주행 기록부를 잃어버렸을 때: IRS가 인정하는 증빙

주행 기록부를 쓰지 않았거나 잃어버렸어도 사업용 마일을 공제받을 수 있나요?

받을 수 있지만, 운행마다 날짜, 마일 수, 사업 목적과 그해 차량의 총 주행 거리를 증명해야 합니다. 미국 연방법은 적절한 기록(adequate records) 또는 본인 진술을 뒷받침하는 충분한 증거로 입증하지 않으면 차량 공제를 허용하지 않습니다(26 U.S.C. 274(d)). IRS는 차량을 이런 추가 증빙이 필요한 짧은 목록의 항목에 포함합니다(Revenue Procedure 2019-46, section 2.03). 공제를 청구하는 모든 납세자에게 적용되며, 차량을 소유한 법인도 포함됩니다.

기록부가 없으면 가장 쉬운 증빙을 잃은 셈입니다. 다른 증거가 있다면 그것으로 청구를 뒷받침할 수 있습니다. 추측으로는 빈틈을 메울 수 없습니다. 규정에 따르면 공제는 어림값이나 납세자의 뒷받침 없는 진술에 의존할 수 없으며, 비용이 분명히 발생했을 때 금액을 추정하던 과거 법원 관행도 이 규정이 대체했습니다(26 CFR 1.274-5T(a); Publication 463).

지금 작성하는 기록부는 운행 당시에 만든 기록이 아닙니다. 본인의 진술로 취급되며, 모든 항목에 보강 증거가 필요합니다. 보강 증거란 날짜가 있는 문서이거나 사실을 아는 다른 사람의 상세한 진술입니다. 뒷받침 없는 기억만으로는 부족합니다.

다음 경우에는 사안이 간단하지 않습니다.

• 기록부가 없는 해가 두 해 이상입니다. 신고 연도마다 따로 증빙이 필요하기 때문입니다.
• IRS 통지서나 세무 대리인이 기록부를 요구하고 있습니다.
• 청구한 마일이 서류로 뒷받침되는 거리보다 훨씬 많거나 주행거리계 수치와 맞지 않습니다.
• 법인, 파트너십 또는 다른 운전자가 관련되어 있습니다.
• 데이터를 담고 있던 앱이나 휴대폰이 사라졌습니다.

해당하는 항목이 있다면 마지막 부분인 "상황이 다르다면?"에서 다음 단계를 안내합니다.

먼저 준비할 자료: 캘린더, 주소가 적힌 청구서나 작업 전표, 플랫폼의 운행 요약, 주행거리계 수치가 적힌 정비·점검 기록, 주유·통행료·주차 영수증, 고객과 주고받은 이메일이나 문자, 제출한 신고서, IRS 통지서.

사업용 마일의 증빙으로 IRS는 무엇을 인정하나요?

IRS는 적절한 기록, 또는 다른 증거로 뒷받침한 본인의 상세한 진술을 인정합니다. 규정은 차량에 대해 입증할 항목을 정해 두었습니다. 사업 목적으로 운행한 마일 수, 날짜, 사업 목적, 그해 차량의 총 사용량입니다. Publication 463은 여기에 사업 목적지를 더합니다(26 CFR 1.274-5T(b)). 기록부에 들어갈 내용을 항목별로 정리한 글은 주행 기록부 요건 안내에 있습니다. 실제로 쓴 기록부가 불완전하다면, 적절한 기록 요건을 실질적으로 충족한 항목에 한해 IRS가 다른 증거를 인정할 수 있습니다. 본인의 경우가 여기에 해당하는지는 IRS가 판단합니다(26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)).

두 번째 방법에서는 날짜, 장소, 사용량에 대한 증거가 직접 증거여야 합니다. 다른 증인의 상세한 서면 진술이나 구두 증언, 또는 영수증과 납부 완료된 청구서 같은 서류 증거가 여기에 해당합니다. 사업 목적에 대한 증거는 정황 증거여도 됩니다(26 CFR 1.274-5T(c)(3)). Publication 463은 배달 업무를 예로 듭니다. 일의 성격은 차량을 사업에 썼다는 정황 증거이고, 배달 청구서는 그 시점을 입증합니다.

운행 당시에 만든 주행 기록부가 나중에 다시 만든 것보다 더 인정받는 이유는 무엇인가요?

규정에 따르면 운행 당시 또는 그 직후에 작성하고 충분한 서류 증거가 뒷받침하는 기록은 신뢰도가 높습니다. 사람은 시간이 지나면 세부 사항을 정확히 기억하지 못하므로 나중의 진술에는 그런 신뢰도가 없습니다. 운행과 동시에 쓴 기록부가 꼭 필요한 것은 아니며, 한 주 동안의 사용을 그 주에 정리해 쓴 기록부도 운행 당시 또는 그 직후에 작성한 것으로 봅니다(26 CFR 1.274-5T(c); Publication 463).

나중에 작성한 진술이 같은 비중을 얻으려면 강력한 뒷받침이 필요합니다. 서면 증거는 구두 증거보다, 운행 시점에 가까운 증거일수록 더 큰 비중을 갖습니다. 그래서 다시 만든 기록부에서는 운행 당시에 만들어진 문서와 서면 증거가 나중에 적은 메모보다 더 인정받을 가능성이 큽니다.

나중에 주행 기록부를 다시 만들 때 무엇을 쓸 수 있나요?

차량이 언제 어디에 있었는지 보여 주는 날짜 있는 기록과, 그해 총 주행 거리를 알려 주는 날짜 있는 주행거리계 수치를 사용하세요. IRS 자료가 명시하는 것은 영수증, 납부 완료된 청구서, 배달 청구서, 사실을 아는 사람의 서면 진술입니다. 아래의 기록 멸실 규정과, 상황 자체 때문에 더 충분한 증거를 확보할 수 없었던 예외적 사정에 관한 좁은 규정(26 CFR 1.274-5T(c)(4))을 제외하면, IRS 자료에는 기록부를 다시 만드는 승인된 방법이 따로 없습니다. 캘린더, 플랫폼 이용 내역, 위치 데이터는 언급하지 않으며, 이런 자료가 인정되는지, 비중이 얼마인지도 밝히지 않습니다.

목록을 만드는 방법:

1. 주행거리계 수치를 확정합니다. 연초와 연말 가까이의 날짜 있는 수치를 찾으세요. 두 수치의 차이가 그해 차량의 총 주행 거리입니다. 어느 쪽 수치가 없으면 가장 가까운 날짜의 수치를 쓰고 연간 총 주행 거리를 추정치로 표시하세요. 뒷받침할 수 없는 총계라면 신고하거나 통지서에 답하기 전에 도움을 받으세요.
2. 증거로 입증되는 운행을 모두 적습니다. 서류 한 장이 아니라 운행 한 건당 한 줄을 씁니다. 날짜, 출발지, 목적지, 목적을 적으세요. 같은 운행에 해당하는 서류는 모두 한 줄에 연결합니다. 왕복 운행이나 끊김 없이 이어진 사업 방문은 한 줄로 쓸 수 있으며, 실제로 운전한 구간은 한 번씩만 셉니다(26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C); Publication 463).
3. 운행마다 같은 방법으로 거리를 잽니다. 그 날짜에 그 장소로 차량이 이동했음을 증거가 보여 주는지 확인하세요. 마일 수는 본인이 직접 측정한 값이므로 어떻게 쟀는지 적어 두세요.
4. 모든 줄에 출처를 적습니다. 이를 확인해 줄 문서나 증인을 쓰고, 그 문서나 진술을 목록과 함께 보관하세요. 출처가 없는 줄은 추정치입니다.
5. 서류로 입증된 줄과 추정치를 따로 합산하고, 추정한 마일을 입증된 마일처럼 청구하지 마세요.
6. 입증된 합계를 신고서에 청구한 마일과 비교합니다. 아직 신고하지 않았다면 입증된 합계가 증거로 뒷받침되는 수치입니다. 이미 신고했다면 그 차이가 위험에 놓인 부분입니다.

다시 만든 주행 기록부 양식은 어떤 모습인가요?

다시 만든 기록부는 일반 기록부에 열 두 개를 더한 모습입니다. 각 줄의 출처, 그리고 그 줄이 서류로 입증된 것인지 추정인지를 적는 열입니다. Publication 463에는 날짜, 목적지, 사업 목적, 주행거리계 시작·종료 수치, 운행 마일 수가 들어간 일일 기록부 견본이 실려 있습니다(Table 5-2).

작성 예시: 3/14, 작업장에서 212 Oak St까지, 난방기 수리, 18마일(지도로 측정한 왕복), 청구서 1041, 서류로 입증됨.

목록 전체에 그것이 무엇인지 분명히 표시하세요. "다시 만듦"이라는 문구와 실제 작성 날짜, 목록이 다루는 기간, 사용한 자료를 적습니다. IRS 자료에는 표기 규칙이 없습니다. 다만 IRS는 나중에 쓴 진술과 운행 당시의 기록을 다르게 평가하므로, 언제 어떻게 만들었는지 밝힌 목록은 운행 당시의 기록으로 오해받을 가능성이 낮아집니다.

다시 만든 주행 기록부로 절대 하지 말아야 할 일은 무엇인가요?

다음은 절대 하지 마세요.

• 목록의 날짜를 소급해 적거나 운행한 날 기록한 것처럼 입력하지 마세요. 나중에 만든 목록을 운행 당시의 기록으로 내놓는 것은 허위입니다. 미납 세액의 일부가 사기 때문이라고 IRS가 입증하면 사기 부분에 대한 가산세는 75%이며, 사기가 아님을 직접 입증한 부분을 제외한 미납 세액 전체가 사기로 간주됩니다(26 U.S.C. 6663).
• 빈 곳을 어림수로 채우지 마세요. 예를 들어 매주 화요일에 같은 거리를 적는 식입니다. Publication 463은 어림하거나 추정한 금액은 공제할 수 없다고 설명합니다.
• 신고서의 마일에 맞추려고 운행을 추가하지 마세요. 신고서에 적힌 숫자가 그 운행을 실제로 만들어 주지는 않습니다.
• 확인 없이 출퇴근을 포함하지 마세요. 집과 고정 근무지 사이의 이동은 일반적으로 개인적 이동입니다. 예외가 있으며, 주행 기록부 요건 안내에서 다룹니다.

Schedule C Part IV(해당 서식을 제출해야 한다면 Form 4562 Part V)는 공제를 뒷받침할 증거가 있는지, 그 증거가 서면인지 묻습니다(Schedule C; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T(d)). 실제로 가진 자료에 맞게 답하세요. 지금부터는 운행할 때마다 당시 또는 그 직후에 기록하고, 연말에 사본을 내보내 두세요. 전자 시스템은 기록을 읽을 수 있는 형태로 불러와 재현할 수 있어야 합니다(Publication 583).

앱이 데이터를 삭제했거나 휴대폰이 고장 났습니다. 기록 멸실 규정이 적용되나요?

손실이 본인이 통제할 수 없는 사유, 예를 들어 화재, 홍수 또는 그 밖의 재해로 생긴 경우에만 적용됩니다. 규정과 Publication 463은 앱 계정 삭제나 휴대폰 고장이 여기에 해당하는지 밝히지 않습니다. 적절한 기록이 화재, 홍수, 지진 등 재해처럼 납세자가 통제할 수 없는 사유로 없어진 경우, 납세자는 합리적인 복원으로 공제를 입증할 권리가 있습니다(26 CFR 1.274-5T(c)(5)). Publication 463도 같은 구제를 설명하며 화재, 홍수 등의 재해를 예로 듭니다(Publication 463).

세 가지 한계가 있습니다.

• 재해를 예로 듭니다. 계정 삭제, 휴대폰 고장, 구독 만료가 해당하는지는 밝히지 않습니다. 손실이 본인이 통제할 수 없는 사유 때문임을 직접 입증해야 합니다.
• 이미 존재했던 기록에만 적용됩니다. 처음부터 쓰지 않은 기록부에는 도움이 되지 않습니다.
• 합리적인 복원만 허용합니다. 규정은 "합리적"이 무엇인지 정의하지 않습니다. 기억이 아니라 위에서 설명한 날짜 있는 기록으로 만드세요.

먼저 데이터를 복구할 수 있는지 확인하세요. 앱이나 플랫폼에 내보내기를 요청하고, 이메일과 클라우드 백업을 확인하고, 이전 세무 대리인에게 사본이 있는지 알아보세요. 무슨 일이 있었는지 보여 주는 자료도 보관하세요. 날짜, 원인, 앱 고객 지원과 주고받은 메시지, 수리나 교체 기록입니다.

일부 기간만 기록하고 그것을 연중 전체에 적용할 수 있나요?

네. 기록한 기간이 적절한 기록이고 다른 증거가 그 기간이 그해를 대표함을 보여 주면 됩니다. 단, 둘 이상의 직원이 쓸 수 있는 고용주 차량은 제외됩니다. 이를 표본 방식(sampling)이라고 합니다(26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii); Publication 463).

Publication 463의 예는 매월 첫 주에 기록을 남기고, 청구서와 대금 청구서로 나머지 주에도 같은 비율로 사업 사용이 이어졌음을 보여 주는 경우입니다. 규정은 반대 사례도 듭니다. 매달 넷째 주가 배송 주간이어서 다른 세 주와 달랐던 영업 사원입니다. 그 주는 그 달을 대표하지 못하므로 1년치 수치를 뒷받침할 수 없었습니다.

다섯 가지 한계가 있습니다.

• 한 해 중 일부 기간에라도 둘 이상의 직원이 쓸 수 있는 고용주 차량은 표본 방식으로 입증할 수 없습니다(26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)).
• 기록한 각 기간은 그 자체로 운행 당시 또는 그 직후에 작성한 기록이어야 합니다. 나중에 기억으로 정리한 한 주는 표본이 아닙니다.
• 다른 증거가 기록한 기간이 평소 모습임을 보여 줘야 합니다. 청구서, 대금 청구서, 꾸준한 업무 패턴은 이를 보여 주지만, 바쁜 시즌은 그렇지 않습니다.
• 규정과 Publication 463은 한 과세연도 안의 기간을 이야기합니다. 한 해의 기록부가 기록이 없는 다른 해를 대신할 수 있다는 언급은 어느 쪽에도 없습니다.
• 표본으로 알 수 있는 것은 사업 사용 비율입니다. 그해 총 주행 거리는 여전히 주행거리계 수치로 입증해야 합니다.

표준 마일리지 요율을 쓰면 주행 기록부가 필요 없나요?

사업용 마일의 증빙은 여전히 필요합니다. 다만 운행 당시에 쓴 기록부가 꼭 필요한 것은 아닙니다. 당시에 작성한 기록이 한 가지 방법이고, 보강 증거로 뒷받침한 본인의 상세한 진술이 다른 방법입니다. 표준 마일리지 요율은 차량 운영비 기록을 대신할 뿐, 사업용으로 얼마나 운전했는지의 증빙을 대신하지 않습니다. 공제액은 요율에 사업용 마일을 곱한 금액이며, 마일은 section 274(d)에 따라 입증해야 합니다(Revenue Procedure 2019-46, sections 2.03 and 4.01; Tax Topic 510).

이 글이 다루는 연도에는 사업용 요율이 중간에 바뀌었습니다. 1월부터 6월까지 운행한 마일은 마일당 72.5센트, 7월부터 12월까지 운행한 마일은 마일당 76센트입니다. 이전 연도의 요율은 같은 IRS 페이지에 있으므로 운행한 해의 요율을 쓰세요. 입증하지 못한 마일 하나마다 요율 한 마일분이 공제에서 빠집니다. 요율이 포함하는 비용은 표준 요율과 실제 비용 비교에, 기록부에 들어갈 내용은 주행 기록부 요건 안내에 있습니다.

주행 거리 공제를 부인당했다면 비용은 얼마이고 무엇을 할 수 있나요?

부인된 마일은 세금을 늘립니다. IRS는 이자와 함께, 과실, 규정 무시 또는 상당한 과소신고로 생긴 미납 세액의 20%에 해당하는 정확성 관련 가산세를 부과할 수도 있습니다(IRS: 정확성 관련 가산세). 기록부 없이 여러 해를 청구했다면 해마다 따로 위험이 생기고, 해마다 기한도 따로 흐릅니다. IRS는 일반적으로 신고서를 제출한 날(일찍 제출했다면 원래 기한)부터 3년 안에 추가 세금을 부과할 수 있으며, 사기 등의 사정이 있으면 이 제한이 없어지거나 연장될 수 있습니다(26 U.S.C. 6501; IRS: Time IRS can assess tax). 세무조사가 얼마나 과거까지 거슬러 올라갈 수 있는지와 그 비용은 IRS 세무조사 안내에서 다룹니다.

신고서가 조사 대상이 되면 IRS는 기록, 진술, 서류가 정확하고 믿을 만하다는 것을 입증할 추가 정보를 요청할 수 있습니다(Publication 463). 다시 만든 목록은 뒷받침 서류와 함께 본인의 진술로 제출합니다. 청구한 마일을 뒷받침할 수 없다는 점이 이미 보인다면 사업 비용 오류로 인한 신고서 수정을 참고하세요. 통지서를 받았다면 통지서의 답변 안내와 기한을 따르세요(IRS: 정확성 관련 가산세). 청구액을 한 번에 낼 수 없다면 미납 잔액에 이자와 월별 납부 지연 가산세가 계속 붙으며, IRS는 단기 분할 납부(180일 이하)와 장기 월 분할 납부 방식을 제공합니다(IRS: 납부 계획).

예시

이 예시는 미국 달러와 설명용으로 단순화한 숫자를 사용합니다.

앱이 2년 치 데이터를 잃어버린 차량 공유 운전자

한 운전자가 두 해의 신고서에 각각 사업용 마일 14,000을 청구했습니다. 앱의 데이터는 사라졌습니다. 운전자 계정에서 내려받은 플랫폼 운행 요약에는 운행마다 날짜와 승차·하차 지점이 나와 있고, 정비 청구서에는 매년 연초와 연말의 주행거리계 수치가 적혀 있습니다. 운전자는 목록의 각 운행을 같은 방법으로 측정해 합산합니다. 플랫폼 마일 중 어느 부분이 인정되는지는 차량 공유 운전자 안내에서 다룹니다.

다시 만든 목록에는 서류로 입증된 마일이 19,000이고, 나머지 9,000마일은 기록이 아닌 추정치로 표시됩니다. 예시로 든 마일당 65센트(실제 요율은 연도마다 다름)를 적용하면 입증되지 않은 9,000마일은 약 $5,850의 공제가 위험에 놓였다는 뜻입니다. 이 마일을 방어할지, 수정 신고할지, 포기할지는 다른 증거가 있는지와 어느 해가 아직 열려 있는지에 따라 달라집니다.

밴 한 대를 쓰고 기록부가 없는 전기 기사

한 전기 기사에게는 기록부가 없습니다. 날짜가 있는 작업 기록과 190건의 청구서가 190번의 개별 운행을 뒷받침하며, 각각 작업장에서 현장까지 왕복한 것이고 중복되거나 합쳐진 경로는 없습니다. 같은 방법으로 재면 190번의 운행은 모두 6,840마일입니다. 정비 기록에 따르면 그해 밴의 총 주행 거리는 12,000마일입니다. 목록이 뒷받침하는 사업용 마일은 6,840마일이며, 사업 사용 비율은 57%입니다. 나머지 5,160마일은 개인용이거나 뒷받침하는 서류가 없습니다. 목록 제목은 "청구서를 바탕으로 다시 만듦"이고 실제 작성 날짜를 함께 적으며, 각 줄에는 청구서 번호를 적습니다. 청구서가 없는 자재 구입 운행은 영수증에 날짜와 장소가 나오지 않는 한 목록에서 뺍니다. 집에서 출발한 운행은 출퇴근 문제가 생기며, 이는 주행 기록부 요건 안내에서 다룹니다.

지금부터 기록부를 쓰기 시작하는 계약자

상반기 기록부가 없는 한 계약자가 7월부터 매달 첫 주를 기록하기 시작합니다. 기록한 주를 보면 총 1,200마일 중 사업용이 900마일이고, 사업 사용 비율은 75%입니다. 청구서에는 나머지 주에도 같은 업무 패턴이 나타납니다. 이는 실제로 기록한 달에 대해 Publication 463의 표본 방식을 따른 것입니다. 주행거리계는 7월부터 12월까지 6,000마일을 보여 줍니다. 기록한 주가 대표성이 있다면 이 비율로 그 여섯 달 동안 최대 4,500마일(6,000의 75%)의 사업용 마일을 뒷받침할 수 있습니다. 1월부터 6월까지는 기록부 자체로는 아무것도 입증하지 못합니다. 날짜 있는 청구서 같은 다른 증거가 기록한 주가 그 달들을 대표함을 보여 줄 때만 표본 방식이 그 달에 미치며, 규정의 예는 앞선 표본에서 뒤의 주로 적용하는 경우이지 그 반대가 아닙니다.

상황이 다르다면?

• IRS 통지서나 세무 대리인이 없는 기록부를 요구하거나, 앱 데이터가 사라졌거나, 기록부 없이 여러 해의 마일을 청구한 경우: 어느 해가 위험한지, 정직하게 모을 수 있는 증거가 무엇인지, 수정 신고할지 통지서에 답할지 마일 기록 방식을 바꿀지는 목록만으로 정할 수 없는 사실관계에 달려 있습니다. 증거를 모으고 앞으로의 기록 체계를 갖추려면 장부 관리 지원을 받으세요.
• IRS가 세무조사를 시작했거나 제출한 신고서를 바로잡고 싶은 경우: IRS 세무조사 안내, IRS가 의문을 제기하는 Schedule C 비용, 사업 비용 오류로 인한 신고서 수정을 참고하세요.
• 신고하지 않은 해가 통째로 있는 경우: 미제출 신고서 따라잡기와 미제출 연도의 Schedule C 비용을 참고하세요.
• 차량 공유나 배달 플랫폼에서 일하는 경우: 차량 공유·배달 운전자 공제를 참고하세요.
• 마일뿐 아니라 다른 영수증도 없거나 장부가 밀린 경우: 분실한 사업 비용 영수증과 밀린 장부 정리를 참고하고, 장부 관리 지원을 받으세요.
• LLC나 S corporation이 차량을 소유했거나 법인이 마일 비용을 상환하는 경우: 법인의 공제에도 같은 증빙이 필요합니다. 책임 있는 플랜(accountable plan)에 따른 상환은 합리적인 기간 안에 정산해야 하므로 운행 한참 뒤에 만든 목록은 요건을 충족하지 못할 수 있으며, 플랜 요건을 충족하지 못한 상환은 급여로 신고합니다(Publication 463, chapter 6). 사업체를 통한 차량 구입과 소유주 비용 상환을 참고하세요.
• 특수 제작한 업무용 차량을 운전하는 경우: 기록부 규정은 적격 비개인용 차량(qualified nonpersonal use vehicle), 즉 성격상 개인 용도로 쓰일 가능성이 사소한 수준을 넘지 않는 차량에는 적용되지 않습니다(26 U.S.C. 274(d) 및 (i)). 특별히 개조하지 않은 픽업트럭이나 밴에는 일반적으로 기록부 규정이 적용됩니다(26 CFR 1.274-5(k)(8)). 일반 픽업트럭, 밴, 승용차는 해당하지 않습니다.
• 캐나다에서 신고하는 경우: 규정이 다릅니다. CRA 심사에 대비한 차량 운행 기록부 안내를 참고하세요.