Registre de kilométrage perdu : ce que l'IRS accepte

Puis-je déduire mes milles d'affaires si je n'ai jamais tenu de registre de kilométrage, ou si je l'ai perdu?

Vous pouvez le faire, mais seulement avec la preuve de chaque trajet : sa date, ses milles et son but d'affaires, plus le total des milles de l'automobile pour l'année. La loi fédérale américaine n'accorde aucune déduction pour une automobile, à moins que vous ne l'établissiez au moyen de registres adéquats ou de preuves suffisantes qui corroborent votre propre déclaration (26 U.S.C. 274(d)). L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, place les automobiles sur une courte liste de dépenses qui exigent cette preuve supplémentaire (Rev. Proc. 2019-46, section 2.03). La règle vise tout contribuable qui demande la déduction, y compris une société qui possède l'automobile.

L'absence de registre vous prive de la preuve la plus simple. La demande peut quand même être appuyée par d'autres éléments de preuve, s'ils existent. Les approximations ne comblent pas le vide : le règlement précise que la déduction ne peut reposer ni sur des approximations ni sur le simple témoignage non appuyé du contribuable, et il remplace l'ancienne pratique des tribunaux, qui estimaient une dépense manifestement engagée (26 CFR 1.274-5T(a); Publication 463).

Un registre écrit aujourd'hui n'est pas un registre tenu au moment des trajets. Il compte comme votre propre déclaration et doit être corroboré pour chaque élément : par des documents datés ou par des déclarations détaillées d'autres personnes qui connaissent les faits. Un simple souvenir sans appui ne suffit pas.

Le dossier n'est pas simple dans les cas suivants :

• plus d'une année n'a pas de registre, parce que la déclaration de chaque année exige sa propre preuve;
• un avis de l'IRS ou votre préparateur de déclarations demande le registre;
• les milles demandés dépassent de beaucoup ce que n'importe quel document appuie, ou ne cadrent pas avec les relevés d'odomètre;
• une société, une société de personnes ou un deuxième conducteur est en cause;
• l'application ou le téléphone qui contenait les données n'existe plus.

Si l'un de ces cas est le vôtre, la dernière section, « Votre situation est différente? », indique la suite à donner.

À rassembler d'abord : agendas, factures ou bons de travail avec adresses, sommaires de trajets des plateformes, registres d'entretien et d'inspection avec relevés d'odomètre, reçus de carburant, de péage et de stationnement, courriels ou textos de clients, la déclaration telle que produite et tout avis de l'IRS.

Quelle preuve de milles d'affaires l'IRS accepte-t-il?

L'IRS accepte soit des registres adéquats, soit votre propre déclaration détaillée appuyée par d'autres éléments de preuve. Pour une automobile, le règlement nomme les éléments à prouver : les milles de chaque usage professionnel, sa date, son but d'affaires et l'usage total de l'automobile pour l'année. La Publication 463 y ajoute la destination d'affaires (26 CFR 1.274-5T(b)). Ce qu'un registre doit montrer, ligne par ligne, se trouve dans le guide sur les exigences du registre de kilométrage. Si vous avez tenu un vrai registre, mais incomplet, le règlement permet à l'IRS d'accepter d'autres preuves pour un élément à l'égard duquel vous avez respecté de façon substantielle les règles sur les registres adéquats; c'est l'IRS qui décide si vous y arrivez (26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)).

Sous la deuxième voie, la preuve de la date, du lieu ou de l'ampleur de l'usage doit être une preuve directe, comme une déclaration écrite détaillée ou un témoignage oral d'un autre témoin, ou encore des pièces comme des reçus et des factures payées. La preuve du but d'affaires peut être indirecte (26 CFR 1.274-5T(c)(3)). La Publication 463 donne le travail de livraison en exemple : la nature du travail est une preuve indirecte que l'automobile a servi aux affaires, et les factures de livraison établissent la date.

Pourquoi un registre de kilométrage tenu au moment des trajets pèse-t-il plus qu'un registre refait plus tard?

Le règlement précise qu'un document fait au moment d'un trajet, ou près de ce moment, appuyé par des pièces justificatives suffisantes, a un haut degré de crédibilité qu'une déclaration faite plus tard n'a pas, parce que les gens ne se rappellent pas les détails avec exactitude après coup. Un registre tenu en temps réel n'est pas obligatoire, et un registre tenu chaque semaine pour l'usage de la semaine est considéré comme fait au moment des trajets ou près de ce moment (26 CFR 1.274-5T(c); Publication 463).

Pour avoir le même poids, une déclaration faite plus tard a besoin d'un solide appui. Une preuve écrite compte plus qu'une preuve orale, et d'autant plus qu'elle est proche dans le temps du trajet. Dans un registre refait, les documents créés au moment du trajet, et les preuves écrites en général, pèsent donc probablement plus que des notes rédigées après coup.

Que puis-je utiliser pour refaire un registre de kilométrage après coup?

Utilisez des documents datés qui montrent où se trouvait l'automobile et quand, ainsi que des relevés d'odomètre datés pour le total des milles de l'année. Les sources de l'IRS nomment les reçus, les factures payées, les factures de livraison et les déclarations écrites de personnes qui connaissent les faits. Hormis la règle sur les registres détruits, ci-dessous, et une règle restreinte pour les circonstances exceptionnelles, où la situation elle-même rendait impossible l'obtention d'une preuve plus complète (26 CFR 1.274-5T(c)(4)), elles ne décrivent aucune façon approuvée de refaire un registre. Elles ne mentionnent ni les agendas, ni l'historique des plateformes, ni les données de localisation. Elles ne disent pas si ces éléments comptent, ni quel poids chacun aurait.

Pour dresser la liste :

1. Fixez l'odomètre. Trouvez des relevés datés près du début et de la fin de l'année. L'écart donne le total des milles de l'automobile. S'il manque un relevé à l'une ou l'autre extrémité, utilisez les relevés datés les plus proches et indiquez que le total de l'année est une estimation; si vous ne pouvez pas appuyer un total, c'est une raison d'obtenir de l'aide avant de produire votre déclaration ou de répondre à un avis.
2. Inscrivez chaque trajet que la preuve établit. Une ligne par trajet, pas par document : date, point de départ, destination, but. Rattachez tous les documents d'un même trajet à une seule ligne. Un aller-retour ou une suite ininterrompue d'arrêts d'affaires peut tenir sur une ligne; comptez chaque tronçon parcouru une seule fois (26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C); Publication 463).
3. Mesurez chaque trajet de la même façon. Vérifiez que la preuve montre que l'automobile a fait le trajet à cette date et vers ce lieu. Les milles sont votre propre mesure : notez comment vous les avez mesurés.
4. Indiquez la source sur chaque ligne, soit un document, soit un témoin qui peut la confirmer, et conservez ces documents ou déclarations avec la liste. Une ligne sans source est une estimation.
5. Totalisez séparément les lignes documentées et les estimations, et ne demandez jamais des milles estimés comme s'ils étaient appuyés.
6. Comparez le total documenté à ce que la déclaration demandait. Si vous n'avez pas encore produit votre déclaration, le total documenté est le chiffre que la preuve appuie. Si la déclaration est déjà produite, l'écart représente la part à risque.

À quoi ressemble un modèle de registre de kilométrage refait?

Un registre refait ressemble à un registre ordinaire, avec deux colonnes de plus : la source de chaque ligne, et la mention « documenté » ou « estimation ». La Publication 463 reproduit un exemple de registre quotidien avec la date, la destination, le but d'affaires, l'odomètre au départ et à l'arrivée, et les milles du trajet (tableau 5-2).

Exemple de ligne remplie, à titre d'illustration : 14 mars, de l'atelier au 212 Oak St, réparation d'une fournaise, 18 milles (calculés sur carte, aller-retour), facture 1041, documenté.

Indiquez clairement ce qu'est la liste entière : « Refait le » avec la date réelle, la période couverte et les sources utilisées. Les sources de l'IRS ne donnent aucune règle d'étiquetage. Elles évaluent une déclaration faite plus tard autrement qu'un document fait au moment des trajets; une liste qui dit quand et comment elle a été faite risque donc moins d'être prise pour une liste qui ne l'a pas été.

Que ne faut-il jamais faire avec un registre de kilométrage refait?

Ne faites jamais ce qui suit :

• Antidater la liste ou inscrire des trajets comme si vous les aviez consignés le jour même. Une liste établie plus tard et présentée comme un document fait au moment des trajets est fausse. Si l'IRS établit qu'une partie d'une insuffisance de paiement découle de la fraude, la pénalité est de 75 % de la part attribuable à la fraude, et l'insuffisance de paiement tout entière est traitée comme frauduleuse, sauf la partie que vous prouvez ne pas l'être (26 U.S.C. 6663).
• Combler les trous avec des chiffres ronds, comme la même distance chaque mardi. La Publication 463 précise que vous ne pouvez pas déduire des montants approximés ou estimés.
• Ajouter des trajets pour atteindre les milles de la déclaration. Le chiffre de la déclaration ne rend pas un trajet réel.
• Compter le trajet domicile-travail sans vérifier. Les trajets entre le domicile et un lieu de travail habituel sont généralement personnels. Des exceptions existent, et le guide sur les exigences du registre de kilométrage les traite.

La partie IV de l'annexe C (ou la partie V du formulaire 4562, si vous devez produire ce formulaire) demande si vous avez des preuves à l'appui de la déduction et si ces preuves sont écrites (annexe C; formulaire 4562; 26 CFR 1.274-5T(d)). Répondez selon ce que vous avez réellement. À partir d'aujourd'hui, consignez chaque trajet au moment où il a lieu, ou près de ce moment, et exportez une copie à la fin de l'année : un système électronique doit pouvoir récupérer et reproduire vos registres sous une forme lisible (Publication 583).

Mon application a supprimé mes données ou mon téléphone est tombé en panne : la règle sur les registres détruits s'applique-t-elle?

Seulement si la perte était indépendante de votre volonté, par exemple un incendie, une inondation ou un autre sinistre. Le règlement et la Publication 463 ne disent pas si un compte d'application supprimé ou un téléphone en panne entre dans cette catégorie. Lorsque des registres adéquats sont perdus par suite de circonstances indépendantes de la volonté du contribuable, comme une destruction par un incendie, une inondation, un tremblement de terre ou un autre sinistre, le contribuable a le droit d'appuyer une déduction par une reconstitution raisonnable (26 CFR 1.274-5T(c)(5)). La Publication 463 décrit le même allègement et énumère l'incendie, l'inondation et d'autres sinistres (Publication 463).

Trois limites comptent :

• Ils nomment des sinistres. Ces textes (le règlement et la publication de l'IRS) ne disent pas si un compte supprimé, un téléphone défaillant ou un abonnement échu entre dans cette catégorie. Vous devez établir que la perte était indépendante de votre volonté.
• La règle vise des registres qui ont existé. Elle n'aide pas lorsqu'un registre n'a jamais été tenu.
• Elle permet une reconstitution raisonnable. Ces textes ne définissent pas ce qui est « raisonnable ». Bâtissez-la à partir des documents datés ci-dessus, pas de vos souvenirs.

Cherchez d'abord à savoir si les données peuvent être récupérées : demandez une exportation à l'application ou à la plateforme, vérifiez votre courriel et vos copies de sauvegarde infonuagiques, et cherchez une copie chez un ancien préparateur de déclarations. Conservez la preuve de ce qui s'est passé : la date, la cause, les messages échangés avec le soutien de l'application et tout document de réparation ou de remplacement.

Puis-je tenir un registre pour une partie de l'année et l'utiliser pour toute l'année?

Oui, si les périodes consignées constituent des registres adéquats et que d'autres preuves montrent qu'elles sont représentatives de l'année, sauf si l'automobile est un véhicule d'employeur que plus d'un employé peut utiliser. C'est ce qu'on appelle l'échantillonnage (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii); Publication 463).

L'exemple de la Publication 463 est un registre tenu pendant la première semaine de chaque mois, avec des factures et des comptes montrant que l'usage professionnel s'est poursuivi au même rythme les semaines suivantes. Le règlement donne le cas contraire : un vendeur dont la quatrième semaine de chaque mois était la semaine des livraisons, différente des trois autres. Cette semaine ne représentait pas le mois et ne pouvait donc pas appuyer le chiffre d'une année.

Cinq limites s'appliquent :

• Un véhicule d'employeur mis à la disposition de plus d'un employé pendant une partie quelconque de l'année ne peut pas être justifié par échantillonnage (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)).
• Chaque période consignée doit elle-même être un registre fait au moment des trajets, ou près de ce moment. Une semaine rédigée plus tard de mémoire n'est pas un échantillon.
• D'autres preuves doivent montrer que les périodes consignées sont typiques. Des factures, des comptes et un rythme de travail stable le font; une saison occupée, non.
• Le règlement et la Publication 463 parlent de périodes à l'intérieur d'une année d'imposition. Ni l'un ni l'autre ne dit qu'un registre d'une année peut tenir lieu pour une année sans registre.
• Un échantillon donne une proportion d'usage professionnel. Il vous faut quand même le total des milles de l'année, tiré des relevés d'odomètre.

Ai-je besoin d'un registre de kilométrage si j'utilise le taux standard par mille?

Il vous faut quand même la preuve de vos milles d'affaires, mais pas forcément un registre tenu au moment des trajets : un document fait au moment des trajets est une voie, et votre propre déclaration détaillée appuyée par des preuves corroborantes est l'autre. Le taux standard par mille remplace le registre de ce que coûte l'utilisation de l'automobile, pas la preuve de la distance parcourue pour les affaires. La déduction égale le taux multiplié par les milles d'affaires, et ces milles doivent toujours être justifiés selon l'article 274(d) (Rev. Proc. 2019-46, sections 2.03 et 4.01; Tax Topic 510).

Le taux d'affaires a changé au cours de l'année que couvre cette page. Les milles parcourus de janvier à juin valent 72,5 cents par mille chacun, et ceux parcourus de juillet à décembre valent 76 cents par mille chacun. Les taux des années antérieures figurent sur la même page de l'IRS; utilisez donc le taux de l'année de chaque trajet. Chaque mille que vous ne pouvez pas appuyer retire de la déduction la valeur d'un mille au taux applicable. Ce que le taux couvre est expliqué dans taux standard par mille ou frais réels d'automobile; ce que le registre doit montrer se trouve dans le guide sur les exigences du registre de kilométrage.

Mes déductions de milles ont été refusées : combien cela coûte-t-il, et que puis-je faire?

Les milles refusés font augmenter l'impôt. L'IRS peut aussi ajouter des intérêts et une pénalité liée à l'exactitude de 20 % de l'insuffisance de paiement causée par la négligence, le mépris des règles ou une sous-estimation importante (IRS : pénalité liée à l'exactitude). Plusieurs années demandées sans registre représentent plusieurs risques distincts, et chaque année a son propre délai : l'IRS dispose généralement de 3 ans à compter de la date où vous avez produit votre déclaration (ou de la date d'échéance d'origine, si vous l'avez produite plus tôt) pour établir un impôt additionnel, et la fraude ou d'autres faits peuvent supprimer ou prolonger cette limite (26 U.S.C. 6501; IRS : délai dont dispose l'IRS pour établir l'impôt). Jusqu'où une vérification peut remonter, et ce qu'elle peut coûter, sont expliqués dans le guide sur la vérification de l'IRS.

Si votre déclaration est examinée, l'IRS peut demander plus de renseignements pour établir que vos registres, déclarations et documents sont exacts et fiables (Publication 463). Une liste refaite est présentée comme votre déclaration, avec les documents qui l'appuient. Si vous voyez déjà que des milles demandés ne peuvent pas être appuyés, consultez modifier une déclaration pour corriger des erreurs de dépenses d'entreprise. Si vous détenez un avis, suivez ses instructions de réponse et respectez sa date limite (IRS : pénalité liée à l'exactitude). Si la facture dépasse ce que vous pouvez payer d'un coup, les intérêts et une pénalité mensuelle de retard continuent de courir sur le solde impayé, et l'IRS offre un plan à court terme (180 jours ou moins) et un plan mensuel à long terme (IRS : plans de paiement).

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains et des chiffres ronds, à titre d'illustration.

Un chauffeur de covoiturage dont l'application a perdu deux années de données

Les deux déclarations d'un chauffeur demandaient chacune 14 000 milles d'affaires. Les données de l'application ont disparu. Les sommaires de trajets de la plateforme, téléchargés depuis le compte du chauffeur, montrent la date et les points de prise en charge et de dépose de chaque trajet, et des factures d'entretien donnent le relevé d'odomètre au début et à la fin de chaque année. Le chauffeur mesure chaque trajet listé de la même façon et additionne les lignes. Les milles de plateforme qui comptent, et dans quelle mesure, sont expliqués dans le guide sur les chauffeurs de covoiturage.

La liste refaite montre 19 000 milles documentés et indique les 9 000 autres comme une estimation, pas comme un registre. À 65 cents du mille, un taux donné à titre d'illustration (le taux réel varie selon l'année), 9 000 milles non appuyés représentent environ 5 850 $ de déduction à risque. Défendre ces milles, les modifier ou les abandonner dépend des autres preuves qui existent et des années qui sont encore ouvertes.

Un électricien avec une camionnette et sans registre

Un électricien n'a pas de registre. Des dossiers de chantier datés et 190 factures appuient 190 trajets distincts, chacun de l'atelier à un chantier et retour, sans trajet en double ni combiné. Mesurés de la même façon, les 190 trajets totalisent 6 840 milles. Les registres d'entretien situent le total de la camionnette à 12 000 milles pour l'année. La liste appuie 6 840 milles d'affaires, soit 57 % d'usage professionnel. Les 5 160 autres milles sont personnels ou n'ont aucun document à l'appui. La liste s'intitule « Refait à partir des factures le », avec la date réelle, et chaque ligne nomme son numéro de facture. Les courses chez le grossiste sans facture restent hors de la liste, sauf si un reçu montre la date et le lieu. Un trajet qui part de la maison soulève la question du trajet domicile-travail traitée dans le guide sur les exigences du registre de kilométrage.

Un entrepreneur qui commence un registre maintenant

Un entrepreneur sans registre pour la première moitié de l'année commence à consigner ses trajets en juillet, pour la première semaine de chaque mois. Les semaines consignées montrent 900 milles d'affaires sur 1 200 milles au total, soit 75 % d'usage professionnel. Des factures montrent le même rythme de travail les autres semaines. Cela suit le modèle d'échantillonnage de la Publication 463, pour les mois réellement consignés. L'odomètre indique 6 000 milles de juillet à décembre. Si les semaines consignées sont représentatives, la proportion appuierait jusqu'à 4 500 milles d'affaires pour ces six mois (75 % de 6 000). Pour la période de janvier à juin, le registre ne montre rien par lui-même. La règle d'échantillonnage ne s'étend à ces mois que si d'autres preuves, comme des factures datées, montrent que les semaines consignées les représentent, et les exemples du règlement vont d'un échantillon antérieur vers des semaines ultérieures, pas l'inverse.

Votre situation est différente?

• Un avis de l'IRS ou votre préparateur de déclarations demande un registre que vous n'avez pas, les données de votre application ont disparu, ou plusieurs années de milles ont été demandées sans registre : les années exposées, les preuves qu'on peut honnêtement réunir, et le choix de modifier, de répondre à l'avis ou de changer la façon de consigner les milles dépendent de faits qu'une liste ne peut pas trancher. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour réunir la preuve et mettre en place des registres pour les années à venir.
• L'IRS a ouvert une vérification, ou vous voulez corriger une déclaration produite : consultez le guide sur la vérification de l'IRS, les dépenses de l'annexe C que l'IRS remet en question et modifier une déclaration pour corriger des erreurs de dépenses d'entreprise.
• Des années entières n'ont jamais été produites : consultez rattraper des déclarations non produites et les dépenses de l'annexe C pour les années non produites.
• Vous conduisez pour une plateforme de covoiturage ou de livraison : consultez les déductions des chauffeurs de covoiturage et de livraison.
• D'autres reçus manquent aussi, ou la tenue de livres est en retard, pas seulement les milles : consultez les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise et rattraper une tenue de livres en retard, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Une LLC ou une société de type S possède le véhicule, ou une société vous rembourse vos milles : la déduction de la société exige la même preuve. Un remboursement versé en vertu d'un régime de remboursement par justification (accountable plan) exige une reddition de comptes dans un délai raisonnable; une liste dressée longtemps après les trajets peut donc ne pas être admissible, et un remboursement qui ne respecte pas les règles du régime est déclaré comme une rémunération (Publication 463, chapitre 6). Consultez acheter un véhicule par l'entremise de votre entreprise et rembourser les dépenses du propriétaire.
• Vous conduisez un véhicule de travail spécialement construit : la règle du registre ne s'applique pas à un véhicule admissible à usage non personnel, soit un véhicule qui, par sa nature, n'est pas susceptible d'être utilisé à des fins personnelles autrement que de façon minime (26 U.S.C. 274(d) et (i)). La règle du registre s'applique généralement à toute camionnette ou fourgonnette, à moins qu'elle n'ait été spécialement modifiée (26 CFR 1.274-5(k)(8)). Une camionnette, une fourgonnette ou une automobile ordinaire n'est pas admissible.
• Vous produisez vos déclarations au Canada : les règles diffèrent; consultez le guide de l'ARC sur le registre de véhicule en cas d'examen.