Kiralık Mülk Hesap Planı: Schedule E Satırlarına Göre

Tüm kiralık mülklerim için tek bir hesap planı mı gerekir, yoksa her mülk için ayrı mı?

Tek bir Schedule E'de bildirim yapan tek bir sahip için tüm kiralıklarda tek bir hesap planı kullanın: her Schedule E satırı için bir gider hesabı ve her işlemde bir mülk etiketi. Schedule E her mülkü kendi sütununda gösterir ve 3. satırı ile 5–19. satırları her mülk için yineler. Satırlar sizin hesaplarınız, mülkler sizin etiketlerinizdir. Üçten fazla mülkte Schedule E'nin ek kopyalarını eklersiniz ve bir kopya birleşik toplamları taşır (talimatlar).

Her mülk için ayrı hesap seti, her alımda büyür ve birleşik toplamları çıkarmayı zorlaştırır. Bu düzen, çoğu bireyin kullandığı nakit esasını varsayar: kira alındığında, giderler ödendiğinde sayılır (Tax Topic 414). Varlık hesabı sahip olduklarınızı veya alacaklarınızı, borç hesabı borçlarınızı, özkaynak hesabı da kendi koyduğunuz veya çektiğiniz parayı tutar.

Durumunuz şu hâllerde basit değildir:

• muhasebe kayıtlarınız kiralıkları ya da kiralık ve kişisel parayı karıştırıyor, bu yüzden her mülk için gelir tablosu çıkaramıyorsunuz ve bir kredi veren, bir satış ya da bir hazırlayıcı bekliyor;
• defter, verilen Schedule E ile tutmuyor ya da muhasebe kayıtları aylarca veya yıllarca geride;
• bir kredi, kiralık dışında bir şey için ödeme yaptı; örneğin nakit çıkışlı yeniden finansmanda;
• mülkü siz de kullanıyorsunuz ya da yalnızca bir kısmını kiralıyorsunuz;
• onarımlar, ekipman ve iyileştirmeler tek bir gider yığınında duruyor;
• bir kiralığa ortaklaşa sahipsiniz ya da kiralıkların sahipleri farklı, bu yüzden her sahip yalnızca kendi payını bildirir;
• kiralıklar farklı LLC'lerde duruyor: şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek üyeli bir LLC yine kendi Schedule E'nizde bildirilir, ancak ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC kendi beyannamesini verir (26 CFR 301.7701-3);
• kiralıklara bir ortaklık veya S şirketi sahip (bunlardan biri olarak vergilendirilen bir LLC dahil); bu, Schedule E'de değil Form 8825'te bildirim yapar.

Şunları toplayın: önceki Schedule E ve amortisman çizelgesi, her kredinin yıl sonu hesap özeti, satın alma kapanış belgeleri, bir kiralığa dokunan her hesabın banka ve kart hesap özetleri, kira sözleşmeleri veya kira listesi (rent roll) ve varsa kredi verenin ya da alıcının talebi. Muhasebe kayıtlarınız zaten mülkleri karıştırıyorsa veya tutmuyorsa bkz. muhasebe kayıtları.

Her mülkün gelir ve giderlerini nasıl ayrı tutarım: alt hesaplar, etiketler veya ayrı kayıtlar?

Her gelir ve gider satırını mülkünün etiketiyle işaretleyin. Aracınızda etiket yoksa alt hesap kullanın ve ayrı kayıtları yalnızca farklı bir sahip veya işletme için tutun.

Elektronik tabloda iki sütun aynı işi görür: Mülk ve Schedule E satırı.

Publication 583, birden fazla işletmesi olandan her işletme için eksiksiz ve ayrı bir kayıt seti tutmasını ister. Bir kiralığın işletme olup olmadığı ve birden fazla kiralığın bir işletme mi yoksa daha fazlası mı olduğu olgulara bağlıdır. Mülk etiketi, her mülk için eksiksiz bir gelir ve gider raporu çekmenizi sağlar; hazırlayıcınıza sizinkini nasıl ele aldığını sorun. Her kiralık kendi LLC'sindeyse bkz. kiralık başına LLC için kayıtlar. Ayrı banka hesapları için bkz. her kiralık için ayrı banka hesabı.

Kira, geç ödeme ücretleri ve tutulan depozitolar için hangi gelir hesaplarına ihtiyacım var?

Kira türündeki her hesap, o mülkün Schedule E 3. satırını besler. Defterin kira sözleşmeleriyle tutması için kira türünde üç hesap tutun.

Kira, yalnızca aylık kira değil, mülkün kullanımı veya işgali için yapılan her ödemedir. Para yerine alınan hizmetler veya mülk gerçeğe uygun piyasa değeriyle sayılır (Publication 527). Schedule E talimatları, diğer kira gelirini bir beyan eklenerek 3. satıra yönlendirir (talimatlar).

Bir kiracı faturalarınızdan birini öder ve kiradan düşerse, tam kirayı gelir olarak, faturayı ise neyin karşılığı olduğuna göre kendi satırına kaydedin: indirilebilirse gider, iyileştirmeyse varlık (Publication 527). Kirayı bir mülk yöneticisi tahsil ediyorsa sahip hesap özeti tahsil edilen kirayı, yönetici ücretini (11. satır) ve ödenen faturaları listeler; böylece her biri kendi satırına gidebilir. Bir ortaklığın Form 8825 belgesi brüt kirayı diğer kira gelirinden ayrı bildirir; iki hesap tutmanın bir başka nedeni de budur.

İade edilebilir depozitolar, kredi gelirleri ve kendi koyduğunuz paralar kira değildir. Bunlar aşağıda ele alınır.

Hangi hesaplar Schedule E 5–19. satırlarına karşılık gelir ve 19. satıra ne girer?

Satır başına bir gider hesabı açın ve satırın adını verin; böylece yıl sonu raporu doğrudan forma okunur. Başlıklar 2025 Schedule E'nin kesin hâlindendir. Bu vergi yılı için IRS taslağında 5–21. satırlar ve 23a–23e satırları aynıdır; yalnızca 13. satır, araç kredisi faizi olan 13a ve diğer faiz olan 13b olarak ikiye bölünür. Taslak yayından önce değişebilir.

19. satır, kendi satırı olmayan olağan ve gerekli kiralık maliyetlerini alır. Form bunları listelemenizi ister; bu yüzden her tür için ayrı bir hesap açın. IRS bunlardan birkaçını sayar; aralarında de minimis güvenli liman kapsamında indirilen küçük alımlar (Publication 527) ve fiili araç giderlerini kullandığınızda araç kiralama ödemeleri (talimatlar) bulunur. Schedule E'de ücret satırı yoktur; bu yüzden çalışan ücreti de genellikle buraya girer (Tax Topic 414 çalışan maaşlarını işletme giderleri arasında sayar). Bir çalışan ayrıca bordro bildirimleri getirir; hazırlayıcınıza söyleyin.

Yerleştiremediğiniz her şey için bir “İnceleme gerekli” hesabı tutun. Yılı toplamadan önce boş olmalıdır.

İpotek ödemeleri, escrow mevduatları ve kredi ücretleri nereye gider?

Her ipotek ödemesini anapara, faiz ve escrow olarak bölün. Yalnızca faiz ve daha sonra escrow'un ödediği vergiler ile sigorta giderdir.

Emlak vergileri vergi idaresine, doğrudan veya bir escrow hesabı aracılığıyla ödendiğinde indirilebilir ve yalnızca kredi verenin fiilen ödediği tutar sayılır (Publication 530, konut sahipleri için yazılmıştır). Kredi verenin yıl sonu escrow hesap özeti bunu gösterir. İpotek anapara ödemelerini indiremezsiniz (Publication 527). Kiralık giderleri genellikle ödendikleri yılda indirilir; bu yüzden escrow'dan ödenen sigorta da aynı tarih mantığını izler (Publication 527).

Puanlar (points) ve diğer kredi ücretleri nereye gider?

Krediyi almak için ödenen puanlar peşin ödenmiş faizdir ve ödendiklerinde değil, kredinin ömrü boyunca indirilir (talimatlar). Onları bir varlık hesabında tutun ve her yıl bir dilimini faize aktarın. Kredi bittiğinde kalan bakiye o yıl indirilebilir. Aynı kredi verenle yeniden finansmandan sonra genellikle indirilemez, bunun yerine yeni kredinin vadesi boyunca dağıtılır (Publication 527).

Kredi almanın diğer maliyetleri, ödendikleri yılda kiralık gideri değildir. Hazırlayıcınız her birini yerleştirene kadar tek bir “Kredi maliyetleri” varlık hesabında tutun; her kapanış maliyetinin nasıl ele alındığı kiralık mülk kapanış belgesinin muhasebe kayıtlarına işlenmesi rehberindedir.

Nakit çıkışlı yeniden finansmanı nasıl kaydederim?

Yeni krediyi kullanıma göre borç alt hesapları olarak kaydedin: kiralık kredisini kapatan veya bir kiralığı finanse eden kısım ve başka yerde kullanılan kısım. Her faiz ödemesini aynı şekilde bölün. Faiz, kredi parasının nasıl kullanıldığını izler. Talimatlar, her borcun gelirinin nasıl kullanıldığını gösteren kayıtlar ister ve bunları izlemenin en kolay yolunun bir kredinin gelirini diğer fonlardan ayrı tutmak olduğunu söyler. Bir kiralık eski bakiyeden fazlasına yeniden finanse edildiğinde, kiralık için kullanılmayan kısmın faizi genellikle kiralık gideri değildir; o kısımdaki puanlar da değildir (Publication 527). Kiralık payını, paranın gittiği mülkün sütununda 12. veya 13. satıra gönderin. Kişisel kullanımın faizini sahibin çekimi olarak kaydedin; para başka bir işletmeye veya yatırıma gittiyse o faizi bir hazırlayıcı yerleştirmelidir.

Onarımları iyileştirmelerden nasıl ayırırım; çatılar ve cihazlar için hesapları nasıl kurarım?

Onarım ve bakımı 14. satırda indirin. İyileştirmeleri mülke etiketlenmiş bir varlık hesabına koyun ve amortismana tabi tutun. Bir gider, mülkü daha iyi hâle getiriyor, eski hâline getiriyor veya yeni bir kullanıma uyarlıyorsa iyileştirmedir; testin kendisi kiralık için onarım mı iyileştirme mi rehberindedir. Publication 527, mülk kullanıma alındıktan sonra yapılan amortismana tabi iyileştirmeler için ayrı hesaplar tutmanızı söyler, çünkü amortisman ve satış için maliyetlerine ihtiyacınız olur. Olağan bakım ve yönetim maliyetleri, mülkü kiraya sunduğunuz andan itibaren giderdir (Publication 527); bu yüzden daha önceki hazırlık maliyetlerini hazırlayıcınız yerleştirene kadar bir varlık hesabında tutun; bkz. ilk kiracıdan önceki giderler.

Satın alma bedelini arsa ve bina arasında gerçeğe uygun piyasa değerine göre bölün; emin değilseniz takdir edilen değerlere göre bölün (talimatlar); bkz. kiralık mülk kapanış belgesinin muhasebe kayıtlarına işlenmesi. Önce kendinizin yaşadığı bir ev için, hem düzeltilmiş maliyet esasını hem de kiralığa dönüştüğü gündeki gerçeğe uygun piyasa değerini arsa ve bina arasında bölün. Binanın amortisman esası, bu iki bina tutarından düşük olandır; sonraki bir satış için asıl maliyet esası kayıtlarınızı saklayın. Amortisman süreleri ve bu kurallar Publication 527 kaynaklıdır. Süreler Genel Amortisman Sistemi içindir; bir seçim veya kural daha uzun sürelerle Alternatif Amortisman Sistemi'ni zorunlu kılabilir, bu yüzden mülkün amortisman çizelgesini izleyin.

Sermaye gibi görünen bazı maliyetlerin gider yazılmasına izin veren iki yıllık güvenli liman vardır ve ikisi de muhasebe kayıtlarınıza bağlıdır:

• De minimis güvenli liman. Faturada gösterildiği şekilde fatura veya kalem başına $2.500 tutarına kadar olan kalemler, beyannamede seçerseniz ve muhasebe kayıtlarınız bunları aynı şekilde gider yazarsa indirilebilir. Seçim, yıl için nitelikli her kalemi kapsar; bu yüzden sınırın altındaki bir cihaz Cihazlar varlık hesabına değil 19. satıra gider. Geçerli bir finansal tablonuz yoksa yılın başında yürürlükte tutarlı bir politikaya ihtiyacınız vardır (IRS). Bkz. küçük alımları gider yazma.
• Küçük mükellef güvenli limanı. Düzeltilmemiş esası küçük olan bir bina için, o binanın yıllık toplamı bir sınırın altında kalırsa onarım, bakım ve iyileştirmeler mülkün maliyetine eklenmek yerine o yıl indirilebilir. Toplam, ilk güvenli liman kapsamında gider yazılan küçük kalemleri içerir ve bir kat mülkiyeti birimi test için kendi mülk birimidir (26 CFR 1.263(a)-3(h)). Sınırlar kiralık için onarım mı iyileştirme mi rehberindedir.

Her biri her yıl, süre uzatımları dahil zamanında verilen asıl beyannameye eklenen adı belli bir beyanla seçilir (“Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election” ve “Section 1.263(a)-3(h) Safe Harbor Election for Small Taxpayers”). Ortaklık veya S şirketi kendisi için seçim yapar ve eski kayıtları sonradan yeniden ayırmak geç bir seçim yapmış saymaz. Bu yüzden her faturayı binasına etiketleyin ve bina başına güncel bir toplam tutun.

Ortak alanların bakımı için kat mülkiyeti aidatları veya tarhiyatları indirilebilir. İyileştirmeler için özel bir tarhiyat indirilemez, ancak amortismana tabi tutulabilir (Publication 527).

Güvence depozitoları, peşin kira ve sahip parası nereye gider?

İade edilebilir depozito bir borçtur, peşin kira alındığında gelirdir ve sahip parası özkaynaktır. Üçü de gider değildir.

• Güvence depozitoları. İade edilebilir bir depozitoyu mülke etiketlenmiş bir “Tutulan kiracı depozitoları” borç hesabına kaydedin. İade etmeyi planlıyorsanız aldığınızda gelir değildir. Kiracı sözleşmeyi ihlal ettiği için bir kısmını tutarsanız, o kısım tuttuğunuz yılda gelirdir; hasar için bu, onarımları indirip indirmediğinize bağlıdır (Tax Topic 414). Son kira ödemesi olarak amaçlanan bir “depozito” peşin kiradır ve alındığında gelirdir (Publication 527). Daha fazlası için kiralık muhasebe kayıtlarında güvence depozitoları.
• Peşin kira. Peşin kira, kapsadığı dönem ve muhasebe yönteminiz ne olursa olsun, aldığınız yılın gelirdir (Publication 527). Alındığında kira olarak kaydedin ve kapsadığı ayları kira listesine not edin.
• Sahip katkıları ve çekimleri. Koyduğunuz para (örneğin kişisel kartla ödenen bir kiralık faturası) bir sermaye katkısıdır. Çektiğiniz para bir çekimdir. İkisi de kira veya gider değildir ve Schedule E'de görünmez. Faturanın kendisini gider, diğer tarafını da katkı olarak kaydedin. Publication 583, her banka mevduatının işletme geliri, kişisel para veya kredi olduğunu not etmenizi önerir. Ortaklıklar bunu ortak bazında izler: bkz. ortak sermaye hesapları.

Çok birimli bir binayı mülk bazında mı birim bazında mı izlemeliyim; kendimin de kullandığı ev için ne yapmalıyım?

Binayı mülk olarak etiketleyin ve birim etiketini yalnızca birim bazında kira listesi veya boşluk istiyorsanız ekleyin. Schedule E mülk başına bir fiziksel adres ister ve “Multi-Family Residence” türünü sunar; bu yüzden bir bina genellikle tek sütuna girer (form). Aracınız tek etikete izin veriyorsa birimi kiracı veya not alanına yazın. Birim toplamları bina toplamına eşit olmalıdır.

Bir mülkün yalnızca bir kısmını kiralıyorsanız (örneğin bir oda veya çiftevin yarısı), her iki kullanıma da hizmet eden giderleri oda sayısı veya metrekare gibi makul bir yöntemle bölün. Yalnızca kiralanan kısım için yapılan maliyetler tamamen kiralıktır. Kendinizin de kullandığınız bir konutun tamamını kiralıyorsanız (örneğin bir yazlık), bunun yerine kiralama günlerini toplam kullanım günlerine göre bölün (Publication 527). Ortak maliyeti mülk etiketine işleyin, ardından yıl sonunda kişisel payı sahibin çekimine taşıyıp yöntemi not edin.

Schedule E 2. satırı ayrıca makul kira günlerini ve kişisel kullanım günlerini ister; bu yüzden bir takvim tutun (talimatlar). Gün sayıları, indirim sınırları ve bölme makul kira günleri ve kişisel kullanım rehberindedir. Yıl ortasında kiralık kullanıma çevrilen bir evin yıllık maliyetleri kişisel ve kiralık süreye bölünür (Publication 527).

Yıl sonunda defteri Schedule E ile nasıl kontrol ederim?

Aşağıdaki kontrolleri önce her mülk için, sonra birleşik toplamlar için yapın.

1. Etiketsiz ve yerleştirilmemiş. Mülk etiketi olmayan gelir veya gider satırı yok ve “İnceleme gerekli” hesabı boş.
2. 3. satır. Mülkün aldığı kira ve diğer kira geliri, kira listesinin tahsil edilen sütununa eşittir. Banka mevduatları bunun artı tutulan depozitolar, kredi parası ve sahip parası toplamına, eksi bir yöneticinin size ödemeden önce tuttuğu tutar, kiracının ödediği fatura olarak, mülk veya hizmet olarak ödenen kira ve daha önce aldığınız, tuttuğunuz depozitoya eşittir.
3. 5–19. satırlar. Her gider hesabının mülk başına toplamı, o satırın girişidir. 20. satır, 5–19. satırların toplamıdır; 21. satır, 3. satırdan 20. satırın çıkarılmasıdır (form).
4. Birleşik toplamlar. Mülklerin kiraları 23a satırı, 12. satırdaki faiz 23c, amortisman 23d ve toplam giderler 23e satırıdır (form).
5. Dış belgeler. Her Form 1098'e karşı faiz, kiralık için kullanılmayan kısım için düzeltilmiş olarak; vergi faturalarına veya escrow hesap özetine karşı vergiler; çizelgeye karşı amortisman.
6. Bilanço. Her kredi hesap özetine karşı, escrow kredi verene karşı, tutulan depozitolar kira sözleşmelerine karşı ve her banka hesabı mutabık hâlde.
7. Satıcılar. Schedule E A satırı, Form 1099 gerektiren ödeme yapıp yapmadığınızı sorar; bu yüzden satıcı toplamlarını tutun. Bkz. kiralık mülk sahipleri için Form 1099'lar.

Defter tutmuyorsa bakılacak ilk yer, gelir veya gider olarak kaydedilmiş bir kredi, escrow hesabı veya depozitodur. Bkz. kiralık mülk muhasebe kayıtlarını tamamlama.

Örnek

Tutarlar örnektir ve ABD dolarıdır.

Üç müstakil kiralık ev, her birinin bir kredisi

Bir hesap planı, mülk başına bir etiket. Yıl sonunda etiket toplamları A, B ve C sütunlarına kopyalanır.

Girişi olmayan satırlar dışarıda bırakılmıştır. Her kredinin kendi borç hesabı vardır; böylece her Form 1098'deki faiz doğru sütuna düşer.

Dört daireli bir bina

55 Lake Rd'deki dört daireli bir bina yıl boyunca $48.000 kira topluyor. Mülk binadır: bir etiket, bir Schedule E sütunu, 3. satırda $48.000. Sahip, her dairenin kirasını ve boşluğunu görmek için birim etiketi ekler ve dört birim toplamı $48.000 etmelidir. Tüm binaya hizmet eden $1.200'lık bir kalorifer onarımı binaya etiketlenir.

Kişisel araç içeren nakit çıkışlı yeniden finansman

Sahip bir kiralığı $300.000'lık bir kredi ile yeniden finanse ediyor. $200.000 eski kiralık ipoteğini kapatıyor; $100.000 kişisel kullanım için bir araba alıyor. Muhasebe kayıtlarında $200.000 ve $100.000'lık iki borç alt hesabı bulunur. Yılın faizi $18.000 ve bölünme korunuyorsa yaklaşık $12.000 12. satıra, $6.000 ise sahibin çekimi olarak kaydedilen kişisel faize gider. Bu basitleştirilmiştir: geri ödemelere ilişkin izleme kuralları bölünmeyi değiştirebilir; bu yüzden bir hazırlayıcı bunu doğrulamalıdır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Defteriniz Schedule E ile tutmuyor, muhasebe kayıtlarınız yıllarca geride ya da bir IRS yazısı bekliyor veya tüm kiralıkları tek bir kayıt seti kapsıyor: hesap ve etiket yapısını düzeltmek, geçmiş kayıtları yeniden ayırmak ve kayıtları hazırlayıcınıza hazır hâle getirmek muhasebe kayıtları işidir. Bkz. kiralık mülk muhasebe kayıtlarını tamamlama.
• Bir kredi veren veya bir satış yaklaşıyor: bkz. kredi veren için kiralık mülk gelir tablosu ve kiralık satarken amortismanın geri alınması. Muhasebe kayıtları hazır değilse bu da muhasebe kayıtları işidir.
• Kiralıklara bir ortaklık, ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC veya bir S şirketi sahip: Form 1065 veya Form 1120-S'ye eklenen Form 8825 verir; tek bir faiz satırı, bir ücret satırı vardır ve diğer indirimler Schedule A (Form 8825) üzerinde kalem kalem yazılır. Aynı hesaplar işe yarar, ancak satır eşlemesi farklıdır ve özkaynak ortak veya hissedar bazında izlenir. Bkz. ortak sermaye hesapları. Bir C şirketi kirayı Schedule E'de veya Form 8825'te değil Form 1120'de bildirir (talimatlar); bkz. muhasebe kayıtları.
• Bir kiralığa başkasıyla ortaklaşa sahipsiniz: gelir ve giderlerin yalnızca kendi payınızı bildirirsiniz (talimatlar) ve giderleri sahiplik yüzdenize göre indirirsiniz (Publication 527). Grubun ortaklık beyannamesine ihtiyacı olup olmadığı olgulara bağlıdır; bkz. ortaklaşa sahip olunan kiralıklar: Schedule E mi ortaklık beyannamesi mi.
• Her kiralık kendi LLC'sinde: bkz. kiralık başına LLC için kayıtlar.
• ABD dışında yaşıyorsunuz ya da ABD'de kiralığı olan bir Kanadalısınız: neyi vereceğiniz ve neyin stopaja tabi olduğu değişebilir. Bkz. mukim olmayan kiralık mülk sahipleri ve ABD'de kiralık mülkü olan Kanadalılar.
• Hizmet odası temizliği gibi önemli hizmetler sunuyorsunuz: faaliyet Schedule C'ye ait olabilir. Bkz. Schedule C için hesap planı. Kısa süreli konaklamalar için bkz. Schedule C veya E'de kısa süreli kiralık geliri.
• Elektronik tablo, uygulama veya muhasebe sorumlusu arasında seçim yapıyorsunuz: bkz. kiralıklar için elektronik tablo, yazılım veya muhasebe sorumlusu.
• Kiranın nasıl vergilendirildiğini ve nelerin indirilebileceğini öğrenmek istiyorsunuz: bkz. kiralık mülk vergileri.