Kiralık Mülk Başına LLC: Kayıtlar, Hesaplar ve Beyanname

Her kiralık LLC kendi vergi beyannamesini verir mi?

Kurum olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek sahipli bir LLC kendi adına federal gelir vergisi beyannamesi vermez. IRS onu yok sayılan işletme (disregarded entity) olarak değerlendirir; yani gelir vergisi açısından göz ardı edilir ve kirası ile giderleri sahibin Form 1040'ına yazılır (IRS: tek üyeli LLC'ler). İki veya daha fazla sahibi olan bir LLC, başka bir seçim yapmadıkça ortaklıktır ve Form 1065 verir (IRS: Şirket veya ortaklık olarak beyanname veren LLC; 26 CFR 301.7701-3).

Federal gelir vergisi her kiralık mülk için ayrı bir LLC istemez: yok sayılan tek bir LLC birkaç kiralık mülkü tutabilir ve her biri Schedule E'de kendi sütununa girer. Hiç LLC kullanılıp kullanılmayacağı eyalet hukuku, kredi veren kurum ve maliyet sorusudur; LLC içinde kiralık mülk rehberinde ele alınır.

LLC'nin tek sahipleri olan ve LLC'yi topluluk mülkiyeti olarak tutan karı koca, onu yok sayılan işletme ya da ortaklık olarak değerlendirebilir ve IRS ikisini de kabul eder; sonradan yapılan değişiklik dönüşüm sayılır. Diğer eyaletlerde iki eşin LLC'si ortaklık olarak beyanname verir (IRS: tek üyeli LLC'ler). Bkz. eş ve aile LLC'leri.

Şu durumlarda iş basit değildir:

• Defterler veya hesaplar zaten birbirine karışmış. Bir hesap birkaç LLC'nin faturasını ödemiş ya da LLC'ler arasında veya size para kayıt tutulmadan aktarılmış. Hiçbir beyanname doğru olmadan önce bu transferlerin ayrıştırılması gerekir.
• Bir hazırlayıcı her LLC için beyanname teklif ediyor. Hangi LLC'lerin beyanname vereceği mülk sayısına değil, sahiplere ve seçimlere bağlıdır.
• İkinci bir sahip katılıyor. Tek sahipli bir LLC'ye ikinci üye katıldığı günden itibaren ortaklıktır (26 CFR 301.7701-3(f)): kirası, ilk sahibin Schedule E'sinde Part I sütununa değil, Form 1065'in Form 8825'ine yazılır. Form 1065 verilmediyse örnekten önceki son bölüme bakın.
• Bir sahip ayrılıyor ve tek sahip kalıyor. Tek üye kaldığında LLC yeniden yok sayılır (26 CFR 301.7701-3(f)). Ortaklık genellikle son tarihi ortaklığın sona erdiği ayı izleyen 3. ayın 15. günü olan bir son Form 1065 verir (IRS: Form 1065 talimatları; 26 CFR 1.708-1) ve sahip o tarihten sonra kirayı Schedule E'de bildirir. Bkz. ortak satın alımının kaydedilmesi.
• Kiralık LLC'lere bir holding LLC sahip. Holding LLC ortaklık olarak vergilendiriliyorsa, her kiralık LLC'ye tek başına sahipse ve hiçbiri kurum olarak vergilendirilmeyi seçmediyse kiralık LLC'ler onun bölümleridir ve tek bir Form 1065 her mülkü kapsayabilir (IRS: tek üyeli LLC'ler). Başka bir sahibi olan ya da kurum olarak vergilendirilmeyi seçmiş bir kiralık LLC kendi kurallarına tabidir.
• Bir LLC Form 8832 veya Form 2553 verdi. O zaman şirket beyannamesi verir ve varsayılan artık geçerli değildir (IRS: Form 2553 talimatları). Form 8832 seçimi, belirttiği tarihte yürürlüğe girer; bu tarih verilmeden 75 gün öncesinden 12 ay sonrasına kadar olabilir. Her sahip ya da yetkili bir yönetici veya üye imzalar ve LLC'nin mülkü o gün yeni şirkete devredilmiş sayılır; bu yüzden defterlerin o tarihte bir kesim noktasına ihtiyacı vardır (26 CFR 301.7701-3(c) ve (g)). Form 2553, ilk geçerli olacağı yılın başından itibaren 2 ay 15 gün içinde verilmelidir.
• Bir eyalet daha fazlasını istiyor. IRS'nin yok saydığı bir LLC yine de eyalet harçları ya da eyalet beyannamesi borçlanabilir (aşağıya bakın).

Önce toplayın: sahiplerin katıldığı veya ayrıldığı tarihleri gösteren faaliyet sözleşmeleri, EIN yazıları, varsa Form 8832 veya Form 2553, her LLC için banka ve ipotek hesap özetleri ve son beyanname. Tam liste aşağıdaki yıl sonu bölümündedir.

Tek üyeli kiralık LLC, Schedule E'ye nasıl girer?

Her birinde tek kiralık mülk olan üç LLC ile üç kiralık mülkü olan tek LLC, Schedule E'de aynı görünür: her kiralık mülk Part I'de kendi sütununu, yani A, B veya C'yi alır. Schedule E LLC'leri değil, mülkleri listeler (IRS: Schedule E talimatları). Bir sayfa üç mülk alır; daha fazlası için ek sayfa ekleyin.

Mülk adresi 1a satırına, kira 3. satıra, her gider ise o mülkün sütununa yazılır.

LLC kiracılara düzenli temizlik veya çarşaf değişimi gibi önemli hizmetler sunuyorsa gelir bunun yerine Schedule C'ye ait olabilir (IRS: Publication 527). Bkz. kiralık mülk vergileri.

Pasif zarar sınırları LLC'nin değil, sahibin beyannamesinde uygulanır. Bir yılda kabul edilmeyen kira zararı, kullanılana kadar ya da faaliyetteki payın tamamı ilişkili olmayan bir tarafa tamamen vergiye tabi bir satışla satılana kadar sonraki yıllara devreder (IRS: Form 8582 talimatları); bu yüzden mülke veya birlikte gruplandırdığınız kiralama faaliyetlerine göre tutulan kayıtlar, hangi devrin nereye ait olduğunu gösterir.

Kiralık LLC'nin iki veya daha fazla sahibi olduğunda ne değişir?

LLC, Form 1065 verir ve her sahibe Schedule K-1 (o sahibin gelir ve indirimlerdeki payını gösteren form) düzenler; bir tek evi olsa bile, yıl içinde hiç geliri olmamış ve indirim ya da kredi sayılan hiçbir harcaması olmamışsa bu zorunlu değildir (IRS: Form 1065 talimatları; IRS: Publication 527).

Olağan kiralık gayrimenkul, Form 1065'in 1. sayfasına değil, ortaklığın kiralık gayrimenkul formu olan Form 8825'e yazılır. LLC birkaç binayı pasif zarar açısından tek faaliyet saysa bile Form 8825'te mülk başına bir sütun vardır (IRS: Form 8825 talimatları). Net sonucu Schedule K'nın 2. satırına ve her K-1'in Box 2'sine yazılır. Talimatların kiralama faaliyeti saymadığı bir faaliyet, örneğin ortalama yedi gün veya daha kısa süren konaklamalar ya da önemli kişisel hizmet içeren kısa konaklamalar, bunun yerine 1. sayfada ve her K-1'in Box 1'inde bildirilen bir ticari faaliyettir (IRS: Form 1065 talimatları); bkz. kiralık mülk vergileri. Her sahip daha sonra K-1'i kendi beyannamesinin Schedule E, Part II bölümünde bildirir (IRS: Schedule E talimatları).

Ceza, yıl içinde herhangi bir zamanda sahip olan herkesi sayar. Maliyet esası, risk altındaki tutar ve pasif zarar sınırlarını LLC değil, sahipler kendi paylarına uygular (IRS: Form 1065 talimatları; IRS: Schedule E talimatları).

Beyannamenin kendisi için bkz. ortaklıklar nasıl vergilendirilir. LLC olmadan bir kiralık mülkü paylaşan sahipler için bkz. ortak sahipli kiralık mülk: Schedule E mi ortaklık beyannamesi mi.

Her LLC için ayrı defterler mi gerekir, yoksa her mülk için bir sınıf (class) ile tek dosya mı yeter?

Kendi beyannamesini veren bir LLC'nin tek başına ayakta duran kayıtlara ihtiyacı vardır. IRS'nin yok saydığı tek sahipli LLC'ler için her sütunu temiz tutmanın daha basit yolu, LLC başına ayrı bir kayıt seti tutmaktır; bu bir uygulamadır, vergi kuralı değildir.

Publication 583, birden fazla işletmesi olan bir sahibin her işletme için eksiksiz ve ayrı bir defter ve kayıt seti tutması gerektiğini söyler; gelir ve giderleri açıkça gösteren her sistemi de kabul eder. Bir kiralık mülk, vergi açısından her zaman bir ticari faaliyet değildir (IRS: Schedule E talimatları); ancak mülk düzeyinde ayrım her durumda gereklidir: Schedule E ve Form 8825 ikisi de mülk başına bir sütun kullanır.

Ölçüt, her LLC'nin diğerlerinden bağımsız olarak kendi kâr-zarar tablosunu, bilançosunu ve banka mutabakatını üretip üretemediğidir. Her satır LLC'yi ve mülkü belirtiyorsa bir elektronik tablo da aynı ayrımı taşıyabilir; bkz. kiralık mülkler için elektronik tablo mu yazılım mı. Defterlerin kendisi için bkz. her şirket için ayrı defterler ve kiralık mülk için hesap planı.

Her LLC için ayrı banka hesabı gerekir mi?

Vergi kuralları belirli bir hesap düzeni değil, gelir ve giderleri açıkça gösteren kayıtlar ister. Publication 583, işletme parasını kişisel paradan ayrı bir işletme hesabında tutmanızı ve her para girişini işletme geliri, kişisel para veya kredi olarak işaretlemenizi önerir.

Ortaklık olan bir LLC'nin kayıtları, beyannamesindeki her kalemi desteklemelidir (IRS: Form 1065 talimatları); bu, gelirleri ve faturaları yalnızca o LLC'ye kadar izlenebildiğinde en kolaydır. Defterleri bozan şey, bir hesabın birkaç LLC'nin faturasını ödemesidir: bu tür her ödemenin genellikle bir krediye, sermaye katkısına ya da dağıtıma ayrılması gerekir. Sorumluluk koruması, bu sayfanın kapsamadığı bir eyalet hukuku sorusudur. Ayrı hesapların ne zaman değer olduğu ve kiranın kişisel paradan nasıl ayrı tutulacağı her kiralık mülk için ayrı banka hesabı rehberinde ele alınır.

Her kiralık LLC'nin kendi EIN'i olmalı mı?

Her zaman değil. Federal açıdan, IRS'nin yok saydığı tek sahipli bir LLC'nin EIN'e ihtiyacı yalnızca çalışanı varsa ya da belirli tüketim vergilerini borçlanıyorsa vardır. Aksi halde gelir vergisi için sahibin Sosyal Güvenlik numarasını veya EIN'ini kullanır (IRS: tek üyeli LLC'ler). Bir banka ya da eyalet yine de isteyebilir; LLC o zaman başvurabilir. Yok sayılan bir LLC için Form W-9'da LLC'nin değil, sahibin numarasını verin.

Ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC, kendi EIN'iyle Form 1065 verir; bu EIN, Partnership işaretlenerek Form SS-4 ile alınır (IRS: Form SS-4 talimatları). Kendi EIN'i zaten olan yok sayılan bir LLC, sahip kazanıp ortaklık olduğunda onu korur; hiç olmadıysa bir EIN almak zorundadır (26 CFR 301.6109-1(h)). Ortaklığı sona erdirmeyen bir sahip değişikliği yeni EIN gerektirmez (IRS: yeni EIN ne zaman alınır).

Her mülkün kirasını, ipoteğini, onarımlarını ve amortismanını nasıl ayrı tutarım?

Her işlemi ait olduğu tek mülke kaydedin; böylece her Schedule E veya Form 8825 sütunu kendi toplamlarıyla dolsun (IRS: Schedule E talimatları).

12. satır, bir bankaya veya başka bir mali kuruma ödenen faiz içindir; alıcı bunlardan biri değilse ya da Form 1098 gelmediyse 13. satırı kullanın (IRS: Schedule E talimatları). Kredi veren kurumun bir şirketten alınan faiz için Form 1098 vermesi gerekmez (IRS: Form 1098 talimatları); bu yüzden bir LLC'nin kredisi bu formsuz gelebilir. Faiz, krediyi hangi mülkün teminat gösterdiğine değil, borç alınan paranın nasıl kullanıldığına bağlıdır (26 CFR 1.163-8T).

Tek bir sigorta poliçesi gibi birkaç mülkü kapsayan bir fatura genellikle makul bir esasa göre aralarında bölüştürülür ve bölüştürme faturayla birlikte saklanır.

Mülkü bir LLC tutarken kredi kendi adınızaysa kredi belgelerini ve kredi veren kurum hesap özetlerini o mülkle birlikte saklayın ve ödemeyi fiilen kimin yaptığını not edin. Kendi paranızdan yapılan ödeme, LLC'ye koyduğunuz ya da ona borç verdiğiniz paradır; LLC'nin hesabından yapılan ödeme, kredi sizin adınızı taşıdığı için sermaye katkısı olmaz. Başka sahipleri olan bir LLC için faizi kimin indirebileceği bir hazırlayıcıya sorulacak bir sorudur.

Defterler, bir LLC'nin başka bir LLC'nin faturasını ödemesini ya da benim kişisel olarak ödememi nasıl gösterir?

Faturayı mülke sahip olan LLC'ye kaydedin; kimin ödediğini ise iki defter seti arasında hareket eden para olarak kaydedin: bir kredi ya da bir sermaye katkısı ile bir dağıtım.

• Bir LLC, başka bir LLC'nin faturasını öder. Mülke sahip olan LLC gideri ve ödeyene bir borcu kaydeder. Ödeyen LLC kendisine borçlu olunan parayı kaydeder. Her iki LLC'ye de aynı sahip sahipse ve geri ödeme amaçlanmıyorsa defterler ödeyen LLC'den bir dağıtım ve diğer LLC'ye bir sermaye katkısı gösterir.
• Bir LLC'nin faturasını kişisel olarak ödersiniz. LLC'nin defterleri sizin koyduğunuz parayı ya da sizden alınan bir krediyi gösterir. Tek sahipli bir LLC'nin gideri, o mülkün sütununda bir kez indirilir. Ortaklık olan bir LLC için, bir sahibin LLC adına kişisel olarak ödediği bir gideri indirip indiremeyeceği ortaklık sözleşmesine ve kiralık mülkün ticari faaliyet olup olmadığına bağlıdır (IRS: Schedule E talimatları); bunu sahibin koyduğu ya da borç verdiği para olarak kaydedin ve sahibin beyannamesinde indirmeden önce bir hazırlayıcıya sorun.
• Bir LLC, sizin kişisel faturanızı öder. Bunu kira gideri değil, çekilen para olarak kaydedin (IRS: Publication 583).

Bir sahip iki LLC'ye de sahipse ve hiçbiri kurum olarak vergilendirilmeyi seçmediyse ikisi de sahibin beyannamesinde bildirilir; bu yüzden onarım, yine onarılan mülkün Schedule E sütununa girer. LLC'lerin sahipleri farklıysa ödeme, bu sahipler arasında para taşır. Bunu yazılı bir borç olarak belgeleyin; geri ödeme amaçlanmıyorsa vergi işlemi bir hazırlayıcıya sorulacak bir sorudur. İşleyiş her şirket için ayrı defterler, LLC özkaynak hesapları ve ortak sermaye hesapları rehberlerindedir.

Hangi eyalet harçları ve raporları her LLC için tekrarlanır?

Bir LLC harcı alan ya da yıllık rapor isteyen eyalet bunu sahibi için değil, her LLC için yapar. Örneğin California, orada kurulan veya iş yapan her LLC'den, LLC hiç iş yapmasa bile iptal edilene kadar $800 yıllık vergi alır. Üç LLC üç ödeme demektir (California Franchise Tax Board).

Bir eyalet, LLC'nin nerede kurulduğuna ve nerede iş yaptığına bağlı olarak, IRS'nin yok saydığı bir LLC'den de yıllık rapor veya kendi beyannamesini isteyebilir. Bkz. eyaletlere göre LLC yıllık harçları ve raporları ve California asgari vergisi ve LLC harcı.

Her LLC, yıl sonunda hazırlayıcıma ne vermeli?

Her LLC için bir klasör ve içinde şunlar:

• Faaliyet sözleşmesi ve her değişiklik; kimin neye sahip olduğunu ve sahiplerin ne zaman katıldığını ya da ayrıldığını gösteren.
• EIN yazısı ve varsa Form 8832 veya Form 2553 ile IRS'nin geri gönderdikleri.
• Her banka hesabı ve kredi için yıl sonu hesap özetleri; kredi veren kurum düzenlediyse Form 1098.
• Mülk bazında kira kayıtları ve varsa mülk yöneticisinin hesap özetleri.
• Emlak vergisi faturaları, sigorta faturaları ve onarım ya da iyileştirme olarak işaretlenmiş onarım faturaları.
• Yıl içindeki her satın alma, satış veya yeniden finansman için kapanış belgeleri ve son beyannamedeki amortisman çizelgesi.
• LLC'ler arasında ya da bir sahiple yapılan her transferin tutarı ve nedeniyle birlikte tarihli listesi.
• Son beyanname: sahibin Schedule E'si veya LLC'nin K-1'ler ve sermaye hesaplarıyla birlikte Form 1065'i.
• Eyalet yıllık rapor ve harç bildirimleri.

Defterler karışıksa veya Form 1065 hiç verilmediyse ne olur?

Önce hangi LLC'lerin ayrı mükellef olduğuna karar verin, sonra her LLC'nin defterlerini kendi hesap özetlerinden yeniden kurun. Yeniden kurulan defterler hangi beyannamelerin eksik olduğunu gösterir.

1. Her LLC için sahiplerini tarihe göre faaliyet sözleşmesinden, değişikliklerinden ve varsa K-1'lerden listeleyin; varsa Form 8832 veya Form 2553'ü not edin. Bunlar her yıl için sınıflandırmayı ve dolayısıyla hangi LLC'lerin Form 1065 vermesi gerektiğini belirler.
2. Tüm banka ve kredi hesap özetlerini toplayın ve her işlemi mülkü veya kredisi kime ait olan LLC'ye atayın.
3. LLC'ler arasında ya da bir LLC ile bir sahip arasında geçen parayı kredi, sermaye katkısı ve dağıtım olarak yeniden ayırın.
4. Herhangi bir beyanname hazırlanmadan önce her hesabı kendi hesap özetleriyle mutabakata bağlayın.

Verilmesi gerekip hiç verilmeyen bir Form 1065, o beyannamenin son tarihinin düştüğü yıl için belirlenen tutarla, yukarıdaki sahip başına aylık cezayı doğurabilir. IRS makul sebep halinde bunu bağışlayabilir ve en çok 10 ortak ortaklı küçük bir ortaklık Revenue Procedure 84-35 kapsamında af için uygun olabilir (IRS: CP162C bildirimi). Bazı idari af, aynı beyannamenin önceki üç yıl boyunca süresinde verilmiş olmasına bağlıdır (IRS: idari ceza affı). İkinci bir sahip katıldıysa ve beyan biçimi hiç değişmediyse sonraki yıllar için Schedule E bildirimi yanlış olabilir. Bir yıl içinde katılan ya da ayrılan ikinci bir sahip, bulamadığınız bir Form 8832 veya Form 2553 ya da mutabakata bağlanmayan rakamlar, bir hazırlayıcının incelemesinin hangi beyannamelerin verilmesi gerektiğini değiştirebileceği durumlardır. Bkz. geç verilen ortaklık beyannamesi cezasından af, geç beyan cezaları, karışmış işletme ve kişisel paranın düzeltilmesi ve kiralık mülk muhasebe kayıtlarının tamamlanması.

Örnek

Açıklayıcı ABD doları tutarları, yuvarlak rakamlarla.

Her birinde tek kiralık mülk olan üç tek sahipli LLC

Bir sahip, her birinde uzun dönemli tek kiralık mülk ve yılda $24.000 kira olan üç LLC'ye sahip. Hiçbiri kurum olarak vergilendirilmeyi seçmediği için hiçbir LLC federal gelir vergisi beyannamesi vermiyor. Sahibin Schedule E'sinde A, B ve C olmak üzere üç sütun var ve her biri $24.000 kira gösteriyor. Sahip üç kayıt seti tutuyor; böylece her mülkün ipotek faizi ve amortismanı kendi sütununda kalıyor. Bir banka, kredi veren kurum ya da eyalet yine de üç LLC'nin her biri için EIN veya yıllık rapor isteyebilir.

İki kardeş, tek kiralık mülk, 60/40

İki kardeş, kurum olarak vergilendirilmeyi seçmemiş bir LLC içinde uzun dönemli tek kiralık mülke sahip ve kârı 60/40 paylaşıyor. Kira $30.000, giderler $12.000; net kira geliri $18.000. Takvim yılı esaslı LLC, Form 1065'i Form 8825 ve iki K-1 ile birlikte 15 Mart'a kadar veriyor. Box 2, bir kardeş için $10.800, diğeri için $7.200 gösteriyor ve her biri bu tutarı kişisel beyannamesinin Schedule E, Part II bölümünde bildiriyor.

Bir LLC, diğerinin çatı onarımını ödüyor

LLC A, LLC B'nin mülkündeki $3.000'lık çatı onarımını A'nın hesabından ödüyor. B, $3.000'lık onarımı kaydediyor ve A'ya $3.000 borçlanıyor; A ise kendisine borçlu olunan $3.000'ı kaydediyor. İki LLC'ye de aynı sahip sahipse ve hiçbiri kurum olarak vergilendirilmeyi seçmediyse onarım yine Schedule E'de B'nin sütununa girer. A'ya geri ödeme yapılmazsa defterler A'dan sahibe dağıtılan $3.000'ı ve sahipten B'ye katkı olarak konan $3.000'ı gösterir. Onarımı A'ya yazmak, onu yanlış sütuna koyardı.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• LLC'lerinizin defterleri veya hesapları zaten birbirine karışmış ya da bir hesap birkaç LLC'nin faturasını ödemiş: geçmiş transferlerin genellikle beyannameler hazırlanmadan önce kredi, sermaye katkısı ve dağıtım olarak ayrıştırılması gerekir. Muhasebe desteği alın ve karışmış işletme ve kişisel paranın düzeltilmesi rehberine bakın.
• Bir LLC'nin ikinci bir sahibi var ve Form 1065 hiç verilmedi: sermaye hesaplarının yeniden kurulması gerekebilir. Muhasebe desteği alın ve ortaklık sermaye hesaplarının yeniden kurulması rehberine bakın.
• Bir hazırlayıcı her LLC için beyanname teklif ediyor ve hangilerinin gerektiğini anlayamıyorsunuz: sahiplik tarihleri ve seçimler, LLC LLC karar verir. Bkz. işletmenizin hangi beyannameleri verdiği ve yıl sonundan önce defterleri ayırmak için muhasebe desteği alın.
• LLC'nin sahibi siz ve eşinizsiniz: bkz. eş ve aile LLC'leri.
• Başkalarıyla bir kiralık mülkü paylaşıyorsunuz ve henüz LLC'niz yok: bkz. ortak sahipli kiralık mülk: Schedule E mi ortaklık beyannamesi mi.
• Kiralık mülk muhasebe kayıtlarınız yıllarca geride: bkz. kiralık mülk muhasebe kayıtlarının tamamlanması.
• Bir LLC S şirketi statüsünü seçti: bkz. S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları.
• Bir sahip ABD dışında yaşıyor: bkz. mukim olmayan kiralık mülk sahipleri.