گم شدہ میل کا لاگ دوبارہ بنانا: IRS کیا ثبوت قبول کرتا ہے

اگر میں نے میل کا لاگ کبھی رکھا ہی نہیں یا وہ گم ہو گیا، تو کیا میں کاروباری میلوں کی کٹوتی کر سکتا ہوں؟

کر سکتے ہیں، مگر صرف ہر سفر کے ثبوت کے ساتھ: اس کی تاریخ، میل اور کاروباری مقصد، اور سال بھر میں کار کے کل میل۔ امریکہ کا وفاقی قانون کار کی کٹوتی کی اجازت تب ہی دیتا ہے جب آپ اسے مناسب ریکارڈ (adequate records) سے ثابت کریں یا اپنے بیان کی تائید کرنے والے کافی ثبوت (sufficient evidence corroborating your own statement) سے (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩)۔ IRS کاروں کو ان مدوں کی مختصر فہرست میں رکھتا ہے جن کے لیے یہ اضافی ثبوت لازم ہے (Revenue Procedure 2019-46، سیکشن 2.03)۔ یہ ہر اس ٹیکس دہندہ پر لاگو ہوتا ہے جو کٹوتی کا دعویٰ کرے، بشمول وہ کارپوریشن جو کار کی مالک ہو۔

لاگ نہ ہو تو سب سے آسان ثبوت نہیں رہتا۔ دعویٰ پھر بھی دوسرے ثبوت سے ثابت ہو سکتا ہے، بشرطیکہ وہ ثبوت موجود ہو۔ اندازوں سے یہ خلا نہیں بھرتا: ضابطہ کہتا ہے کہ کٹوتی اندازوں یا ٹیکس دہندہ کی بے سہارا گواہی پر نہیں ٹھہر سکتی، اور اس نے عدالتوں کے پرانے طریقے کو بدل دیا جس میں واضح طور پر ہوئے خرچ کا اندازہ لگا لیا جاتا تھا (⁦26 CFR 1.274-5T(a)⁩؛ Publication 463)۔

جو لاگ آپ اب لکھیں وہ سفر کے وقت بنایا گیا ریکارڈ نہیں ہے۔ وہ آپ کا اپنا بیان شمار ہوتا ہے، اور ہر جز کے لیے اسے تائید چاہیے: تاریخ والی دستاویزات یا حقائق جاننے والے دوسرے لوگوں کے تفصیلی بیانات۔ بغیر ثبوت کی یاد داشت کافی نہیں۔

معاملہ سیدھا نہیں ہے جب:

• ایک سے زیادہ سال کا لاگ موجود نہیں، کیونکہ ہر گوشوارے کے سال کو اپنا ثبوت چاہیے؛
• IRS کا نوٹس یا آپ کا ٹیکس تیار کرنے والا لاگ مانگ رہا ہے؛
• دعوے کے میل کسی بھی دستاویز کے ثبوت سے کافی زیادہ ہیں، یا اوڈومیٹر کی ریڈنگز سے نہیں ملتے؛
• کارپوریشن، شراکت داری یا دوسرا ڈرائیور شامل ہے؛
• جس ایپ یا فون میں ڈیٹا تھا وہ اب نہیں رہا۔

ان میں سے کوئی بات آپ پر لاگو ہو تو آخری حصہ "آپ کی صورت مختلف ہے؟" بتاتا ہے کہ آگے کہاں جانا ہے۔

پہلے یہ جمع کریں: کیلنڈر، پتوں والی انوائسز یا جاب ٹکٹس، پلیٹ فارم کے سفر کے خلاصے، اوڈومیٹر ریڈنگز والے سروس اور معائنے کے ریکارڈ، ایندھن، ٹول اور پارکنگ کی رسیدیں، کلائنٹس کے ای میلز یا ٹیکسٹس، جمع شدہ گوشوارہ، اور IRS کا کوئی بھی نوٹس۔

امریکہ میں IRS کاروباری میلوں کا کون سا ثبوت قبول کرتا ہے؟

IRS دو میں سے ایک چیز قبول کرتا ہے: مناسب ریکارڈ، یا آپ کا اپنا تفصیلی بیان جس کی تائید دوسرا ثبوت کرے۔ کار کے لیے ضابطہ ثابت کرنے والے اجزا بتاتا ہے: ہر کاروباری استعمال کے میل، اس کی تاریخ، اس کا کاروباری مقصد، اور سال بھر میں کار کا کل استعمال۔ Publication 463 میں کاروباری منزل بھی شامل ہے (⁦26 CFR 1.274-5T(b)⁩)۔ لاگ میں لائن بہ لائن کیا ہونا چاہیے، یہ میل کے لاگ کی شرائط کے رہنما مضمون میں ہے۔ اگر آپ نے حقیقی لاگ رکھا مگر وہ ادھورا ہے، تو ضابطہ IRS کو کسی جز کے لیے دوسرا ثبوت ماننے دیتا ہے جہاں آپ نے مناسب ریکارڈ کے قواعد کی کافی حد تک پابندی کی ہو؛ آپ کا معاملہ اس میں آتا ہے یا نہیں، یہ IRS طے کرتا ہے (⁦26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)⁩)۔

دوسرے طریقے میں استعمال کی تاریخ، جگہ یا رقم کا ثبوت براہ راست ثبوت ہونا چاہیے، جیسے دوسرے گواہ کا تفصیلی تحریری بیان یا زبانی گواہی، یا دستاویزی ثبوت جیسے رسیدیں اور ادا شدہ بل۔ کاروباری مقصد کا ثبوت قرائنی (circumstantial) ہو سکتا ہے (⁦26 CFR 1.274-5T(c)(3)⁩)۔ Publication 463 ڈیلیوری کے کام کو مثال بناتا ہے: کام کی نوعیت اس بات کا قرائنی ثبوت ہے کہ کار کاروبار کے لیے استعمال ہوئی، اور ڈیلیوری کی انوائسز بتاتی ہیں کہ کب۔

سفر کے وقت بنایا گیا میل کا لاگ بعد میں دوبارہ بنے لاگ سے زیادہ وزن کیوں رکھتا ہے؟

ضابطہ کہتا ہے کہ سفر کے وقت یا اس کے قریب بنایا گیا ریکارڈ، جسے کافی دستاویزی ثبوت کا سہارا ہو، اس اعتبار کا حامل ہوتا ہے جو بعد کے بیان میں نہیں ہوتا، کیونکہ لوگ تفصیلات بعد میں ٹھیک یاد نہیں رکھ پاتے۔ ہر سفر کے فوراً بعد لاگ لکھنا لازمی نہیں، اور ہفتہ وار لاگ جو اس ہفتے کے استعمال کا ہو وہ سفر کے وقت یا اس کے قریب بنا ہوا شمار ہوتا ہے (⁦26 CFR 1.274-5T(c)⁩؛ Publication 463)۔

بعد میں دیا گیا بیان اتنا وزن رکھے، اس کے لیے اسے مضبوط سہارا چاہیے۔ تحریری ثبوت زبانی ثبوت سے زیادہ وزن رکھتا ہے، اور سفر کے جتنا قریب وقت کا ہو اتنا زیادہ۔ اس لیے دوبارہ بنے لاگ میں سفر کے وقت بنی دستاویزات، اور عموماً تحریری ثبوت، بعد میں لکھے گئے نوٹس سے زیادہ وزن رکھنے کا امکان ہے۔

میں میل کا لاگ بعد میں دوبارہ بنانے کے لیے کیا استعمال کر سکتا ہوں؟

تاریخ والے ریکارڈ استعمال کریں جو دکھائیں کہ کار کہاں اور کب تھی، اور سال کے کل میل کے لیے تاریخ والی اوڈومیٹر ریڈنگز۔ IRS کے ماخذ رسیدوں، ادا شدہ بلوں، ڈیلیوری کی انوائسز اور حقائق جاننے والے لوگوں کے تحریری بیانات کا نام لیتے ہیں۔ نیچے دیے گئے تباہ شدہ ریکارڈ کے قاعدے اور غیر معمولی حالات کے ایک محدود قاعدے کے علاوہ، جہاں حالات نے خود مکمل ثبوت حاصل کرنا ناممکن بنا دیا (⁦26 CFR 1.274-5T(c)(4)⁩)، وہ لاگ دوبارہ بنانے کا کوئی منظور شدہ طریقہ بیان نہیں کرتے۔ وہ کیلنڈرز، پلیٹ فارم کی ہسٹری یا لوکیشن ڈیٹا کا ذکر نہیں کرتے۔ وہ یہ نہیں بتاتے کہ یہ شمار ہوتے ہیں یا نہیں، یا ہر ایک کا کتنا وزن ہوگا۔

فہرست بنانے کے لیے:

1. اوڈومیٹر طے کریں۔ سال کے آغاز اور اختتام کے قریب تاریخ والی ریڈنگز تلاش کریں۔ دونوں کا فرق کار کے کل میل ہیں۔ کسی سرے پر ریڈنگ نہ ملے تو سب سے قریب کی تاریخ والی ریڈنگز استعمال کریں اور سال کے کل کو اندازہ لکھیں؛ جس کل کا آپ ثبوت نہ دے سکیں، اس پر گوشوارہ جمع کرانے یا نوٹس کا جواب دینے سے پہلے مدد لینی چاہیے۔
2. ہر وہ سفر لکھیں جسے ثبوت ثابت کرتا ہے۔ ہر سفر کی ایک قطار، ہر دستاویز کی نہیں: تاریخ، آغاز کا مقام، منزل، مقصد۔ ایک ہی سفر کی تمام دستاویزات کو ایک قطار سے ملائیں۔ آنا جانا یا کاروباری مقامات کا مسلسل سلسلہ ایک قطار ہو سکتا ہے؛ چلائے گئے ہر حصے کو ایک ہی بار گنیں (⁦26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C)⁩؛ Publication 463)۔
3. ہر سفر کو ایک ہی طریقے سے ناپیں۔ دیکھیں کہ ثبوت دکھاتا ہے کہ کار نے اس تاریخ پر اس جگہ سفر کیا۔ میل آپ کی اپنی پیمائش ہیں، اس لیے لکھ لیں کہ کیسے ناپے۔
4. ہر قطار میں ماخذ کا نام لکھیں، یعنی دستاویز یا گواہ جو اس کی تصدیق کر سکے، اور وہ دستاویزات یا بیانات فہرست کے ساتھ رکھیں۔ جس قطار کا ماخذ نہ ہو وہ اندازہ ہے۔
5. دستاویزی قطاروں اور اندازوں کا کل الگ الگ نکالیں، اور اندازے کے میلوں کو کبھی ثبوت والے میلوں کے طور پر دعویٰ نہ کریں۔
6. دستاویزی کل کا موازنہ گوشوارے میں کیے گئے دعوے سے کریں۔ اگر آپ نے ابھی گوشوارہ جمع نہیں کرایا تو دستاویزی کل وہ رقم ہے جسے ثبوت سہارا دیتا ہے۔ اگر گوشوارہ جمع ہو چکا ہے تو فرق وہ حصہ ہے جو خطرے میں ہے۔

دوبارہ بنے میل کے لاگ کا ٹیمپلیٹ کیسا ہوتا ہے؟

دوبارہ بنا لاگ عام لاگ جیسا ہی ہوتا ہے، بس دو اضافی کالم کے ساتھ: ہر قطار کا ماخذ، اور یہ کہ قطار دستاویزی ہے یا اندازہ۔ Publication 463 میں روزانہ لاگ کا نمونہ چھپا ہے جس میں تاریخ، منزل، کاروباری مقصد، اوڈومیٹر کا آغاز اور اختتام، اور سفر کے میل ہیں (Table 5-2)۔

ایک بھری ہوئی قطار، مثال کے طور پر: ⁦3/14⁩، دکان سے 212 Oak St، فرنس کی مرمت، 18 میل (نقشے سے ناپا، آنا جانا)، انوائس 1041، دستاویزی۔

پوری فہرست پر اس کی حقیقت لکھیں: "بنایا گیا" کے ساتھ اصل تاریخ، وہ مدت جو یہ ڈھانپتی ہے، اور استعمال شدہ ماخذ۔ IRS کے ماخذ میں لیبل لگانے کا کوئی قاعدہ نہیں۔ وہ بعد میں دیے گئے بیان کو سفر کے وقت بنے ریکارڈ سے مختلف وزن دیتے ہیں، اس لیے جس فہرست پر لکھا ہو کہ کب اور کیسے بنی، اسے ایسی فہرست سمجھ لینے کا امکان کم ہے جو ایسی نہیں تھی۔

دوبارہ بنے میل کے لاگ کے ساتھ مجھے کیا کبھی نہیں کرنا چاہیے؟

یہ کبھی نہ کریں:

• فہرست پر پچھلی تاریخ نہ ڈالیں اور سفر ایسے درج نہ کریں جیسے آپ نے اسی دن لاگ کیے تھے۔ بعد میں بنی فہرست کو سفر کے وقت بنا ریکارڈ ظاہر کرنا جھوٹ ہے۔ اگر IRS ثابت کر دے کہ کم ادائیگی کا کچھ حصہ دھوکہ دہی کی وجہ سے ہے، تو دھوکہ دہی والے حصے پر جرمانہ ⁦75%⁩ ہے، اور پوری کم ادائیگی دھوکہ دہی شمار ہوتی ہے سوائے اس حصے کے جسے آپ ثابت کر دیں کہ دھوکہ نہیں (⁦26 U.S.C. 6663⁩)۔
• خلا گول اعداد سے نہ بھریں، جیسے ہر منگل کو ایک ہی فاصلہ۔ Publication 463 کہتا ہے کہ جو رقم آپ اندازے یا تخمینے سے لکھیں اس کی کٹوتی نہیں کر سکتے۔
• گوشوارے کے میل پورے کرنے کے لیے سفر شامل نہ کریں۔ گوشوارے کا عدد سفر کو حقیقی نہیں بناتا۔
• جانچے بغیر آنے جانے کا سفر نہ گنیں۔ گھر اور مستقل کام کی جگہ کے درمیان سفر عموماً ذاتی ہوتا ہے۔ استثنا موجود ہیں، اور میل کے لاگ کی شرائط کا رہنما مضمون انہیں بیان کرتا ہے۔

Schedule C کا Part IV (یا Form 4562 کا Part V، اگر آپ کو وہ فارم جمع کرانا ہو) پوچھتا ہے کہ کیا آپ کے پاس کٹوتی کا ثبوت ہے اور کیا وہ ثبوت تحریری ہے (Schedule C؛ Form 4562؛ ⁦26 CFR 1.274-5T(d)⁩)۔ جواب اسی کے مطابق دیں جو آپ کے پاس واقعی ہے۔ آج سے ہر سفر کے وقت یا اس کے قریب لاگ لکھیں اور سال کے اختتام پر ایک کاپی برآمد کر لیں: برقی نظام کو آپ کے ریکارڈ پڑھنے کے قابل شکل میں واپس نکالنے اور دوبارہ بنانے کے قابل ہونا چاہیے (Publication 583)۔

میری ایپ نے ڈیٹا مٹا دیا یا میرا فون ٹوٹ گیا: کیا تباہ شدہ ریکارڈ کا قاعدہ لاگو ہوتا ہے؟

صرف تب جب نقصان آپ کے قابو سے باہر ہو، جیسے آگ، سیلاب یا کوئی اور حادثہ۔ ضابطہ اور Publication 463 یہ نہیں بتاتے کہ مٹا ہوا ایپ اکاؤنٹ یا ٹوٹا ہوا فون اس میں آتا ہے یا نہیں۔ جب مناسب ریکارڈ ٹیکس دہندہ کے قابو سے باہر حالات میں ضائع ہو جائے، جیسے آگ، سیلاب، زلزلے یا دوسرے حادثے سے تباہی، تو ٹیکس دہندہ کو معقول تعمیر نو کے ذریعے کٹوتی ثابت کرنے کا حق ہے (⁦26 CFR 1.274-5T(c)(5)⁩)۔ Publication 463 یہی رعایت بیان کرتا ہے اور آگ، سیلاب اور دوسرے حادثات کا ذکر کرتا ہے (Publication 463)۔

تین حدیں اہم ہیں:

• وہ حادثات کا نام لیتے ہیں۔ وہ یہ نہیں بتاتے کہ مٹا ہوا اکاؤنٹ، ناکارہ فون یا ختم ہوئی سبسکرپشن اس میں آتی ہے یا نہیں۔ آپ کو ثابت کرنا ہوگا کہ نقصان آپ کے قابو سے باہر تھا۔
• قاعدہ ان ریکارڈ کے لیے ہے جو موجود تھے۔ اس لاگ میں مدد نہیں کرتا جو کبھی رکھا ہی نہیں گیا۔
• یہ معقول تعمیر نو کی اجازت دیتا ہے۔ وہ "معقول" کی تعریف نہیں کرتے۔ اسے اوپر دیے تاریخ والے ریکارڈ سے بنائیں، یاد داشت سے نہیں۔

پہلے معلوم کریں کہ ڈیٹا واپس مل سکتا ہے یا نہیں: ایپ یا پلیٹ فارم سے ایکسپورٹ مانگیں، ای میل اور کلاؤڈ بیک اپ دیکھیں، اور سابقہ ٹیکس تیار کرنے والے کے پاس کاپی تلاش کریں۔ جو ہوا اس کا ثبوت رکھیں: تاریخ، وجہ، ایپ کی سپورٹ سے پیغامات، اور مرمت یا تبدیلی کا کوئی ریکارڈ۔

کیا میں سال کے کچھ حصے کا لاگ رکھ کر اسے پورے سال کے لیے استعمال کر سکتا ہوں؟

ہاں، اگر لاگ شدہ مدتیں مناسب ریکارڈ ہوں اور دوسرا ثبوت دکھائے کہ وہ پورے سال کی نمائندہ ہیں، سوائے اس کے کہ کار آجر کی گاڑی ہو جسے ایک سے زیادہ ملازم استعمال کر سکتے ہوں۔ اسے sampling (نمونہ جانچ) کہتے ہیں (⁦26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)⁩؛ Publication 463)۔

Publication 463 کی مثال ہر مہینے کے پہلے ہفتے کا ریکارڈ ہے، ساتھ انوائسز اور بل جو دکھاتے ہیں کہ کاروباری استعمال بعد کے ہفتوں میں اسی شرح پر جاری رہا۔ ضابطہ الٹی مثال دیتا ہے: ایک سیلز پرسن جس کا ہر مہینے کا چوتھا ہفتہ ڈیلیوری کا ہفتہ تھا، باقی تین سے مختلف۔ وہ ہفتہ مہینے کی نمائندگی نہیں کرتا تھا، اس لیے اس سے پورے سال کا عدد ثابت نہیں ہو سکتا تھا۔

پانچ حدیں لاگو ہوتی ہیں:

• آجر کی وہ گاڑی جو سال کے کسی حصے میں ایک سے زیادہ ملازم کو دستیاب ہو، sampling سے ثابت نہیں کی جا سکتی (⁦26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)⁩)۔
• ہر لاگ شدہ مدت خود سفر کے وقت یا اس کے قریب بنایا گیا ریکارڈ ہونی چاہیے۔ جو ہفتہ بعد میں یاد داشت سے لکھا جائے وہ نمونہ نہیں۔
• دوسرے ثبوت کو دکھانا ہوگا کہ لاگ شدہ مدتیں عام ہیں۔ انوائسز، بل اور کام کا مستقل انداز یہ کرتے ہیں؛ مصروف موسم نہیں کرتا۔
• ضابطہ اور Publication 463 ٹیکس سال کے اندر کی مدتوں کی بات کرتے ہیں۔ دونوں نہیں کہتے کہ ایک سال کا لاگ اس سال کی جگہ لے سکتا ہے جس کا لاگ نہیں۔
• نمونہ کاروباری استعمال کا حصہ دیتا ہے۔ سال کے کل میل پھر بھی اوڈومیٹر ریڈنگز سے چاہییں۔

اگر میں معیاری میل کی شرح استعمال کرتا ہوں تو کیا مجھے میل کا لاگ چاہیے؟

آپ کو اپنے کاروباری میلوں کا ثبوت پھر بھی چاہیے، اگرچہ ضروری نہیں کہ سفر کے وقت رکھا گیا لاگ ہو: اسی وقت بنا ریکارڈ ایک طریقہ ہے، اور تائیدی ثبوت کے ساتھ آپ کا اپنا تفصیلی بیان دوسرا۔ معیاری میل کی شرح کار چلانے کی لاگت کے ریکارڈ کی جگہ لیتی ہے، اس بات کے ثبوت کی نہیں کہ آپ نے کاروبار کے لیے کتنا چلایا۔ کٹوتی شرح ضرب کاروباری میل ہے، اور میل کو سیکشن ⁦274(d)⁩ کے تحت اب بھی ثابت کرنا ہوگا (Revenue Procedure 2019-46، سیکشن 2.03 اور 4.01؛ Tax Topic 510)۔

اس صفحے کے سال میں کاروباری شرح بدلی۔ جنوری سے جون تک چلائے گئے میل کی قیمت فی میل 72.5 سینٹ فی میل ہے، اور جولائی سے دسمبر تک چلائے گئے میل کی فی میل 76 سینٹ فی میل۔ پچھلے سالوں کی شرحیں اسی IRS صفحے پر ہیں، اس لیے ہر سفر کے اپنے سال کی شرح استعمال کریں۔ جس میل کا آپ ثبوت نہ دے سکیں، وہ کٹوتی سے ایک میل کی شرح کے برابر رقم کم کر دیتا ہے۔ شرح کیا کچھ ڈھانپتی ہے یہ معیاری شرح یا اصل اخراجات میں ہے؛ لاگ میں کیا ہونا چاہیے یہ میل کے لاگ کی شرائط کے رہنما مضمون میں ہے۔

میری میل کی کٹوتیاں مسترد ہو گئیں: اس کی قیمت کیا ہے، اور میں کیا کر سکتا ہوں؟

مسترد میل ٹیکس بڑھاتے ہیں۔ IRS سود اور درستی سے متعلق جرمانہ بھی لگا سکتا ہے، جو غفلت، قواعد سے بے پروائی یا نمایاں کم بیانی سے ہونے والی کم ادائیگی کا ⁦20%⁩ ہے (IRS: درستی سے متعلق جرمانہ)۔ کئی سال بغیر لاگ کے دعوے کا مطلب کئی الگ الگ خطرے ہیں، اور ہر سال کی اپنی گھڑی ہے: IRS کے پاس عموماً مزید ٹیکس کی تشخیص کے لیے آپ کے جمع کرانے کی تاریخ سے (یا اصل آخری تاریخ سے، اگر آپ نے جلدی جمع کرایا) 3 سال ہیں، اور دھوکہ دہی یا دوسرے حقائق اس حد کو ختم یا بڑھا سکتے ہیں (⁦26 U.S.C. 6501⁩؛ IRS: وہ مدت جس میں IRS ٹیکس کی تشخیص کر سکتا ہے)۔ جانچ کتنے پیچھے تک جا سکتی ہے اور اس کی کیا قیمت ہو سکتی ہے، یہ IRS آڈٹ کے رہنما مضمون میں ہے۔

اگر آپ کے گوشوارے کی جانچ ہو، تو IRS مزید معلومات مانگ سکتا ہے تاکہ ثابت ہو کہ آپ کے ریکارڈ، بیانات اور دستاویزات درست اور قابل اعتماد ہیں (Publication 463)۔ دوبارہ بنی فہرست آپ کے بیان کے طور پر جاتی ہے، ساتھ وہ دستاویزات جو اس کے پیچھے ہیں۔ اگر آپ کو پہلے ہی نظر آ رہا ہے کہ دعوے کے میلوں کا ثبوت نہیں دیا جا سکتا، تو کاروباری اخراجات کی غلطیوں پر گوشوارے میں ترمیم دیکھیں۔ اگر آپ کے پاس نوٹس ہے تو اس کے جواب کی ہدایات اور آخری تاریخ پر عمل کریں (IRS: درستی سے متعلق جرمانہ)۔ اگر بل ایک بار میں ادا کرنے سے زیادہ ہے، تو غیر ادا شدہ رقم پر سود اور ماہانہ دیر سے ادائیگی کا جرمانہ چلتا رہتا ہے، اور IRS مختصر مدت کا پلان (180 دن یا کم) اور طویل مدت کا ماہانہ پلان دیتا ہے (IRS: ادائیگی کے پلان)۔

مثال

ان مثالوں میں امریکی ڈالر اور گول، وضاحتی اعداد استعمال ہوئے ہیں۔

ایک رائیڈ شیئر ڈرائیور جس کی ایپ نے دو سال کا ڈیٹا کھو دیا

ایک ڈرائیور کے دونوں گوشواروں میں 14,000 کاروباری میل کا دعویٰ تھا۔ ایپ کا ڈیٹا ختم ہو چکا ہے۔ پلیٹ فارم کے سفر کے خلاصے، جو ڈرائیور نے اپنے اکاؤنٹ سے ڈاؤن لوڈ کیے، ہر سفر کی تاریخ اور پک اپ اور ڈراپ آف کے مقامات دکھاتے ہیں، اور سروس کی انوائسز ہر سال کے آغاز اور اختتام پر اوڈومیٹر کی ریڈنگ دیتی ہیں۔ ڈرائیور درج ہر سفر کو ایک ہی طریقے سے ناپتا ہے اور قطاریں جمع کرتا ہے۔ پلیٹ فارم کے کون سے میل شمار ہوتے ہیں، یہ رائیڈ شیئر ڈرائیور کے رہنما مضمون میں ہے۔

دوبارہ بنی فہرست میں 19,000 دستاویزی میل ہیں اور باقی 9,000 کو اندازہ لکھا گیا ہے، ریکارڈ نہیں۔ فی میل 65 سینٹ کی وضاحتی شرح پر (اصل شرح ہر سال مختلف ہوتی ہے)، 9,000 بغیر ثبوت میل تقریباً ⁦$5,850⁩ کی کٹوتی کو خطرے میں ڈالتے ہیں۔ ان میلوں کا دفاع کرنا، ترمیم کرنا یا چھوڑ دینا اس پر منحصر ہے کہ اور کون سا ثبوت موجود ہے اور کون سے سال ابھی کھلے ہیں۔

ایک بجلی مستری جس کے پاس ایک وین ہے اور لاگ نہیں

ایک بجلی مستری کے پاس لاگ نہیں۔ تاریخ والے کام کے ریکارڈ اور 190 انوائسز 190 الگ سفروں کا ثبوت دیتی ہیں، ہر ایک دکان سے کام کی جگہ اور واپسی، بغیر کسی دہرائے یا ملائے گئے راستے کے۔ ایک ہی طریقے سے ناپنے پر 190 سفروں کے کل 6,840 میل بنتے ہیں۔ سروس کے ریکارڈ سال کے لیے وین کے کل 12,000 میل بتاتے ہیں۔ فہرست 6,840 کاروباری میل کا ثبوت دیتی ہے، یعنی ⁦57%⁩ کاروباری حصہ۔ باقی 5,160 میل ذاتی ہیں یا ان کے پیچھے کوئی دستاویز نہیں۔ فہرست کا عنوان "انوائسز سے دوبارہ بنایا گیا" اور اصل تاریخ ہے، اور ہر قطار انوائس نمبر بتاتی ہے۔ سپلائی ہاؤس کے چکر جن کی انوائس نہیں، فہرست سے باہر رہتے ہیں جب تک رسید تاریخ اور جگہ نہ دکھائے۔ جو سفر گھر سے شروع ہو وہ آنے جانے کا سوال اٹھاتا ہے، جو میل کے لاگ کی شرائط کے رہنما مضمون میں ہے۔

ایک ٹھیکیدار جو اب لاگ شروع کر رہا ہے

ایک ٹھیکیدار کے پاس سال کے پہلے نصف کا لاگ نہیں، وہ جولائی سے لاگ شروع کرتا ہے اور ہر مہینے کا پہلا ہفتہ ڈھانپتا ہے۔ لاگ شدہ ہفتے 1,200 کل میل میں سے 900 کاروباری میل دکھاتے ہیں، یعنی ⁦75%⁩ کاروباری حصہ۔ انوائسز باقی ہفتوں میں کام کا وہی انداز دکھاتی ہیں۔ یہ Publication 463 کے نمونہ جانچ کے انداز سے ملتا ہے، ان مہینوں کے لیے جو واقعی لاگ ہوئے۔ اوڈومیٹر جولائی سے دسمبر تک 6,000 میل دکھاتا ہے۔ اگر لاگ شدہ ہفتے نمائندہ ہوں، تو یہ حصہ ان چھ مہینوں کے لیے 4,500 کاروباری میل تک کا ثبوت دے گا (6,000 کا ⁦75%⁩)۔ جنوری سے جون کے لیے لاگ خود کچھ نہیں دکھاتا۔ نمونہ جانچ کا قاعدہ ان مہینوں تک تب ہی پہنچتا ہے جب دوسرا ثبوت، جیسے تاریخ والی انوائسز، دکھائے کہ لاگ شدہ ہفتے ان کے نمائندہ ہیں، اور ضابطے کی مثالیں پہلے کے نمونے سے بعد کے ہفتوں کی طرف جاتی ہیں، الٹ نہیں۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• IRS کا نوٹس یا آپ کا ٹیکس تیار کرنے والا ایسا لاگ مانگتا ہے جو آپ کے پاس نہیں، آپ کی ایپ کا ڈیٹا ختم ہے، یا کئی سال کے میل بغیر لاگ کے دعویٰ کیے گئے: کون سے سال خطرے میں ہیں، کون سا ثبوت ایمانداری سے جمع ہو سکتا ہے، اور ترمیم کریں، نوٹس کا جواب دیں یا میل ریکارڈ کرنے کا طریقہ بدلیں، یہ ایسے حقائق پر منحصر ہے جو ایک فہرست طے نہیں کر سکتی۔ ثبوت جمع کرنے اور آنے والے سالوں کے ریکارڈ بنانے کے لیے حساب کتاب میں مدد لیں۔
• IRS نے آڈٹ شروع کیا ہے، یا آپ جمع شدہ گوشوارہ درست کرنا چاہتے ہیں: IRS آڈٹ کا رہنما مضمون، Schedule C کے کون سے اخراجات پر سوال اٹھتے ہیں اور کاروباری اخراجات کی غلطیوں پر گوشوارے میں ترمیم دیکھیں۔
• پورے سال کبھی جمع ہی نہیں ہوئے: غیر جمع شدہ گوشوارے پورے کرنا اور غیر جمع شدہ سالوں کے Schedule C اخراجات دیکھیں۔
• آپ کسی رائیڈ شیئر یا ڈیلیوری پلیٹ فارم کے لیے گاڑی چلاتے ہیں: رائیڈ شیئر اور ڈیلیوری ڈرائیور کی کٹوتیاں دیکھیں۔
• دوسری رسیدیں بھی گم ہیں، یا کھاتے پیچھے ہیں، صرف میل نہیں: کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں اور پچھڑے ہوئے کھاتے پورے کرنا دیکھیں، اور حساب کتاب میں مدد لیں۔
• کار کی مالک LLC یا S کارپوریشن ہے، یا کارپوریشن آپ کو میل کی ادائیگی کرتی ہے: کارپوریشن کی کٹوتی کو بھی یہی ثبوت چاہیے۔ اکاؤنٹیبل پلان (accountable plan) کے تحت ادائیگی کے لیے معقول مدت میں حساب دینا ضروری ہے، اس لیے سفر کے بہت بعد بنی فہرست شاید اہل نہ ہو، اور جو ادائیگی پلان کے قواعد پورے نہ کرے وہ تنخواہ کے طور پر رپورٹ ہوتی ہے (Publication 463، باب 6)۔ اپنے کاروبار کے ذریعے گاڑی خریدنا اور مالک کے اخراجات کی ادائیگی دیکھیں۔
• آپ خاص طور پر بنی کام کی گاڑی چلاتے ہیں: لاگ کا قاعدہ اہل غیر ذاتی استعمال والی گاڑی پر لاگو نہیں ہوتا، یعنی ایسی گاڑی جو اپنی نوعیت کی وجہ سے ذاتی مقاصد کے لیے معمولی مقدار سے زیادہ استعمال ہونے کا امکان نہیں رکھتی (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩ اور (i))۔ لاگ کا قاعدہ عموماً ہر پک اپ ٹرک یا وین پر لاگو ہوتا ہے جب تک اسے خاص طور پر تبدیل نہ کیا گیا ہو (⁦26 CFR 1.274-5(k)(8)⁩)۔ عام پک اپ، وین یا کار اہل نہیں۔
• آپ کینیڈا میں گوشوارہ جمع کراتے ہیں: قواعد مختلف ہیں؛ CRA لاگ بک رہنما برائے جائزہ دیکھیں۔