Dépenses à usage mixte : part d'affaires, téléphone et auto

Comment calculer le pourcentage d'affaires de mon téléphone, de mon internet ou de mon auto?

Ne déduisez que la part d'affaires d'un coût en partie personnel. La Publication 334 de l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) demande de séparer la part personnelle de la part d'affaires, et précise que la part personnelle n'est généralement pas déductible. Le pourcentage est la part d'utilisation pour l'entreprise, calculée pour chaque coût. Une fois que vous l'avez, les livres ne montrent en dépense que cette part; la part personnelle va au retrait du propriétaire ou n'entre jamais dans les livres (troisième section).

Les publications et instructions de l'IRS citées dans cette page ne prévoient aucune méthode pour établir le pourcentage d'un téléphone ou d'internet. La part relève du jugement : vous devez pouvoir l'expliquer et l'appuyer sur un registre de l'utilisation réelle de la ligne. L'IRS ne fixe aucune règle de mois type pour un téléphone ou internet; le registre doit donc couvrir toute l'année, pas un seul mois inhabituel. Choisissez une base, notez-la et appliquez-la de la même façon chaque mois, pour pouvoir l'expliquer plus tard.

Votre situation n'est pas simple si :

• Une auto n'a aucun registre des milles pour l'année. La part d'affaires d'une auto ne peut pas reposer sur une estimation (Publication 463).
• La part d'affaires d'une auto est proche du seuil de 50 %, qui détermine la façon de l'amortir.
• Un même forfait couvre plusieurs personnes, par exemple des employés ou des lignes familiales.
• Des factures à usage mixte passent par une carte ou un compte d'entreprise, et les livres montrent la part personnelle en dépenses.
• Des années antérieures ont été inscrites sans aucune répartition.

Rassemblez chaque facture, les relevés de l'odomètre au début et à la fin de l'année avec le registre des trajets, le relevé du prêt, la facture d'assurance et le compte qui a payé chacun de ces coûts.

Dois-je faire quelque chose dans les livres une fois que je connais le pourcentage?

Oui. Un pourcentage ne change rien tant que les livres ne l'appliquent pas. Si la facture complète reste en dépenses, les livres présentent un coût personnel comme une dépense d'entreprise, et une déclaration préparée à partir d'eux peut le déduire. Si rien n'est inscrit, la part d'affaires n'est pas réclamée. La Publication 583 précise que les livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits.

1. Notez le pourcentage, sa base et sa date de début à côté du coût.
2. Inscrivez chaque facture avec sa répartition au moment de la saisie (section suivante). Une déclaration selon la méthode de caisse déduit généralement la part d'affaires pour l'année où la facture est payée; si vos livres comptabilisent les factures à mesure qu'elles sont dues, harmonisez le moment avant la préparation de la déclaration (instructions de l'annexe C).
3. À la fin de l'année, remplacez toute estimation par le chiffre réel de l'année. Pour une auto, il s'agit du total des milles de l'année. Une seule écriture de régularisation corrige l'écart.

Dois-je inscrire toute la facture puis déplacer la part personnelle, ou n'inscrire que la part d'affaires?

Les deux méthodes donnent la même déduction. Choisissez selon le compte qui paie la facture et gardez la même méthode pour chaque facture durant l'année; en changer en cours d'année rend les livres plus difficiles à suivre. Le retrait du propriétaire est de l'argent que vous prenez pour vous; ce n'est pas une dépense. L'apport du propriétaire est de l'argent que vous mettez dans l'entreprise; ce n'est pas un revenu.

La Publication 583 demande d'utiliser le compte d'entreprise uniquement pour l'entreprise et de ne faire des chèques à soi-même que pour des retraits personnels. Une facture à usage mixte payée de ce compte est en partie un retrait personnel : passez donc l'écriture du retrait dans le même mois. Pour savoir où se place un retrait dans les livres, consultez l'inscription des retraits du propriétaire.

Dans une LLC à plusieurs membres imposée comme une société de personnes, la part personnelle est généralement inscrite comme une distribution au membre qui en a profité. Un véritable prêt au membre est différent. Un paiement ne règle un paiement garanti que s'il rémunère des services ou l'utilisation de capital et qu'il est fixé sans égard au revenu de la société de personnes; l'associé le déclare comme un revenu (26 U.S.C. 707(c)). Une étiquette dans la convention ne change pas la nature du paiement. Lorsqu'un même forfait sert à plusieurs membres, séparez d'abord l'usage d'affaires de l'usage personnel de chaque membre. Une société de personnes ne déclare que des déductions liées à son entreprise aux lignes 9 à 21 du formulaire 1065 (instructions). Consultez les dépenses personnelles payées du compte d'entreprise.

Est-ce que ça change quelque chose si la part d'affaires est petite ou grande?

Quelle que soit la part, seule la part d'affaires est déductible; le reste est personnel. Deux choses changent.

• Amortissement de l'auto. Au-dessus de 50 % d'usage d'affaires, un amortissement plus rapide est possible. À ce seuil ou en dessous, l'auto est amortie en ligne droite, et une baisse ultérieure peut ramener dans le revenu l'amortissement supplémentaire pris plus tôt (Publication 946). Une auto dont l'usage d'affaires est à ce seuil ou en dessous durant l'année de sa mise en service reste amortie en ligne droite, même si l'usage augmente plus tard. Une auto qui a utilisé le taux kilométrique la première année puis passe aux frais réels est aussi limitée à l'amortissement en ligne droite (Publication 463; consultez taux kilométrique standard ou frais réels d'auto). Les règles se trouvent dans l'achat d'un véhicule par l'entremise de votre entreprise. Le taux kilométrique standard n'a aucun seuil : il ne multiplie que les milles d'affaires.
• La façon d'inscrire. Payez une facture surtout personnelle d'un compte personnel et une facture surtout d'affaires du compte d'entreprise. La part à déplacer est alors la plus petite.

Un forfait de téléphone ou d'internet n'a aucun seuil dans ces publications.

Qu'est-ce qui entre dans les livres pour une auto selon le taux kilométrique et selon les frais réels?

Selon le taux kilométrique standard, les livres comportent une seule dépense d'auto : les milles d'affaires multipliés par le taux, plus le stationnement et les péages d'affaires et la part d'affaires de l'impôt sur les biens personnels du véhicule. Selon les frais réels, ils comportent chaque coût d'utilisation à sa part d'affaires, plus l'amortissement.

Sources : Publication 463, Publication 334 et Topic 510.

Pour une auto que vous possédez personnellement, le montant au taux kilométrique n'a aucune opération bancaire derrière lui; c'est donc une écriture de journal avec un apport du propriétaire de l'autre côté. Si l'entreprise possède l'auto ou en paie les coûts, inscrivez ce qu'elle paie réellement et rapprochez le tout de la déduction au taux kilométrique au moment de la déclaration; le montant au taux kilométrique n'est pas un apport du propriétaire. Une facture déjà couverte par le taux ne doit pas aussi figurer en dépenses, sinon l'auto est déduite deux fois. Pour savoir comment choisir une méthode et si vous pouvez en changer, consultez taux kilométrique standard ou frais réels d'auto. Pour savoir ce que doit contenir un registre, consultez les exigences du registre des déplacements.

Le capital de mon prêt auto personnel est-il une dépense si je le paie du compte d'entreprise?

Non. Inscrivez-le au retrait du propriétaire si l'auto et le prêt sont à vous personnellement, ou en réduction du solde du prêt si le prêt figure dans les livres de l'entreprise. Le capital rembourse de l'argent emprunté; ce n'est pas un coût d'utilisation de l'auto. La Publication 463 compte le montant emprunté dans le coût de base de l'auto, et le taux kilométrique standard comprend déjà l'amortissement. Le coût de l'auto est récupéré par l'amortissement ou par le taux; déduire le capital à mesure qu'il est payé reviendrait donc à déduire l'auto deux fois.

Les intérêts, eux, sont différents. Un travailleur autonome peut déduire à l'annexe C la part d'affaires des intérêts d'un prêt auto, même s'il utilise le taux kilométrique standard (Publication 463). La part personnelle n'est pas un coût d'entreprise et reste hors des livres de l'entreprise. Elle peut être admissible comme intérêts d'un prêt pour véhicule de tourisme admissible à l'annexe 1-A (formulaire 1040); les mêmes intérêts ne peuvent pas être déduits deux fois (Publication 463).

Une auto que vous possédiez avant l'entreprise est traitée dans l'apport de biens personnels à votre LLC.

La première ligne téléphonique résidentielle ou internet à domicile compte-t-il, et qu'en est-il d'un bureau à domicile?

Un forfait mobile ou internet à domicile est un coût à usage mixte : déduisez une part d'affaires que vous pouvez justifier. Les publications et instructions de l'IRS citées dans cette page ne disent rien à ce sujet, parce que leurs règles sur le téléphone visent une ligne fixe.

Les frais de base de la première ligne fixe installée chez vous sont une dépense personnelle. Les frais d'appels interurbains d'affaires faits sur cette ligne, et le coût d'une deuxième ligne servant uniquement à l'entreprise, sont déductibles (Publication 587). Si la deuxième ligne sert aussi à un usage personnel, déduisez son pourcentage d'affaires, comme le décrivent les instructions de l'annexe C, à la ligne 25, Utilities (services publics).

La déduction pour bureau à domicile est distincte. Elle repose sur la part de la superficie du domicile, et certaines dépenses de téléphone se déduisent sur leurs propres lignes, hors de la limite du bureau à domicile (Publication 587). Comptez chaque coût une seule fois, soit dans la déduction pour bureau à domicile, soit sur sa propre ligne, jamais les deux. Pour savoir si vous y avez droit et comment fonctionne le pourcentage, consultez la déduction pour bureau à domicile.

Et si mon pourcentage change durant l'année?

Pour un forfait de téléphone ou d'internet, utilisez le nouveau pourcentage à partir de la date où l'usage a changé et laissez les mois précédents tels qu'inscrits. Notez la date et la raison à côté du coût, par exemple le moment où un forfait est devenu exclusivement d'affaires ou a cessé de servir au travail.

Une auto est différente. Son pourcentage correspond aux milles d'affaires divisés par le total des milles de toute l'année (Publication 946); un chiffre mensuel n'est donc qu'une estimation. Inscrivez avec une estimation déclarée, comme le pourcentage de l'an dernier, puis ajustez par une seule écriture à la fin de l'année, quand les milles réels sont connus.

Si l'auto est passée de l'usage personnel à l'usage d'affaires durant l'année et que vous n'avez pas de registre des milles pour les mois précédents, la Publication 463 prévoit un calcul particulier : la part des milles d'affaires de la période suivant le changement, multipliée par le nombre de mois d'usage d'affaires divisé par 12. Conservez la date du changement. Consultez l'apport de biens personnels à votre LLC.

À quelles lignes de l'annexe C ces coûts vont-ils?

Les instructions de l'annexe C placent les coûts d'auto à la ligne 9 et l'amortissement à la ligne 13. Elles ne nomment aucune ligne pour un forfait mobile ou internet.

Utiliser la même ligne chaque année rend les années comparables. Une société de personnes n'a pas de ligne pour l'auto ou le téléphone sur le formulaire 1065 : les intérêts du prêt auto vont à la ligne 15, l'amortissement à la ligne 16a et les autres coûts d'entreprise à la ligne 21, Other Deductions (autres déductions), avec un état qui énumère chacun par type et par montant (instructions).

Quels registres appuient le pourcentage?

Les registres faits au moment de l'utilisation valent mieux qu'un état préparé plus tard (Publication 463). Un relevé bancaire seul ne suffit pas : la Publication 583 précise qu'une preuve de paiement n'établit pas à elle seule une déduction.

Pour une auto, la Publication 463 précise que les montants approximatifs ou estimés ne peuvent pas être déduits. Conservez les registres d'usage d'affaires pour chaque année de la période d'amortissement.

Conservez les registres qui appuient une déduction pendant au moins 3 ans après la production de la déclaration ou sa date limite, selon la plus tardive. Certains cas durent plus longtemps, et les registres de l'auto elle-même se conservent jusqu'à l'expiration du délai pour l'année où vous en disposez (Publication 583). S'il manque un registre, consultez la reconstitution d'un registre des déplacements.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Le téléphone d'une pigiste

Une pigiste paie chaque mois une facture de téléphone de 120 $ du compte d'entreprise. Son usage de travail est de 60 %. Elle inscrit les 120 $ complets en frais de téléphone, puis déplace 48 $ vers le retrait du propriétaire. La dépense est de 72 $ par mois, soit 864 $ pour l'année. Si elle avait payé par carte personnelle, elle inscrirait 72 $ en frais de téléphone avec 72 $ au crédit de l'apport du propriétaire. La déduction est la même.

L'auto et le prêt d'un livreur

Un livreur parcourt 15 000 milles dans l'année, dont 9 000 pour des livraisons; 60 % est donc d'affaires. Il utilise les frais réels. Sa facture d'assurance de 1 800 $ donne une part d'affaires de 1 080 $. Un paiement de 500 $ sur son prêt auto personnel sort du compte d'entreprise : 380 $ de capital et 120 $ d'intérêts. Le capital va au retrait du propriétaire, pas aux dépenses. Des intérêts, 72 $ sont des frais d'intérêts et 48 $ vont au retrait. Le coût de l'auto est récupéré par l'amortissement à la part d'affaires, déclaré sur le formulaire 4562 et non présenté ici. Selon le taux kilométrique standard, l'assurance ne serait pas déductible du tout, parce que le taux la couvre.

L'internet à domicile d'une designer

Une designer paie 900 $ par année pour internet à domicile. Un registre d'utilisation couvrant plusieurs mois typiques appuie un usage de travail de 25 %. La part d'affaires est de 225 $, et les 675 $ restants demeurent personnels. Elle paie d'un compte personnel; elle n'inscrit donc que les 225 $ en dépense, avec un apport du propriétaire correspondant. La déduction dépend de ce registre.

Votre situation est différente?

• Votre part d'affaires est élevée et vous n'avez ni registre ni justificatif, ou un même forfait sert à plusieurs personnes : établir le pourcentage que vous pouvez justifier et passer les écritures mensuelles relèvent de la tenue de livres. Commencez par la reconstitution d'un registre des déplacements, puis consultez l'aide en tenue de livres.
• Des années antérieures ont déduit la facture complète sans répartition : les livres et les déclarations produites peuvent tous deux gonfler la déduction. La décision de modifier ces déclarations dépend des années, des montants et de vos antécédents de production. Déterminer quelles années et quelles factures sont touchées relève de l'aide en tenue de livres.
• La part d'affaires d'une auto se situe près de 50 % : la façon d'amortir l'auto peut changer à ce seuil; confirmez donc les milles de l'année avant d'inscrire. Consultez l'achat d'un véhicule par l'entremise de votre entreprise, puis l'aide en tenue de livres.
• Des factures à usage mixte passent par une carte ou un compte d'entreprise et les livres montrent des coûts personnels en dépenses : des mois de ce genre de mélange se démêlent dans la correction de fonds d'entreprise et personnels mélangés, et la reconstruction de livres qui ne se rapprochent pas relève de l'aide en tenue de livres.
• Une société de type S vous rembourse un téléphone, un bureau à domicile ou une auto : les règles de remboursement se trouvent dans le remboursement des dépenses du propriétaire.
• L'auto ou l'équipement était à vous avant l'entreprise : consultez l'apport de biens personnels à votre LLC.
• Un associé a payé personnellement un coût partagé : consultez les dépenses de LLC payées personnellement par un associé.
• Vous vous demandez si le combiné téléphonique est une dépense ou un actif : consultez passer en charges ou capitaliser les petits achats.