Registro de milhas perdido: como refazer e o que o IRS aceita

Posso deduzir milhas do negócio se nunca guardei um registro de milhas, ou se o perdi?

Pode, mas só com prova de cada viagem: a data, as milhas e o motivo comercial, mais o total de milhas do carro no ano. A lei federal dos EUA não permite deduzir despesas de carro sem comprovação por registros adequados ou por provas suficientes que confirmem a sua própria declaração (26 U.S.C. 274(d)). O IRS (a receita federal dos EUA) coloca o carro numa lista curta de itens que exigem essa prova extra (Revenue Procedure 2019-46, seção 2.03). A regra vale para qualquer contribuinte que faça a dedução, inclusive uma corporação dona do carro.

Sem o registro, você perde a prova mais fácil. A dedução ainda pode ser apoiada por outras provas, se elas existirem. Palpite não preenche a lacuna: o regulamento diz que a dedução não pode se basear em aproximações nem no relato do contribuinte sem apoio, e ele substituiu a antiga prática dos tribunais de estimar uma despesa que claramente ocorreu (26 CFR 1.274-5T(a); Publication 463).

Um registro que você escreve agora não é um registro feito na época. Ele conta como declaração sua e precisa de apoio para cada elemento: documentos com data ou declarações detalhadas de outras pessoas que conheçam os fatos. Lembrança sem apoio não basta.

O caso deixa de ser simples quando:

• mais de um ano está sem registro, porque cada ano de declaração precisa da sua própria prova;
• uma carta do IRS ou o seu preparador de declarações está pedindo o registro;
• as milhas deduzidas estão bem acima do que qualquer documento sustenta, ou não batem com as leituras do odômetro;
• há uma corporação, uma sociedade de pessoas ou um segundo motorista envolvido;
• o app ou o celular que guardava os dados sumiu.

Se algum desses pontos se aplica a você, a última seção, “E no seu caso?”, indica o próximo passo.

Separe primeiro: agendas, faturas ou ordens de serviço com endereços, resumos de viagens das plataformas, registros de manutenção e inspeção com leituras do odômetro, recibos de combustível, pedágio e estacionamento, e-mails ou mensagens de clientes, a declaração como foi entregue e qualquer carta do IRS.

Que prova de milhas do negócio o IRS aceita?

O IRS aceita registros adequados ou a sua própria declaração detalhada, apoiada em outras provas. Para um carro, o regulamento lista o que provar: as milhas de cada uso comercial, a data, o motivo comercial e o uso total do carro no ano. A Publication 463 acrescenta o destino comercial (26 CFR 1.274-5T(b)). O que um registro precisa mostrar, item por item, está no guia de requisitos do registro de milhas. Se você manteve um registro de verdade, mas incompleto, o regulamento permite que o IRS aceite outras provas para um elemento em que você cumpriu o essencial das regras de registros adequados. Se o seu caso se enquadra, quem decide é o IRS (26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)).

Na segunda via, a prova da data, do lugar ou do valor do uso precisa ser direta: uma declaração escrita detalhada ou o depoimento oral de outra testemunha, ou documentos como recibos e contas pagas. A prova do motivo comercial pode ser indireta (26 CFR 1.274-5T(c)(3)). A Publication 463 dá o trabalho de entregas como exemplo: a natureza do trabalho é prova indireta de que o carro foi usado no negócio, e as faturas de entrega mostram quando.

Por que um registro feito na época pesa mais do que um refeito depois?

O regulamento diz que um registro feito na época da viagem ou perto dela, apoiado em documentos suficientes, tem alto grau de credibilidade, que uma declaração posterior não tem, porque as pessoas não lembram os detalhes com exatidão depois. Não é obrigatório um registro feito na hora: um registro mantido toda semana, com o uso daquela semana, conta como feito na época ou perto dela (26 CFR 1.274-5T(c); Publication 463).

Para pesar o mesmo, uma declaração feita depois precisa de apoio forte. Prova escrita vale mais do que prova oral, e vale mais quanto mais perto da data da viagem. Por isso, num registro refeito, documentos produzidos na época da viagem, e provas escritas em geral, tendem a pesar mais do que anotações escritas depois.

O que posso usar para refazer um registro de milhas depois?

Use documentos com data que mostrem onde o carro estava e quando, e leituras do odômetro com data para o total de milhas do ano. As fontes do IRS citam recibos, contas pagas, faturas de entrega e declarações escritas de pessoas que conhecem os fatos. Além da regra de registros destruídos, mais adiante, e de uma regra estreita para circunstâncias excepcionais, em que a própria situação impediu obter provas mais completas (26 CFR 1.274-5T(c)(4)), elas não descrevem nenhuma forma aprovada de refazer um registro. Também não mencionam agendas, histórico de plataformas nem dados de localização. Não dizem se essas fontes contam, nem que peso cada uma teria.

Para montar a lista:

1. Fixe o odômetro. Procure leituras com data perto do início e do fim do ano. A diferença é o total de milhas do carro. Se faltar uma leitura em uma das pontas, use as leituras datadas mais próximas e marque o total do ano como estimativa. Se você não consegue sustentar o total, procure ajuda antes de entregar a declaração ou responder a uma carta.
2. Liste cada viagem que as provas comprovam. Uma linha por viagem, não por documento: data, ponto de partida, destino e motivo. Reúna na mesma linha todos os documentos da mesma viagem. Uma viagem de ida e volta, ou uma sequência de paradas de negócio sem interrupção, pode ser uma linha só; conte cada trecho dirigido uma vez (26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C); Publication 463).
3. Meça todas as viagens do mesmo jeito. Confira se as provas mostram que o carro fez a viagem naquela data e para aquele lugar. As milhas são medição sua, então anote como você as mediu.
4. Indique a fonte em cada linha, um documento ou uma testemunha que possa confirmá-la, e guarde esses documentos ou declarações junto com a lista. Uma linha sem fonte é uma estimativa.
5. Some separadamente as linhas documentadas e as estimadas, e nunca declare milhas estimadas como se fossem comprovadas.
6. Compare o total documentado com o que a declaração deduziu. Se você ainda não entregou a declaração, o total documentado é o número que as provas sustentam. Se a declaração já foi entregue, a diferença é a parte em risco.

Como é um modelo de registro de milhas refeito?

Um registro refeito parece um registro comum, com duas colunas a mais: a fonte de cada linha e se a linha é documentada ou estimada. A Publication 463 traz um exemplo de registro diário com data, destino, motivo comercial, odômetro inicial e final e milhas da viagem (Table 5-2).

Uma linha preenchida, como exemplo: 14/3, oficina até 212 Oak St, conserto de aquecedor, 18 milhas (medidas no mapa, ida e volta), fatura 1041, documentada.

Dê à lista inteira o rótulo do que ela é: “Refeito em” com a data real, o período que ela cobre e as fontes usadas. As fontes do IRS não trazem nenhuma regra de rotulagem. Elas pesam uma declaração posterior de forma diferente de um registro feito na época, então uma lista que diz quando e como foi feita tem menos chance de ser confundida com uma que não foi.

O que nunca fazer com um registro de milhas refeito?

Nunca faça isto:

• Colocar data retroativa na lista ou lançar as viagens como se você as tivesse registrado no dia. Uma lista feita depois e apresentada como registro da época é falsa. Se o IRS comprovar que parte do imposto pago a menos se deve a fraude, a multa é de 75% da parte atribuída à fraude, e todo o imposto pago a menos é tratado como fraude, exceto a parte que você provar que não é (26 U.S.C. 6663).
• Preencher lacunas com números redondos, como a mesma distância toda terça-feira. A Publication 463 diz que você não pode deduzir valores aproximados ou estimados.
• Acrescentar viagens para chegar às milhas da declaração. O número da declaração não torna uma viagem real.
• Contar o trajeto de casa ao trabalho sem conferir. As viagens entre a casa e um local de trabalho fixo são, em geral, pessoais. Há exceções, e o guia de requisitos do registro de milhas trata delas.

O Schedule C, Parte IV (ou o Form 4562, Parte V, se você precisar entregar esse formulário), pergunta se você tem provas que sustentam a dedução e se essas provas são escritas (Schedule C; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T(d)). Responda com o que você realmente tem. A partir de hoje, registre cada viagem na hora ou perto dela e exporte uma cópia no fim do ano: um sistema eletrônico precisa conseguir recuperar e reproduzir os seus registros de forma legível (Publication 583).

Meu app apagou os dados ou meu celular quebrou: a regra de registros destruídos se aplica?

Só se a perda estava fora do seu controle, como um incêndio, uma inundação ou outro sinistro. O regulamento e a Publication 463 não dizem se uma conta de app apagada ou um celular quebrado entram nessa regra. Quando registros adequados se perdem por circunstâncias fora do controle do contribuinte, como destruição por incêndio, inundação, terremoto ou outro sinistro, o contribuinte tem direito de comprovar a dedução por uma reconstrução razoável (26 CFR 1.274-5T(c)(5)). A Publication 463 descreve o mesmo alívio e lista incêndio, inundação e outros sinistros (Publication 463).

Três limites importam:

• Eles citam sinistros. Não dizem se uma conta apagada, um celular que falhou ou uma assinatura vencida contam. Cabe a você demonstrar que a perda estava fora do seu controle.
• A regra cobre registros que existiam. Ela não ajuda com um registro que nunca foi mantido.
• Ela permite uma reconstrução razoável. Os textos não definem “razoável”. Monte a reconstrução com os documentos datados descritos acima, não de memória.

Primeiro veja se os dados podem ser recuperados: peça uma exportação ao app ou à plataforma, confira e-mails e backups na nuvem, e procure uma cópia com um preparador de declarações anterior. Guarde a prova do que aconteceu: a data, a causa, as mensagens com o suporte do app e qualquer registro de conserto ou troca.

Posso registrar só parte do ano e usar para o ano todo?

Pode, se os períodos registrados forem registros adequados e outras provas mostrarem que eles representam o ano, exceto quando o carro é um veículo do empregador que mais de um empregado pode usar. Isso se chama amostragem (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii); Publication 463).

O exemplo da Publication 463 é um registro mantido na primeira semana de cada mês, com faturas e contas mostrando que o uso comercial continuou no mesmo ritmo nas outras semanas. O regulamento dá o caso oposto: um vendedor cuja quarta semana de cada mês era a semana de entregas, diferente das outras três. Aquela semana não representava o mês, então não podia sustentar o número de um ano.

Valem cinco limites:

• Um veículo do empregador disponível para mais de um empregado em qualquer parte do ano não pode ser comprovado por amostragem (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)).
• Cada período registrado precisa ser, ele mesmo, um registro feito na época ou perto dela. Uma semana escrita depois, de memória, não é amostra.
• Outras provas precisam mostrar que os períodos registrados são típicos. Faturas, contas e um padrão de trabalho constante mostram isso; uma temporada movimentada não.
• O regulamento e a Publication 463 falam de períodos dentro de um ano fiscal. Nenhum dos dois diz que o registro de um ano pode substituir um ano sem registro.
• Uma amostra dá a proporção de uso comercial. Você ainda precisa do total de milhas do ano, tirado das leituras do odômetro.

Preciso de um registro de milhas se uso a taxa de quilometragem padrão?

Você ainda precisa de prova das suas milhas do negócio, mas não necessariamente de um registro mantido na época: um registro feito na época é uma via, e a sua própria declaração detalhada, apoiada em provas que a confirmem, é a outra. A taxa de quilometragem padrão substitui o registro do custo de manter o carro, não a prova de quanto você dirigiu a trabalho. A dedução é a taxa multiplicada pelas milhas do negócio, e as milhas continuam precisando ser comprovadas pela seção 274(d) (Revenue Procedure 2019-46, seções 2.03 e 4.01; Tax Topic 510).

A taxa do negócio mudou durante o ano que esta página cobre. As milhas rodadas de janeiro a junho valem 72,5 centavos por milha cada uma, e as rodadas de julho a dezembro, 76 centavos por milha cada uma. As taxas de anos anteriores estão na mesma página do IRS, então use a taxa do ano de cada viagem. Cada milha que você não consegue comprovar tira da dedução o valor de uma milha da taxa. O que a taxa cobre está em taxa padrão ou despesas reais; o que o registro precisa mostrar está no guia de requisitos do registro de milhas.

Minhas deduções de milhas foram negadas: quanto isso custa e o que posso fazer?

Milhas negadas aumentam o imposto. O IRS também pode acrescentar juros e uma multa por imprecisão (accuracy-related penalty) de 20% do imposto pago a menos causado por negligência, desrespeito às regras ou subdeclaração substancial (IRS: multa por imprecisão). Vários anos deduzidos sem registro significam vários riscos separados, e cada ano tem o seu próprio prazo: o IRS geralmente tem 3 anos a partir da data em que você entregou a declaração (ou da data de vencimento original, se você entregou antes) para lançar mais imposto, e fraude ou outros fatos podem eliminar ou ampliar esse limite (26 U.S.C. 6501; IRS: prazo para o IRS lançar imposto). Até quando uma fiscalização pode voltar no tempo, e quanto ela pode custar, está no guia de auditoria do IRS.

Se a sua declaração for examinada, o IRS pode pedir mais informações para confirmar que os seus registros, declarações e documentos são exatos e confiáveis (Publication 463). Uma lista refeita entra como declaração sua, com os documentos que a sustentam. Se você já percebe que as milhas deduzidas não podem ser comprovadas, veja como retificar uma declaração por erros de despesas do negócio. Se você recebeu uma carta, siga as instruções e o prazo de resposta dela (IRS: multa por imprecisão). Se a cobrança é maior do que você consegue pagar de uma vez, os juros e uma multa mensal por atraso no pagamento continuam correndo sobre o saldo em aberto, e o IRS oferece um plano de curto prazo (180 dias ou menos) e um plano mensal de longo prazo (IRS: planos de pagamento).

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números redondos, apenas ilustrativos.

Um motorista de aplicativo cujo app perdeu dois anos de dados

As duas declarações de um motorista deduziram 14.000 milhas do negócio. Os dados do app sumiram. Os resumos de viagens da plataforma, baixados da conta do motorista, mostram a data e os pontos de embarque e desembarque de cada viagem, e faturas de manutenção trazem a leitura do odômetro no início e no fim de cada ano. O motorista mede cada viagem listada do mesmo jeito e soma as linhas. Quais milhas da plataforma contam é tratado no guia de motoristas de aplicativo.

A lista refeita mostra 19.000 milhas documentadas e marca as outras 9.000 como estimativa, não como registro. A uma taxa ilustrativa de 65 centavos de dólar por milha (a taxa real muda a cada ano), 9.000 milhas sem comprovação representam cerca de US$5.850 de dedução em risco. Defender essas milhas, retificar ou abrir mão delas depende de que outras provas existem e de quais anos ainda estão abertos.

Um eletricista com uma van e sem registro

Um eletricista não tem registro. Os registros de serviço com data e 190 faturas sustentam 190 viagens separadas, cada uma da oficina até um serviço e de volta, sem rotas repetidas nem combinadas. Medidas do mesmo jeito, as 190 viagens somam 6.840 milhas. Os registros de manutenção indicam que a van rodou 12.000 milhas no ano. A lista sustenta 6.840 milhas de negócio, 57% de uso comercial. As outras 5.160 milhas são pessoais ou não têm documento que as sustente. A lista recebe o título “Refeito a partir das faturas em” com a data real, e cada linha traz o número da fatura. As idas à loja de materiais sem fatura ficam fora da lista, a menos que um recibo mostre a data e o lugar. Uma viagem que sai de casa levanta a questão do trajeto de casa ao trabalho, tratada no guia de requisitos do registro de milhas.

Um prestador de serviços que começa um registro agora

Um prestador de serviços sem registro na primeira metade do ano começa a registrar em julho, cobrindo a primeira semana de cada mês. As semanas registradas mostram 900 milhas de negócio em 1.200 no total, 75% de uso comercial. As faturas mostram o mesmo padrão de trabalho nas outras semanas. Isso segue o padrão de amostragem da Publication 463, para os meses efetivamente registrados. O odômetro mostra 6.000 milhas de julho a dezembro. Se as semanas registradas forem representativas, a proporção sustentaria até 4.500 milhas de negócio nesses seis meses (75% de 6.000). De janeiro a junho, o registro, sozinho, não mostra nada. A regra de amostragem só alcança esses meses se outras provas, como faturas com data, mostrarem que as semanas registradas representam esses meses, e os exemplos do regulamento vão de uma amostra anterior para semanas posteriores, não o contrário.

E no seu caso?

• Uma carta do IRS ou o seu preparador de declarações pede um registro que você não tem, os dados do seu app sumiram, ou vários anos de milhas foram deduzidos sem registro: quais anos estão expostos, que provas podem ser reunidas com honestidade e se vale retificar, responder à carta ou mudar a forma de registrar as milhas dependem de fatos que uma lista não resolve. Procure ajuda com a escrituração contábil para reunir as provas e organizar os registros dos próximos anos.
• O IRS abriu uma auditoria, ou você quer corrigir uma declaração já entregue: veja o guia de auditoria do IRS, quais despesas do Schedule C o IRS questiona e como retificar uma declaração por erros de despesas do negócio.
• Anos inteiros nunca foram entregues: veja como colocar em dia declarações atrasadas e despesas do Schedule C em anos sem declaração.
• Você dirige para uma plataforma de transporte ou entrega: veja deduções de motoristas de transporte e entrega.
• Faltam outros recibos também, ou a escrituração está atrasada, não só as milhas: veja recibos perdidos de despesas do negócio e como atualizar uma escrituração atrasada, e procure ajuda com a escrituração contábil.
• Uma LLC ou uma corporação S é dona do veículo, ou uma corporação reembolsa as suas milhas: a dedução da corporação exige a mesma prova. O reembolso por um plano com prestação de contas (accountable plan) exige a prestação de contas dentro de um prazo razoável, então uma lista montada muito depois das viagens pode não servir, e um reembolso que não cumpre as regras do plano é declarado como remuneração (Publication 463, capítulo 6). Veja como comprar um veículo pela empresa e como reembolsar despesas do proprietário.
• Você dirige um veículo de trabalho com construção especial: a regra do registro não vale para um veículo qualificado de uso não pessoal, ou seja, um veículo que, por sua natureza, dificilmente seria usado para fins pessoais além de uma quantidade mínima (26 U.S.C. 274(d) e (i)). A regra do registro vale, em geral, para qualquer caminhonete ou van, a menos que tenha sido modificada de forma especial (26 CFR 1.274-5(k)(8)). Uma caminhonete, van ou carro comum não se qualifica.
• Você entrega a declaração no Canadá: as regras são diferentes; veja o guia do diário de bordo para uma revisão da CRA.