ودائع التأمين في دفاتر العقار المؤجَّر: التزام أم دخل؟

هل وديعة التأمين من المستأجر دخل عند استلامها؟

وديعة التأمين ليست دخل إيجار عند استلامها إذا كنت تنوي ردها إلى المستأجر في نهاية عقد الإيجار، أو قد يلزمك ردها. وتصبح دخلًا في السنة التي تستبقيها فيها. وإذا نص عقد الإيجار على أن المبلغ سيكون إيجار الشهر الأخير، فهو إيجار مقدّم ويُحتسب عند استلامه (المنشور 527؛ الموضوع الضريبي 414). وفي الدفاتر، سجّل الوديعة القابلة للرد التزامًا: اجعل البنك مدينًا واجعل «ودائع المستأجرين المحتفظ بها» دائنة، لا الإيجار.

تحدد IRS متى تُحتسب الوديعة دخلًا، ولا تحدد أي حساب تستخدم. وتسجيل الوديعة التزامًا، كما هو موضح أدناه، ممارسة في مسك الدفاتر تبقي الدفاتر متفقة مع تلك القاعدة. أما الوديعة المسجلة إيجارًا فتبالغ في الدخل عند وصولها، ثم يظهر ردها لاحقًا مصروفًا زائفًا. والوديعة المختلطة بحسابك الخاص قد تخالف قاعدة الاحتفاظ في الولاية، وتترك الدفاتر عاجزة عن إظهار ما تدين به لكل مستأجر.

تكون حالة الوديعة غير بسيطة إذا:

• كان عقد الإيجار يسمي المبلغ «إيجار الشهر الأخير» أو يقول إنه قد يُطبَّق على الإيجار الأخير؛
• غادر مستأجر وعليه إيجار أو أضرار واستبقيت جزءًا من الوديعة؛
• ذهبت الودائع إلى حسابك الخاص، أو سُجّلت إيجارًا في سنوات سابقة، وتحتاج عدة عقود أو سنوات إلى إعادة فرز قبل تقديم الإقرار؛
• دُفعت وديعة نقدًا أو بتحويل ولا يوجد عقد ولا إيصال؛
• يحتفظ مدير عقار بالودائع، أو بعت عقارًا مؤجَّرًا وفيه مستأجرون؛
• يملك كيان العقار المؤجَّر. تُدرج LLC بعضو واحد لم تختر المعاملة كشركة عادةً في إقرار مالكها، في Schedule E للعقار المؤجَّر (IRS)، فتنطبق هذه الصفحة. أما المنشور 527 والموضوع الضريبي 414 فمكتوبان لملاك الأفراد، لذا إن كان المالك شراكة (ومنها LLC بمالكين اثنين) أو شركة، فتأكد مع معدّ الإقرارات من كيفية الإبلاغ في كل حالة. راجع دفاتر LLC لكل عقار مؤجَّر وعقار مؤجَّر داخل LLC.

اجمع كل عقد إيجار (مبلغ الوديعة، وهل هي قابلة للرد أو تُطبَّق على الشهر الأخير)، وإثبات ما دفعه كل مستأجر ومتى (بما في ذلك أي إيصال أو رسالة نصية أو سجل تحويل يبين مبلغ الوديعة وتاريخها)، وكشف الحساب المصرفي الذي يبين مكان المال، وفحوص الخروج مع فواتير الإصلاح، وأي كشوف من مدير العقار.

ما قيد اليومية والحساب عند وصول وديعة إيجار؟

سجّل كل وديعة قابلة للرد في حساب التزام متداول آخر مثل «ودائع المستأجرين المحتفظ بها»، مع وسمها بالعقار والمستأجر. والوديعة ليست أصلًا لك: النقد في عهدتك لكنك مدين بردّه، فلا تصل إلى دخل الإيجار إلا إذا استبقيتها. ويبيّن دليل الحسابات للعقار المؤجَّر موقع هذا الحساب بجانب حسابات Schedule E.

تفترض القيود أدناه الأساس النقدي الذي يستخدمه معظم الأفراد: يُحتسب الإيجار عند استلامه والمصروفات عند دفعها (الموضوع الضريبي 414).

إذا كانت الودائع في حساب مصرفي مستقل، فاجعل ذلك الحساب مدينًا بدل البنك. ونقل النقد بين حساباتك تحويل وليس دخلًا ولا مصروفًا. وينبغي أن يساوي رصيد «ودائع المستأجرين المحتفظ بها» الودائع غير المردودة في عقودك في أي تاريخ.

في أساس الاستحقاق المحاسبي، يُحتسب الإيجار عند استحقاقه لا عند دفعه (المنشور 527). والإيجار غير المدفوع المسجل دخلًا بالفعل يُسوّى حينئذ مقابل الوديعة، فلا يُسجَّل مرتين.

ماذا لو كانت «الوديعة» في الحقيقة إيجار الشهر الأخير؟

المبلغ الذي ينص عقد الإيجار على أنه سيسدد إيجار الشهر الأخير للمستأجر هو إيجار مقدّم. وتُدرجه في الدخل عند استلامه، لا عند تطبيقه على الشهر الأخير (الموضوع الضريبي 414). والإيجار المقدّم هو أي مبلغ يُستلم قبل الفترة التي يغطيها، ويُحتسب في سنة استلامه أيًّا كانت طريقتك المحاسبية (المنشور 527).

اقرأ عقد الإيجار، لا التسمية. المال المحتفظ به مقابل الأضرار والإيجار غير المدفوع وديعة. والمال الذي يخصصه العقد للشهر الأخير إيجار مدفوع مبكرًا. سجّله في حساب الإيجار عند استلامه ودوّن الشهر الذي يغطيه في قائمة ما يدين به كل مستأجر وما يدفعه.

وقد يظل قانون الولاية يعد هذا المال مال المستأجر. فتشترط ماساتشوستس إيصالًا وفائدة على الإيجار المدفوع مقدمًا عن الشهر الأخير (المادة ⁦15B(2)⁩). ويشمل قانون الودائع في فلوريدا الإيجار المقدّم عن غير فترة الإيجار التالية مباشرة (المادة ⁦83.49(1)⁩). والضريبة وقانون الولاية يجيبان عن سؤالين مختلفين، فاحسم عقد الإيجار غير الواضح قبل تسجيله.

غادر المستأجر وعليه إيجار أو أضرار: متى تصبح الوديعة دخلًا، وماذا أخصم؟

تصبح الوديعة دخلًا في السنة التي تستبقيها فيها. ويقول المنشور 527 أن تُدرج ما تستبقيه عندما لا يفي المستأجر بعقد الإيجار. ويعطي الموضوع الضريبي 414 مثالين: أن ينقض المستأجر العقد بالمغادرة مبكرًا، أو يُتلف العقار فيلزمك إصلاحه.

• إيجار غير مدفوع أو مغادرة مبكرة. أدرج المبلغ الذي تستبقيه في دخل تلك السنة. ولا يستطيع المالك على الأساس النقدي خصم الإيجار غير المحصَّل (المنشور 527)، فتطبيق الوديعة هو اللحظة التي يصل فيها ذلك الإيجار إلى الدخل لأول مرة.
• الأضرار. إذا كانت ممارستك خصم تكاليف الإصلاح مصروفات، فأدرج المبلغ الذي تستبقيه في دخل تلك السنة. ولا يُستبعد الجزء من الوديعة الذي يعوّض تلك التكاليف إلا إذا كانت ممارستك عدم خصمها (الموضوع الضريبي 414).

في Schedule E، تُدرج الوديعة التي تستبقيها مع دخل الإيجار الآخر في السطر 3 (تعليمات Schedule E). ثم اخصم الإصلاح مصروفًا بما كلفك العمل، وقد يختلف عن مبلغ الوديعة المستبقى. وكون العمل إصلاحًا أو تحسينًا مشروح في الإصلاح أم التحسين في العقار المؤجَّر. وأي مبلغ يظل المستأجر مدينًا به فوق الوديعة ليس دخلًا على الأساس النقدي حتى تحصّله.

تقول IRS أن تُدرج المبلغ في الدخل في السنة التي تستبقيه فيها، ولا يحدد أي من المصدرين اللحظة. وتحدد قواعد الولاية إجراءات المطالبة. ففي معظم وحدات السكن، تشترط نيويورك بيانًا مفصلًا وردّ الباقي خلال 14 يومًا بعد مغادرة المستأجر، وإلا فقد المالك أي حق في استبقاء جزء من الوديعة (قانون الالتزامات العامة ⁦7-108⁩). وتشترط ماساتشوستس ردّ الوديعة، بعد الخصومات المشروعة، خلال 30 يومًا بعد انتهاء الإيجار. ويتطلب خصم الأضرار قائمة مفصلة مؤكدة بالقسم تحت طائلة شهادة الزور، مع تقديرات أو فواتير أو إيصالات، خلال تلك المهلة، وإلا فقد المؤجر حق استبقاء أي جزء من الوديعة (المادة ⁦15B(4)⁩ و⁦(6)⁩). وتشترط فلوريدا ردّ الوديعة خلال 15 يومًا إذا لم يقدّم المالك مطالبة. وللمطالبة، يجب على المالك إرسال إشعار خلال 30 يومًا بالبريد المسجل أو بريد إلكتروني مؤهل، وللمستأجر 15 يومًا للاعتراض. وفوات الإشعار يُسقط حق الخصم من الوديعة، وإن جاز للمالك رفع دعوى للتعويض بعد ردّها. وعلى المستأجر الذي يغادر مبكرًا أو صاحب الإيجار الدوري أن يعطي إشعارًا كتابيًا قبل 7 أيام مع عنوان ما لم ينص العقد على غير ذلك، وبدونه لا يلزم المالك إرسال إشعار المطالبة (المادة ⁦83.49(3)⁩ و⁦(5)⁩). والمال الذي يجب أن تعيده ليس دخلًا. وإذا وقعت المغادرة والمطالبة في سنتين مختلفتين، فاسأل معدّ إقراراتك أي سنة تنطبق.

ما القيد عند ردّ الوديعة كاملة؟

اجعل «ودائع المستأجرين المحتفظ بها» مدينة واجعل البنك دائنًا بالمبلغ كاملًا. ولا يتغير دخل الإيجار ولا المصروفات، لأن الوديعة لم تكن دخلًا قط (المنشور 527).

لا تسجّل الردّ مصروفًا ولا تخفيضًا للإيجار. فالوديعة المسجلة إيجارًا عند وصولها والمردودة لاحقًا مصروفًا تبالغ في الإيجار في السنة الأولى وفي المصروفات في الثانية، فيظهر السطران في Schedule E أعلى مما ينبغي.

هل تحتاج الوديعة حسابًا مصرفيًا خاصًا بها، وماذا تقول قوانين الولايات عن حفظها؟

لا يقول المنشور 527 ولا الموضوع الضريبي 414 أين يجب حفظ الوديعة. أما قانون الولاية فيقول، وهو يختلف. وتبيّن ثلاثة أمثلة النطاق:

قد تختلف ولايتك عن الثلاث جميعًا. ابحث في موقع الهيئة التشريعية لولايتك عن قانون المؤجر والمستأجر أو ودائع التأمين، واقرأ أين يجب حفظ الوديعة، وهل تُستحق فائدة، وموعد ردها، وإشعار الخصومات. وتجاهل خطوة الحفظ له ثمن: ففي ماساتشوستس قد يطالب المستأجر بالوديعة فورًا، ويفقد المؤجر حق استبقاء أي جزء منها، ويجوز أن يُحكم للمستأجر بثلاثة أضعاف الوديعة مع الفائدة (المادة ⁦15B(3)⁩ و⁦(6)⁩ و⁦(7)⁩).

إذا كانت الودائع مختلطة بحسابك الخاص أصلًا، فالالتزام قائم، وينبغي أن تُظهر الدفاتر ما تدين به لكل مستأجر. وللنظر في فتح حساب لكل عقار، راجع حساب مصرفي لكل عقار مؤجَّر.

لمن تعود الفائدة التي تدرها الوديعة، وكيف يُعالج النموذج ⁦1099-INT⁩؟

إذا كانت فائدة الوديعة ملكًا للمستأجر، يظل مبلغ النموذج ⁦1099-INT⁩ كاملًا يُدرج في إقرارك، وتُخصم حصة المستأجر بوصفها توزيعًا بالنيابة (nominee distribution، أي فائدة دُفعت لك وتعود لشخص آخر). وإذا سمح قانون الولاية لك باستبقاء الفائدة كلها، فلا شيء يُقسَّم. وقد يظل مبلغ صغير ملكًا للمستأجر: فقانون الولاية يحدد من يملكه، وحد الإبلاغ الوارد أدناه يحدد فقط هل يلزم نموذج.

قانون الولاية يحدد لمن الفائدة. وبحسب الجدول أعلاه، فائدة نيويورك للمستأجر ناقص رسم الحائز، وفائدة ماساتشوستس للمستأجر حتى المعدل القانوني (أو ما دفعه البنك إن كان أقل)، وفي فلوريدا تتوقف على الطريقة التي اختارها المالك. ويصف المنشور 550 الفائدة بالنيابة عمومًا ولا يذكر ودائع المستأجرين. وتطبيقه على حصة المستأجر هو القراءة المعتادة، فتأكد منه مع معدّ إقراراتك.

يصدر البنك عادةً النموذج ⁦1099-INT⁩ باسم ورقم الحساب، فيظهر فيه المبلغ كله باسمك. وفي الإقرار الفردي، خطوات الفائدة بالنيابة في المنشور 550 هي:

1. أبلغ بمبلغ ⁦1099-INT⁩ كاملًا في Schedule B، الجزء I، السطر 1 (دخل الفوائد).
2. تحت المجموع الفرعي، اكتب «Nominee Distribution» (توزيع بالنيابة) والمبلغ الذي يخص شخصًا آخر، واطرحه.
3. أعدّ النموذج ⁦1099-INT⁩ بصفتك الدافع لكل مالك آخر وأعطه نسخة بحلول 31 يناير بعد سنة الفائدة. وقدّمه إلى IRS بحلول 28 فبراير، أو 31 مارس إذا قُدّم إلكترونيًا؛ ويُنقل التاريخ الذي يقع في عطلة أسبوع أو عطلة رسمية إلى يوم العمل التالي. وعلى من يقدّم عشرة إقرارات معلوماتية أو أكثر في المجموع أن يقدّمها عادةً إلكترونيًا، ولا يُرفق النموذج 1096 إلا بالتقديم الورقي (التعليمات العامة لبعض الإقرارات المعلوماتية). ولا يلزم نموذج لزوجك أو زوجتك. وتحتاج إلى اسم كل مستأجر ورقمه الضريبي لذلك النموذج.

يقتصر مبلغ الفائدة بالنيابة على الفائدة التي كسبها الحساب فعلًا للمستأجر. وإذا ألزمك قانون الولاية بدفع أكثر مما كسبه الحساب، فالزيادة من أموالك الخاصة وليست فائدة بالنيابة؛ فاسأل معدّ إقراراتك كيف تُعالج.

وتحدد تعليمات النموذج ⁦1099-INT⁩ حد الإبلاغ عند 10 دولارات للشخص الواحد. والحصة التي تستبقيها، مثل رسم نيويورك، تبقى لك. ولا تقول منشورات IRS كيف تُصنَّف، فاسأل معدّ إقراراتك أين تُدرجها.

المنشور 550 مكتوب للإقرارات الفردية. وتُبلغ الشراكة أو الشركة عن فائدتها في إقرارها، فيؤكد معدّ الإقرارات أين يُخصم مبلغ الفائدة بالنيابة.

كيف أسجّل ودائع الحيوانات الأليفة ورسوم التنظيف والرسوم غير القابلة للرد؟

اسأل هل يمكن أن يعود أي جزء من المال إلى المستأجر. إن أمكن، فهو وديعة وتنطبق عليه الأقسام أعلاه، مهما سمّاه عقد الإيجار، إلى أن تطبّقه على تكلفة. وإن لم يمكن أن يعود أبدًا، فليس وديعة.

دخل الإيجار هو أي دفعة تستلمها مقابل استخدام العقار أو شغله (المنشور 527). ولا تسمّي منشورات IRS رسوم الحيوانات الأليفة أو التنظيف، فيطبّق صف الرسم غير القابل للرد هذه القاعدة العامة.

وقد يقيّد قانون الولاية هذه الرسوم. فتحدد ماساتشوستس ما يجوز للمؤجر طلبه عند بدء الإيجار أو قبله: إيجار الشهر الأول والأخير، ووديعة تأمين لا تزيد على إيجار الشهر الأول، وتكلفة المفتاح والقفل. ويتيح القانون للوائح الولاية السماح برسم بدل الوديعة (المادة ⁦15B(1)⁩). وأي رسم منفصل للحيوان الأليف أو التنظيف هناك يحتاج إلى فحص قانون الولاية أولًا.

ماذا يحدث للودائع عندما أبيع العقار أو يحتفظ بها مدير؟

عند بيع عقار مؤجَّر وفيه مستأجرون، يحدد قانون الولاية كيف تنتقل ودائع المستأجرين إلى المشتري، ولا يزول التزامك عن ذلك العقار من الدفاتر إلا بعد استيفاء خطوات النقل في ولايتك، كما في هذه الأمثلة الثلاثة:

• نيويورك. يسلّم الحائز الوديعة عند سند الملكية أو خلال خمسة أيام بعده ويُخطر المستأجر بالبريد المسجل أو المعتمد. ثم يُبرأ البائع من المسؤولية تجاه المستأجر (قانون الالتزامات العامة ⁦7-105⁩).
• ماساتشوستس. ينقل المؤجر الوديعة مع الفائدة المتراكمة. ويكون المشتري مسؤولًا من النقل ويُخطر المستأجر خلال 45 يومًا. وإذا لم ينقل البائع الوديعة، يتحمل المشتري المسؤولية تجاه المستأجر على أي حال، فتحقق من وديعة كل مستأجر عند الإغلاق. ويظل البائع مسؤولًا حتى يتم النقل والإشعار أو تُردّ الوديعة (المادة ⁦15B(5)⁩).
• فلوريدا. تنتقل الودائع والإيجارات المقدّمة مع الفائدة المكتسبة وكشف حساب. وبعد نقل الأموال والسجلات وإرسال إيصال كتابي، يتحرر البائع من واجب الحفظ (المادة ⁦83.49(7)⁩).

يبيّن بيان الإغلاق كيف يُدفع النقل. راجع بيان إغلاق بيع العقار المؤجَّر في الدفاتر.

مدير العقار الذي يحتفظ بالودائع يحتفظ بمال المستأجرين، لا بدخلك. والمبلغ الذي يُطبَّق على إيجار أو أضرار نيابة عنك هو وحده الدخل. ومن يُسأل أمام المستأجر يتوقف على عقد الإيجار واتفاقية الإدارة وقانون الولاية. راجع بيان المالك الصادر عن مدير العقار في الدفاتر.

مثال

المبالغ توضيحية وبالدولار الأمريكي.

وديعة تُدفع وتُردّ

يدفع مستأجر وديعة قدرها 2,000 دولار عند الانتقال. فتجعل البنك مدينًا بـ2,000 دولار وتجعل «ودائع المستأجرين المحتفظ بها» دائنة بـ2,000 دولار. ولا يتغير دخل الإيجار. وعند المغادرة تردّ الوديعة كلها: «ودائع المستأجرين المحتفظ بها» مدينة والبنك دائن، بـ2,000 دولار لكل منهما. فيعود الالتزام إلى الصفر، ولا يُظهر Schedule E دخلًا ولا مصروفًا للوديعة.

مستأجر يغادر مبكرًا

ينقض مستأجر عقد الإيجار ويدين بإيجار قدره 1,500 دولار، وفي الوحدة أضرار بـ500 دولار. فتستبقي الوديعة كلها، 2,000 دولار. فتجعل «ودائع المستأجرين المحتفظ بها» مدينة بـ2,000 دولار و«دخل إيجار آخر» دائنًا بـ2,000 دولار، في السنة التي تستبقيها فيها. وتدفع في تلك السنة 500 دولار لمقاول لإصلاح الأضرار وتسجلها في «الإصلاحات»، إذا كان العمل إصلاحًا لا تحسينًا وكانت ممارستك خصم تكاليف الإصلاح. فتُظهر السنة دخلًا قدره 2,000 دولار ومصروفًا قدره 500 دولار. ولو كلّف الإصلاح 650 دولار لكان الخصم 650 دولار: فهو يتبع ما كلّفه العمل، لا المبلغ الذي استبقيته.

مبنى من ثماني وحدات في نيويورك

تملك مبنى من ثماني وحدات في نيويورك وتحتفظ بوديعة مستأجر قدرها 1,200 دولار في حساب يدر فائدة كسب 24 دولارًا خلال السنة. ويتيح القانون لك استبقاء ⁦1%⁩ سنويًا من الوديعة، أي 12 دولارًا، والـ12 دولارًا الأخرى للمستأجر. ويرسل البنك النموذج ⁦1099-INT⁩ بمبلغ 24 دولارًا باسمك. وفي إقرارك الفردي، تُبلغ عن 24 دولارًا في Schedule B وتطرح 12 دولارًا توزيعًا بالنيابة، وفق خطوات المنشور 550 للفائدة بالنيابة. وتشير تلك الخطوات إلى إعداد النموذج ⁦1099-INT⁩ بصفتك الدافع يُظهر 12 دولارًا للمستأجر، وهو فوق حد الإبلاغ البالغ 10 دولارات ويحتاج إلى الرقم الضريبي للمستأجر.

مختلف في حالتك؟

• سُجّلت الودائع دخلًا، أو اختلطت بحسابك الخاص، أو تحتاج عدة عقود وسنوات إلى إعادة فرز قبل تقديم الإقرار: القيد الصحيح يتوقف على كل عقد إيجار وعلى انطباق قاعدة حفظ في الولاية، وقد تحتاج سنوات سابقة إلى تصحيح. احصل على مساعدة مسك الدفاتر قبل التقديم، أو إذا كانت إقرارات سابقة قد احتسبت الودائع إيجارًا.
• تملك العقار المؤجَّر شراكة أو شركة: يمكن أن تستخدم الدفاتر حساب الالتزام نفسه، لكن الطريقة المحاسبية ومعاملة الإقرار تتوقفان على الكيان، فتأكد منهما أولًا. ابدأ بـمساعدة مسك الدفاتر.
• دفاتر عقارك المؤجَّر متأخرة سنوات: راجع استكمال دفاتر العقار المؤجَّر.
• تحاول تحديد مكان حفظ الودائع: راجع حساب مصرفي لكل عقار مؤجَّر.
• تريد معرفة السجلات التي تحتفظ بها للودائع والإصلاحات: راجع سجلات العقار المؤجَّر وإيصالاته.
• تعيش أنت أو المالك خارج الولايات المتحدة: الوديعة التي تستبقيها تظل إيجارًا، وتختلف قواعد التقديم والاقتطاع؛ راجع الملاك غير المقيمين.
• تؤجّر عبر منصة قصيرة الأجل تحتفظ بودائع الضرر: راجع دفعات الإيجار قصير الأجل في الدفاتر.