פיקדון ביטחון בספרי השכרה: התחייבות או הכנסה?

האם פיקדון ביטחון של שוכר הוא הכנסה כשאני מקבל אותו?

פיקדון ביטחון אינו הכנסה משכירות כשאתם מקבלים אותו אם אתם מתכננים להחזיר אותו, או שייתכן שתידרשו להחזיר אותו, לשוכר בסוף חוזה השכירות. הוא נהפך להכנסה בשנה שבה אתם שומרים אותו. אם חוזה השכירות קובע שהכסף יהיה שכר הדירה של החודש האחרון, זהו שכר דירה מראש והוא נספר כשאתם מקבלים אותו (פרסום 527; נושא מס 414). בספרים, רשמו פיקדון בר-החזר כהתחייבות: חייבו “בנק” וזכו “פיקדוני שוכרים בהחזקה”, לא שכר דירה.

IRS אומר מתי פיקדון נחשב להכנסה. הוא אינו אומר באיזה חשבון להשתמש. רישום הפיקדון כהתחייבות, כפי שמוצג בהמשך, הוא נוהג בהנהלת חשבונות ששומר על הספרים בהתאם לכלל הזה. פיקדון שנרשם כשכר דירה מנפח את ההכנסה כשהוא מגיע, וההחזר מופיע אחר כך כהוצאה שאינה אמיתית. פיקדון שהתערבב בחשבון האישי שלכם יכול לפגוע בכלל מדינתי על החזקת פיקדונות ולהשאיר את הספרים בלי יכולת להראות כמה אתם חייבים לכל שוכר.

מקרה פיקדון אינו פשוט אם:

• חוזה השכירות מכנה את הכסף “שכר דירה של החודש האחרון” או קובע שאפשר להקצות אותו לשכר הדירה האחרון;
• שוכר עזב כשהוא חייב שכר דירה או נזק, ושמרתם חלק מהפיקדון;
• פיקדונות נכנסו לחשבון האישי שלכם, או נרשמו כשכר דירה בשנים קודמות, וצריך למיין מחדש כמה חוזים או שנים לפני הגשת דוח;
• פיקדון שולם במזומן או בהעברה ואין חוזה או קבלה;
• מנהל נכסים מחזיק בפיקדונות, או שמכרתם נכס להשכרה עם שוכרים בתוכו;
• ישות מחזיקה בנכס. LLC עם בעלים יחיד שלא בחר בטיפול כחברה מדווח עליו בדרך כלל בדוח של הבעלים שלו, ב-⁠Schedule E להשכרה (IRS), ולכן העמוד הזה חל. פרסום 527 ונושא מס 414 נכתבו למשכירים יחידים, ולכן בשותפות (כולל LLC עם שני בעלים) או בחברה, אשרו עם מכין הדוחות איך כל מקרה מדווח. ראו ספרים של LLC לכל נכס להשכרה ונכס להשכרה ב-⁠LLC.

אספו כל חוזה שכירות (סכום הפיקדון, בר-החזר או מוקצה לחודש האחרון), הוכחה של מה כל שוכר שילם ומתי (כולל קבלה, הודעת טקסט או רישום העברה שמראים סכום פיקדון ותאריך), דף חשבון הבנק שמראה איפה הכסף נמצא, בדיקות יציאה עם חשבוניות תיקון, וכל דף חשבון מהמנהל.

מהי פקודת היומן והחשבון כשפיקדון שכירות נכנס?

רשמו כל פיקדון בר-החזר בחשבון התחייבות שוטפת אחרת, כמו “פיקדוני שוכרים בהחזקה”, מסומן לנכס ולשוכר. פיקדון אינו נכס שלכם: המזומן בידיכם, אבל אתם חייבים להחזיר אותו, ולכן הוא מגיע להכנסה משכירות רק אם אתם שומרים אותו. מפתח חשבונות לנכס להשכרה מראה איפה החשבון הזה יושב לצד חשבונות Schedule E.

הרישומים שלהלן מניחים שיטת מזומן, שרוב היחידים משתמשים בה: שכר דירה נספר כשמקבלים אותו והוצאות כשמשלמים אותן (נושא מס 414).

אם הפיקדונות יושבים בחשבון בנק משלהם, חייבו את החשבון הזה במקום זאת. העברת מזומן בין החשבונות שלכם היא העברה, לא הכנסה או הוצאה. יתרת “פיקדוני שוכרים בהחזקה” צריכה להיות שווה לפיקדונות שלא הוחזרו בחוזי השכירות שלכם בכל תאריך.

בשיטת צבירה, שכר דירה נספר כשהוא מגיע ולא כשהוא משולם (פרסום 527). שכר דירה שלא שולם ונרשם כבר כהכנסה מנוקה אז מול הפיקדון, ולא נרשם פעמיים.

ומה אם ה“פיקדון” הוא בעצם שכר הדירה של החודש האחרון?

סכום שחוזה השכירות קובע שישלם את שכר הדירה של החודש האחרון של השוכר הוא שכר דירה מראש. אתם כוללים אותו בהכנסה כשאתם מקבלים אותו, לא כשאתם מקצים אותו לחודש האחרון (נושא מס 414). שכר דירה מראש הוא כל סכום שמתקבל לפני התקופה שהוא מכסה, והוא נספר בשנה שבה התקבל בכל שיטת חשבונאות (פרסום 527).

קראו את החוזה, לא את התווית. כסף שמוחזק כנגד נזק ושכר דירה שלא שולם הוא פיקדון. כסף שהחוזה מקצה לחודש האחרון הוא שכר דירה ששולם מוקדם. רשמו אותו בחשבון שכר הדירה כשאתם מקבלים אותו וציינו את החודש שהוא מכסה ברשימה של מה שכל שוכר חייב ומשלם.

חוק המדינה עדיין יכול להתייחס לכסף הזה כשייך לשוכר. מסצ׳וסטס דורשת קבלה וריבית על שכר דירה שמשולם מראש לחודש האחרון (סעיף ⁦15B(2)⁩). חוק הפיקדונות של פלורידה חל על שכר דירה מראש שאינו לתקופת השכירות הקרובה (סעיף ⁦83.49(1)⁩). חוקי מס וחוקי מדינה עונים על שאלות שונות, ולכן הסדירו חוזה לא ברור לפני שאתם רושמים אותו.

שוכר עזב כשהוא חייב שכר דירה או נזק: מתי הפיקדון נהפך להכנסה, ומה אני מנכה?

פיקדון נהפך להכנסה בשנה שבה אתם שומרים אותו. פרסום 527 קובע לכלול את מה ששומרים כשהשוכר אינו עומד בחוזה השכירות. נושא מס 414 נותן שתי דוגמאות: השוכר מפר את החוזה בעזיבה מוקדמת, או פוגע בנכס ואתם חייבים לתקן אותו.

• שכר דירה שלא שולם או עזיבה מוקדמת. כללו את הסכום ששמרתם בהכנסה באותה שנה. משכיר בשיטת מזומן אינו יכול לנכות שכר דירה שלא נגבה (פרסום 527), ולכן הקצאת הפיקדון היא הרגע שבו שכר הדירה הזה מגיע להכנסה לראשונה.
• נזק. אם הנוהג שלכם הוא לנכות עלויות תיקון כהוצאות, כללו את הסכום ששמרתם בהכנסה באותה שנה. רק אם הנוהג שלכם אינו לנכות אותן, החלק מהפיקדון שמחזיר את העלויות האלה נשאר מחוץ להכנסה (נושא מס 414).

ב-⁠Schedule E, פיקדון ששמרתם נכלל עם שאר ההכנסות משכירות בשורה 3 (הוראות Schedule E). אחר כך נכו את התיקון כהוצאה לפי מה שהעבודה עלתה לכם, מה שיכול להיות שונה מסכום הפיקדון ששמרתם. אם העבודה היא תיקון או שיפור מוסבר בתיקון או שיפור בנכס להשכרה. כל סכום שהשוכר עדיין חייב מעבר לפיקדון אינו הכנסה בשיטת מזומן עד שאתם גובים אותו.

IRS אומר לכלול את הסכום בהכנסה בשנה שבה אתם שומרים אותו, ואף אחד מהמקורות אינו מגדיר את הרגע. חוקי המדינה קובעים את תהליך התביעה. ברוב יחידות המגורים, ניו יורק דורשת הצהרה מפורטת והחזרת היתרה תוך 14 ימים אחרי שהשוכר עוזב, ואחרת המשכיר מאבד כל זכות לשמור חלק מהפיקדון (General Obligations Law 7-108). מסצ׳וסטס דורשת להחזיר את הפיקדון, בניכוי ניכויים חוקיים, תוך 30 יום אחרי שהשכירות מסתיימת. ניכוי בגין נזק דורש רשימה מפורטת בשבועה תחת אזהרת עדות שקר, עם הערכות, חשבונות או קבלות, בתוך התקופה הזו, ואחרת המשכיר מאבד את הזכות לשמור כל חלק מהפיקדון (סעיף ⁦15B(4)⁩ ו-⁠⁦(6)⁩). פלורידה דורשת להחזיר את הפיקדון תוך 15 ימים אם המשכיר אינו מגיש תביעה. כדי לתבוע, המשכיר חייב לשלוח הודעה תוך 30 יום בדואר רשום או בדוא״ל מתאים, ולשוכר יש 15 ימים להתנגד. אי-שליחת ההודעה מאבדת את הזכות לנכות מהפיקדון, אם כי המשכיר רשאי לתבוע פיצויים אחרי שהחזיר אותו. שוכר שעוזב מוקדם או שכירות תקופתית חייבים למסור הודעה בכתב של 7 ימים עם כתובת אלא אם החוזה קובע אחרת, ובלעדיה המשכיר אינו חייב לשלוח הודעת תביעה (סעיף ⁦83.49(3)⁩ ו-⁠⁦(5)⁩). כסף שאתם חייבים להחזיר אינו הכנסה. אם העזיבה והתביעה חלות בשנים שונות, שאלו את מכין הדוחות איזו שנה חלה.

מהי הפקודה כשאני מחזיר את הפיקדון במלואו?

חייבו את “פיקדוני שוכרים בהחזקה” וזכו את הבנק בסכום המלא. ההכנסות וההוצאות משכירות אינן משתנות, כי הפיקדון מעולם לא היה הכנסה (פרסום 527).

אל תרשמו את ההחזר כהוצאה או כהפחתת שכר דירה. פיקדון שנרשם כשכר דירה כשהגיע ומוחזר כהוצאה אחר כך מנפח את שכר הדירה בשנה הראשונה ואת ההוצאות בשנייה, וב-⁠Schedule E שתי השורות גבוהות מדי.

האם הפיקדון צריך חשבון בנק משלו, ומה אומרים חוקי המדינות על החזקתו?

לא פרסום 527 ולא נושא מס 414 אומרים איפה צריך להחזיק פיקדון. חוק המדינה אומר, והוא משתנה. שלוש דוגמאות מראות את הטווח:

ייתכן שהמדינה שלכם שונה מכל השלוש. חפשו באתר בית המחוקקים של המדינה את חוק משכיר-שוכר או חוק פיקדון הביטחון שלה, וקראו איפה הפיקדון צריך להיות מוחזק, אם חייבים ריבית, מועד ההחזרה וההודעה על ניכויים. לדלג על שלב ההחזקה יש מחיר: במסצ׳וסטס השוכר רשאי לדרוש את הפיקדון בחזרה מיד, המשכיר מאבד את הזכות לשמור כל חלק ממנו, ואפשר לפסוק לשוכר פי שלושה מהפיקדון בתוספת ריבית (סעיף ⁦15B(3)⁩, ⁦(6)⁩ ו-⁠⁦(7)⁩).

אם הפיקדונות כבר מעורבבים בחשבון האישי שלכם, ההתחייבות עדיין קיימת, והספרים צריכים להראות כמה אתם חייבים לכל שוכר. לשאלה אם לפתוח חשבון לכל נכס, ראו חשבון בנק לכל נכס להשכרה.

של מי הריבית שהפיקדון מרוויח, ואיך מטפלים בטופס ⁦1099-INT⁩?

אם הריבית על פיקדון שייכת לשוכר, כל הסכום בטופס ⁦1099-INT⁩ עדיין נכנס לדוח שלכם וחלקו של השוכר יורד כחלוקה כמועמד (ריבית ששולמה לכם ושייכת למישהו אחר). אם חוק המדינה מאפשר לכם לשמור את כל הריבית, אין מה לחלק. סכום קטן עדיין יכול להיות של השוכר: חוק המדינה קובע של מי הריבית, ורמת הדיווח שלהלן קובעת רק אם נדרש טופס.

חוק המדינה קובע של מי הריבית. לפי הטבלה שלמעלה, ריבית בניו יורק שייכת לשוכר בניכוי עמלת המחזיק, ריבית במסצ׳וסטס שייכת לשוכר עד השיעור החוקי (או מה שהבנק שילם, אם פחות), ובפלורידה זה תלוי בשיטה שהמשכיר בחר. פרסום 550 מתאר ריבית כמועמד באופן כללי ואינו מזכיר פיקדונות של שוכרים. החלתו על חלקו של שוכר היא הקריאה הרגילה, ולכן אשרו אותה עם מכין הדוחות.

בנק מנפיק בדרך כלל את טופס ⁦1099-INT⁩ על השם והמספר שבחשבון, כך שהוא מראה לכם את הסכום כולו. בדוח של יחיד, שלבי המועמד בפרסום 550 הם:

1. דווחו על כל הסכום בטופס ⁦1099-INT⁩ ב-⁠Schedule B, חלק I, שורה 1 (הכנסות מריבית).
2. מתחת לסכום ביניים, הזינו “Nominee Distribution” ואת הסכום ששייך למישהו אחר, וחסרו אותו.
3. הכינו טופס ⁦1099-INT⁩ כמשלם לכל בעלים אחר ותנו לאותו בעלים עותק עד 31 בינואר אחרי שנת הריבית. הגישו ל-⁠IRS עד 28 בפברואר, או 31 במרץ אם מגישים באופן אלקטרוני; תאריך שחל בסוף שבוע או בחג עובר ליום העסקים הבא. עשרה דוחות מידע או יותר בסך הכול חייבים בדרך כלל להיות מוגשים אלקטרונית, וטופס 1096 מצורף רק להגשה על נייר (הוראות כלליות לדוחות מידע מסוימים). אין צורך בטופס עבור בן או בת הזוג שלכם. אתם צריכים את השם ואת מספר זיהוי משלם המסים של כל שוכר לטופס הזה.

סכום המועמד מוגבל לריבית שהחשבון הרוויח בפועל עבור השוכר. אם חוק המדינה מחייב אתכם לשלם לשוכר יותר ממה שהחשבון הרוויח, העודף בא מהכסף שלכם ואינו ריבית מועמד; שאלו את מכין הדוחות איך לטפל בו.

הוראות טופס ⁦1099-INT⁩ קובעות את רמת הדיווח על ⁦$10⁩ לאדם. החלק ששומרים, כמו העמלה בניו יורק, נשאר אצלכם. פרסומי IRS אינם אומרים איך הוא מוגדר, ולכן שאלו את מכין הדוחות איפה לדווח עליו.

פרסום 550 נכתב לדוחות של יחידים. שותפות או חברה מדווחות על הריבית שלהן בדוח שלהן, ולכן מכין הדוחות מאשר איפה יורד סכום המועמד.

איך רושמים פיקדונות לחיות מחמד, דמי ניקיון ודמים שאינם בני החזר?

שאלו אם חלק כלשהו מהכסף יכול לחזור לשוכר. אם כן, זה פיקדון והוא כפוף לסעיפים שלמעלה, בכל שם שבו החוזה קורא לו, עד שאתם מקצים אותו לעלות. אם הוא לא יכול לחזור לעולם, זה לא פיקדון.

הכנסה משכירות היא כל תשלום שמקבלים עבור שימוש או אכלוס של נכס (פרסום 527). פרסומי IRS אינם מזכירים בשם דמי חיות מחמד או ניקיון, ולכן שורת הדמים שאינם בני החזר מיישמת את הכלל הכללי הזה.

חוק המדינה עשוי להגביל חיובים כאלה. מסצ׳וסטס מפרטת מה משכיר רשאי לדרוש בתחילת השכירות או לפניה: שכר דירה של החודש הראשון והאחרון, פיקדון ביטחון שלא עולה על שכר הדירה של החודש הראשון, ועלות מפתח ומנעול. החוק מאפשר לתקנות המדינה להתיר דמים במקום הפיקדון (סעיף ⁦15B(1)⁩). חיוב נפרד לחיות מחמד או לניקיון שם דורש קודם בדיקה לפי חוק המדינה.

מה קורה לפיקדונות כשאני מוכר את הנכס או כשמנהל נכסים מחזיק בהם?

כשמוכרים נכס להשכרה עם שוכרים בתוכו, חוק המדינה קובע איך פיקדוני השוכרים עוברים לקונה, וההתחייבות שלכם לנכס יורדת מהספרים רק אחרי שהשלבים להעברה במדינה שלכם הושלמו, כמו בשלוש הדוגמאות האלה:

• ניו יורק. המחזיק מוסר את הפיקדון בשטר או תוך חמישה ימים אחריו ומודיע לשוכר בדואר רשום. המוכר משוחרר אז מאחריות כלפי השוכר (General Obligations Law 7-105).
• מסצ׳וסטס. המשכיר מעביר את הפיקדון עם הריבית שנצברה. הקונה אחראי מרגע ההעברה ומודיע לשוכר תוך 45 יום. אם המוכר אינו מעביר את הפיקדון, הקונה עדיין לוקח על עצמו אחריות כלפי השוכר, ולכן בדקו את הפיקדון של כל שוכר בסגירה. המוכר נשאר אחראי עד שההעברה וההודעה הושלמו או שהפיקדון הוחזר (סעיף ⁦15B(5)⁩).
• פלורידה. פיקדונות ושכר דירה מראש מועברים עם הריבית שנצברה וחשבון. אחרי שהכספים והרישומים הועברו ונשלחה קבלה בכתב, המוכר משוחרר מחובת ההחזקה (סעיף ⁦83.49(7)⁩).

דף הסגירה מראה איך ההעברה משולמת. ראו דף הסגירה של נכס להשכרה בספרים.

מנהל נכסים שמחזיק בפיקדונות מחזיק בכספי השוכרים, לא בהכנסה שלכם. רק סכום שהוקצה לשכר דירה או לנזק בשמכם הוא הכנסה. מי עונה בפני השוכר תלוי בחוזה השכירות, בהסכם הניהול ובחוק המדינה. ראו דוח הבעלים של מנהל הנכסים בספרים.

דוגמה

הסכומים להמחשה ובדולרים אמריקאיים.

פיקדון ששולם והוחזר

שוכר משלם פיקדון של ⁦US$2,000⁩ בכניסה. אתם מחייבים את הבנק ב-⁠⁦US$2,000⁩ ומזכים את פיקדוני שוכרים בהחזקה ב-⁠⁦US$2,000⁩. ההכנסה משכירות אינה משתנה. ביציאה אתם מחזירים הכול: מחייבים את פיקדוני שוכרים בהחזקה ומזכים את הבנק, שניהם ⁦US$2,000⁩. ההתחייבות חזרה לאפס, וב-⁠Schedule E אין הכנסה או הוצאה בגין הפיקדון.

שוכר עוזב מוקדם

שוכר מפר את החוזה וחייב ⁦US$1,500⁩ שכר דירה, וביחידה יש נזק של ⁦US$500⁩. אתם שומרים את כל ⁦US$2,000⁩. מחייבים את פיקדוני שוכרים בהחזקה ב-⁠⁦US$2,000⁩ ומזכים הכנסה אחרת משכירות ב-⁠⁦US$2,000⁩, בשנה שבה אתם שומרים אותו. אתם משלמים לקבלן ⁦US$500⁩ באותה שנה לתיקון הנזק ורושמים אותו כתיקונים, אם העבודה היא תיקון ולא שיפור והנוהג שלכם הוא לנכות עלויות תיקון. בשנה מופיעות הכנסות של ⁦US$2,000⁩ והוצאות של ⁦US$500⁩. אילו התיקון עלה ⁦US$650⁩, הניכוי היה ⁦US$650⁩: הוא עוקב אחרי מה שהעבודה עלתה, לא אחרי הסכום ששמרתם.

בניין של שמונה יחידות בניו יורק

אתם מחזיקים בניין של שמונה יחידות בניו יורק ושומרים פיקדון של שוכר, ⁦US$1,200⁩, בחשבון נושא ריבית שמרוויח ⁦US$24⁩ בשנה. החוק מאפשר לכם לשמור ⁦1%⁩ בשנה מהפיקדון, ⁦US$12⁩, ו-⁠⁦US$12⁩ הנותרים שייכים לשוכר. הבנק שולח טופס ⁦1099-INT⁩ על ⁦US$24⁩ על שמכם. בדוח של היחיד שלכם, אתם מדווחים על ⁦US$24⁩ ב-⁠Schedule B וחוסרים ⁦US$12⁩ כחלוקה כמועמד, לפי שלבי המועמד בפרסום 550. השלבים האלה מפנים לטופס ⁦1099-INT⁩ כמשלם שמראה ⁦US$12⁩ לשוכר, שהוא מעל רמת הדיווח של ⁦US$10⁩ ודורש את מספר זיהוי משלם המסים של השוכר.

המצב שלכם שונה?

• פיקדונות נרשמו כהכנסה, התערבבו בחשבון האישי שלכם, או שכמה חוזים ושנים דורשים מיון מחדש לפני הגשת דוח: הרישום הנכון תלוי בכל חוזה ובשאלה אם חל כלל מדינתי להחזקה, ושנים קודמות עשויות להצריך תיקון. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני שאתם מגישים, או אם דוחות קודמים כבר ספרו פיקדונות כשכר דירה.
• שותפות או חברה מחזיקות בנכס: הספרים יכולים להשתמש באותו חשבון התחייבות, אבל שיטת החשבונאות והטיפול בדוח תלויים בישות, ולכן אשרו אותם קודם. התחילו בעזרה בהנהלת חשבונות.
• ספרי ההשכרה שלכם מפגרים בשנים: ראו השלמת הנהלת חשבונות של נכס להשכרה.
• אתם מחליטים איפה הפיקדונות צריכים להיות: ראו חשבון בנק לכל נכס להשכרה.
• אתם צריכים לדעת אילו רישומים לשמור על פיקדונות ותיקונים: ראו רישומים וקבלות של נכס להשכרה.
• אתם או הבעלים גרים מחוץ לארה״ב: פיקדון ששומרים הוא עדיין שכר דירה, וכללי ההגשה וניכוי המס במקור שונים; ראו משכירים תושבי חוץ.
• אתם משכירים דרך פלטפורמה לטווח קצר שמחזיקה פיקדוני נזק: ראו תשלומי פלטפורמות להשכרה לטווח קצר בספרים.