Depósito de garantía en alquileres: ¿pasivo o ingreso?

¿El depósito de garantía de un inquilino es ingreso cuando lo recibo?

Un depósito de garantía no es ingreso por alquiler cuando lo recibe si piensa devolverlo, o si puede estar obligado a devolverlo, al inquilino al final del contrato. Se convierte en ingreso en el año en que usted se lo queda. Si el contrato dice que el dinero será el alquiler del último mes, es alquiler adelantado y cuenta cuando lo recibe (Publication 527; Tax Topic 414). En los libros, registre un depósito reembolsable como un pasivo: debite Banco y acredite «Depósitos de inquilinos en custodia», no Alquiler.

El IRS (la autoridad tributaria federal de EE. UU.) dice cuándo un depósito cuenta como ingreso. No dice qué cuenta usar. Registrar el depósito como un pasivo, como se muestra abajo, es una práctica contable que mantiene los libros en línea con esa regla. Un depósito registrado como alquiler infla el ingreso cuando llega, y el reembolso posterior aparece como un gasto falso. Un depósito mezclado con su cuenta personal puede infringir una regla estatal de custodia y dejar a los libros sin poder mostrar lo que usted debe a cada inquilino.

Un caso de depósito no es sencillo si:

• el contrato llama al dinero «alquiler del último mes» o dice que puede aplicarse al alquiler final;
• un inquilino se fue debiendo alquiler o por daños y usted se quedó con parte del depósito;
• los depósitos se pusieron en su cuenta personal, o se registraron como alquiler en años anteriores, y hay que reclasificar varios contratos o años antes de presentar una declaración;
• un depósito se pagó en efectivo o por transferencia y no hay contrato ni recibo;
• un administrador de la propiedad tiene los depósitos, o usted vendió un alquiler con inquilinos en el inmueble;
• una entidad es dueña del alquiler. Una LLC de un solo miembro que no ha elegido el trato de corporación por lo general se reporta en la declaración de su propietario, en el Schedule E si es un alquiler (IRS), por lo que esta página se aplica. La Publication 527 y el Tax Topic 414 están escritos para arrendadores individuales, así que, en el caso de una sociedad de personas (incluida una LLC de dos propietarios) o de una corporación, confirme con el preparador cómo se reporta cada caso. Vea libros de una LLC por cada alquiler y una propiedad de alquiler en una LLC.

Reúna cada contrato (monto del depósito, si es reembolsable o se aplica al último mes), el comprobante de lo que pagó cada inquilino y cuándo (incluido cualquier recibo, mensaje de texto o registro de transferencia que muestre el monto y la fecha de un depósito), el estado de cuenta bancario que muestre dónde está el dinero, las inspecciones de salida con las facturas de reparación, y cualquier estado de cuenta del administrador.

¿Cuál es el asiento contable y la cuenta cuando entra un depósito de alquiler?

Registre cada depósito reembolsable en una cuenta de otros pasivos corrientes, como «Depósitos de inquilinos en custodia», asociada a la propiedad y al inquilino. Un depósito no es un activo para usted: el efectivo está en su poder, pero lo debe devolver, así que llega a los ingresos por alquiler solo si usted se lo queda. El catálogo de cuentas de una propiedad de alquiler muestra dónde queda esta cuenta junto a las cuentas del Schedule E.

Los asientos de abajo suponen el método de efectivo, que usan la mayoría de las personas: el alquiler cuenta cuando se recibe y los gastos cuando se pagan (Tax Topic 414).

Si los depósitos están en su propia cuenta bancaria, debite esa cuenta en lugar de Banco. Mover efectivo entre sus cuentas es una transferencia, no un ingreso ni un gasto. El saldo de «Depósitos de inquilinos en custodia» debe ser igual a los depósitos sin devolver de sus contratos en cualquier fecha.

Con el método de acumulación, el alquiler cuenta cuando se gana, no cuando se paga (Publication 527). El alquiler impago que ya se registró como ingreso se cancela contra el depósito, no se registra dos veces.

¿Y si el «depósito» es en realidad el alquiler del último mes?

Un monto que el contrato dice que pagará el alquiler del último mes del inquilino es alquiler adelantado. Se incluye en el ingreso cuando se recibe, no cuando se aplica al último mes (Tax Topic 414). El alquiler adelantado es cualquier monto recibido antes del período que cubre, y cuenta en el año en que se recibe sea cual sea su método contable (Publication 527).

Lea el contrato, no la etiqueta. El dinero retenido para cubrir daños y alquiler impago es un depósito. El dinero que el contrato asigna al último mes es alquiler pagado por adelantado. Regístrelo en la cuenta de alquiler cuando lo reciba y anote el mes que cubre en la lista de lo que cada inquilino debe y paga.

La ley estatal aún puede tratar este dinero como del inquilino. Massachusetts exige un recibo e intereses sobre el alquiler pagado por adelantado para el último mes (sección 15B(2)). La ley de depósitos de Florida abarca el alquiler adelantado distinto del correspondiente al siguiente período de alquiler inmediato (sección 83.49(1)). Las normas tributarias y la ley estatal responden preguntas distintas, así que aclare un contrato dudoso antes de registrarlo.

El inquilino se fue debiendo alquiler o por daños: ¿cuándo se convierte el depósito en ingreso y qué deduzco?

Un depósito se convierte en ingreso en el año en que usted se lo queda. La Publication 527 dice que se incluya lo que usted se queda cuando el inquilino no cumple el contrato. El Tax Topic 414 da dos ejemplos: el inquilino rompe el contrato al irse antes, o daña la propiedad y usted debe repararla.

• Alquiler impago o salida anticipada. Incluya en el ingreso de ese año el monto que se queda. Un arrendador con método de efectivo no puede deducir el alquiler que no cobró (Publication 527), así que aplicar el depósito es el momento en que ese alquiler llega por primera vez al ingreso.
• Daños. Si su práctica es deducir los costos de reparación como gastos, incluya en el ingreso de ese año el monto que se queda. Solo si su práctica es no deducirlos queda fuera la parte del depósito que reembolsa esos costos (Tax Topic 414).

En el Schedule E, un depósito que usted se queda va junto con sus demás ingresos por alquiler en la línea 3 (instrucciones del Schedule E). Luego deduzca la reparación como gasto por lo que le costó el trabajo, que puede diferir del monto del depósito que se quedó. Si el trabajo es una reparación o una mejora se explica en reparación o mejora en un alquiler. Cualquier monto que el inquilino aún deba por encima del depósito no es ingreso con el método de efectivo hasta que usted lo cobre.

El IRS dice que se incluya el monto en el ingreso en el año en que usted se lo queda, y ninguna de las dos fuentes define el momento. Las reglas estatales fijan el proceso de reclamo. Para la mayoría de las unidades de vivienda, Nueva York exige una declaración detallada y la devolución del saldo dentro de los 14 días siguientes a que el inquilino se va, o el arrendador pierde todo derecho a quedarse con parte del depósito (General Obligations Law 7-108). Massachusetts exige devolver el depósito, menos las deducciones legales, dentro de los 30 días siguientes al fin del arrendamiento. Una deducción por daños requiere una lista detallada jurada bajo pena de perjurio, con estimaciones, facturas o recibos, dentro de ese plazo, o el arrendador pierde el derecho a quedarse con cualquier parte del depósito (sección 15B(4) y (6)). Florida exige devolver el depósito dentro de 15 días si el arrendador no hace ningún reclamo. Para reclamar, el arrendador debe enviar un aviso dentro de 30 días por correo certificado o por correo electrónico que cumpla los requisitos, y el inquilino tiene 15 días para objetar. No enviar el aviso hace perder el derecho a deducir del depósito, aunque el arrendador puede demandar por daños después de devolverlo. Un inquilino que se va antes de tiempo o que tiene un arrendamiento periódico debe dar un aviso por escrito con 7 días de anticipación, con una dirección, salvo que el contrato disponga otra cosa, y sin él el arrendador no tiene que enviar el aviso de reclamo (sección 83.49(3) y (5)). El dinero que usted debe devolver no es ingreso. Si la salida y el reclamo caen en años distintos, pregunte a su preparador qué año corresponde.

¿Cuál es el asiento cuando devuelvo el depósito completo?

Debite «Depósitos de inquilinos en custodia» y acredite el banco por el monto total. Los ingresos y gastos del alquiler no cambian, porque el depósito nunca fue ingreso (Publication 527).

No registre el reembolso como un gasto ni como una reducción del alquiler. Un depósito registrado como alquiler cuando llegó y reembolsado después como un gasto infla el alquiler del primer año y los gastos del segundo, y el Schedule E muestra ambas líneas demasiado altas.

¿El depósito necesita su propia cuenta bancaria y qué dicen las leyes estatales sobre mantenerlo?

Ni la Publication 527 ni el Tax Topic 414 dicen dónde debe mantenerse un depósito. La ley estatal sí lo dice, y varía. Tres ejemplos muestran el rango:

Su estado puede ser distinto de los tres. Busque en el sitio web de la legislatura de su estado su ley sobre arrendadores e inquilinos o sobre depósitos de garantía, y lea dónde debe mantenerse el depósito, si se deben intereses, el plazo para devolverlo y el aviso para las deducciones. Omitir el paso de custodia tiene un costo: en Massachusetts el inquilino puede exigir la devolución inmediata del depósito, el arrendador pierde el derecho a quedarse con cualquier parte, y al inquilino se le puede otorgar el triple del depósito más intereses (sección 15B(3), (6) y (7)).

Si los depósitos ya están mezclados con su cuenta personal, el pasivo sigue existiendo, y los libros deben mostrar lo que usted debe a cada inquilino. Para decidir si abrir una cuenta por cada propiedad, vea una cuenta bancaria por cada alquiler.

¿De quién son los intereses que genera un depósito y cómo se maneja un Form 1099-INT?

Si los intereses de un depósito pertenecen al inquilino, el monto completo del Form 1099-INT igual va en su declaración y la parte del inquilino se resta como una distribución a nombre de otro (nominee distribution: intereses pagados a usted que pertenecen a otra persona). Si la ley estatal le permite quedarse con todos los intereses, no hay nada que dividir. Un monto pequeño aún puede ser del inquilino: la ley estatal decide de quién es, y el nivel de reporte que se indica abajo solo decide si se necesita un formulario.

La ley estatal decide de quién son los intereses. Según la tabla de arriba, los intereses de Nueva York son del inquilino menos la comisión de quien los tiene, los de Massachusetts son del inquilino hasta la tasa fijada por ley (o lo que pagó el banco, si es menos), y los de Florida dependen del método que eligió el arrendador. La Publication 550 describe los intereses a nombre de otro en general y no menciona los depósitos de inquilinos. Aplicarla a la parte de un inquilino es la lectura habitual, así que confírmelo con su preparador.

Un banco suele emitir el Form 1099-INT con el nombre y el número de la cuenta, por lo que le muestra a usted el monto total. En una declaración individual, los pasos de la Publication 550 para los intereses a nombre de otro son:

1. Reportar el monto completo del 1099-INT en el Schedule B, Parte I, línea 1 (ingresos por intereses).
2. Bajo un subtotal, escribir "Nominee Distribution" y el monto que pertenece a otra persona, y restarlo.
3. Preparar un Form 1099-INT como pagador para cada otro propietario y entregarle una copia a más tardar el 31 de enero después del año de los intereses. Presentarlo al IRS a más tardar el 28 de febrero, o el 31 de marzo si se presenta por vía electrónica; una fecha en fin de semana o feriado pasa al siguiente día hábil. Diez o más declaraciones informativas en total por lo general deben presentarse por vía electrónica, y el Form 1096 va solo con la presentación en papel (instrucciones generales para ciertas declaraciones informativas). No se necesita formulario para su cónyuge. Para ese formulario necesita el nombre y el número de identificación fiscal de cada inquilino.

El monto a nombre de otro se limita a los intereses que la cuenta realmente ganó para el inquilino. Si la ley estatal le obliga a pagar al inquilino más de lo que ganó la cuenta, la diferencia sale de sus propios fondos y no son intereses a nombre de otro; pregunte a su preparador cómo tratarla.

Las instrucciones del Form 1099-INT fijan el nivel de reporte en $10 por persona. La parte que usted se queda, como la comisión de Nueva York, sigue con usted. Las publicaciones del IRS no dicen cómo se clasifica, así que pregunte a su preparador dónde reportarla.

La Publication 550 está escrita para declaraciones individuales. Una sociedad de personas o una corporación reporta sus intereses en su propia declaración, por lo que el preparador confirma dónde se resta el monto a nombre de otro.

¿Cómo registro los depósitos por mascotas, las tarifas de limpieza y las tarifas no reembolsables?

Pregunte si alguna parte del dinero puede volver al inquilino. Si puede, es un depósito y sigue las secciones de arriba, sin importar cómo lo llame el contrato, hasta que lo aplique a un costo. Si nunca puede volver, no es un depósito.

El ingreso por alquiler es cualquier pago que usted recibe por el uso u ocupación de una propiedad (Publication 527). Las publicaciones del IRS no mencionan las tarifas por mascotas ni por limpieza, así que la fila de lo no reembolsable aplica esa regla general.

La ley estatal puede limitar estos cargos. Massachusetts enumera lo que un arrendador puede exigir al inicio del arrendamiento o antes: el primer y el último mes de alquiler, un depósito de garantía de no más que el primer mes de alquiler, y el costo de una llave y una cerradura. La ley permite que los reglamentos estatales autoricen una tarifa en lugar del depósito (sección 15B(1)). Allí, un cargo aparte por mascota o limpieza requiere primero revisar la ley estatal.

¿Qué pasa con los depósitos cuando vendo la propiedad o los tiene un administrador?

Cuando usted vende un alquiler con inquilinos en el inmueble, la ley estatal fija cómo pasan los depósitos de los inquilinos al comprador, y su responsabilidad por esa propiedad sale de los libros solo cuando se cumplen los pasos de transferencia de su estado, como en estos tres ejemplos:

• Nueva York. Quien tiene el depósito lo entrega en la escritura o dentro de los cinco días siguientes y avisa al inquilino por correo registrado o certificado. Entonces el vendedor queda libre de responsabilidad ante el inquilino (General Obligations Law 7-105).
• Massachusetts. El arrendador transfiere el depósito con los intereses acumulados. El comprador responde desde la transferencia y avisa al inquilino dentro de 45 días. Si el vendedor no transfiere el depósito, el comprador igual asume la responsabilidad ante el inquilino, así que revise el depósito de cada inquilino en el cierre. El vendedor sigue siendo responsable hasta que se hagan la transferencia y el aviso o se devuelva el depósito (sección 15B(5)).
• Florida. Los depósitos y los alquileres adelantados se transfieren con los intereses ganados y una rendición de cuentas. Cuando se transfieren los fondos y los registros y se envía un recibo por escrito, el vendedor queda libre del deber de custodia (sección 83.49(7)).

El estado de cierre muestra cómo se paga la transferencia. Vea el estado de cierre de un alquiler en los libros.

Un administrador de la propiedad que tiene depósitos tiene el dinero de los inquilinos, no su ingreso. Solo un monto aplicado al alquiler o a daños en su nombre es ingreso. Quién responde ante el inquilino depende del contrato, del acuerdo de administración y de la ley estatal. Vea el estado de cuenta del propietario del administrador en los libros.

Ejemplo

Los montos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses.

Un depósito pagado y devuelto

Un inquilino paga un depósito de US$2,000 al mudarse. Usted debita Banco por US$2,000 y acredita «Depósitos de inquilinos en custodia» por US$2,000. El ingreso por alquiler no cambia. Al mudarse el inquilino, usted devuelve todo: debita «Depósitos de inquilinos en custodia» y acredita Banco, ambos por US$2,000. El pasivo vuelve a cero, y el Schedule E no muestra ingreso ni gasto por el depósito.

Un inquilino se va antes de tiempo

Un inquilino rompe el contrato y debe US$1,500 de alquiler, y la unidad tiene US$500 de daños. Usted se queda con los US$2,000 completos. Debite «Depósitos de inquilinos en custodia» por US$2,000 y acredite «Otros ingresos de alquiler» por US$2,000, en el año en que se queda con el depósito. Ese año paga US$500 a un contratista para reparar el daño y lo registra como Reparaciones, si el trabajo es una reparación y no una mejora y su práctica es deducir los costos de reparación. El año muestra US$2,000 de ingreso y US$500 de gasto. Si la reparación hubiera costado US$650, la deducción sería de US$650: sigue lo que costó el trabajo, no lo que usted se quedó.

Un edificio de ocho unidades en Nueva York

Usted es dueño de un edificio de ocho unidades en Nueva York y mantiene el depósito de US$1,200 de un inquilino en una cuenta que genera intereses y que gana US$24 en el año. La ley le permite quedarse con el 1% al año del depósito, US$12, y los otros US$12 son del inquilino. El banco envía un Form 1099-INT por US$24 a su nombre. En su declaración individual, usted reporta US$24 en el Schedule B y resta US$12 como una distribución a nombre de otro, siguiendo los pasos de la Publication 550 para los intereses a nombre de otro. Esos pasos indican preparar un Form 1099-INT como pagador que muestre US$12 para el inquilino, lo cual supera el nivel de reporte de US$10 y requiere el número de identificación fiscal del inquilino.

¿Es distinto en su caso?

• Los depósitos se registraron como ingreso, se mezclaron con su cuenta personal, o hay que reclasificar varios contratos y años antes de presentar una declaración: el asiento correcto depende de cada contrato y de si se aplica una regla estatal de custodia, y puede que haya que corregir años anteriores. Busque ayuda con la contabilidad antes de presentar, o si declaraciones anteriores ya contaron los depósitos como alquiler.
• Una sociedad de personas o una corporación es dueña del alquiler: los libros pueden usar la misma cuenta de pasivo, pero el método contable y el trato en la declaración dependen de la entidad, así que confírmelos primero. Empiece con ayuda con la contabilidad.
• Los libros de su alquiler llevan años de atraso: vea cómo ponerse al día con la contabilidad de una propiedad de alquiler.
• Está decidiendo dónde deben estar los depósitos: vea una cuenta bancaria por cada alquiler.
• Necesita saber qué registros conservar de los depósitos y las reparaciones: vea registros y recibos de una propiedad de alquiler.
• Usted o el propietario viven fuera de EE. UU.: un depósito que usted se queda sigue siendo alquiler, y las reglas de presentación y de retención son distintas; vea propietarios no residentes que alquilan en EE. UU..
• Alquila por una plataforma de corto plazo que retiene depósitos por daños: vea los pagos de alquileres de corto plazo en los libros.