Her Kiralık Mülk İçin Ayrı Banka Hesabı: Bir mi, Çok mu?

Her kiralık mülk için ayrı bir banka hesabı gerekir mi?

Kiralık mülk başına bir banka hesabını zorunlu kılan bir IRS kuralı yoktur. IRS, işe başlayanlara bir işletme vadesiz hesabı açmalarını ve bunu kişisel paradan ayrı tutmalarını önerir; ayrıca yasanın çoğu durumda belirli bir kayıt türü şart koşmadığını söyler (Publication 583). Bu, işletmeler için yazılmıştır ve her kiralama bir işletme olmayabilir; bu yüzden ayrı bir kira hesabı iyi bir uygulamadır, kiralık mülk sahipleri için bir IRS kuralı değildir. Beyannamenin ihtiyacı sonuçtur: Form 1040'ın Schedule E formu her mülk için geliri, giderleri ve amortismanı kendi sütununda listeler; üçten fazla mülk olduğunda ek schedule'lar kullanılır.

Dolayısıyla hesap kurulumu bir tercihtir; ta ki şunlardan biri belirleyene kadar:

Birden fazla LLC, ortak, yönetici veya kiracı depozitosu varsa, kira zaten kişisel bir hesaba gittiyse ya da bir kredi veren, ortak veya hazırlayıcı mülk bazında rakamlar istiyor ve banka hesap özetleri bunları henüz veremiyorsa durum basit değildir. Karar vermeden önce kirayı alan her hesabın banka hesap özetlerini, LLC'lerinizin EIN'leriyle (ABD vergi kimlik numaraları) listesini, depozito şartlarını gösteren kira sözleşmelerini, varsa yönetim sözleşmesini ve ipotek özetlerinizi toplayın.

Her kiralık mülk için ayrı vadesiz hesap mı, yoksa hepsi için tek hesap mı?

Defterler her mevduatı ve faturayı bir mülke etiketliyorsa tek hesap tüm kiralıklarınıza hizmet edebilir. Ayrı hesaplar bu etiketlemenin bir kısmını kendiliğinden yapar. Her iki durumda da test aynıdır: herhangi bir banka hesap özetindeki herhangi bir satırı alıp hangi mülke ve hangi sahibe ait olduğunu söyleyebilir misiniz?

Hangisini seçerseniz seçin, Publication 583 belgesinin önerdiği gibi her hesabı her ay banka hesap özetiyle mutabık hale getirin. Eyalet yasası kiracı depozitolarını kiracının parası sayıyorsa, bunları kira hesabından ayrı tutun (aşağıdaki depozito bölümüne bakın). Mülk etiketlerini kurmak için bkz. kiralık mülk için hesap planı.

Bir vergi kuralı, kiralık mülk başına ayrı kayıt ister: bir kiralığı nitelikli işletme geliri indirimi için işletme sayma güvenli limanı, diğer koşulların yanında, her kiralık gayrimenkul teşebbüsü (bir mülk ya da benzer mülklerin tümü birlikte) için gelir ve giderlerin ayrı defter ve kayıtlarını şart koşar (Revenue Procedure 2019-38; IRS: QBI indirimi). Ayrı banka hesabı değil, defter ister. Uygun olup olmadığını hazırlayıcınıza sorun.

Her LLC'nin kendi banka hesabı olmalı mı?

Hayır, bunu söyleyen bir federal vergi kuralı yoktur. LLC, eyalet yasasıyla oluşturulmuş bir işletme yapısıdır; bu yüzden kirası ve faturaları genellikle kendi adına açılmış bir hesaptan geçer. IRS'nin LLC'yi nasıl ele aldığı üyelerine bağlıdır (IRS: LLC'ler):

• Tek üye: kurum olarak vergilendirilmeyi seçmediği sürece (Form 8832 veya S şirketi için Form 2553), IRS gelir vergisi bakımından LLC'yi yok sayar; bu yüzden kiralıkları sahibin Schedule E'sine gider (Schedule E talimatları). LLC, gelir vergisi için sahibin SSN veya EIN numarasını kullanır ve bir banka hesabı açmak için gerekirse kendi EIN'ini alabilir (IRS: tek üyeli LLC'ler).
• İki veya daha fazla üye: kurum olarak vergilendirilmeyi seçmediği sürece LLC bir ortaklıktır. Ortaklık kendi beyannamesini, Form 1065'i verir. Takvim yılı kullanan bir LLC için son tarih: 15 Mart (Form 1065 talimatları). Ortaklık kiralık gayrimenkulü genellikle Form 8825'te, mülk başına bir sütunla bildirir (Form 8825 talimatları). Tek sahipli bir LLC ikinci bir üye kazanırsa bu gruba girer.
• Eşler: yalnızca karı ve kocanın sahip olduğu bir LLC, topluluk malı olarak sahip olunmadıkça ortaklık olarak beyanname verir; topluluk malında IRS ortaklık veya yok sayılan muameleyi kabul eder (IRS: tek üyeli LLC'ler). Bkz. eş ve aile LLC'leri.

Ayrı hesapların sahibi bir kiralık mülkün borçlarından korumaya yardım edip etmediği, vergi hukukunun değil eyalet LLC hukukunun ve mahkemelerin konusudur. Bir avukata sorun; bu rehber bir sonucu öngörmez.

Bir seçimi kimin imzaladığı ve ne zaman, ikinci bir üyenin neyi değiştirdiği ve mülk başına bir LLC için defterler ve beyannameler için bkz. kiralık mülk başına LLC için defterler. Hiç LLC kurup kurmamak için bkz. LLC içinde kiralık mülk.

Kira nereye yatmalı ve her hesap hangi faturaları ödemeli?

Kira genellikle kira sözleşmesinde adı geçen kiralık mülk sahibinin hesabına gider ve o hesap o mülkün kendi faturalarını öder.

Kiracı nakit veya ödeme uygulamasıyla öderse, bunun tamamını kira hesabına yatırın ve kiracıyı ve ayı not edin; nakit kirayı önce harcamak, banka hesap özetinin gösteremeyeceği bir boşluk bırakır.

Mülkler arasında ya da kendime para aktarırken izi nasıl kaybetmem?

Parayı yalnızca sahibi olduğunuz hesaplar arasında etiketli bir transferle taşıyın ve olduğu gün defterlere kaydedin. Dört alışkanlık izi korur:

1. Her amaç için bir transfer, nedenini söyleyen bir notla: sahip çekimi, konan para, mülkler veya LLC'ler arası kredi, geri ödeme veya yedek.
2. Kendinize transferle ödeme yapın. Publication 583, kendinize yalnızca kişisel kullanım için çekimlerde çek yazmanızı söyler; bu da kişisel faturaları kira hesabından uzak tutar.
3. Başka bir hesap için ödenen faturayı borç olarak kaydedin, ödeyen hesabın gideri olarak değil.
4. Her mevduatı kira, sahip parası veya kredi olarak işaretleyin. Publication 583, her mevduatın kaynağının not edilmesini önerir.

Kayıt, her iki taraftakilere bağlıdır. Tek sahipli bir LLC ile sahibi arasında sahip çekimi ya da konan paradır. İki LLC arasında geri ödenecekse kredidir; ödenmeyecekse ikisine de aynı sahip sahipse birinden çekim, diğerine konan paradır; sahipler farklıysa hazırlayıcıya sorulacak bir sorudur. Çok sahipli bir LLC ile bir üye arasında çekim, dağıtım veya garantili ödemedir. Kayıtlar için bkz. kiralık mülk başına LLC için defterler ve garantili ödemeler ve ortak çekimleri.

Güvence depozitoları ayrı bir hesapta durmak zorunda mı?

Eyalete bağlıdır. Federal vergi hukuku depozitonun nerede durduğunu söylemez, yalnızca ne zaman gelir olduğunu söyler: iade etmeyi planladığınız bir depozitoyu aldığınızda değil, onu tuttuğunuz yıl; peşin kira, son ayın kirası gibi işleyen bir “depozito” dahil, alındığında gelirdir (Publication 527). Hesabı eyalet kiralık mülk sahibi–kiracı hukuku belirler. Üç eyalet kuralların ne kadar farklı olduğunu gösterir:

Metinlerine göre bu yasaların hiçbiri her mülk için bir hesap şart koşmaz; her biri kiracı parasının kiralık mülk sahibinin kendi parasından ayrı tutulmasını ister. Bir hesabın birkaç kiracının depozitosunu tutup tutamayacağı yerel bir avukata sorulacak bir sorudur. Kiralık mülk sahibi bir LLC ise, kiracılarının depozitolarını kişisel hesabınızda ya da başka bir LLC'nin hesabında değil, o LLC adına açılmış bir hesapta tutun.

Diğer eyaletlerin bu rehberin kapsamadığı kendi depozito yasaları vardır. Kendinizinkini kontrol etmek için eyalet yasama organınızın web sitesinde “security deposit” arayın ve kiralık mülk sahibi–kiracı yasasında “separate account”, “trust”, “escrow” ve “bond” sözcüklerine bakın ya da yerel bir avukata sorun. Depozitolarınızı bir yönetici tutuyorsa nerede olduklarını yazılı olarak sorun. Faiz ve kayıtlar için bkz. kiralık mülk defterlerinde güvence depozitoları.

Kira zaten kişisel hesabıma yattıysa (karışmış fonlar) ne olur?

Çoğu bireyin kullandığı nakit esasında kira, hangi hesaba düşerse düşsün aldığınızda gelirdir; bu yüzden kira defterlerine aittir. Publication 527, geliri, örneğin banka hesabınıza yatırılarak size erişilebilir kılındığında alınmış sayar; tahakkuk esasındaki mükellef ise genellikle kazanıldığında bildirir. Karışmış fonlar, yani tek bir hesapta karışan kira ve kişisel para, önce bir muhasebe sorunudur; kira beyannameden çıkarılmışsa bir vergi sorunu olur.

1. Kirayı bugün yönlendirin. Kiracılara ve herhangi bir ödeme hizmetine kira hesabının bilgilerini verin ve kira faturalarını kişisel hesaptan ödemeyi bırakın.
2. Hesap özetlerini çekin: kişisel hesabın kira aldığı her ay için ve her mevduatı kira, kiracı depozitosu, sahip parası veya diğer olarak listeleyin.
3. Kiracı depozitolarının nerede durduğunu eyaletinizin kuralına göre kontrol edin (yukarıya bakın). Bir depozitoyu şimdi taşımak önceki bir eksikliği geri almayabilir: örneğin Massachusetts, kiracının depozitoyu hemen geri istemesine izin verir ve depozito gerektiği gibi yatırılmamışsa depozitonun üç katını hükmeder. Florida'da depozitoyu taşımak 30 gün içinde kiracıya yeni bir yazılı bildirim de gerektirebilir. Birini taşımadan veya iade etmeden önce yerel bir avukata sorun.
4. Kirayı ve kişisel hesaptan ödenen kira faturalarını kira defterlerine kaydedin; kişisel hesap, sahibin koyduğu veya çektiği para sayılır. Tam adımlar karışmış işletme ve kişisel fonların düzeltilmesi rehberindedir.

Mülkün sahibi çok sahipli bir LLC ise, kira, bir üyenin hesabına düşse bile genellikle LLC'nin gelirdir ve onun defterlerine aittir. Önceki yıllarda kişisel hesaptaki kira beyannameden çıkarıldıysa bu, kaçırılmış yıl sorusudur: bkz. kiralık mülk defterlerinin tamamlanması.

Onarım yedeğini veya birkaç mülkün ortak faturasını nasıl ele alırım?

Yedek biriktirilmiş nakittir, indirim değildir: nakit esasında kira giderleri genellikle ödendiği yıl indirilir (Publication 527); bu yüzden yedeğe taşınan para, ancak bir onarım için harcandığında indirim olur. Yedeği kendi hesabında ya da defterlerde etiketli bir satırda tutun ve her onarımı onardığı mülke kaydedin. Bir yedek birkaç mülke hizmet ediyorsa, her mülkün koyduğu ve çektiği tutarların bir defterini tutun.

Tek bir sigorta poliçesi gibi birkaç mülkü kapsayan bir fatura tek hesaptan ödenir ve birim sayısı, metrekare veya değer gibi makul bir yöntemle mülkler arasında paylaştırılır. Aynı yöntemi her yıl kullanın ve faturayla birlikte bir not tutun. Publication 527, bir gideri kira ve kişisel kullanım arasında bölmek için herhangi bir makul yönteme izin verir; aynı fikri mülkler arasında uygulamak iyi bir uygulamadır, IRS kuralı değildir. Mülkler farklı LLC'lerdeyse, her LLC kendi payını taşır: ya her biri payını kendi hesabından öder ya da biri öder ve defterler diğerlerinin borçlu olduğu bakiyeyi gösterir.

Mülk yöneticisinin özeti neyi değiştirir?

Kirayı toplayan bir yönetici, kiranızı ve depozitolarınızı kendi hesabında tutup size net bir tutar gönderebilir; bu yüzden kendi banka hesabınız mülkün hareketlerinin yalnızca bir kısmını gösterir. Defterlerin yine de brüt kiraya ve mülk bazında her gidere ihtiyacı vardır; bunlar yalnızca mevduattan değil, aylık sahip özetinden alınır.

Yöneticiye kiranın ve depozitoların nerede tutulduğunu, hangi yedeğin tutulduğunu ve ödemeden önce hangi ücretlerin kesildiğini yazılı olarak sorun. Yönetim sözleşmesini, her sahip özetini ve yöneticinin size aktarılan kira için gönderdiği Form 1099-MISC'i saklayın (Form 1099-MISC ve 1099-NEC talimatları). Bir özeti kayıtlara çevirmek için bkz. sahip özetini defterlere çevirmek.

Tek hesap kullanıldığında bölünmeyi hangi kayıtlar kanıtlar?

Belgelere bağlı her satırda bir mülk etiketi ve aylık mutabakat. Publication 583, mevduat fişleri, faturalar, makbuzlar, hesap özetleri ve iptal edilmiş çekler gibi destekleyici belgeleri listeler; IRS kayıt tutma sayfası ise kayıtların bir beyannamedeki geliri veya indirimleri kanıtlamak için gerektiği sürece saklanmasını söyler. Ortak kullanılan tek bir hesap için şunları toplayın:

• Her mülk için bir kira defteri: kiracı, ödenecek tutar, alınma tarihi.
• Her ay defterlerle mutabık hale getirilmiş tüm banka hesap özetleri.
• Her mevduatta not edilmiş bir mülk ve kaynak, her ödemede not edilmiş bir mülk.
• Mülk adresini gösteren faturalar ve makbuzlar.
• Her kredinin aylık özetleri ve yıl sonu Form 1098'i.
• Kiralık mülk sahibinin adını ve depozitoyu gösteren her kira sözleşmesi.
• Varsa yöneticinin sahip özetleri.
• Ortak fatura bölüşümleri ve hesaplar arası her transfer için kısa bir yazılı not.

Ne kadar süre saklanacağı ve nakit onarımı neyin kanıtladığı için bkz. kiralık mülk kayıtları ve makbuzları.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Tek sahipli bir LLC'de üç dubleks

Bir kiralık mülk sahibi, kurum olarak vergilendirilme seçimi olmayan bir LLC'nin tek üyesidir ve LLC üç dubleksin sahibidir. LLC'nin tek bir işletme hesabı ve eyaletinin depozito yasasının izin verdiği şekilde kurulmuş, kiracı depozitoları için ayrı bir hesabı vardır. Her mevduat ve fatura A, B veya C dubleksine etiketlenir ve hesap her ay mutabık hale getirilir. Yıl sonunda etiketler üç Schedule E sütununu doldurur: örneğin B dubleksi $48.000 kira almış ve $30.000 etiketli maliyet taşır; bu yüzden sütunu amortismandan önce $18.000 gösterir.

Dört Florida LLC'sinde dört ev

Bir yatırımcı, her biri kendi tek sahipli LLC'sinde olan dört eve sahiptir. Her LLC'nin kendi işletme hesabı vardır ve kiracısının $2.000 depozitosunu, Florida yasasının izin verdiği seçeneklerden biri olarak Florida'daki bir finans kuruluşunda ayrı bir hesapta tutar. Dört depozito hesabı birlikte kira olmayan $8.000 tutar. Hiçbiri kurum olarak vergilendirilmeyi seçmemiştir; bu yüzden dört LLC de gelir vergisi bakımından yok sayılır ve dört ev de sahibin Schedule E'sine gider: dört mülk iki schedule gerektirir, birleşik toplamlar birinde yer alır.

Kişisel hesapta bir yıllık kira

Boston'da iki daireli bir evin sahibi, her iki birimi aylık $1.200'a kiraladı ve aylık $2.400'ı 12 ay boyunca kişisel bir hesapta topladı; toplam $28.800. Sahip, mevduatları hesap özetlerinden listeler, kira defterlerine kira olarak kaydeder ve kişisel hesaptan ödenen kira faturalarını kira gideri olarak kaydeder. Bir birim el değiştirdiğinde, yeni kiracının en fazla bir aylık kira ($1.200) olan depozitosu, Massachusetts'teki bir bankada faizli ayrı bir hesaba konur ve kiracı 30 gün içinde bankanın adını ve yerini, tutarı ve hesap numarasını veren bir makbuz alır. Mevcut kiracıların zaten ödediği depozitolar aynı kontrolden geçer (yukarıdaki 3. adım). O yılın beyannamesi kirayı dışarıda bıraktıysa, bu kaçırılmış yıl sorusudur: bkz. kiralık mülk defterlerinin tamamlanması.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İkinci ila beşinci mülkü ekliyorsunuz, birkaç LLC'nin kirası ve depozitoları kişisel bir hesapta karışık duruyor, bir kredi veren veya ortak her mülkün rakamlarını istiyor ya da defterler yıllarca geride: hesap yapısı, karışmış paranın temizlenmesi ve mülk bazlı defterler profesyonel muhakeme gerektirir. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Her kiralık kendi LLC'sinde ya da bir LLC kurup kurmamaya karar veriyorsunuz: bkz. kiralık mülk başına LLC defterleri, banka hesapları ve beyannameler ve LLC içinde kiralık mülk.
• Kişisel ve kira parası zaten karışık ya da defterler geride: bkz. karışmış fonları düzeltme ve kiralık mülk defterlerinin tamamlanması.
• Kiralığın sahibi iki veya daha fazla kişi: bkz. ortak sahipli kiralık mülk: Schedule E mi, ortaklık beyannamesi mi.
• Kirayı bir yönetici topluyor: bkz. sahip özetini defterlere çevirmek.
• Siz ya da bir ortak sahip ABD dışında yaşıyor: mukim olmayan sahiplerde beyan ve stopaj farklıdır. Bkz. mukim olmayan kiralık mülk sahipleri veya Kanadalılar için ABD'de kiralık mülkü olan Kanadalılar.
• Kira bir rezervasyon platformu üzerinden geliyor: ödeme ücretler düşülmüş net tutar olabilir; bu yüzden mevduat kira değildir. Bkz. kısa süreli kiralama platformu ödemeleri: brüt mü net mi.