Ghi sổ tiền đặt cọc thuê nhà: khoản nợ hay thu nhập?

Tiền đặt cọc bảo đảm của người thuê có phải thu nhập khi tôi nhận không?

Tiền đặt cọc bảo đảm không phải thu nhập cho thuê khi bạn nhận nếu bạn định trả lại, hoặc có thể bị yêu cầu trả lại, cho người thuê khi hợp đồng thuê kết thúc. Nó trở thành thu nhập trong năm bạn giữ lại. Nếu hợp đồng thuê ghi số tiền đó sẽ là tiền thuê tháng cuối, thì đó là tiền thuê trả trước và được tính khi bạn nhận (Publication 527; Tax Topic 414). Trong sổ sách, hãy ghi tiền đặt cọc có thể hoàn lại là khoản nợ phải trả: ghi nợ Ngân hàng, ghi có "Tiền đặt cọc của người thuê đang giữ", không ghi vào tiền thuê.

IRS nêu khi nào tiền đặt cọc được tính là thu nhập. IRS không nêu dùng tài khoản nào. Ghi tiền đặt cọc là khoản nợ phải trả, như trình bày bên dưới, là thực hành ghi sổ giúp sổ sách khớp với quy tắc đó. Tiền đặt cọc bị ghi là tiền thuê sẽ làm thu nhập bị khai quá cao ngay khi nhận, và khoản hoàn trả sau đó lại hiện ra như một chi phí giả. Tiền đặt cọc trộn vào tài khoản riêng của bạn có thể vi phạm quy tắc giữ tiền của tiểu bang và khiến sổ sách không cho thấy bạn nợ mỗi người thuê bao nhiêu.

Trường hợp tiền đặt cọc không còn đơn giản nếu:

• hợp đồng thuê gọi khoản tiền là "tiền thuê tháng cuối" hoặc ghi rằng có thể dùng nó cho tiền thuê cuối cùng;
• người thuê rời đi khi còn nợ tiền thuê hoặc để lại hư hỏng và bạn đã giữ lại một phần tiền đặt cọc;
• tiền đặt cọc đã vào tài khoản riêng của bạn, hoặc đã bị ghi là tiền thuê ở các năm trước, và nhiều hợp đồng thuê hay nhiều năm cần phân loại lại trước khi nộp tờ khai;
• tiền đặt cọc được trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản và không có hợp đồng thuê hay biên lai;
• công ty quản lý nhà giữ tiền đặt cọc, hoặc bạn đã bán một căn cho thuê khi người thuê vẫn đang ở;
• một pháp nhân sở hữu căn cho thuê. LLC một thành viên chưa bầu chọn tính thuế như công ty nhìn chung được khai trên tờ khai của chủ sở hữu, bằng Schedule E với bất động sản cho thuê (IRS), nên trang này áp dụng. Publication 527 và Tax Topic 414 được viết cho chủ nhà là cá nhân, nên với hợp danh (kể cả LLC có hai chủ sở hữu) hoặc công ty, hãy xác nhận với người chuẩn bị thuế cách khai từng trường hợp. Xem sổ sách cho mỗi căn cho thuê trong một LLC và bất động sản cho thuê trong LLC.

Hãy chuẩn bị trước: từng hợp đồng thuê (số tiền đặt cọc, có hoàn lại hay được dùng cho tháng cuối), bằng chứng người thuê đã trả gì và khi nào (gồm mọi biên lai, tin nhắn hoặc hồ sơ chuyển khoản cho thấy số tiền đặt cọc và ngày), sao kê ngân hàng cho thấy tiền nằm ở đâu, biên bản kiểm tra khi trả nhà kèm hóa đơn sửa chữa, và mọi báo cáo của công ty quản lý.

Bút toán và tài khoản nào khi nhận tiền đặt cọc thuê nhà?

Hãy ghi từng khoản tiền đặt cọc có thể hoàn lại vào một tài khoản nợ ngắn hạn khác, như "Tiền đặt cọc của người thuê đang giữ", gắn với căn nhà và người thuê. Tiền đặt cọc không phải tài sản của bạn: bạn giữ tiền mặt nhưng phải trả lại, nên nó chỉ vào thu nhập cho thuê nếu bạn giữ lại. Hệ thống tài khoản kế toán cho bất động sản cho thuê cho thấy tài khoản này nằm ở đâu cạnh các tài khoản Schedule E.

Các bút toán dưới đây giả định phương pháp tiền mặt, mà đa số cá nhân dùng: tiền thuê được tính khi bạn nhận và chi phí được tính khi bạn trả (Tax Topic 414).

Nếu tiền đặt cọc nằm trong tài khoản ngân hàng riêng, hãy ghi nợ tài khoản đó thay vì Ngân hàng. Chuyển tiền giữa các tài khoản của bạn là chuyển khoản, không phải thu nhập hay chi phí. Số dư "Tiền đặt cọc của người thuê đang giữ" phải bằng số tiền đặt cọc chưa trả lại theo các hợp đồng thuê của bạn vào bất kỳ ngày nào.

Theo phương pháp dồn tích, tiền thuê được tính khi phát sinh, không phải khi được trả (Publication 527). Tiền thuê chưa trả đã ghi là thu nhập sẽ được xóa bằng tiền đặt cọc, không ghi hai lần.

Nếu "tiền đặt cọc" thực ra là tiền thuê tháng cuối thì sao?

Số tiền mà hợp đồng thuê ghi sẽ trả tiền thuê tháng cuối của người thuê là tiền thuê trả trước. Bạn tính nó vào thu nhập khi nhận, không phải khi bạn dùng nó cho tháng cuối (Tax Topic 414). Tiền thuê trả trước là mọi khoản nhận được trước kỳ mà nó chi trả, và được tính trong năm nhận bất kể phương pháp kế toán của bạn (Publication 527).

Hãy đọc hợp đồng thuê, không đọc nhãn. Tiền giữ để bảo đảm hư hỏng và tiền thuê chưa trả là tiền đặt cọc. Tiền mà hợp đồng thuê gán cho tháng cuối là tiền thuê trả sớm. Hãy ghi nó vào tài khoản tiền thuê khi nhận và ghi chú tháng mà nó chi trả trong danh sách những gì mỗi người thuê nợ và đã trả.

Luật tiểu bang vẫn có thể coi khoản tiền này là của người thuê. Massachusetts yêu cầu biên lai và tiền lãi đối với tiền thuê trả trước cho tháng cuối (section 15B(2)). Luật về tiền đặt cọc của Florida bao gồm tiền thuê trả trước cho kỳ khác ngoài kỳ thuê liền kề kế tiếp (section 83.49(1)). Luật thuế và luật tiểu bang trả lời những câu hỏi khác nhau, nên hãy làm rõ hợp đồng thuê chưa rõ trước khi ghi sổ.

Người thuê rời đi khi còn nợ tiền thuê hoặc để lại hư hỏng: khi nào tiền đặt cọc thành thu nhập, và tôi khấu trừ gì?

Tiền đặt cọc trở thành thu nhập trong năm bạn giữ lại. Publication 527 nêu cần tính vào thu nhập số tiền bạn giữ lại khi người thuê không thực hiện đúng hợp đồng thuê. Tax Topic 414 đưa ra hai ví dụ: người thuê vi phạm hợp đồng thuê bằng cách rời đi sớm, hoặc làm hư hỏng tài sản và bạn phải sửa chữa.

• Tiền thuê chưa trả hoặc dọn đi sớm. Tính số tiền bạn giữ lại vào thu nhập năm đó. Chủ nhà dùng phương pháp tiền mặt không thể khấu trừ tiền thuê không thu được (Publication 527), nên khi dùng tiền đặt cọc để bù là lúc khoản tiền thuê đó lần đầu vào thu nhập.
• Hư hỏng. Nếu thông lệ của bạn là khấu trừ chi phí sửa chữa như chi phí, hãy tính số tiền bạn giữ lại vào thu nhập năm đó. Chỉ khi thông lệ của bạn là không khấu trừ chúng thì phần tiền đặt cọc bù các chi phí đó mới được loại ra (Tax Topic 414).

Trên Schedule E, tiền đặt cọc bạn giữ lại được tính cùng thu nhập cho thuê khác ở dòng 3 (hướng dẫn Schedule E). Sau đó khấu trừ khoản sửa chữa như một chi phí theo số tiền công việc thực sự tốn của bạn, có thể khác với số tiền đặt cọc bạn đã giữ lại. Công việc là sửa chữa hay cải tạo được nêu trong sửa chữa hay cải tạo cho nhà cho thuê. Phần người thuê còn nợ vượt quá tiền đặt cọc không phải thu nhập theo phương pháp tiền mặt cho đến khi bạn thu được.

IRS nêu cần tính số tiền vào thu nhập trong năm bạn giữ lại, và cả hai nguồn đều không xác định thời điểm chính xác. Quy tắc tiểu bang đặt ra quy trình đòi khoản giữ lại. Với đa số căn hộ ở, New York yêu cầu gửi bản kê chi tiết và trả lại số dư trong vòng 14 ngày sau khi người thuê rời đi, nếu không chủ nhà mất quyền giữ lại bất kỳ phần nào của tiền đặt cọc (General Obligations Law 7-108). Massachusetts yêu cầu trả lại tiền đặt cọc, trừ các khoản khấu trừ hợp pháp, trong vòng 30 ngày sau khi hợp đồng thuê kết thúc. Khoản khấu trừ cho hư hỏng cần một danh sách chi tiết được tuyên thệ chịu trách nhiệm trước hình phạt khai man, kèm ước tính, hóa đơn hoặc biên lai, trong thời hạn đó, nếu không bên cho thuê mất quyền giữ lại bất kỳ phần nào của tiền đặt cọc (section 15B(4) và (6)). Florida yêu cầu trả lại tiền đặt cọc trong vòng 15 ngày nếu chủ nhà không đưa ra yêu cầu giữ lại. Để đưa ra yêu cầu, chủ nhà phải gửi thông báo trong vòng 30 ngày bằng thư bảo đảm hoặc e-mail đủ điều kiện, và người thuê có 15 ngày để phản đối. Bỏ lỡ thông báo sẽ mất quyền khấu trừ từ tiền đặt cọc, dù chủ nhà vẫn có thể kiện đòi bồi thường sau khi trả lại. Người thuê rời đi sớm hoặc thuê theo kỳ phải báo trước bằng văn bản 7 ngày kèm địa chỉ trừ khi hợp đồng thuê quy định khác, và nếu thiếu thì chủ nhà không cần gửi thông báo yêu cầu giữ lại (section 83.49(3) và (5)). Tiền bạn phải trả lại không phải thu nhập. Nếu việc dọn đi và yêu cầu giữ lại rơi vào các năm khác nhau, hãy hỏi người chuẩn bị thuế năm nào áp dụng.

Bút toán nào khi tôi trả lại toàn bộ tiền đặt cọc?

Ghi nợ "Tiền đặt cọc của người thuê đang giữ" và ghi có Ngân hàng toàn bộ số tiền. Thu nhập và chi phí cho thuê không thay đổi, vì tiền đặt cọc chưa bao giờ là thu nhập (Publication 527).

Đừng ghi khoản hoàn trả là chi phí hay khoản giảm tiền thuê. Tiền đặt cọc bị ghi là tiền thuê khi nhận rồi hoàn lại như chi phí về sau sẽ làm tiền thuê năm đầu và chi phí năm thứ hai bị khai quá cao, và Schedule E hiện cả hai dòng đều quá cao.

Tiền đặt cọc có cần tài khoản ngân hàng riêng không, và luật tiểu bang nói gì về việc giữ tiền?

Cả Publication 527 lẫn Tax Topic 414 đều không nêu tiền đặt cọc phải được giữ ở đâu. Luật tiểu bang thì có, và mỗi nơi một khác. Ba ví dụ cho thấy mức độ khác nhau:

Tiểu bang của bạn có thể khác cả ba nơi này. Hãy tìm trên trang web của cơ quan lập pháp tiểu bang bạn đạo luật về quan hệ chủ nhà–người thuê hoặc tiền đặt cọc bảo đảm, và đọc nơi tiền đặt cọc phải được giữ, có phải trả lãi không, hạn trả lại và thông báo cho các khoản khấu trừ. Bỏ qua bước giữ tiền phải trả giá: ở Massachusetts, người thuê có thể đòi lại tiền đặt cọc ngay lập tức, bên cho thuê mất quyền giữ lại bất kỳ phần nào, và người thuê có thể được tòa tuyên bồi thường gấp ba lần tiền đặt cọc cộng tiền lãi (section 15B(3), (6) và (7)).

Nếu tiền đặt cọc đã trộn vào tài khoản riêng của bạn, khoản nợ vẫn tồn tại, và sổ sách phải cho thấy bạn nợ mỗi người thuê bao nhiêu. Về việc có nên mở tài khoản cho từng căn hay không, xem tài khoản ngân hàng riêng cho mỗi căn cho thuê.

Tiền lãi của tiền đặt cọc thuộc về ai, và xử lý Form 1099-INT thế nào?

Nếu tiền lãi của tiền đặt cọc thuộc về người thuê, toàn bộ số tiền trên Form 1099-INT vẫn được khai trên tờ khai của bạn và phần của người thuê được trừ ra dưới dạng khoản phân phối đứng tên hộ (nominee distribution, tức tiền lãi trả cho bạn nhưng thuộc về người khác). Nếu luật tiểu bang cho phép bạn giữ toàn bộ tiền lãi, thì không có gì để chia. Một khoản nhỏ vẫn có thể thuộc về người thuê: luật tiểu bang quyết định ai sở hữu, còn mức báo cáo bên dưới chỉ quyết định có cần biểu mẫu hay không.

Luật tiểu bang quyết định tiền lãi là của ai. Theo bảng trên, tiền lãi ở New York là của người thuê trừ phần phí của người giữ, tiền lãi ở Massachusetts là của người thuê đến mức theo luật (hoặc số ngân hàng đã trả nếu thấp hơn), và ở Florida tùy cách chủ nhà đã chọn. Publication 550 mô tả tiền lãi đứng tên hộ nói chung và không nhắc đến tiền đặt cọc của người thuê. Áp dụng nó cho phần của người thuê là cách hiểu thông thường, nên hãy xác nhận với người chuẩn bị thuế.

Ngân hàng thường phát hành Form 1099-INT theo tên và số trên tài khoản, nên nó ghi toàn bộ số tiền cho bạn. Trên tờ khai cá nhân, các bước đứng tên hộ trong Publication 550 là:

1. Khai toàn bộ số tiền trên 1099-INT ở Schedule B, Part I, dòng 1 (thu nhập lãi).
2. Dưới một dòng tổng phụ, ghi "Nominee Distribution" và số tiền thuộc về người khác, rồi trừ nó đi.
3. Lập Form 1099-INT với tư cách bên trả cho từng chủ sở hữu khác và gửi cho người đó một bản chậm nhất vào ngày 31 tháng 1 sau năm phát sinh tiền lãi. Nộp cho IRS chậm nhất vào ngày 28 tháng 2, hoặc ngày 31 tháng 3 nếu nộp điện tử; ngày rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ sẽ dời sang ngày làm việc kế tiếp. Nếu tổng cộng có từ mười tờ khai thông tin trở lên, nhìn chung phải nộp điện tử (e-file), và Form 1096 chỉ đi kèm khi nộp bằng giấy (Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin). Không cần biểu mẫu cho vợ/chồng của bạn. Bạn cần tên và mã số thuế của từng người thuê cho biểu mẫu đó.

Số tiền đứng tên hộ bị giới hạn ở khoản lãi mà tài khoản thực sự kiếm được cho người thuê. Nếu luật tiểu bang buộc bạn trả người thuê nhiều hơn số tài khoản kiếm được, phần thêm đến từ tiền của chính bạn và không phải tiền lãi đứng tên hộ; hãy hỏi người chuẩn bị thuế cách xử lý.

Hướng dẫn Form 1099-INT đặt mức báo cáo ở $10 cho mỗi người. Phần bạn giữ lại, như phí của New York, ở lại với bạn. Các ấn phẩm của IRS không nêu cách xếp loại nó, nên hãy hỏi người chuẩn bị thuế nên khai ở đâu.

Publication 550 được viết cho tờ khai cá nhân. Hợp danh hoặc công ty khai tiền lãi trên tờ khai riêng của mình, nên người chuẩn bị thuế xác nhận nơi trừ số tiền đứng tên hộ.

Tôi ghi thế nào tiền đặt cọc thú cưng, phí dọn dẹp và các khoản phí không hoàn lại?

Hãy hỏi liệu có phần nào của số tiền có thể trả lại cho người thuê không. Nếu có, đó là tiền đặt cọc và theo các phần ở trên, dù hợp đồng thuê gọi nó là gì, cho đến khi bạn dùng nó bù một khoản chi phí. Nếu nó không bao giờ có thể trả lại, đó không phải tiền đặt cọc.

Thu nhập cho thuê là mọi khoản bạn nhận được để sử dụng hoặc chiếm giữ tài sản (Publication 527). Các ấn phẩm của IRS không nêu tên phí thú cưng hay phí dọn dẹp, nên dòng không hoàn lại áp dụng quy tắc chung đó.

Luật tiểu bang có thể giới hạn các khoản thu này. Massachusetts liệt kê những gì bên cho thuê được yêu cầu vào hoặc trước khi bắt đầu hợp đồng thuê: tiền thuê tháng đầu và tháng cuối, tiền đặt cọc bảo đảm không quá tiền thuê tháng đầu, và chi phí chìa khóa và ổ khóa. Đạo luật cho phép quy định của tiểu bang cho phép một khoản phí thay cho tiền đặt cọc (section 15B(1)). Một khoản phí thú cưng hoặc dọn dẹp riêng ở đó cần được kiểm tra theo luật tiểu bang trước.

Điều gì xảy ra với tiền đặt cọc khi tôi bán tài sản hoặc có công ty quản lý giữ tiền?

Khi bạn bán một căn cho thuê mà người thuê vẫn đang ở, luật tiểu bang quy định cách chuyển tiền đặt cọc của người thuê cho người mua, và khoản nợ của bạn đối với căn nhà đó chỉ được xóa khỏi sổ sách khi các bước chuyển giao theo luật tiểu bang của bạn hoàn tất, như trong ba ví dụ sau:

• New York. Người giữ giao tiền đặt cọc khi chuyển nhượng quyền sở hữu (deed) hoặc trong vòng năm ngày sau đó và thông báo cho người thuê bằng thư bảo đảm hoặc thư đăng ký. Sau đó người bán được giải phóng khỏi trách nhiệm với người thuê (General Obligations Law 7-105).
• Massachusetts. Bên cho thuê chuyển tiền đặt cọc cùng tiền lãi đã tích lũy. Người mua chịu trách nhiệm từ khi chuyển giao và thông báo cho người thuê trong vòng 45 ngày. Nếu người bán không chuyển tiền đặt cọc, người mua vẫn gánh trách nhiệm với người thuê, nên hãy kiểm tra tiền đặt cọc của từng người thuê khi đóng giao dịch. Người bán vẫn chịu trách nhiệm cho đến khi việc chuyển giao và thông báo hoàn tất hoặc tiền đặt cọc được trả lại (section 15B(5)).
• Florida. Tiền đặt cọc và tiền thuê trả trước được chuyển kèm tiền lãi đã phát sinh và bản đối chiếu. Khi tiền và hồ sơ đã được chuyển và biên nhận bằng văn bản đã được gửi, người bán hết nghĩa vụ giữ tiền (section 83.49(7)).

Bản kê đóng giao dịch cho thấy khoản chuyển giao được thanh toán thế nào. Xem bản kê đóng giao dịch của nhà cho thuê trong sổ sách.

Công ty quản lý nhà giữ tiền đặt cọc là giữ tiền của người thuê, không phải thu nhập của bạn. Chỉ số tiền được dùng bù tiền thuê hoặc hư hỏng thay mặt bạn mới là thu nhập. Ai chịu trách nhiệm trước người thuê tùy theo hợp đồng thuê, thỏa thuận quản lý và luật tiểu bang. Xem bản kê của công ty quản lý gửi chủ nhà trong sổ sách.

Ví dụ

Các số tiền chỉ mang tính minh họa và bằng đô la Hoa Kỳ.

Tiền đặt cọc được trả rồi được hoàn lại

Một người thuê trả US$2.000 tiền đặt cọc khi dọn vào. Bạn ghi nợ Ngân hàng US$2.000 và ghi có "Tiền đặt cọc của người thuê đang giữ" US$2.000. Thu nhập cho thuê không thay đổi. Khi người thuê dọn đi, bạn trả lại toàn bộ: ghi nợ "Tiền đặt cọc của người thuê đang giữ" và ghi có Ngân hàng, cùng US$2.000. Khoản nợ trở về không, và Schedule E không hiện thu nhập hay chi phí nào cho tiền đặt cọc.

Một người thuê rời đi sớm

Một người thuê vi phạm hợp đồng thuê và nợ US$1.500 tiền thuê, và căn nhà bị hư hỏng US$500. Bạn giữ toàn bộ US$2.000. Ghi nợ "Tiền đặt cọc của người thuê đang giữ" US$2.000 và ghi có "Thu nhập cho thuê khác" US$2.000, trong năm bạn giữ lại. Bạn trả cho nhà thầu US$500 trong năm đó để sửa hư hỏng và ghi vào Sửa chữa, nếu công việc là sửa chữa chứ không phải cải tạo và thông lệ của bạn là khấu trừ chi phí sửa chữa. Năm đó có US$2.000 thu nhập và US$500 chi phí. Nếu việc sửa tốn US$650, khoản khấu trừ sẽ là US$650: nó theo chi phí công việc, không theo số tiền bạn giữ lại.

Một tòa nhà tám căn ở New York

Bạn sở hữu một tòa nhà tám căn ở New York và giữ US$1.200 tiền đặt cọc của một người thuê trong tài khoản sinh lãi, tài khoản kiếm được US$24 trong năm. Đạo luật cho phép bạn giữ 1% mỗi năm của tiền đặt cọc, tức US$12, và US$12 còn lại thuộc về người thuê. Ngân hàng gửi Form 1099-INT US$24 đứng tên bạn. Trên tờ khai cá nhân, bạn khai US$24 trên Schedule B và trừ US$12 như khoản phân phối đứng tên hộ, theo các bước đứng tên hộ của Publication 550. Các bước đó dẫn đến việc lập Form 1099-INT với tư cách bên trả ghi US$12 cho người thuê, số này vượt mức báo cáo US$10 và cần mã số thuế của người thuê.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tiền đặt cọc đã bị ghi là thu nhập, trộn vào tài khoản riêng của bạn, hoặc nhiều hợp đồng thuê và nhiều năm cần phân loại lại trước khi nộp tờ khai: bút toán đúng tùy theo từng hợp đồng thuê và việc có áp dụng quy tắc giữ tiền của tiểu bang hay không, và các năm trước có thể cần điều chỉnh. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ trước khi nộp, hoặc nếu các tờ khai trước đã tính tiền đặt cọc là tiền thuê.
• Hợp danh hoặc công ty sở hữu căn cho thuê: sổ sách có thể dùng cùng tài khoản nợ phải trả, nhưng phương pháp kế toán và cách khai trên tờ khai tùy theo pháp nhân, nên hãy xác nhận trước. Bắt đầu với dịch vụ ghi sổ.
• Sổ sách cho thuê của bạn bị trễ nhiều năm: xem hoàn thiện sổ sách bất động sản cho thuê.
• Bạn đang quyết định đặt tiền đặt cọc ở đâu: xem tài khoản ngân hàng riêng cho mỗi căn cho thuê.
• Bạn cần biết phải lưu hồ sơ nào cho tiền đặt cọc và sửa chữa: xem hồ sơ và biên lai bất động sản cho thuê.
• Bạn hoặc chủ sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ: tiền đặt cọc bạn giữ lại vẫn là tiền thuê, và quy tắc nộp tờ khai cùng khấu trừ thuế khác đi; xem chủ nhà không cư trú.
• Bạn cho thuê qua nền tảng ngắn hạn có giữ tiền đặt cọc thiệt hại: xem khoản chi trả từ nền tảng cho thuê ngắn hạn trong sổ sách.