת בעזרה בהנהלת חשבונות.
• חברת S מחזירה לכם כסף על טלפון, משרד ביתי או רכב: כללי ההחזר מפורטים בהחזר הוצאות לבעלים.
• הרכב או הציוד היו שלכם לפני העסק: ראו הכנסת נכסים פרטיים ל-⁠LLC.
• שותף שילם הוצאה משותפת מכספו: ראו הוצאות LLC ששותף שילם באופן אישי.
• אתם מתלבטים אם מכשיר הטלפון הוא הוצאה או נכס: ראו הוצאה או רישום כנכס ברכישות קטנות.