Kira Defterlerinde Güvence Depozitosu: Borç mu, Gelir mi?

Kiracının depozitosu aldığım anda gelir midir?

Kira sonunda kiracıya iade etmeyi planlıyorsanız ya da iade etmeniz gerekebilirse, depozito aldığınızda kira geliri değildir. Alıkoyduğunuz yılda gelir olur. Kira sözleşmesi parayı son ayın kirası olarak belirtiyorsa bu peşin kiradır ve aldığınızda sayılır (Publication 527; Tax Topic 414). Kayıtlarda iade edilebilir bir depozitoyu borç olarak kaydedin: Banka hesabını borçlandırın, kira gelirini değil Tutulan kiracı depozitolarını alacaklandırın.

IRS, bir depozitonun ne zaman gelir sayıldığını söyler. Hangi hesabın kullanılacağını söylemez. Depozitoyu aşağıda gösterildiği gibi borç olarak kaydetmek, kayıtları bu kuralla uyumlu tutan bir muhasebe uygulamasıdır. Kira olarak kaydedilen depozito geldiğinde geliri olduğundan fazla gösterir ve sonraki iade sahte bir gider gibi görünür. Kendi hesabınıza karışan bir depozito bir eyaletin saklama kuralını ihlal edebilir ve kayıtların her kiracıya ne borçlu olduğunuzu göstermesini imkânsız kılabilir.

Depozito dosyası şu durumlarda basit değildir:

• kira sözleşmesi parayı “son ayın kirası” olarak adlandırıyorsa veya son kiraya mahsup edilebileceğini söylüyorsa;
• bir kiracı kira veya hasar borcu bırakıp ayrıldıysa ve depozitonun bir kısmını alıkoyduysanız;
• depozitolar kendi hesabınıza girdiyse ya da önceki yıllarda kira olarak kaydedildiyse ve beyanname verilmeden önce birkaç sözleşmenin veya yılın yeniden ayrıştırılması gerekiyorsa;
• depozito nakit veya havaleyle ödendiyse ve kira sözleşmesi ya da makbuz yoksa;
• depozitoları bir mülk yöneticisi tutuyorsa veya kiracılı bir kiralık mülkü sattıysanız;
• kiralık mülkün sahibi bir işletmeyse. Şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek üyeli bir LLC genellikle sahibinin beyannamesinde, kiralama için Schedule E'de bildirilir (IRS), dolayısıyla bu sayfa uygulanır. Publication 527 ve Tax Topic 414 bireysel kiralık mülk sahipleri için yazılmıştır; bu yüzden ortaklık (iki sahipli bir LLC dahil) veya şirket için her durumun nasıl bildirildiğini hazırlayıcıyla netleştirin. Bkz. kiralık mülk başına LLC için kayıtlar ve LLC içinde kiralık mülk.

Her kira sözleşmesini (depozito tutarı, iade edilebilir mi yoksa son aya mı sayılacak), her kiracının ne zaman ne ödediğinin kanıtını (depozito tutarını ve tarihini gösteren makbuz, mesaj veya havale kaydı dahil), paranın nerede durduğunu gösteren banka hesap özetini, onarım faturalarıyla birlikte taşınma çıkış kontrollerini ve yönetici hesap özetlerini toplayın.

Bir kira depozitosu geldiğinde yevmiye kaydı ve hesap nedir?

Her iade edilebilir depozitoyu, “Tutulan kiracı depozitoları” gibi bir diğer cari borç hesabına, mülk ve kiracıyla etiketleyerek kaydedin. Depozito sizin için bir varlık değildir: parayı elinizde tutarsınız ama geri borçlusunuzdur; bu yüzden kira gelirine ancak alıkoyarsanız girer. Kiralık mülk için hesap planı, bu hesabın Schedule E hesaplarının yanında nerede durduğunu gösterir.

Aşağıdaki kayıtlar, çoğu bireyin kullandığı nakit esasını varsayar: kira aldığınızda, giderler ise ödediğinizde sayılır (Tax Topic 414).

Depozitolar kendi banka hesabında duruyorsa o hesabı borçlandırın. Hesaplarınız arasında para taşımak bir aktarımdır, gelir veya gider değildir. “Tutulan kiracı depozitoları” bakiyesi, herhangi bir tarihte kira sözleşmelerinizdeki iade edilmemiş depozitolara eşit olmalıdır.

Tahakkuk esasında kira, ödendiğinde değil kazanıldığında sayılır (Publication 527). Gelir olarak zaten kaydedilmiş ödenmemiş kira, depozitoyla kapatılır; iki kez kaydedilmez.

“Depozito” aslında son ayın kirasıysa?

Kira sözleşmesine göre kiracının son ayının kirasını ödeyecek tutar peşin kiradır. Bunu son aya mahsup ettiğinizde değil, aldığınızda gelire dahil edersiniz (Tax Topic 414). Peşin kira, kapsadığı dönemden önce alınan her tutardır ve muhasebe yönteminiz ne olursa olsun alındığı yılda sayılır (Publication 527).

Etikete değil kira sözleşmesine bakın. Hasara ve ödenmemiş kiraya karşı tutulan para depozitodur. Sözleşmenin son aya atadığı para erken ödenmiş kiradır. Aldığınızda kira hesabına kaydedin ve her kiracının borçlarını ve ödemelerini gösteren listede kapsadığı ayı not edin.

Eyalet kanunu bu parayı yine de kiracıya ait sayabilir. Massachusetts, son ay için peşin ödenen kira için makbuz ve faiz şart koşar (section 15B(2)). Florida'nın depozito kanunu, hemen sonraki kira dönemi dışındaki dönemler için peşin ödenen kirayı kapsar (section 83.49(1)). Vergi ve eyalet kanunu farklı soruları yanıtlar; bu yüzden belirsiz bir kira sözleşmesini kaydetmeden önce netleştirin.

Kiracı kira veya hasar borcu bırakıp ayrıldı: depozito ne zaman gelir olur ve neyi indiririm?

Depozito, alıkoyduğunuz yılda gelir olur. Publication 527, kiracı sözleşmenin gereğini yerine getirmediğinde alıkoyduğunuz tutarın gelire dahil edilmesini söyler. Tax Topic 414 iki örnek verir: kiracı erken ayrılarak sözleşmeyi bozar ya da mülke zarar verir ve onarmanız gerekir.

• Ödenmemiş kira veya erken taşınma. Alıkoyduğunuz tutarı o yılın gelirine dahil edin. Nakit esasını kullanan bir kiralık mülk sahibi tahsil edilemeyen kirayı indiremez (Publication 527); bu yüzden depozitoyu mahsup etmek, o kiranın ilk kez gelire girdiği andır.
• Hasar. Onarım maliyetlerini gider olarak indirmek uygulamanızsa, alıkoyduğunuz tutarı o yılın gelirine dahil edin. Yalnızca bunları indirmemek uygulamanızsa, depozitonun bu maliyetleri karşılayan kısmı dışarıda bırakılır (Tax Topic 414).

Schedule E'de, alıkoyduğunuz depozito diğer kira gelirlerinizle birlikte 3. satıra girer (Schedule E Talimatları). Ardından onarımı, iş size neye mal olduysa o tutarda gider olarak indirin; bu, alıkoyduğunuz depozito tutarından farklı olabilir. İşin onarım mı iyileştirme mi olduğu kiralık mülkte onarım mı iyileştirme mi rehberinde anlatılır. Kiracının depozitoyu aşan borcu, nakit esasında tahsil edene kadar gelir değildir.

IRS, tutarı alıkoyduğunuz yılın gelirine dahil etmenizi söyler ve iki kaynak da anın tam olarak ne olduğunu tanımlamaz. Talep sürecini eyalet kuralları belirler. Çoğu konut birimi için New York, kiracı ayrıldıktan sonra 14 gün içinde kalem kalem bir hesap ve bakiyenin iadesini şart koşar; aksi halde kiralık mülk sahibi depozitonun bir kısmını alıkoyma hakkını yitirir (General Obligations Law 7-108). Massachusetts, kiracılık bittikten sonra 30 gün içinde yasal kesintiler düşülmüş depozitonun iadesini şart koşar. Hasar kesintisi, bu süre içinde, yalan yere yemin cezası altında yeminli, tahminler, faturalar veya makbuzlarla kalem kalem bir liste gerektirir; aksi halde kiraya veren depozitonun hiçbirini alıkoyma hakkını yitirir (section 15B(4) ve (6)). Florida, kiralık mülk sahibi talepte bulunmazsa depozitonun 15 gün içinde iadesini şart koşar. Talepte bulunmak için kiralık mülk sahibi 30 gün içinde taahhütlü posta veya uygun e-posta ile bildirim göndermeli ve kiracının itiraz için 15 günü vardır. Bildirimin kaçırılması depozitodan kesinti yapma hakkını kaybettirir; ancak kiralık mülk sahibi depozitoyu iade ettikten sonra tazminat için dava açabilir. Erken ayrılan veya dönemsel kiracılığı olan bir kiracı, kira sözleşmesi aksini söylemedikçe bir adresle birlikte 7 gün önceden yazılı bildirim vermelidir; bildirim yoksa kiralık mülk sahibinin talep bildirimi göndermesi gerekmez (section 83.49(3) ve (5)). Geri vermeniz gereken para gelir değildir. Taşınma ve talep farklı yıllara düşerse hangi yılın geçerli olduğunu hazırlayıcınıza sorun.

Depozitoyu tamamen iade ettiğimde kayıt nedir?

“Tutulan kiracı depozitoları” hesabını borçlandırın ve tam tutar için bankayı alacaklandırın. Depozito hiçbir zaman gelir olmadığından kira geliri ve giderleri değişmez (Publication 527).

İadeyi gider veya kira indirimi olarak kaydetmeyin. Geldiğinde kira olarak kaydedilip daha sonra gider olarak iade edilen bir depozito ilk yılda kirayı, ikinci yılda giderleri olduğundan fazla gösterir ve Schedule E'de iki satır da fazla çıkar.

Depozitonun ayrı bir banka hesabı olmalı mı ve eyalet kanunları saklama hakkında ne diyor?

Ne Publication 527 ne de Tax Topic 414 depozitonun nerede tutulması gerektiğini söyler. Eyalet kanunu söyler ve eyaletten eyalete değişir. Üç örnek aralığı gösterir:

Eyaletiniz bu üçünden farklı olabilir. Eyalet yasama organınızın web sitesinde kiralık mülk sahibi–kiracı veya güvence depozitosu kanununu arayın ve depozitonun nerede tutulacağını, faiz borcu olup olmadığını, iade son tarihini ve kesintiler için bildirimi okuyun. Saklama adımını atlamanın bedeli vardır: Massachusetts'te kiracı depozitonun hemen iadesini talep edebilir, kiraya veren depozitonun hiçbirini alıkoyma hakkını yitirir ve kiracıya depozitonun üç katı artı faiz verilebilir (section 15B(3), (6) ve (7)).

Depozitolar zaten kendi hesabınıza karışmışsa borç yine de vardır ve kayıtlar her kiracıya ne borçlu olduğunuzu göstermelidir. Her mülk için hesap açıp açmamak için her kiralık mülk için banka hesabı rehberine bakın.

Depozitonun kazandırdığı faiz kimindir ve Form 1099-INT nasıl ele alınır?

Bir depozitonun faizi kiracıya aitse, Form 1099-INT tutarının tamamı yine de beyannamenize girer ve kiracının payı nominee dağıtımı (size ödenen ancak başkasına ait olan faiz) olarak düşülür. Eyalet kanunu faizin tamamını alıkoymanıza izin veriyorsa bölünecek bir şey yoktur. Küçük bir tutar bile kiracının olabilir: kimin olduğunu eyalet kanunu belirler, aşağıdaki bildirim düzeyi ise yalnızca bir form gerekip gerekmediğini belirler.

Faizin kime ait olduğunu eyalet kanunu belirler. Yukarıdaki tabloya göre New York'ta faiz, tutanın ücreti düşülerek kiracınındır; Massachusetts'te faiz kanuni orana kadar (banka daha azını ödediyse o kadarı) kiracınındır; Florida'da ise kiralık mülk sahibinin seçtiği yönteme bağlıdır. Publication 550 nominee faizini genel olarak anlatır ve kiracı depozitolarından söz etmez. Bunu kiracının payına uygulamak olağan okumadır; bu yüzden hazırlayıcınızla doğrulayın.

Banka genellikle Form 1099-INT'i hesaptaki ad ve numarayla düzenler; bu yüzden size tutarın tamamını gösterir. Bireysel beyannamede Publication 550'nin nominee adımları şunlardır:

1. Form 1099-INT tutarının tamamını Schedule B, Part I, 1. satırda (faiz geliri) bildirin.
2. Bir ara toplamın altına “Nominee Distribution” yazın ve başkasına ait olan tutarı girip çıkarın.
3. Her diğer sahip için ödeyen sıfatıyla bir Form 1099-INT hazırlayın ve faiz yılını izleyen 31 Ocak'a kadar o sahibe bir kopya verin. IRS'ye 28 Şubat'a kadar veya elektronik verilirse 31 Mart'a kadar verin; hafta sonu veya tatile denk gelen tarih bir sonraki iş gününe kaydırılır. Toplamda on veya daha fazla bilgi beyannamesi genellikle elektronik verilmelidir ve Form 1096 yalnızca kâğıt beyanla gider (Belirli Bilgi Beyannameleri için Genel Talimatlar). Eşiniz için form gerekmez. O form için her kiracının adı ve vergi kimlik numarası gerekir.

Nominee tutarı, hesabın kiracı için fiilen kazandığı faizle sınırlıdır. Eyalet kanunu kiracıya hesabın kazandığından fazlasını ödemenizi gerektiriyorsa, fazlası kendi paranızdan çıkar ve nominee faizi değildir; nasıl ele alınacağını hazırlayıcınıza sorun.

Form 1099-INT talimatları bildirim düzeyini kişi başına $10 olarak belirler. New York'un ücreti gibi alıkoyduğunuz pay sizde kalır. IRS yayınları bunun nasıl nitelendirileceğini söylemez; bu yüzden nerede bildireceğinizi hazırlayıcınıza sorun.

Publication 550 bireysel beyannameler için yazılmıştır. Ortaklık veya şirket faizini kendi beyannamesinde bildirir; bu yüzden nominee tutarının nereden düşüleceğini hazırlayıcı netleştirir.

Evcil hayvan depozitolarını, temizlik ücretlerini ve iade edilmeyen ücretleri nasıl kaydederim?

Paranın herhangi bir kısmının kiracıya geri gidip gidemeyeceğini sorun. Gidebiliyorsa, kira sözleşmesi buna ne dese de bir maliyete mahsup edene kadar depozitodur ve yukarıdaki bölümleri izler. Hiçbir zaman geri gelemiyorsa depozito değildir.

Kira geliri, mülkün kullanımı veya işgali karşılığında aldığınız her ödemedir (Publication 527). IRS yayınları evcil hayvan veya temizlik ücretlerini adıyla anmaz; bu yüzden iade edilmeyen satır bu genel kuralı uygular.

Eyalet kanunu bu ücretleri sınırlayabilir. Massachusetts, kiraya verenin kiracılığın başında veya öncesinde isteyebileceklerini sıralar: ilk ve son ayın kirası, ilk ayın kirasını aşmayan bir güvence depozitosu ve bir anahtar ile kilidin maliyeti. Kanun, eyalet yönetmeliklerinin depozito yerine bir ücrete izin vermesine olanak tanır (section 15B(1)). Orada ayrı bir evcil hayvan veya temizlik ücreti için önce eyalet kanununu kontrol etmek gerekir.

Mülkü sattığımda veya depozitoları bir yönetici tuttuğunda depozitolara ne olur?

Kiracılı bir kiralık mülkü sattığınızda, kiracıların depozitolarının alıcıya nasıl devredileceğini eyalet kanunu belirler ve o mülk için yükümlülüğünüz, ancak eyaletinizin devir adımları tamamlandığında kayıtlardan çıkar; bu üç örnekte olduğu gibi:

• New York. Tutan, depozitoyu tapu devrinde veya sonraki beş gün içinde devreder ve kiracıya taahhütlü ya da iadeli posta ile bildirir. Satıcı bundan sonra kiracıya karşı sorumluluktan kurtulur (General Obligations Law 7-105).
• Massachusetts. Kiraya veren, depozitoyu birikmiş faiziyle devreder. Alıcı devirden itibaren sorumludur ve kiracıya 45 gün içinde bildirir. Satıcı depozitoyu devretmezse alıcı yine de kiracıya karşı sorumluluğu üstlenir; bu yüzden kapanışta her kiracının depozitosunu kontrol edin. Satıcı, devir ve bildirim yapılana veya depozito iade edilene kadar sorumlu kalır (section 15B(5)).
• Florida. Depozitolar ve peşin kiralar, kazanılmış faiz ve bir hesap dökümüyle devredilir. Paralar ve kayıtlar devredilip yazılı bir makbuz gönderildikten sonra satıcı saklama yükümlülüğünden kurtulur (section 83.49(7)).

Kapanış beyanı, devrin nasıl ödendiğini gösterir. Bkz. kayıtlarda kiralık mülk kapanış beyanı.

Depozito tutan bir mülk yöneticisi, sizin gelirinizi değil kiracıların parasını tutar. Yalnızca sizin adınıza kiraya veya hasara mahsup edilen tutar gelirdir. Kiracıya karşı kimin sorumlu olduğu kira sözleşmesine, yönetim sözleşmesine ve eyalet kanununa bağlıdır. Bkz. yöneticinin sahip hesap özeti kayıtlarda.

Örnek

Tutarlar açıklayıcıdır ve ABD dolarıdır.

Ödenen ve iade edilen bir depozito

Bir kiracı taşınırken US$2.000 depozito öder. Banka hesabını US$2.000 borçlandırır, Tutulan kiracı depozitolarını US$2.000 alacaklandırırsınız. Kira geliri değişmez. Taşınma çıkışında tamamını iade edersiniz: Tutulan kiracı depozitolarını borçlandırın ve bankayı alacaklandırın, ikisi de US$2.000. Borç yeniden sıfıra döner ve Schedule E'de depozito için gelir veya gider görünmez.

Bir kiracı erken ayrılıyor

Bir kiracı sözleşmeyi bozuyor ve US$1.500 kira borcu var; birimde de US$500 hasar var. US$2.000'ın tamamını alıkoyuyorsunuz. Alıkoyduğunuz yılda Tutulan kiracı depozitolarını US$2.000 borçlandırın ve Diğer kira gelirini US$2.000 alacaklandırın. O yıl hasarı onarmak için bir müteahhide US$500 ödüyor ve Onarım olarak kaydediyorsunuz; bu, iş iyileştirme değil onarımsa ve uygulamanız onarım maliyetlerini indirmekse geçerlidir. Yıl US$2.000 gelir ve US$500 gider gösterir. Onarım US$650'ye mal olsaydı indirim US$650 olurdu: alıkoyduğunuz tutarı değil, işin maliyetini izler.

Sekiz birimli bir New York binası

New York'ta sekiz birimli bir binanız var ve bir kiracının US$1.200'lık depozitosunu yıl için US$24 kazanan faizli bir hesapta tutuyorsunuz. Kanun, depozitonun yıllık %1'ini, yani US$12'yi alıkoymanıza izin verir; diğer US$12 kiracınındır. Banka sizin adınıza US$24'lık bir Form 1099-INT gönderir. Bireysel beyannamenizde Schedule B'de US$24 bildirir ve Publication 550'nin nominee adımlarını izleyerek US$12'yi nominee dağıtımı olarak düşersiniz. Bu adımlar, ödeyen sıfatıyla kiracı için US$12 gösteren bir Form 1099-INT'e işaret eder; bu tutar US$10'lık bildirim düzeyinin üzerindedir ve kiracının vergi kimlik numarasını gerektirir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Depozitolar gelir olarak kaydedildi, kendi hesabınıza karıştı ya da beyanname verilmeden önce birkaç kira sözleşmesinin ve yılın yeniden ayrıştırılması gerekiyor: doğru kayıt, her kira sözleşmesine ve bir eyalet saklama kuralının uygulanıp uygulanmadığına bağlıdır; önceki yılların da düzeltilmesi gerekebilir. Beyanname vermeden önce ya da önceki beyannameler depozitoları zaten kira olarak saydıysa muhasebe desteği alın.
• Kiralık mülkün sahibi bir ortaklık veya şirket: kayıtlar aynı borç hesabını kullanabilir, ancak muhasebe yöntemi ve beyanname işlemi işletme türüne bağlıdır; bu yüzden önce netleştirin. Muhasebe desteği ile başlayın.
• Kiralık mülk kayıtlarınız yıllarca geride: kiralık mülk kayıtlarının tamamlanması rehberine bakın.
• Depozitoların nerede durması gerektiğine karar veriyorsunuz: her kiralık mülk için banka hesabı rehberine bakın.
• Depozitolar ve onarımlar için hangi kayıtların saklanacağını bilmeniz gerekiyor: kiralık mülk kayıtları ve makbuzları rehberine bakın.
• Siz ya da mülkün sahibi ABD dışında yaşıyorsunuz: alıkoyduğunuz depozito yine kiradır ve beyanname ile stopaj kuralları farklıdır; bkz. mukim olmayan kiralık mülk sahipleri.
• Hasar depozitolarını tutan kısa süreli bir platform üzerinden kiralıyorsunuz: kayıtlarda kısa süreli kiralama ödemeleri rehberine bakın.