Kiralık Mülk Kayıtları: Makbuz Yoksa Ne Saklanır?

ABD'de kiralık mülk sahibi Schedule E için hangi kayıtları saklamalıdır?

Beyannamedeki her kira gelirini ve her indirimi doğrulamaya yetecek kayıtları saklayın. Kanun bunu zorunlu kılar (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), ama genellikle belirli bir kayıt türü şart koşmaz; her kalemi ispat yükü de mükelleftedir (IRS kayıt tutma). Schedule E talimatları, doğru belgeler olmazsa daha fazla vergi ödeyebileceğinizi ve ceza alabileceğinizi belirtir.

Schedule E talimatları ve Publication 527 kayıt saklamanızı söyler, ama hangi kayıtlar olduğunu sıralamaz. En yakın kaynaklar IRS'nin küçük işletme kayıtları sayfası ve Publication 583'tür. Bunları kiralık mülke uyguladığımızda ortaya şu çalışma listesi çıkar:

Şu durumlarda dosya basit değildir: kayıtlar birkaç yıldır eksiktir, IRS bir yazıyla Schedule E'yi belgelemenizi ister, satış yaklaşıyordur ve maliyet esası kayıtları kaybolmuştur, mülk birkaç kişinin ya da bir şirketin adınadır veya mülk sahibi yurt dışında yaşar. Aşağıdaki bölümler olağan durumu anlatır ve nerede bittiğini söyler.

Önce şunları toplayın: kira sözleşmeleri, kiralamaya dokunan her banka ve kart hesabının hesap özetleri, satın alma kapanış belgesi, Form 1098 ve Form 1099 belgeleri, emlak vergisi faturaları, varsa mülk yöneticisinin sahip hesap özetleri ve ödeme yaptığınız her çalışanın ad ve adresini içeren bir liste.

Hangi gelir kayıtları önemlidir: kira sözleşmeleri, kira defteri, yatırmalar ve platform raporları?

Mülkün kullanımı karşılığında aldığınız her tutarı, kimin ne zaman ödediğini gösteren kayıtları saklayın. ABD'de kira geliri yalnızca aylık kira değil, mülkün kullanımı veya işgali karşılığında yapılan her ödemedir (Publication 527).

• Kira sözleşmesi ve ekleri. Kirayı, depozito şartlarını ve hangi faturaları kimin ödediğini gösterir.
• Kira defteri. Her ödeme için bir satır: tarih, kiracı, mülk, tutar, yöntem. Her satırı bir banka, ödeme uygulaması veya havale kaydıyla eşleştirin. Nakit kira için makbuz verin ve makbuz defterini saklayın; Publication 583, makbuz defterlerini ve bankaya yatırma fişlerini brüt hasılat kayıtları arasında sayar.
• Depozitolar ve peşin kira. Depozitonun aldığınız anda gelir olup olmadığı, iade etmeniz gerekip gerekmeyeceğine bağlıdır. Peşin kira ise, son ayın kirası olacak depozito dahil, aldığınız anda gelirdir (Topic 414). Sözleşmedeki maddeyi ve depozito kaydını saklayın; uygulama kiralık mülk defterlerinde depozitolar rehberindedir.
• Platform raporları. Ödeme raporları ve Form 1099-K belgeleri platformun işlediği tutarı gösterir; bu, kazandığınız kiradan farklı olabilir. İkisini de saklayıp mutabakat yapın; bkz. ödeme platformunda kira için gelen belge.

Kiralık mülkte onarım veya gider indirimi için makbuz ya da fatura şart mı?

Kanun genellikle belirli bir belge istemez, ama kayıtlarınız birlikte beş şeyi göstermelidir: ödemeyi alan kişi, tutar, ödeme kanıtı, giderin doğduğu tarih ve neyin alındığının veya yapıldığının açıklaması. IRS, bunların hepsini karşılamak için birden çok belgenin gerekebileceğini söyler (IRS). Hangi mülke ait olduğunu da ekleyin.

Seyahat ve araç giderleri bunun istisnasıdır: kanun bunları ancak tutarı, zamanı ve yeri ile iş amacını yeterli kayıtlarla ya da kendi beyanınızı destekleyen yeterli delillerle ispatlarsanız kabul eder (26 U.S.C. 274(d); Publication 527). Bu rehberin geri kalanı olağan onarım, malzeme ve ücretleri ele alır.

Publication 583, gider belgesi olarak ödenmiş çekleri, kasa fişlerini, hesap özetlerini, kart satış fişlerini, faturaları ve küçük kasa fişlerini sayar. Küçük alımlar dahil genel makbuz kuralları makbuz şartları rehberindedir. Fotoğraf veya tarama, saklama yöntemi IRS testlerini karşılıyorsa kâğıdın yerini tutabilir; bkz. taranmış makbuzlar.

Kredi kartı işlem listesi yeter mi, yoksa her makbuz gerekli mi?

Hesap özeti tek başına ödemeyi kanıtlar, indirimi kanıtlamaz. Publication 583, giderin yapıldığını göstermek için satış fişi ve fatura gibi başka belgeleri de saklamanızı söyler.

Ödenmiş çek yoksa, bir finans kuruluşunun hazırladığı okunaklı bir hesap özeti, tutarı, ödemeyi alanı ve tarihi (çek ise çek numarasını) gösteriyorsa ödemeyi kanıtlayabilir.

Hesap özetindeki bir hırdavatçı harcaması, o mağazaya ödeme yaptığınızı gösterir. Ne aldığınızı, hangi mülke ait olduğunu veya işin onarım mı iyileştirme mi olduğunu göstermez. Mağazanın kalem kalem dökümünü ve her mülk için kısa bir not ekleyin. Hesap özetinden kendi yazdığınız liste, özetin kendisi değildir; aslını saklayın.

Tamirci fatura vermedi ve onarımı nakit ödedim; bunu ne kanıtlar?

Fatura yoksa ödemeyi alanı, tutarı, ödemeyi, tarihi ve amacı birlikte gösteren kayıtlar toplayın. İşi yapanın imzalı ayrıntılı bir beyanı bunların birkaçını karşılayabilir; eksikleri başka belgelerle tamamlayın.

Kayıtlar bir afette kaybolduğunda IRS, işi ve maliyeti doğrulayan yüklenici beyanlarını, fotoğrafları ile banka ve kart hesap özetlerini delil olarak sayar (IRS). Bunu neyin delil sayıldığına dair bir işaret olarak görün; günlük bir eksiklik için kural değildir.

İşi yapandan hemen bir beyan isteyin: adı, mülkün adresi, yapılan iş, tutar, ödeme tarihi ve beyanın yazıldığı tarih. Yazdığınız her notu yazdığınız gün tarihleyin ve ödeme anında hazırlanmış gibi görünen bir belge asla düzenlemeyin. Bkz. taşeronlara nakit ödeme.

Kaynakların netleştirmediği nokta. IRS'nin kayıt tutma sayfaları ile Publication 527 ve 583, hiç kaydı kalmamış bir giderin tahmin edilip edilemeyeceğini söylemez. Bu, olaylara bağlıdır ve desteği olmayan bir gider incelemede reddedilebilir. Seyahat ve araç giderleri istisnadır: yukarıda anlatılan kayıtlar gerekir. Burada anlatılanların hiçbiri indirimi garanti etmez. Bundan sonrası için fatura ile çek veya havale; tarihi, işi, tutarı ve ödemeyi kayıt altına alır.

Amortisman ve ileride yapılacak satış için hangi alım ve iyileştirme kayıtlarını saklamalıyım?

Kapanış belgesini, her iyileştirme faturasını ve her yılın amortismanını, mülkü elden çıkardığınız yılın zamanaşımı süresi bitene kadar saklayın (IRS). Bunlar bugün ayıracağınız amortismanı ve satıştaki kazanç veya zararı belirler (Publication 583). İkisini de maliyet esasınız belirler; kabaca ödediğiniz tutar artı iyileştirmeler eksi amortisman.

Kapanış belgesinin deftere işlenmesi için kapanış belgesini deftere işleme rehberine bakın. Onarım mı iyileştirme mi sorusu için onarım mı iyileştirme mi rehberine bakın. İndirilmemiş amortisman yılları için kaçırılan amortisman rehberine bakın.

Kiralık mülk kayıtlarını ne kadar süre saklarım ve satış yaparsam süre değişir mi?

Beyannamedeki bir kalemi destekleyen kayıtları, o beyannamenin zamanaşımı süresi bitene kadar saklayın (iade almak için beyannameyi düzeltme süreniz veya IRS'nin ek vergi tarh etme süresi); bu süre genellikle beyannameyi verdikten 3 yıl sonra biter. Mülke ait kayıtları, mülkü vergilendirilen bir işlemle elden çıkardığınız yılın süresi bitene kadar saklayın (IRS; Topic 305).

Satış yaptığınızda süre değişir: kiralığın alım ve iyileştirme kayıtları, kiralamanın bitişinden yıllarca sonra da gerekebilir. Daha uzun süreler de vardır: beyannamede gösterilen brüt gelirin %25 fazlasını beyan dışı bıraktıysanız 6 yıl (fazla gösterilen maliyet esası da eksik beyan sayılır, 26 U.S.C. 6501(e)); iade talebi için beyannameyi verdikten 3 yıl veya ödemeden 2 yıl, hangisi sonra ise; beyanname hiç verilmediyse veya hileliyse süre sınırı yoktur. Kiralık mülk zararı sonraki yıllara devrediliyorsa, gelir ve gider kayıtlarını ve zarar çalışma kâğıtlarını, devri kullanan beyannamenin süresi kapanana kadar saklayın (26 U.S.C. 469(b); 26 CFR 1.6001-1(e)). Genel kurallar iş kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir. Verilen beyannamelerin kopyalarını da saklayın. Kredi verenler ve sigortacılar daha uzun süre isteyebilir; IRS de atmadan önce bunu kontrol etmenizi söyler.

Tamirci ve temizlikçilerden ne toplamalıyım ve Form 1099 ne zaman vermem gerekir?

İlk ödemeden önce her çalışandan Form W-9 ve fatura isteyin. Tarihi, mülk adresini, işi ve tutarı gösteren bir fatura indirimi destekler; ödeme kanıtını da saklayın. IRS, ABD'deki ödeme alıcısından Form W-9 doldurmasını istemenizi önerir (genel talimatlar).

Ticari faaliyetiniz kapsamında yıl içinde hizmet karşılığı en az $2.000 ödediğiniz kişi için ve yedek stopaj kuralları gereği federal gelir vergisi kestiğiniz her alıcı için, tutar ne olursa olsun, Form 1099-NEC (ödeme bilgi belgesi) verirsiniz (talimatlar). 2025'e kadar yapılan ödemeler için eşik $600 idi. Belgeyi IRS'ye verin ve işi yapana bir kopyasını, ödeme yılını izleyen yılın 31 Ocak tarihine kadar verin (tarih hafta sonuna veya tatile denk gelirse sonraki iş günü). İşi yapan vergi kimlik numarası vermezse, bildirime tabi ödemelere %24 oranında yedek stopaj uygulanabilir ve bunu toplamayan ödeme yapan taraf, toplanmayan tutardan sorumlu olabilir (W-9 talimatları). Schedule E'nin A satırı, Form 1099 gerektiren ödemeler yapıp yapmadığınızı sorar.

Belirli bir kiralamanın ticari faaliyet sayılıp sayılmadığı ve hangi alıcıların hesaba katılacağı olaylara bağlıdır. Kişisel ödemeleri ve genellikle şirketlere yapılan ödemeleri siz bildirmezsiniz. Kartla yapılan ödemeleri ve üçüncü taraf ödeme ağı üzerinden yapılan ödemeleri siz değil, ödeme kuruluşu Form 1099-K ile bildirir; yalnızca banka hesapları arasında para taşıyan bir uygulama bu tür bir ağ değildir. Bu yüzden her ödemenin nasıl yapıldığını kaydedin ve banka havalelerini çalışanın toplamına dahil edin (26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv); 26 CFR 1.6050W-1, Örnek 3). Kimlerin sayıldığı kiralık mülk sahipleri için 1099 belgeleri rehberindedir.

Onarım güvenli limanları faturalara nasıl bağlıdır?

Her güvenli liman farklı bir kayda dayanır. Güvenli liman, bir giderin indirilip indirilmeyeceğini veya aktifleştirilip aktifleştirilmeyeceğini belirler; tutarı ve ödemeyi kanıtlama gereğini ortadan kaldırmaz.

Testler ve sınırlar, IRS'nin maddi varlıklar sayfasına ve 26 CFR 1.263(a)-3 dayanır ve onarım mı iyileştirme mi rehberinde anlatılır. Düzenleme de minimis sınırını fatura başına ya da faturayla belgelenen kalem başına koyar (26 CFR 1.263(a)-1(f)); bu yüzden faturasız bir nakit işi sınırın içine yerleştirmek zordur. Aynı faturadaki teslimat veya kurulum ücretleri de sınıra dahildir. Hiçbir IRS kaynağı, eksik bir faturanın yerine ne konabileceğini söylemez.

Önceki yıllardan eksik kalan kiralık mülk kayıtları için ne yapabilirim?

Kopyaları elinde tutanlara sorun ve gönderdiklerinden tarihli bir kayıt oluşturun. IRS'nin afetler için yazılmış yeniden oluşturma listesi, vergi mükelleflerini nereye yönlendirdiğini gösterir (IRS); mülk yöneticisi de ek bir kaynaktır:

1. Vergi kayıtları. Beyanname dökümleri (çevrimiçi ücretsiz), hesap dökümleri ve ücret ile gelir beyanları IRS üzerinden alınabilir (dökümler). Geçmiş bir beyannamenin fotokopisi Form 4506 ile istenir ve beyanname başına $30 tutar; IRS, afet talepleri için bu ücretten vazgeçer.
2. Satın alma belgeleri. Alımı yürüten tapu şirketi, emanet (escrow) şirketi veya kredi veren. Arazi ile binayı ayırmak için takdir değerleri ilçe değerleme dairesinden.
3. Banka ve kart hesap özetleri. Banka veya kart şirketi; geçmiş özetleri çoğu zaman çevrimiçi verir.
4. Kredi belgeleri. Form 1098 ve iyileştirme kredisi evrakı için kredi veren.
5. Yükleniciler. İşi ve maliyeti doğrulayan beyanlar.
6. Mülk yöneticisi. Geçmiş sahip hesap özetleri, Form 1099 belgeleri ve düzenledikleri işler için faturalar.

Şimdi oluşturduğunuz her şeyi oluşturduğunuz tarihle işaretleyin ve edindiğiniz belgeleri değiştirmeden saklayın. Yıllarca süren eksikler için kiralık mülk defterlerinin geriye dönük tamamlanması ve kaybolan makbuzlar rehberlerine bakın.

IRS bir yazıyla Schedule E'yi belgelememi isterse ne olur?

Yazıdaki yılları, kalemleri ve yanıt tarihini okuyun ve o tarihe kadar yanıt verin; IRS, son tarihe kadar yanıt vermenin itiraz haklarınızı güvence altına aldığını söyler (IRS). Yazıdaki talimatlara uyun ve istenen belgelerin kopyalarını ekleyin. Bir kayıt eksikse, yukarıdaki bölümlerden yeniden oluşturabildiklerinizi, oluşturduğunuz tarihle birlikte gönderin ve bulamadıklarınızı açıkça belirtin. Gerçekte olduğundan eski görünen bir belge asla düzenlemeyin. Ne göndereceğiniz ve eksikler hakkında ne söyleyeceğiniz yazıya ve kapsadığı yıllara bağlıdır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Faturasız nakit onarım

Kiralık mülk sahibi, kiralık dairedeki sızdıran bir boruyu onaran tamirciye nakit olarak US$1.800 öder. Tamirci fatura vermez. Mülk sahibi, o haftaki ATM çekimini, fiyatı belirttiği ve günü kararlaştırdıkları mesaj yazışmasını, tarihli önce ve sonra fotoğraflarını, bağlantı parçalarının mağaza makbuzunu ve tamircinin adını, mülk adresini, işi, tutarı ve ödeme tarihini içeren, imzaladığı günün tarihini taşıyan imzalı notunu toplar. Birlikte ödemeyi alanı, tutarı, ödemeyi, tarihi ve amacı gösterirler. Bir denetçinin bunları kabul edip etmeyeceği bir takdir meselesidir ve burada anlatılanların hiçbiri indirimi garanti etmez.

Kart hesap özeti yeterli değildir

Bir kiralık mülk sahibinin kart hesap özeti, iki kiralık daireye dağılmış, yıl boyunca bir hırdavatçıda US$6.200 harcama gösterir. Özet, mağazaya ödeme yapıldığını kanıtlar. Mülk sahibi mağazanın kalem kalem alım geçmişini ister, her alımı mülke göre ayırır ve hangi kalemlerin onarım, hangilerinin iyileştirme olduğunu işaretler.

On iki yıl sonra yapılan satış ve kaybolan kapanış belgesi

Bir kiralık mülk sahibi 1. yılda bir kiralık daire alır, her yıl amortisman indirir ve 6. yılda US$14.000 karşılığında çatıyı yeniler. 12. yılda daire satılır ve satın alma kapanış belgesi kaybolmuştur. Mülke ait kayıtlar, 12. yıl beyannamesinin süreleri dolana kadar geçerliliğini korur; bu süre genellikle beyannamenin verilmesinden üç yıl sonradır. Kazanç, beyannamede gösterilen brüt gelirin dörtte birinden fazla eksik gösterilmişse süre altı yıldır ve fazla gösterilen maliyet esası buna yol açabilir. Mülk sahibi, tapu şirketinden kopyaları ister, çatı faturasını ve verilen her beyannameden amortismanı toplar, her iyileştirmeyi tarihi ve maliyetiyle listeler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kayıtlar birkaç yıldır eksik ya da defterler geride: hangi eksiklerin hangi sırayla yeniden oluşturulabileceği, ilgili yıllara ve hesaplara bağlıdır. Bkz. kiralık mülk defterlerinin geriye dönük tamamlanması; defterleri yeniden kurmak muhasebe kayıtları işidir.
• IRS bir yazıyla Schedule E'yi belgelemenizi istiyor: yazı yılları ve yanıt tarihini belirler; hangi eksiklerin yeniden oluşturulabileceği ve hangi yedek kanıtın gönderileceği ikisine de bağlıdır. Kayıtları yeniden oluşturmak muhasebe kayıtları desteğidir; ayrıca bkz. kötü kayıt tutmanın cezaları.
• Satış yaklaşıyor ve maliyet esası kayıtları eksik: bkz. kiralık mülkün satışı ve amortismanın geri alınması; satıştan önce maliyet esası dosyasını yeniden kurmak muhasebe kayıtları işidir.
• Hiç amortisman indirmediniz: bkz. kiralık mülkte kaçırılan amortisman.
• Kiralık mülk başkalarıyla veya bir LLC içinde tutuluyor: kayıtlar Schedule E yerine bir ortaklık beyannamesine ait olabilir; bkz. ortak mülkiyetli kiralıklar ve her kiralık mülk için bir LLC defterleri.
• Konuklara hizmet veriyorsunuz veya kısa süreli kiralıyorsunuz: önemli hizmetler faaliyeti Schedule C'ye taşır (Schedule E talimatları); ücret gelirine karşı zarar kayıtları kısa süreli kiralık zarar kayıtları rehberindedir.
• Siz veya bir ortağınız ABD dışında yaşıyor ya da kiralık mülk yabancı bir kişiye ait: bkz. mukim olmayan kiralık mülk sahipleri ve sınır ötesi vergi desteği.